1、.北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態(tài)0名 稱合同檔案管理制度頁 數(shù)1/4合同檔案管理制度 第一章 總 則一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價(jià)值材料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。 二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。第二章 合同分類一、采購合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。 三、技術(shù)服務(wù)合同：指提供技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同

2、。四、產(chǎn)品合作合同：指公司購買或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。五、測試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測試的協(xié)議。 六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。 七、市場營銷合同：指為市場運(yùn)作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動(dòng)合同。 八、 財(cái)務(wù)合同：指與相關(guān)金融機(jī)構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險(xiǎn)等合同。九、 企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。十、 綜合合同：區(qū)別于上述類別的其他合同或協(xié)議。第三章 檔案管理的責(zé)任分配一、合同檔案管理的歸口部門為經(jīng)營管理部。經(jīng)營管理部合同管理專員負(fù)責(zé)所有文件編號(hào)

3、歸檔；非采購、非銷售類合同的蓋章和合同編號(hào)分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。二、各部門設(shè)檔案管理員予以協(xié)助管理。各部門負(fù)責(zé)本部門合同或協(xié)議的編號(hào)北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態(tài)0名 稱合同檔案管理制度頁 數(shù)2/4分配、檔案資料的收集整理。第四章 文件合同歸檔要求一、文件合同編號(hào)規(guī)則合同號(hào)是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號(hào)14位，其余均為12位。文件合同號(hào)由公司號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)、部門代碼組成。 基本模式： ST - 2004 XS 0001 HT 公司號(hào) 年度號(hào) 分類號(hào) 順序號(hào) 部門代碼 1 年度號(hào)：年度號(hào)由

4、四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。 2 分類號(hào)：分類號(hào)是檔案號(hào)的主體, 分別依照合同類別拼音首字母給予識(shí)別代碼。 3 順序號(hào)：順序號(hào)4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002 ，表示公司當(dāng)年某一類合同的序號(hào)。 4 部門代碼: 部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱； 二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評(píng)審手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理員處編號(hào)并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。 三、 合同簽訂人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將合同相關(guān)檔案資料及時(shí)提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。四、 所有檔案資料整理完整

5、后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫檔案移交單，雙方簽字認(rèn)可，管理專員歸檔。五、 所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺(tái)只留復(fù)印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計(jì)出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。六、 檔案管理員每月5號(hào)前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作合同北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態(tài)0名 稱合同檔案管理制度頁 數(shù)3/4檔案匯總表提交經(jīng)營管理部，并填制檔案歸檔單歸檔。 七、 公司各部門的投標(biāo)標(biāo)書文件，無論是否中標(biāo)，都要求在投標(biāo)后1個(gè)月內(nèi)

6、將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。第五章 合同檔案保管期限及銷毀一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計(jì)算檔案保管期限。 二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存。 三、 檔案銷毀 1任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 2各檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。 3. 合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。4凡是超過保管期限又確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)在檔案銷毀清單上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，專人監(jiān)銷

7、，由檔案管理專員銷毀，并由檔案銷毀清單立卷永久保存。 第六章 檔案借閱一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經(jīng)理簽字外，還要報(bào)公司主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。檔案材料的復(fù)印手續(xù)同借閱。 三、借出檔案借用期限為一周。借閱人應(yīng)到期歸還。確因工作需要繼續(xù)借用的，必須再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對(duì)逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內(nèi)仍不歸還者。 四、借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密，嚴(yán)禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編

8、碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態(tài)0名 稱合同檔案管理制度頁 數(shù)4/4第七章 責(zé)罰制度一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報(bào)批評(píng)。二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機(jī)密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營管理部批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款200-1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查，并對(duì)借閱人進(jìn)行績效處罰100元；四、一般檔案資料若出

9、現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案歸檔部門并辦好補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)對(duì)借閱人進(jìn)行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負(fù)責(zé)人一個(gè)月績效工資，并視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。五、不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分并給予通報(bào)批評(píng)。六、對(duì)借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責(zé)任。 第八章 附 則一、 本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂, 修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后生效,且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應(yīng)遵循最新版本的規(guī)定。二、 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。 三、 附件 附件1 檔案移交單附件2 檔案借閱單附件3 檔案銷毀清單 附件4 合同登記本附件1：檔案移交清單 序號(hào) 檔案編號(hào)檔案名稱移交日期頁數(shù)移交人接受人說 明 附件2：檔案銷毀清單 序號(hào) 檔案編號(hào)檔案名稱銷毀日期頁數(shù)銷毀原因?qū)徟?附件3：檔 案 借 閱 單序號(hào) 檔案名稱 案卷號(hào)