1、精品word文檔值得下載值得擁有版本編制日期編制記要備注A/02005/10新版編制精品word文檔值得下載值得擁有文件管理控制過(guò)程烏龜圖1 1 .目的：通過(guò)職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保公司管理體系有關(guān)的文件編寫(xiě)、修改、發(fā)行、廢除和管制等得到有效控制。2 2 .范圍：本程序適用于與管理體系有關(guān)的所有文件的控制。3 3.職責(zé)：3.13.1 文件編制（修訂）、審核、批準(zhǔn)權(quán)限文件類型編制（修訂）審核批準(zhǔn)系統(tǒng)文件授權(quán)人員管理代表總經(jīng)理程序文件授權(quán)人員管理代表總經(jīng)理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法授權(quán)人員單位仃政一把手管理代表表單記錄授權(quán)人員單位仃政一把手管理代表打印機(jī)復(fù)印機(jī)公司網(wǎng)絡(luò)辦公軟件入|卜體系文件管理需求外

2、來(lái)義件管理需求/匚F4文件控制管理程序技術(shù)文件管理程序文件保管員形成具有可行性和適宜文件管理控制性的質(zhì)量體系文件易于識(shí)別和檢索的文件過(guò)程管理系統(tǒng)使用文件審批率 100%100%文件更改時(shí)受控義件 100%g100%g 改到位負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位管理體系文件的管理實(shí)施情況其它管理性文件由各相關(guān)職能部門歸口計(jì)算機(jī)系統(tǒng)文件編制人員QCQC 匚程圖授權(quán)人員單位仃政一把手管理代表3.23.2 質(zhì)量部是管理體系文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)后的文件分發(fā)、收回、銷毀及管制,文件管理作業(yè)流程精品word文檔值得下載值得擁有管理。1.31.3 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂頒布公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，批準(zhǔn)【質(zhì)量手冊(cè)】和第二

3、層次程序文件的發(fā)布。1.41.4 管理代表負(fù)責(zé)公司內(nèi)使用的各線第三層次文件的批準(zhǔn)發(fā)布。1.51.5 管理代表負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行評(píng)審。1.61.6 管理代表負(fù)責(zé)組織編制、修改、并審核質(zhì)量手冊(cè)和第二層次程序文件。1.71.7 各單位單位行政一把手負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審核。1.81.8 技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的歸口管理， 負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位技術(shù)性文件的管理實(shí)施情況， 適時(shí)安排文件修改的評(píng)審。1.91.9 各單位負(fù)責(zé)建立本單位使用的與管理性有關(guān)的體系文件清單，并進(jìn)行管制。4 4 . .有關(guān)術(shù)語(yǔ)和定義：4.14.1技術(shù)性文件：特指顧客工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范及其更改、產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件、工藝文

4、件、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣更改、工藝更改、工裝模具圖樣等。4.24.2 管理體系文件：除技術(shù)性文件以外的與管理有關(guān)的體系文件，如各種工作程序、工作規(guī)范等。4.34.3 系統(tǒng)文件：【質(zhì)量手冊(cè)】將管理體系中各作業(yè)要項(xiàng)以書(shū)面文件形式作系統(tǒng)的規(guī)定。4.44.4 程序文件：將管理體系中各管理程序以書(shū)面文件敘述的文件。4.54.5 指導(dǎo)文件：管理體系中各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法、圖面、說(shuō)明其作業(yè)方法的文件。4.64.6 表單記錄：將程序文件或工作作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的執(zhí)行事項(xiàng),以數(shù)字、文字、圖表或其它可明確表達(dá)內(nèi)容的文件呈現(xiàn)執(zhí)行的結(jié)果。凡具有下列條件者稱為正式表單：a,a,使用期及保存期超過(guò)三個(gè)月以上。b.b.正

5、式附屬于質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)并賦予編號(hào)列管。4.74.7外來(lái)文件：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供之文件數(shù)據(jù)等非本公司內(nèi)部所發(fā)行的文件數(shù)據(jù)均屬之。5 5 . .文件控制工作流程及工作流程說(shuō)明：5.15.1 工作流程（見(jiàn)圖表一）圖表一：2 2、文件更改時(shí)受控文件 100%g100%g 改到位5.25.2 文件控制工作流程標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)流程塊工作內(nèi)谷或標(biāo)準(zhǔn)一文件需求各單位根據(jù)質(zhì)量管理和體系標(biāo)準(zhǔn)要求，確定所需的文件清單。二文件編寫(xiě)/修訂文件編寫(xiě)1 1-質(zhì)量手冊(cè)一一由管理代表組織編寫(xiě)。2 2-程序文件一一根據(jù)質(zhì)量管理體系要求策劃，由管理者代表組織編制【程序文件】；3 3-三階文件一一由各單位

6、一把手組織編制各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/作業(yè)辦法文件、表單、QCXQCX 程圖。4 4、文件編寫(xiě)格式，按附件 1 1附件 6 6 格式規(guī)定要求編寫(xiě)。文件修訂1 1.文件運(yùn)行中，發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時(shí)，由原文件編寫(xiě)單位提出，并填寫(xiě)【文件修廢申請(qǐng)單】，對(duì)其作出相應(yīng)修訂；2 2、文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從 0 0 到 9 9 時(shí)）或文件需進(jìn)行大精品word文檔值得下載值得擁有文件編制單位/使用單位編制單位管理代表流程轉(zhuǎn)接下一頁(yè)流程轉(zhuǎn)接上一頁(yè)總經(jīng)理/管理代表相關(guān)單位/質(zhì)量部精品word文檔值得下載值得擁有幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢，換成新版和新版次，新版次從 0 0 次開(kāi)始。三審核1.1.質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由

7、管理代表審核. .2 2.各部門內(nèi)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法、表單由各單位一把手審核。3 3.【管理體系文件審批收發(fā)登記表】的審核與相應(yīng)的文件審核程序相同。四批準(zhǔn)1 1.編制單位將質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及其【管理體系文件審批收發(fā)登記表】送總經(jīng)理批準(zhǔn)。2 2.各部門內(nèi)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法、表單，由編制單位將文件原稿及審批發(fā)放表一起報(bào)管理代表批準(zhǔn)。3.3.【管理體系文件審批收發(fā)登記表】的批準(zhǔn)與相應(yīng)的文件批準(zhǔn)程序相同。五外來(lái)文件接收1 1.對(duì)于一般的外來(lái)文件，如國(guó)家、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等今由職能部門接收、登記、編號(hào)、轉(zhuǎn)發(fā)，發(fā)放時(shí)加蓋“外來(lái)義件”印章。2 2.對(duì)于顧客提供的技術(shù)資料，按【技術(shù)文件管理程序】的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。六文件歸

8、檔管理1 1、文件編號(hào)：程序文件的編號(hào)由質(zhì)量部在編制【程序文件匯編】時(shí)按編號(hào)方法一編寫(xiě)。 其它三階文件的編號(hào)由編制單位按編號(hào)方法二編寫(xiě)。（技術(shù)資料的編號(hào)格式不包含在內(nèi)）。編制人員應(yīng)確保文件編號(hào)和發(fā)放號(hào)其唯一性。 表單記錄的編號(hào)辦法由編制單位按編號(hào)方法三編寫(xiě)。編號(hào)方法一：質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量管理體系程序文件的編號(hào)方法為:QG/PJQG/PJ 口口口1該類別文件的流水號(hào)文件類別號(hào)配司企業(yè)管理文件代號(hào)質(zhì)量手冊(cè)類別號(hào)為 1,1,質(zhì)量管理程序文件類別號(hào)為 2.2.編號(hào)方法二：三階管理性文件編號(hào)方法為：QG/PJQG/PJ 口口口一口精品word文檔值得下載值得擁有文件編制單位代號(hào)編制單位內(nèi)部的該類別文件的流水

9、號(hào)文件類別號(hào)為 3 3。配件制造有限公司企業(yè)管理文件代號(hào)文件編制單位代號(hào)為:單位代號(hào)單位代號(hào)單位J J 弋號(hào)單位代號(hào)質(zhì)量部A A物資部W W鑄一車間Q Q冷一車間Y Y管理部B B財(cái)務(wù)部D D鑄二車問(wèn)rT冷二車間E E技術(shù)部Z Z企業(yè)文化部I I準(zhǔn)備車間S S轉(zhuǎn)向泵車問(wèn)H H生產(chǎn)部J J銷售部X X沖焊車問(wèn)C C編號(hào)方法三：質(zhì)量表單記錄編號(hào)方法為:TSJL/PJTSJL/PJILIL 編制單位代號(hào)編制單位內(nèi)部的質(zhì)量記錄流水號(hào)I ITSTS 質(zhì)量記錄的代號(hào)質(zhì)量記錄編號(hào)（NQNQ 的編號(hào)）規(guī)則如下：年份月份流水號(hào)一單位代號(hào)2 2 . .編制單位將審批后的系統(tǒng)文件、程序文件、三階文件及各式表單的原稿

10、、【管理體系文件審批收發(fā)登記表】 及電子版一起報(bào)質(zhì)量部， 由質(zhì)量部系統(tǒng)列帳管理。同時(shí)要及時(shí)在公司 QAQA 體系文件系統(tǒng)上維護(hù)，確保紙版文件與電子版文件的統(tǒng)一性。3 3. .編制單位應(yīng)對(duì)本單位編制的文件底稿進(jìn)行臺(tái)帳系統(tǒng)管理。4 4.各使用單位主管或授權(quán)人員，應(yīng)建立本單位【有效文件目錄清單】和相關(guān)記錄，負(fù)責(zé)文件的歸檔管理。5 5.各類質(zhì)量數(shù)據(jù)、記錄及表單的保存期限依據(jù)【記錄控制管理程序】的相關(guān)作業(yè)內(nèi)容進(jìn)行管理。6 6 . .任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記、書(shū)寫(xiě)或涂改任何文字、符號(hào)，否則視為無(wú)效文件。精品word文檔值得下載值得擁有7.7.相關(guān)部門設(shè)有專人管理，文件的管理納入內(nèi)部審核項(xiàng)目中，以確

11、保數(shù)據(jù)的正確使用。七文件發(fā)行1 1.職能部門將審批后的文件，按【管理體系文件審批收發(fā)登記表】中由編制單位確定好的印制份數(shù)和發(fā)放范圍，印發(fā)到相關(guān)人員及單位。2 2.經(jīng)發(fā)行的文件，由質(zhì)量部以【公司管理體系有效文件目錄清單】列冊(cè)管理，印適當(dāng)份數(shù)，在紙質(zhì)文件封面上加蓋受控章后發(fā)行，并請(qǐng)收文單位于【管理體系文件審批收發(fā)登記表】上簽收（表單除外）。電子版本的文件，設(shè)定審批及簽收人員的權(quán)限，自行打印的無(wú)受控章的文件為非受控文件。3 3.各單位若有發(fā)現(xiàn)文件份數(shù)不足需求、缺頁(yè)、破損、字跡模糊，應(yīng)填寫(xiě)【文件復(fù)制申請(qǐng)單】，向職能部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。4.4.當(dāng)文件、資料已經(jīng)丟失，持有人應(yīng)填寫(xiě)【文件復(fù)制申請(qǐng)單】，向職能部門、

12、文件編制單位（或外來(lái)文件的職能管理部門）申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。經(jīng)核實(shí)無(wú)誤，職能部門則重新印制、發(fā)放并記錄。八文件宣貫執(zhí)行1 1、文件編制單位負(fù)責(zé)組織本文件的培訓(xùn)，同時(shí)做好相關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)記錄。2 2、各單位組織本單位員工學(xué)習(xí)相關(guān)的文件，并作好相關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)記錄。3 3、各單位按文件要求指導(dǎo)、執(zhí)行工作。九收集各使用單位意見(jiàn)編制單位負(fù)責(zé)收集各單位的反饋意見(jiàn)。十意見(jiàn)評(píng)審文件編制單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)參與文件意見(jiàn)的評(píng)審第一： 應(yīng)該修改，則接第二款“文件修訂”第二：若不需修改則接第八款“文件宣貫執(zhí)行”。第三：應(yīng)該廢止，則接“文件廢止審批”。十一文件廢止審批1.1.質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理批準(zhǔn)

13、。2 2.各部門內(nèi)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/ /辦法的廢止由各單位一把手審核。管理代表批準(zhǔn)。3 3.外來(lái)文件的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理批準(zhǔn)。精品word文檔值得下載值得擁有十二廢止文件處理1 1、經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)廢止的文件，應(yīng)由質(zhì)量部根據(jù)【質(zhì)量管理體系文件審批收發(fā)登記表】發(fā)放范圍，收回舊版文件，并作好記錄。2 2、質(zhì)量部回收的舊版文件可于文件上畫(huà)“【X X】作費(fèi)”標(biāo)識(shí)供回收用紙，或進(jìn)行銷毀。若因需要保留作廢文件時(shí)，保存單位應(yīng)對(duì)這些文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，防止造成錯(cuò)用或誤用。6 6.相關(guān)文件/數(shù)據(jù)廳 P文件編號(hào)文件名引用處1QG/PJ100QG/PJ100【質(zhì)量手冊(cè)】2QG/PJ200QG/PJ200【程序文件匯編】3 3QG/PJ203QG/PJ203【記錄控制管理程序】4 4QG/PJ202QG/PJ202【技術(shù)文件管理程序】7.質(zhì)量記錄表單廳 P質(zhì)量記錄號(hào)名稱使用處保存