1、安陽中盈化肥有限公司傳真文件收發(fā)管理制度為了加強(qiáng)公司傳真文件管理，規(guī)范各單位收發(fā)傳真行為，做到傳真信息收發(fā)快速、安全、準(zhǔn)確，處理及時，特制定本制度。一、 主題內(nèi)容與適用范圍 本制度規(guī)定了傳真文件收發(fā)管理的適用范圍、有關(guān)部門的職責(zé)、傳真收發(fā)管理工作要求和其他事項(xiàng)。本制度所指傳真文件包括：公司生產(chǎn)經(jīng)營管理中有關(guān)工作的傳真文件，與設(shè)計(jì)院、客戶、供貨廠商、業(yè)務(wù)合作單位聯(lián)系的往來技術(shù)業(yè)務(wù)傳真文件等。本制度適用于公司各單位傳真收發(fā)工作。二、 傳真收發(fā)部門職責(zé) 根據(jù)目前工作情況，公司在合同管理部門設(shè)置傳真機(jī)，由合同管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)傳真文件的收發(fā)管理，負(fù)責(zé)傳真文件收發(fā)登記與存檔，傳真收件的傳閱與公司領(lǐng)導(dǎo)閱簽意

2、見的督辦落實(shí)。三、 傳真收發(fā)管理工作要求 1、 收發(fā)傳真專門人員外出，由部門指定人員按照要求代為管理。2、 傳真文件的收發(fā)登記、傳閱、批轉(zhuǎn)應(yīng)講究效率，避免延誤工作。3、公司傳真收件人發(fā)件人須積極配合收發(fā)傳真專門人員執(zhí)行本管理辦法，如因個人原因違反程序規(guī)定，對公司生產(chǎn)經(jīng)營造成負(fù)面影響的，將根據(jù)情況的嚴(yán)重性追究當(dāng)事人的責(zé)任。4、接受傳真要建立傳真收文登記表，接收傳真后，要及時登記。對于收件人明確，涉及內(nèi)容為單純業(yè)務(wù)聯(lián)系的傳真文件，直接登記復(fù)印存檔，并將原件直接交收件人簽收。對于收件人或責(zé)任人不明確，涉及問題復(fù)雜，或其它需要請示領(lǐng)導(dǎo)指示的，應(yīng)加傳真收文處理單報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，由其決定傳給相關(guān)責(zé)任人

3、或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。傳閱完畢或轉(zhuǎn)交相關(guān)責(zé)任人辦理時，應(yīng)收回傳真收文處理單與傳真文件復(fù)印件一并留存。6、各部門聯(lián)系工作和業(yè)務(wù)需發(fā)傳真，由各部門負(fù)責(zé)起草，部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交由傳真機(jī)管理專門人員發(fā)出。需要向公司的上級發(fā)送的傳真文件，要經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽字方可發(fā)送。發(fā)送傳真件要使用公司規(guī)定的專用傳真式樣（式樣附后）。發(fā)送傳真時傳真機(jī)管理人員要認(rèn)真填寫傳真發(fā)文登記表詳細(xì)登記發(fā)送單位、發(fā)送人，發(fā)送主要內(nèi)容、發(fā)往單位等情況，并由經(jīng)辦人簽字。發(fā)送后簽發(fā)件交傳真管理員留存?zhèn)洳?。對外發(fā)送傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的格式(附后)。7、傳真收發(fā)員收到和發(fā)送的傳真文件，都要在進(jìn)行詳細(xì)登記，復(fù)印留存的同時，并將復(fù)

4、印件掃描制成PDF版，郵件發(fā)送給相關(guān)人員、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和公司主要領(lǐng)導(dǎo)。8、傳真文件要按檔案管理要求，由傳真收發(fā)人員每年底整理，交公司資料室歸入綜合檔案管理。傳真文件原件不得直接存檔，必須經(jīng)過復(fù)印，以確保能夠長期保存.五、 其他 1、本規(guī)定由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。 2、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。 附傳真收件登記表、傳真發(fā)件登記表、文件傳閱箋、發(fā)文格式。 二一三年八月七日傳真發(fā)文記錄表序號發(fā)文日期（年月日時分）文件名稱及內(nèi)容擬文單位發(fā)送人發(fā)文頁數(shù)收件人單位/姓名123456789101112傳真收文記錄表序號接收時間（年月日時分）來文單位/部門來文主題來文頁數(shù)接收單位收文人簽字123456789101112安陽中盈化肥有限公司傳真收文處理單來文單位來文內(nèi)容來文日期來文種類來文字號收文單位處理意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見承辦人承辦意見承辦人承辦結(jié)果備注 安陽中盈化肥有限公司發(fā)往： 傳真號：收件人：