1、 郵（游）刃有余(yuy) -電子郵件(din z yu jin)禮儀共三十頁(yè) 在工作交往中要尊重一個(gè)人（客戶(hù)），首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息(xnx)最快最直接的提供給需要的人（客戶(hù)）。 電子郵件(din z yu jin)共三十頁(yè) 目的在於通知下屬或平行單位經(jīng)核準(zhǔn)的事項(xiàng)。 目的在於對(duì)上級(jí)主管報(bào)告事件處理進(jìn)度與狀況。 目的在於要求收件者有所行動(dòng)。 目的在於通知收件者收取或閱讀附件。電子郵件類(lèi)型與目的(md)業(yè)務(wù)聯(lián)繫進(jìn)度報(bào)告123發(fā)送附件(fjin)4公告宣達(dá)共三十頁(yè)正文(zhngwn)與附件語(yǔ)言選擇與漢字編碼(hn z bin m)主

2、題稱(chēng)呼與問(wèn)候結(jié)尾簽名電子郵件電子郵件構(gòu)成架構(gòu)共三十頁(yè)關(guān)于(guny)主題一定不要空白標(biāo)題。標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook無(wú)限拉長(zhǎng)才能顯示完整標(biāo)題。標(biāo)題要能真實(shí)反映郵件的內(nèi)容和重要性，切忌使用(shyng)含義不清的標(biāo)題如 “王先生收” 。一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封郵件內(nèi)談及多件事情，以便日后整理。 業(yè)務(wù)聯(lián)繫進(jìn)度報(bào)告123發(fā)送附件 明確說(shuō)明發(fā)送附件的主要內(nèi)容或原因。 明確表達(dá)離系的事項(xiàng)或要求。明確說(shuō)明事件的進(jìn)度獲報(bào)告某事件處理狀況。4公告宣達(dá) 明確說(shuō)明公告或宣達(dá)事項(xiàng)要旨。共三十頁(yè)可適當(dāng)使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“* !”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要

3、(byo)隨便使用“緊急”之類(lèi)的字眼。 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改郵件類(lèi)型，不要RE RE一大串。 關(guān)于(guny)主題公告宣達(dá)進(jìn)度報(bào)告業(yè)務(wù)聯(lián)繫發(fā)送附件依內(nèi)容與要求共三十頁(yè)關(guān)于稱(chēng)呼(chng hu)與問(wèn)候恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度。郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家(dji)、ALL。如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要先確認(rèn)性別。共三十頁(yè)Email開(kāi)頭結(jié)尾最好(zu ho)要有問(wèn)候語(yǔ)。最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè) “你好”；

4、結(jié)尾“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。關(guān)于(guny)稱(chēng)呼與問(wèn)候共三十頁(yè)關(guān)于郵件(yujin)正文 Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好(zu ho)不要讓收件人拉滾動(dòng)條才能看完郵件。 業(yè)務(wù)聯(lián)繫進(jìn)度報(bào)告123發(fā)送附件 說(shuō)明附件內(nèi)容的大綱或原因，需回覆要明確提出要求？。 明確表達(dá)業(yè)務(wù)內(nèi)容外，要對(duì)收文者提出行動(dòng)要

5、求(5W1H)。說(shuō)明事件進(jìn)度或報(bào)告處理狀況，特殊(困難)狀況要標(biāo)註。4公告宣達(dá) 最好以正式公文書(shū)書(shū)寫(xiě)方式傳達(dá)(主旨、目的、內(nèi)文)。共三十頁(yè) 關(guān)于郵件(yujin)正文 注意Email的論述語(yǔ)氣。根據(jù)收件人與自己的熟悉程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是(hi shi)對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須客觀。共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)郵件正文 Email正文用序號(hào)列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好用1/2/3的目錄列出段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，切忌長(zhǎng)篇大論。正文用序

6、號(hào)列表，以清晰明確。正文中如有圖、表，數(shù)字一律應(yīng)加千分號(hào)，有小數(shù)點(diǎn)顯示兩位。數(shù)字一定要靠右對(duì)齊，不可置中對(duì)齊。 若涉及數(shù)字，應(yīng)標(biāo)明清楚數(shù)字的單位(PCS、桶、Kg、cm、等)。如果是金額一律要標(biāo)示幣別(USD、HKD、RMB)。一次郵件(yujin)交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很反感。共三十頁(yè) 關(guān)于郵件(yujin)正文 盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查。這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果有英文，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi); 如果是中文，注意同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔

7、細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。合理提示重要信息。不要過(guò)多使用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色(yns)字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)郵件正文 合理利用圖片、表格等形式來(lái)輔助闡述。對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的細(xì)致。盡量不要使用(shyng) “:)” 之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。:) 只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在:)共三十頁(yè)關(guān)于(guny)附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在

8、正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可(bk)用難以看懂的文件名。正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。附件檔案中，如有數(shù)字一律應(yīng)加千分號(hào)，有小數(shù)點(diǎn)顯示兩位，數(shù)字一定要靠右來(lái)列，不可置中對(duì)齊。若涉及數(shù)字也應(yīng)標(biāo)明清楚數(shù)字的單位(PCS、桶、Kg、cm等)。如果是金額一律要標(biāo)示幣別。共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)附件附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件(wnjin)。如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)語(yǔ)言選擇和漢字編碼只在必要的時(shí)候才使

9、用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼(bin m)的問(wèn)題，中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)語(yǔ)言選擇和漢字編碼尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件(yujin)。如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要用中文回復(fù)。對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。如果發(fā)件人的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，會(huì)影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。共三十頁(yè) 關(guān)于(

10、guny)語(yǔ)言選擇和漢字編碼選擇便于閱讀的字號(hào)(z hao)和字體。中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。經(jīng)研究證明這是最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。共三十頁(yè)關(guān)于(guny)結(jié)尾簽名簽名信息不宜過(guò)多。電子郵件的末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。 引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人

11、對(duì)象與場(chǎng)合，切記(qij)一定要得體。共三十頁(yè) 關(guān)于結(jié)尾(jiwi)簽名不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)(wngli)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓自己與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)?？梢栽贠UTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)與抄送： 慎選收件人、抄送人或轉(zhuǎn)發(fā)人業(yè)務(wù)聯(lián)繫進(jìn)度報(bào)告123發(fā)送附件 收件人：需要是具有閱讀與收取附件權(quán)限的人員。 抄送人：一般為發(fā)件人直屬主管或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。 收件人：為處理業(yè)務(wù)對(duì)象同時(shí)也為被要求行動(dòng)的接受者。 抄

12、送人：與討論或處理相關(guān)事務(wù)的關(guān)係人(上司、同事)。 收件人：一般為直屬主管或指派你任務(wù)的人員。 抄送人：一般為直屬主管更高階的主管。4公告宣達(dá) 收件人：為須知悉公告或宣達(dá)事項(xiàng)的人員或部門(mén)。 抄送人：為具核決公告或宣達(dá)權(quán)限的高階主管。(GM/M)共三十頁(yè)注意事項(xiàng)：正確(zhngqu)使用發(fā)送，抄送，轉(zhuǎn)發(fā)要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先(shuxin)確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件

13、的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)回復(fù)及時(shí)回復(fù)Email收到他人重要的電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方，這是必不可少的,也是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無(wú)法(wf)及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或

14、休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。共三十頁(yè)關(guān)于(guny)回復(fù)進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的回答，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源?；貜?fù)不得少于10個(gè)字對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你卻只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌(lmo)的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。共三十頁(yè)關(guān)于(guny)回復(fù)不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做

15、判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)(xioji)，刪減瘦身，突出有用信息。共三十頁(yè) 關(guān)于(guny)回復(fù)業(yè)務(wù)聯(lián)繫進(jìn)度報(bào)告123發(fā)送附件 目的收取或閱讀附件。-須回覆或不需回覆 目的有所行動(dòng)。-一定要回覆 目的報(bào)告進(jìn)度與狀況。-視情況回覆4公告宣達(dá) 目的通知經(jīng)核準(zhǔn)的事項(xiàng)。-無(wú)須回覆共三十頁(yè)注意(zh y)事項(xiàng)：關(guān)于回復(fù)主動(dòng)控制郵件的來(lái)往為避免(bmin)無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”

16、、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。業(yè)務(wù)聯(lián)繫公告宣達(dá)不須回覆視情況回覆發(fā)送附件進(jìn)度報(bào)告接收或發(fā)起郵件減少不必要的回覆必須回覆須回覆不須回覆共三十頁(yè)注意(zh y)事項(xiàng)：關(guān)于回復(fù)謹(jǐn)慎區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 。如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同(b tn)的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！共三十頁(yè)郵Thank you！改變從這里(zhl)開(kāi)始，魅力郵（油）然而生共三十頁(yè)內(nèi)容摘要郵（游）刃有余。明確說(shuō)明事件的進(jìn)度獲報(bào)告某事件處理狀況。說(shuō)明事件進(jìn)度或報(bào)告處理狀況，特殊(困難