1、第九講 立卷、歸檔和檔案工作一、關(guān)于檔案檔案：是單位和個人在社會活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄。中央檔案館：中國共產(chǎn)黨成立以來各個時期的中共中央、國務(wù)院、全國人大、全國政協(xié)以及中央和國家直屬機(jī)關(guān)、部門的檔案近60萬卷、1000萬件、相關(guān)圖書資料200萬冊。美國國家檔案館：320億件檔案原件、1600萬份圖表520萬張檔案翻拍件、17萬盒錄像帶、970萬張航空攝影照片、11萬卷電影資料。檔案的特點：社會性、歷史性、原始記錄性。可以為人們的活動提供憑證和參考。檔案的種類：公務(wù)檔案與私人檔案歷史檔案與現(xiàn)行檔案文書檔案、科技檔案、專門檔案立卷：將辦理完的零散文件，根據(jù)它們之間的聯(lián)系，分門

2、別類地組成一個或數(shù)個案卷的過程。案卷：是一組互為聯(lián)系或具有共同特征并經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件集合體，它是文書檔案的基本保管單位。*辦理完畢不是指文件的內(nèi)容全部貫徹執(zhí)行或工作全部做完，而是指文件在處理程序上已經(jīng)辦理完畢。二、立卷立卷的作用保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。保護(hù)文件的完整與安全，便于保管。為檔案工作奠定基礎(chǔ) 立卷質(zhì)量如何，直接影響和決定著檔案的質(zhì)量。立卷的范圍 一般是指本單位在工作活動中形成和使用的、經(jīng)過辦理完畢、具有參考價值的收發(fā)文件。本單位工作中形成的，直接反映本單位主要職能活動的重要文件。與本單位產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上、下級單位的重要文件。具有查考價值的本單位和上、下級單位的

3、一般性文件。包括：電報會議文件內(nèi)部文件電話記錄本單位編印的出版物原稿（附印本）以及圖表、薄冊、照片錄音帶錄像帶立卷的方法靈活運用文件的六個特征編制案卷類目問題特征時間特征名稱特征作者特征通訊者特征地區(qū)特征 復(fù)式分類法靈活選用，結(jié)合選用。 在一卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個以上特征立卷比較科學(xué)。年度組織機(jī)構(gòu) 2010年度教育部相關(guān)文件。年度問題 2008年度關(guān)于奧運志愿者管理相關(guān)文件組織機(jī)構(gòu)年度問題 北京市政府（作者）2009年度（時間）關(guān)于軌道交通問題的通知（名稱）填寫卷皮： 機(jī)關(guān)名稱 案卷標(biāo)題 起止日起 卷內(nèi)文件份數(shù) 保管期限 全宗號 案卷目錄號 案卷號案卷編目排列案卷與填寫案卷目錄：順序號文書處理號卷

4、名起止日起份數(shù)張數(shù)保管期限給卷內(nèi)文件編號填寫卷末備考表歸檔：指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。*歸檔是國家的一項制度歸檔范圍： 根據(jù)國家規(guī)定和本單位的具體情況確定文書材料的歸檔范圍。歸檔范圍不能過寬也不能過窄。 三、歸檔歸檔時間： 定期歸檔，一般在第二年的上半年交接雙方要根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。歸檔案卷的質(zhì)量要求 1）文件材料齊全、完整。 2）對歸檔的文件材料，要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷、卷案標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。四、檔案管理檔案管理的內(nèi)容 收集整理*保管鑒定統(tǒng)計提供利用 永久: 凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活

5、動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)，國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永遠(yuǎn)保管。 長期（1550年）： 凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。 文書檔案保管期限3）短期15年以下： 凡是在較短時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管。電子公文： 各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文處理系統(tǒng)設(shè)置符合安全要求的操作日志：隨時記錄對電子公文實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實性。電子公文的檔案管理電子公文的歸檔 應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理并拷貝到耐久性好的載體上一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。非紙質(zhì)文件錄音文件照片文件錄像帶微縮文件光盤文件檔案保存溫濕度紙質(zhì)溫度：溫度14-20 度，相對濕度50%-65% 磁性材料：磁帶：溫度15-21 度，相對濕度35%