1、PPT 商務(wù)演示常見錯誤之一：WOR 搬家所謂 WORWOR 搬家，就是把一篇 WORWOR 稿的內(nèi)容，整段地復(fù)制下來，不做或少做修改，直接粘貼在 PPTPPT 中，一屏放不下就轉(zhuǎn)移到下一屏。這是 PowerPointPowerPoint 商務(wù)演示中最常見的錯誤之一，其錯誤的程度可達(dá)5 5 顆星 微軟推出 OFFICEOFFICE 軟件，功用目的各有不同， WORWOR 是文字排版工具，PowerPointPowerPoint 是演示演說助 手。WORWOR 搬家的實(shí)質(zhì)是拿 PPTPPT 當(dāng) WOWOR R使用，有點(diǎn)關(guān)公戰(zhàn)秦瓊的意思。既然給聽眾（或者說是觀 眾）看到的東西和 WORWOR 里的

2、差不多，還不如直接給大家看 WORDWORD 何必費(fèi)此功夫？WORWOR 的主體通常由文字?jǐn)⑹鰳?gòu)成，有標(biāo)題、有段落；有論點(diǎn)，有論據(jù)；有陳述、有案例。當(dāng)然， 做為閱讀資料，這樣的形式非常合適，讀者可以完全自主控制，根據(jù)自己的需要，或快速瀏覽、 或重點(diǎn)精讀。但是，如果用 WORWOR 做演講展示用（或者說把 WORWOR 搬到 PPTPPT 中），觀眾只能隨演 講者的進(jìn)程而動，不能自己作主，卻又不得不在字里行間穿行，找出有用的信息點(diǎn)，這實(shí)在是 一件困難的事情。這樣做太不顧及聽眾的感受，不專業(yè)、也不敬業(yè)！年度工作總結(jié)一、20年工作葩過去的一已爭揍一三電坪訐月之檢左 上謠主委”蓋睜和HT抵換孚下左市人

3、木“政 二仝.左勺支琶下.釣全電人民*査至奮片 全冠奪實(shí)蒔發(fā)碗底”主萌趙二大局.荒捧渾 疳蘭三產(chǎn)字國氨色平臺優(yōu)雖.按吁 ：: *- 了本市十乏民丿土一 M 會富勇毘閔各序芒務(wù). 莊魚 蹄郭5莊國麗紳盂MMfrt的51趕上 工奄T亡蘭了左圖為 WORWOR 搬家的結(jié)果，右圖只將重點(diǎn)提煉出來，并通過圖形化方式表達(dá)。大段的文字?jǐn)[在投影屏幕上，演講者希望帶領(lǐng)聽眾隨著自己的節(jié)奏和焦點(diǎn)而行進(jìn)，但觀眾的觀 注點(diǎn)卻有是在洋洋灑灑的字里行間跳來跳去。對于演講者而言，自己正在慷慨激之時，聽眾卻 神游到他處，站在講臺上的人無論如何也不希望這種尷尬發(fā)生。如果經(jīng)常這樣，一場演講展示 下來，完全沒有達(dá)到自己的目的，實(shí)在是

4、枉費(fèi)功夫。因此， 做為一名合格的演講者， 如果需要借助 PPTPPT 展示， 就千萬不要 WORWOR 搬家， 而是認(rèn)認(rèn)真真 地按 PowerPoinPowerPoint t的功用規(guī)范去做，助你的演講更精彩。PPT 商務(wù)演示常見錯誤之二：照“屏”宣科有一次在南方講課，在講授 KISSKISS 原則時強(qiáng)調(diào)，PPTPPT 上文字要盡可能簡短、要用關(guān)鍵詞的組合而 非陳述性的句子。這時，有學(xué)員表示，這樣做有問題，因?yàn)樗?PPTPPT 同時要給領(lǐng)導(dǎo)做講話稿用， 如果里面沒有句子，領(lǐng)導(dǎo)就沒有辦法照著 PPTPPT 做發(fā)言，這樣怎么能成？由此，也就引出了 PPTPPT 應(yīng)用的第二大常見錯誤：照“屏”宣科。

5、所謂照“屏”宣科是指在做匯報、演講、展示時，演講者照著屏幕上顯示的文字宣讀，沒有自 己宣講內(nèi)容，離開屏幕就沒有辦法進(jìn)行下去。這是一種極不專業(yè)、極沒有水準(zhǔn)的做法。想想看，坐在臺下的聽眾既不是不懂中文的外賓，更 不是大字不識的文盲。他們一定會想，“我們又不是來聽朗讀的，我們認(rèn)得那上面寫什么，不 要浪費(fèi)大家的時間了，發(fā)材料回家自己去看就好！”微軟的 OFFICEOFFICE 軟件中，常用的有 WORDEXCELWORDEXCEL PowerPointPowerPoint，三者使用目的各不相同，各有自 己的功用。PPPPT T是演講輔助工具，也可以稱作展示助手。可以幫助演講者更清晰、更準(zhǔn)確地展示 要表

6、達(dá)的內(nèi)容。特別是當(dāng)需要圖示、圖表、聲音、視頻、動畫來輔助演講展錄時,PPT,PPT 則具備得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。所以說，PPTPPT 不是講話稿，如果需要講稿，就另準(zhǔn)備一份 WORWOR 版的稿子。實(shí)際上，在重要的場 合，這種做法是必要、也是必須的。記得在聯(lián)想的時候，重要的會議、市場活動中，楊元慶的 發(fā)言通常是宣讀講稿，而市場推廣部門會根據(jù)這份講稿做一份PPTPPT 演示稿，二者的結(jié)構(gòu)相同，內(nèi)容一致，但 PPTPPT 圖文并茂、重點(diǎn)突出、觀點(diǎn)鮮明，可以更有效地傳遞演講者的講話信息。當(dāng)然，你也可以把需要宣講的部分寫在備注中，放映的時候采用分屏播放的方式，直接看自己 的屏幕即可，自己隨講隨翻頁，而不需要

7、找其他同事在臺下幫助翻屏了。PPT 商務(wù)演示常見錯誤之三：濫用切換音效記得曾經(jīng)參加一次非常正式的會議，與會嘉賓的規(guī)格也相當(dāng)高，好像還有什么部里的領(lǐng)導(dǎo)，諾 大的會場里幾乎坐滿，與會人員幾近三百。大會開始了，會場一片安靜，主持人介紹會議主題、到會嘉賓、會議背景之后，隆重請出第一 位主題發(fā)言人。（請仔細(xì)觀注下面的細(xì)節(jié)）這位發(fā)言人端著自己的筆記本電腦走到主席臺前，低頭找到投影儀連線接頭，插在筆記本電腦 的接口上。按下顯示切換鍵，大屏幕切換為演講者自己的電腦桌面，可以看出，待講的 PPTPPT 文檔已經(jīng)打開。講者抬頭看了看會場,清清嗓子, ,再低頭，點(diǎn)擊鼠標(biāo)把 PPTPPT 調(diào)入放映狀態(tài)。各位領(lǐng)導(dǎo)、各位

8、來賓，大家好! !我匯報的主題是一番開場之后，主講者再次點(diǎn)擊鼠、標(biāo)將屏幕翻到下一頁，就在同時, ,一陣“嗒嗒嗒”的聲音響徹 大廳。于是乎，詫異與好奇立刻布滿整個會場，定神片刻后，部分聽眾反應(yīng)過來，那“嗒嗒” 聲正是來自演講桌上的筆記本電腦，透過麥克風(fēng)傳進(jìn)每位聽眾的耳膜。此后, ,大屏幕每次翻到下一頁，都會有一陣奇怪而熟悉的聲音傳遍整個會場。一會兒是呼嘯而過 的風(fēng)聲、一會兒是汽車的疾馳、一會兒又是打字機(jī)的嗒嗒聲、一會兒又掌聲雷鳴雖然這是一次難忘的演講，但記住的全然不是主題和內(nèi)容， 腦海中只剩下那些奇奇怪怪的聲響。每次借助 PowerPointPowerPoint，無論是演講、匯報、還是展示活動，

9、都有其自己的目的，我相信，沒有 哪位演講者希望自己的聽眾只記住這些奇怪的聲響?？梢哉f，這絕對是一次失敗的匯報，錯就 錯在這些切換聲音。商務(wù)或政務(wù)報告活動中的 PPTPPT 演示應(yīng)以保守、嚴(yán)肅為導(dǎo)向，最忌諱上述破壞氛圍的現(xiàn)象。商務(wù) 會議、政務(wù)報告、工作匯報、產(chǎn)品展示等等，目的是讓聽眾明白、理解、認(rèn)可內(nèi)容，所以一定 不要讓那些無助于目的或主題的做法搞干擾、產(chǎn)生破壞效應(yīng)。因此，商務(wù)及政務(wù)場合下的 PowerPointPowerPoint 應(yīng)用，一定要避免動畫聲效的應(yīng)用。此外，前面所講的展示過程也不夠?qū)I(yè)。如果是重要的活動，一定要事先把有關(guān)展示文檔集中 起來，要做現(xiàn)場演練，最好是專人統(tǒng)一控制 PPTP

10、PT 的播放。PPT 商務(wù)演示常見錯誤之四：另起爐灶每當(dāng)新建一個 PPTPPT 文檔, ,或是新加一頁，總會有這樣一些文本框提示出現(xiàn)“點(diǎn)擊此處添加標(biāo) 題”、“點(diǎn)擊此處添加文本”。于是, ,也總是有這么一撥人，他們極不喜歡這樣的提示，每當(dāng)遇到，就有一種自己被鄙視、被愚弄 的感覺。心里說，“我又不是傻瓜！干嗎要你提示？ ！”于是乎, ,他們毫不猶豫地刪掉這些框子，望著一干二凈的版面想：“我要在一張完全嶄新的白紙 上作畫?！倍?，按下自建文本框按鈕，仔細(xì)在 PPTPPT 上畫出屬于自己的文本框，再鍵入自己的文字。這是 PPTPPT 應(yīng)用中非常嚴(yán)重的錯誤之一,而我每次講課做調(diào)查,也總是幾乎至少有 1

11、1-2 2 成多的學(xué)員 會舉手確認(rèn)，表示自己正是這樣做的。微軟在 PowerPointPowerPoint 的編輯頁面中預(yù)置這樣的文本框，不是認(rèn)為用戶傻、更不是因哦自己傻，而 且一種規(guī)范，定義了這種版式規(guī)范后，可以許多方便，大大提高效率。常見的影響有以下4 4 處:1.1. 在大綱視圖，如果全部都是自建文本框，則在大綱視圖什么內(nèi)容也不會顯示；如果是在 版式默認(rèn)的文本框內(nèi)輸入文字，則在大綱視圖的相應(yīng)位置也會有顯示，方便全局預(yù)覽、也方便 修改調(diào)整；2.2. 在規(guī)范版式內(nèi)的文字都可以統(tǒng)一進(jìn)行字體、字號、顏色等格式修改，只要進(jìn)入母板視圖,改動一次，整個 PPTPPT 的相應(yīng)位置都會完成統(tǒng)一的改動，效率

12、大大提高；3.3.規(guī)范版式內(nèi)的文字信息還可以一次性導(dǎo)出到 WORWOR 文檔，非常方便，而自己單加的文本框 中的內(nèi)容則不能；4.4. 當(dāng)我們設(shè)置超鏈接到某一指定的頁面時，如果是應(yīng)用規(guī)范的版式，則會看到標(biāo)題文字的 提示；否則只有編號，沒有標(biāo)題文字，用起來就很不方便。過去在聯(lián)想工作時，每個季度都要和事業(yè)部的同事一起向總裁室匯報工作，因?yàn)樽趯γ娴臈?元慶，還有主管我們業(yè)務(wù)的副總裁喬松，所以大家都格外緊張。往往是在匯報之前最后一刻還 有不盡人意的修改?？偛脮h室的投影是另外一種特殊的背投玻璃屏，如果發(fā)現(xiàn)一些格式不合 適，也需要調(diào)整。因?yàn)槭欠诸^匯總的報告，有的人沒有用規(guī)范版式，不得不一屏一屏逐一修改

13、調(diào)整，搞地好不緊張。所以，千萬不要另起爐灶，刪掉默認(rèn)版式中的文本框自己另畫。一定要先在默認(rèn)的版式列表中 選擇和內(nèi)容匹配的版式，再輸入相應(yīng)的內(nèi)容信息。定可以事半功倍，大大提高效率。其實(shí)，想要去除那些默認(rèn)的版式文本框，大可不必先選中，再刪除，直接到“任務(wù)窗格”中的 版式欄中，選全空的版式應(yīng)用一下即可。當(dāng)然了，也不是絕對不可以添加文本框，一些特殊的需求情況下，文本框也自有其用途。畢竟 PPTPPT 只是工具，工具是死的，但人是活的。凡事看目的、講效率，自然會有好效果。PPT 商務(wù)演示常見錯誤之五：濫用動畫動畫是 PowerPointPowerPoint 的特色之一，適當(dāng)?shù)膭赢嬍褂每梢粤钅愕腜PTPP

14、T 增色，也能夠體現(xiàn)你的水平。但是，在商務(wù)或政務(wù)活動的 PPTPPT 演示中，動畫功能的作用卻在于 強(qiáng)調(diào)之強(qiáng)調(diào)”或突出之突出”。所以，我一直主張慎重使 用動畫，動畫最恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用有三處：一是對于文字需要逐行提示出現(xiàn)時；二是圖表的元素逐項(xiàng)顯示時；三是 需要突出某個要點(diǎn)時。其他多數(shù)情況下動畫應(yīng)用一定要慎重，不建議隨意設(shè)置。另一個情況是，一般的動畫效果設(shè)置非常容易，很快就能搞定。但是，精致的、專業(yè)的、適合PPTPPT 目標(biāo)、主題與聽眾環(huán)境的動畫設(shè)置卻不那么簡單，往往要反復(fù)嘗試設(shè)置，還比較耗費(fèi)時間精力，對于多數(shù)職場人士恐怕不值，搞不好還適得其反、得不償失。我的關(guān)于 PPTPPT 動畫的另一個觀點(diǎn)是動畫是

15、有“情緒”的，正如色彩一般，不同的動畫效果傳遞 給聽眾迥異的感受。在絕大多數(shù)商務(wù)政務(wù) PPTPPT 應(yīng)用中，需要營造的是一種規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、甚至偏 保守的一種演講展示氛圍，所以“玩”太多“花活兒”，把PPTPPT 搞地很“炫”很“酷”，通常不合時宜。上周五在崇文區(qū)某機(jī)關(guān)做培訓(xùn)，即有點(diǎn)兒這樣的感覺，他們的PPTPPT 展示中用了很多動畫，可以說有的應(yīng)用很棒恰到好處，但也有部分則未必一定要那樣去用。這不恰當(dāng)之處主要體現(xiàn)在圖片 動畫的處理上，因?yàn)檫@份 PPTPPT 匯報的主題內(nèi)容很嚴(yán)肅也很見份量，其中有許多上級領(lǐng)導(dǎo)活動的 照片，依我看，只要一張張放出來就好，大可不必設(shè)動畫。關(guān)于圖片應(yīng)用，如果一定要用到動

16、畫設(shè)置，其實(shí)我們可以多費(fèi)些心思，設(shè)法讓這些圖片的展示 更專業(yè)、更精細(xì)、而非司空見慣的或是隨意的設(shè)置。我做了幾種圖片動畫的演示，附在前面的視頻中，其中包括：旋轉(zhuǎn)門：兩張照片如同打開一扇門般次遞而出，并停留在后一張上；走馬燈：幾張照片橫向旋轉(zhuǎn)，如同走馬燈，最后停在需要突出展示的那一張上；魔術(shù)盒：.旋轉(zhuǎn)立方：.這些動畫的設(shè)置均不同于我們平常習(xí)慣性的在自定義動畫里添加一種效果， 而是由多張照片、 多種連續(xù)動畫組合設(shè)置而成。 這組動畫中主要用到的是“退出層疊”和“進(jìn)入伸展”效果， 最關(guān)鍵之處在于要修改其方向?yàn)椤跋蜃蟆蓖顺?，由“右?cè)”進(jìn)入。通過此例可以看出，PPTPPT 動畫設(shè)置真的很是趣味無窮，藝無止境

17、。PPT 商務(wù)演示常見錯誤之六：“胡亂放映”陸陸續(xù)續(xù)地在寫“ PPTPPT 應(yīng)用常見錯誤”系列文章，“胡亂放映”原本在比較靠后的計(jì)劃中昨天的課卻給我三個理由，該提前把這篇完成發(fā)布出來。理由一：很多人并沒有意識到，放映也是 PPTPPT 應(yīng)用非常重要的一個環(huán)節(jié);理由二：很多人不知道，PPTPPT 放映過程的流暢自如是專業(yè)性的重要體現(xiàn)；理由三：很多人不知道，PPTPPT 放映過種中有很多快捷鍵，只要按 F1F1 就可以看到全部快捷放映幫 助。下面就來列舉“胡亂放映”的真實(shí)案例：其一：如果要翻到下一屏，只會點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵“下一張”；其二：如果想要退出，只會點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵“結(jié)束放映”；其三：如果想要跳轉(zhuǎn)到某一

18、屏，只能是點(diǎn)右鍵通過“定位至幻燈片”去查找，有時候只有編號 沒有標(biāo)題，只好退出放映，在編輯狀態(tài)找到那一屏，再進(jìn)入放映；其四：如果想要調(diào)出標(biāo)記筆，只能在右鍵“指針選項(xiàng)”中去找；其五：如果暫進(jìn)不想讓屏幕上的內(nèi)容被看到，就找個紙片，擋在投影儀鏡頭的前面；其六：等等。以上無論哪種做法，都會破壞放映過程的整體性、連貫性，表現(xiàn)為手忙腳亂、不專業(yè)、沒水準(zhǔn)。事實(shí)上，以上每一種都有相應(yīng)的快捷鍵可用，例如：僅是 翻到下一屏，快捷鍵就有“空格”“回車”“ pgdnpgdn”“下箭頭” “右箭頭”“鼠標(biāo)左鍵”。我個人最喜歡的放映快捷方式是：“輸入編號按回車”直 接跳轉(zhuǎn)過去到目標(biāo)屏，天衣無縫、不露絲毫痕跡。PPT 商務(wù)

19、演示常見錯誤之七：濫用模版每次 PPTPPT 培訓(xùn)前，我都會和學(xué)員溝通學(xué)習(xí)的期望，很多學(xué)員都希望自己做的PPTPPT 能夠更漂亮、更吸引人。但也有為數(shù)不少的學(xué)員說：“我們公司有統(tǒng)一的模板，公司有要求，只能用這個統(tǒng) 一模版?！庇谑?，我再請他們展示公司統(tǒng)一模版，或者問這樣幾個問題：問題一：貴公司有幾套 PPTPPT 設(shè)計(jì)模版？問題二：模版的封面頁與內(nèi)容頁是否一樣？問題三：是否所有場合都用同樣的模版？問題四：每套模版下是否提供了多種配色方案？問題五：設(shè)計(jì)模版有沒有考慮會議室大小不同的影響？問題六：.無論看到的所謂公司專用統(tǒng)一模版，還是聽到的以上關(guān)于PPTPPT 設(shè)計(jì)模版的回答，絕大多數(shù)結(jié)果都令人大失所望?？梢哉f，絕大多數(shù)的關(guān)于 PPTPPT 模版的理解和應(yīng)用距離專業(yè)規(guī)范都有非常大的 差距，有的模版只是使用了一張帶有公司 LOGOLOGO 勺圖片做背景，當(dāng)“萬用”模版。舉個簡單的例 子，會議室大小不同，對于背景、色彩的選擇就有不同的要求；面對關(guān)鍵客戶投標(biāo)用的模版與 日常內(nèi)部工作交流用的模版也有很大不同。下面就通過一些例子來說明，真正專業(yè)的 PPTPPT 模版的構(gòu)成。1.1.封面頁與內(nèi)容頁不要相同。封面頁，通常由表示會議主題的大標(biāo)題和副標(biāo)題構(gòu)成，特大號的字體將主題突顯出來，背景和 圖飾也需要充分印證主題，必須與