1、PAGE PAGE 22中國(guó)管理資源網(wǎng) /秘書(shū)的重要職業(yè)技能日程安排 掌握日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作方案，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書(shū)的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的預(yù)備，并提示領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議要求、媒體采訪(fǎng)、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪(fǎng)六部分加以具體說(shuō)明并供應(yīng)文字模版，期望能給大家的工作供應(yīng)參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書(shū)的一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)潔，但卻特別重要，它是秘書(shū)幫助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排

2、好總經(jīng)理的日程，意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書(shū)確定要細(xì)心觀看領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒(méi)有達(dá)成默契的狀況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深化溝通，精確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些狀況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順當(dāng)開(kāi)展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書(shū)日常工作效率的提高是特別必要的，把看得出的閱歷、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用?？傮w日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有方案的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接

3、待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類(lèi)。而秘書(shū)的通常做法是將有方案的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致敏捷地安排好突發(fā)隨機(jī)大事。（一）總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況， -優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀看總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，特殊是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對(duì)方案內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程；準(zhǔn)時(shí)整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)留意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到狀況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開(kāi)展；留意日程安排的時(shí)間松緊，

4、適當(dāng)安排；（二）閱歷與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；依據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，準(zhǔn)時(shí)提示已定下來(lái)的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容全都；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做打算，在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；掌握約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；把握近期要回避的人物；月/周方案安排模版可用法NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可依據(jù)總

5、經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排 做為秘書(shū)，安排總經(jīng)理出差是常常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要越發(fā)細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書(shū)的方案，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊急而有序，開(kāi)心而圓滿(mǎn)，這是秘書(shū)工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。（一）國(guó)內(nèi)出差 出差前： 確定出差目的和日期；確認(rèn)總經(jīng)理出差陪隨人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機(jī)票（留意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒 店、生疏酒店的電話(huà)、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、

6、議程等）（見(jiàn)范例）。依據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，預(yù)備出差用物品（見(jiàn)物品攜帶表）。擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門(mén)及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見(jiàn)范例） 出差中 在第一時(shí)間把握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。依據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)懷的業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r；協(xié)作總經(jīng)理授權(quán)人的工作，準(zhǔn)時(shí)把握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依據(jù)狀況準(zhǔn)時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，準(zhǔn)時(shí)調(diào)整日程安排； 出差后 準(zhǔn)時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），依據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)

7、事宜；（二） 國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排挨次及內(nèi)容大致相同，但在此要特殊提示您留意以下幾點(diǎn)：依據(jù)公司最新業(yè)務(wù)狀況預(yù)備PRESETATION （中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)預(yù)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)留意避開(kāi)經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選擇好的機(jī)型；留意預(yù)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提示總經(jīng)理攜帶；依據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣預(yù)備禮物；預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國(guó)家風(fēng)情資料；確認(rèn)對(duì)方還是我方供應(yīng)翻譯服務(wù)；回國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝。（三）陪隨出差 陪隨總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的留意事項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，要求秘書(shū)留意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦

8、理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車(chē)人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話(huà)，并將秘書(shū)房號(hào)電話(huà)準(zhǔn)時(shí)告知總經(jīng)理；每日準(zhǔn)時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排；提前設(shè)置早晨叫醒，并安排早餐；依據(jù)當(dāng)天的日程安排實(shí)行車(chē)輛；準(zhǔn)時(shí)提示并事先實(shí)行各項(xiàng)安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪(fǎng)提綱）；留意建立各種客戶(hù)關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；留意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通的事項(xiàng)逐條實(shí)行、跟蹤，并準(zhǔn)時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資料整理。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦

9、和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤(pán)2張來(lái)回機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書(shū)手中）書(shū)面講話(huà)稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪(fǎng)地聯(lián)系人通訊錄預(yù)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*預(yù)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書(shū)模版文件編號(hào)OUR REF.：LCS-DTB60023-99發(fā)文日期DATE：2000.6.14文件類(lèi)別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED:/批準(zhǔn)APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門(mén)TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)附件ATTACHMENT:/ FORM

10、CHECKBOX 傳閱 FORMCHECKBOX 閱后存檔 FORMCHECKBOX 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM FORMCHECKBOX 其他 OTHERS/ FORMCHECKBOX 頁(yè) 數(shù)NO.OF PAGES1授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批托付副總裁處理。 特此通知 2000.6.14 附件三：國(guó)內(nèi)出差日程范例劉

11、軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注 4月25日17：25北京深圳CA1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人： 1360 入住新世紀(jì)酒店該車(chē)在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參與人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺(jué)*集團(tuán)：、議題：嘉利最新?tīng)顩r通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺(jué) 1390299751413：20動(dòng)身前往EMC office、陪隨前往 14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座*集團(tuán)參與人：、 、EMC參與人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會(huì)面安排：14:00 1

12、5:00雙方公司介紹溝通15:0016:00參觀工廠16:0017:00 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及將來(lái)業(yè)務(wù)合作磋商 17：20返回新世紀(jì)，梁青陪隨18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員*集團(tuán)：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)面深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參與人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參與人：選購(gòu)部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺(jué) *集團(tuán)參與人：、議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類(lèi)、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金

13、和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40*集團(tuán)與瑞和人員相互介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場(chǎng)，車(chē)程約30分鐘17：40 CA1303 深圳北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話(huà)： 附件四：國(guó)外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪(fǎng)問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17日）訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注 7月14日 17：5020：40 21：0021：30北京漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事供應(yīng)一部手機(jī)在漢城期間用法，號(hào)碼為：0192335098KIMPOHoliday inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場(chǎng)

14、左邊出口舉牌接 (Tel: 0193367896)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂(lè)) Tel: 82027179441 Fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00與LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG 位于龜尾的LCD廠 與LG LCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪隨及參與者:LG LCD 廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K

15、.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CD ROM 廠參觀及會(huì)談（陪隨及參與者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）Holiday inn SeoulorLG Twin龜尾 路程：3小時(shí)中餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：3小時(shí) 主持人: Mr.M.H.Park訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注 7月15日18：0019：3019：3021：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50

16、10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作*集團(tuán)電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車(chē)前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人： Mr.J.Y.ParkTel:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00會(huì)談（參與者：LG商事D.H.Kang/V.President LG電子 M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H

17、.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部Holiday inn Seoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr. D.H.Kang訪(fǎng)問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢城市區(qū)及近郊觀完巡游酒店結(jié)帳、乘車(chē)前往金浦機(jī)場(chǎng)漢城北京漢城市區(qū)及近郊陪隨人：導(dǎo)游、 LG商事Mr.J.S.Park （17日為韓國(guó)國(guó)慶日）自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議要求 召開(kāi)和參與會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書(shū)的常常工作，其重

18、要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作力量的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯合一身。保證會(huì)議順當(dāng)?shù)倪M(jìn)行，需要多方面的預(yù)備工作。這就需要秘書(shū)是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平常培育出的細(xì)心與責(zé)任心，鎮(zhèn)靜應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變！以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹。（一） 內(nèi)部會(huì)議要求總經(jīng)理主持的會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)整理睬議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前預(yù)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、實(shí)行參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（留意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程結(jié)束修改下發(fā)整理睬議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前預(yù)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、實(shí)行參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（留意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開(kāi)

19、頭審批 審批 審批 N 審批NY YNY留意事項(xiàng)：會(huì)前與GM及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參與人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)間；下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特殊重要的參會(huì)人，可通過(guò)電話(huà)確認(rèn)；會(huì)中幫助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況，見(jiàn)機(jī)行事；對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議準(zhǔn)時(shí)跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參與的會(huì)議開(kāi)頭接收通知回復(fù)或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提示會(huì)前幫助預(yù)備回復(fù)邀請(qǐng)部門(mén)并預(yù)備材料確認(rèn)時(shí)間開(kāi)頭接收通知回復(fù)或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提示會(huì)前幫助預(yù)備回復(fù)邀請(qǐng)部門(mén)并預(yù)備材料確認(rèn)時(shí)間推斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)推斷與

20、總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān) N Y與對(duì)方確認(rèn)后 另行安排與對(duì)方確認(rèn)后 另行安排 時(shí)間沖突 請(qǐng)示總經(jīng)理請(qǐng)示總經(jīng)理 是否參與 N Y 留意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)動(dòng)身時(shí)間的安排。（二）外部會(huì)面安排總經(jīng)理主持的外部會(huì)面接受會(huì)面懇求 NO 婉拒或該請(qǐng)他人 留意：講明緣由，以 免對(duì)方誤會(huì) 留意：在收到會(huì)面懇求時(shí)，經(jīng)與部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討打算， 同時(shí)供應(yīng)背景材料以供GM做出推斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、 地點(diǎn)、人員、議程，并實(shí)行我方人員、地點(diǎn)擬定meeting agenda, ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧） 發(fā)會(huì)議通知，并實(shí)行參會(huì)人員會(huì)前預(yù)備工作 會(huì)中服務(wù) 會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋 結(jié)束 留意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素

21、，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；留意預(yù)備電子或紙制的歡迎牌、激完筆；會(huì)前與對(duì)方溝通是否需預(yù)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；依據(jù)來(lái)訪(fǎng)公司的習(xí)慣及來(lái)訪(fǎng)者的級(jí)別預(yù)備禮物；在與來(lái)訪(fǎng)公司溝通中確認(rèn)是否需安排車(chē)輛接送，如需要留意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方準(zhǔn)確的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前預(yù)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫(xiě)參觀申請(qǐng)，安排參觀陪隨人；會(huì)前給總經(jīng)理供應(yīng)相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會(huì)前擬制meeting agenda（見(jiàn)模版）在制作PPT時(shí)依據(jù)各部門(mén)狀況、來(lái)訪(fǎng)者的需求酌情修改添加內(nèi)容，留意內(nèi)容的準(zhǔn)時(shí)更新，并依據(jù)來(lái)訪(fǎng)者需求制作中/英文；

22、-初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：*集團(tuán)總體狀況及業(yè)務(wù)狀況介紹；-再次會(huì)面應(yīng)留意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)供應(yīng)資料）。幫總經(jīng)理預(yù)備名片，并提示會(huì)面時(shí)攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，留意對(duì)待客人謙和有禮的看法；提示總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪隨參會(huì)，參會(huì)中幫助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況，見(jiàn)機(jī)行事，敏捷處理各種狀況； 會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪隨送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參與的外部會(huì)面總經(jīng)理參與其他部門(mén)組織、主持的會(huì)面，秘書(shū)的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專(zhuān)業(yè)的角度幫助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開(kāi)頭開(kāi)頭征詢(xún)GM是否參會(huì)征詢(xún)GM是否參會(huì)婉拒并請(qǐng)對(duì)方

23、改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng) N Y回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況，并適時(shí)提出關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM供應(yīng)背景材料在會(huì)面前給GM供應(yīng)背景材料提示GM參會(huì)提示GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束結(jié)束留意事項(xiàng)：會(huì)前為總經(jīng)理預(yù)備具體的背景材料；會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)留意把握動(dòng)身參會(huì)時(shí)間；對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理期望具體了解的，準(zhǔn)時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版 Guest Meeting TableGuests Company: AMDGuests Name and PositionLegends Particip

24、ant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond LeeV.P of Asia Sales & MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of

25、 Desktop business DivisionMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. General Manager of Material Management Division of DTBMiss. Manager of Material Management Division of DTBMr. InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm-16:00 pm, June 2, 2000Venue

26、 : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 15:00-15:05 Introduction 15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 15:30-15:45 Legend update (Mr. ) 15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪(fǎng)

27、 時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)頭接到采訪(fǎng)申請(qǐng)品推安排?整理品推供應(yīng)的采訪(fǎng)提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪(fǎng)？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪(fǎng)Y開(kāi)頭接到采訪(fǎng)申請(qǐng)品推安排?整理品推供應(yīng)的采訪(fǎng)提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪(fǎng)？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪(fǎng)結(jié)束接受采訪(fǎng)？結(jié)束采訪(fǎng)前一天采訪(fǎng)前一星期提示總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者供應(yīng)相關(guān)資料Y修改批閱協(xié)作品推整理采訪(fǎng)問(wèn)題答案N依據(jù)日程進(jìn)行安排實(shí)行品推陪隨人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束接受采訪(fǎng)？結(jié)束采訪(fǎng)前一天采訪(fǎng)前一星期提示總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者供應(yīng)相關(guān)資料Y修改批閱協(xié)作品推整理采訪(fǎng)問(wèn)題答案N依據(jù)日程進(jìn)行安排實(shí)行品推陪隨人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束通知

28、總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，實(shí)行播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪(fǎng)檢查設(shè)備預(yù)備電話(huà)設(shè)備采訪(fǎng)結(jié)束采訪(fǎng)前20分鐘提示總經(jīng)理動(dòng)身與品推陪隨人聯(lián)系，再次實(shí)行時(shí)間檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地Y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話(huà)采訪(fǎng)？采訪(fǎng)在公司？N結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，實(shí)行播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪(fǎng)檢查設(shè)備預(yù)備電話(huà)設(shè)備采訪(fǎng)結(jié)束采訪(fǎng)前20分鐘提示總經(jīng)理動(dòng)身與品推陪隨人聯(lián)系，再次實(shí)行時(shí)間檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地Y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話(huà)采訪(fǎng)？采訪(fǎng)在公司？N媒體采訪(fǎng)流程說(shuō)明：1、接受采訪(fǎng)*集團(tuán)電腦公司的采訪(fǎng)由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪(fǎng)由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪(fǎng)需求必需轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理； 對(duì)挺直聯(lián)系的記者要特殊禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)

29、明公司采訪(fǎng)規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)登記記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪(fǎng)提綱；將整理好的采訪(fǎng)提綱和背景資料呈送總經(jīng)理批閱，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；對(duì)總經(jīng)理接受的采訪(fǎng)可依據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪(fǎng)盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪(fǎng)經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推舉其他人接受采訪(fǎng)，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪(fǎng)預(yù)備（采訪(fǎng)前一周）實(shí)行品推采訪(fǎng)陪隨人和記者的聯(lián)系方式，消失意外狀況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；協(xié)作品推幫助總經(jīng)理整理采訪(fǎng)問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理批閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題的回答應(yīng)當(dāng)有所備份并準(zhǔn)時(shí)更新；了解記者需求并進(jìn)行預(yù)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)對(duì)完線(xiàn)和電源會(huì)有要求，在預(yù)

30、定采訪(fǎng)場(chǎng)地時(shí)應(yīng)當(dāng)留意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者供應(yīng)；對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別預(yù)備電子版和打印版；3、采訪(fǎng)預(yù)備（采訪(fǎng)前一天）幫助總經(jīng)理預(yù)備好采訪(fǎng)提綱和問(wèn)題答案；對(duì)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)留意提示總經(jīng)理著裝和發(fā)型；假如是電話(huà)采訪(fǎng)要向行政后勤部通訊處事先借好電話(huà)會(huì)議設(shè)備；假如采訪(fǎng)在公司外進(jìn)行要事先定車(chē)； 假如采訪(fǎng)在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并依據(jù)采訪(fǎng)需要留意采完電源；4、采訪(fǎng)當(dāng)天采訪(fǎng)前20分鐘必需與品推陪隨人聯(lián)系，實(shí)行采訪(fǎng)時(shí)間；假如是電話(huà)采訪(fǎng)需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪(fǎng)時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話(huà)或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?huà)；假如采訪(fǎng)在公司外應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)

31、提示總經(jīng)理動(dòng)身；假如采訪(fǎng)在公司內(nèi)應(yīng)當(dāng)檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地； 假如采訪(fǎng)在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪(fǎng)；送記者離開(kāi)，并了解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間；5、采訪(fǎng)結(jié)束與記者溝通，準(zhǔn)時(shí)了解播出或見(jiàn)報(bào)的準(zhǔn)確時(shí)間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪(fǎng)報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門(mén)員工收看。留意事項(xiàng)：對(duì)記者的界面要特別友好。五、大型活動(dòng)陪隨總經(jīng)理參與的大型活動(dòng)： 部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提示總

32、經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)頭預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提示總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)頭陪隨總經(jīng)理參與的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，推斷重要程度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；對(duì)于總經(jīng)理同意參與的活動(dòng)事先安排日程；活動(dòng)前一天的預(yù)備工作做好預(yù)備工作，如預(yù)定車(chē)輛等；提示總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；活動(dòng)當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，留意保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{；活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名

33、片。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理批閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依據(jù)錄音整理講話(huà)稿整理業(yè)務(wù)資料和名片協(xié)作演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參與分工演練N修改幫助總經(jīng)理預(yù)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)頭征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理批閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依據(jù)錄音整理講話(huà)稿整理業(yè)務(wù)資料和名片協(xié)作演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參與分工演練N修改幫助總經(jīng)理預(yù)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)頭參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：

34、接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，推斷重要程度，征詢(xún)總經(jīng)理的意見(jiàn)；假如總經(jīng)理同意參與活動(dòng)，安排好日程；活動(dòng)前三星期參與分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化實(shí)行； 假如講話(huà)稿、PPT是由秘書(shū)預(yù)備的，要給自己留出修改時(shí)間；幫助總經(jīng)理預(yù)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理批閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；參與彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要協(xié)作演示的PPT確定要反復(fù)演練；活動(dòng)當(dāng)天參與外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激完筆、激完筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；活動(dòng)中協(xié)作演示PPT，做好錄音；活動(dòng)中協(xié)作接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需