1、 Indi.Office3公文流轉(zhuǎn)使用手冊中國領(lǐng)先的辦公及管理自動化軟件與服務(wù)提供商DCI.Indi.Office V4.3辦公自動化系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)使用手冊北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司2007 年 12 月北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司 - 第1 頁 / 共 46 頁 目 錄目 錄1.公文配置02.流程定義33.發(fā)文管理114.收文管理265.請示報告326.文檔一體化367.催辦提醒408.簽字庫419.密鑰管理4310.待辦事宜4411.公文統(tǒng)計481. 公文配置（1）功能描述 用來生成和配置部門公文庫，并對配置信息進(jìn)行管理。操作公文之前，系統(tǒng)管理員必須在【公文配置】里先定義部門流程庫，發(fā)文庫，收文庫

2、并為其指定公文文書，然后公文文書才能定義本部門的流程，開始公文流轉(zhuǎn)。至于催辦提醒，簽字庫，密鑰管理，待辦事宜及公文統(tǒng)計模塊都是與公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的模塊，并不是公文流轉(zhuǎn)的前提條件。在配置中心中將Indioffice配置下的Key_multidomain的關(guān)鍵字的值設(shè)為true，公文配置中便可以對多網(wǎng)絡(luò)域的分子公司以及分子公司部門設(shè)置。（2）操作過程（2-1）新建公文配置表點(diǎn)擊導(dǎo)航條中的“公文配置”進(jìn)入系統(tǒng)默認(rèn)的【當(dāng)前服務(wù)器】顯示的當(dāng)前服務(wù)器中部門公文配置頁面如圖1-1： 圖1-1點(diǎn)擊右上角的“新建”按鈕。如下圖1-2： 圖1-2“應(yīng)用名”：如果有多個應(yīng)用時，選擇不同的應(yīng)用，就可以為不同的應(yīng)用創(chuàng)建

3、相應(yīng)的流程定義庫及收發(fā)文庫。在“數(shù)據(jù)庫類別”里選擇某項(xiàng)操作后，“模板庫文件名”會自動列出該選擇的模板庫文件名。“模塊分類”指定生成的庫放在哪個目錄下顯示。“數(shù)據(jù)庫中文名”和“數(shù)據(jù)庫文件名”只要選擇了“數(shù)據(jù)庫類別”后，用鼠標(biāo)在這兩個域上點(diǎn)擊一下，就會自動生成名稱，這些名稱也可以更改或手動輸入?！拔募w檔到”制定該數(shù)據(jù)庫已歸檔的文檔歸檔后存儲的一體化數(shù)據(jù)庫，同時可以設(shè)置歸檔后保留多少天后刪除或是立即刪除。“關(guān)聯(lián)庫”點(diǎn)擊關(guān)聯(lián)庫后的“查找”按鈕，可以選擇要關(guān)聯(lián)的部門，數(shù)據(jù)庫及視圖。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的流程定義信息在【流程定義庫配置】目錄下保存。創(chuàng)建文檔一體化庫的方法類似創(chuàng)建收發(fā)文庫。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的收，發(fā)文庫的定

4、義信息則在【按時間】和【按服務(wù)器】目錄下保存。當(dāng)創(chuàng)建完一個部門公文數(shù)據(jù)庫后，會自動在當(dāng)前應(yīng)用的管理引擎數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一條模塊文檔，用于顯示在左邊的導(dǎo)航條中。配置表屬性描述部門名稱選擇創(chuàng)建公文部門名稱；部門管理員（文書）選擇該部門公文文書；在公文庫中的存取級別：編輯者；角色：manager；領(lǐng)導(dǎo)選擇該部門領(lǐng)導(dǎo)；在公文庫中的存取級別：編輯者；角色：leader應(yīng)用名選擇該部門所屬應(yīng)用；數(shù)據(jù)庫類別選擇當(dāng)前創(chuàng)建的公文庫所屬類型；公文庫類別：發(fā)文管理、收文管理、流程定義、請示報告；模塊分類與管理引擎中模塊類別對應(yīng)；即顯示公文模塊的所屬類別；模板庫文件名需輸入該類型公文庫的模板（ntf）路徑；如：app1/

5、fwgl.ntf；（2-2）編輯已有公文配置表系統(tǒng)管理員可以對本服務(wù)器上已建的公文配置表進(jìn)行修改，但是對其他服務(wù)器上創(chuàng)建的公文配置表信息只能瀏覽，不能修改。本服務(wù)器上的公文配置表一旦創(chuàng)建，可以修改的項(xiàng)目有：部門管理員(文書)、領(lǐng)導(dǎo)、模塊分類。修改完畢后，點(diǎn)擊提交按鈕進(jìn)行保存，相應(yīng)的權(quán)限和分類會即時發(fā)生變化?。?-3）刪除已有公文配置表系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)管理模塊下單擊“公文配置”標(biāo)簽，進(jìn)入【公文配置】頁面，選中公文配置列表頁面上所要刪除的選項(xiàng)前面的復(fù)選框，然后單擊頁面下部的“直接刪除”按鈕。在列表中有些配置記錄前沒有復(fù)選框，那是因?yàn)檫@條記錄是在其他服務(wù)器上創(chuàng)建的，管理員只能維護(hù)本應(yīng)用上的配置文檔，

6、對其他服務(wù)器上的配置文檔只有查看權(quán)限。（2-4）新建和維護(hù)單位組 通過創(chuàng)建單位組，可以將不同的部門組織在一起成為一個單位，在公文發(fā)放的時候可以選擇歸為一組的部門統(tǒng)一發(fā)放。簡化了公文的組發(fā)放過程。新建單位組時，在“單位組”視圖下點(diǎn)擊“新建”按鈕進(jìn)入如圖1-3所示畫面： 圖1-3“部門名稱列表”的值從“選擇”按鈕中選擇，值可以是一個或是多個。填寫完單位組名稱和單位組序號后，點(diǎn)“保存”按鈕，創(chuàng)建的群組信息就會在“單位組”視圖下保存。管理員可以通過“編輯”按鈕來修改維護(hù)單位組信息。刪除單位組信息時，選中記錄前的復(fù)選框，再單擊“永久刪除”按鈕，就可將該條單位組刪除?；蛘呤谴蜷_記錄，通過記錄里的“刪除”按

7、鈕，也可將記錄刪除。（注：如果部門的收文庫被刪除了，該部門也將會從涉及的單位組中自動刪除。）2. 流程定義（1）功能描述【流程定義】為所有需要進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)的模塊提供定制好的流程，即提供定流程。如果有模塊的流轉(zhuǎn)需要用到流程，只要在“流程定制”中定制即可。（2）操作權(quán)限部門管理員（文書）：在圖形化的流程定制工具中管理所有的定流程。有新建、刪除、編輯、查看流程的權(quán)限。也可以在瀏覽器端進(jìn)行管理。應(yīng)用管理員（系統(tǒng)管理員）：可以統(tǒng)一管理本應(yīng)用下的所有部門的流程定義，其對流程的操作權(quán)限相當(dāng)于部門文書對本部門流程的操作權(quán)限。本手冊僅介紹瀏覽器端的使用方法。其他用戶：只能瀏覽和檢索“審批常用語”，不能瀏覽流程。

8、（3） 操作過程（3-1）查看流程部門文書在公文模塊下點(diǎn)“流程定制”目錄，出現(xiàn)界面如圖2-1所示： 圖2-1部門流程庫中會有一預(yù)制流程：不定流程。該流程不能刪除，除了名稱（不定流程）之外，其他的信息可以修改。在這個頁面上可以瀏覽“流程定義”的一些基本信息，如果想查看流程具體定制內(nèi)容，點(diǎn)擊相應(yīng)的流程就可以看到詳細(xì)的流程信息了。如下圖2-2所示： 圖2-2（3-2）設(shè)置審批常用語點(diǎn)擊“審批常用語”進(jìn)入審批常用語頁面，點(diǎn)擊“新建”按鈕，新建新的審批語，如圖2-3：圖2-3常用語的使用范圍分為兩種：全部人員和選擇人員，當(dāng)為“全部人員”時，所有用戶都能使用這個常用語；當(dāng)為“選擇人員”時，隨后會出現(xiàn)“選擇

9、”按鈕，讓您選擇要使用這條常用語的人員。“確定”提交后，新建好的常用語會顯示在“審批常用語”頁面中。如果“添加常用語”為空或是空格，頁面會提示“審批常用語不能為空”以是警示。本程序提供了默認(rèn)審批常用語。（3-3）條件域定義點(diǎn)擊“條件域定義”進(jìn)入條件域配置頁面，點(diǎn)擊“新建”新建條件域，如圖2-4： 圖2-4“域標(biāo)題”和“域名”都不能為空或空格?！坝驑?biāo)題”是顯示給用戶看的，值一般都為中文字段?！坝蛎钡闹禐橛⑽淖侄?，“域名”的值來自于Notes數(shù)據(jù)庫，須到數(shù)據(jù)庫中查找。“類型”是指域名的字符類型，該類型必須與Notes數(shù)據(jù)庫中的類型一致。定義好的域應(yīng)用在流程定義中的條件分支里。（3-4）寫入域名稱

10、定義該視圖的功能為定義寫入域的中文名和英文名，使創(chuàng)建流程時將意見寫入域中或?qū)⒂脩裘麑懭胗蛑?，域的指定可以選擇中文名，進(jìn)入“寫入域名稱定義”，點(diǎn)擊新建按鈕，如圖2-5： 圖2-5中文域名和英文域名都不能為空?！爸形挠蛎笔秋@示給用戶并提供給用戶選擇的，英文域名的值來自于Notes數(shù)據(jù)庫，需到數(shù)據(jù)庫中查找。 類別分為“意見域”和“用戶域”，意見域?qū)?yīng)流程中的將意見寫入到域中，用戶域?qū)?yīng)流程中的將當(dāng)前處理人寫入到域中。（3-5）新建流程部門文書進(jìn)入流程定義的頁面后，點(diǎn)擊右上角的“新建”按鈕，進(jìn)入的頁面如圖2-6：圖2-6進(jìn)入頁面后，填寫“審批流程名稱”、“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”，選擇“使用流程數(shù)據(jù)庫”等流程

11、屬性內(nèi)容。在“審批環(huán)節(jié)數(shù)目”里填好數(shù)字后，頁面下端就會出現(xiàn)相應(yīng)數(shù)量的環(huán)節(jié)屬性標(biāo)簽。在 “運(yùn)行套打/清稿/蓋章/編號的環(huán)節(jié)”屬性中輸入對應(yīng)的環(huán)節(jié)號，則在實(shí)際的公文流轉(zhuǎn)過程中該環(huán)節(jié)就具有相應(yīng)“套打/清稿/蓋章/編號”操作。環(huán)節(jié)分為3種：開始環(huán)節(jié)、結(jié)束環(huán)節(jié)、普通環(huán)節(jié)。開始環(huán)節(jié)和結(jié)束環(huán)節(jié)：為每個流程必須有的環(huán)節(jié)，只用來標(biāo)識流程的開始和結(jié)束。開始環(huán)節(jié)的環(huán)節(jié)號是：0，結(jié)束環(huán)節(jié)的環(huán)節(jié)號是：9999。普通環(huán)節(jié)：此環(huán)節(jié)定義了比較多的環(huán)節(jié)屬性，如：處理狀態(tài)、處理人產(chǎn)生方式、提交環(huán)節(jié)、駁回方式等。頁面如圖2-7： 圖2-7下面詳細(xì)對這些環(huán)節(jié)屬性進(jìn)行解釋：禁止委托辦理：兩個選擇，一旦選擇“是”，即使處理人交給其他人代

12、辦，也會禁止該流程的代辦事項(xiàng)，選擇“否”，則可以正常由代理人處理。處理狀態(tài)有多種，可以在下拉框中選擇，也可點(diǎn)擊“新增”按鈕自己添加。處理對象的產(chǎn)生方式（即默認(rèn)處理人），有四種：由系統(tǒng)角色計算：選擇這個方式后，下方會彈出“處理角色”選項(xiàng)，點(diǎn)擊后面的“查找”按鈕，便可以選擇在用戶管理中已經(jīng)定義好的系統(tǒng)角色。域名：收發(fā)文頁面上標(biāo)題在Notes數(shù)據(jù)庫相對應(yīng)的英文名稱。 現(xiàn)在指定：點(diǎn)擊出現(xiàn)的“處理人”對應(yīng)的“選擇”按鈕，選擇下個環(huán)節(jié)的審批人。流程發(fā)起人：處理人為本流程的發(fā)起者。無：不指定處理人，但提供人員“選擇”按鈕，人員的選擇范圍在隨后出現(xiàn)的“選擇范圍”中設(shè)置，如果選擇“指定范圍”，就需要在“處理人”

13、中指定人員選擇范圍。是否過濾為本部門人員：三個選擇，選擇“否”，則對處理人不進(jìn)行本部門的過濾，還可以選擇是按照“起草人過濾”還是按照“上一環(huán)節(jié)處理人”過濾本部門人員。選擇范圍：共有四個選項(xiàng)，分別為不可選，全體員工，指定范圍，指定角色。如果選擇了“指定范圍”會在下面顯示“處理人顯示范圍”和“是否過濾為本部門人員”，通過“查找”按鈕選擇范圍。如果選擇了“指定角色”會在下面顯示“處理角色”和“是否過濾為本部門人員”，角色的選擇可以在用戶管理中的“系統(tǒng)角色”中設(shè)定。多對象處理規(guī)則有兩種：順序?qū)徟虿l(fā)審批。順序流轉(zhuǎn)：是指公文按照指定審批人的先后順序進(jìn)行審批，一個環(huán)節(jié)審批結(jié)束，下一環(huán)節(jié)才可以審批。在同一

14、個環(huán)節(jié)，如果有多個審批角色則按照審批人的排列順序進(jìn)行，直至這一環(huán)節(jié)的所有人都審批完了，下一環(huán)節(jié)才開始審批。順序流轉(zhuǎn)處理規(guī)則下，審批人為多人時駁回情況的特殊說明：1、第一環(huán)節(jié)審批人不能撤回，第二環(huán)節(jié)的順序第2,3.審批人的公文。2、第二環(huán)節(jié)的第1順序?qū)徟顺坊仨樞虻?,3.審批人的公文后，第一環(huán)節(jié)審批人也不能從第二環(huán)節(jié)第1順序?qū)徟耸掷锍坊毓摹?、第一環(huán)節(jié)審批人能從第二環(huán)節(jié)第1順序?qū)徟耸掷锍坊毓?，前提是后者沒有保存后公文。并發(fā)審批：在并發(fā)審批中有兩種并發(fā)審批（所有審批人必須都通過）：也是一個環(huán)節(jié)審批結(jié)束才開始下一環(huán)節(jié)的審批，不同的是在同一個環(huán)節(jié)中，如果同時有多個審批角色，則可以同時進(jìn)行審批

15、，不分先后順序。直至這一環(huán)節(jié)的所有人都審批完了，下一環(huán)節(jié)在開始審批。并發(fā)審批（只有一個審批人通過即可）：也是一個環(huán)節(jié)審批結(jié)束才開始下一環(huán)節(jié)的審批，不同的是在同一個環(huán)節(jié)中，如果同時有多個審批角色，只要有一個審批通過就轉(zhuǎn)到下一流程，不分先后順序。（注：為了讓并發(fā)審批的處理人能快速地完成審批，因此并發(fā)審批時去掉了保存退出按鈕，也就是并發(fā)審批時，審批人看不到保存退出按鈕，而在順序?qū)徟鷷r，審批人就能看到。） 駁回方式：到指定環(huán)節(jié)：要在“駁回環(huán)節(jié)號”里填寫要駁回的環(huán)節(jié)號。駁回環(huán)節(jié)號可以指定多個數(shù)字，數(shù)字之前用英文的逗號隔開，如：1,2,3 等。需要注意只有流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)才可以駁回，沒有流轉(zhuǎn)過的環(huán)節(jié)不能駁回。

16、不能駁回：將沒有駁回權(quán)利。駁回到上一環(huán)節(jié)：將公文駁回到上一環(huán)節(jié)。能否編輯文檔：是指定了下個環(huán)節(jié)的審批人是否有編輯文檔的權(quán)限。能否編輯IDX：是指定了下個環(huán)節(jié)的審批人是否有編輯IDX的權(quán)限，即控件中的附件是否可編輯。IDX能否上載文件：此處增加了流程中定義IDX能否上載文件功能，只能由本人刪除當(dāng)前環(huán)節(jié)的文件。通過此功能用戶可以在流轉(zhuǎn)中將較長的意見以文件的方式上載到IDX中。是否可以審批：是指定了下個環(huán)節(jié)的審批人是否有審批文檔的權(quán)限。如果選擇了“否”即不能審批，就不能執(zhí)行將處理意見填寫到域中的操作，而“是否將意見填寫到域中”域也將隱藏。是否將意見填寫到域中：如果選擇了“添加到域”，就需要在“選擇要

17、寫入的域”對應(yīng)的選擇框中選擇預(yù)先在“寫入域定義”中定制好的中文域名。也可以選擇“由處理人選擇”，在一個環(huán)節(jié)會流轉(zhuǎn)多次的情況下，用戶可以選擇何時將意見寫入到域中。是否將當(dāng)前處理人填寫到域中：如果選擇了是，就需要在“選擇要寫入的域”對應(yīng)的選擇框中中選擇預(yù)先在“寫入域定義”中定制好的中文域名。是否郵件通知本環(huán)節(jié)處理人：選擇“是”，將此公文以郵件的形式發(fā)給下一環(huán)節(jié)的處理人。是否短信通知本環(huán)節(jié)處理人：選擇“是”，將此公文以短信的形式發(fā)給下一環(huán)節(jié)的處理人。是否部門會簽（部門處理）：如果選擇“是”，則在實(shí)際的公文流轉(zhuǎn)相應(yīng)環(huán)節(jié)中會出現(xiàn)“會簽（或部門處理）”按鈕，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行部門會簽（或部門處理）操作。（

18、注：起草部門與會簽部門人員之間的意見必須已經(jīng)達(dá)成一致，才能將發(fā)文文稿和各會簽部門的人員的意見上報到給發(fā)文秘書，由發(fā)文秘書填寫發(fā)文登記單并進(jìn)行正式發(fā)文）。是否將部門會簽意見填寫到域中：如果選擇了是，就需要在“選擇要寫入的域”對應(yīng)的選擇框中中選擇預(yù)先在“寫入域定義”中定制好的中文域名。是否自動確定：選擇“是”，公文流轉(zhuǎn)過程中的提交確定頁面，不需要點(diǎn)擊“確定”按鈕，確定頁面自動提交。處理時限：增加了對該環(huán)節(jié)處理時限的設(shè)定，配合待辦事宜的紅綠燈使用，若該環(huán)節(jié)超過了處理時間，則在待辦事宜中會以紅燈顯示。提交環(huán)節(jié)號產(chǎn)生方式：兩個選項(xiàng)，選擇“現(xiàn)在指定”下面顯示“提交環(huán)節(jié)號”，選擇“按條件指定”下面顯示“設(shè)置

19、條件”和“不滿足以下條件提交環(huán)節(jié)號”。環(huán)節(jié)號：如果選擇“現(xiàn)在指定”，就可以到“提交環(huán)節(jié)號”中定義要跳轉(zhuǎn)到的環(huán)節(jié)。如果選擇“按條件指定”，就會出現(xiàn)“不滿足以下條件提交環(huán)節(jié)號”輸入要跳轉(zhuǎn)到的環(huán)節(jié)。提交環(huán)節(jié)號：可以是一個，也可以是多個環(huán)節(jié)號。若提交環(huán)節(jié)號為9999，就認(rèn)為是審批流程結(jié)束。多個環(huán)節(jié)號之間需要用逗號（英文的）隔開。不滿足以下條件提交環(huán)節(jié)號：不滿足“設(shè)置條件”中的條件時，提交到某個環(huán)節(jié)。設(shè)置條件：點(diǎn)“增加”按鈕在條件分支頁面設(shè)置條件及滿足該條件要提交的環(huán)節(jié)號，可以通過“刪除”按鈕來刪除不需要的條件。如果設(shè)置了多個條件，程序?qū)粗鴹l件創(chuàng)建的先后順序來判斷。條件分支頁面中的判斷條件需要先在“條

20、件域定義”中定義好。此環(huán)節(jié)設(shè)定好后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)完成后點(diǎn)擊“保存退出”按鈕保存該流程。保存后的流程會顯示在“流程定制”列表中?！安榭戳鞒虉D”的功能是動態(tài)演示流程的流轉(zhuǎn)過程。在定義流程的時候，也可以通過此按鈕查看流程的定義情況。（3-6）編輯已有流程在流程定制中打開一個已存在的流程，然后可以分別對流程中的各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容分別進(jìn)行修改，當(dāng)要修改的流程修改完畢后單擊“保存退出”按鈕，修改后的流程信息將保存到“流程定制”的列表中。增加節(jié)點(diǎn)：在當(dāng)前環(huán)節(jié)或尚未流轉(zhuǎn)到的環(huán)節(jié)增加節(jié)點(diǎn)，公文都會按照增加后的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。刪除節(jié)點(diǎn)：如果刪除的節(jié)點(diǎn)是還未流轉(zhuǎn)到的，那公文就會按照刪除節(jié)點(diǎn)后的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。如果刪

21、除的節(jié)點(diǎn)是已經(jīng)流轉(zhuǎn)過的節(jié)點(diǎn)或是當(dāng)前節(jié)點(diǎn)，公文就會流轉(zhuǎn)結(jié)束。若公文被當(dāng)前節(jié)點(diǎn)（已經(jīng)刪除的節(jié)點(diǎn)）駁回之后再提交，提交之后公文是按照新的流程定義流轉(zhuǎn)。若駁回的環(huán)節(jié)也被刪除，系統(tǒng)會給出提示流程有錯誤，駁回操作會不成功，但公文管理員可以通過“文書撤轉(zhuǎn)”功能重新指定要流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)。（3-7）拷貝流程 在“流程定制”視圖下，選中某個流程前的復(fù)選框，然后再單擊“拷貝流程”按鈕，就會創(chuàng)建一個所選擇流程的副本流程。此功能主要是為了增加流程的復(fù)用性，當(dāng)流程之間的差別不是很大，就可以通過“拷貝流程”快速創(chuàng)建一個副本流程，再對副本流程進(jìn)行少許修改就會成為一個新的流程。副本流程的默認(rèn)命名方式為原流程名稱+拷貝次數(shù)+拷貝，即

22、如果原流程為：圖書審批流程，它的第一個副本流程名稱就為：圖書審批流程（1）拷貝。如果不想使用默認(rèn)名稱，也可以在副本流程創(chuàng)建成功后再單獨(dú)修改名稱。（3-8）刪除流程單擊流程庫中的“流程定制”鏈接，進(jìn)入“流程定制”視圖，選中流程列表中流程前的復(fù)選框，然后單擊頁面下部的“永久刪除”按鈕或者進(jìn)入流程查看頁面后單擊“刪除”按鈕，就可以將該流程刪除。（3-9）檢索本模塊提供了“快速搜索”和“高級搜索”兩種檢索方式，可以讓用戶方便、快捷地查看相關(guān)信息?！翱焖偎阉鳌碧峁┑氖悄：樵兎绞剑脩舨恍枰O(shè)定任何查詢條件，只需要輸入要查詢的關(guān)鍵字即可?！案呒壦阉鳌敝锌梢远ㄖ撇樵儣l件，進(jìn)行精確的查詢。在檢索頁面中可以選

23、擇檢索方式、檢索條件以及多種檢索條件同時進(jìn)行檢索。在該頁面中選擇檢索方式后再輸入檢索條件關(guān)鍵字，單擊添加條件，可以添加多個檢索條件，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，如果有符合條件的文檔，則出現(xiàn)搜索出來的文檔信息，如果沒有符合條件的文檔，則系統(tǒng)提示“沒有找到符合條件的文檔！請重新查詢！”。如果要重新查詢，輸入其它的關(guān)鍵字后再進(jìn)行檢索。3. 發(fā)文管理（1）功能描述發(fā)文管理包括企業(yè)內(nèi)部自行起草的公文發(fā)文，也包括上級來文在企業(yè)內(nèi)部的轉(zhuǎn)發(fā)。企業(yè)內(nèi)部的發(fā)文管理包括企業(yè)內(nèi)部的發(fā)文起草、發(fā)文審批，向各部門的發(fā)文登記、正式發(fā)文、發(fā)文撤回、查詢功能。對于請示類的公文，要求批復(fù)意見單獨(dú)行文，系統(tǒng)并能將相應(yīng)的請示、批復(fù)之間建立

24、關(guān)聯(lián)。（2）崗位設(shè)定崗位設(shè)定1.系統(tǒng)管理員 2.發(fā)文秘書 3.發(fā)文代辦人 4.發(fā)文起草人 5.公文下發(fā)范圍的用戶（3）操作權(quán)限發(fā)文秘書負(fù)責(zé)來文的整理、編號、填寫正式發(fā)文登記單、已發(fā)公文的撤回和發(fā)文選擇不定流程時中斷流程進(jìn)行正式發(fā)文。每個用戶都可以填寫發(fā)文內(nèi)容文檔，但是發(fā)文文檔最后將由發(fā)文秘書進(jìn)行正式發(fā)文。當(dāng)前環(huán)節(jié)執(zhí)行人可以編輯、審批處理發(fā)文；上一處理人可以撤回文檔。任何審批人都可以執(zhí)行“撤回”操作，只要公文沒有被其他審批人保存過就可以，公文一旦被審批人編輯保存過就不能再被撤回。發(fā)文秘書可以刪除所有發(fā)文公文，而一般用戶除了能刪除自己正在起草的發(fā)文文檔外不能刪除其他任何發(fā)文文檔。系統(tǒng)管理員可以定制

25、流程、創(chuàng)建、編輯發(fā)文表頭、印章樣式模板，而發(fā)文秘書可以創(chuàng)建、編輯發(fā)文表頭、印章樣式模板?！按蛴　惫δ埽汗牡膶徟?，公文管理員，還有收到公文發(fā)文通知的用戶都能“打印”公文。公文審批人在對公文編輯過后，必須保存才能把新更新的內(nèi)容打印出來。（4）查看權(quán)限發(fā)文公文流轉(zhuǎn)過程中，發(fā)文起草人和審批過的人可以查看公文的各個狀態(tài)。當(dāng)前環(huán)節(jié)執(zhí)行人只能查看發(fā)文公文的當(dāng)前狀態(tài)。發(fā)文代辦人將擁有發(fā)文管理中用戶給他的審批權(quán)限。系統(tǒng)管理員和發(fā)文秘書可以查看發(fā)文公文的各個狀態(tài)。公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，發(fā)文秘書進(jìn)行正式發(fā)文后，被指定下發(fā)范圍的用戶可以在導(dǎo)航樹的【公文閱覽】下查看和刪除公文（系統(tǒng)管理員除外，他可以看到所有的發(fā)文）。（5

26、） 操作過程（5-1）發(fā)文文書模塊管理員進(jìn)入發(fā)文管理模塊，頁面顯示如圖3-1：圖3-1發(fā)文文書在【公文配置】模塊進(jìn)行設(shè)置，這里不再敘述。（5-2）起草及流轉(zhuǎn)發(fā)文用戶進(jìn)入“公文查看”模塊新建發(fā)文。注意：新建發(fā)文之前需要先創(chuàng)建“紅頭樣式”、“印章樣式”、“編號維護(hù)”和“發(fā)文類型”，具體操作可到相關(guān)模塊下查看。a、新建發(fā)文每一個用戶都可以新建發(fā)文，用戶進(jìn)入“公文查看”模塊，在頁面右側(cè)的狀態(tài)列表里選擇除“待辦公文”外的其他任何狀態(tài)，然后單擊“新建”按鈕，彈出“選擇發(fā)文類型”頁面，如果選擇“XX發(fā)A類”,則新建的發(fā)文頁面，如圖3-2： 圖3-2如果選擇“XX發(fā)B類”,則新建的發(fā)文頁面，如圖3-3： 圖3

27、-3“用紅頭創(chuàng)建”：點(diǎn)“用紅頭創(chuàng)建”按鈕彈出“選擇紅頭”頁面，選擇紅頭樣式，輸入文件名稱后，點(diǎn)“確認(rèn)”將自動創(chuàng)建一個空的word文件，可以用來書寫公文。紅頭樣式需要在“紅頭樣式”中事先定義?！懊芗墶狈譃槠胀ǎ孛?，機(jī)密，絕密。“緩急”或“緊急程度”分為普通，急，緊急，特急。“核稿”，“擬稿人”，“擬稿單位”，“主送”，“抄送”，“抄報”都是從通訊錄中選擇部門或人員，當(dāng)發(fā)文發(fā)布后，分別給部門的部門秘書或選擇的人員發(fā)送郵件通知?！鞍l(fā)送人員”指定該份公文的接收人員。接收人員的來源有兩種方式：“查找”和“選擇個人群組”?！安檎摇敝械闹凳寝k公系統(tǒng)中的所有注冊用戶?！斑x擇個人群組”里的值在“部門角色（個人

28、群組）定義”中事先定義的。指定了發(fā)送人員后，該發(fā)文就會傳送到相應(yīng)部門的收文人員手中。“主送（主送單位）”：指定公文的接收部門。點(diǎn)開“查找”后會有兩項(xiàng)選擇：部門和部門群組?！安块T”列出了有收文庫的部門信息，“部門群組”則是在“公文配置”中事先定義的，指定了要接收該份公文的群組部門?！巴鈫挝弧保汗牡慕邮諉挝徊皇寝k公系統(tǒng)中的單位，可以通過此方式手動輸入或是選擇一個外單位。“外單位”有兩種產(chǎn)生方式：管理員在發(fā)文庫的“配置外單位”視圖下新建外單位，創(chuàng)建完的外單位供部門內(nèi)人員選擇使用；手動輸入，當(dāng)管理員創(chuàng)建的外單位不包含自己想要的單位，就可以在外單位頁面新創(chuàng)建一個。外單位因?yàn)槭寝k公系統(tǒng)之外的單位，因此在

29、“發(fā)文登記”中不記錄該公文的接收狀態(tài)。在主表單有此域，主要是起記錄作用。“標(biāo)題”和“份數(shù)”及發(fā)文附件需要手動添加。“主題詞”的功能是從“標(biāo)題”中提取重要的關(guān)鍵字/詞。單點(diǎn)“主題”后面的“提取”按鈕，就會從“標(biāo)題”中提取一些重要的關(guān)鍵字（詞），來作為文件的簡明標(biāo)題和關(guān)鍵信息，以方便日后查詢和檢索?！爸黝}詞”需要事先在Notes數(shù)據(jù)庫里錄入關(guān)鍵詞（數(shù)據(jù)庫文件名為：應(yīng)用路徑/keywordlib.ntf），只有在keywordlib.ntf庫里存在的關(guān)鍵詞才能被公文程序提取出來。填寫完以上內(nèi)容，單擊“保存退出”按鈕，發(fā)文起草完畢。保存完后，能看見該發(fā)文單的人都可以打印。b、編輯發(fā)文當(dāng)用戶新建的發(fā)文還

30、沒有進(jìn)入流程審批階段，那么用戶可以重新編輯該發(fā)文。即用戶選擇狀態(tài)為“正在起草”的發(fā)文文檔進(jìn)入編輯，修改發(fā)文信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除發(fā)文如果要想刪除某個公文，那么管理員可以在公文列表中選擇要刪除公文前的復(fù)選框后，單擊“直接刪除”按鈕，該公文將被刪除。或者一般用戶可以進(jìn)入自己建立的未進(jìn)入審批環(huán)節(jié)的公文編輯頁面中，然后單擊“刪除”按鈕，該公文也能被刪除。d、 選擇流程開始公文流轉(zhuǎn)起草公文填寫完正文部分內(nèi)容后，在IndiDocX的“流轉(zhuǎn)信息”選擇一個要使用的流程，然后點(diǎn)“提交”，公文就會根據(jù)流程的定義提交到下一處理人，開始了審批流程，直至流程結(jié)束。（5-3）發(fā)文紅頭樣式當(dāng)發(fā)文的審批流程結(jié)束

31、后，管理員將根據(jù)該發(fā)文的審批意見情況決定是否進(jìn)行正式發(fā)文。在進(jìn)行正式發(fā)文時需要選擇發(fā)文紅頭樣式。即在發(fā)文正文中顯示紅頭樣式。a、新建紅頭樣式只有管理員才能新建紅頭樣式。單擊“紅頭樣式”進(jìn)入頁面后，單擊“新建”按鈕，如圖3-4： 圖3-4填寫“樣式標(biāo)題”，“簡要說明”，上載包含紅頭樣式的word文件，最后單擊“提交”按鈕，該發(fā)文樣式將被保存，并在選擇發(fā)文樣式中的下拉框中顯示該發(fā)文樣式。如果要更換發(fā)文樣式，可以在此視圖下編輯或者新建、刪除發(fā)文樣式文檔。b、編輯紅頭樣式管理員進(jìn)入發(fā)文管理的“紅頭樣式”頁面中選擇要修改的紅頭樣式信息進(jìn)入編輯狀態(tài)，修改紅頭樣式信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除紅頭樣式

32、如果要刪除紅頭樣式文件，只要在要刪除的信息前面打勾，點(diǎn)擊“永久刪除”就可以刪除此信息。（5-4）印章管理蓋章操作一般也是在審批流程過程中或者結(jié)束后，由管理員選擇相應(yīng)的印章添加到發(fā)文主文檔中。a、新建印章樣式只有管理員才可新建印章樣式。單擊“印章樣式”進(jìn)入頁面后，單擊“新建”按鈕進(jìn)入新建頁面，如圖3-5：圖3-5在新建印章樣式的頁面上，填寫“印章標(biāo)題”和“簡要說明”，如果需要還可以在“使用范圍”中選擇當(dāng)前印章的使用人員范圍內(nèi)，如果不指定范圍默認(rèn)是全部人員都可以使用該印章；然后上載包含印章式樣的word文檔，點(diǎn)擊“提交”按鈕來保存當(dāng)前印章式樣。b、編輯印章式樣發(fā)文秘書進(jìn)入發(fā)文管理的“印章樣式”頁面

33、中選擇一條印章樣式記錄，即可進(jìn)入印章式樣的編輯狀態(tài)；修改印章樣式信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除印章樣式要想刪除某個印章樣式，管理員可進(jìn)入到“印章樣式”列表選中某條記錄前的復(fù)選框，然后再點(diǎn)“永久刪除”按鈕，就可刪除該印章樣式。d、印章樣式的使用在允許蓋章的審批環(huán)節(jié)，審批人可以在發(fā)文流轉(zhuǎn)表單的右上角看到“蓋章”按鈕。點(diǎn)擊該按鈕會彈出一個小窗口列出所有的印章式樣供審批人來選擇。選擇了合適的印章式樣后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，如果文檔上有印章域就蓋在印章域的位置，否則就會放到文檔的最后。如下圖3-6所示：圖3-6（5-5）編號維護(hù)編號操作一般是在公文審批流程過程中或者結(jié)束后，由公文文書選擇將編號添加到

34、發(fā)文主文檔中。a、新建編號編號除了在公文中允許手動填寫外，也可以在公文外事先創(chuàng)建編號樣式，在通過公文的“編號”按鈕，加到公文上。只有管理員才能新建編號樣式。單擊“編號維護(hù)”進(jìn)入列表頁面后，單擊“新建”按鈕，出現(xiàn)公文編號單頁面，如圖3-7：圖3-7“字號樣式”，“年度”和“流水號”是必須輸入項(xiàng)，輸入完這些信息后，會自動生成“最新字號”。年度的值為系統(tǒng)的當(dāng)前年份?？梢赃M(jìn)行“大流水編號”，即在字號樣式處同時設(shè)置幾個樣式，并用逗號隔開，如“公司發(fā)文，公司收文，公司請示報告”對于這幾個樣式進(jìn)行統(tǒng)一編號，即當(dāng)選擇了“公司發(fā)文8號”后，其余的兩個樣式就不能再選擇8號了。當(dāng)刪除了一篇已編號的公文時，可以通過對

35、“漏號”的編輯，進(jìn)行補(bǔ)號，這樣可以充分利用編號資源。b、編輯編號式樣公文文書進(jìn)入發(fā)文管理的“編號維護(hù)”頁面中選擇一條編號記錄，打開即可進(jìn)入編輯狀態(tài)；修改編號信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除編號式樣要想刪除編號，管理員可進(jìn)入到“編號維護(hù)”列表選中某條記錄前的復(fù)選框，然后再點(diǎn)“永久刪除”按鈕，就可刪除該編號。d、編號的使用單擊公文頁面上的“編號”按鈕出現(xiàn)編號選擇列表，如圖3-8：圖3-8選擇一個編號樣式后，公文的編號值就以該編號樣式的最大流水號為起點(diǎn)加1，就是當(dāng)前公文的編號，編號的值將保存在公文的“發(fā)文編號”區(qū)域里。（5-6）發(fā)文類型是由管理員創(chuàng)建，普通用戶可以選擇使用一種公文樣式類型。若為“

36、XX發(fā)A類”如：慧點(diǎn)科技發(fā)A類，則新建的發(fā)文頁面，如圖3-2所示。若為“XX發(fā)B類”,如：慧點(diǎn)科技發(fā)B類，則新建的發(fā)文頁面，如圖3-3所示。a、新建發(fā)文類型部門的公文系統(tǒng)配置完之后（在【公文配置表】里配置），發(fā)文類型有兩個初始值：通常為“XX發(fā)A類”和“XX發(fā)B類”。管理員也可進(jìn)入“發(fā)文類型”列表后，單擊該頁面上的“新建”按鈕，來新建發(fā)文類型，如圖3-9： 圖3-9“發(fā)文類型”：定義公文的顯示樣式是稿紙樣式還是公文樣式。該項(xiàng)是必須輸入項(xiàng)。“默認(rèn)流程”：為發(fā)文或收文定義一個默認(rèn)的審批流程，還可以通過設(shè)置“啟用”和“禁用”決定是否啟用該默認(rèn)流程?！白颖韱巍保憾x公文的顯示樣式，該字段的值為英文：若

37、值為sfrmgaozh，即公文顯示樣式為稿紙樣式（或是A類公文類型），可參看圖3-9，若值為 sfrmgongwensx ，即為公文樣式（或是B類公文類型），可參看圖3-10。b、編輯發(fā)文類型公文文書進(jìn)入發(fā)文管理的“發(fā)文類型”頁面中選擇一條發(fā)文類型記錄，打開即可進(jìn)入編輯狀態(tài)；修改各項(xiàng)信息后單擊“確定”按鈕即可保存更改。c、刪除發(fā)文類型要想刪除發(fā)文類型，管理員可進(jìn)入到“發(fā)文類型”列表選中某條記錄前的復(fù)選框，然后再點(diǎn)“永久刪除”按鈕，就可刪除該發(fā)文類型。（5-7）公文流轉(zhuǎn)審批起草好的公文可以保存，留待以后發(fā)送審批，也可以直接進(jìn)入審批流轉(zhuǎn)。用戶起草完發(fā)文后，單擊下面的“流轉(zhuǎn)信息”標(biāo)簽，切換到設(shè)置流轉(zhuǎn)

38、信息頁面，如圖3-10：圖3-10（5-7-1）公文的流轉(zhuǎn)過程選擇流程：當(dāng)起草人起草完發(fā)文，到設(shè)置流轉(zhuǎn)信息頁面，選擇文件的流轉(zhuǎn)方式為“選擇從流程定義中已設(shè)置好的流程”。（注：怎樣進(jìn)行流程設(shè)置，請參見“流程定制工具”模塊的說明。）單擊“查找”按鈕，出現(xiàn)包含已經(jīng)定義并可用的所有流程的選擇框，選擇一個審批流程提交后，流程會按照流程定制中設(shè)定的過程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。“選擇是否催辦”：是公文當(dāng)前審批人向下一審批人發(fā)起的催辦操作。如果選擇“是”，再選擇“辦復(fù)日期”，填寫“提前催辦天數(shù)”，如果到了提前催辦天數(shù)審批人還沒有審批，系統(tǒng)會自動發(fā)送提示郵件給審批人?！疤嵝选保捍税粹o只能部門文書可以看到和使用。公文開始流轉(zhuǎn)后

39、，文書就可以看到此按鈕，并可通過此按鈕向公文的當(dāng)前審批人發(fā)出催辦提醒。創(chuàng)建完的催辦單會在【催辦提醒】下保存。（5-7-2）流轉(zhuǎn)過程中審批人可以進(jìn)行的操作1、流轉(zhuǎn)過程中審批人可以填寫審批意見和手寫批示，；2、起草階段不可以填寫審批意見和手寫批示；3、如果在流程定制中指定了某個環(huán)節(jié)可以“駁回”、“會簽”、“清稿”、“套打”和“蓋章”，則流轉(zhuǎn)到那個環(huán)節(jié)時，環(huán)節(jié)的審批人就有“駁回”、“會簽”、“清稿”、“套打”和“蓋章”的權(quán)限；4、只要公文處于起草環(huán)節(jié)，就可以重新選擇流程。不論公文是被撤回，或是駁回到起草環(huán)節(jié)。（5-7-3）流轉(zhuǎn)處理過程和處理完的狀態(tài)將發(fā)文表單提交給下一處理人后，文件起草人只可以查看發(fā)

40、文單的處理狀態(tài)，不能再修改。（5-7-4）公文與【待辦事宜】的結(jié)合使用審批人可以到【個人事務(wù)】下的【待辦事宜】或是部門公文“公文查看”下面的“待辦公文”中查看正等待著審批人處理的發(fā)文，打開后填寫完審批意見和手寫批示后，提交下一處理人處理，這時該審批人就在“待辦公文”里看不到該發(fā)文表單了。當(dāng)流程的所有環(huán)節(jié)都處理完了，流程自動結(jié)束。系統(tǒng)提示將發(fā)文發(fā)往管理員處由管理員進(jìn)行下一步的處理。（5-7-5）公文流轉(zhuǎn)過程中“流程圖”的使用公文在流轉(zhuǎn)之后，審批人可以通過“流程圖”按鈕，動態(tài)展示該公文的流轉(zhuǎn)過程。點(diǎn)擊“流程圖”進(jìn)入如圖3-11所示畫面： 圖 3-11“播放流程動畫”：單擊此按鈕后，就開始連續(xù)地自動

41、演示公文的流轉(zhuǎn)過程。演示到某環(huán)節(jié)上時，可以看到環(huán)節(jié)的處理人名稱，指示線的顏色也隨之發(fā)生變化。如果公文是尚未流轉(zhuǎn)完的，動態(tài)演示只會演示到當(dāng)前環(huán)節(jié)為止。“暫?！保簳和．?dāng)前的動態(tài)演示?！皢尾讲シ拧保菏髽?biāo)單擊一下，動態(tài)演示就只演示一步?！巴Ｖ埂保和Ｖ巩?dāng)前的演示?！半[藏圖例”：單擊此按鈕后，就會隱藏畫面下方的說明圖例?！瓣P(guān)閉”：關(guān)閉當(dāng)前演示畫面。（5-7-6）公文中IndiDocX的使用 公文中正文的下方都會有IndiDocX控件，協(xié)助公文的審批。如圖3-12： 圖3-12IndiDocX控件提供了以下功能：引入文檔，打開選中的文件，保存選中文件到本地，刪除選中文件，剪切選中文件到剪貼板，復(fù)制選中文件到

42、剪貼板，粘貼剪貼板中的文件，大圖標(biāo)，詳細(xì)資料，查看修訂記錄，關(guān)于，瀏覽批注，手寫原文批注，清稿，文件置頂，文件前移，文件后移，標(biāo)識為重要文件。其中瀏覽批注，手寫原文批注，清稿這三項(xiàng)功能是需要安裝手寫控件才能使用和看到的。（在OA【常用信息】的“OA軟件安裝”下提供了安裝方式）“引入文檔”：從本地上傳文件到IndiDocX中，作為公文的附件?！按蜷_選中的文件”：打開選中的文件。也可以能過雙擊打開文件。“保存選中文件到本地”：將選中的文件保存到本地。“大圖標(biāo)”：將引入的文檔，按照大圖標(biāo)方式排列。“詳細(xì)資料”：將引入的文檔，按照詳細(xì)資料方式排列?！安榭葱抻営涗洝保簡螕舸税粹o后會打開一個txt文件，里

43、面記錄控件的修訂記錄。“關(guān)于”：控件的版本信息。“手寫原文批注”：會調(diào)用EDI全文批注系統(tǒng)進(jìn)行手寫批注。“瀏覽批注”：調(diào)用EDI全文批注系統(tǒng)瀏覽批注信息?！扒甯濉保呵宄囊郧暗膶徟圹E。“文件置頂”：將選中的文檔排在第一位?！皹?biāo)識為重要文件”：將選中的文檔標(biāo)識為紅色，以示重要；可以將多個文檔標(biāo)識為重要。 如果用戶安裝了IndiImage掃描軟件，在IndiDocX中還會看到“掃描文件”和“掃描圖片”這兩個按鈕，它們的功能如下：“掃描文件”：在公文中新加一個文件，這個文件來自于你用掃描儀掃描到的圖片。“掃描圖片”：在選中一個tif格式文件時， 此按鈕可用，該按鈕的功能為在tif文件中新加一頁，

44、該頁的圖片來自于用掃描儀掃到的圖片。如果流程定義中指定此環(huán)節(jié)的屬性是只讀，那IndiDocX中的文件也會被置成只讀屬性，不能被編輯；如果流程中指定此環(huán)節(jié)的屬性是可編輯的，那文件打開后就允許被編輯保存。（5-8）公文關(guān)聯(lián) 管理員在公文配置中對發(fā)文，收文，請示報告的數(shù)據(jù)庫選擇它所要關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，如下圖所示：圖3-13 起草一篇發(fā)文或?qū)倪M(jìn)行審批時，在“審批意見”后選擇“公文關(guān)聯(lián)”，點(diǎn)擊“增加”按鈕，彈出一個搜索界面，輸入相應(yīng)的搜索字段，就會在與本庫關(guān)聯(lián)的庫中搜到相關(guān)文檔，如下圖所示： 圖3-14選中要關(guān)聯(lián)的文檔，然后點(diǎn)擊“關(guān)聯(lián)”按鈕，會提示“成功關(guān)聯(lián)了X條文檔”。也可以對已關(guān)聯(lián)的文檔刪除。公文流

45、轉(zhuǎn)過程中只有對關(guān)聯(lián)文檔有查看權(quán)限的處理人才能正常打開所關(guān)聯(lián)的文檔。（5-9）會簽選擇及會簽終止 若在流程定制中設(shè)置了某環(huán)節(jié)可以會簽，點(diǎn)擊“會簽”按鈕會出現(xiàn)會簽提交的界面：可以選擇“并發(fā)會簽”或“順序會簽”。公文現(xiàn)在只有并發(fā)會簽，在一些會簽過程中，其中一個部門需要參考另一個部門的意見的情況。順序會簽依次完成意見的填寫，在第一個部門填寫好意見提交后，為了方便其他人查看公文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)情況，把信息反饋到主文檔中，同時對第二個部門發(fā)起會簽。第一個會簽部門接收公文，開始會簽，可以引入新的意見附件或者填寫意見。確認(rèn)提交的動作首先把引入的新附件、填寫的意見反饋回去到主文檔，同時開始對第二個部門發(fā)起會簽。在會簽

46、提交頁面，羅列出本部門所有人的會簽意見，管理員可以選擇其中的一些反饋到主文檔。在發(fā)放登記單中的標(biāo)題上增加對主文檔的鏈接，點(diǎn)擊可隨時查看部門收文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。會簽的發(fā)起人，打開一片公文時，會出現(xiàn)“會簽終止”按鈕，對于已經(jīng)發(fā)起會簽的部門可以選擇終止某幾個或者全部的部門、個人。參與會簽人可以增加其他會簽人，在參與會簽人的審批公文界面會同時出現(xiàn)“會簽提交”及“會簽”按鈕。（5-10）正式發(fā)文及發(fā)文撤回管理員在導(dǎo)航樹部門公文類別下“公文查看”列表頁面中選擇一條處理狀態(tài)為“流程結(jié)束”的記錄進(jìn)入發(fā)文正文，在該頁面上單擊“發(fā)文”按鈕后，該發(fā)文文檔會發(fā)送給相關(guān)人員和部門；同時后臺自動生成正式發(fā)文登記單。正式發(fā)文后

47、的文檔會在“已發(fā)文”中顯示，點(diǎn)擊“已發(fā)文”就可以直接查看。對于已經(jīng)正式發(fā)文的公文，公文文書還可以通過“發(fā)文撤回”按鈕撤回該公文，編輯保存后再進(jìn)行重新發(fā)文或不再進(jìn)行發(fā)文。發(fā)文是否被撤回及其接收狀態(tài)可以在“發(fā)文登記單”下查看。登記單的頁面如圖3-15所示：圖3-15發(fā)放登記單記錄發(fā)文文檔的簡要信息和發(fā)送信息及撤回狀態(tài)。在收文模塊接收到發(fā)文文檔，并進(jìn)行“接收”操作后，該發(fā)文登記單中該部門對應(yīng)的發(fā)送狀態(tài)就會由“待接收”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙呀邮铡?。管理員可以通過查看發(fā)送狀態(tài)來檢查部門是否收到發(fā)文。已經(jīng)發(fā)文的公文，還可以通過公文主表單的“發(fā)文撤回”按鈕，撤回此公文，撤回后的公文其狀態(tài)自動標(biāo)識為“正式發(fā)文撤回”。撤回

48、的原因可以有：發(fā)錯部門或人員，少發(fā)部門或人員，公文需要補(bǔ)充些內(nèi)容再次發(fā)文等。例如某份已經(jīng)發(fā)文的公文，主送單位有人事部，政務(wù)部，業(yè)務(wù)辦公室三個部門，如果想撤回人事部的此公文，可以單擊“發(fā)文撤回”按鈕，然后在出現(xiàn)的部門樹中將人事部一項(xiàng)刪除掉，“確定”后，返回到公文主表單，在“主送單位”域里還可以看到有人事部一項(xiàng)這個值，但到“發(fā)放登記”中打開此公文，就會發(fā)現(xiàn)關(guān)于人事部一項(xiàng)的接收狀態(tài)已經(jīng)是“已撤回”。 發(fā)布后，需要發(fā)布給整個公司看，如果下發(fā)到各部門，文書接收后普發(fā)功能，發(fā)文結(jié)束后可以通過點(diǎn)擊“發(fā)布到電子公告”按鈕，發(fā)布到電子公告中。（5-11）上報發(fā)文打開處理狀態(tài)為“流程結(jié)束”的文檔打開后，點(diǎn)擊“上報

49、”按鈕，進(jìn)入上報頁面如圖3-16：圖3-16點(diǎn)擊“選擇”按鈕，選擇上報部門，選擇是否郵件、短信通知，填寫完畢后，點(diǎn)擊“確定”按鈕。上報后的發(fā)文，顯示在“已上報”信息列表中，直接點(diǎn)擊“已上報”就可以查看上報的發(fā)文。（5-12）歸檔正式發(fā)文和上報的發(fā)文可以直接點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，進(jìn)行歸檔處理。歸檔后的發(fā)文會顯示在“已歸檔”信息列表中，同時會復(fù)制一份文檔到“檔案庫”。點(diǎn)擊“已歸檔”可以直接查看已經(jīng)歸檔的發(fā)文文檔。已歸檔下的“發(fā)布范圍”指定公文的查看范圍，范圍內(nèi)的人員可以到其部門下的“已歸檔”查看相關(guān)公文。（5-13）信息的刪除如果要想刪除某個信息，那么管理員可以在各個信息列表中選擇要刪除的信息前的復(fù)選

50、框后，單擊“永久刪除”按鈕，該信息將被刪除。或者一般用戶可以進(jìn)入自己建立的未進(jìn)入審批的編輯頁面中，然后單擊“刪除按鈕，該信息將被刪除。（5-14）檢索信息本模塊提供了“快速搜索”和“高級搜索”兩種檢索方式，可以讓用戶方便、快捷地查看發(fā)文信息“快速搜索”提供的是模糊查詢的方式，用戶不需要設(shè)定任何查詢條件，只需要輸入要查詢的關(guān)鍵字即可。“高級搜索”中可以定制查詢條件，進(jìn)行精確的查詢。在檢索頁面中可以選擇檢索方式、檢索條件以及多種檢索條件同時進(jìn)行檢索。在該頁面中選擇檢索方式后再輸入檢索條件關(guān)鍵字，單擊添加條件，可以添加多個檢索條件，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，如果有符合條件的文檔，則出現(xiàn)搜索出來的文檔信息

51、，如果沒有符合條件的文檔，則系統(tǒng)提示“沒有找到符合條件的文檔！請重新查詢！”。如果要重新查詢，輸入其它的關(guān)鍵字后再進(jìn)行檢索。4. 收文管理（1） 功能描述【收文管理】模塊用來對收文進(jìn)行系統(tǒng)的管理，使整個收文的處理過程實(shí)現(xiàn)了電子化審批，實(shí)現(xiàn)了從收文登記、流轉(zhuǎn)審批直到正式收文的全部功能。（2） 操作過程（2-1）收文登記模塊管理員進(jìn)入收文管理頁面，頁面顯示如圖4-1：圖4-1選擇狀態(tài)為“待接收”的記錄，打開出現(xiàn)“公司收文單”頁面，如圖4-2：圖4-2如果此時單擊“退出”按鈕，系統(tǒng)將只保存收文登記文檔并為可編輯狀態(tài)，用戶可以以后再編輯該文檔；單擊“保存并退出”按鈕，系統(tǒng)將同時保存附件文檔（為不可編輯

52、狀態(tài)）和收文文檔（可編輯，用戶可以再進(jìn)行編輯或提交審批）；“主題詞”的功能與發(fā)文的一樣，可參考發(fā)文中的“主題詞”說明。點(diǎn)擊“接收”，此文檔將顯示為“已接收”狀態(tài)，并且顯示在“收文登記”視圖下，點(diǎn)擊后頁面顯示如圖4-3：圖4-3填寫（或讀取）“主題詞”、“來文份數(shù)”、“來文字號”完畢后，點(diǎn)擊“保存退出”。如果沒有填寫“主題詞”頁面會彈出“請?zhí)顚懼黝}詞”信息，如果“來文份數(shù)”沒有填寫或填寫“空格”，頁面會提示“文件份數(shù)有誤，請輸入數(shù)字”等信息以示警示?！笆瘴奶枴笔亲詣泳幪柕模∽杂谑瘴牡摹熬幪柧S護(hù)”。（注：關(guān)于編號的使用可參考發(fā)文中的“編號維護(hù)”說明。）如果要刪除此收文信息，直接點(diǎn)擊“刪除”按鈕，

53、就可把此信息刪除。（2-2）待辦公文該目錄下存儲所有正等待文書處理的公文，包含等待接收的公文和正要開始流轉(zhuǎn)的公文。選擇狀態(tài)為“待接收”的一條記錄，打開進(jìn)入后，如圖4-4：點(diǎn)該頁面上的“接收”按鈕,出現(xiàn)“選擇收文類型”頁面，選擇一種收文樣式后，公文此時的狀態(tài)由“待接收”變?yōu)椤耙呀邮铡?，并在【在辦公文】或【待辦公文】目錄下保存。 圖4-4（2-3）收文流轉(zhuǎn)在【在辦公文】目錄下選擇“處理狀態(tài)”為“已接收”的文檔，點(diǎn)擊進(jìn)入后，出現(xiàn)如圖4-5：圖4-5如果尚沒有選擇收文流程，則需在“流轉(zhuǎn)信息”里選擇一個流程，收文流程需要事先在部門流程定義中定義。選擇完畢后，點(diǎn)擊“提交”進(jìn)行收文流轉(zhuǎn)。收文流轉(zhuǎn)的過程類似于

54、發(fā)文流轉(zhuǎn)過程，其中需要注意的是，終止會簽時，接收部門打開文件會給出提示，會簽反饋時，反饋人可以選擇是將所有意見反饋給發(fā)起部門或者另外輸入一些匯總意見。選擇性意見反饋饋圖4-6點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕，進(jìn)入轉(zhuǎn)發(fā)頁面，如圖4-7：圖4-7選擇“轉(zhuǎn)發(fā)部門”、“轉(zhuǎn)發(fā)人”和“是否郵件、短信通知”，選擇完畢后，點(diǎn)擊“確定”進(jìn)行提交。轉(zhuǎn)發(fā)后的收文在“反饋登記”中顯示，點(diǎn)擊每條信息頁面顯示如圖4-8：圖4-8當(dāng)發(fā)往單位接收到文件時，“反饋登記”中的狀態(tài)將由“待接收”改為“已接收”狀態(tài)。當(dāng)我們接收的文件是轉(zhuǎn)發(fā)來的時候，接收后文件將顯示在“轉(zhuǎn)發(fā)文件”列表中。在這里要說明一點(diǎn)，收文登記和流轉(zhuǎn)中的收文分別在“收文登記”列表和“在辦公文”列表下顯示，流程結(jié)束的收文在“等待歸檔