1、第PAGE13頁共NUMPAGES13頁2022年文秘檔案管理規(guī)章制度1.目的作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。2.管理職責(zé)2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實務(wù)指導(dǎo)。2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為:2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章

2、制度。2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。2.3.3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。2.3.4總結(jié)經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容3.1計劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。3.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。3.3法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。_

3、公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。3.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。3.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。3.7匯報性材料包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等3.8勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn)和

4、培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。3.9調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。3.10聲像制品資料包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。3.11證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。3.12饋贈行資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。4.文件資料的立卷歸檔4.1

5、檔案的收集4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。4.1.2銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存;各類報表(應(yīng)收帳報表、銷售報表等)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存。4.1.3業(yè)務(wù)要貨計劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。_公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司

6、后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。4.2立卷歸檔的時間4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。4.3立卷歸檔的要求4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。4.3.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期

7、等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。4.3.10文件

8、組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。5.文秘檔案的借閱5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。5.3文秘

9、檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。5.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。5.5必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短

10、期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。6.文秘檔案保密要求6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.5對已到

11、保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。7.超期檔案的銷毀7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單

12、獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。7.3銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。2022年文秘檔案管理規(guī)章制度（二）為進(jìn)一步加強協(xié)會建設(shè)，增強對所屬各協(xié)會的管理，指導(dǎo)協(xié)會工作逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道，切實發(fā)揮協(xié)會的職能作用，推動我鎮(zhèn)文藝發(fā)展，促進(jìn)文藝繁榮，根據(jù)鳳崗文學(xué)藝術(shù)界聯(lián)合會(以下簡稱文聯(lián))章程和工作職責(zé)，特制定本辦法。第一章總則第一條積極推進(jìn)協(xié)會工作改革創(chuàng)新。要遵循文藝工作的規(guī)律，結(jié)合協(xié)會工作的實際，面向會員、面向社會，大膽探索、勇于實踐，創(chuàng)新協(xié)會工作組織形式、運行機(jī)制和活動

13、方式。要維護(hù)協(xié)會利益，加強合作，不斷建立完善協(xié)會自我管理、自我規(guī)范、自我發(fā)展的行業(yè)自律職能。利用自身優(yōu)勢和各種有效途徑，壯大協(xié)會實力。第二條堅持“統(tǒng)籌兼顧、保證重點、量入為出、收支平衡”。經(jīng)費應(yīng)重點用于協(xié)會參與市級以上文學(xué)藝術(shù)活動和協(xié)會自行組織開展采風(fēng)、培訓(xùn)、文藝交流、文藝評獎和理論研討等活動。第三條堅持勤儉節(jié)約。要少花錢，多辦事，辦好事，引導(dǎo)各協(xié)會用好經(jīng)費，提高經(jīng)費使用效益。第四條堅持民主管理。要定期公布賬目，接受各協(xié)會會員監(jiān)督。第五條堅持為各協(xié)會服務(wù)。加強對各協(xié)會工作的調(diào)研和服務(wù)，通過調(diào)研總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，制定對策，指導(dǎo)工1作。要進(jìn)一步增強服務(wù)意識，為協(xié)會開展工作提供保障，努力為協(xié)會工作

14、創(chuàng)造良好條件。文聯(lián)每年要定期召開協(xié)會工作會議，聽取各協(xié)會匯報，研究有關(guān)情況，協(xié)調(diào)有關(guān)事宜，落實有關(guān)任務(wù)。第二章組織管理第六條文聯(lián)是黨和政府聯(lián)系廣大文藝工作者的橋梁和紐帶。加強對各文藝家協(xié)會的領(lǐng)導(dǎo)，是文聯(lián)的重要任務(wù)。第七條作家協(xié)會、書法家協(xié)會、美術(shù)家協(xié)會、粵曲家協(xié)會、攝影家協(xié)會、音樂協(xié)會、舞蹈協(xié)會、鳳崗民間文藝家協(xié)會、朗誦協(xié)會、麒麟?yún)f(xié)會、新莞人文化交流協(xié)會、國標(biāo)舞協(xié)會共十二個協(xié)會是在鳳崗社會事務(wù)辦登記注冊的社團(tuán)法人，是鳳崗文聯(lián)的團(tuán)體會員。文聯(lián)是各協(xié)會的業(yè)務(wù)主管部門，對各協(xié)會進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理。第八條協(xié)會換屆選舉。由協(xié)會理事會推選候選人，并以理事會的名義向協(xié)會會員代表大會介紹候選人的有關(guān)情況，

15、說明推薦理由，然后按照協(xié)會章程組織全體會員參加選舉。協(xié)會增補副會長，由協(xié)會理事團(tuán)會議提名候選人，上報鎮(zhèn)文聯(lián)，經(jīng)文聯(lián)審核同意后，由協(xié)會全體會員選舉表決。第九條各協(xié)會秘書長協(xié)助協(xié)會處理協(xié)會日常工作。各協(xié)會秘書長要通過文聯(lián)向文聯(lián)報告協(xié)會工作，并組織傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行文聯(lián)關(guān)于協(xié)會工作的決議、決定和指導(dǎo)意見。第十條各協(xié)會每年終要向文聯(lián)提交年度工作總結(jié)和下年度工作計劃。第十一條各協(xié)會對協(xié)會印章的使用進(jìn)行登記記錄，協(xié)2會印章使用須經(jīng)協(xié)會主席或秘書長批準(zhǔn)。第三章經(jīng)費使用管理第十二條協(xié)會工作經(jīng)費是由鎮(zhèn)財撥款，其經(jīng)費由文聯(lián)統(tǒng)籌管理，協(xié)會計劃使用，文聯(lián)不得以任何理由和方式截留、擠占和挪用。第十三條各協(xié)會嚴(yán)格按照擬定的

16、活動方案預(yù)算，控制經(jīng)費的開支。經(jīng)費使用采取超支自籌，余額調(diào)整公用的原則，使有限的經(jīng)費全部用于協(xié)會活動、日常工作。第四章經(jīng)費開支范圍第十四條開展協(xié)會參加的市級以上文學(xué)藝術(shù)活動或自行組織的活動。主要用于活動過程中發(fā)生的直接費用。如:活動組織管理勞務(wù)、參與活動會員勞務(wù)費、活動資料的印刷費、活動宣傳費、活動獎勵費、業(yè)務(wù)接待費等。第十五條各協(xié)會工作經(jīng)費開支范圍:1.經(jīng)審定批準(zhǔn)的年度活動方案將發(fā)生的直接費用;2.開展藝術(shù)培訓(xùn)、比賽、評獎和理論研討發(fā)生的直接費用;_組織開展協(xié)會采風(fēng)、下基層聯(lián)誼的費用;3.用于聯(lián)絡(luò)招待費用、辦公設(shè)施、設(shè)備開支。第五章財務(wù)管理第十六條凡是由政府撥款經(jīng)費購買的道具、服裝等物品，必

17、須編號保存;使用者必需簽名，經(jīng)協(xié)會相關(guān)負(fù)責(zé)人同意方可使用;協(xié)會資產(chǎn)必須妥善保管，各協(xié)會每年檢查一次。第十七條各協(xié)會財務(wù)收支要嚴(yán)格遵守有關(guān)財務(wù)法律、法規(guī)和市文聯(lián)的有關(guān)財務(wù)制度、規(guī)定。要把協(xié)會經(jīng)費用于發(fā)3展事業(yè)和服務(wù)會員上。第十八條各協(xié)會經(jīng)費的支出由協(xié)會會長和秘書長共同簽字后生效。收取的會員會費主要用于會員的聯(lián)絡(luò)、培訓(xùn)等服務(wù)活動。協(xié)會經(jīng)費收支情況，在協(xié)會年終工作總結(jié)時，由協(xié)會秘書長向全體會員匯報，并接受全體會員檢查。第六章活動管理第十九條各協(xié)會的工作主要是組織廣大文藝工作者開展學(xué)習(xí)討論、學(xué)術(shù)交流、深入生活、文藝創(chuàng)作、人才培訓(xùn)、理論研究、舉辦活動、文藝評獎、書刊出版、影視制作、對外交流和對會員的權(quán)益

18、保障等。第二十條各協(xié)會要舉辦具有示范性、導(dǎo)向性、群眾性、連續(xù)性的文藝活動。舉辦活動要樹立品牌意識，堅持高標(biāo)準(zhǔn)、高品位、高水平，使其真正成為推動文藝發(fā)展的有力杠桿、聯(lián)系會員的有效方式、擴(kuò)大影響的有效途徑。舉辦的品牌活動應(yīng)具有鮮明的時代性、健康的思想性、廣泛的群眾性、樣式的示范性、時間的連續(xù)性、專業(yè)的權(quán)威性、影響的遠(yuǎn)播性等基本特征。具體要求是:根據(jù)鳳崗鎮(zhèn)關(guān)于經(jīng)一部規(guī)范和控制“三公”經(jīng)費支出管理辦法第【_】_號文件的規(guī)定。1.原則上不安排外出采風(fēng)，如實在要參加，則必須經(jīng)主管黨委同意，在黨政辦、社會事務(wù)局備案方可參加。如自費外出學(xué)習(xí)采風(fēng)，不在此列。具體參照鳳崗鎮(zhèn)關(guān)于經(jīng)一部規(guī)范和控制“三公”經(jīng)費支出管理

19、辦法第【_】_號文件第四章。42.培訓(xùn)，要求邀請專家或授課老師相應(yīng)的教學(xué)資格，必須登記相關(guān)證件復(fù)印件，如:教師證、技能證、專家等級證書等證件。3.講座或上課學(xué)員不少于_人，老師、學(xué)員必須簽到(協(xié)會自己制定簽到表)，每次上課還要現(xiàn)場授課照片一張，授課老師費用，_元/節(jié)課;4.邀請專家開展講座，市專家:2000/位、省(中央)專家:_元/位，以上含車旅費。5.協(xié)會活動:任何活動開展前，必須提前通知文聯(lián)，以便文聯(lián)派出職工協(xié)助。6.協(xié)會各活動盡量減少用餐。各項活動費用必須控制在預(yù)算之內(nèi)。7.每場活動做好現(xiàn)場照片或者攝像，以備保存。8.活動的主辦協(xié)會取消或推遲活動的，應(yīng)及時告知文聯(lián)，并及時通知預(yù)定的參加

20、者。9.各類比賽或者展覽:各類參展作品稿費不超過_元件，各類展覽，不超過_幅作品。10.外出市里開會參照鳳府【_】_號文件第二章規(guī)定，公務(wù)車補貼不超過_元。第二十一條各協(xié)會要積極組織優(yōu)秀會員參加省級以上的、有權(quán)威性的展覽、演出、比賽和評獎活動，幫助、扶持會員創(chuàng)作的文藝作品在省級、市以上報刊發(fā)表和出版?zhèn)€人專著。要組織會員多參演、多參展、多參賽，積極推出人才和作品，爭取獲市、省級以上文藝大獎的數(shù)量逐年遞增，努5力提高我鎮(zhèn)文藝工作在全市的名次。第二十二條各協(xié)會要加強人才培養(yǎng)。要按照發(fā)掘人才、培育人才、推介人才、穩(wěn)定人才的規(guī)律，積極發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)文藝人才。積極扶持有苗頭、有潛質(zhì)的文藝新人，并在隊伍建設(shè)中充分發(fā)揮老文藝家的引導(dǎo)、示范作用和中青年文藝家的骨干、中堅作用，努力培養(yǎng)優(yōu)秀文藝隊伍。第二十三條各協(xié)會要加強與全市、周邊省、市各地相關(guān)文藝家協(xié)會的聯(lián)系溝通，相互學(xué)習(xí)，加強合作。