1、應付款管理概述規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)涉及集團采購款項的申請、審批、付款、賬務記錄、對賬、賬齡分析的工作流程，旨在確保集團按時支付供應商款項，確保應付賬款財務信息真實性以及確保集團資金安全等。適用范圍適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。相關(guān)制度應付賬款管理制度。職責分工 商務管理部（或各公司履行此職責的部門）：負責與供應商對賬，接收和審核采購發(fā)票，管理和回簽采購訂單，編制付款計劃，提交付款申請。財務部：負責應付賬款核算，發(fā)票匹配與管理，并根據(jù)商務管理部付款申請和銀行結(jié)算制度辦理應

2、付賬款的結(jié)算，確保應付賬款、預付賬款的準確性。流程圖 控制目標序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標編號控制目標目標類別114.8-CT1確保應付款管理權(quán)限明確經(jīng)營效率目標214.8-CT2確保應付款流程中不相容職務分離資產(chǎn)保全目標314.8-CT3確保集團應付賬款數(shù)據(jù)真實準確財務信息真實性目標414.8-CT4確?？铐椫Ц督?jīng)過適當授權(quán)審批資產(chǎn)保全目標514.8-CT5確保按時支付應付賬款經(jīng)營效率目標614.8-CT6確保退款得到適當審批經(jīng)營效率目標714.8-CT7確保集團預付賬款經(jīng)過適當審批經(jīng)營效率目標控制矩陣風險編號風險描述對應控制目標編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施不相容職務控制活動類型對應制度

3、控制痕跡會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務；4估價或分攤；5表達和披露1234514.8-R1應付賬款管理權(quán)責不清，導致應付賬款支付管理混亂，影響集團資金支付安全14.8-CT114.8-CA1物流部負責收料及入庫事宜預防型應付賬款管理制度 應付賬款管理制度14.8-CT114.8-CA2商務管理部負責與供應商對賬，接收和審核采購發(fā)票，管理和回簽采購訂單，編制付款計劃，提交付款申請預防型應付賬款管理制度應付賬款管理制度、部門職責14.8-CT114.8-CA3財務部負責應付賬款核算，發(fā)票匹配與管理，并根據(jù)商務管理部付賬款的結(jié)算，確保應付賬款、預付賬款的準確性預

4、防型應付賬款管理制度應付賬款管理制度、部門職責14.8-R2貨款支付業(yè)務全程由一人負責辦理，無他人監(jiān)督檢查，導致資金截留風險14.8-CT214.8-CA4所有材料付款必須按權(quán)限審批：每月15號前，由商務管理部根據(jù)供應商的付款條件按付款方式、付款幣別、付款類型擬制當月度付款計劃。急單付款由商務管理部根據(jù)采購需求或供應商請款在符合要求下提出支付申請申請/審核/錄入/付款預防型應付賬款管理制度 付款計劃、付款申請單、付款記賬憑證14.8-R3各職能部門之間無法定期有效地進行應付賬款核對，造成應付款管理混亂14.8-CT314.8-CA5應付賬款對賬由商務管理部發(fā)起，定期反饋對賬信息給財務部，并分析

5、對賬差異原因、提出解決方案和跟進差異處理情況預防型應付賬款管理制度應付賬款對賬單14.8-R4款項支付未經(jīng)過審批，導致集團資金流失，影響資產(chǎn)保全目標14.8-CT414.8-CA4所有材料付款必須按權(quán)限審批：每月15號前，由由商務管理部根據(jù)供應商的付款條件按付款方式、付款幣別、付款類型擬制當下月度付款計劃。急單付款由商務管理部根據(jù)采購需求或供應商請款在符合要求下提出支付申請申請/審核/錄入/付款預防型應付賬款管理制度 付款計劃、付款申請單、付款記賬憑證14.8-R5款項支付前未核對相關(guān)表單票據(jù)，導致支付的金額與相關(guān)單據(jù)不匹配，影響集團資產(chǎn)保全目標14.8-CT414.8-CA6財務部對批準后的

6、付款申請進行核對，核對付款申請的批準程序是否合規(guī)、手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備、金額計算是否準確、支付方式是否妥當、是否填寫約定的結(jié)算方式、發(fā)票是否已立賬，對于信用證付款，審核發(fā)票與貨物收據(jù)是否一致申請/審批預防型應付賬款管理制度 付款申請單、原始單據(jù)應付賬款14.8-R6款項緊急支付無領導書面審批單據(jù)且事后未補辦審批程序，導致財務人員重復支付款項，造成集團資金損失14.8-CT414.8-CA7未獲得授權(quán)審批人員的審批不支付賬款預防型應付賬款管理制度 應付賬款14.8-R7貨款支付不及時，導致供貨方扣押貨物，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營以及供應商合作關(guān)系14.8-CT514.8-CA8商務管理部根據(jù)供應商

7、的付款條件按付款方式、付款幣別、付款類型擬制當月度付款計劃及時付款。發(fā)現(xiàn)型應付賬款管理制度 第九條付款計劃14.8-R8發(fā)生采購退貨時，采購部門未及時與財務部溝通，導致財務部多支付款項，造成集團資金損失14.8-CT614.8-CA9因所購物資產(chǎn)生質(zhì)量問題等原因發(fā)生退貨時，由使用部門通知SQE進行復判，確定是有質(zhì)量問題的直接退回倉庫的不良品倉，然后倉庫通知采購人員辦理退貨申請/審批預防型應付賬款管理制度檢驗單、不良品出入庫記錄14.8-CT614.8-CA10采購部應當及時在信息系統(tǒng)上更新退貨信息預防型應付賬款管理制度 信息系統(tǒng)退貨記錄14.8-CT614.8-CA11財務部應當及時根據(jù)信息系

8、統(tǒng)中的退貨信息進行相應退貨處理預防型應付賬款管理制度 退貨記賬憑證應付賬款14.8-R9應付賬款核算不準確、不及時，導致集團財務信息不真實、不完整14.8-CT314.8-CA12采購部在收到供應商發(fā)票后應當及時提交給財務部并申請付款預防型應付賬款管理制度采購發(fā)票應付賬款14.8-CT314.8-CA13財務部須保證訂單、收貨單據(jù)、發(fā)票等匹配，系統(tǒng)中的采購訂單號、采購單價、數(shù)量必須與供應商回簽的對賬單及供應商開出的增值稅發(fā)票中單價、數(shù)量、總金額保持一致經(jīng)辦/審核預防型應付賬款管理制度 訂單、收貨單據(jù)、發(fā)票應付賬款14.8-CT314.8-CA14匹配相符的發(fā)票經(jīng)過審核，形成供應商的應付賬款，同

9、時沖銷暫估應付款預防型應付賬款管理制度 相應會計憑證應付賬款14.8-R10會計人員未定期與采購人員核對應付款發(fā)生額及余額，導致應付賬款賬賬不符，應付款管理混亂14.8-CT314.8-CA5應付賬款對賬由商務管理部發(fā)起，定期反饋對賬信息給財務部，并分析對賬差異原因、提出解決方案和跟進差異處理情況預防型應付賬款管理制度 應付賬款對賬單應付賬款14.8-R11財務部未定期與供應商核對應付款余額，導致應付賬款賬實不符，應付款管理混亂14.8-CT314.8-CA15關(guān)聯(lián)方對賬：財務部每月6日前向關(guān)聯(lián)方發(fā)出對賬單核對數(shù)據(jù)，要求關(guān)聯(lián)方于3個工作日內(nèi)反饋。經(jīng)確認的對賬單由對方財務經(jīng)理以上領導簽字并加蓋財務章。發(fā)現(xiàn)型應付賬款管理制度 應付賬款對賬單應付賬款14.8-CT314.8-CA16與供應商對賬：由商務管理部發(fā)起，定期反饋對賬信息給財務部，并分析對賬差異原因、提出解決方案和跟進差異處理情況發(fā)現(xiàn)型應付賬款管理制度 應付賬款對賬單應付賬款14.8-R12預付賬款沒有經(jīng)過審批，導致集團資金流失，影響資產(chǎn)保全目標14.8-CT714.8-CA17集團一般應當采用貨到后付款方式進行支付結(jié)算，對于合同和招標文件有預付款條款規(guī)定的除外。授權(quán)人員根據(jù)審批通過的采購訂單審批銀行付款通知單，確保預付賬款支付的合理性，降低資金風險。經(jīng)辦/審批預防型應付賬款管理預付賬款申請單預