1、XX公司實(shí)物（榮譽(yù)）檔案管理辦法為加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理工作，使實(shí)物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)中華人民共和國檔案法等法律法規(guī)，總公司檔案管理辦法的規(guī)定，結(jié)合XX公司（以下簡稱公司）實(shí)際，制定本辦法。第一條本辦法所稱實(shí)物檔案，是指公司以及員工個人在其工作活動中形成的有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案，其中包含公司以及員工個人職務(wù)活動而獲得各級機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)檔案。第二條實(shí)物檔案的歸檔范圍（一）公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等。（二）上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。（三）公司對外交往中獲贈的

2、重要紀(jì)念品。（四）公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品。（五）公司成立以來使用過的牌、匾。（六）員工職務(wù)活動中獲得的獎狀、證書、獎杯、獎牌等，歸檔員工個人所有；公司檔案室留存復(fù)印件和照片。（七）其它有保存價(jià)值的實(shí)物。第三條實(shí)物檔案的歸檔要求（一）對屬于歸檔范圍的實(shí)物，各部門應(yīng)及時向檔案室歸檔，集中管理。任何部門或個人不得據(jù)為已有。移交接收的辦理參見公司檔案管理實(shí)施細(xì)則（二）應(yīng)歸檔的實(shí)物形成后及時歸檔，隨辦隨歸；由建檔人向公司檔案室移交；由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門暫時保留的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案室拍照登記，再辦理借用手續(xù)。（三）歸檔的實(shí)物要保持完整、清潔，不得有缺損、污染。任何部

3、門和個人不得擅自將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。（四）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔并建立目錄。（五）本單位對外交往中贈送給對方的重要實(shí)物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。第四條實(shí)物檔案的保管期限實(shí)物檔案的保管期限為永久和定期兩種。永（50年以上）久、定期30年、定期10年。第五條實(shí)物檔案的整理（一）歸檔實(shí)物的分類歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件）。歸檔實(shí)物分為榮譽(yù)檔案類和其他紀(jì)念類兩大類，榮譽(yù)檔案再分為證書、獎狀類，獎杯、獎牌、錦旗類，其他類型獎品類。（二）歸檔實(shí)物的排列歸檔實(shí)物按種類結(jié)合時間進(jìn)行排列。（三）歸檔實(shí)物的編號歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號。由全宗號、類別號、年度和保管期限、件號組成

4、。其格式如下：1、全宗：公司漢語拼音首字母。2、類別：（1）證書、獎狀類，表示為SW1;（2）獎杯、獎牌、獎旗類，表示為SW2;（3）其他類型獎品類，表示為SW3;（4）其他紀(jì)念品類，表示為SW4其中SW是“實(shí)物”的漢語拼音首字母。3、年度：為實(shí)物檔案產(chǎn)生或獲得的所屬年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；例如2016年，即表示為2016。4、保管期限：用Y、D30、D10分別代表實(shí)物檔案的保管期限永久、定期30年、定期10年，其中Y是漢語拼音“永久”的首字母，D是漢語拼音“定期”的首字母。5、件號：按年度內(nèi)各類實(shí)物檔案所產(chǎn)生或獲得的時間順序1N編制件號，即第一件為1,第二件為2,第三件為3,以此類推，直

5、至N件。（四）標(biāo)識為滿足實(shí)物檔案保管、檢索利用和移出后便于歸檔的需要，每件實(shí)物檔案都應(yīng)標(biāo)注檔號。檔號的位置一般標(biāo)識在實(shí)物檔案的背面、底座、下方或其它適當(dāng)位置。（五）實(shí)物檔案目錄的編制：歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號、題名、實(shí)物來源、形成日期、實(shí)物類別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、互見號、備注等項(xiàng)目（附件1實(shí)物檔案目錄）。實(shí)物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。第六條保管（一）實(shí)物檔案存放于公司檔案室專柜。（二）實(shí)物檔案原則上應(yīng)在可視性強(qiáng)的柜、架上上擺放保存。重要的榮譽(yù)應(yīng)放在明顯位置，并應(yīng)保持整體的外觀優(yōu)美、整齊。（三）擺放位置不足的，獎旗可疊放于盒中

6、，也可卷放于圓紙筒中，但都應(yīng)標(biāo)識其檔號；重要的證書應(yīng)擺放，不太重要的，可摞放在架上或柜內(nèi)。（四）存貯用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蝕材料。確保對榮譽(yù)檔案無有害影響。（五）溫濕度要求存貯的適宜溫度和濕度，參照紙質(zhì)檔案的保管要求，即：溫度控制在14C-24C;相對濕度控制在45-60%對特殊材料制成的榮譽(yù)檔案，應(yīng)據(jù)情特殊保管。（六）對室藏實(shí)物檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，并及時做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時采取補(bǔ)救措施。（七）對已進(jìn)檔案室的實(shí)物檔案，應(yīng)逐件拍成數(shù)碼照片，連同其文字說明一同編制目錄。第七條利用（一）實(shí)物檔案是宣傳公司企業(yè)形象的重要載體和資源。為擴(kuò)大實(shí)物檔案的利用，公司檔案室應(yīng)建立展示機(jī)制，將重大榮譽(yù)檔案展示利用。（二）實(shí)物檔案一般不得外借。特殊情況下，需移出檔案庫房時，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借出手續(xù)，按時歸還。借閱手續(xù)辦理參見公司檔案管理實(shí)施細(xì)則（三）因特殊需要，需要將部分實(shí)物檔案長期異地陳列、掛放時,應(yīng)辦理審批手續(xù)，并應(yīng)單獨(dú)建立移出清冊，附加說明。第八條附則（一）本實(shí)施細(xì)則由XX部檔案室負(fù)責(zé)解釋。