1、附件2：文書檔案整理要求歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。一、“件”的概念：歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。1、文件正本與定稿為一件；2、正文與附件為一件；3、正文與文件處理單（包括文件處理單、擬辦單、行文呈批表、簽批條等）作為一件；注意：各單位必須使用區(qū)檔案局統(tǒng)一印制的行文呈批表，并填好全宗號(hào)、類別號(hào)、期限、年度、機(jī)構(gòu)、件號(hào)六個(gè)標(biāo)識(shí)，實(shí)時(shí)歸檔。4、原件與復(fù)制件作為一件（指原件不清）；5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一件；6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等應(yīng)按照其本來的裝訂方法，一冊(cè)（本）作為一件；7、來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函）作為兩件分別編號(hào)，如果

2、當(dāng)年沒有批復(fù)的，要在請(qǐng)示目錄備注欄中注明情況；8、記錄按一次會(huì)議為一件，并要求在著錄過程中，注明會(huì)議主要內(nèi)容；9、大事記以年度為單位作為一件；10、行政介紹信可以幾張（不超20張）粘帖成一件。二、歸檔文件的技術(shù)與處理：1、拆釘 永久、長期保存文件的金屬釘要拆下，短期可不拆。2、文件的修整第一，修裱破損文件；第二，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件，如復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆、傳真件；第三，超大紙張要折疊，少于B5的紙要托裱。3、裝訂薄的文件用不銹鋼釘，但要注意不能使用微波消毒設(shè)備消毒；厚的文件用棉線三孔一線，采用左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對(duì)齊。4、排列同一保管期限內(nèi)的文件最簡單的方法是按文件形成時(shí)間的先后順序排列

3、。成套性文件相對(duì)集中排列。如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議、同一刊物、會(huì)議記錄、大事記等。對(duì)未及時(shí)歸檔文件，排在相應(yīng)類別的最后。5、編號(hào)6.1企業(yè)檔案一般有以下類目代號(hào)類目(科技)代號(hào)類目(文書)代號(hào)類目(其他)O產(chǎn)品類4文書類7聲像類1設(shè)備、儀器類4.1廠務(wù)行政8人員類2基建類4.2經(jīng)營管理9會(huì)計(jì)類3科研類4.3黨群工作10實(shí)物類5知識(shí)產(chǎn)權(quán)類一級(jí)類目以下按各類檔案的內(nèi)容、性質(zhì)分別設(shè)二級(jí)類目、三級(jí)類目、四級(jí)類目，以下為各案卷排列順序號(hào)。6.2分類編號(hào)規(guī)程分類號(hào)及案卷順序號(hào)(構(gòu)成檔號(hào))統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號(hào)，各類目之間分別用圓點(diǎn)分隔(占半格)，分類號(hào)與順序號(hào)之間用破折號(hào)“一”分隔(占一格)。

4、舉例：xx x x -1 案卷順序號(hào) 四級(jí)類目 三級(jí)類目 二級(jí)類目 一級(jí)類目例(一)產(chǎn)品類編號(hào)01 1 1 -1 案卷排列順序號(hào) 品種名稱(四級(jí)類目) 劑型(三級(jí)類目) 成藥品(二級(jí)類目) 產(chǎn)品類(一級(jí)類目)例(二)設(shè)備類12 1 1 -1 案卷排列順序號(hào) 設(shè)備儀器型號(hào)規(guī)格(四級(jí)類目) 設(shè)備、儀器種類(三級(jí)類目) 通用設(shè)備(二級(jí)類目) 設(shè)備儀器類(一級(jí)類目)例(三)基建類編號(hào)2. 2. 1 -1 案卷排列順序號(hào) xx車間廠房(三級(jí)類目) 生產(chǎn)建筑(二級(jí)類目)基建類(一級(jí)類目)例(四)科研類編號(hào)3. 1. 1 -1 案卷排列順序號(hào) xx科研項(xiàng)目(三級(jí)類目) 科研課題(二級(jí)類目)科研類(一級(jí)類目)

5、例(五)文書類編號(hào)廠務(wù)行政、經(jīng)營管理、黨政工團(tuán)編號(hào)由年限、保管期(永久、長期、短期)、案卷號(hào)構(gòu)成，案卷號(hào)的編制每年分別按“永久”“ 長期”“短期”排三個(gè)順序號(hào)、案卷排列是以上三類合在一起，按司廠務(wù)行政、經(jīng)營管理、黨政工團(tuán)類的順序排列。例(六)聲像類檔案的編號(hào)7 2 1 -1 案卷排列順序號(hào) 榮譽(yù)證書照片(第三類目) 照片(第二類目) 聲像類(第一類目)例(七)人員檔案編號(hào)8 1.-1 案卷排列順序號(hào) 已故員工(第二類目)人員類(第一類目)例(八)會(huì)計(jì)檔案編號(hào) 報(bào)表、帳簿、工資單的案卷號(hào)，可分別連續(xù)多年各自編一個(gè)案卷順序號(hào)，一個(gè)序號(hào)以下超過三位數(shù)編一本目錄。會(huì)計(jì)憑證每年形成的案卷在200卷以上的

6、，可每年編一個(gè)順序號(hào)，一年一本目錄，不足200卷的可兩年合編一本目錄。例：9 1 -1 案卷排列順序號(hào) 報(bào)表(二級(jí)類目)會(huì)計(jì)類(一級(jí)類目)6.3 分類方案0 產(chǎn)品類 0.1 原料藥1 設(shè)備儀器類 1.0 綜合 1.1 專用設(shè)備、儀器類1.2 通用設(shè)備、儀器類 1.3 引進(jìn)技術(shù)設(shè)備（生產(chǎn)線）2 基建類 2.1 綜合性文件 2.2 生產(chǎn)性建筑2.3 輔助生產(chǎn)建筑 2.4 辦公樓 2.5生活建筑 3 科研類3.0 綜合 3.1 科研課題 3.2 其他4 文書類4.1 廠務(wù)行政 4.2 經(jīng)營管理 4.3 黨政工團(tuán)5 知識(shí)產(chǎn)權(quán)類5.1 專利 5.2 商標(biāo) 5.3 條形碼7 聲像類 71 照片底片 72

7、照片 7.2.1 榮譽(yù)、獎(jiǎng)狀照片7.2.2 人物 7.2.3 會(huì)議 7.2.4 廠容廠貌7.2.5 參觀視察 7.2.6 生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營活動(dòng) 7.2.7 企業(yè)文化 7.3 錄音帶 7.4 錄像帶 7.5 光盤 8 人員類8.1 已故員工 8.2 離職或去向不明人員9 會(huì)計(jì)類9.1 報(bào)表 9.2 賬簿 9.3 憑證9.4 工資單 9.5 其他10 實(shí)物類10.1 企業(yè)證書 10.2 榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀類 10.3 獎(jiǎng)牌 10.4 獎(jiǎng)杯 10.5 獎(jiǎng)旗 10.6 書畫三、歸檔文件目錄構(gòu)成與裝訂1、構(gòu)成：由封皮、歸檔文件整理說明，歸檔文件目錄組成。2、擬寫歸檔文件整理說明內(nèi)容包括：全宗名稱、機(jī)構(gòu)設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)任免情況、本年度工作概況、本年度文書歸檔情況（包含歸檔文件分類方法、文件材料完整與否、檔案數(shù)量及需要說明的問題等）。3、裝訂：可以永久、長期、短期若干年合訂一本目錄，用口取紙區(qū)別不同的年度；也可以分三個(gè)保管期限裝訂，這便于以后移交檔案時(shí)不用拆訂。四、裝盒裝盒的具體要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒。分機(jī)構(gòu)的情況