1、 高校圖書(shū)館檔案管理工作探析【摘 要】 圖書(shū)館檔案管理是高校圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要信息組成部分，文章闡述了當(dāng)前高校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題，以及做好圖書(shū)館檔案管理工作的對(duì)策。 【關(guān)鍵詞】 高校圖書(shū)館 檔案 檔案管理 隨著學(xué)校評(píng)估工作的深入開(kāi)展，高校圖書(shū)館檔案管理工作的重要性日益凸顯。檔案管理工作作為圖書(shū)館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書(shū)館評(píng)估考核的一個(gè)重要方面被人們重新認(rèn)識(shí)，各高校圖書(shū)館都在加強(qiáng)圖書(shū)館檔案的建設(shè)和管理工作。然而，隨著檔案管理工作的深入展開(kāi)在管理過(guò)程中出現(xiàn)了一些有礙于檔案管理和利用的問(wèn)題，規(guī)范檔案管理解決檔案管理工作面臨著的一些問(wèn)題是高校圖書(shū)館迫在眉睫的任務(wù)。 1、圖書(shū)館檔案管

2、理工作的中存在的問(wèn)題 檔案管理意識(shí)不強(qiáng) 一直以來(lái)高校圖書(shū)館檔案工作是作為圖書(shū)館管理工作的附庸，人們對(duì)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作沒(méi)有從根本上得到重視。沒(méi)有完善的檔案管理制度，檔案管理不規(guī)范，隨意性強(qiáng)；缺乏搜集檔案的主動(dòng)性，建檔不及時(shí)；有的工作檔案只是記在腦子里。由此導(dǎo)致難以做好圖書(shū)館檔案管理工作。 檔案管理的設(shè)備和技術(shù)手段落后 圖書(shū)館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，普遍落后于本館各項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案從收集到利用得不到應(yīng)有的基本保障。有礙于提高圖書(shū)館檔案管理工作的水平，妨礙了圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案管理落后的狀況難以為圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展提供快捷、有效的參考咨詢(xún)服務(wù)。 檔

3、案管理不規(guī)范 圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的資料，由于缺乏規(guī)范的管理制度，許多檔案的收集、歸放和利用只憑主觀意識(shí)，簡(jiǎn)單的收集、隨意的堆放、借閱的書(shū)籍不能及時(shí)歸還，影響檔案資料的檢索和利用。LoCalHOST 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)尚需提高 圖書(shū)館做兼職檔案管理員的現(xiàn)象很普遍，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作。兼職的圖書(shū)館檔案管理人員所做的也只是一般的檔案登記、收藏和不夠規(guī)范的保管等工作，這與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要是不相適應(yīng)的。 2.優(yōu)化高校圖書(shū)館檔案管理的措施促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展 轉(zhuǎn)變觀念重視加強(qiáng)

4、高校圖書(shū)館的檔案管理工作 轉(zhuǎn)變觀念必須落實(shí)到實(shí)處，領(lǐng)導(dǎo)要親自抓檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好圖書(shū)館檔案管理工作的關(guān)鍵。要深刻認(rèn)識(shí)圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館管理工作中不可或缺的重要信息資源，圖書(shū)館檔案像一面鏡子，系統(tǒng)地、全方位地反映了圖書(shū)館各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，是對(duì)圖書(shū)館客觀、公正地回顧和總結(jié)，是高校圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，要設(shè)有專(zhuān)職的檔案管理人員，做好檔案的管理和利用對(duì)圖書(shū)館管理工作有著非常深遠(yuǎn)的意義。我館有著深刻的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以往每年同樣是辛苦做出大量的管理服務(wù)工作，然而因?yàn)闆](méi)有重視檔案管理工作，沒(méi)有及時(shí)的將圖書(shū)館管理工作過(guò)程中產(chǎn)生信息資料及時(shí)的收集歸檔，沒(méi)有及時(shí)的建立健全完整的檔案資料。到了年終部門(mén)考

5、評(píng)時(shí)我們雖然陳述了許多工作成績(jī)但都因?yàn)橹挥涗浽谀X子里沒(méi)有支撐材料不被考核組承認(rèn)，結(jié)果只能站在倒數(shù)的位置上，去年我們?cè)谧龊脠D書(shū)館工作的同時(shí)加強(qiáng)了圖書(shū)館檔案建設(shè)管理工作，總結(jié)時(shí)以完整的工作檔案為依據(jù)，用完整的檔案信息資料說(shuō)話，以事實(shí)成果服人。結(jié)果打了翻身仗了。 建立健全檔案管理制度 規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度是做好圖書(shū)館檔案管理工作的保證。要搞好圖書(shū)館檔案管理工作，必須建立一系列科學(xué)、合理、適用的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書(shū)館自身的工作特點(diǎn)和具體情況，制定出既符合檔案法的要求，又適應(yīng)于高校圖書(shū)館工作開(kāi)展的各項(xiàng)檔案管理的規(guī)章制度，圖書(shū)館檔案管理包括檔案的基礎(chǔ)工作和檔案的利用工作。 有了完善的規(guī)章制度檔案管理就可

6、以按要求來(lái)規(guī)范檔案從材料收集、整理、編目到形成案卷的全過(guò)程。規(guī)章制度包括：制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的分類(lèi)、組卷和編目和建立完善的檢索體系等內(nèi)容。這一系列的規(guī)章制度和規(guī)范化管理是搞好圖書(shū)館檔案管理工作的保障。在制度的建立時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)針對(duì)性，要結(jié)合圖書(shū)館實(shí)際根據(jù)本館檔案管理具體工作任務(wù)及管理人員狀況來(lái)制定制度。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)有全面性、 科學(xué)性、效果性、嚴(yán)肅性。 配備必要的設(shè)備、專(zhuān)職的檔案管理人員 在高校圖書(shū)館現(xiàn)代化和數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化水平嚴(yán)重滯后于圖書(shū)館發(fā)展水平，這勢(shì)必將影響圖書(shū)館事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)于檔案管理，提高檔案管理工作效率。加大對(duì)圖書(shū)館檔案管理投入力度，配備

7、必要的設(shè)備。設(shè)置專(zhuān)職檔案員接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，通過(guò)現(xiàn)代化手段管理圖書(shū)館檔案，進(jìn)一步提高圖書(shū)館檔案管理中收集、處理、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)、利用檔案信息的能力。 提高圖書(shū)館檔案管理人員素質(zhì) 圖書(shū)館檔案工作人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量和利用。面對(duì)信息時(shí)代的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，作為一名檔案管理工作者，不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)當(dāng)要有勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，因此，要加強(qiáng)對(duì)高校圖書(shū)館檔案工作管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等方面的培訓(xùn)。使圖書(shū)館檔案管理人員既有一定的政治素養(yǎng)、具備檔案專(zhuān)業(yè)和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又能夠適應(yīng)時(shí)代、勇于創(chuàng)新，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案

8、資料進(jìn)行科學(xué)的管理。 規(guī)范管理確保檔案材料的完整性 圖書(shū)館檔案的收集是高校圖書(shū)館檔案信息化管理和有效開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用。收集是檔案工作的基礎(chǔ)，一定要把好收集關(guān)，要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。無(wú)論圖書(shū)館日常管理檔案，還是圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程檔案，包括業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的照片、錄像等等均應(yīng)及時(shí)加以收集，不斷拓寬檔案信息收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地做好各類(lèi)檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)工作，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。 加強(qiáng)檔案資源的特色化建設(shè) 高校圖書(shū)館應(yīng)加強(qiáng)特色專(zhuān)題檔案建設(shè)，各管要根據(jù)本館的管理活動(dòng)特色進(jìn)行重點(diǎn)的收集、整理、儲(chǔ)存，形成資料數(shù)量大、利用頻繁、能夠突

9、出圖書(shū)館特色的檔案。將有特色的資料有選擇、有重點(diǎn)地形成專(zhuān)題，比如將讀書(shū)活動(dòng)設(shè)計(jì)、讀書(shū)活動(dòng)的展開(kāi)、讀書(shū)活動(dòng)的成果、以及讀書(shū)活動(dòng)的反饋信息等全部資料集中歸類(lèi)整理形成專(zhuān)門(mén)的特色活動(dòng)檔案，這樣一整套的特色活動(dòng)檔案不僅豐富了館藏檔案資源，也形成高校圖書(shū)館管理活動(dòng)中的特色化建設(shè)。 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè) 計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)于圖書(shū)館檔案管理工作而言機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。用戶(hù)對(duì)信息的需求是快捷、方便、準(zhǔn)確，檔案管理的現(xiàn)代化是圖書(shū)館現(xiàn)代化的重要內(nèi)容之一，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)信息數(shù)字化的要求，圖書(shū)館檔案資料要擺脫管理現(xiàn)化化程度落后的局面，加快圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理

10、和深層次的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理并建立數(shù)據(jù)庫(kù)。 總之，檔案管理是高校圖書(shū)館管理工作中不可或缺的一項(xiàng)工作。圖書(shū)館的許多工作都離不開(kāi)檔案工作的支持。首先應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的理念，建立健全檔案管理規(guī)章制度，不斷加大和改善經(jīng)費(fèi)投入，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，做好檔案收集管理和利用工作，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，為圖書(shū)館事業(yè)的快速發(fā)展提供便捷的信息咨詢(xún)服務(wù)。 參考文獻(xiàn)： 1 賈春勤.做好高校圖書(shū)館的檔案管理j.蘭臺(tái)世界,2006,(7). 2王夢(mèng)菊.檔案與圖書(shū)一體化管理模式的思考j.檔案管理，2005，(5) 3 方敏.高校圖書(shū)館檔案建設(shè)與管理工作研究 j.大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào),2008,(1). 4趙美.淺議圖書(shū)館檔案工作.山東檔案，2008(6) 5閆玲.圖書(shū)館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)j.圖書(shū)館工作與研究,2008 (4) 6楊揚(yáng).基于職業(yè)生涯規(guī)劃的館員培訓(xùn)j.情報(bào)探索,2006(9): 7張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)