1、昆明繞城公路西北段檔案管理及竣工資料編制實施辦法第一章總則第一條為了做好昆明繞城公路西北段建設項目從籌劃到工程竣工驗收各環(huán)節(jié)中形成的應歸檔保存的文字、圖紙、計算材料、聲像材料等的文件資料的積累、整理及歸檔工作，使昆明繞城公路西北段建設項目文件資料標準化、規(guī)范化，在施工中應做好各方面資料的收集、整理工作，做到工程完工后能及時提交各種竣工文件及竣工圖表，確保歸檔文件資料的完整、及時、準確，根據(jù)中華人民共和國檔案法、交通部公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法及公路工程竣（交）工驗收辦法特制定本辦法。第二條昆明繞城公路西北段建設項目施工中的任何文件資料必須采用計算機處理，并及時進行簽字。文件和資料的接

2、收要認真辦理簽收手續(xù)，發(fā)放須明確發(fā)放范圍，建立嚴格的簽收登記制度，妥善保管或處理簽收的各種文件資料，如無簽收記錄而使文件資料遺失均由中報方負責。第三條檔案管理工作與項目建設同步進行。指揮部、監(jiān)理單位、承包人應在各自職責范圍內(nèi)做好平時檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷、保管工作。第四條檔案管理原則：統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、實行檔案管理責任制。第二章組織機構及其管理第五條昆明繞城公路西北段建設指揮部設置專職檔案管理員，負責項目檔案統(tǒng)一領導和管理。第六條指揮部設置專職檔案管理員歸屬辦公室領導，負責檔案的集中統(tǒng)一管理；工程處、合同處、監(jiān)管稽查處、物資處、征遷安保處指定一名兼職檔案管理員，負責其職責范圍內(nèi)的檔

3、案收集、鑒定、整理、歸檔、補遺和保管未完工程（項目）的檔案。重要檔案原件送檔案室保管，處室日常使用復印件備查。第七條建立借閱制度。各部門臨時保管的檔案由部門負責人批準后借閱；從檔案管理室借閱的由辦公室負責人批準后借閱。（附：檔案借閱登記表）第八條凡是已完工程、項目及形成完整資料的檔案，應移交檔案管理室統(tǒng)一管理。第九條各施工單位和監(jiān)理單位必須建立公路建設項目檔案管理責任制，將檔案管理工作納入項目法人制、招標投標制、工程監(jiān)理制和合同管理制，并建立與工程檔案工作任務相適應的管理機構，配備檔案工作人員，制定管理制度，明確各單位對公路工程項目文件材料形成、積累、整理歸檔的職責，并采取相應控制措施，確保公

4、路建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。第十條文件材料歸檔的原則和方法：遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套的原則，分類科學，便于查找利用，可靈活應用以下六個特征。.按問題特征立卷。按文件材料反映的內(nèi)容，把相同問題的文件材料組合在一起上卷；.按文件作者特征立卷。把同一個單位或個人的某些文件組合在一起立卷；.按文件名稱特征立卷。把同一種名稱的文件材料組合在一起立卷；.按通訊者特征立卷。將本單位與某一單位協(xié)商某一問題或幾個問題的往來文件組合在一起立卷；.按時間特征立卷。把同一年度某一問題的文件材料組合在一起立卷；.按地區(qū)特征立卷。把相同地區(qū)或有關地區(qū)的文件材料組合在一起立卷。第三章文件材料歸檔

5、范圍及質(zhì)量要求第十一條歸檔范圍文件材料歸檔范圍是指記錄和反映公路建設項目活動中，具有保存、查考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄，應收集齊全、整理立卷后歸檔的范圍。具體歸檔范圍及保管期限按交通部“公路工程竣工檔案目錄”（見附件1）執(zhí)行。第十二條歸檔文件的質(zhì)量要求（一）歸檔的建設項目文件應保證其中一套均為原件，其余各套為復印件。（二）歸檔的建設項目文件必須齊全完整，必須準確反映建設項目各種活動的真實記錄，必須符合其形成規(guī)律。（三）歸檔的文件材料以不重不漏為原則。若卷與卷之間相互有關聯(lián)的文件，可在備注中說明關聯(lián)文件的位置。（四）歸檔的建設項目文件必須做到審查簽字蓋章手續(xù)完備、制作及書寫材料優(yōu)良、書

6、寫工整、打印字跡線條清晰、圖表整潔、格式統(tǒng)一。.不得用任何塑膠、塑封、塑膜、膠圈、塑料封面等易老化腐蝕紙張的材料做文件材料的封面或裝訂材料。.文件材料的書寫材料應符合耐久性要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等易褪色的書寫工具，凡屬易褪色書寫材料（如復寫件、傳真件）應復印保存，若為原材料試驗報告須復印后由原報告單位加蓋公章。（五）歸檔的建設項目文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面（297m忤210m巾,不同幅面的圖紙、圖表一律按A4幅面折疊成手風琴式，圖標欄露在外面。（六）圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。（七）竣工圖應能全面、準確

7、反映竣工路線、路基、路面、橋梁、隧道、涵洞、路基防護、互通式立交工程、安全設施、房建、收費監(jiān)控通訊系統(tǒng)、綠化工程等的全部施工實際造型和特征。（八）施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖，但必須標明變更修改依據(jù)。（九）凡施工圖結構、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%勺，應重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。（十）同一建設項目中重復使用的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。（十一）竣工圖、表的編號辦法，可參照原設計

8、圖紙，并按實際竣工圖紙的數(shù)量重新編寫圖號和頁號。（十二）竣工圖所用圖例、比例和圖幅應與原設計圖一致。（十三）工程照片分類歸檔，可分為：領導關懷篇、路基工程篇、防排水工程篇、橋梁工程篇、隧道工程篇、路面工程篇、環(huán)（水）保工程及交通安全設施篇等。第四章文件材料收集、整理、組卷第十三條文件材料在歸檔前，必須按文件材料形成的先后順序或完成進展情況，及時收集、整理、組卷。組卷應遵循公路建設項目文件材料的自然形成規(guī)律和成套性的原則，分類科學，便于查找利用。第十四條文件材料分別由建設、設計、施工、監(jiān)理等單位，按交通部“公路工程竣工檔案目錄”的內(nèi)容收集、整理、組卷。其中第一、二、五部分由建設單位根據(jù)文件材料形

9、成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類整理組卷；第三、四部分分別由各監(jiān)理、施工單位分類整理組卷。第五章檔案案卷構成及質(zhì)量要求第十五條卷內(nèi)文件材料按以下要求進行排列（一）管理性文件按問題或重要程度排列。（二）項目技術文件材料按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測實驗、評定、證明順序排列（三）設備文件材料按依據(jù)性、設備開箱驗收、隨機圖樣、設備安裝調(diào)試和設備運行維修等材料排列。（四）竣工圖按里程、專業(yè)、圖號排列。（五）卷內(nèi)文件材料一般文字材料在前、圖樣在后。第十六條案卷應由案卷封面、卷脊、軟封面、扉頁、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表組成。（一）案卷封面（即檔案盒封面）編制.案卷題名：應包括公路建設項目的名稱、起訖里程、單位

10、工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，案卷題名應能簡明、準確地反映案卷的基本內(nèi)容。.編制單位：是指案卷形成單位。.編制日期：是指卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。.保管期限：分永久、長期、短期三種，具體見附件1劃定的各項檔案的保管期限。.檔號：包括分類號和案卷順序號，案卷編制單位用計算機打印分類號，用鉛筆填寫案卷順序號；由建設單位匯總整理全部檔案時，統(tǒng)一正式編制填寫案卷順序號。（1）分類號的編制方法：分類號由六級類目組成。其中一級、二級類目固定不變，為：GL5.1,表示公路工程（道路）；四級類目以拼音字母表示XX公路；五、六級類目為基本類目，表示項目檔案目錄，五級類目分為：1、綜合文件；2、決算和審計

11、文件；3、監(jiān)理資料；4、施工資料；5、科研、新技術資料；六級類目標注項目檔案目錄中五級類目下一級目錄。（2）案卷順序號：每個案卷編制單位均從“1”開始依次編寫。案卷順序號與分類號之間以“一”號分隔。各單位也可在分類號與案卷順序號之間增加標段標注號，以“一”號分隔。檔號示例：GL5.1.KR.1.2-1,表示公路工程（道路）、昆明繞城公路、綜合文件、單項工程驗收文件、案卷流水號1;GL5.1.KR.4.3215,表示公路工程（道路）、昆明繞城公路、施工資料、施工質(zhì)量控制文件、2標段、案卷順序號15。.檔案館號：不填寫。.縮微號：不填寫。（二）卷脊面填寫內(nèi)容：填寫檔號和案卷題名兩項，填寫內(nèi)容與封面

12、兩項內(nèi)容相一致。.檔號內(nèi)容分兩行橫排打印，第一行打印分類號，第二行打印案卷順序號。.案卷題名自右至左豎寫，首行空兩字。樁號打印，要求“字頭向右，躺著打”檔案盒上封面與卷脊內(nèi)容均要求打印在80克以上白色紙上，貼在對應位置。（三）軟封面內(nèi)容及要求.內(nèi)容包括：注明道路線路標號，昆明繞城公路西北段，“竣工資料”字樣，路面工程（分部、分項），第X冊共X冊，第X分冊共X分冊，建設單位、監(jiān)理單位、施工單位名稱，開、竣工日期。如下圖：昆明繞城公路西北段竣工資料路面工程第一冊共二冊建設單位：昆明繞城公路西北段建設指揮部監(jiān)理單位：施工單位：開工日期：竣工日期：.用150克彩色提紋紙（同一建設項目須用同一顏色紙張）

13、做封面封底，大小同A4紙。（四）應在卷內(nèi)目錄前加扉頁（A4白紙），內(nèi)容與軟封面基本相同，但建設單位、監(jiān)理單位、施工單位名稱上須加蓋公章，并增加項目負責人、總監(jiān)理工程師簽名。如：建設單位：昆明繞城公路西北段建設指揮部監(jiān)理單位：XX施工單位：XX項目負責人：XX總監(jiān)理工程師：XX（五）卷內(nèi)目錄的編制.序號：填寫卷內(nèi)文件材料或圖表排列的順序號，按“件”用阿拉伯數(shù)字從1起依次填寫。.文件編號：發(fā)文機關文書部門的發(fā)文號或圖樣的圖號。若文件材料上有則填上，沒有就空著.責任者：填寫文件材料的直接形成部門或主要責任者，可采取通用的標準簡稱。.文件題名：亦稱文件標題，填寫文件材料標題的全稱。沒有標題或標題不能說

14、明文件材料內(nèi)容的，應自擬標題，外加口表示。.日期：指文件材料的形成日期。.頁次：填寫每份文件材料的首頁號，最終件文件材料填寫起止頁號，中間用“一”號連接。如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊的材料，已編有頁號的只需在卷內(nèi)目錄頁次中填寫冊數(shù)，并在備注中注明該冊文件材料的頁數(shù)。.卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前，格式見附件2,必須使用計算機制表打印。（六）卷內(nèi)文件材料頁號的編制.卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。.頁號編寫位置：以A4紙文件材料縱向為準，單面書寫的文件材料，在右下角編寫頁號;雙面書寫的文件材料，在外側編寫頁號，即正面在右下角，背面在左下角編寫貞號。.頁號統(tǒng)一用頁碼機

15、打印。.案卷軟封面、扉頁、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。（七）卷內(nèi)備考表的編制.填寫卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)，其中須標明文字材料X張、圖樣X張、照片X張。.立卷人簽名，標明立卷日期。.審核人在檢查檔案時簽名（由建設單位負責），簽注審核日期。.說明組卷和案卷使用過程中需說明的問題。.卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，裝訂時與案卷裝訂在一起。第十七條案卷厚度必須控制在10、20、30、40mm以便保管與查找利用。第十八條案卷裝訂要求.案卷在裝訂之前，必須認真檢查卷內(nèi)文件材料是否還有缺頁、重頁、塑料制品、金屬物。有缺頁者補上，重頁文件材料、塑料制品及金屬物一律剔除和取掉。.裝訂時，要求在左側裝訂。

16、.對批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬，對原件有破碎或紙張規(guī)格大小差別較大的文件應適當補貼或折疊（16K紙可原件裝訂）。.藍圖可不裝訂，但每份需加蓋檔號章，檔號章內(nèi)容包括該份文件所在案卷的檔號和在本案卷中所在頁次，以手風琴式折疊成A4紙大小，用軟封面紙包住即可裝盒。.案卷采用三孔一線方法裝訂，裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊，保證切邊整齊。.軟封面封底不用線裝，以膠裝于案卷外，包住案卷裝訂線后成冊裝盒。第十九條檔案統(tǒng)一使用國家檔案局或云南省檔案局監(jiān)制的無酸牛皮紙制作的科技檔案盒。其外表尺寸為310mm*220nl也度尺寸分別為10、20、30、40mn0種第二十條案卷裝盒的時候，必須根據(jù)

17、案卷的厚度，選用同等厚度的科技檔案盒。第二十一條案卷裝盒后，各歸檔單位應編制案卷目錄。案卷目錄的內(nèi)容為：序號、檔號、案卷題名、編制單位、卷內(nèi)件數(shù)、卷內(nèi)頁數(shù)、保管期限、備注。格式見附件3,用A4紙橫向制表打印。第六章檔案驗收第二十二條為了把好檔案的完整、準確、系統(tǒng)關，確保檔案案卷質(zhì)量，檔案驗收必須按照交通部公路工程竣（交）工驗收辦法，做好檔案驗收工作。第二十三條檔案驗收工作，由交通主管部門根據(jù)建設項目管理權限負責組織有關檔案管理項目的建設、設計、施工、監(jiān)理、接管單位的檔案人員參加驗收工作。第二十四條檔案驗收應根據(jù)工程驗收的交工驗收和竣工驗收兩個階段提前或同步進行，重點應放在交工驗收階段，分為檔案

18、初驗收和檔案終驗收兩個階段。.檔案初驗收：在建設項目交工驗收前或驗收時做檔案初驗收，由項目法人負責,組織設計、施工、監(jiān)理等單位參加。.檔案終驗收：在建設項目竣工驗收前做檔案終驗收，由交通主管部門負責組織，有關檔案管理部門、建設、設計、施工、監(jiān)理、接管等單位參加。未經(jīng)過檔案終驗收或驗收不合格，不得進行建設項目竣工驗收。第二十五條建設項目交工驗收前，指揮部組織有關單位完成“公路工程竣工檔案目錄”中第三、四、五部分的文件編制工作，進行檔案的自檢工作，并做出檔案自檢報告。第二十六條檔案初驗收時，在指揮部組織下，檔案部門著重抽查項目檔案的歸檔情況。工程規(guī)模大，檔案案卷數(shù)量超過1000卷的，抽查15%勺項

19、目檔案；工程規(guī)模小，檔案案卷在1000卷以下的，抽查30%勺項目檔案。驗收組評價檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)性及案卷質(zhì)量情況以后，寫出初驗收意見，對存在的問題提出改進要求，限期解決。建設、設計、施工、監(jiān)理單位按交工驗收的改進意見在竣工驗收前加以改進，并由指揮部填寫建設項目檔案初驗收表（附件4）報送項目主管部門。第二十七條建設項目竣工驗收前，對項目規(guī)模較大、較復雜的，應由交通主管部門組織檔案終驗收，并做出有關檔案情況的專題驗收報告；工程規(guī)模較小的，則應有檔案主管部門和相關地方檔案行政管理部門參加項目竣工驗收，并在驗收報告中寫明檔案的情況，在竣工驗收鑒定書中要有關于檔案情況的評價，填寫建設項目檔案終

20、驗收表（附件5）。第二十八條檔案驗收報告應包括以下內(nèi)容：.檔案資料概況；.檔案工作管理體制；.文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；.竣工圖的編制情況及質(zhì)量；.檔案資料的接收、整理、管理工作情況；.存在問題及解決措施；.檔案完整、準確、系統(tǒng)性評價。第二十九條檔案驗收中，對檔案的完整、準確、系統(tǒng)性及案卷質(zhì)量進行全面綜合評定，評定等級劃分為合格（大于75分）、不合格（小于75分）兩個等級。第七章檔案歸檔責任及報送交接時間第三十條根據(jù)交通部“公路工程竣工檔案目錄”的內(nèi)容，建設項目檔案資料歸檔的具體責任、套數(shù)如下：（一）第一部分綜合文件。由建設單位負責整理歸檔，應具備兩套。（二）第二部分決算和審

21、計文件。由建設單位負責整理歸檔，應具備兩套。（三）第三部分監(jiān)理資料。由監(jiān)理單位負責整理歸檔，應具備三套。（四）第四部分施工資料。由施工單位負責整理歸檔，應具備三套。（五）第五部分科研、新技術資料。由建設單位負責整理歸檔，應具備兩套。第三十一條項目建成后建設單位、施工單位、監(jiān)理單位應負責編制工程竣工文件、圖表、資料，并裝訂成冊（裝盒），其編制費用分別由施工單位、監(jiān)理單位、建設單位承擔。第三十二條檔案初驗收后，各施工單位、監(jiān)理單位按“公路工程竣工檔案目錄”的內(nèi)容，各自進行檔案案卷順序排列，編制檔號（其中案卷順序號只用鉛筆編寫），編制檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄一式三份，在三個月內(nèi)向指揮部辦理有關檔案移交

22、手續(xù)。第八章獎罰措施第三十三條對建設項目中形成的應當歸檔的文件、資料，擅自銷毀、刪除、偽造、轉讓、據(jù)為已有或因管理不善、玩忽職守造成檔案損失時，視情況嚴重程度按昆明繞城公路西北段工程違約處理實施細則的有關規(guī)定執(zhí)行。第三十四條檔案管理領導小組每半年組織一次檢查考核。經(jīng)考核達標的單位、部門給予適當?shù)莫剟畈⑼▓蟊頁P；對不達標或檔案管理出現(xiàn)失誤，造成不良影響的單位、部門及其責任人責令整改，給予經(jīng)濟處罰和通報批評。第九章附則第三十五條本辦法作為合同協(xié)議書的附件，合同協(xié)議書一經(jīng)簽訂即生效執(zhí)行。未盡事宜在執(zhí)行過程中補充完善和約定。檔案借閱登記表檔案名稱借閱日期借閱人歸還日期簽收人附件1公路工程竣工檔案目錄第

23、一部分綜合文件一、竣（交）工驗收文件（永久）：.竣工驗收文件；.交工驗收文件；.各參建單位總結報告。二、單項工程驗收文件（永久）：.機電工程驗收文件；2,房建工程驗收文件；.環(huán)保工程驗收文件；.檔案驗收文件。三、建設依據(jù)及上級有關指示（永久）：.項目建議書及批準文件；.工程可行性研究報告及批準文件；.水土保持批準文件；.環(huán)境影響評價及批準文件；.文物調(diào)查、保護等文件；.初步設計文件及審批文件；.施工圖設計文件及審批文件；.設計變更文件及批準文件；.設計中重大技術問題往來文件、會議紀要；.上級單位有關指示。四、征地拆遷資料（永久）：.征地拆遷合同協(xié)議；.征地批文；.征用土地數(shù)量一覽表；.占地圖及

24、土地使用證；.拆遷數(shù)量一覽表。五、工程管理文件（永久或長期）：.招標文件（永久）；.投標文件、評標報告（永久）；.合同書、協(xié)議書（永久）；.技術文件及補充文件（長期）；.建設單位往來文件（長期）；.其它文件及資料（長期）。第二部分決算和審計文件一、支付報表（永久）二、財務決算文件（永久）三、工程決算文件（永久）四、項目審計文件（永久）五、其它文件（永久）第三部分監(jiān)理資料一、監(jiān)理管理文件（長期）二、工程質(zhì)量控制文件（長期）：.質(zhì)量控制措施、規(guī)定及往來文件；.材料試驗、檢測資料；.監(jiān)理獨立抽檢資料；.交工驗收工程質(zhì)量評定資料。三、工程進度計劃管理文件（長期）四、工程合同管理文件（長期）五、其它文件

25、（長期）六、其它資料（長期）：.監(jiān)理日志，會議記錄、紀要，工程照片，音像資料；.監(jiān)理機構及人員情況，各級監(jiān)理人員的工作范圍、責任劃分、工作制度。第四部分施工資料一、竣工圖表（永久）：.設計變更一覽表；.變更圖紙；.工程竣工圖。二、工程管理文件（長期）三、施工質(zhì)量控制文件（長期）（一）工程質(zhì)量文件：.工程質(zhì)量往來文件；.工程質(zhì)量自檢報告及工程質(zhì)量檢驗評定資料；.安全質(zhì)量事故及處理情況報告、補救后達到要求的認可證明文件；.橋梁竣工驗收荷載試驗報告；.橋梁基礎、梁的預制等強度、完整性檢驗資料；.施工中遇到的非正常情況記錄、處理方案、施工工藝、質(zhì)量檢測記錄及觀察記錄、對工程質(zhì)量影響分析；.交工驗收施工

26、單位的試驗、檢測評定資料。（二）試驗、檢測報告：.各種原材料試驗報告；.混凝土、砂漿配合比試驗報告；.原材料，外購成品、半成品抽檢、試驗資料；.擊實試驗報告；.路面結構層配合比設計報告；.外購材料(產(chǎn)品)合格證書及檢驗報告、質(zhì)量鑒定報告;.機電設備、監(jiān)控設備成品合格證、試驗、調(diào)試記錄。(三)施工原始資料(I)路基工程1.路基土石方工程：(1)地表處理資料；(2)不良地質(zhì)處理方案、施工資料、檢測資料；(3)分層壓實資料；(4)路基檢測、驗收資料；(5)分段資料匯總。.構造物及防護工程：(1)基坑開挖、處理試驗、檢測資料；(2)各工序施工記錄、檢測、試驗資料；(3)成品檢測資料；(4)砂漿(混凝土

27、)強度試驗。.小橋工程：(1)基坑處理、檢查記錄；(2)基礎處理、檢查、試驗記錄；(3)各分項施工檢查、施工、試驗記錄；(4)質(zhì)量檢查記錄。4,排水工程：(1)各工序施工、檢測記錄；(2)砂漿、混凝土強度試驗資料；(3)成品檢查記錄；(4)分段質(zhì)量檢測資料匯總。5.涵洞工程：(1)基坑開挖、處理記錄；(2)各工序施工、檢查記錄資料；(3)砂漿、混凝土試驗資料；(4)成品檢查資料。(H)路面工程.壓實度檢測資料；.強度檢測、試驗資料；.材料配合比檢測、試驗資料；.各工序施工檢測記錄；.檢查資料匯總。(田)橋梁工程：.基坑開挖、處理施工記錄、檢查資料；.基礎施工檢查資料，樁基檢測資料；.現(xiàn)澆構件施工、檢測、試驗資料；.預制構件施工、檢驗資料；.預應力張拉、壓漿檢查資料；.外購件檢查記錄；