1、常用公文規(guī)范準(zhǔn)則1 目的 為了規(guī)范公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外的常用公文格式，參照國(guó)務(wù)院頒布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本準(zhǔn)則。 2 適用范圍 本制度適用于*公司。 3 職責(zé) 綜合管理部負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂；各部門配合執(zhí)行。 4 管理流程與控制要求4.1常用公文分類常用公文類文書，按報(bào)送、分發(fā)的對(duì)象和范圍，分為“上行文”、“下行文”和“平行文”三種。“上行文”是指下級(jí)單位對(duì)上級(jí)單位（或黨政部門）行文。主要包括請(qǐng)示、報(bào)告等規(guī)范性文書。“下行文”是指上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位行文。主要包括決定、命令、通知、通報(bào)、意見(jiàn)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等規(guī)范性文書?！捌叫形摹笔侵笇?duì)沒(méi)有行政隸屬

2、關(guān)系的單位或同級(jí)單位之間的行文。主要包括函件等規(guī)范性文書。4.2常用公文格式4.2.1 公文的組成部分。一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、成文時(shí)間、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)等部分組成。4.2.2 字與行A、字：標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字是指一個(gè)漢字所占空間。B、行：標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。4.2.3公文用紙的主要技術(shù)指標(biāo)。公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m280g/ m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為8590，不透明度85

3、。 4.2.4公文用紙幅面及版面尺寸 A、公文用紙幅面尺寸。公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm。 B、公文頁(yè)邊與版心尺寸。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm ，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm ，版心尺寸為：156mm×225mm（附件一） 4.2.5文中圖文的顏色。未作特殊說(shuō)明公文中圖文顏色均為黑色。 4.2.6排版規(guī)格與印刷裝訂要求 A、排版規(guī)格。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行28個(gè)字。 B、制版要求。版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。 C、印制要求。雙面印刷

4、；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80，M80。印品著墨實(shí)，均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。 D、裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。 4.2.7公文中的表格A、公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，頁(yè)碼置于表的

5、左下角，表頭在訂口一邊。B、公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁(yè)碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。 4.3公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則4.3.1公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分（附件二）。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。4.3.2眉首。眉首的內(nèi)容有公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)。A、公文份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的

6、順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)（秘密文件），用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。B、秘密等級(jí)和保密期限。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開(kāi)。C、緊急程度。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。D、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)。由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)

7、文單位標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文單位以醒目美觀為原則酌定，一般應(yīng)小于22×15。E、發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4處印一條與版心等寬的紅色反線。4.3.3主體。包括公文標(biāo)題、主送單位、公文正文、附件、成文時(shí)間、附注。A、公文標(biāo)題。紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排

8、布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。B、主送機(jī)關(guān)（單位）。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送單位名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送單位名稱移到版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。C、公文正文。主送單位名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。D、附件。在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1.× × ×”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)

9、“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。E、成文時(shí)間。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“”，公文的落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文24，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。F、附注。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。4.3.4版記。包括主題詞、抄送、印發(fā)單位、印發(fā)日期。版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，其最后一個(gè)要素置于最后一行，各要素之下均加一條反線，寬度同版心。A、主題詞?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字，居

10、左頂格標(biāo)識(shí)。后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。B、抄送。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送單位間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。C、印發(fā)單位和印發(fā)日期。位于抄送單位之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。4.3.5頁(yè)碼。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

11、4.4特定公文格式4.4.1“上行文”的基本格式。對(duì)于上報(bào)的公文，其首頁(yè)應(yīng)預(yù)留眉批位置，并在首頁(yè)中發(fā)文字號(hào)平行的右側(cè)注明簽發(fā)人姓名，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)位置：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80。（附件三）4.4.2“下行文”的基本格式。A、對(duì)于同級(jí)或下級(jí)單位發(fā)的公文類文件，其發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)位置：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25，如決定、命令、通知、通報(bào)、意見(jiàn)、批復(fù)等文書格式。（附件四）B、會(huì)議紀(jì)要格式。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“×××”會(huì)議紀(jì)要組成。其標(biāo)識(shí)位置同“發(fā)文單位標(biāo)識(shí)”規(guī)定一致，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文單位酌定。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。（附件五）4.4.3“平行文”的基本格式。信函格式。發(fā)文單位名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文單位酌定；發(fā)文單位全稱下4處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170，每行居中排