1、淺談高校獨立學院檔案管理工作    2012-05-05     論文導讀:獨立學院檔案管理和建設(shè)主體的認識程度不深,是制約二級檔案管理和建設(shè)的重要瓶頸。在實際工作中,不少領(lǐng)導干部在獨立學院檔案管理意識方面比較薄弱,沒有從根本上認識獨立學院檔案工作的重要性,沒有把獨立學院檔案管理工作提上議事日程,未能給予足夠的重視,所.    獨立學院檔案管理和建設(shè)主體的認識程度不深,是制約二級檔案管理和建設(shè)的重要瓶頸。在實際工作中,不少領(lǐng)導干部在獨立學院檔案管理意識方面比較薄弱,沒有從根本

2、上認識獨立學院檔案工作的重要性,沒有把獨立學院檔案管理工作提上議事日程,未能給予足夠的重視,所謂“說起來重要做起來次要,忙起來不要”,從而出現(xiàn)了獨立學院檔案建設(shè)的常見怪現(xiàn)象,平時不注意檔案管理和建設(shè)需要的時候突擊,被俗稱為“做材料”。不僅如此從事獨立學院檔案管理和建設(shè)的教職工對獨立學院檔案工作的重要性缺乏認識,認為自己不需要從事檔案管理和建設(shè),只須向?qū)W校檔案處提供一些相關(guān)材料就可以了,缺乏主體意識。檔案管理人員素質(zhì)不高獨立學院的檔案管理人員大多為兼職檔案員而兼職檔案員往往身兼數(shù)職,很少有機會接受檔案專業(yè)培訓,工作起來往往分身乏術(shù);有的部門兼職檔案員更是形同虛設(shè),沒有能真正履行其職責。獨立學院兼

3、職檔案員變動頻繁,青黃不接,新手不斷,每個新到崗的兼職檔案員對工作的熟悉畢竟要有一段時間,這客觀上對獨立學院檔案歸檔工作造成很大影響,影響了歸檔進程及歸檔質(zhì)量,制約了獨立學院檔案管理和建設(shè)工作順利、有序開展。檔案的立卷歸檔和使用制度不完善目前高校獨立學院檔案建設(shè)與管理普遍存在的問題是檔案的立卷歸檔和使用制度不完善。有些獨立學院沒有把在教學、科研等活動中產(chǎn)生的所有檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中管理,材料分散,致使檔案資料收集不及時,文件材料殘缺不全,不能及時地立卷和歸檔;有些領(lǐng)導或教職工為圖自己使用方便,將應(yīng)歸檔文件長期鎖在自己抽屜中,使立卷人無從收集有些兼職檔案員總是強調(diào)客觀原因,以在本部門承擔著許多

4、其它工作,難以抽出時間為由,把此項工作往后排,未及時將檔案材料收集。由于獨立分院沒有配備專職檔案員,管理人員忙于日常事務(wù),容易錯過了收集時間,導致教學檔案的收集不全,重要教學材料流失,歸檔材料質(zhì)量不高,缺乏完整性。有些獨立學院雖建立了檔案室或資料室,甚至配有專職檔案員,但檔案管理職責不明確,制度不規(guī)范。有人為查閱方便,把自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有,不愿歸檔;沒有歸入學校檔案的材料零亂隨意堆放,沒有集中統(tǒng)一管理。這不僅影響了教師教學水平的發(fā)揮,教學質(zhì)量的提高,也影響著教學改革的穩(wěn)步、協(xié)調(diào)發(fā)展,同時也給評估工作帶來不良影響。這一切歸根到底是由于沒有健全的獨立學院檔案管理和建設(shè)制度和機制。廣大教職工

5、對獨立學院檔案管理的重要性認識不夠一方面,高校規(guī)模的不斷擴大,高校大力提升辦學質(zhì)量和層次,使廣大教師的教學、科研任務(wù)異常繁重。由于教學工作任務(wù)、科研較多,對于學院要求的相關(guān)檔案材料等,教師往往不能自覺、及時地提交。另一方面,教職工獨立學院檔案管理和建設(shè)意識相對較弱,認為教師的職責就是教學和科研,檔案管理和建設(shè)是學校檔案處至少是學院綜合辦的事;各種檔案材料是否歸檔保存,不是自己責任范圍。兩個方面因素的影響,使得獨立學院的檔案管理和建設(shè)難以開展,如材料需歸檔等必須由管理人員再三督促。而這種情況下,教師為應(yīng)付差事,教師往往臨時突擊、草率整理,造成教學檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。強化獨立學院檔案

6、管理工作的對策大力加強獨立學院檔案意識首先獨立學院的領(lǐng)導要轉(zhuǎn)變思想觀念,重視和加強對自身檔案建設(shè)和管理工作的領(lǐng)導,要把獨立學院檔案工作當成衡量教學質(zhì)量和管理水平的一個重要尺度。學院要有專人領(lǐng)導分管檔案工作,將獨立學院檔案工作擺上議事日程,列入學院整體發(fā)展規(guī)劃,并在管理制度、工作程序等方面采取有力措施,切實幫助解決檔案工作中存在的問題和困難;其次要強化整個獨立學院全體教師的檔案意識,通過會議、專題討論、宣傳欄、培訓班等多種形式宣傳,使全體教師充分認識檔案工作的重要性。大力提升檔案管理人員素質(zhì)要搞好獨立學院檔案工作,一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的專兼職檔案管理隊伍是前提。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)

7、劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。提升獨立學院檔案管理水平,關(guān)鍵是要增強獨立學院專職檔案管理員和兼職檔案管理員的責任意識、使命意識、奉獻精神和敬業(yè)精神。要引導他們用發(fā)展的眼光去審視、收集材料,要及時了解、掌握學院各個時期的中心工作,最大限度地利用各種機會積極主動地做好檔案工作,充分挖掘檔案的價值,變被動等待為主動適應(yīng),盡可能為學院建設(shè)和教職工的工作多做貢獻,更好地為學院、學校教學、科研、管理等工作服務(wù)。為此,高校檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件,采取有效措施,加強崗位培訓和繼續(xù)教育提高他們的專業(yè)水平;建立健全形式多樣的檢查、評比、考核制度;針對獨立學院檔案員和秘書崗位不穩(wěn)定的特點,尤其要強化“短、勤、快

8、”定期培訓和平時業(yè)務(wù)指導。建立健全獨立學院立卷歸檔制度建立完善立卷歸檔制度,其一要建立完善的檔案資料收集制度,加大檔案資料收集的力度。獨立學院作為聯(lián)系廣大教職工和學校之間的紐帶,如何收集與學校相關(guān)的、有價值的檔案資料,是獨立學院檔案工作的重中之重。這就要求獨立學院盡快建立健全從教職工手中收集檔案資料的制度,特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規(guī)定以確保收集暢通;其二要理順內(nèi)部管理關(guān)系,建立檔案管理人員的崗位責任制,明確分工,使專、兼職檔案員各自負責相應(yīng)的文件材料收集、整理和立卷歸檔工作;其三要加強經(jīng)費投入,確保檔案工作的順利進行。檔案管理涉及的購買膠卷、錄音帶、錄像帶等不同檔

9、案載體的開支,經(jīng)學院分管檔案工作領(lǐng)導審核后,可直接到財務(wù)部門辦理報銷事宜;其四要加強對獨立學院檔案工作人員的監(jiān)督檢查工作,及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況,使檔案工作的規(guī)范化從源頭做起。依法科學管理獨立學院檔案高校檔案部門應(yīng)該根據(jù)高校檔案工作規(guī)范與學院工作職能制定相應(yīng)的獨立學院檔案工作規(guī)章制度,使獨立學院檔案的建立和管理趨于制度化、規(guī)范化。學院檔案工作制度化是加強學院檔案工作的關(guān)鍵。要切實將獨立學院檔案工作納入管理制度、納入工作計劃、納入教師的工作職責范圍;切實做到下達任務(wù)與提出文件材料的歸檔同步,檢查計劃進度與檢查文件材料同步,驗收、鑒定成果與驗收、鑒定檔案同步,上報登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步。實現(xiàn)檔案管理在學院教學、科研和社會服務(wù)工作的全過程滲透,使檔案管理與獨立學院管理工作相互促進、相得益彰;結(jié)合獨立學院檔案管理中心工作和特色,著力構(gòu)建并完善獨立學院相對獨立的檔案管理體系。大力提升獨立學院檔案管理信息化水平現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進入了信息化時代作為高校檔案建設(shè)和管