1、部分企業(yè)合同管理概述一、企業(yè)合同管理的基本概念 1、合同概念：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 2、合同管理概念：大體而言，是指在企業(yè)洽談、簽訂、履行合同的過程中，各部門根據(jù)相關(guān)內(nèi)部管理制度的規(guī)定，嚴(yán)格按照既定程序履行相應(yīng)的職權(quán)，有效防范法律風(fēng)險的管理行為。 3、目的：防范合同法律風(fēng)險，及時化解合同爭議。4、保障措施：（1）機(jī)構(gòu)與人員設(shè)置（專職機(jī)構(gòu)、專職人員）（2）相關(guān)制度建設(shè)（職權(quán)劃分、流程管理、監(jiān)控機(jī)制、糾錯機(jī)制、責(zé)任機(jī)制）（3）管理工具（軟件）：恒潤基、東山、風(fēng)語者、Emptoris沐雷、財易、智邦、edoc2（軟件功能：合同登記、合同模

2、版、合同擬定與審批、合同原件的掃描與存檔、合同引用文檔管理、合同借閱、合同變更、合同付款提醒、合同查詢、合同分析） 企業(yè)的經(jīng)營，離不開合同。就油脂公司而言，我們接觸到的合同就包括多種類型：原料買賣、運(yùn)輸、倉儲、檢驗；進(jìn)出口代理、報關(guān)報檢代理、招投標(biāo)代理；資產(chǎn)并購、投資合作；工程建設(shè)、設(shè)備采購；水電熱力供應(yīng)、電信服務(wù)；房屋買賣、租賃；土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓；專業(yè)服務(wù)，如審計評估、法律服務(wù)。 上述合同都可能存在法律風(fēng)險。合同管理的目的，是盡量規(guī)避因合同產(chǎn)生的法律風(fēng)險。二、企業(yè)合同管理制度的主要內(nèi)容 1、合同的歸口管理制度； 2、交易對方資信調(diào)查； 3、合同洽談、簽訂、審批、會簽、審查、登記、保存； 4、法

3、人授權(quán)委托辦法； 5、合同檔案管理； 6、合同專用章管理； 7、合同履行過程監(jiān)控； 8、合同糾紛處理機(jī)制； 9、合同定期統(tǒng)計與考核檢查辦法； 10、合同管理人員培訓(xùn)制度等。 企業(yè)通過建立一整套規(guī)范、科學(xué)的合同管理制度，同時，落實各項制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。三、企業(yè)合同管理的主要環(huán)節(jié) 根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分，企業(yè)合同管理分為：事前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對處理為輔的企業(yè)合同管理方式。第二部分 綜合管理制度一、合同歸口管理 1、業(yè)務(wù)部門：提出需求、洽

4、談交易（公司領(lǐng)導(dǎo)/法務(wù)/財務(wù)）、草擬合同（法務(wù)）、履行合同（財務(wù)） 2、法務(wù)部門：前期法律調(diào)查、風(fēng)險識別、協(xié)助談判、審核修改合同、全程跟蹤履行 3、財務(wù)部門：前期財務(wù)調(diào)查、財務(wù)監(jiān)控 4、審計部門：跟蹤審計 5、綜合部門：合同用章管理 6、檔 案 室：合同檔案管理 7、公司領(lǐng)導(dǎo)：合同審批、重大事項決策、各部門協(xié)作二、合同審批、會簽與登記制度 1、審批流程：經(jīng)辦人業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人法務(wù)財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo) 2、審批權(quán)限：按合同金額劃分（須考慮公司章程關(guān)于董事會、總經(jīng)理職權(quán)的規(guī)定） 3、會簽制度：合同審批表，各部門與公司領(lǐng)導(dǎo)會簽后辦理合同簽字蓋章手續(xù)三、合同用章管理 1、用章范圍：公章、合同專用章、財務(wù)

5、專用章的使用范圍與管理制度（合同一般使用合同專用章；協(xié)議履行過程中發(fā)函一般使用公章；涉及財務(wù)的問題一般使用財務(wù)專用章）。 2、用章流程：經(jīng)辦人申請-部門負(fù)責(zé)人審核-其他相關(guān)部門審核-公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 3、印鑒管理：日常、攜帶外出、交接 4、用章登記：根據(jù)用章申請單的內(nèi)容登記用章情況，經(jīng)辦人簽字確認(rèn)四、合同檔案管理 1、合同檔案范圍 （1）前期調(diào)查資料：普通商務(wù)調(diào)查結(jié)果；法律盡職調(diào)查報告；財務(wù)盡職調(diào)查報告。 （2）合同會簽、審批表單。 （3）合同文本（備忘錄、意向書、補(bǔ)充協(xié)議、附件）。 （4）履行憑證（財務(wù)憑證、收發(fā)貨憑證、驗收文件等）（原件、復(fù)印件、電子版） （5）過程文件（往來函件，紙質(zhì)函件、傳

6、真件、電子郵件、電話錄音）2、合同檔案管理（1）歸檔、入卷、借閱與交接程序；（2）原件的統(tǒng)一保管；（3）復(fù)印件的擴(kuò)散范圍；（4）電子文檔的制作、存儲、備案與授權(quán)（讀取、寫入、刪除）。 五、合同管理考核制度 1、部門考核 2、人員考核 3、項目考核 4、獎懲制度、重大責(zé)任追究制度第三部分 個案管理措施一、前期調(diào)查 1、對交易對象的調(diào)查 （1）主體資格：主體身份；特殊資質(zhì)；簽約授權(quán)；內(nèi)部決策 （2）資信狀況：注冊資本；財務(wù)報告；商業(yè)信譽(yù) （3）履約能力：生產(chǎn)能力；技術(shù)水平；產(chǎn)品質(zhì)量2、對交易標(biāo)的的調(diào)查 （1）調(diào)查目標(biāo)：擬購買或租賃的不動產(chǎn)、股權(quán)、成套設(shè)備，擬投資的企業(yè)，等等。 （2）主管部門登記的

7、所有權(quán)、使用權(quán)、股權(quán)的權(quán)屬、有無抵押或質(zhì)押等他項權(quán)利，是否被司法查封或凍結(jié)； （3）權(quán)利憑證是否完備，包括權(quán)屬證書、購買合同、付款憑證與發(fā)票等是否齊全； （4）其他需要調(diào)查的事項。 3、調(diào)查的方式： 普通商務(wù)調(diào)查（銀行、行業(yè)協(xié)會、主要供應(yīng)商、主要客戶）、法律盡職調(diào)查（現(xiàn)場察看；有關(guān)部門核實、稅務(wù)機(jī)關(guān)、工商登記、被執(zhí)行人信息）；財務(wù)盡職調(diào)查二、合同談判 1、負(fù)責(zé)部門：業(yè)務(wù)部門（主管領(lǐng)導(dǎo)），法務(wù)部門協(xié)助 2、前期準(zhǔn)備： （1）收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況； （2）研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、行業(yè)慣例； （3）根據(jù)交易內(nèi)容制訂談判方案，就主要條款獲得內(nèi)部授權(quán)（標(biāo)的；質(zhì)量技術(shù)標(biāo)

8、準(zhǔn)；價格范圍；履約擔(dān)保；履約期限與方式；違約責(zé)任；合同變更與解除；爭議解決方式）；對于影響重大、技術(shù)要求高、法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與制訂談判方案； （4）加強(qiáng)保密工作，防止泄露我方談判意圖； 3、談判進(jìn)程： （1）業(yè)務(wù)部門全程負(fù)責(zé)； （2）主管領(lǐng)導(dǎo)全程把關(guān)； （3）技術(shù)、財務(wù)、法律專業(yè)人士必要時協(xié)助； （4）重要事項集體研究決策。三、合同文本擬定1、爭取由我方起草2、業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判情況草擬3、重點把握以下方面： （1）交易方案（模式、流程） （2）交易內(nèi)容（標(biāo)的、金額） （3）操作細(xì)節(jié) （4）質(zhì)量、技術(shù)要求（標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、異議期） （5）我方的特殊要求 4、對于

9、常用合同，制訂示范文本，根據(jù)示范文本修改、補(bǔ)充四、合同審核 1、法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核2、審核主要涉及以下方面： （1）合同主體是否明確、適格； （2）合同內(nèi)容是否合法（法律、法規(guī)、規(guī)章、政策）； （3）合同內(nèi)容是否完備，是否考慮到履行過程中可能出現(xiàn)的各種情形； （4）合同權(quán)利義務(wù)是否合理，主要對我方是否存在不合理的風(fēng)險； （5）合同表述是否準(zhǔn)確、清楚、嚴(yán)謹(jǐn)（關(guān)于“還欠款”一萬元的事例）。3、合同內(nèi)容的審核要點： （1）標(biāo)的：明確無歧義；編號規(guī)范統(tǒng)一 （2）首部：主體及其信息； （3）鑒于部分：概括由來，尤其是補(bǔ)充協(xié)議、擔(dān)保合同，與關(guān)聯(lián)文件呼應(yīng)； （4）履約方式、期限明確； （5）履約擔(dān)保的設(shè)置；

10、（6）通知與送達(dá)方式； （7）采用格式合同（合同范本）時，對空白條款的處理； （8）合同生效條件（約定條件，法定條件）； （9）違約責(zé)任明確、合法（預(yù)期違約、直接損失、間接損失、預(yù)見范圍、維權(quán)支出）； （10）爭議解決條款（訴訟、仲裁，涉外合同準(zhǔn)據(jù)法的選擇）； （11）簽約地點、簽署時間； （12）合同附件完備（關(guān)聯(lián)合同、資產(chǎn)清單、權(quán)利憑證、資產(chǎn)負(fù)債表）。4、就審核修改后的合同文本，繼續(xù)與對方協(xié)商。六、合同簽署 1、簽署方式（書面；傳真） 2、使用文本（我方最后審核的文本） 3、簽署先后（當(dāng)場同時簽署之外，對簽約地點和時間的影響，防止對方擅自修改） 4、簽署流程（經(jīng)辦人持經(jīng)審核的文本、會簽單，

11、申請簽字蓋章） 5、注意事項： （1）印鑒公章或合同專用章； （2）對方法定代表人簽名的重要性；最近聽說有使用褪色筆簽名寫借條的，防不勝防；五、合同審批 1、會簽制度（經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)、法務(wù)、審計、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長）； 2、審批過程中發(fā)現(xiàn)問題的，繼續(xù)與對方協(xié)商定稿； 3、審批文件的歸檔保管。 （3）授權(quán)代表簽名的，要有授權(quán)委托書； （4）合同附件也要蓋章； （5）多頁合同加蓋騎縫章，蓋完騎縫章后合同的每一頁應(yīng)該均有紅印，并且第一頁和最后一頁最好同時有字，而不僅僅是個紅圈（僅是紅圈容易作假）；不應(yīng)存在漏頁的情況，不論是中間漏還是前后漏；合同展開應(yīng)該能夠?qū)ⅡT縫章還原成原章，只有這樣

12、才是比較規(guī)范的騎縫章，才能發(fā)揮騎縫章的作用。 6、需要履行審批、登記備案手續(xù)的，及時履行。七、合同履行、變更與解除 1、嚴(yán)格按照合同履行相關(guān)義務(wù)，避免不必要的違約； 2、業(yè)務(wù)部門及時與財務(wù)部門溝通，按合同及時足額付款、及時催收到期合同款。 3、保留完整的履約文件并按規(guī)定存檔（發(fā)貨憑證、收貨憑證、付款憑證）； 4、保留完整的雙方往來函件并按規(guī)定存檔（訂單、提貨通知、付款通知）； 5、變更合同內(nèi)容要采取書面形式，雙方簽署； 6、簽收、確認(rèn)、出具文書要慎重 任何一份合同，在履行完畢之前都有可能發(fā)生爭議。一旦發(fā)生爭議，此前一方簽字/蓋章確認(rèn)或出具的文書，都有可能被對方作為證據(jù)使用。 舉例：某公司與分包

13、商簽訂工程分包合同，約定爭議由北京仲裁委員會管轄。后分包商提交對賬單，有如下內(nèi)容：“截至某日，貴司應(yīng)向我司支付工程款*元；如果貴司未能在某年某月某日前支付，我司將向*法院起訴”。公司加蓋財務(wù)章確認(rèn)。 7、及時保全對方違約的證據(jù)和造成損失的證據(jù) 8、發(fā)生爭議時的注意事項 （1）對往來函件要非常慎重； （2）當(dāng)面或電話溝通要謹(jǐn)慎，提防對方錄音；龍江福 （3）深入研究具體情況，制訂具體應(yīng)對方案。第四部分 FOSFA規(guī)則若干特點一、FOSFA標(biāo)準(zhǔn)合同的作用二、FOSFA仲裁規(guī)則若干特殊規(guī)定 1、雙級制仲裁與單級制仲裁 2、仲裁實體法 3、仲裁地 4、FOSFA仲裁員 5、仲裁案件代理人 6、時限條款

14、7、不可抗力與買方責(zé)任一、FOSFA標(biāo)準(zhǔn)合同的作用： 1、作為訂立合同的范本； 2、標(biāo)準(zhǔn)合同的條文可成為當(dāng)事人所訂立合同組成部分 例如：在我們與嘉吉公司簽訂的大豆進(jìn)口合同中規(guī)定： 1）This contract is made upon the terms, conditions and rules, including the arbitration clauses of this contract, in contract form FOSFA24(if US origin) or FOSFA23(if Argentine/Uruguayan origin)/FOSFA Rules of

15、Arbitration and Appeal in force at the date of this contract, of which the parties admit that they have knowledge and notice, and the details given below shall be taken as having been written into such contract form in the appropriate place. Any special terms and conditions contained herein and/or a

16、ttached hereto shall be treated as if written on such contract form and shall prevail in so far as they may be inconsistent with the printed clauses of such contract form. “本合同是依據(jù)FOSFA第23、24號標(biāo)準(zhǔn)合同中的條文、條件及規(guī)則包括仲裁條款，及截止至訂立本合同之日止有效的FOSFA仲裁及上訴規(guī)則制定，合同雙方對此均承認(rèn)并了解，本合同下述條文將被視為置入上述標(biāo)準(zhǔn)合同的適當(dāng)位置。包含于或附于下述條文中的任何特殊條款及條

17、件將被視為寫入上述標(biāo)準(zhǔn)合同，并在與標(biāo)準(zhǔn)條文沖突的情況下優(yōu)先適用。” 2）Any dispute arising out of or under this contract shall be referred to arbitration in accordance with the Arbitration Clause and Rules (FOSFA/English Law) in the above mentioned contract form 該合同的仲裁條款規(guī)定：任何由本合同引起的爭議應(yīng)按上述FOSFA標(biāo)準(zhǔn)合同中仲裁條款和規(guī)則規(guī)定執(zhí)行。 3）Force Majeure: The fu

18、lfillment of this contract is subject to the force majeure clause of FOSFA23. 該合同的不可抗力條款規(guī)定：本合同中不可抗力適用FOSFA第23號標(biāo)準(zhǔn)合同關(guān)于不可抗力的規(guī)定。二、FOSFA仲裁規(guī)則若干特殊規(guī)定1、雙級制仲裁與單級制仲裁（1）雙級制仲裁： 首先，由兩名仲裁員組成仲裁庭，每方指定一名仲裁員。如果仲裁員在裁決時不能達(dá)成共識，一名公斷人將會被指定接管該案件。由各方指定的仲裁員將會變?yōu)楫?dāng)事人的代理人。 其次，雙方有權(quán)就仲裁員做出的裁決提出申訴，要求做出二級仲裁，二級仲裁是對案件的重新審理，這樣會引起額外費(fèi)用并推遲案

19、件的最終裁決。（2）單級制仲裁： 合同雙方也可依據(jù)FOSFA小額度訴訟的單級仲裁規(guī)定在合同中約定對糾紛事項實行單級仲裁，即一審終裁。2、仲裁實體法：英國法Domicile: this contract shall be deemed to have been made in England and the construction, validity and performance thereof shall be governed in all respects by English law.住所：本合同應(yīng)被視為在英國訂立，其解釋、效力及履行均應(yīng)適用英國法。3、仲裁地：倫敦或雙方同意的其他地

20、點 Any dispute arising out of a contract or contracts subject to these Rules, including any questions of law arising in connection therewith, shall be referred to arbitration in London (or without prejudice to the juridical seat elsewhere if so agreed) in accordance with the Arbitration Act 1996 and

21、any statutory modification or re-enactment thereof for the time being in force. 任何由本合同引起的應(yīng)受本規(guī)則調(diào)整的爭議，包括任何與之關(guān)聯(lián)的法律問題，應(yīng)根據(jù)1996年英國仲裁法及當(dāng)時經(jīng)修訂或經(jīng)重新頒布生效的的法令，在倫敦（經(jīng)雙方同意的其他地點）舉行。4、 FOSFA仲裁員Only Trading, Full Non-Trading Members or their nominated representatives to the Federation shall have the right to act as ar

22、bitrators or umpires subject to retirement at age 75雙方只能指定FOSFA會員為仲裁員，即只能指定FOSFA全職經(jīng)紀(jì)或非交交易會員或FOSFA會員指定的代表人作為仲裁員。5、仲裁案件代理人 If either party has expressed a wish to be present, the arbitrators or the umpire shall give reasonable notice to the parties of the date, time and place when any oral evidence or

23、 additional submissions may be heard and both parties to the arbitration or their authorized representatives may attend any such hearing but may not have present or be represented by counsel, solicitor or any member of the legal profession wholly or principally engaged in legal practice. 根據(jù)FOSFA規(guī)則4（

24、g）規(guī)定，雙方不能由專業(yè)的法律人士代理案件。6、時限條款 Claims on quality and /or condition: If the claim is not to be supported by certificate/s of contractual analysis/ses, the party claiming arbitration shall dispatch the notice of claim with the name of his appointed arbitrator to the other party within 21 consecutive day

25、s form the date of completion of discharge of the goods and shall at the same time notify the Federation and dispatch sealed sample/s to the office of the Federation, where such sample/s shall be held at the disposal of the arbitrators and/or umpire. The other party shall nominate an arbitrator and

26、notify his name to the Federation within 7 consecutive days form receipt of such notice. 關(guān)于品質(zhì)及條件的爭議，如果索賠沒有合同約定的檢驗證明書的支持，申請人必須在卸貨后21天內(nèi)（連續(xù)計算）向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出申請仲裁和所選定仲裁員姓名的通知，并同時通知協(xié)會。注意: 1）FOSFA無義務(wù)向發(fā)生糾紛的雙方當(dāng)事人送達(dá)協(xié)會仲裁員名單。 2）如果未在規(guī)定的時限內(nèi)送達(dá)要求的仲裁申請書，將會被視為放棄索賠，除非仲裁庭依其酌情權(quán)允許仲裁繼續(xù)進(jìn)行。7、不可抗力與買方責(zé)任： Force Majeure: should shipm

27、ent of the goods or any part thereof be prevented at any time during the last 30 days of the contract shipment period by reason of Act of god, strikes, lockouts, riots, civil commotions, fires or any other cause comprehended by the term Force Majeure at port/s of loading or elsewhere preventing tran

28、sport of the goods to such port/s, the time allowed for shipment shall be extended to 30 days beyond the termination of such cause, but should the contract shipment be less than 30 days such extension shall be limited to the number of days allowed for shipment under the contract shipment period. Sho

29、uld such cause exist for a period of 60 days beyond the contract shipment period the contract or any unfulfilled part thereof so affected shall be cancelled. 在裝運(yùn)期的最后30天的任何時間如在裝運(yùn)港發(fā)生罷工、停工、市民暴亂、暴動、火災(zāi)等不可抗力，或任何其他可被理解為不可抗力的理由，而阻止全部或部分貨物運(yùn)輸，運(yùn)輸時間被自動延長30天，運(yùn)輸時間不足30天的，延長合同項下運(yùn)輸天數(shù)，如不可抗力事件超過合同約定的運(yùn)輸期60天的，合同或任何沒有裝運(yùn)的

30、部分，應(yīng)當(dāng)被取消。 不可抗力條款僅僅涉及阻止裝運(yùn)的情況，并未涉及卸貨的事項。在另一方面： buyer assumes all risk of any action (or failure to act ) of any nature whatsoever by the Chinese government authorities, whether at the national, regional or local level, including its CIO restricting, delaying, prohibits, or adds expense or cost, or whi

31、ch has the effect of restricting, delaying, prohibiting, or adding expense or cost to, the entry, discharge or import of the goods (each an “import event”) 在進(jìn)口許可和配額條款下，賣方把所有取得入口許可證責(zé)任都加諸買方，由買方來保證取得所有的進(jìn)口許可證、配額，這是一項絕對責(zé)任，如買方不能獲得進(jìn)口許可證或配額，構(gòu)成進(jìn)口事件，但不構(gòu)成不可抗力，不能免責(zé)。 在Bangladesh Export Co. Ltd 訴 Sucden Kerry SA

32、一案中，買方承擔(dān)了獲取證書的絕對責(zé)任，同時合同約定，無法獲得進(jìn)口許可證不能構(gòu)成不可抗力。在合同簽訂之后，孟加拉國政府改變了政策，禁止糖類進(jìn)口，Bangladesh Export Co. Ltd無法取得進(jìn)口證，由于買方負(fù)擔(dān)絕對責(zé)任，Bangladesh Export Co. Ltd履行不能，承擔(dān)260萬美元違約賠償。謝謝大家！1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個驚喜，也給自己一個好的交代。3、命運(yùn)給你一個比別人低的起點是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少。口里不說多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無