1、xxx商業(yè)銀行股份有限公司公文處理辦法第一章 總則第一條 為使長XXX商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡稱：XXX農(nóng)商銀行）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，參照國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和山西省農(nóng)村信用社聯(lián)合社公文處理辦法（試行）的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我行實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條 公文是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布各項(xiàng)內(nèi)控制度、施行經(jīng)營管理措施、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法

2、律法規(guī)和XXX行關(guān)于保密管理的相關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和單位秘密的安全。第六條 綜合辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂有關(guān)公文管理的各項(xiàng)制度。綜合辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作，各部門應(yīng)當(dāng)確定專（兼）職人員負(fù)責(zé)公文管理工作。第七條 XXX農(nóng)商銀行應(yīng)當(dāng)為公文處理工作創(chuàng)造必要的條件，通過開展業(yè)務(wù)和專業(yè)知識培訓(xùn)，提高文秘人員的素質(zhì)，充分調(diào)動文秘人員的工作積極性。第二章 公文種類第八條 XXX農(nóng)行銀行公文種類主要包括：（一）決定適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷轄內(nèi)各機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通告適用于公布一定范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（三）通知適用于傳達(dá)

3、上級機(jī)關(guān)的指示；要求轄內(nèi)各機(jī)構(gòu)辦理和需要周知或執(zhí)行的事項(xiàng)；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布各項(xiàng)內(nèi)控制度；任免和聘用人員等。（四）通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（五）報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（六）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)適用于答復(fù)分支機(jī)構(gòu)的請示事項(xiàng)。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批等。（十）決議適用于股東代表大會、董事會等就行使職權(quán)表決有關(guān)事項(xiàng)。（十一）會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。第

4、三章 公文格式第九條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、校對人、打印人等部分組成。第十條 秘密等級和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。第十一條 緊急程序。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程序分別標(biāo)明“特急”、“急件”。第十二條 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識是指公文的文頭，應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。第十三條 發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)

5、文字號。XXX行各部門要求轄內(nèi)各機(jī)構(gòu)報送各種臨時性報表、調(diào)查報告或其他非重要情況，均使用便函文頭。第十四條 簽發(fā)人。向有行政隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)正式行文，應(yīng)當(dāng)在首頁文頭之下、橫線以上，與發(fā)文字號平行的右側(cè)位置注明簽發(fā)人姓名；聯(lián)合上報的公文，應(yīng)當(dāng)注明聯(lián)合單位簽發(fā)人的姓名。第十五條 公文標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。上報的公文和聯(lián)合行文，一般不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的公文，如其標(biāo)題過長，可以根據(jù)主要事由自擬標(biāo)題，不必層層標(biāo)引。第十六條 主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)

6、，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十七條 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。第十八條 成文日期。成文日期以聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。第十九條 公文印章。公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋印章。第二十條 公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注，位居成文日期下行。第二十一條 公文附件。公文附件是指附屬于公文正文的其他材料，是公文的重要組成部分。附件應(yīng)當(dāng)與正文裝訂在一起，附件有兩件或者兩件以上，應(yīng)當(dāng)在附件首頁分別標(biāo)明公文的發(fā)文字號和附件

7、的順序號。如果附件不需打印或者不發(fā)，應(yīng)當(dāng)注明。第二十二條 公文主題詞遵照省聯(lián)社制定的山西省農(nóng)村信用社聯(lián)合社公文主題詞表（附后）所列主題詞規(guī)范使用，不能自行編造。第二十三條 抄送機(jī)關(guān)和內(nèi)部發(fā)送。抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，抄送機(jī)關(guān)不得抄送個人。內(nèi)部發(fā)送范圍為公文制發(fā)部門內(nèi)部需要了解公文內(nèi)容的單位。內(nèi)部發(fā)送范圍按社領(lǐng)導(dǎo)、綜合辦公室、主辦部門、會簽部門及其他需要閱知部門的順序排列。第二十四條 成文日期應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼書寫年、月、日。第二十五條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二

8、十六條 公文統(tǒng)一使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210297）紙張，雙面印刷，左側(cè)裝訂。第四章 行文規(guī)則第二十七條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第二十八條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。因重大災(zāi)害、重大案件、重大事故必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。第二十九條 請示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。除特殊情況，請示、報告不得直接主送領(lǐng)導(dǎo)個人。報告中不得夾帶請示事項(xiàng)。第三十條 總行各部門除綜合辦公室外，不得對外正式行文。第五章 發(fā)文辦理第三十一條 發(fā)文辦理是指以總行名義制發(fā)公文的過程。發(fā)文按以下程序辦理：

9、（一）主辦部門擬稿并經(jīng)其主要負(fù)責(zé)人審稿后簽署意見；（二）公文交綜合辦公室，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人審核并簽署意見；（三）綜合辦公室交聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)；（四）綜合辦公室對簽發(fā)公文登記、編號；（五）公文交文印室排版打印，并由主辦部門指派專人校對，確認(rèn)無誤后由文印室印刷；（六）綜合辦公室裝訂、登記、用印、分發(fā)或郵寄。第三十二條 公文草擬是指辦文人員按照公文辦理意圖起草公文初稿的過程。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)，符合金融方針政策。（二）實(shí)事求是，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，文字精煉，言簡意賅。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主

10、送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）人名、地名、數(shù)字引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。（六）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（七）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（九）擬寫、修改和簽批公文，均應(yīng)使用鋼筆或毛筆、碳素墨水，

11、不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和水彩筆等容易擦掉和褪色擴(kuò)散的書寫工具。第三十三條 總行主辦部門起草的公文，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽。凡需會簽的公文，主辦部門應(yīng)當(dāng)與會辦部門取得一致意見后方可行文。若意見不一致時，由主辦部門報請共同上一級領(lǐng)導(dǎo)決定。第三十四條 總行起草的公文，涉及其他單位職權(quán)范圍的，應(yīng)商得其他單位同意或征求意見。會簽前，行領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在發(fā)文卡簽發(fā)欄內(nèi)明確簽署意見，再送有關(guān)單位。如需緊急辦理的，可派人持會簽文直接送該單位。第三十五條 對外單位的會簽公文，由綜合辦公室統(tǒng)一辦理，交有關(guān)部門提出會簽意見，綜合辦公室審核后報董事長或行長審簽，并將會簽文稿復(fù)

12、印一份備查。第三十六條 公文由主辦部門負(fù)責(zé)人審稿簽名。公文審核內(nèi)容主要包括：（一）是否符合國家法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，提出新的辦法、規(guī)定和措施等是否可行。（二）是否需要其他部門或者有關(guān)單位會簽。（三）公文文種的選用是否適當(dāng)，擬制的公文是否符合行文規(guī)則和公文格式的有關(guān)要求。（四）文稿的結(jié)構(gòu)、觀點(diǎn)是否正確，情況是否真實(shí)，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等。第三十七條 發(fā)文應(yīng)送綜合辦公室審核。未經(jīng)綜合辦公室審核的公文，不得直接送聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，不得繕印。需要有關(guān)部門會簽的公文，會簽后送綜合辦公室審核。綜合辦公室重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：（一）是否確需行文以及行文的級別、方式是否妥當(dāng)。（二）涉及其他部門或者外單位的問題是否與其協(xié)商、

13、會簽。（三）是否符合行文規(guī)則和公文處理程序，是否符合文種使用、公文格式及發(fā)文字號的有關(guān)規(guī)定。（四）遣詞造句、文字表達(dá)、標(biāo)點(diǎn)符號、層次序數(shù)等是否準(zhǔn)確規(guī)范。發(fā)送范圍是否適當(dāng)，主題詞標(biāo)引是否正確，有關(guān)材料和資料是否齊備等。第三十八條 以總行名義制發(fā)的公文，由董事長或行長簽發(fā)。同時，按照分離制衡和防范風(fēng)險的原則，實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)會簽制，公文所涉及工作屬于多個領(lǐng)導(dǎo)分管時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)均為會簽人。第三十九條 簽批公文，簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和審批日期。文稿經(jīng)核準(zhǔn)簽發(fā)后，未經(jīng)簽發(fā)人同意，不得改動。需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)由綜合辦公室審核后，按規(guī)定程序重新審簽。第四十條 綜合辦公室應(yīng)當(dāng)在公文正式印

14、制和發(fā)出前復(fù)核公文的審批、簽發(fā)程序是否完備。審批、簽發(fā)手續(xù)不符合要求的公文，不予繕印和發(fā)出。第四十一條 公文簽發(fā)后，由綜合辦公室統(tǒng)一登記、編號，主辦部門負(fù)責(zé)向文印室提供擬繕印的公文電子版，并以簽發(fā)公文的原稿為藍(lán)本，同打印的清樣進(jìn)行校對。準(zhǔn)確無誤后由文印室按照規(guī)定的格式繕印。第四十二條 印制成正式文本的公文，經(jīng)綜合辦公室審核并加蓋印章后，由主辦部門按主送、抄送范圍分別裝封和發(fā)出。第四十三條 公文發(fā)出后，因發(fā)現(xiàn)錯誤需要追回的，主辦部門應(yīng)當(dāng)及時通知發(fā)送范圍內(nèi)的所有單位，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)配合做好公文收回工作。第四十四條 公文自簽署、頒發(fā)之日起產(chǎn)生效力。公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止，自廢止之日

15、起不產(chǎn)生效力。第六章 收文辦理第四十五條 收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、分發(fā)、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第四十六條 綜合辦公室設(shè)專人負(fù)責(zé)機(jī)要收發(fā)和外收發(fā)，各部門設(shè)內(nèi)收發(fā)。機(jī)要收發(fā)主要負(fù)責(zé)機(jī)要公文的簽收、登記、辦理。外收發(fā)主要負(fù)責(zé)外來文件、報刊、信件的簽收、登記、分發(fā)。凡注明收文部門或收件人姓名的，可直接分送各相關(guān)部門或收件人；凡給行領(lǐng)導(dǎo)的來文注以“親啟”類字樣的，要交收件人本人或指定人員收啟。各部門設(shè)內(nèi)收發(fā)主要負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)的來文登記、送閱和立卷、歸檔。行領(lǐng)導(dǎo)和各部門直接收到的文件，一律送綜合辦公室登記、編號、辦理。第四十七條 來文經(jīng)簽收查點(diǎn)、編號登記后，附文件

16、傳閱卡呈綜合辦公室負(fù)責(zé)人，提出擬辦意見后，呈送行領(lǐng)導(dǎo)閱批。行領(lǐng)導(dǎo)閱批畢，由綜合辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)主辦部門辦理。按照文件的緊急程度和密級情況，分別使用不同顏色的文件夾：急件使用紅色夾，機(jī)要件使用黑色夾，一般件使用藍(lán)色夾。公文原則上不準(zhǔn)橫傳，不準(zhǔn)越級呈送。第四十八條 審批公文時，對有明確要求、具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第四十九條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。對標(biāo)明特急的文件應(yīng)按要求時限辦理，急件在2個工作日內(nèi)完成，一般件應(yīng)當(dāng)在5個工作日內(nèi)完成。在規(guī)定時限內(nèi)難以辦理完畢的，應(yīng)征得分管

17、領(lǐng)導(dǎo)同意延期，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成。需要兩個或兩個以上部門辦理的平文和難以確定承辦部門的平文，由綜合辦公室提出擬辦意見，明確主辦部門和協(xié)辦部門，報行領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)部門辦理。公文辦理中遇有涉及其它部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，報請其共同上一級領(lǐng)導(dǎo)裁定。第五十條 送行領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，由綜合辦公室負(fù)責(zé)催辦。公文催辦應(yīng)當(dāng)做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。行領(lǐng)導(dǎo)批示需要落實(shí)事項(xiàng)，綜合辦公室應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋批示落實(shí)情況。第七章 公文管理第五十一條 重要批示、考察報告、調(diào)研報告等，用總行內(nèi)部刊物

18、編發(fā)，一般不以正式公文形式下發(fā)。第五十二條 報送上級的公文，不得同時報送其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外，不得對領(lǐng)導(dǎo)個人行文。第五十三條 除涉密公文外，任何單位或個人向行領(lǐng)導(dǎo)呈送文件，均應(yīng)由綜合辦公室轉(zhuǎn)呈，不應(yīng)直接呈送聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)。第五十四條 發(fā)文一律單獨(dú)組卷，一文一卷，如需要可附有關(guān)文件材料，來文凡需領(lǐng)導(dǎo)批注明確意見的一律單獨(dú)組卷，需領(lǐng)導(dǎo)閱知的可多文組卷。發(fā)文與不相關(guān)的來文一律不能組卷。第五十五條 上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第五十六條 公開發(fā)布的公文，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同正式印發(fā)的公文具有同等效力。第五十七條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)印章。第五十八條 不具備歸檔和存查價值的公文，必須由綜合辦公室統(tǒng)一銷毀。銷毀秘密級以上公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊?人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第八章 公文歸檔第五十九條 印發(fā)的公文成文后，將打印件一式三份送綜合辦公室立卷留存，年終統(tǒng)一歸檔。第六十條