1、檔號(hào)的編制陳秋霞一、檔號(hào)的定義 檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。二、檔號(hào)編制的原則1、唯一性原則：檔案館（室）內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。2、合理性原則：檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館（室）藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。3、穩(wěn)定性原則：檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意更改。4、擴(kuò)充性原則：檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)擴(kuò)充檔案的需要。5、簡(jiǎn)單性原則：檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。三、檔號(hào)的編制 （一）檔案采用案卷級(jí)整理方法時(shí)的檔號(hào)編制 （二）檔案采用文件級(jí)整理方法時(shí)的檔號(hào)編制 （一）檔案采

2、用案卷級(jí)整理方法時(shí)的檔號(hào)編制1、三種常用的檔號(hào)結(jié)構(gòu)2、檔號(hào)構(gòu)成要素的概念及其編制要求3、實(shí)例1、三種常用的檔號(hào)結(jié)構(gòu)三種常用的檔號(hào)結(jié)構(gòu)：（1）全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)（張）號(hào)（2）全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)（張）號(hào)（3）全宗號(hào)類別號(hào)項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)（張）號(hào)檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)代碼之間用“”（短橫）相隔。件號(hào)、頁(yè)（張）號(hào)根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號(hào)。2、檔號(hào)構(gòu)成要素的概念及其編制要求（1）全宗號(hào)：檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼。全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。在一個(gè)屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順

3、序號(hào)。如：海口市檔案館館藏建國(guó)后檔案第號(hào)全宗，可標(biāo)識(shí)為“001”。2、檔號(hào)構(gòu)成要素的概念及其編制要求（2）案卷目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。 2、檔號(hào)構(gòu)成要素的概念及其編制要求（3）類別號(hào)：館（室）藏檔案類別的代碼。類別是由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“.”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)。在一個(gè)檔

4、案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。2、檔號(hào)構(gòu)成要素的概念及其編制要求（4）項(xiàng)目號(hào)：產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)。項(xiàng)目號(hào)引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。（5）案卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)。案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。 2、檔號(hào)構(gòu)成要素的概念及其編制要求 （6）件號(hào)：案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)。卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)前必須同時(shí)列寫案卷及其以前各號(hào)。（7）頁(yè)（張）號(hào)：案卷內(nèi)文件每頁(yè)（張）的順序號(hào)。頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)

5、字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)。不應(yīng)有空號(hào)。3、實(shí)例第一種結(jié)構(gòu):全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)（張）號(hào) 例如：001(全宗號(hào))001(第本案卷目錄)001(第1號(hào)案卷)1(第1頁(yè))第二種結(jié)構(gòu):全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)（張）號(hào)例如：001(全宗號(hào))KJ.ZB(會(huì)計(jì)檔案帳簿類)001(第1 號(hào)案卷)1(第1頁(yè)) 3、實(shí)例第三種結(jié)構(gòu):全宗號(hào)類別號(hào)項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)（張）號(hào) 例(1):B001(全宗號(hào))J(基建檔案)HY(華宇小區(qū)的項(xiàng)目代號(hào))001(第1號(hào)案卷)1(第1頁(yè)) 例(2):001(全宗號(hào))Z(專業(yè)社保檔案）1.1(社保管理類登記材料)001(第1號(hào)案卷）1(第1件)例(3):001 (全宗號(hào)) Z(專業(yè)林戶檔案).1(調(diào)樓鎮(zhèn)美良村第1村民小組)001（第1號(hào)案卷)1(第1件) （二）檔案采用文件級(jí)整理方法時(shí)的檔號(hào)編制 實(shí)例：1、全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)例：001(全宗