1、模塊二模塊二 辦公室管理辦公室管理項(xiàng)目一項(xiàng)目一 辦公室布置辦公室布置通過(guò)辦公室管理工作的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，能進(jìn)行辦公室環(huán)境的設(shè)計(jì)和布置妥善管理辦公用品印鑒管理和郵件復(fù)習(xí)：辦公室必備的條件是什么？你理想中的辦公環(huán)境和辦公條件是什么樣的？任務(wù)1： 領(lǐng)導(dǎo)辦公室布置某公司新搬到一座辦公樓，秘書(shū)小韓要選擇、布置總經(jīng)理辦公室和秘書(shū)辦公室。布置時(shí)請(qǐng)考慮以下要素:1、選擇總經(jīng)理辦公室和秘書(shū)辦公室的位置、朝向。2、總經(jīng)理辦公室室內(nèi)環(huán)境：需要哪些辦公設(shè)備、會(huì)客用品？如何擺放，窗簾的顏色、材質(zhì)選擇；光線、空氣如何優(yōu)化？3、秘書(shū)辦公室室內(nèi)布局：（面積、辦公設(shè)備、視覺(jué)環(huán)境要求）請(qǐng)為秘書(shū)小韓做出設(shè)計(jì)。參考案例：秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)辦公室

2、布局參考案例：秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)辦公室布局 馮市長(zhǎng)的辦公室就在黃一平（秘書(shū)）斜對(duì)門，中間只隔一道寬大的走廊。如此設(shè)置的好處顯而易見(jiàn)，一方面，坐在黃一平的位置上，凡是從電梯上來(lái)進(jìn)市長(zhǎng)辦公室者，必先經(jīng)過(guò)秘書(shū)室，方便秘書(shū)為客人引路，或向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告、預(yù)約，也可直接為領(lǐng)導(dǎo)擋駕；另一方面，兩邊門都開(kāi)著的時(shí)候，黃一平稍一探頭，就可以縱覽對(duì)面市長(zhǎng)辦公室，領(lǐng)導(dǎo)有事招呼秘書(shū)，只要輕呼一聲或一點(diǎn)頭、一招手即可。任務(wù)2：中層領(lǐng)導(dǎo)和員工辦公室布置 某公司行政部共有1名主管，1名秘書(shū)，3名員工，?，F(xiàn)在公司分配了一間30平米的辦公室給他們5人辦公。請(qǐng)為他們配置辦公用品，設(shè)計(jì)、布置辦公室。注意：考慮辦公器材的完整，辦公物品的大小

3、，通道，環(huán)境等各種因素。實(shí)訓(xùn)要求實(shí)訓(xùn)要求1、可到學(xué)校各辦公室參觀考察，了解辦公室環(huán)境；2、根據(jù)任務(wù)形成設(shè)計(jì)方案。任務(wù)方法和步驟任務(wù)方法和步驟1、分組，確定任務(wù)；2、討論，制定計(jì)劃；3、分工，實(shí)施計(jì)劃；4、匯總，形成方案。5、評(píng)價(jià)方案。小組內(nèi)部評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)（參考）：1、兩份紙質(zhì)版完成。202=40分2、積極參與任務(wù)。60分參與討論計(jì)劃：10分提出辦公室布置建議：20分參與制作方案：20分幫助他人：10分 請(qǐng)各位組長(zhǎng)于下周課的時(shí)候：將組員分?jǐn)?shù)報(bào)給科代表將打分表交給老師學(xué)習(xí)材料學(xué)習(xí)材料項(xiàng)目1 辦公環(huán)境管理一、辦公環(huán)境的含義一、辦公環(huán)境的含義: 是指一定的組織機(jī)構(gòu)工作所處的自是指一定的組織機(jī)構(gòu)工作所處的自

4、然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全聽(tīng)覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。環(huán)境。 二、二、辦公環(huán)境管理的原則辦公環(huán)境管理的原則 方便 舒適整潔 和諧統(tǒng)一 安全辦公室環(huán)境布置辦公室環(huán)境布置要求：1、空氣環(huán)境：空氣清新，無(wú)異味，有流動(dòng)溫度：22-26濕度：40%-60%2、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境：安靜，無(wú)噪音避免戶外聲音干擾； 避免辦公室內(nèi)聲音干擾；避免辦公設(shè)備聲音干擾。3、空間環(huán)境：無(wú)障礙桌椅擺放合理，便于行走沒(méi)有私拉亂扯電線或電話線 常用檔案柜及其設(shè)備應(yīng)就近擺放公共走道或安全出口不能擺放其他物品秘書(shū)座位與上司座位臨近，便于溝通4、視覺(jué)環(huán)境:辦公室的視覺(jué)

5、環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。 辦公室內(nèi)覆蓋物:(1)有效地使用顏色。 (2)地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。 Tips：辦公桌面整潔有序桌椅配套舒適。辦公桌多以平面轉(zhuǎn)交電腦辦公桌為好，辦公椅以有輪子有靠背能升降為佳。電腦電話放在左手邊，便于使用和接聽(tīng)，也便于讀寫(xiě)。辦公必需品齊備。私人用品及個(gè)性化的物品不要放置桌面。適當(dāng)美化：辦公室美化應(yīng)與單位性質(zhì)和企業(yè)文化適應(yīng)?？捎门杈?、掛畫(huà)等，但應(yīng)該高檔而有品位。Tips照明辦公室照明一般使用格柵燈和日光燈。 辦公場(chǎng)所的照度應(yīng)滿足使用要求，一般為500LX。（ 1LX大約等于1燭光在1米距離的照度，室內(nèi)日

6、光燈為100 LX；距60W臺(tái)燈60CM桌面為300LX）減少光源的強(qiáng)度，避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。 5、辦公室的保健與安全環(huán)境管理辦公室的保健與安全環(huán)境管理 識(shí)別辦公室安全隱患識(shí)別辦公室安全隱患 辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。 辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如

7、光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)。佳，噪音控制不當(dāng)。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。 辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂猓瑥?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。 工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)工作中疏忽大意的人為

8、隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)。板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。情景分析：情景分析： 顧客王某在某公司看到如下情景：秘書(shū)鐘苗正站在有顧客王某在某公司看到如下情景：秘書(shū)鐘苗正站在有輪子的辦公椅上取文件柜上面的東西；一辦公人員正在搬動(dòng)輪子的辦公椅上取文件柜上面的東西；一辦

9、公人員正在搬動(dòng)辦公室一角放置的一堆東西，顯然在尋找什么，王某瞅見(jiàn)滅辦公室一角放置的一堆東西，顯然在尋找什么，王某瞅見(jiàn)滅火器被壓在下面；窗外的陽(yáng)光直射到窗邊的電腦上。顧客王火器被壓在下面；窗外的陽(yáng)光直射到窗邊的電腦上。顧客王某看此情景皺起了眉頭。某看此情景皺起了眉頭。 請(qǐng)問(wèn)：王某為什么皺眉頭？請(qǐng)問(wèn)：王某為什么皺眉頭？任務(wù)三的幾個(gè)方案 方案一門門電電腦腦職職員員職員職員職員職員秘秘書(shū)書(shū)上上司司茶幾茶幾窗戶窗戶 方案二門門職職員員職職員員上上司司茶幾茶幾窗戶窗戶秘秘書(shū)書(shū)職職員員電電腦腦 方案三門門職職員員職職員員上上司司茶幾茶幾窗戶窗戶職職員員秘秘書(shū)書(shū)電腦電腦 方案四門門電電腦腦窗戶窗戶茶幾茶幾職員

10、職員職員職員職員職員秘書(shū)秘書(shū)上上司司 方案一：80分門門電電腦腦職職員員職員職員職員職員秘秘書(shū)書(shū)上上司司茶幾茶幾窗戶窗戶錯(cuò)誤一：影響照明錯(cuò)誤一：影響照明錯(cuò)誤二：公用通道較小，但不會(huì)影響其錯(cuò)誤二：公用通道較小，但不會(huì)影響其他人工作他人工作 方案二：60分門門職職員員職職員員上上司司茶幾茶幾窗戶窗戶秘秘書(shū)書(shū)職職員員電電腦腦錯(cuò)誤一：公用通道與私人空間交叉錯(cuò)誤一：公用通道與私人空間交叉錯(cuò)誤二：接待空間在辦公室盡頭錯(cuò)誤二：接待空間在辦公室盡頭錯(cuò)誤三：秘書(shū)與上司距離較遠(yuǎn)錯(cuò)誤三：秘書(shū)與上司距離較遠(yuǎn) 方案三：70分門門職職員員職職員員上上司司茶幾茶幾窗戶窗戶職職員員秘秘書(shū)書(shū)電腦電腦錯(cuò)誤一：公共通道過(guò)長(zhǎng)，使用電腦不方便錯(cuò)誤一：公共通道過(guò)長(zhǎng)，使用電腦不方便錯(cuò)誤二：茶幾放得過(guò)遠(yuǎn)，主管失去接待功錯(cuò)誤二：茶幾放得過(guò)遠(yuǎn)，主管失去接待功能能 方