1、試論淺談施工企業(yè)檔案管理有著的理由及處理措施本科畢業(yè)論文    摘要：施工企業(yè)的工程檔案，是企業(yè)在工程項(xiàng)目施工階段形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價(jià)值的，以文字、圖紙、圖表、聲像等為載體的文件資料。它是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檔案的一個(gè)重要組成部分，也是科技檔案的一個(gè)有機(jī)組成部分。正確認(rèn)識工程檔案的重要作用，是每個(gè)施工企業(yè)需要去解決目前存在的問題。關(guān)鍵詞：檔案管理 存在問題 工程檔案管理存在的問題 1 檔案意識淡薄 目前存在施工企業(yè)，對工程檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責(zé)任意識。工程技

2、術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業(yè)技術(shù)人員，把資料的收集整理看作是額外負(fù)擔(dān)和份外之事，往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項(xiàng)目中，平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理，一旦得知業(yè)主或上級要來檢查，就搞突擊、補(bǔ)資料，臨時(shí)抱“佛腳”；有的單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。2.人員設(shè)備不足 這是一個(gè)較為普遍存在的問題?，F(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個(gè)層次，一是集團(tuán)公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項(xiàng)目資料室。就前兩個(gè)層次來講，目前的問

3、題是人員較少，庫房擁擠，設(shè)備陳舊。有的單位甚至因?yàn)闄n案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計(jì)算機(jī)是“退役”的，管理軟件落后，運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢，不利于工作的開展。對工程項(xiàng)目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中。由于工作繁忙，人員調(diào)動(dòng)，個(gè)人保管不善等多種原因，有時(shí)寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非?？上А?.歸檔時(shí)間滯后 對一個(gè)工程項(xiàng)目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個(gè)部分，一是工程項(xiàng)目部把在施工過

4、程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理；二是工程項(xiàng)目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）業(yè)主移交，移交內(nèi)容按歸檔范圍進(jìn)行；三是工程項(xiàng)目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團(tuán)公司檔案管理部門。按規(guī)定時(shí)限，一般工程在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)、綜合性大型工程在6個(gè)月內(nèi)，必須按規(guī)定向有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)移交。現(xiàn)在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）的工程檔案移交相對較好，而向集團(tuán)公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴(yán)重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有

5、效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時(shí)有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和提高競爭能力，不利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。4.檔案質(zhì)量欠佳 按規(guī)定，檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫、審批、簽章手續(xù)要完備，不得擅自修改、偽造和后補(bǔ)，應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)符合歸檔要求?？赡壳暗膶?shí)際情況是，離規(guī)定尚有相當(dāng)大的差距。有的項(xiàng)目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時(shí);對竣工資料不按規(guī)定進(jìn)行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)，應(yīng)該提供原件，但只有復(fù)印件;個(gè)別項(xiàng)目還有弄虛作假現(xiàn)象，等等。 二、處理措施1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的管理要搞好工程檔案工作，必須充分認(rèn)識工

6、程檔案的作用，尤其是要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識，使他們認(rèn)識到工程檔案是國家基本建設(shè)項(xiàng)目檔案和科技檔案的組成部份，是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲備，是國家和地方進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實(shí)施有效管理的重要依據(jù)，也是一切建(構(gòu))筑物進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建和進(jìn)行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源，也可以促進(jìn)施工企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。 2.增加投入，配備必要的人員和設(shè)備為了保證工程檔案工作的正常開展，應(yīng)按照中華人民共和國檔案法、科學(xué)技術(shù)檔案工作條例等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，配備能保證檔案資料安全的庫房和設(shè)備;庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適

7、當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，形成一個(gè)從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對檔案人員不能臨時(shí)指派、隨意調(diào)動(dòng)。如要變動(dòng)，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出的是，相當(dāng)一部份工程項(xiàng)目無專職檔案管理人員，不能及時(shí)收集、整理檔案資料，應(yīng)該盡快改變這種狀況。大中型項(xiàng)目由于工程量大，資料數(shù)量多，施工時(shí)間相對較長，擬配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會，參加工程安全質(zhì)量檢查，參加工程驗(yàn)收，使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。3.采取措施，提高檔

8、案人員素質(zhì)檔案人員的工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作，除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識，如應(yīng)熟悉國家和相關(guān)省、市檔案工作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法;熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識，熟練使用計(jì)算機(jī)等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當(dāng)，進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，經(jīng)考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。同時(shí)，還要加強(qiáng)對檔案人員責(zé)任心、事業(yè)心的教育，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。通過培訓(xùn)、交

9、流、觀摩、討論、搞知識競賽、單位間互相走訪學(xué)習(xí)等方法提高業(yè)務(wù)水平，提高檔案人員素質(zhì)。4.規(guī)范管理，進(jìn)一步建立和健全相關(guān)制度 近十年來，國家先后制定和發(fā)布了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，初步形成了檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，使檔案工作有法可依，有章可循。但就施工企業(yè)內(nèi)部來講，雖對檔案工作有了一些具體的規(guī)定，但不系統(tǒng)、不完善、不精細(xì)，例如，有的企業(yè)對內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內(nèi)容、時(shí)間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級管理、科

10、學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法等，使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行。5.嚴(yán)格要求，加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督工程檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，上級檔案管理部門應(yīng)定期或不定期地對下級檔案管理部門，尤其是對工程項(xiàng)目部的檔案工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)。在工程開始時(shí)，要提出形成檔案文件的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與要求;在工程施工階段要進(jìn)行檢查，及時(shí)提出整改意見;對出現(xiàn)的具體業(yè)務(wù)、技術(shù)問題，要及時(shí)進(jìn)行回答和示范。同時(shí)要針對歸檔時(shí)時(shí)間滯后、檔案質(zhì)量不高等實(shí)際情況，建立檔案管理責(zé)任制，做到“三納入”，即將檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理、歸檔工作，納入到工程計(jì)劃安排中;納入到有關(guān)部門、工程項(xiàng)目部的職責(zé)范圍和相關(guān)人