1、采購(gòu)管理流程、制度和采購(gòu)職權(quán)劃分方案目錄1、采購(gòu)管理流程311、采購(gòu)計(jì)劃管理3111采購(gòu)計(jì)劃31.12、到貨計(jì)劃41.13、付款計(jì)劃41.2、采購(gòu)策略管理51.3、采購(gòu)訂單管理51.4、采購(gòu)合同管理61.5、采購(gòu)結(jié)算管理61.6、采購(gòu)供應(yīng)商管理62、采購(gòu)管理制度73、采購(gòu)職權(quán)劃分73.1、公司統(tǒng)一采購(gòu)73.2、委托采購(gòu)73.3、零星采購(gòu)83.4、驗(yàn)收入庫(kù)83.5、采購(gòu)審批權(quán)限8為提升采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)品質(zhì)，有效降低采購(gòu)成本，根據(jù)現(xiàn)代采購(gòu)管理理論，結(jié)合公司目前現(xiàn)狀，現(xiàn)擬定了以下采購(gòu)管理流程、制度和采購(gòu)職權(quán)劃分方案。1、采購(gòu)管理流程采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)策略管理采購(gòu)訂單管理采購(gòu)合同管理采購(gòu)

2、結(jié)算管理供應(yīng)商管理11、采購(gòu)計(jì)劃管理111采購(gòu)計(jì)劃1.11.1、項(xiàng)目采購(gòu)總清單（） l 營(yíng)銷部根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃將有意向的項(xiàng)目需求詳細(xì)清單提前提交一份給物控部經(jīng)理，該清單內(nèi)容在執(zhí)行采購(gòu)時(shí)可能有變化，也可能不執(zhí)行采購(gòu)，都沒(méi)有關(guān)系，這樣物控部就可以提前做好物料渠道準(zhǔn)備。l 根據(jù)銷售合同提前（項(xiàng)目開(kāi)工前，或者銷售合同簽訂后）提供項(xiàng)目總需求詳細(xì)清單給物控部經(jīng)理。1.11.2、采購(gòu)申請(qǐng)單（需求部門提交實(shí)際采購(gòu)需求） l 各需求部門根據(jù)實(shí)際需求每月20日前提交下月采購(gòu)申請(qǐng)單給物控部采購(gòu)助理。 l 系統(tǒng)集成部每月20日前提交下月項(xiàng)目物資采購(gòu)申請(qǐng)單給物控部采購(gòu)助理。l 倉(cāng)庫(kù)每月20日前提交下月庫(kù)存采購(gòu)申請(qǐng)單給物控部

3、采購(gòu)助理。 物控部接收到采購(gòu)申請(qǐng)單物控部做預(yù)算，并核實(shí)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存，財(cái)務(wù)部審核預(yù)算，并走相關(guān)審批流程，確保下月物品能及時(shí)供應(yīng)。采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)列明采購(gòu)物品或勞務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、預(yù)估價(jià)值、交貨日期、用途等，否則采購(gòu)有權(quán)拒絕采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申清單模板請(qǐng)見(jiàn)：附件一和附件二1.11.3、臨時(shí)采購(gòu)或緊急采購(gòu)未列入月度采購(gòu)計(jì)劃或超出計(jì)劃的臨時(shí)采購(gòu)或緊急采購(gòu)申請(qǐng)，需根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向相關(guān)部門提交申請(qǐng)，并經(jīng)初審后交分管副總和總經(jīng)理批準(zhǔn)。（盡量避免緊急采購(gòu)與臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)，請(qǐng)各部門領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格把關(guān)）。緊急或臨時(shí)采購(gòu)報(bào)告模板請(qǐng)見(jiàn)：附件三1.11.4、委托采購(gòu)不方便公司集中采購(gòu)的物品，物控部可以委

4、托分公司在當(dāng)?shù)夭少?gòu)，但分公司需將長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商資料遞交物控部審核。其他零星采購(gòu)如果要從物控部走結(jié)算流程，采購(gòu)前必須提前郵件或者電話告知物控部經(jīng)理采購(gòu)意圖、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格，后面再補(bǔ)相關(guān)手續(xù)，否則，物控部不予受理采購(gòu)財(cái)務(wù)結(jié)算。1.12、到貨計(jì)劃部在每個(gè)項(xiàng)目開(kāi)工前將項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中的到貨計(jì)劃或者按照物控部到貨計(jì)劃模板填寫完整后發(fā)給物控部經(jīng)理，物控部好提前跟供應(yīng)商下單備貨，庫(kù)存放在供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)，供應(yīng)商根據(jù)我公司具體需求時(shí)間及時(shí)送貨。采購(gòu)到貨計(jì)劃表模板請(qǐng)見(jiàn)：附件四1.13、付款計(jì)劃 付款計(jì)劃主要源于業(yè)務(wù)收款情況與財(cái)務(wù)資金準(zhǔn)備情況，以保障采購(gòu)對(duì)供應(yīng)商的承諾，爭(zhēng)取供應(yīng)商更大的支持。 每月5日（遇節(jié)假日或公

5、司例會(huì)則順延），由物控部主持召開(kāi)采購(gòu)付款計(jì)劃會(huì)。 參會(huì)部門：營(yíng)銷部、系統(tǒng)集成部、財(cái)務(wù)部、物控部主管領(lǐng)導(dǎo)和物控部采購(gòu)執(zhí)行人員。 首次會(huì)議建議總經(jīng)理參加。 討論通過(guò)的采購(gòu)付款計(jì)劃表發(fā)送給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)遵照?qǐng)?zhí)行。 付款計(jì)劃表模板請(qǐng)見(jiàn)：附件五1.2、采購(gòu)策略管理l 與合作供應(yīng)商共同研發(fā)適合公司發(fā)展需求的產(chǎn)品；（建議在項(xiàng)目研發(fā)階段采購(gòu)參與）； l 尋求新技術(shù)和物料替代品；采取OEM方式的操作；（貼比訊公司標(biāo)牌）； l 充分利用集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，增大采購(gòu)量以降低采購(gòu)成本；（盡可能采取集中采購(gòu)）；l 采用招標(biāo)采購(gòu)方式和詢價(jià)比價(jià)采購(gòu)方式：對(duì)于新采購(gòu)物品，單項(xiàng)物料類預(yù)算價(jià)格10萬(wàn)元以上(含10萬(wàn)元）實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)

6、方式；單項(xiàng)物料類預(yù)算價(jià)格10萬(wàn)元以下采取詢價(jià)比價(jià)采購(gòu)方式；投標(biāo)對(duì)象和詢價(jià)對(duì)象都只能在公司合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇，投標(biāo)與比價(jià)不得少于三家，獨(dú)家供應(yīng)或已簽訂長(zhǎng)期合作框架協(xié)議的供應(yīng)商除外。 l 采購(gòu)比價(jià)審批報(bào)告請(qǐng)見(jiàn)：附件六1.3、采購(gòu)訂單管理 由物控部具體執(zhí)行。 采購(gòu)訂單管理以采購(gòu)申請(qǐng)清單為源頭，對(duì)從供應(yīng)商確認(rèn)訂單（合同）、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)等采購(gòu)訂單流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。 通過(guò)流程配置，可進(jìn)行多種采購(gòu)流程選擇，如訂單直接入庫(kù)，或經(jīng)過(guò)到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗(yàn)入庫(kù)，或訂單直接到工程項(xiàng)目地入庫(kù)等，在整個(gè)過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)安全庫(kù)存的計(jì)劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等過(guò)程的監(jiān)控和管

7、理。 采購(gòu)物資驗(yàn)收單詳見(jiàn)：附件七 采購(gòu)物資入庫(kù)單詳見(jiàn)：附件八 采購(gòu)物資入庫(kù)單詳見(jiàn)：附件九 項(xiàng)目物料采購(gòu)變更報(bào)告詳見(jiàn)：附件十1.4、采購(gòu)合同管理 由物控部執(zhí)行 由物控部經(jīng)理按供應(yīng)商合作分類編制合同模板給公司法務(wù)審核后執(zhí)行。 合同編號(hào)由物控部采購(gòu)助理根據(jù)項(xiàng)目編號(hào)統(tǒng)一編制給采購(gòu) 合同電子文檔與紙質(zhì)文檔統(tǒng)一歸物控部管理保存，同時(shí)備份一份給財(cái)務(wù)。 根據(jù)合同付款方式編制采購(gòu)付款計(jì)劃，根據(jù)合同發(fā)票類別核對(duì)供應(yīng)商提供的發(fā)票。 采購(gòu)合同信息登記表詳見(jiàn)：附件十一1.5、采購(gòu)結(jié)算管理 由物控部根據(jù)合同付款方式編制每月付款計(jì)劃。 由物控部組織每月5日召開(kāi)付款計(jì)劃會(huì)。 采購(gòu)發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵

8、扣增值稅的采購(gòu)項(xiàng)目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價(jià)格按扣除增值稅以后價(jià)格執(zhí)行。 無(wú)論是現(xiàn)款采購(gòu)還是賒賬，在結(jié)算付款時(shí)均需由物控部采購(gòu)人員填寫采購(gòu)付款申請(qǐng)單，連同有關(guān)憑證粘貼好交物控部采購(gòu)助理，報(bào)物控部領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部審核，并經(jīng)分管副總和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。 財(cái)務(wù)部在對(duì)采購(gòu)物品結(jié)算付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購(gòu)申請(qǐng)單或緊急采購(gòu)報(bào)告、采購(gòu)合同、采購(gòu)付款計(jì)劃、入庫(kù)單、發(fā)票或收款收據(jù)等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財(cái)務(wù)部門不得辦理相關(guān)手續(xù)。 出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的付款憑證后才能辦理付款手續(xù)，付款時(shí)必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條

9、件，對(duì)簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。 1.6、采購(gòu)供應(yīng)商管理 物控部根據(jù)公司物料類別選擇適合公司的供應(yīng)商，公司其他部門或人員都可以推薦供應(yīng)商，但都必須經(jīng)過(guò)公司評(píng)審。 相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、考核，選擇，建立合格供應(yīng)商庫(kù)。 采購(gòu)的供應(yīng)商必須是在公司合格供應(yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商。 與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，簽訂長(zhǎng)期合作框架協(xié)議。 供應(yīng)商調(diào)查表詳見(jiàn)附件十二；供應(yīng)商評(píng)價(jià)表詳見(jiàn)附件十三2、采購(gòu)管理制度詳見(jiàn)附件十四3、采購(gòu)職權(quán)劃分3.1、公司統(tǒng)一采購(gòu) 物控部負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資、備品備件、工程用具、固定資產(chǎn)、勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)）等的采購(gòu)。 行政部負(fù)責(zé)公司勞保用品、辦公用品的采購(gòu)。 公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)統(tǒng)一由物控部門負(fù)責(zé)

10、辦理，其他部門或人員不得自行采購(gòu)，自行采購(gòu)的物控部不予財(cái)務(wù)結(jié)算。（公司勞保用品、行政辦公用品和辦公用品日常維修由行政部采購(gòu)除外，行政部自行走財(cái)務(wù)結(jié)算流程）。3.2、委托采購(gòu) 因業(yè)務(wù)需要在現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)采購(gòu)或緊急采購(gòu)的，須由物控部或行政部授權(quán)委托采購(gòu)，同樣應(yīng)按照采購(gòu)流程執(zhí)行，緊急采購(gòu)可以預(yù)先郵件或電話告知物控部領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)意圖、數(shù)量及價(jià)格，否則物控部不予受理財(cái)務(wù)結(jié)算，請(qǐng)自行跟財(cái)務(wù)結(jié)算。 部分物品需分公司自行在當(dāng)?shù)夭少?gòu)的，分公司負(fù)責(zé)采購(gòu)人員應(yīng)將供應(yīng)商信息及相關(guān)資料報(bào)物控部備案。財(cái)務(wù)結(jié)算流程不用走物控部。3.3、零星采購(gòu) 因業(yè)務(wù)需要一次性購(gòu)買的物品（不常用），不可能跟供應(yīng)商實(shí)行月結(jié)的，或者需用現(xiàn)金去商場(chǎng)或超市購(gòu)買的物品，建議財(cái)務(wù)每個(gè)月準(zhǔn)備2萬(wàn)元的備用金給采購(gòu)，以備急用，此備用金在財(cái)務(wù)保管，采購(gòu)需用時(shí)支付。3.4、驗(yàn)收入庫(kù) 采購(gòu)物料需由需求部門相關(guān)需求人員或者項(xiàng)目經(jīng)理驗(yàn)收合格后方能入庫(kù)。比如：項(xiàng)目物資由項(xiàng)目經(jīng)理驗(yàn)收；備品備件、固定資產(chǎn)由網(wǎng)管負(fù)責(zé)驗(yàn)收；其他由需求部門負(fù)責(zé)人或需求人驗(yàn)收。 未經(jīng)驗(yàn)收的物料不得辦理入庫(kù)手續(xù)。3.5、采購(gòu)審批權(quán)限 正常采購(gòu)需求審批流程按照：主管部門審核 物控部審核 財(cái)務(wù)部審核 副總經(jīng)理審核 總經(jīng)理審批。 對(duì)價(jià)值200元以上的辦公用品及500元以上的配件、備品備件、