1、大學(xué)聲像檔案管理方法聲像檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)重要組成局部，它具有客 觀、形象和真實(shí)的特點(diǎn)，能生動(dòng)、具體地再現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科 研、管理等方面工作成果，真實(shí)記錄學(xué)校各個(gè)時(shí)期開(kāi)展的面 貌。和其它文字、圖紙、實(shí)物檔案一樣，聲像檔案具有現(xiàn)實(shí) 的查證作用，對(duì)學(xué)校歷史的研究具有重要的參考利用價(jià)值， 是學(xué)校重要檔案資料和珍貴財(cái)富。為加強(qiáng)對(duì)我校聲像檔案材 料的形成、積累、歸檔工作的管理，更好地開(kāi)發(fā)利用聲像檔 案信息資源，有效地服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作，特制定本方法。第一章基本原那么第一條 凡在學(xué)校各項(xiàng)工作中直接形成并反映學(xué)校教 育活動(dòng)和歷史開(kāi)展，具有保存利用價(jià)值的各種聲像載體（照 片、底片、幻燈片、投影反轉(zhuǎn)片、錄音帶、

2、錄像帶、光盤(pán)、 磁盤(pán)、縮微膠片等）和配套文字材料，均屬聲像檔案。第二條聲像檔案是學(xué)校財(cái)富之一，其版權(quán)屬于學(xué)校， 必須歸檔。第三條聲像檔案必須遵循聲像載體的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn) 行特殊整理和特殊管理。形成聲像檔案的各部門(mén)，要按要求 做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) 和平安。對(duì)聲像載體材料數(shù)量大、利用率高的部門(mén)可設(shè)立聲 像檔案分室。其他部門(mén)的聲像檔案必須移交檔案館實(shí)行集中 統(tǒng)一管理。第四條 聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是各部門(mén)的 工作職責(zé)之一。各部門(mén)要根據(jù)聲像檔案的特點(diǎn)，把此項(xiàng)工作 納入到管理制度中，堅(jiān)持“三納入”、“四同步”的原那么， 大力開(kāi)發(fā)信息資源，為提高我校教學(xué)、科研和管理工

3、作水平 服務(wù)。第五條聲像檔案工作應(yīng)列入學(xué)校的開(kāi)展計(jì)劃，在經(jīng) 費(fèi)、庫(kù)房設(shè)備和人員配備等工作條件上予以保證。第二章歸檔范圍第六條黨政活動(dòng)類：1、歷屆黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)、教代會(huì)、工代會(huì)、 人民代表選舉及黨政部門(mén)召開(kāi)的重大會(huì)議。包括：開(kāi)幕和閉 幕式、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、會(huì)議活動(dòng)等各種聲像材料。2、校慶、教師節(jié)、重大紀(jì)念和慶?；顒?dòng)、英模報(bào)告會(huì)、 重要的檢查、驗(yàn)收、評(píng)估等活動(dòng)的聲像材料。3、建校以來(lái)主要領(lǐng)導(dǎo)任職期間的工作照、參加教學(xué)、 科研等項(xiàng)活動(dòng)的聲像材料。4、省級(jí)以上黨政領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)知名人士來(lái)校活動(dòng)場(chǎng)面（包 括視察、參觀、慰問(wèn)、座談、題字、題詞），國(guó)內(nèi)有影響的 教授、專家學(xué)者來(lái)訪活動(dòng)的聲像材料。5、

4、校內(nèi)各群眾團(tuán)體的重大活動(dòng)，各民主黨派、港澳臺(tái) 同胞、歸國(guó)華僑等重要活動(dòng)，以及學(xué)校授予校外人員名譽(yù)職 務(wù)、稱號(hào)的聲像材料。6、其它具有保存價(jià)值的聲像材料。第七條教學(xué)類：1、開(kāi)學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓講話、師生代表 發(fā)言等活動(dòng)場(chǎng)面的聲像材料。2、各學(xué)院?？粕⒈究粕?、碩士生、博士生畢業(yè)合影 照片，優(yōu)秀畢業(yè)生照片。3、知名教授和專家講課、學(xué)生聽(tīng)課、論文辯論、實(shí)驗(yàn)、 電化教學(xué)等聲像材料。4、有關(guān)學(xué)生實(shí)習(xí)、軍訓(xùn)、社會(huì)調(diào)查、野外考察、社會(huì) 實(shí)踐、參加各種競(jìng)賽等活動(dòng)的聲像材料。5、優(yōu)秀教學(xué)獎(jiǎng)、優(yōu)秀教材獎(jiǎng)評(píng)選及發(fā)獎(jiǎng)大會(huì)場(chǎng)面的聲 像材料。6、其它具有保存價(jià)值的聲像材料。第八條科研學(xué)術(shù)活動(dòng)類：1、重大科技成果

5、、科技交流、獲國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的科研項(xiàng) 目照片，科研成果評(píng)選及領(lǐng)獎(jiǎng)儀式的場(chǎng)面，重點(diǎn)、大型科研 課題評(píng)審、鑒定會(huì)場(chǎng)面的聲像材料。2、召開(kāi)的國(guó)際性學(xué)術(shù)會(huì)議場(chǎng)面的聲像材料。著名專家 來(lái)校作學(xué)術(shù)報(bào)告的聲像材料。3、學(xué)校組織的全國(guó)性、全省性學(xué)術(shù)活動(dòng)。學(xué)術(shù)年會(huì)（科 技報(bào)告會(huì)）包括：大會(huì)開(kāi)幕、閉幕式，大會(huì)發(fā)言、著名學(xué)者報(bào)告，本校專家學(xué)者參加國(guó)內(nèi)外重大學(xué)術(shù)活動(dòng)等聲像材料。4、參加省部級(jí)以上科技成果展覽的聲像材料及重大單項(xiàng)科技成果代表性聲像材料。5、其它具有保存價(jià)值的聲像材料。第九條外事活動(dòng)類：1、本校與國(guó)外學(xué)校、團(tuán)體簽訂聯(lián)合辦學(xué)協(xié)議、備忘錄、 合同場(chǎng)面的聲像材料。2、外國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人、友好人士以及外國(guó)代表團(tuán)來(lái)校參觀訪 問(wèn)

6、和外籍人士贈(zèng)送禮品的照片及其它聲像材料。3、外籍學(xué)生、教師、工作人員在校學(xué)習(xí)、生活、工作 的聲像材料。4、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及專家學(xué)者接待外賓、出國(guó)訪問(wèn)、講學(xué)、 進(jìn)修、生活等活動(dòng)的聲像材料。5、其它具有保存價(jià)值的聲像材料。第十條 產(chǎn)品、儀器設(shè)備類：1、本校研制、試制、生產(chǎn)的產(chǎn)品樣照和使用情況方面 的聲像材料。2、價(jià)值10萬(wàn)元以上的重大儀器設(shè)備的樣照和安裝調(diào)試 運(yùn)行照。第十一條體育類：1、歷屆運(yùn)動(dòng)會(huì)開(kāi)幕式、閉幕式、領(lǐng)導(dǎo)講話、運(yùn)發(fā)動(dòng)比 賽場(chǎng)面的聲像材料。2、學(xué)校承辦和主辦的國(guó)際、國(guó)內(nèi)賽事及比賽場(chǎng)面的聲像材料。3、運(yùn)動(dòng)隊(duì)訓(xùn)練、比賽、學(xué)生課余體育活動(dòng)等場(chǎng)面的聲 像材料。4、兄弟院校來(lái)訪、表演、比賽等場(chǎng)面的聲像材

7、料。第十二條藝術(shù)類：1、學(xué)校師生員工創(chuàng)作的藝術(shù)作品照片，在各種報(bào)刊雜 志上所發(fā)表的作品材料照片。2、舉辦書(shū)畫(huà)展場(chǎng)面的聲像材料。3、各種音樂(lè)團(tuán)體來(lái)校演出，本校文藝團(tuán)體演出劇照、 演員合影等聲像材料。第十三條校園建設(shè)類：1、學(xué)校各個(gè)時(shí)期的校園環(huán)境。包括：校門(mén)、校牌、教 學(xué)樓大樓、實(shí)驗(yàn)室、校園風(fēng)光及學(xué)校重要的石碑、牌匾、塑 像等聲像材料。2、學(xué)校重大工程的開(kāi)工、奠基、落成典禮和學(xué)校建設(shè) 規(guī)劃、模型等聲像材料。第十四條獲獎(jiǎng)?lì)悾?、教學(xué)活動(dòng)、科研成果、學(xué)校產(chǎn)品等方面獲得的獎(jiǎng)狀 及獎(jiǎng)品照片。2、獲省部級(jí)以上先進(jìn)集體、勞動(dòng)模范、獎(jiǎng)?wù)录蔼?jiǎng)品等 照片。3、中央、省、市電臺(tái)介紹和采訪學(xué)校教授、學(xué)者的聲像材料。4、

8、上級(jí)單位發(fā)來(lái)的賀電、賀信、學(xué)校獲得的各類獎(jiǎng)旗、 獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品、禮品等照片。第十五條人物類：1、歷任黨委書(shū)記、校長(zhǎng)及名人錄的聲像材料。2、有關(guān)院士、博士生導(dǎo)師等名人聲像材料。3、國(guó)內(nèi)外知名校友返校活動(dòng)、捐贈(zèng)儀式等聲像材料。第十六條 學(xué)校發(fā)生的重大事故、突發(fā)性事件和救災(zāi)搶 險(xiǎn)場(chǎng)面等聲像材料。以上各類歸檔材料，包括照片、底片、錄音帶、錄像帶、 磁盤(pán)、幻燈片、縮微膠片、光盤(pán)等。第三章歸檔部門(mén)和歸檔要求第十七條 凡能形成聲像材料的部門(mén)，均為歸檔部門(mén)。 現(xiàn)代教育中心設(shè)立檔案館聲像檔案分室，業(yè)務(wù)上接受檔案館 的指導(dǎo)，每年定期向檔案館呈報(bào)聲像檔案總目錄。各歸檔部 門(mén)的照片檔案可隨交隨歸，也可在次年的六月底以前移

9、交上 一年的全部照片。其他聲像載體方面的材料，在完成創(chuàng)作后 二個(gè)月內(nèi)向檔案館辦理移交手續(xù)。第十八條院系畢業(yè)生合影（照片、底片、名單）于每 年暑假前移交檔案館，院、系重大活動(dòng)照片，可在活動(dòng)結(jié)束 后隨時(shí)移交。第十九條學(xué)校重大活動(dòng)聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一 個(gè)月內(nèi)向檔案館辦理移交手續(xù)。第二十條 凡屬個(gè)人拍攝或錄制的能反映學(xué)校面貌并 具有參考價(jià)值的聲像載體材料，向檔案館歸檔者，一經(jīng)采用, 學(xué)校將給予適當(dāng)補(bǔ)償。第二十一條歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且 要求圖像清楚，并加以必要的文字說(shuō)明（包括內(nèi)容、時(shí)間、 地點(diǎn)、人物和制作者）。歸檔時(shí)，材料形成單位應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě) 交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，

10、各備一份。第二十二條歸檔單位應(yīng)將聲像材料的收集、歸檔工作 納入各部門(mén)的職責(zé)范圍，部門(mén)專（兼）職檔案員應(yīng)在部門(mén)分管 檔案工作負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，做好聲像檔案的平時(shí)積累工作，收 集本部門(mén)形成的聲像檔案材料，攝錄人員在材料完成后應(yīng)按 規(guī)定時(shí)間向檔案館歸檔，任何部門(mén)和個(gè)人不得據(jù)為已有。第四章聲像檔案的管理第二十三條 聲像檔案按大學(xué)各類檔案工作規(guī)范進(jìn) 行分類、編目、編制檔號(hào)和排架。第二十四條 聲像檔案庫(kù)房應(yīng)保證恒溫、恒濕，防止磁 場(chǎng)干擾，保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫(kù)房的“八 防”，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。第二十五條聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的 保管期限應(yīng)一致，需永久、長(zhǎng)期保管的聲像材料，在保管一 定時(shí)間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制，母帶（片）與復(fù)制帶（片）保管方法亦 應(yīng)一致，必須專柜保管，并特別標(biāo)明。第二十六條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自移 出、清洗、清磁和涂改，銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得 歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。第五章開(kāi)發(fā)利用第二十七條 檔案館應(yīng)編制聲像檔案目錄、計(jì)算機(jī)檢索 工具，為利用者