1、檔案資源數(shù)字化管理探析 摘要：檔案數(shù)字化管理是網(wǎng)絡(luò)時代的自身根本價值的功能需求，是這個時代檔案工作的新使命。檔案資源數(shù)字化管理因?yàn)橐Y(jié)合計算機(jī)技術(shù)的軟硬件環(huán)境來實(shí)現(xiàn)，在整個管理過程中會凸現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的種種優(yōu)勢與困境。本文分析了檔案資源數(shù)字化管理面臨的困境，提出了一些對策。關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；數(shù)字檔案管理；優(yōu)勢；困境現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速開展，電子政務(wù)建立的不斷深化，電子文件已不單是一種新型載體，同時也意味著人類記錄信息、傳達(dá)和留存信息的方式已經(jīng)發(fā)生了宏大的變化。在漫長的檔案史上是另一次的重大變革。檔案信息數(shù)字化、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫、虛擬檔案館等的建立已經(jīng)提到時代的議程。傳統(tǒng)的檔案管理形式

2、已經(jīng)逐步不再適應(yīng)這個時代。一、檔案資源數(shù)字化管理是信息時代的大勢所趨在重視歷史積淀的文化傳統(tǒng)思想指引下，由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)飛速開展，這個過程中產(chǎn)生出來的數(shù)字化檔案信息分散存儲于不同載體、不同地理位置，唯有依托于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)鏈接的方式才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的及時共享。檔案信息化建立迫在眉睫，首先應(yīng)以運(yùn)用為導(dǎo)向。隨著社會信息化的擴(kuò)大深化和政府機(jī)構(gòu)效勞社會的數(shù)字化需求，電子政務(wù)建立在不斷地強(qiáng)力推進(jìn)。這種行政方式的變革必定促使檔案資源施行數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理必須在數(shù)據(jù)管理的根底上，圍繞網(wǎng)絡(luò)建立這個中心，完善各種業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)，然后向縱深的網(wǎng)絡(luò)化開展。檔案資源數(shù)字化管

3、理勢在必行。二、檔案資源數(shù)字化管理的自身優(yōu)勢一是存儲于效勞器、磁盤或者光盤等載體上的數(shù)字檔案資源，受時空限制比擬小，脫離實(shí)體檔案，可以無數(shù)次的復(fù)制，攜帶方便。利用者只需獲得訪問權(quán)限，就可以隨時實(shí)現(xiàn)異地調(diào)閱所需的檔案信息。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行已經(jīng)涵蓋了收、管、用、存四個階段，可以實(shí)如今線搜集，進(jìn)展目錄建庫、在線接收、脫機(jī)接收、文件格式轉(zhuǎn)換、檔案征集等工作；實(shí)如今線管理，進(jìn)展檔案整理、編目打印、專題組織、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計等工作；實(shí)如今線利用，進(jìn)展檔案檢索、全文調(diào)閱、視頻點(diǎn)播、照片檔案閱讀、檔案出證等工作，無論是收、管、用、存哪個階段，操作非常簡單、便捷。檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)進(jìn)展著錄

4、、保管、利用就可以涵蓋檔案管理的全階段。二是檔案資源數(shù)字化管理非常有利于開發(fā)庫存的檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理后，各門各類數(shù)字檔案信息資源通過系統(tǒng)檢索，可以快速實(shí)現(xiàn)查找，并且系統(tǒng)自覺對信息進(jìn)展優(yōu)化，可以查找到的是相關(guān)聯(lián)的問題或事件的所有數(shù)字檔案資料，不再是單個的文件。這可解決和緩和檔案文獻(xiàn)的客觀狀況與人們實(shí)際利用要求之間存在的種種矛盾，極大地滿足檔案資源深層次查詢利用與編研開發(fā)。三是確保部門案卷的質(zhì)量。廣東省廣州市播送電視大學(xué)檔案信息化建立初期完畢后，各歸檔部門人員只需要將文件材料數(shù)字化后輸入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。檔案室統(tǒng)一接收后，進(jìn)展立卷編碼保存。這樣非常有利于收齊收全檔案材料。同時也防止了

5、檔案室的檔案管理員因?yàn)槲茨苋胬斫飧鞑块T的工作，而造成的關(guān)于材料準(zhǔn)確性方面的斷定失誤，影響案卷質(zhì)量。三、檔案資源數(shù)字化管理面臨的困境由于數(shù)據(jù)平安的要求，部署在局域網(wǎng)中的包含著全部檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般是與外網(wǎng)隔離的。但在目前普遍技術(shù)相對落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還面臨著種種困境。一是檔案資源數(shù)字化管理雖然操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，檔案裝具、檔案安保系統(tǒng)卻要相應(yīng)的趨于半智能化或者智能化。一旦性能不穩(wěn)定，優(yōu)勢就會凸顯，其真實(shí)性和保密性難以掌控。此外，存儲在計算機(jī)里的數(shù)字檔案信息資料可以在編輯修改時不留任何痕跡，一經(jīng)修改后真?zhèn)坞y辨，業(yè)務(wù)操作主體的可信性、可審計性以及不可抵賴性就無

6、法保證，數(shù)字檔案的可據(jù)性就大受質(zhì)疑。二是數(shù)字檔案資源對存儲載體依賴性相當(dāng)強(qiáng)。檔案資源數(shù)字化管理后，檔案檢索工具必須以計算機(jī)作為依托，數(shù)字檔案信息對軟硬件設(shè)備的依賴性會很強(qiáng)，不能像紙質(zhì)文件直接讀取。但是計算機(jī)更新?lián)Q代非?？欤斐稍缙谛纬傻碾娮訑?shù)據(jù)在新的軟硬件環(huán)境中無法讀取，還有的因?yàn)閼?yīng)用軟件不兼容數(shù)據(jù)讀取不了。檔案資源數(shù)字化管理的條件必須盡快完備，才能適應(yīng)外部環(huán)境的變化。否那么，數(shù)據(jù)一旦喪失或遭受病毒的損害，檔案數(shù)字化管理勢必成空。三是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)并不兼容。比方廣東省廣州市播送電視大學(xué)教務(wù)處使用學(xué)籍管理系統(tǒng)和教務(wù)管理系統(tǒng)，人事部使用人事管理系統(tǒng)，財務(wù)部門使用財務(wù)管理系統(tǒng)

7、，總務(wù)處使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)，機(jī)關(guān)部室使用OA辦公平臺等。這些業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)各自按照自己部門的工作需求來開發(fā)，系統(tǒng)設(shè)計單位不同，軟件環(huán)境差異較大，建立形式與技術(shù)架構(gòu)也不一致，產(chǎn)品接口不合標(biāo)準(zhǔn)，難以兼容，所形成的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換，無法完成數(shù)字檔案數(shù)據(jù)直接在線遷移。文件歸檔、數(shù)據(jù)搜集和錄入由此滯后。四是我國目前采取的是雙軌制;和雙套制;文檔管理形式。紙質(zhì)文件與電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程在流轉(zhuǎn)，最終兩套歸檔。雖然這樣做法有它自身的優(yōu)勢，但是技術(shù)的更新開展，觀念也要相應(yīng)地更新。文件以紙質(zhì)形式為主的形勢將逐步轉(zhuǎn)向以電子形式為主，管理的形式也已經(jīng)在悄然轉(zhuǎn)型，將來我國勢必實(shí)現(xiàn)以電子形式為主的檔案管理形式。當(dāng)然，管理形

8、式的轉(zhuǎn)型是一個相當(dāng)長期的過程。五是檔案資源利用率不高給檔案數(shù)字化管理帶來了阻力。檔案管理的根本職能就是提供利用，主動為群眾效勞。這是檔案管理應(yīng)積極努力的方向，也是檔案管理應(yīng)具有的義務(wù)和職能。檔案資源利用率不高，雖然這些年檔案信息化建立有了加強(qiáng)，檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)通過檔案原件掃描、檔案內(nèi)容錄入、檔案編研等手段推行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用。但很多單位檔案管理人員信息化程度不高，人工紙質(zhì)目錄檢索還是檔案查詢的主流手段。數(shù)字檔案資源利用率總是得不到進(jìn)步。四、如何解決檔案資源數(shù)字化管理過程中遇到的困境和難題基于上文提到的種種情況，參照國內(nèi)外最先進(jìn)的技術(shù)手段，形成了一些想法，提出以下幾點(diǎn)建議：一是優(yōu)化檔案資源數(shù)字

9、化管理環(huán)境。檔案資源數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)工程，包含頂層設(shè)計、系統(tǒng)選型、軟件開發(fā)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、全程參與、歸檔整理、存量紙質(zhì)檔案的掃描錄入、增量電子檔案的數(shù)據(jù)管理、多樣化的異地備份、利用平臺、數(shù)據(jù)平安等，硬件加軟件的系統(tǒng)。通過檔案資源數(shù)字化管理系統(tǒng)，來涵蓋文件從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔到移交、保管、利用和銷毀等全過程業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)身份統(tǒng)一認(rèn)證，信息統(tǒng)一分類，權(quán)限統(tǒng)一分配，使不同體系的應(yīng)用系統(tǒng)得以集成到一個統(tǒng)一的框架體系中，實(shí)現(xiàn)共享。二是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，對接所有的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。在目前這種各個業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)各自為政的狀況下，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的檔案信息資源多網(wǎng)互聯(lián)，多系統(tǒng)信息互通，首先必須實(shí)現(xiàn)各模塊軟件的嚴(yán)密集成，搭建業(yè)務(wù)應(yīng)用

10、系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化管理和綜合分析應(yīng)用。通過建立業(yè)務(wù)組件，為各系統(tǒng)擴(kuò)展提供接口。在檔案資源數(shù)字化管理系統(tǒng)建立的推進(jìn)中，建立起相關(guān)的制度，尤其是電子檔案數(shù)據(jù)平安管理制度，來強(qiáng)化相應(yīng)有效的推進(jìn)機(jī)制，促進(jìn)數(shù)字檔案的建立。三是加快人才隊伍建立。網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理要實(shí)現(xiàn)由過去的手工勞動密集型向以辦公自動化為依托的技術(shù)密集型轉(zhuǎn)型，必須有一支既懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又懂檔案專業(yè)的高素質(zhì)、高技能的復(fù)合型檔案管理人才隊伍。這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化，與國家信息化建立相銜接的關(guān)鍵所在。綜上所述，檔案數(shù)字化管理終將成為檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之道。針對檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的現(xiàn)狀，還需繼續(xù)深化研究對策，逐步充分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)共享，早日實(shí)