1、怎樣的時間設(shè)定和管理是合理的？說到計劃，很多時候我們會有不少誤解。為什么要做計劃呢？未來有那么多 的不確定性，關(guān)鍵還是得靠執(zhí)行，或者計劃趕不上變化。為什么要做計劃？答案很簡單，計劃有兩個基本的功能：規(guī)劃和備忘。規(guī)劃， 是制定出實現(xiàn)目標的有效路徑；備忘，那么可以幫助你執(zhí)行時方向清晰、全情 投入。在時間管理中，你還要把頭腦中的計劃，落實到紙面上，也就是可視 化。把計劃可視化這一步非常重要。人的大腦，就相當于電腦的內(nèi)存，是用來運 算、處理信息、指揮身體的，如果你用它來記憶存儲太多信息，會降低它的 工作效率。把計劃可視化，本質(zhì)是幫助你釋放內(nèi)存也就是：用你的頭腦 來制定計劃，用可視化的計劃表指揮你的行動

2、。這里介紹兩個計劃表，一個是“極簡的工程管理表”，另一個是日歷表”。對 于時間管理來說，它們很基礎(chǔ)，但是特別重要。極簡的工程管理表當你需要完成的工作比擬復(fù)雜的、時間線比擬長，比方“利用一個季度的時間, 提升5%的訂單轉(zhuǎn)化率”“三周的時間，進行公司年會的籌備”等，那么一個事 前計劃就很有必耍了。通常我們把這種工作稱為一個工程，以工程為單位做計劃，有兩個最基本的 動作：分拆子工程和設(shè)定截止口期。分拆子工程是為了讓一個復(fù)雜的工程，變得清晰、可行，完成分拆后的工作 包，能給你帶來階段性的目標感、成就感。你可以按照工程的工作內(nèi)容屬性, 進行分拆。比方說，你是一個行政專員，要進行年會籌備，這件事就可以分

3、拆為：選場地、排節(jié)目、買禮物等?；蛘吣氵€可以按照工程的階段屬性進行 拆分，比方：年會開始前、年會進行中、后續(xù)收尾工作等。不過，不管是哪種拆分方法你要注意三點：首先，在計劃階段，不宜把工作和時間節(jié)點拆得過細。例如，年度計劃，按 月去安排;季度計戈IJ,按周去安排。其次，工程分拆應(yīng)該盡量做到“不漏不重。 當你遇到大型的、復(fù)雜的工程，你在把工程分拆完之后，就得反過來問自己 一個問題：”這些事都做完了，是不是代表工作就完成了？ “最后，如果你的 工程需要別人配合完成，分拆時要責任到人，而且是一個人。可出現(xiàn)一個人 負責兩個子工程的情況，但不要出現(xiàn)一個子工程有兩個人負責的情況。如果 出現(xiàn)多人負責，會影響工

4、程的整體進度。分拆完子工程之后，你需要把每一個子工程設(shè)置截止日期。在工作中，很多有所謂拖延癥的人，他們往往以“這個工作沒有方法預(yù)估工作 量,為借口，不愿意給自己設(shè)置一個截止日期。除非是老板強制要求他，否那么 他的大多數(shù)事情是沒有截止日期的。這個習(xí)慣非常不好，設(shè)置截止日期這個 動作，除了給你緊迫感，也能讓你對時間有概念。很多高效率的人，哪怕是 第一次遇到的工程，也會給自己安排一個截止日期。就算沒有完成，但至少 有了概念，下次再遇到類似的事，預(yù)估的時間就會合理很多。如果在你的計 劃中，需要別人的協(xié)作，請不要忘了在一開始，給對方也設(shè)置截止日期。只 要給對方設(shè)定的時間不要太離譜，對方都會接受，這個在心

5、理學(xué)上叫做“承 諾與-致。通常情況下，人們不太愿意打破自己給出的承諾。日歷表 如果說工程管理表，是從事情本身出發(fā)，幫助你規(guī)劃行動步驟；那么日歷表， 就是幫助你從時間的維度，來鎖定重要的事情。舉個例子，領(lǐng)導(dǎo)問小張：“你是負責員工關(guān)系的高級經(jīng)理，那么一周之內(nèi)， 你大概有多少的時間會花在員工身上？ ”小張想了一下，告訴領(lǐng)導(dǎo)：“怎么 著也有1/3吧！ ”于是領(lǐng)導(dǎo)讓小張在接下來的一個星期，記錄自己在不同事 情上所花費的時間。一周后，小張驚奇地發(fā)現(xiàn)，在過去的在過去的一個星期， 她用于設(shè)計和實施員工關(guān)系方案的時間，花的不到工其他大量的時間， 是耗在了瑣碎或者不重要的工作上。這說明了什么？這說明了我們在時間上

6、的感覺”是靠不住的。如果你沒有一個有效的工具去 約束住你的時間，你很可能并不會真的花時間，去做那些對你來說重要的事 情。這就是為什么我們需要第二個計劃工具，日歷表。日歷表要怎么使用呢？有三個經(jīng)驗和你提供。首先，最重要的事先安排。這里說的重要的事情，有兩類。一類是短期需要完成、對工作結(jié)果有直接影 響的。還有一類重要的事情是容易被我們忽略的：那就是短期可能對業(yè)績提 升、個人表現(xiàn)沒有明顯的幫助，但一旦長期投資，就會形成巨大紅利的事情。 如果你是一名銷售，那么除了短期降價促銷，從長期來看，開發(fā)更多渠道， 多拜訪客戶聯(lián)絡(luò)感情，就是你的長期投資。如果你是一名獵頭，除了短期的打 、篩簡歷，拿出一局部時間，長

7、期跟 蹤一些有潛力的候選人，和他們建立長期的合作關(guān)系，和他們一起成長，也 是一種長期投資。 其次，好的日歷計戈IJ,并不是填滿你的每一個小時，而是有一定余地的，是 有緩沖地帶的。如何給自己留余地？經(jīng)驗說明，留出20%的緩沖地帶。比方，一周拼盡全 力，可以完成十個任務(wù)，那么一般在一開始，就會計劃完成八個，給自己留 出兩個的余地。最后，還有日計劃，即是你一天的任務(wù)清單。結(jié)合你的工程管理表和口歷表，每天早上，在記事本里寫下這一天必須完成 的事情。每天工作結(jié)束之后，把今天完成的工作在本子上劃掉。你會發(fā)現(xiàn)， 完成一項項工作，劃去一個個任務(wù)，是很讓人滿足的事情。你可以根據(jù)自己 的習(xí)慣，在電腦、手機上或者在紙上做，關(guān)鍵你需要把做計劃”的習(xí)慣堅持 下來?？偨Y(jié)一