1、建立高校歸檔單位文件材料全宗式管理模式初探攀枝花學(xué)院 楊杰摘要：本文針對高校檔案工作新情況，提出建立歸檔單位文件材料全宗式管理模式，并全面分析了該管理模式的特點、優(yōu)勢及可行性、必要性與緊迫性。關(guān)鍵詞：高校檔案 管理模式 歸檔單位文件材料全宗式管理 探索1994年高校學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范（以下簡稱高等學(xué)校檔案工作規(guī)范）頒布以來，我國高校檔案工作進(jìn)入了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化發(fā)展的快車道；隨著2001年歸檔文件整理規(guī)則（以下簡稱新規(guī)則）的頒布，高校檔案工作也進(jìn)行了檔案整理改革的探索，但限于高校檔案工作實際問題，執(zhí)行新規(guī)則存在著一定難度，許多高校面臨兩難。本人在長期從事高校檔案工作

2、的實踐中，摸索出一種新的管理模式：以全宗理論為依據(jù)，歸檔單位檔案工作相對獨立為核心，新規(guī)則推行為依托，提高檔案工作效率為目的的管理模式，即歸檔單位文件材料全宗式管理模式?，F(xiàn)就此管理模式提出以下認(rèn)識，請教于同行。一、歸檔單位文件材料全宗式管理的含義及特點（一）含義：歸檔單位文件材料全宗式管理是在文檔一體化管理背景下，以全宗管理思想為指導(dǎo)，把高校各二級單位作為歸檔單位，將其形成的文件材料當(dāng)作一個“全宗”來進(jìn)行管理，即按照全宗管理原則，對其進(jìn)行積累，收集，整理，歸檔，保管，利用的一種管理模式。（二）特點1.全宗管理思想的延伸與活用。雖然歸檔單位文件材料不具有全宗性，但我們在工作實踐中遵循高校檔案工作

3、實際，根據(jù)文件材料形成規(guī)律，以便于管理與利用為目的，把其當(dāng)作一個全宗來管理，并且充分地運用全宗思想對高校各歸檔單位文件材料進(jìn)行管理，以此推動高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展2.高校檔案整理工作規(guī)范創(chuàng)新與完善。高校檔案整理規(guī)范對高校的檔案工作從宏觀到微觀都做了比較全面的規(guī)范，在一定時期內(nèi)起到了非常重要的作用，但新時期出現(xiàn)了許多以前未曾預(yù)料的事，包括文檔一體化管理、整理改革，內(nèi)容推新與拓展，機(jī)構(gòu)變化頻繁，檔案人員思想變化等，在這些新生事物面前，該規(guī)范顯得有些無奈，然而歸檔單位文件材料全宗式管理模式對文件材料實行文件生命周期全程管理，同時對文件材料形成內(nèi)容的無限性，工作程序操作簡單性，正好添補(bǔ)了高校檔案工作規(guī)

4、范在新時期的不足，并且能夠在新時期促進(jìn)高校檔案工作的正常發(fā)展。3.地方檔案管理模式的活用。地方檔案部門對所轄區(qū)域內(nèi)檔案工作有進(jìn)行、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、接收、保管和提供檔案利用的職責(zé)，要求所轄各單位在檔案保管滿10年或者20年以后，必須向其歸檔移交，歸檔后的全部檔案由地方檔案部門進(jìn)行集中統(tǒng)一分全宗管理，并且保持全宗之間的相關(guān)獨立、完整與有機(jī)聯(lián)系性。歸檔單位文件材料全宗式管理模式下的高校檔案綜合管理部門的同樣具有對高校內(nèi)各歸檔單位的文件材料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、接收、保管和提供利用的相同職責(zé)，要求各歸檔單位必須在次年把上一年形成的有價值的文件材料進(jìn)行獨立歸檔，進(jìn)行集中統(tǒng)一分全宗式管理。此工作模式

5、完整地體現(xiàn)了地方行政區(qū)域內(nèi)綜合檔案管理的主要內(nèi)容，同時符合新時期高校發(fā)展對檔案工作的特殊要求。3.歸檔單位檔案的非全宗性。全宗指各立檔單位形成的檔案整體。要構(gòu)成立檔單位必須有以下條件，缺一不可。（1）可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；（2）設(shè)有會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃；（3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。與以上三個條件相比，各高校的歸檔單位不是立檔單位，所以各歸檔單位形成的文件材料整體不能稱其為全宗。4.文件材料整體的獨立性與完整性。歸檔單位文件材料全宗式管理下各歸檔單位形成的文件材料是一個相對獨立的完整整體，不與其它各歸檔單位形成

6、的檔案進(jìn)行整合，也不進(jìn)行交叉分類與保管。5.檔案的集中管理性。歸檔單位文件材料進(jìn)行全宗式管理只是各歸檔單位形成的全部文件材料相對獨立，并不要求各歸檔單位設(shè)立分室對其進(jìn)行單獨管理，它是在學(xué)校綜合檔案管理部門集中、統(tǒng)一管理思想下進(jìn)行的一種管理模式。6.管理工作的可操作性各歸檔單位按全宗管理的要求，對各自形成的文件材料進(jìn)行獨立的收集，整理，歸檔，保管和利用，避免了交叉分類，交叉組卷的情況發(fā)生，工作顯得單純，易掌握。一、歸檔單位文件材料全宗式管理的可行性（一）根據(jù)國家教委6號令第六條：“高等學(xué)校檔案館既是檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”和第二十五條：“高校檔案原則

7、上由各校檔案部門永久保存”的規(guī)定，明確了高校檔案館所藏檔案原則上不向地方檔案館移交，由學(xué)校永久保存，這項規(guī)定為高校內(nèi)部實行歸檔單位檔案全宗式管理提供了可能。（二）學(xué)校各歸檔單位的職能設(shè)置相對獨立。各高校內(nèi)部的歸檔單位的設(shè)置都是經(jīng)過嚴(yán)格的論證，為不同的工作職責(zé)而成立，不同的單位，其履行的工作職能不同，其形成的檔案也有一定的獨立性，為歸檔單位形成的檔案進(jìn)行全宗式管理提供了可能。（三）檔案計算機(jī)管理的實現(xiàn)目前各高?；径冀⒘俗约旱臋n案信息網(wǎng)，通過該網(wǎng)可以實現(xiàn)檔案條目信息的歸檔，檔案信息的檢索。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理會得到進(jìn)一步加強(qiáng)與提升，為檔案信息管理與檔案實體管理的進(jìn)

8、一步分離創(chuàng)造了條件，也為高校歸檔單位文件材料進(jìn)行全宗式管理創(chuàng)造了更加優(yōu)越的條件。二、歸檔單位文件材料全宗式管理的迫切性（一）歸檔效率提高的需要：目前高校檔案管理主體都是按問題進(jìn)行分類、組卷（或者裝盒），并且對之進(jìn)行庫藏管理。此種管理方式的關(guān)鍵是分類，分類工作難度大，門類之間有交叉，各歸檔單位之間形成的檔案內(nèi)容也有交叉，這樣非常不便于檔案的歸檔業(yè)務(wù)的開展，既使開展了，效率也非常低下。（二）文件整理新規(guī)則推行的需要：新規(guī)則要求對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行文件登記式管理，目的：簡化整理，深化檢索，重點突出檔案信息的利用。簡化整理的重點是把整理工作的難度降低，整理程序簡化，提高檔案工作效率。降低整理難度關(guān)鍵是分

9、類工作環(huán)節(jié)，盡量縮小需分類材料范圍和分類數(shù)量，可見新規(guī)則是檔案工作新時期加強(qiáng)自身建設(shè)，實現(xiàn)跨越式發(fā)展和適應(yīng)并促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要而采取的一大重要舉措，高校檔案工作要發(fā)展，要適應(yīng)新時期高校教育事業(yè)發(fā)展，必須加強(qiáng)高校檔案工作改革與創(chuàng)新，目前新規(guī)則正是高校檔案工作發(fā)展的助推器，新規(guī)則的推行顯得極為迫切。（三）檔案利用的需要：隨著各高校辦學(xué)的發(fā)展，學(xué)校的歷史在逐漸的沉積，為了全面地反映學(xué)校辦學(xué)歷史，不少高校在進(jìn)行校史編寫，其中各歸檔單位的發(fā)展、變革是校史的重要內(nèi)容，為了能夠快速，準(zhǔn)確地完成編寫校史任務(wù)，對各歸檔單位形成的文件材料進(jìn)行全宗式管理顯得尤為重要。四、歸檔單位文件材料管理模式的優(yōu)勢：（一）便

10、于以件為單位進(jìn)行管理的新規(guī)則推行各高校針對高校檔案形成來源廣，類別雜，交叉性多的特點對其進(jìn)行門類式管理，在相當(dāng)長時期促進(jìn)了高校檔案工作的長促發(fā)展。然而新規(guī)則要求各單位形成的檔案在適當(dāng)照顧類別的原則下以件為單位進(jìn)行流水號登記式管理。這與高校檔案長期堅持的門類式管理有一定的出入，在一定程度上延緩了此新規(guī)則在高校范圍內(nèi)的普及與推廣，歸檔單位文件材料全宗式管理正為解決高校門類式管理與新規(guī)則文件集管理的矛盾而提出的。（二）難度降低，效率提高。各二級單位的檔案工作人員基本都是兼職檔案人員，基本上沒有專業(yè)的經(jīng)驗，更換頻繁，如果采用門類式分類歸檔，由于分類的部門交叉，類別交叉、工作顯得繁雜，無形地給兼職檔案人

11、員增加了工作難度和繁度，無疑給兼職檔案人員的頻繁更換創(chuàng)造了條件。歸檔單位文件材料全宗式管理模式下，各二級單位的兼職檔案人員只負(fù)責(zé)本單位形成的材料，不與其它單位的檔案材料發(fā)生任何關(guān)系。這樣大大地縮小了類別交叉的數(shù)量，杜絕了材料交叉的問題，難度大大地降低了，同時又可以整體提高學(xué)校的檔案工作效率。（三）便于庫藏管理和檔案利用歸檔單位檔案全宗式管理就是要求各二級單位歸檔的文件材料由檔案管理職能單位進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并且確保庫藏各歸檔單位文件材料全宗的完整性、獨立性和全宗之間的有機(jī)聯(lián)系性。這樣既保證了學(xué)校全宗的完整，又確保了各歸檔單位的文件材料整體的完整，既方便學(xué)校的整體利用，又方便各歸檔單位的工作自身利用。五：存在的不足問題既解決辦法（一）材料相對分散。同一高校全宗下的同類材料實體相對分散，在歸檔單位文件材料全宗式管理模式下，學(xué)校全宗同一問題下的相關(guān)材料分別歸入了不同的歸檔單位文件材料全宗里，對檔案利用的完整率和便捷性有一定的影響，但隨著計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與普及，此問題將會逐漸得到解決。高校歸檔單位文件材料全宗式管理模式是一種新型的管理模式，既便于與地方檔案行政管理接軌，又便于提高高校檔案工作效率，為高校檔案工作的發(fā)展提供更加廣闊的空間與前景。參考資料：1. 陳兆