1、-0-檔案數(shù)字化方案2011年7月 目錄TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 第1章紙制檔案整理方法2 HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 第2章電子檔案整理方法2 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 第3章紙制檔案整理、數(shù)字化詳細(xì)流程6整理、數(shù)字化流程6 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 檔案初步整理6 HYPERLINK l bookmark10 o Current Documen

2、t 3.1.2案卷出庫(kù)63.1.3目錄校對(duì)7 HYPERLINK l bookmark12 o Current Document 3.1.4案卷掃描8 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 3.1.5圖像處理8 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 3.1.6圖像質(zhì)檢8 HYPERLINK l bookmark18 o Current Document 3.1.7圖像掛接8 HYPERLINK l bookmark20 o Current Document 3.1.8案卷入庫(kù)83.1.9格式的轉(zhuǎn)換13

3、HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 3.1.10光盤刻錄133.2數(shù)字化加工的流程示意圖13 HYPERLINK l bookmark24 o Current Document 圖一13圖二15 HYPERLINK l bookmark32 o Current Document 第4章數(shù)字化人員的配置16 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document 第5章數(shù)字化加工16 HYPERLINK l bookmark36 o Current Document 第6章驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)17第1章紙制檔案整理方法檔案盒整理打印

4、、粘貼封面及檔案盒脊背，涉密單位在脊背上加蓋涉密章每盒僅能裝某一個(gè)事業(yè)單位的登記檔案。檔案裝訂設(shè)立、每次變更等形成的文件為一件，統(tǒng)一三孔一線裝訂一起，在右上角（反面左上角），編寫頁(yè)碼，加蓋件歸檔章。檔案排序以件為單位裝訂后,盒內(nèi)件按照不同的分類進(jìn)行排序,類先后順序?yàn)?：設(shè)立2：變更3：年檢4：注銷登記5：補(bǔ)領(lǐng)證書,類內(nèi)件順序按照生成時(shí)間先后排序。第2章電子檔案整理方法電子目錄采集管理目錄采用多級(jí)管理，管理模式分卷、類、件、份,著錄字段信息如下:第一級(jí)：事業(yè)單位基本信息即卷描述信息，字段信息如下序號(hào)名稱備注1證書號(hào)2檔號(hào)3單位名稱4住所5舉辦單位6法定代表人7身份證號(hào)8核準(zhǔn)日期9注吊銷日期10經(jīng)

5、費(fèi)來(lái)源11開辦資金（萬(wàn)元）12開戶銀行13銀行帳號(hào)14審批機(jī)關(guān)15批準(zhǔn)文號(hào)16執(zhí)業(yè)許可證書17聯(lián)系電話18郵政編碼19備注20存址21宗旨和業(yè)務(wù)范圍第二級(jí)：設(shè)立、變更、注銷登記和年度檢驗(yàn)、補(bǔ)領(lǐng)證書等描述信息，即類描的對(duì)象件述信息，字段如下序號(hào)名稱備注1檔案類型（設(shè)立、變更、注銷登記、年度檢驗(yàn)、證書補(bǔ)領(lǐng)等）2證書號(hào)3檔號(hào)4單位名稱5核準(zhǔn)日期6移交人7接收人8接收時(shí)間9送交情況字典（已送交、未送交）電子已歸、紙制未送到10歸檔情況字典（已歸檔、未歸檔）電子已歸、紙制送到、未送檔案室11公告時(shí)間12公告媒體13備注第三級(jí)：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、掃描過程：掃描分辨率=200dpi,生

6、成黑白二值圖象,壓縮格式為group4,每份文件保存為多頁(yè)TIFF文件,tif文件采用件歸檔章組成部分加件內(nèi)順序號(hào)命名,名稱中的件歸檔章組成部分、件內(nèi)順序號(hào),中間用-分割.轉(zhuǎn)換格式:把tiff格式文件,轉(zhuǎn)化成ocr識(shí)別后的雙層pdf格式文件.文件掛接:把雙層pdf格式文件,掛接到對(duì)應(yīng)份目錄.刻錄光盤:把tiff文件、轉(zhuǎn)換后的雙層pdf格式文件分別刻錄成盤,并貼光盤貼,放到防磁柜中保存.第3章紙制檔案整理、數(shù)字化詳細(xì)流程3.1整理、數(shù)字化流程整理、數(shù)字化共包括九部分，分別為：檔案初步整理、案卷出庫(kù)、目錄校對(duì)、案卷掃描、案卷處理、圖像質(zhì)檢、文件掛接、檔案入庫(kù),格式轉(zhuǎn)換、光盤刻錄。3.1.1檔案初步

7、整理檔案案卷出庫(kù)前件標(biāo)記頁(yè)碼、件蓋歸檔章.件歸檔章格式,如下轄區(qū)舉辦單位性質(zhì)舉辦單位代號(hào)事業(yè)單位順序號(hào)登記類別順序號(hào)11001001113.1.2案卷出庫(kù)在庫(kù)房?jī)?nèi)查看所調(diào)案卷是否完整并詳細(xì)填寫案卷調(diào)出登記表,由檔案室管理人員和數(shù)字化人員協(xié)同完成。（詳見下表）調(diào)歸檔案登記表時(shí)間全宗?？诰硖?hào)調(diào)卷人歸卷人|f=L口曰求號(hào)時(shí)間全宗?？诰硖?hào)調(diào)卷人歸卷人|f=L口曰求號(hào)整理好的案卷和系統(tǒng)的電子目錄是否一致，如不一致，直接進(jìn)行更正；如果沒有目錄，直接錄入目錄，并填寫檔案全文掃描流程記錄表。目錄著錄按照卷、類、件、份四級(jí)進(jìn)行管理，檔案全文掃描流程記錄表詳見下表檔案（卷級(jí)）全文掃描流程記錄表3.1.4案卷掃描領(lǐng)

8、取目錄校對(duì)完成后的案卷，填寫全文掃描流程記錄表,通過高速掃描儀或平板掃描儀進(jìn)行掃描。3.1.5圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行糾偏去污等操作,處理掃描完成的文件后,填寫全文掃描流程記錄表。3.1.6圖像質(zhì)檢對(duì)處理完成的圖像進(jìn)行質(zhì)檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋,按流程更改并填寫全文掃描流程記錄表。3.1.7圖像掛接對(duì)已質(zhì)檢完成的圖像文件進(jìn)行批量掛接，掛接完成后進(jìn)行二次質(zhì)檢（掛接的文件是否與歸檔目錄一致）。3.1.8案卷入庫(kù)案卷裝訂完整后按順序排好并及時(shí)入庫(kù)，入庫(kù)前,打印、粘貼封面及檔案盒脊背，涉密單位在脊背上加蓋涉密章。盒內(nèi)以件為單位裝訂,按照不同的類（設(shè)立、變更等）和順序進(jìn)行排放,檢查是否有件目錄,如果沒有打

9、印件目錄,填寫案卷入庫(kù)登記表,由檔案室管理人員和數(shù)字化人員協(xié)同完成。調(diào)歸檔案登記表時(shí)間全宗|f=L口曰求號(hào)牛口卷號(hào)調(diào)卷人歸卷人時(shí)間全宗|f=L口曰求號(hào)?？诰硖?hào)調(diào)卷人歸卷人封面封面卷號(hào)組成：11-001-001轄區(qū)事業(yè)單位登卷證書單位名f3號(hào)稱11舉辦單位名稱舉辦單位代號(hào)保管期限活動(dòng)類別日期設(shè)立變更記辦理檔位代事業(yè)單位順序號(hào)001001內(nèi)容份數(shù)頁(yè)數(shù)盒脊背設(shè)立登記（件目錄）序號(hào)文件題名日期頁(yè)號(hào)備注1事業(yè)單位法人設(shè)立登記（備案）申請(qǐng)書2事業(yè)單位法定代表人登記申請(qǐng)表3事業(yè)單位章程草案4審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)設(shè)立的文件5擬任法定代表人現(xiàn)任該單位仃政職務(wù)的任職文件6擬任法定代表人居民身份證復(fù)印件或其他身份證明文件7

10、具有法定資格的驗(yàn)資機(jī)構(gòu)出具的驗(yàn)資證明8住所證明9事業(yè)單位印鑒、基本帳戶號(hào)備案表10銀行開戶許可證復(fù)印件或帳號(hào)證明11其他有關(guān)材料12133.1.9格式的轉(zhuǎn)換驗(yàn)收完成后的tif格式文件全部按標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為雙層pdf格式文件。3.1.10光盤刻錄驗(yàn)收后,tif格式文件刻錄成盤；轉(zhuǎn)換后的pdf格式文件刻錄成盤。3.2數(shù)字化加工的流程示意圖3.2.1圖一數(shù)字化加工流程圖1數(shù)字化項(xiàng)目流程示意圖掃描目錄質(zhì)檢全文掃描”乂填寫全文流r、數(shù)據(jù)上傳服程表/務(wù)器A3.2.2圖二數(shù)字化加工流程圖2第4章數(shù)字化人員的配置L-LJ/亠岡位姓名成員工作內(nèi)容項(xiàng)目經(jīng)理整體負(fù)責(zé)項(xiàng)目，及與用戶的協(xié)調(diào)和驗(yàn)收工作質(zhì)量保證定期對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行審計(jì)

11、工作現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)1數(shù)據(jù)備份人員管理、調(diào)配現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理與監(jiān)控安排糾正用戶和QA提出的問題項(xiàng)目組對(duì)外聯(lián)絡(luò)組織午餐及檢查值日維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)匯總統(tǒng)計(jì)表目錄101、案卷出入庫(kù)2、目錄校對(duì)3、目錄錄入掃描61、負(fù)責(zé)案卷掃描和查看案卷兀整度處理41、對(duì)掃描圖像，糾偏、去黑邊、去噪聲、抹白等質(zhì)檢11、對(duì)處理完成的圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查2、對(duì)掃描案卷裝訂質(zhì)量檢查3、對(duì)數(shù)據(jù)的掛接4、對(duì)掛接完成的案卷進(jìn)行二次質(zhì)檢掛接備注：前期所有人員統(tǒng)一進(jìn)行目錄的錄入，中期開始分配，共計(jì)人員11名。第5章數(shù)字化加工檔案數(shù)字化加工共計(jì)45萬(wàn)頁(yè)，其中條目錄入5萬(wàn)頁(yè)，掃描40萬(wàn)頁(yè)。掃描40萬(wàn)頁(yè)需要30天。每天掃描量1.4萬(wàn)左右第6章驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)抽檢范圍驗(yàn)收情況1案卷掛接檢查目錄標(biāo)題和掃描處理后的案卷標(biāo)題是否掛接一致不低于10%2纟*離口案卷丿頁(yè)里處理后的案卷是