1、高效時間管理高效時間管理 課程目標(biāo) 認知時間，了解時間管理對個人成長、組織成功的重要性； 探尋時間管理中的常見問題，分析討論時間管理的陷阱； 了解時間管理的輔助工具； 跨越時間陷阱，把握時間管理技巧； 做好時間管理，改變拖沓習(xí)慣，爭取良好學(xué)習(xí)工作狀態(tài)； 明確學(xué)習(xí)工作目標(biāo)，合理規(guī)劃，提高個人學(xué)習(xí)工作效率。 認識時間認識時間1時間可否管理時間可否管理2如何管理時間如何管理時間3 課程內(nèi)容課程內(nèi)容一、認識時間時間管理的意義時間管理的意義1時間的特性時間的特性2課程內(nèi)容我們來看來自美國的一組數(shù)據(jù)：人們一般每8分鐘就會受到1次打擾，每小時大約7次，每天50次60次。平均每次打時大約是5分鐘，總共大約4小

2、時。大約50%80%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。一個人如果辦公桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西花1個半小時，每周要花7個半小時。每天自學(xué)1小時，7小時一周，365小時一年，一個人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)，35年就可以成為專家。時間管理的意義為什么學(xué)習(xí)時間管理？ 1. 為什么有人能把混亂復(fù)雜的工作處理的井井有條？ 2. 為什么用了同樣的時間卻有明顯不同的產(chǎn)出？3. 為什么有些人付出更多的時間、精力、辛苦卻沒有什么收獲？ 4. 為什么大多數(shù)的人在困惑、焦慮、忙亂中進行著工作、生活、學(xué)習(xí)？5. 為什么一般企業(yè)人均產(chǎn)值很低20%的有效工作時間？時間管理的意義 時間管理是其他管理的基礎(chǔ)。 成功方

3、程式：Y=ABX2+C 即，成功=個人能力集中力時間的平方+過去的累積 一個人能否成功，受綜合因素影響，但時間對成功的影響非常大。時間管理的意義認識時間認識時間1.時間的公平性2.時間不可再生3.時間不可逆轉(zhuǎn)4.時間不可停滯5.時間不可伸縮6.時間不可替代 時間的特性認識時間認識時間二、時間可否管理時間管理是什么時間管理是什么1你的時間管理現(xiàn)狀你的時間管理現(xiàn)狀2時間管理的陷阱時間管理的陷阱3課程內(nèi)容 時間管理就是找到一種方法，幫助自己組織時間，按時或者提前完成既定的任務(wù)和目標(biāo)。 時間管理是有效的運用時間，降低變動性。 時間管理的目的：決定該做些什么；決定什么事情不應(yīng)該做。 時間管理最重要的功能

4、：是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。 時間管理是什么？時間可否管理時間可否管理【小測驗】 選擇題： 下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我

5、的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。你的時間管理現(xiàn)狀結(jié)論結(jié)論 ： 1.012分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。2.1317分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。3.1822分：你的時間管理狀況良好。4.2327分：你是值得學(xué)習(xí)的時間管理典范。你的時間管理現(xiàn)狀【案例分析】 時間管理出了什么問題？ 案例中的人物時間管理都存在哪些問題？為什么會出現(xiàn)這些問題？請一一列舉。 李楊擔(dān)任銷售部主管3年了，由于公司銷售目標(biāo)壓力很大，李陽的工作非常繁忙 。他經(jīng)常早上起床不吃早點，就直奔公司。一天，他剛進辦公

6、室，就被告知經(jīng)理下個月要出差，有一個重要的會議讓他代為出席發(fā)言。聽后，小李非常高興，因為這是一次在上級面前展現(xiàn)自己的好機會。心想，“還有一個月的時間，一定要好好準備一下。” 之后，李楊一如既往，非常繁忙。早上，沒有時間送女兒上學(xué)，晚上還經(jīng)常陪客戶吃飯到深夜，出差和應(yīng)酬不斷，朋友聚會也不好推辭。就在會議的前兩天，李陽突然想起開會發(fā)言的事情，心里有些著急。但是，轉(zhuǎn)念一想，“還有2天時間，明天什么事情也不做，全心全意準備會議資料。 第二天一大早，女兒突然發(fā)燒，李楊心中非常著急。但是，分身無術(shù)，只好帶著歉意讓太太送女兒去醫(yī)院，自己前往公司上班。剛到公司心情還沒有平靜下來，總經(jīng)理秘書來找他，說總理找他談

7、話，他懷著忐忑不安的心情去見總經(jīng)理。原來，總經(jīng)理接到了一封顧客投訴信，讓他馬上調(diào)查清楚，下午回復(fù)。你的時間管理現(xiàn)狀你的時間管理現(xiàn)狀他不能太慢，花了整個上午的時間終于把事情處理好。當(dāng)他正想一邊吃便當(dāng)，一邊構(gòu)思發(fā)言稿。突然，他的一位客戶，也是他的好朋友出現(xiàn)在門口，說是順便說過，想一起吃飯。李楊無法拒絕對方的美意。于是，心不在焉地和朋友吃完午飯，回到辦公室已經(jīng)快下午2點?？吹阶郎嫌袔追菥o急文件，就想先處理好，認為這并不會花太多的時間。他在處理文件的過程中，有幾個電話打進來，又有兩個下屬找他談話，處理好這一切之后已經(jīng)是快下午6點了。這時，李楊心中惦記女兒，實在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通

8、高峰，塞車很厲害，到家已經(jīng)快7點了。李楊心中想吃了再寫發(fā)言稿，吃了飯，洗好澡，已經(jīng)8點了。碰巧當(dāng)時正轉(zhuǎn)播四年一次的世界杯足球賽，李楊最喜歡了，雖有些不安，但還是忍不住坐下來，安慰自己說：“看一會兒，松弛一下，做事會事半功倍?！鼻蛸愞D(zhuǎn)播完畢，李楊已經(jīng)在沙發(fā)上睡著了。第二天早上4點鐘，。李楊設(shè)置的鬧鐘響了。5點鐘，李楊終于爬起來，想寫發(fā)言稿，但是頭暈眼花的，一點思路都沒有。最后好不容易寫了個大概，就只好去開會了，會上的效果可想而知。討論：案例中的人物在時間管理中存在什么問題？ 為什么會出現(xiàn)這些問題？請一一列舉時間管理有哪些問題？為什么出現(xiàn)這些問題？1、不吃早餐生活不規(guī)律2、還有一個月工作沒有計劃性

9、3、女兒生病沒空送醫(yī)院工作和生活之間沒有安排好4、親自處理顧客投訴信不會授權(quán)，事必躬親5、朋友聚會不會推辭做事沒有原則，分不清輕重緩急6、塞車等了一個小時不善于利用時間7、為看世界杯而耽誤寫發(fā)言稿缺少自律你的時間管理現(xiàn)狀時間可否管理時間可否管理 1、做事目標(biāo)不明確。2、作風(fēng)拖拉。3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點。4、過于注重細節(jié)。5、做事有頭無尾。6、沒有條理，不簡潔，簡單的事情復(fù)雜化。7、事必躬親，不懂得授權(quán)。8、不會拒絕別人的請求。9、消極思考。時間管理陷阱時間可否管理時間可否管理三、如何管理時間 時間管理四象限法時間管理四象限法1 時間管理工具時間管理工具2 時間管理技巧時間管理技巧3幾個關(guān)

10、鍵問題幾個關(guān)鍵問題4課程內(nèi)容 時間管理四象限法重 要不 重 要緊 急 不 緊 急時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖 壓力壓力 筋疲力盡筋疲力盡 危機處理危機處理 忙于收拾殘局忙于收拾殘局輕視目標(biāo)與計劃輕視目標(biāo)與計劃短視近利短視近利缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人忙而無效忙而無效危機四伏危機四伏 目標(biāo)清晰、計劃合理目標(biāo)清晰、計劃合理 應(yīng)付自如應(yīng)付自如 自制自制 少有危機少有危機 享受工作的成就感享受工作的成就感全無責(zé)任感全無責(zé)任感沒有危機意識沒有危機意識隨意隨性而為隨意隨性而為不受歡迎的人不受歡迎的人工作不保工作不保 時間管理四象限法重 要不 重 要緊 急 不 緊 急時間管理矩陣圖時間管理矩陣

11、圖 客戶投訴客戶投訴要求即將完成的重要求即將完成的重要任務(wù)要任務(wù) 即將召開的重要會即將召開的重要會議議電話電話不速之客不速之客日常行政會議日常行政會議要求即將完成的一般任務(wù)要求即將完成的一般任務(wù)信函、報告信函、報告 各項任務(wù)的準備事項各項任務(wù)的準備事項 建立人際關(guān)系建立人際關(guān)系 新的機會新的機會 真正的休閑充電真正的休閑充電瑣碎的工作瑣碎的工作客套的閑聊客套的閑聊無關(guān)重要的信件無關(guān)重要的信件個人愛好個人愛好不良的時間分配 時間管理四象限法 重重 要要不不 重重 要要緊緊 急急不不 緊緊 急急IIIIIIIV20% - 30%50% - 60%15 - 20% 小于小于1% 時間管理四象限法走出

12、第一象限-沒有人會在高壓下能表現(xiàn)得最好堅決的從第三象限騰出時間如何進入第二象限-目標(biāo)、重點、計劃、堅持改變傳統(tǒng)的時間觀念在最短的時間內(nèi)做最多的事“勤奮”是否足夠不要超過個角色 時間管理四象限法時間可否管理時間可否管理 時間管理工具【課堂討論1】背景：項目經(jīng)理王總主管公司所有新項目，周一上班，下面是一天來他所要接觸的事情，請大家按照四象限法進行劃分，并在后面標(biāo)明。1、周一例會2、下周展會準備 3、上周工作報告4、重大項目談判5、收廣告信函6、同事求助7、接受專業(yè)培訓(xùn)8、同事閑聊9、總經(jīng)理辦公會10、接到廣告電話11、培訓(xùn)朋友來訪12、項目關(guān)鍵資源短缺導(dǎo)致項目暫停13、下期重大項目人員招聘14、上

13、網(wǎng)沖浪15、接待甲方領(lǐng)導(dǎo)16、了解項目進程1、周一例會3、上周工作報告6、同事求助11、培訓(xùn)朋友來訪 時間四象限法時間四象限法2、下周展會準備7、接受專業(yè)培訓(xùn)13、下期重大項目人員招聘16、了解項目進程4、重大項目談判9、總經(jīng)理辦公會12、關(guān)鍵資源短缺導(dǎo)致項目暫停15、接待甲方領(lǐng)導(dǎo)5、收廣告信函8、同事閑聊10、接到廣告電話14、上網(wǎng)沖浪 時間管理工具幾種常用時間工具傳統(tǒng)時間管理工具： 1、日歷表與月歷表 2、效率手冊與計劃表 3、商務(wù)通與甘特表 時間管理工具幾種在線時間管理工具1. rescuetime （http:/ GTD(Getting Things Done). 3. Interva

14、ls （http:/ tick （http:/ backpack （http:/ scheduler-lenovo （http:/ 時間管理工具時間可否管理時間可否管理時間管理技巧時刻檢討我的行為對我實現(xiàn)目標(biāo)更有意義我本年、月、本周的目標(biāo)第一個技巧：時間管理的核心目標(biāo)第一個技巧：時間管理的核心目標(biāo)把今天要做的事定義成目標(biāo)對于一艘沒有目標(biāo)的船來說無論從哪個方向來的風(fēng)都是逆風(fēng)把我們需要解決的問題定義成目標(biāo)量化目標(biāo)目標(biāo)分解變成每天每個時段可以執(zhí)行的工作堅決的執(zhí)行達成目標(biāo)的能力與智商和教育背景的關(guān)系第二個技巧：合理規(guī)劃第二個技巧：合理規(guī)劃時間管理技巧SMART 明確的(Specific)、 可衡量的(

15、Measurable)、 可達成的（Achievable）、 相適的（Relevance） 時間性（Timeliness） 目標(biāo)分解時間管理時間管理（目標(biāo)設(shè)置與分解）（目標(biāo)設(shè)置與分解） 總體目標(biāo)總體目標(biāo)（ 人生核心人生核心軸）軸） 終極目標(biāo)終極目標(biāo)（人生真諦）（人生真諦）長期目標(biāo)長期目標(biāo)（ 5-10年）年）中期目標(biāo)中期目標(biāo)（ 2-3年）年）短期目標(biāo)短期目標(biāo)（ 0.5-1年）年）.近期目標(biāo)近期目標(biāo)（ 月、周、日、即時等）月、周、日、即時等）分析工作內(nèi)容你抓緊分分秒秒列出任務(wù)清單成功的人生建立在成功的每一天第三個技巧：分析工作第三個技巧：分析工作時間管理技巧掌握工作流程：處理第四個技巧：設(shè)定優(yōu)先順

16、序目標(biāo)最好的答案二八定律（帕累托原理）一天有十件事情你該怎么做？對我的未來會有什么樣的影響？時間管理技巧第五個技巧：專注力第五個技巧：專注力工程學(xué)研究的結(jié)論：5倍埃里克.麥肯錫：單一的處理崔格：不必做的事，就不要去做德魯克：世界上最糟糕的事把不必要的事做的完美總結(jié)五項技能ABCDE時間管理技巧第六個技巧：激勵與時間期限第六個技巧：激勵與時間期限心里學(xué)家的分析-動機結(jié)果對自己的行為設(shè)置獎勵帕金森定律成功者的時間觀時間管理技巧第七個技巧：授權(quán)第七個技巧：授權(quán) 盡可能的在每一件事上授權(quán)明確授權(quán)的內(nèi)容：做什么、什么標(biāo)準、何時結(jié)束挑選合適的人持續(xù)的查核對方工作的進度，以確保會如期的完工絕不可假設(shè)每件事都會按照計劃進行時間管理技巧第八個技巧：找到關(guān)鍵成果領(lǐng)域第八個技巧：找到關(guān)鍵成果領(lǐng)域企業(yè)最希望我能做出的成果是什么？我創(chuàng)造什么樣的業(yè)績才能夠給企業(yè)最大的幫助？找到核心功能你為什么會沮喪請你的主管給你排序向你的部屬要工作清單時間管理技巧第九個技巧：利用零碎的時間第九個技巧：利用零碎的時間5-7年知識會增加一倍每年開車時間：12-25周的工作量中間休息時間：166小時超過4周時間午餐時間：每年254個工作日相當(dāng)于6周的工作時間旅行