1、 醫(yī)務(wù)科工作檔案管理探討 王家棟 紀(jì)培培摘 要：醫(yī)務(wù)科檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，醫(yī)務(wù)科檔案管理的質(zhì)量和水平能夠直接反映出醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度以及醫(yī)院自身的檔案管理水平。醫(yī)務(wù)科應(yīng)該要提升檔案管理的重視程度，建立完善相關(guān)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理環(huán)節(jié)，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)，并組建具有專業(yè)技術(shù)能力的檔案管理隊(duì)伍，以便更好地發(fā)揮醫(yī)務(wù)檔案在醫(yī)院事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的價(jià)值和作用。Key：醫(yī)務(wù)科;工作檔案;管理提升檔案是各個(gè)企事業(yè)單位隨著事業(yè)發(fā)展而不斷增多的歷史記錄。檔案的存在能夠真實(shí)反映各單位的歷史事件、發(fā)展情況，同時(shí)也是各單位進(jìn)行重大決策時(shí)所能夠提供的參考依據(jù)。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，

2、醫(yī)務(wù)科是醫(yī)院的重要職能部門之一，主要承擔(dān)的是醫(yī)院的醫(yī)療組織、實(shí)施、協(xié)調(diào)、督促和考核工作;醫(yī)療質(zhì)量、事故爭(zhēng)議和突發(fā)事件的監(jiān)督處置工作等。1醫(yī)務(wù)科的工作檔案則是記錄這些過(guò)程和內(nèi)容的信息資料，主要包括醫(yī)、教、研、防等方面2，對(duì)于醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展具有不可缺少的重要作用。一、醫(yī)務(wù)科工作檔案的特點(diǎn)與現(xiàn)狀分析1.醫(yī)務(wù)科工作檔案的特點(diǎn)3由于醫(yī)務(wù)科的管理范圍比較廣泛，醫(yī)務(wù)科的工作檔案具有廣泛性、專業(yè)性、復(fù)雜性和現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)。首先，鑒于醫(yī)務(wù)科本身的工作職能，往往會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的醫(yī)務(wù)檔案，而這些檔案來(lái)源途徑又比較繁雜，可以是醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)部門或與醫(yī)院有合作關(guān)系的企業(yè)、高校、社會(huì)團(tuán)體、其他機(jī)構(gòu)，等等。這就體現(xiàn)出了醫(yī)務(wù)科

3、工作檔案的廣泛性。其次，醫(yī)務(wù)科工作檔案是醫(yī)院重要的業(yè)務(wù)檔案之一，真實(shí)記錄和反映了醫(yī)院事業(yè)發(fā)展變化的情況，如重點(diǎn)?？平ㄔO(shè)、各臨床科室診療操作規(guī)程等專業(yè)性內(nèi)容。再次，醫(yī)務(wù)科的工作職責(zé)決定了工作檔案的內(nèi)容涉及多方面專業(yè)內(nèi)容，如醫(yī)療、法律、保險(xiǎn)等，內(nèi)容復(fù)雜，類別多樣。最后，醫(yī)務(wù)科工作檔案會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都能夠發(fā)揮作用，特別是涉及法律、保險(xiǎn)等行業(yè)的醫(yī)務(wù)檔案，會(huì)在日后的醫(yī)務(wù)工作中繼續(xù)履行現(xiàn)行效用。2.醫(yī)務(wù)科工作檔案的管理現(xiàn)狀（1）缺乏檔案意識(shí)檔案意識(shí)的缺乏是存在于各行各業(yè)中的，大家普遍認(rèn)為檔案只是一種需要長(zhǎng)期保存的信息資料，檔案管理不存在專業(yè)技術(shù)能力的問(wèn)題，醫(yī)務(wù)檔案只要能夠得以妥善的保管就可以了。大部分人員

4、都存在檔案意識(shí)缺乏的問(wèn)題，“重保管、輕應(yīng)用”“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的檔案管理思維依然活躍。（2）專業(yè)檔案人員配備不足醫(yī)務(wù)科從事工作檔案管理的人員普遍不具有檔案學(xué)專業(yè)背景，部分人員甚至是兼職從事檔案管理工作，這對(duì)于醫(yī)務(wù)科工作檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。而部分醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)科的檔案工作重視程度不足，配備的人員和設(shè)備均達(dá)不到專業(yè)檔案管理的要求，導(dǎo)致醫(yī)務(wù)工作檔案管理上出現(xiàn)無(wú)序、混亂等情況。（3）檔案信息化水平較低檔案管理是部分醫(yī)院的薄弱環(huán)節(jié)，由于檔案意識(shí)和對(duì)檔案重視程度的缺乏，對(duì)于檔案的信息化建設(shè)也處于落后狀態(tài)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，并對(duì)行業(yè)發(fā)展與社會(huì)發(fā)展起到了重要作用。但對(duì)

5、于部分醫(yī)院的醫(yī)務(wù)科檔案工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化的醫(yī)院管理要求，不利于醫(yī)院綜合水平的提升。二、醫(yī)務(wù)科做好工作檔案管理的必要性1.記錄和反映醫(yī)院的發(fā)展情況醫(yī)務(wù)科的工作檔案記錄著醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的歷史情況，也在很大程度上反映了醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展水平。做好醫(yī)務(wù)工作檔案的管理工作，能夠幫助醫(yī)院處理好在教學(xué)、科研、醫(yī)療、防保等方面工作的決策，同時(shí)能夠有效統(tǒng)計(jì)出醫(yī)院在過(guò)去幾十年中的發(fā)展規(guī)律，為日后的發(fā)展方向提供參考。2.提升醫(yī)院檔案管理的綜合水平檔案管理是醫(yī)院綜合水平評(píng)價(jià)的主要方面之一，醫(yī)務(wù)工作檔案涉及到醫(yī)院管理的方方面面，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)工作檔案的管理，能夠?qū)⒏鞣N文件、資料、表格等按照一定的制度規(guī)范進(jìn)行

6、整理儲(chǔ)存，方便檔案查詢借閱，降低時(shí)間成本，有助于提高工作效率。3.為各種醫(yī)務(wù)糾紛提供法律憑證醫(yī)院由于其自身的特性，有可能會(huì)發(fā)生一些醫(yī)療事故和突發(fā)事件，在這個(gè)過(guò)程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)和情況都應(yīng)該被詳細(xì)記錄下來(lái)并形成檔案妥善保存。當(dāng)醫(yī)院需要提供法律和保險(xiǎn)憑證時(shí)，醫(yī)務(wù)工作檔案就能夠提供非常完整的憑證。特別是在處理醫(yī)患糾紛和醫(yī)療事故的過(guò)程中，醫(yī)務(wù)工作檔案發(fā)揮著不可替代的重要作用。三、提升醫(yī)務(wù)科工作檔案管理能力的路徑思考1.建立“大檔案”管理理念，提升對(duì)醫(yī)務(wù)科檔案管理的重視度為了能夠盡快提升醫(yī)務(wù)科工作檔案的管理水平，醫(yī)務(wù)科甚至醫(yī)院必須要樹(shù)立檔案意識(shí)，建立“大檔案”的管理理念，認(rèn)同醫(yī)務(wù)科工作檔案在醫(yī)院事業(yè)發(fā)展過(guò)

7、程中所起的重要作用，并在實(shí)際工作中將該項(xiàng)工作的重要性明確出來(lái)，以提升醫(yī)院全體人員對(duì)于醫(yī)務(wù)工作檔案的認(rèn)識(shí)。2.完善醫(yī)務(wù)檔案管理制度，規(guī)范檔案資料管理內(nèi)容和流程首先，要建立完善醫(yī)務(wù)檔案管理制度，對(duì)醫(yī)務(wù)科工作檔案的管理流程和環(huán)節(jié)予以規(guī)范。按照國(guó)家檔案法的相關(guān)要求，醫(yī)務(wù)科工作檔案可以按照其涉及范圍分為醫(yī)療、教學(xué)、科研、安防、其他五大部分。而每一個(gè)部分又可按照時(shí)間、內(nèi)容或事件分門別類，并在每個(gè)分部中按照載體不同再進(jìn)行分類。盡可能細(xì)化類別，清晰管理。以教學(xué)管理為例，大致可以分為崗前教育、在職教育、進(jìn)修教育、其他教學(xué)四大部分，而每個(gè)部分又可以按照文件、音像等載體不同加以分類，而后以日期為順序進(jìn)行排列。其次，

8、要對(duì)醫(yī)務(wù)工作檔案收集的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。檔案管理的總體要求是完整、齊全、準(zhǔn)確，因此，在進(jìn)行檔案收集的過(guò)程中，應(yīng)該要求相關(guān)人員嚴(yán)格對(duì)照總體要求進(jìn)行收集整理，并形成制度規(guī)范。如醫(yī)療安全管理類的檔案在收集的過(guò)程中，應(yīng)著重收集上級(jí)下達(dá)的相關(guān)指示精神、本院頒布的相關(guān)紅頭文件、各類醫(yī)療安全管理活動(dòng)資料、藥品管理相關(guān)資料、事故糾紛相關(guān)資料，等等，務(wù)必要求實(shí)事求是，有章有序。3.加強(qiáng)醫(yī)務(wù)檔案信息化建設(shè)，提升數(shù)字檔案管理水平大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得信息技術(shù)成為檔案管理的好幫手。醫(yī)院完全可以通過(guò)信息技術(shù)手段來(lái)提升醫(yī)務(wù)科工作檔案的綜合管理水平。為了能夠更好地保存相關(guān)檔案信息資源，紙質(zhì)的醫(yī)務(wù)科工作檔案應(yīng)盡快轉(zhuǎn)化為電子

9、檔案，同時(shí)實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子檔案的“雙軌制”管理。建立醫(yī)務(wù)工作檔案信息共享平臺(tái)，將可以對(duì)外公布的，不涉及保密內(nèi)容的檔案資源放在檔案公共信息平臺(tái)上，供各個(gè)科室、人員隨時(shí)進(jìn)行查閱、調(diào)取，節(jié)約人力資源與時(shí)間成本，同時(shí)記錄下每個(gè)檔案的借閱軌跡，形成對(duì)醫(yī)務(wù)工作檔案的全過(guò)程追蹤。4.增強(qiáng)醫(yī)務(wù)檔案管理隊(duì)伍能力，助推醫(yī)務(wù)檔案管理全面上水平提升醫(yī)務(wù)科工作檔案管理能力的關(guān)鍵還在于檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)是否能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。因此，醫(yī)務(wù)科檔案管理隊(duì)伍的建立至關(guān)重要。在對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行信息技術(shù)與檔案管理知識(shí)培訓(xùn)教育的同時(shí)，也應(yīng)著重選拔具有檔案管理熱情，熱愛(ài)檔案管理工作，同時(shí)具有一定信息素養(yǎng)和專業(yè)能力的人員進(jìn)入到檔

10、案工作隊(duì)伍中，助力醫(yī)務(wù)科工作檔案管理全面上水平。四、結(jié)束語(yǔ)綜上說(shuō)書，醫(yī)務(wù)科的工作檔案是醫(yī)院事業(yè)發(fā)展水平的真實(shí)體現(xiàn)，相關(guān)管理人員必須要在認(rèn)識(shí)上、管理上、技術(shù)上有所提升、有所創(chuàng)新、有所突破才能切實(shí)幫助醫(yī)務(wù)科更好地進(jìn)行檔案管理工作，助力醫(yī)院整體管理水平的有效提升。Reference1醫(yī)務(wù)科職能EB/OL.（2017-03-15）.http：/yyjs/ShowArticle.asp？ArticleID=831.2孫波.關(guān)于醫(yī)務(wù)科工作檔案建設(shè)的思考J.中原醫(yī)刊，2004，31（1）：31-32.3鄺玉玲.醫(yī)務(wù)科工作檔案管理探索J.黑龍江檔案，2013（03）：123.（作者單位：濰坊市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院，山東 濰坊 261061