1、高效的工作方法第1頁(yè)，共47頁(yè)。TFTM的工作當(dāng)中必要的知識(shí)和技巧工作成果業(yè)務(wù)知識(shí)技巧價(jià)值觀行動(dòng)準(zhǔn)則TFTM問(wèn)題解決法專(zhuān)業(yè)知識(shí)TOYOTA WAY（TFTM WAY）一般PC外語(yǔ)商務(wù)禮儀工作態(tài)度PDCA 日程管理文件的書(shū)寫(xiě)方式此次講義實(shí)施的內(nèi)容第2頁(yè)，共47頁(yè)。1.分組討論 各組按下列重點(diǎn)，分為上司的視角，部下的視角就TFTM現(xiàn)存的問(wèn)題進(jìn)行討論和歸納。（加入具體實(shí)例） 接受工作指示 匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談 日程管理 資料制作（書(shū)寫(xiě)方式）時(shí)間安排 25min：討論 15min：發(fā)表第3頁(yè)，共47頁(yè)。2.PDCAAction（對(duì)策）Do（實(shí)施）Check（評(píng)價(jià)）Plan（計(jì)劃）接受指示第4頁(yè)，共47頁(yè)。PD

2、CA計(jì)劃階段的重要性時(shí)間2.PDCA通過(guò)制作切實(shí)的 P（計(jì)劃）、縮短 D（實(shí)施）C（確認(rèn)反思省)A（處理）所需要的時(shí)間問(wèn)題對(duì)應(yīng)改善計(jì)劃需要較多時(shí)間按照計(jì)劃完成、不必花費(fèi)多余的時(shí)間第5頁(yè)，共47頁(yè)。2.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀） 接受指示的同時(shí)，需把握開(kāi)展工作的狀況不要打斷對(duì)方的講話(huà)，認(rèn)真聽(tīng)到最后。如有疑問(wèn)應(yīng)等對(duì) 方講完再問(wèn)。記錄要點(diǎn)。將內(nèi)容歸納為5W2H，簡(jiǎn)單重復(fù)。（內(nèi)容） 做什么？（時(shí)間期限） 何時(shí)進(jìn)行，何時(shí)完成？（地點(diǎn)擔(dān)當(dāng)部門(mén)） 在何處進(jìn)行？（目的） 為何進(jìn)行？（擔(dān)當(dāng)，負(fù)責(zé)） 誰(shuí)負(fù)責(zé)，和誰(shuí)一同進(jìn)行？（方法手段） 用什么方法進(jìn)行？ （數(shù)量）金額？所需數(shù)量？接受指示的方法第6頁(yè)，共47

3、頁(yè)。2.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時(shí)，了解開(kāi)展工作的狀況把握現(xiàn)狀 收集相關(guān)信息，并進(jìn)行整理（保證完整，準(zhǔn)確）把握過(guò)去實(shí)施過(guò)的內(nèi)容確認(rèn)所需花費(fèi)的時(shí)間通過(guò)交接工作和已有的報(bào)告書(shū)，使問(wèn)題明朗化*重點(diǎn) 在下面的P （計(jì)劃）中商討對(duì)策第7頁(yè)，共47頁(yè)。2.PDCA（2）Plan（計(jì)劃）接受指示的同時(shí)，了解開(kāi)展工作的狀況 在把握工作目的期限等相關(guān)信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作計(jì)劃。針對(duì)委派的工作（問(wèn)題）考慮對(duì)策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計(jì)劃中。 考慮工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。 向上司和老員工確認(rèn)，商量計(jì)劃達(dá)成的可行性。*重點(diǎn)要反復(fù)思考接受的

4、工作（問(wèn)題點(diǎn)）， 為什么會(huì)發(fā)生。第8頁(yè)，共47頁(yè)。（3）Do（實(shí)施）按照計(jì)劃確實(shí)實(shí)施 一邊有意識(shí)思考工作的目的一邊開(kāi)展工作。 實(shí)施過(guò)程中保持與相關(guān)部門(mén)的溝通。 根據(jù)狀況向上司進(jìn)行中間匯報(bào)。 狀況有變時(shí)，重新討論計(jì)劃。（4）Check（評(píng)價(jià)）是否達(dá)到目的要進(jìn)行，評(píng)價(jià)和反思 未能按照計(jì)劃實(shí)施 調(diào)查原因（5）Action（對(duì)策）考慮更好的對(duì)應(yīng)策略，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化 向上司及相關(guān)人員匯報(bào) 將評(píng)價(jià)結(jié)果反映到下次的計(jì)劃、進(jìn)行改善 防止再次發(fā)生。2.PDCA第9頁(yè)，共47頁(yè)。合理的P（計(jì)劃）、可以使D、C、A有效進(jìn)行。但是，計(jì)劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？計(jì)劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關(guān)人員

5、能夠一同確認(rèn)而制定的書(shū)面日程，將進(jìn)展?fàn)顩r可視化非常重要為此理解和掌握業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧是非常必要的。重點(diǎn)2.PDCA第10頁(yè)，共47頁(yè)。管理者的作用2.PDCA（指示時(shí)）準(zhǔn)確的對(duì)部下指示終點(diǎn)（=目標(biāo)）什么、多少，何時(shí)：具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部 交給部下，不能達(dá)到人才培養(yǎng)的目的。親自確認(rèn)Plan階段是部下是否認(rèn)真考慮了工作內(nèi)容（時(shí)而溫和、時(shí)而嚴(yán)厲）：因?yàn)楣ぷ髅?，不仔?xì)看內(nèi)容通過(guò)推廣好事例，提高公司整體的能力和效率。標(biāo)準(zhǔn)化橫向展開(kāi)第11頁(yè)，共47頁(yè)。3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談制定計(jì)劃時(shí)（）當(dāng)不清楚上司的指示內(nèi)容時(shí)自己制作的計(jì)劃是否切實(shí)可行，需要與上司，老員工進(jìn)行確認(rèn)，協(xié)商在制定

6、計(jì)劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問(wèn)題時(shí)應(yīng)向上司匯報(bào)，進(jìn)行協(xié)商實(shí)際實(shí)施時(shí)（）實(shí)施時(shí)間較長(zhǎng)（1周以上）時(shí)，應(yīng)對(duì)進(jìn)行狀況進(jìn)行中間匯報(bào)根據(jù)狀況與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，并將結(jié)果向上司和老員工 切實(shí)匯報(bào)（1）匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的時(shí)機(jī)第12頁(yè)，共47頁(yè)。完成時(shí)（）工作結(jié)束時(shí)，應(yīng)立即進(jìn)行匯報(bào)情況發(fā)生變化時(shí)因個(gè)人原因想變更指示內(nèi)容時(shí)上司以外的其他人委派工作時(shí)（特別是其他部門(mén)及公司外 部人員）產(chǎn)生不良后果和出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)由于自己的失誤，有可能引發(fā)問(wèn)題時(shí)當(dāng)認(rèn)為不能按期完成時(shí)（1）匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的時(shí)機(jī)3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談第13頁(yè)，共47頁(yè)。（2）匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的方法3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談直接向發(fā)出指示的人進(jìn)行匯報(bào)根據(jù)情況用文件和便條進(jìn)行匯報(bào)。內(nèi)容復(fù)雜

7、的有必要記錄存檔的需要向他人匯報(bào)的根據(jù)狀況，也可用進(jìn)行匯報(bào)。發(fā)送方須注意） 對(duì)重要事項(xiàng)必須以書(shū)面或當(dāng)面說(shuō)明接收方須注意） 需要答復(fù)的內(nèi)容必須回復(fù)正確簡(jiǎn)潔完整的匯報(bào)。預(yù)告匯報(bào)的主題。（有關(guān) XX 的匯報(bào)）最先從結(jié)果，然后對(duì)理由和經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)練的講述。（5W2H）不要將事實(shí)和自己的意見(jiàn)混淆。第14頁(yè)，共47頁(yè)。為在準(zhǔn)確的時(shí)間內(nèi)能夠向上司匯報(bào)提前預(yù)定上司的日程填寫(xiě)到自己制作的日程表里即：日程管理！考慮對(duì)方的狀況立場(chǎng)關(guān)心事項(xiàng)在適宜的時(shí)間匯報(bào)適宜的內(nèi)容重點(diǎn)3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談第15頁(yè)，共47頁(yè)。貫徹實(shí)施日程管理（下次進(jìn)行介紹）培養(yǎng)部下養(yǎng)成匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談的習(xí)慣，通過(guò)、持續(xù)適宜的指導(dǎo)，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的 有效方法（具

8、體）一定要改掉這種上司在座位上，好象有時(shí)間，就去商談的不良習(xí)慣管理者的使命3.匯報(bào)聯(lián)絡(luò)商談第16頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理日程管理的目的是？為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況（問(wèn)題、課題的視覺(jué)化）第17頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？本人和相關(guān)人員在實(shí)施之前對(duì)“誰(shuí)”、“做什么”、“什么時(shí)候之前完成”、“如何實(shí)施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報(bào)告業(yè)務(wù)量較大的時(shí)期使相關(guān)部門(mén)人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系責(zé)任分擔(dān)）第18頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）關(guān)于細(xì)化到詳細(xì)的“實(shí)施項(xiàng)目” 的系統(tǒng)圖（2）應(yīng)注意將“實(shí)施項(xiàng)目”沿時(shí)間軸（日程表的橫 軸）配置的方

9、法項(xiàng)目小項(xiàng)目1234567891011全體日程（報(bào)告決裁）企劃公司的經(jīng)營(yíng)環(huán)境Toyota Way部長(zhǎng)決裁総経理決裁聽(tīng)取常務(wù)副總經(jīng)理的意見(jiàn)聽(tīng)取總經(jīng)理的意見(jiàn)資料制作報(bào)告總經(jīng)理信息收集制作文本聽(tīng)取常務(wù)副總經(jīng)理的意見(jiàn)（1）（2）第19頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分抽象概念具體工作的分解手法通過(guò)So How（下一步應(yīng)如何進(jìn)行）的邏輯展開(kāi)，將課題分解為各個(gè)具體工作實(shí)施最后一項(xiàng)工作后、一定可以達(dá)成目標(biāo)第20頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內(nèi)容企劃決定時(shí)期決定地點(diǎn)決定實(shí)施對(duì)象詢(xún)問(wèn)有經(jīng)驗(yàn)者決定講師調(diào)查全公司活動(dòng)日程決定対象人數(shù)收集舉

10、辦場(chǎng)所信息決定并預(yù)約舉辦場(chǎng)所So HowSo HowStep1：篩選出完成工作的大項(xiàng)目Step2：細(xì)分大項(xiàng)目、篩選制作出詳細(xì)的實(shí)施項(xiàng)目調(diào)查管理層日程第21頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企畫(huà)）內(nèi)容企劃決定日期決定地點(diǎn)決定實(shí)施對(duì)象詢(xún)問(wèn)有經(jīng)驗(yàn)者決定講師調(diào)查全公司活動(dòng)日程調(diào)查經(jīng)營(yíng)層日程決定對(duì)象人數(shù)舉辦場(chǎng)所信息收集預(yù)約舉辦場(chǎng)所內(nèi)容企畫(huà)時(shí)期決定場(chǎng)所決定決定實(shí)施對(duì)象詢(xún)問(wèn)有經(jīng)驗(yàn)者調(diào)查全公司活動(dòng)日程調(diào)查經(jīng)營(yíng)層日程決定對(duì)象人數(shù)舉辦場(chǎng)所信息收集決定予約大項(xiàng)目第22頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖1）沒(méi)有疏漏、沒(méi)有重復(fù)的細(xì)分工作項(xiàng)目2）工作細(xì)分到什么程度注意點(diǎn)第23頁(yè)，共47頁(yè)。

11、4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)： 考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目通過(guò)5W2H4M找到突破口進(jìn)行研修決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)決定人員決定預(yù)算（What)（When)（Where)（Who)（How Much)第24頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）所謂4M？特別適用于制造行業(yè)的工作人員Man （人）Machine （設(shè)備/物品）Material（材料）Method （方法）第25頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）5W2H的應(yīng)用事例1）What2）Why3）Where4）When5）Who6）How7）How Much：經(jīng)營(yíng)方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、 零件、活動(dòng)、培訓(xùn)內(nèi)

12、容：目的、期待、理由、原因：地區(qū)、場(chǎng)所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等：年、期、月、日、：客戶(hù)、相關(guān)人員、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、資格、 能力水平：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)：金額、數(shù)量、件數(shù)、率 等第26頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容例）實(shí)施培訓(xùn)決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)重點(diǎn)：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好的事例）實(shí)施研修制作當(dāng)日主持的講稿概要決定日程決定地點(diǎn)和同層次之間有差異第27頁(yè)，共47頁(yè)。（1）系統(tǒng)圖細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分工作，直到明確以下內(nèi)容：必須進(jìn)行的工作有哪些具體的成果是什么明確每個(gè)項(xiàng)目是否完成能夠明確向其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目以每周為單位細(xì)分各個(gè)項(xiàng)目日程要具體到：4.日

13、程管理第28頁(yè)，共47頁(yè)。（2）考慮時(shí)間的日程制作方法4.日程管理實(shí)施內(nèi)容注意點(diǎn)Step1整理通過(guò)系統(tǒng)圖篩選出的實(shí)施 項(xiàng)目、考慮項(xiàng)目順序1確認(rèn)前后項(xiàng)目 的關(guān)系Step2確認(rèn)能否及時(shí)完成業(yè)務(wù)2使用最快的途 徑(critical path）Step3按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實(shí)施日期Step4將實(shí)施項(xiàng)目放入日程3確認(rèn)制約條件第29頁(yè)，共47頁(yè)。（2）考慮時(shí)間的日程制作方法4.日程管理1所謂前后關(guān)系明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目（準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施某項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目（后續(xù)項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無(wú)法實(shí)施的項(xiàng)目第30頁(yè)，共47頁(yè)。（2）考慮時(shí)間的日程制作方法4.日程管理2最短途徑是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短的時(shí)間明確最

14、短途徑后與要求的工作期限作對(duì)比。如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時(shí)間3所謂制約條件會(huì)議日程、上司日程及和其他部門(mén)的關(guān)系第31頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理- Case Study -你現(xiàn)在是TFTM培訓(xùn)的負(fù)責(zé)人。從2月份開(kāi)始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)的工作?！娟P(guān)于培訓(xùn)目前了解的情況】必須從現(xiàn)在開(kāi)始考慮培訓(xùn)的內(nèi)容（也就是說(shuō)、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒(méi)有決定）現(xiàn)在以你的能力來(lái)看，2周后可以向經(jīng)管會(huì)提交決裁【條件】在2月末的經(jīng)管會(huì)上必須匯報(bào)此次培訓(xùn)的整體企劃外出培訓(xùn)時(shí)間為4月34日2天第32頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理- Case Study -在這種情況下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出2月-4月的業(yè)務(wù)日程表。請(qǐng)?jiān)O(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)

15、容，實(shí)際制作一份日程。【時(shí)間】個(gè)人思考：10min小組間確認(rèn)：15min第33頁(yè)，共47頁(yè)?！緟⒖迹ㄌ崾荆号嘤?xùn)企劃、運(yùn)營(yíng)方面必須做的工作】4.日程管理- Case Study -決裁企劃委托相關(guān)責(zé)任人（各部門(mén)外包）制作資料委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師制作資料上司最后確認(rèn)確定場(chǎng)所給各部門(mén)發(fā)通知統(tǒng)計(jì)出席情況翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行）給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程通知資料印刷召集和組織當(dāng)天運(yùn)營(yíng)的事務(wù)局人員第34頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理為了能在準(zhǔn)確的時(shí)間向上司匯報(bào)事前確認(rèn)好上司的日程將上司的日程放入自己的日程中認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù) 流程重點(diǎn)第35頁(yè)，共47頁(yè)。4.日程管理確認(rèn)部下制作的日程表

16、：業(yè)務(wù)流程是否明確確認(rèn)能否按日程推進(jìn)工作（特別是匯報(bào)、工作開(kāi)展的具體時(shí)間等）=是否切實(shí)的實(shí)施了工作管理者的作用第36頁(yè)，共47頁(yè)。（1）首先5.文件的書(shū)寫(xiě)方式 不清楚究竟想說(shuō)什么內(nèi)容信息量太大全是文字，沒(méi)有讀下去的興趣資料不美觀你是否被上司這樣說(shuō)過(guò)？第37頁(yè)，共47頁(yè)。（1）首先5.文件的書(shū)寫(xiě)方式那么，什么是讓人一目了然的資料呢？將想說(shuō)的事情 總結(jié)在一張紙內(nèi)、通過(guò)圖形化表達(dá)，并讓任何人 都能一目了然（資料的可視化）使用這樣的資料進(jìn)行說(shuō)明，立刻可以讓對(duì)方：了解把握整體狀況了解各項(xiàng)目的內(nèi)容了解項(xiàng)目之間的關(guān)系第38頁(yè)，共47頁(yè)。（2）資料制作的具體Step5.文件的書(shū)寫(xiě)方式文本的制作資料的制作Ste

17、p1：明確資料制作的“需求”Step2：題目（向誰(shuí)傳達(dá)什么的設(shè)定Step3：文本的構(gòu)成Step4：資料格式的決定Step5：各構(gòu)成要素的決定Step6：檢查資料整體第39頁(yè)，共47頁(yè)。（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)5.文件的書(shū)寫(xiě)方式Step1：明確資料制作的“需求”從重要度、緊急度的觀點(diǎn)考察 為什么需要這個(gè)資料對(duì)于需求較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性Step2：題目（向誰(shuí)傳達(dá)什么的設(shè)定明確向“誰(shuí)” 傳達(dá)“什么”第40頁(yè)，共47頁(yè)。（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)5.文件的書(shū)寫(xiě)方式Step3：文本的構(gòu)成(1)確認(rèn)屬性基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（性別、年齡等）心理的距離（肯定否定）專(zhuān)業(yè)性（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)等）對(duì)方所處的位置（

18、公司、部署、職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）關(guān)心、感興趣的對(duì)象（擅長(zhǎng)領(lǐng)域、喜歡的話(huà)題）性格（重視過(guò)程重視結(jié)果等）(2)根據(jù)屬性得出的需求第41頁(yè)，共47頁(yè)。（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)5.文件的書(shū)寫(xiě)方式Step4：資料格式的決定資料格式的重點(diǎn)1將思考的流程可視化加框圖注意視線的移動(dòng)（左右、上下）第42頁(yè)，共47頁(yè)。（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)5.文件的書(shū)寫(xiě)方式Step4：資料格式的決定資料格式的要素2平衡各構(gòu)成要素決定大體的格式、進(jìn)行空間的分配給重要度較高的內(nèi)容分配更多的空間3使文件簡(jiǎn)潔明朗設(shè)置適當(dāng)?shù)挠喟椎?3頁(yè)，共47頁(yè)。（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)5.文件的書(shū)寫(xiě)方式Step5：各構(gòu)成要素的決定注重“緊湊”和“一目了然”的表達(dá)方式回避無(wú)用的修飾語(yǔ)和較長(zhǎng)的文章 （簡(jiǎn)潔單刀直入）盡量詳盡變被動(dòng)表述為主動(dòng)表述統(tǒng)一文體突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分（文字的大小