1、采購管理審計(jì)工作匯報(bào)目錄工程選擇現(xiàn)狀分析采購管理審計(jì)建議工作匯報(bào)重要風(fēng)險(xiǎn)及建議解決方案 優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí) 工程選擇 309年人品出問題總和4一、一個(gè)案例：“全能型好員工吃回扣深圳張三的案例一個(gè)維修、采購、商務(wù)車司機(jī)、洗車、保險(xiǎn) 樣樣都會(huì)的員工、一個(gè)所有領(lǐng)導(dǎo)都一致好評(píng)的員工，一個(gè)在4年工作中不知道評(píng)了多少個(gè)A的員工，在采夠期間收取2000元回扣因以人品出問題而離職。成都XX、XX5反思為什么在公司人品舉報(bào)機(jī)制如此嚴(yán)厲的情況下還會(huì)出現(xiàn)此類事件，并屢禁不止。為什么會(huì)因?yàn)閰^(qū)區(qū)2000元錢、甚至300元、240元而冒著被開除以及法律的風(fēng)險(xiǎn)出賣了自己的人品呢？6結(jié)論因?yàn)槲覀兊牧鞒逃新┒匆驗(yàn)槲覀兊闹贫炔煌晟埔驗(yàn)?/p>

2、我們的內(nèi)控沒有做好因?yàn)槲覀兊穆┒刺峁┝艘粋€(gè)“滋生舞弊的土壤！7什么是內(nèi)控？內(nèi)部控制是一個(gè)組織為了實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)而采取的一系列控制措施和行為的過程。這個(gè)過程主要有三個(gè)目的：合規(guī)性、經(jīng)營的效率和有效性、財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性 。8各類舞弊損失金額數(shù)據(jù)來源：2006年美國反舞弊師協(xié)會(huì)ACFE報(bào)告9選題原因2021年一季度，我們對(duì)公司總經(jīng)辦-采購部進(jìn)行了初步審計(jì)。 1、采購部是公司采購活動(dòng)最頻繁，采購量最大的部門。2、可以為做標(biāo)桿，讓其他采購部門進(jìn)行學(xué)習(xí)。 3、文件和流程的標(biāo)準(zhǔn)最全的部門。10現(xiàn)狀分析11背景介紹部門人員組成工作內(nèi)容月平均采購額采購部1名高級(jí)經(jīng)理、4名采購員 固定資產(chǎn)類、低值易耗品類、辦公用品類

3、、禮品類、辦公家具類、外場用品類、營銷物資以及其他經(jīng)營活動(dòng)所需各類物資0000000元部門人員組成工作內(nèi)容倉管組1名經(jīng)理、2名倉管員負(fù)責(zé)部分采購物品的入庫、保管、下發(fā)和月末的盤點(diǎn)工作會(huì)計(jì)部1名倉管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)記錄物資出入庫的臺(tái)帳，同時(shí)監(jiān)督倉管人員的月末盤點(diǎn)，審批盤點(diǎn)差異處理等12采購員采購部高級(jí)經(jīng)理倉管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需求部門申請(qǐng)需求單系統(tǒng)中申請(qǐng)OA/ERP審批審批審核是否倉庫審批審批匯總選擇供給商是否招標(biāo)是否否是招標(biāo)會(huì)確定供給商采購采購單是否入庫入庫下發(fā)采購員下發(fā)是否現(xiàn)階段流程入庫單13現(xiàn)有流程的內(nèi)控點(diǎn)流程節(jié)點(diǎn)內(nèi)控點(diǎn)有效內(nèi)控流程缺陷需求申請(qǐng)1、采購訂單根據(jù)需求部門申請(qǐng)生成,并逐級(jí)審批。授權(quán)審批，保證了需

4、求的真實(shí)性，防止舞弊申請(qǐng)物品規(guī)格沒有規(guī)范；目前未作預(yù)算，審批人無法確定需求是否合理供應(yīng)商選擇3、大額物品招標(biāo)采購有效的保證了物品的價(jià)格及質(zhì)量防止舞弊發(fā)生文件規(guī)定實(shí)操性不強(qiáng)4、電腦、磅秤等指定了固定的供應(yīng)商保證了供貨周期和質(zhì)量無供應(yīng)商考評(píng)制度，后期得不到有效的監(jiān)管5、小額低值易耗品商場采購保證物品的質(zhì)量，防止發(fā)生舞弊文件規(guī)定不明確驗(yàn)收入庫5、部分物資由倉庫根據(jù)申請(qǐng)單驗(yàn)收入庫不相容職務(wù)分離。保證了物品的真實(shí)性未完全分離。報(bào)銷憑證不齊全6、部分物品還是取得了送貨清單保證了入庫貨物的真實(shí)性和可追溯性報(bào)銷憑證不齊全物資下發(fā)7、物資下發(fā)時(shí)部分保存了下發(fā)憑證（運(yùn)單）保證了下發(fā)的真實(shí)性，防止舞弊下發(fā)憑證收集不

5、完全應(yīng)付賬款8、財(cái)務(wù)對(duì)訂單、發(fā)票等報(bào)銷憑證的審核。保證應(yīng)付賬款的真實(shí)性送貨單不完全取得，沒有妥善保存14預(yù)期目標(biāo) 1、檢查采購制度的完善程度，制度的執(zhí)行情況4、檢查采購的合規(guī)情況2、對(duì)于沒有制度的采購建議形成標(biāo)準(zhǔn)的文件 3、梳理出清晰的采購流程，建議全公司統(tǒng)一執(zhí)行本次審計(jì)預(yù)期到達(dá)目標(biāo)15審計(jì)程序?qū)徲?jì)程序1、對(duì)被審計(jì)單位根本情況調(diào)查2、進(jìn)駐被審計(jì)部門，執(zhí)行審計(jì)程序3、搜集審計(jì)證據(jù)編制審計(jì)工作底稿4、出具審計(jì)報(bào)告初稿5、與被審計(jì)單位溝通形成審計(jì)意見書6、后續(xù)審計(jì)16重要風(fēng)險(xiǎn)及建議解決方案17審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題本次審計(jì)涉及到采購的各方面，發(fā)現(xiàn)存在風(fēng)險(xiǎn)問題18個(gè)。重點(diǎn)問題5個(gè)。并提出相應(yīng)的建議解決方案。重大

6、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)具體事例導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)采購需求1、采購需求數(shù)量與采購訂單不相符，存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)工作流號(hào)：00000.南京*，申請(qǐng)5各方。下發(fā)500塊。工作流號(hào)00000，杭州*，申請(qǐng)1000根，下發(fā)800塊。規(guī)格不明確，采購員舞弊2、發(fā)現(xiàn)不按工作流僅靠郵件的采購需求工作流號(hào)：0000/0000，青島外場，申請(qǐng)木條。審批為“當(dāng)?shù)夭少彛瑧{發(fā)票報(bào)銷”.實(shí)際由采購部采購并報(bào)銷。需求不真實(shí)，重復(fù)報(bào)銷。預(yù)算方面1、按照歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)算，預(yù)算不準(zhǔn)確。 9-11月實(shí)際采購額平均為2789289.平均預(yù)算額為：1745000.超預(yù)算采購：710956。不利于公司資金管理及利用2、部門預(yù)算不準(zhǔn)，導(dǎo)致臨時(shí)性采購過多、采購時(shí)間緊迫。本

7、次IT部搬家，沒有做好預(yù)算。原計(jì)劃80套，后追加28套高價(jià)采購，產(chǎn)品質(zhì)量得不到保證。導(dǎo)致舞弊發(fā)生。18發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)問題及風(fēng)險(xiǎn)重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)具體事例導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商選擇 1、供應(yīng)商的選擇、審批、確定都是有采購人員一人確定的。叉車、貨架等物品的供應(yīng)商均未經(jīng)過招標(biāo)，由采購員選擇供應(yīng)商。物品質(zhì)量得不到保證；供應(yīng)商串通舞弊。2、詢比價(jià)的記錄沒有進(jìn)行保存，無法進(jìn)行后期的對(duì)比以及檢查。數(shù)碼相機(jī)、值班床等詢比價(jià)采購物品，詢比價(jià)記錄沒有保存。采購價(jià)無法進(jìn)行對(duì)比，高價(jià)采購，產(chǎn)生舞弊。3、供應(yīng)商沒有完整的評(píng)選制度及后期考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。所有物品均沒有供應(yīng)商后期考評(píng)制度。采購價(jià)格和質(zhì)量無法得到持續(xù)性保證，影響公司利益。不相容崗位分

8、離采購員即負(fù)責(zé)采購環(huán)節(jié)，又負(fù)責(zé)驗(yàn)收、下發(fā)環(huán)節(jié)。數(shù)碼相機(jī)、錄音筆等物品采購、驗(yàn)收、下發(fā)均由采購員負(fù)責(zé)。采購員私自藏匿貨物，產(chǎn)生舞弊。倉庫盤點(diǎn)下發(fā)1、供應(yīng)商下發(fā)物資未收集送貨單。供應(yīng)閃對(duì)賬用申請(qǐng)單對(duì)賬，未用送貨單進(jìn)行對(duì)賬。需求未得到確認(rèn)，損害公司利益。2、報(bào)廢物資放置在倉庫，但沒有進(jìn)行登記。倉庫盤點(diǎn)差異處理過于簡單，僅有倉管會(huì)計(jì)進(jìn)行調(diào)整即可。1月19日監(jiān)督倉庫盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)：報(bào)廢、過期物資未進(jìn)行登記。盤點(diǎn)差異由倉管會(huì)計(jì)調(diào)平。導(dǎo)致私自出庫，倉管舞弊。19風(fēng)險(xiǎn)管理及風(fēng)險(xiǎn)地圖風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)管理就是在一個(gè)肯定有風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中如何花最少的錢來把風(fēng)險(xiǎn)降到最低的過程。發(fā)現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)，如何去解決風(fēng)險(xiǎn)。什么是風(fēng)險(xiǎn)管理？20風(fēng)險(xiǎn)地

9、圖危害性輕微 中等 重大高中低CGHDBHF發(fā)生頻率說明：A 需求部門申請(qǐng)物品規(guī)格沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。B 無預(yù)算及超預(yù)算采購C 采購員決定供給商D 供給商無選取考核標(biāo)準(zhǔn)E 我公司與供貨商簽訂合同主體不明確F 合同條款沒有經(jīng)過相關(guān)部門審核G 采購員既負(fù)責(zé)采購又負(fù)責(zé)下發(fā)H 供給商直接下發(fā)的對(duì)賬沒有憑簽收單I 倉庫盤點(diǎn)差異處理過于簡單。J 報(bào)廢、過期物品沒有庫存登記 K 員工離職EJKIA21風(fēng)險(xiǎn)處理策略危害性可能性轉(zhuǎn)移避免降低可接受大小高低GBCDEFAHIJK說明：A 需求部門申請(qǐng)物品規(guī)格沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。B 無預(yù)算及超預(yù)算采購C 采購員決定供給商D 供給商無選取考核標(biāo)準(zhǔn)E 我公司與供貨商簽訂合同主體不明

10、確F 合同條款沒有經(jīng)過相關(guān)部門審核G 采購員既負(fù)責(zé)采購又負(fù)責(zé)下發(fā)H 供給商直接下發(fā)的對(duì)賬沒有憑簽收單I 倉庫盤點(diǎn)差異處理過于簡單。J 報(bào)廢、過期物品沒有庫存登記 K 員工離職22重大風(fēng)險(xiǎn)建議解決方案重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)建議解決方策采購需求1、采購需求數(shù)量與采購訂單不相符，存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)利用ERP系統(tǒng)，對(duì)于申請(qǐng)物品的規(guī)格進(jìn)行限制2、發(fā)現(xiàn)不按工作流僅靠郵件的采購需求對(duì)于改變采購地點(diǎn)的，審批時(shí)應(yīng)系統(tǒng)中備注，或重新修改異地代購流程預(yù)算方面1、按照歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)算，預(yù)算不準(zhǔn)確。倡導(dǎo)各個(gè)部門進(jìn)行預(yù)算，對(duì)于物品進(jìn)行分類哪些可以多次申請(qǐng)，哪些進(jìn)行限制申請(qǐng)，保證部門需求。2、部門預(yù)算不準(zhǔn)，導(dǎo)致臨時(shí)性采購過多、采購時(shí)間緊迫。

11、建議進(jìn)行精確預(yù)算，并進(jìn)行考核。供應(yīng)商選擇1、供應(yīng)商的選擇、審批、確定都是有采購人員一人確定的。按照ABC分類法對(duì)物品進(jìn)行分類。按照物品的分類對(duì)應(yīng)相應(yīng)的采購模式。2、詢比價(jià)的記錄沒有進(jìn)行保存，無法進(jìn)行后期的對(duì)比以及檢查。對(duì)于改變采購地點(diǎn)的，審批時(shí)應(yīng)系統(tǒng)中備注，或重新修改異地代購流程3、供應(yīng)商沒有完整的評(píng)選制度及后期考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。制定供應(yīng)商的評(píng)選制度及后期考評(píng)機(jī)制23重大風(fēng)險(xiǎn)建議解決方案重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)建議解決方策不相容崗位分離1、采購員即采購又負(fù)責(zé)驗(yàn)收、下發(fā)所有采購物品入庫，由倉庫下發(fā)倉庫盤點(diǎn)下發(fā)1、供應(yīng)商下發(fā)物資未收集送貨單。收集供應(yīng)商的送貨單、作為對(duì)賬憑證2、報(bào)廢物資放置在倉庫，但沒有進(jìn)行登記。倉庫盤點(diǎn)差異處理過于簡單，僅有倉管會(huì)計(jì)進(jìn)行調(diào)整即可。所有入庫物資進(jìn)行登記。盤點(diǎn)差異進(jìn)行分級(jí)審批制度。24優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)25優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)節(jié)選2、供給商選擇/認(rèn)證過程不能由采購人員或采購部門單獨(dú)完成。同時(shí)選擇/認(rèn)證責(zé)任應(yīng)與應(yīng)付賬款管理和付款責(zé)任別離。2、供給商選擇由采購員負(fù)責(zé)。同時(shí)采購員負(fù)責(zé)與月結(jié)供給商對(duì)賬。3、必須制定供給商選擇/認(rèn)證政策、流程，并經(jīng)過審批。3、無供給商選擇/認(rèn)證政策及流程 4、 供給商選擇/認(rèn)證過程必須有完整記錄，并形成文件，妥善保存。4、供給商選擇/認(rèn)證過程記錄保存不完整。5、必須建立供給商信息管理機(jī)制，選擇/認(rèn)證通過后的供給商信息