1、公文寫作培訓(xùn)提綱一、公文使用方面（一）亂用公文文種 公文標(biāo)題必須根據(jù)公文內(nèi)容準(zhǔn)確使用法定性文種。必須正確使用條例、辦 法中規(guī)定的文種，不得使用“辦法”、“規(guī)定”、“細(xì)則”、“建議”、“指示”、“匯報(bào)”、“總結(jié)”、“計(jì)劃”、“方案”等事務(wù)文書或規(guī)章制度類文書作為公文文種。近日，在 收到某些部門的正式文件中，發(fā)現(xiàn)將“匯報(bào)”、“工作方案”等直接作為公文文種使 用的現(xiàn)象。如關(guān)于我旗XXX年度XXX檢查工作核查情況的匯報(bào)、關(guān)于深入 開展XX系統(tǒng)促進(jìn)廉潔執(zhí)法主題實(shí)踐活動(dòng)的工作方案、關(guān)于開展整頓機(jī)關(guān)作風(fēng)活 動(dòng)的實(shí)施方案等。根據(jù)條例、辦法有關(guān)規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行各級(jí)黨政機(jī)關(guān)單位 通用公務(wù)文書的主要文種歸納起來共 1

2、8 種，其他一些習(xí)慣稱呼和一般事務(wù)文書均 不能當(dāng)成黨政公文的文種來使用。上述例子中的“匯報(bào)”不屬于法定公文的文種， 應(yīng)改為“報(bào)告”；“工作方案”、“實(shí)施方案”（包括說明、細(xì)則、總結(jié)等）亦不可亂 用作公文文種，應(yīng)以印發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)類通知的形式下發(fā)。（二）錯(cuò)用公文文種1.“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的錯(cuò)用。“請(qǐng)示”和“報(bào)告”都是上行文，是黨政機(jī)關(guān) 公文使用頻率較高且容易混淆的文種。特別是報(bào)告與請(qǐng)示錯(cuò)用及請(qǐng)示中夾帶報(bào)告或 報(bào)告中夾帶請(qǐng)示的問題十分常見?！罢?qǐng)示”是辦件，需要回復(fù)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān) 請(qǐng)求批準(zhǔn)；“報(bào)告”是閱件，一般不需要回復(fù)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作，反映 情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。文件中只要有請(qǐng)求事項(xiàng)的，

3、就不能用“報(bào)告”來請(qǐng)示 解決問題?！罢?qǐng)示”和“報(bào)告”這兩個(gè)文種范圍不同，行文目的也不一樣，“請(qǐng)示” 中不能夾帶報(bào)告，“報(bào)告”中也不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。兩者更不能放在一起使用。例 如某部門報(bào)來關(guān)于建設(shè)XXX的報(bào)告，文中前一部分是情況報(bào)告，后一部分主 要是請(qǐng)示解決的事項(xiàng)，結(jié)束語也使用了 “妥否，請(qǐng)批示”。此件中，既有請(qǐng)示事項(xiàng) 又有情況報(bào)告，重點(diǎn)不突出，影響辦文效率，應(yīng)進(jìn)一步修改內(nèi)容后以“請(qǐng)示”上報(bào)。因此，在撰寫“請(qǐng)示”和“報(bào)告”時(shí)，要特別注意二者之間八個(gè)方面的區(qū)別。 一是作用不同?！罢?qǐng)示”是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；“報(bào)告”是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào) 工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級(jí)訊問，報(bào)送文件、物品

4、等。二是內(nèi)容 不同，請(qǐng)示”是本單位無力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級(jí)批準(zhǔn)之后才能實(shí)施的事項(xiàng)；“報(bào) 告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級(jí)機(jī)關(guān)建議，須上級(jí)機(jī)關(guān)知道的事 項(xiàng)。三是容量不同?！罢?qǐng)示”應(yīng)一文一事；“報(bào)告”可多事一報(bào)，但不得夾帶請(qǐng)示的 事項(xiàng)。四是時(shí)間不同?！罢?qǐng)示”應(yīng)事前行文；“報(bào)告”可在事前、事中、事后行文。 五是范圍不同。“請(qǐng)示”一般只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不得多頭主送或越級(jí)主送；“報(bào) 告”可以主送幾個(gè)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，其他上級(jí)機(jī)關(guān)也可以抄送。六是處理不同。上 級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的請(qǐng)示后，應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級(jí)應(yīng)在收到 上級(jí)批復(fù)（答復(fù)）后才能實(shí)施；上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的報(bào)告后，主要是

5、了解情況，可 以不答復(fù)，下級(jí)不用等待上級(jí)答復(fù)。七是篇幅不同?！罢?qǐng)示”的篇幅比較短，一般 不超過1500字；“報(bào)告”的篇幅相對(duì)較長(zhǎng)，但一般不超過3000字。八是結(jié)束語不 同?！罢?qǐng)示”在結(jié)束時(shí)用“特此請(qǐng)示”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批示”、“請(qǐng)審示”等；“報(bào)告” 用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián) 系人的姓名和電話，這個(gè)是大部分單位所忽視的。“請(qǐng)示”與“函”的錯(cuò)用?！昂边m用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問 和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?！昂焙汀罢?qǐng)示”在行文方向上不同，“請(qǐng) 示”的主送機(jī)關(guān)必須是有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，而“函”則是向平級(jí)或不相隸 屬的機(jī)關(guān)行文

6、?！巴ǜ妗迸c“通知”的錯(cuò)用?！巴ǜ妗笔枪忌鐣?huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周 知的事項(xiàng)的公文文種，其主送對(duì)象是不確定的。如：XX單位關(guān)于整頓和規(guī)范藥 品市場(chǎng)秩序的通告?！巴ㄖ笔桥D(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公 文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等的公文 文種，是平行文、下行文，主送對(duì)象是確定的?！巴ㄖ痹谛姓C(jī)關(guān)公文往來中使 用較多，如會(huì)議通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。這里著重談?wù)劇稗D(zhuǎn)發(fā)性通知”應(yīng)注意的問題。 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，其主要作用是：要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有 關(guān)單位周知或執(zhí)行。在轉(zhuǎn)發(fā)性通知的草擬中要特別注意標(biāo)題的運(yùn)用，常見問題主要 有：在標(biāo)題中

7、重復(fù)出現(xiàn)“關(guān)于”、“通知”。讓人看了眼花繚亂。“通知”與“通報(bào)”的錯(cuò)用。“通知”是運(yùn)用廣泛的知照性公文。用來發(fā)布 法規(guī)、規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公 文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理某項(xiàng)事務(wù)等?！巴ǜ妗笔窃谝欢ǚ秶鷥?nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知 事項(xiàng)時(shí)使用的文種，其主要特點(diǎn)是知照性、專業(yè)性、約束力。 具有規(guī)范性、廣泛 性和業(yè)務(wù)性的特點(diǎn)。周知性通告：傳達(dá)告知業(yè)務(wù)性、事務(wù)性事項(xiàng)，一般沒有執(zhí)行要 求；規(guī)定性通告：公布國(guó)家有關(guān)政策、法規(guī)或要求遵守的約束事項(xiàng)，告知對(duì)象必須 嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行 。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān) 的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單

8、位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任 免聘用干部。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。從上述定 義可以看出，通知和通報(bào)有相似的一面，兩者都具有知照性的特點(diǎn)，可以用來溝通 情況，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖。但兩者的功用又明顯不同：通知提出工作意見和辦法， 要求遵照?qǐng)?zhí)行或限期執(zhí)行；而通報(bào)則著眼于思想和路線方面的教育。（三）濫用公文文種 在工作實(shí)踐中，常見超出職權(quán)范圍和工作內(nèi)容隨意使用公文文種的現(xiàn)象。如應(yīng) 該用某些社會(huì)事務(wù)性文書（聲明、啟事等）去解決問題，卻濫發(fā)“通知”、“通告”； 提出一般事項(xiàng)的請(qǐng)示時(shí)能用“申請(qǐng)”、“簽報(bào)”辦理的，卻用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”；把“簡(jiǎn)報(bào)”當(dāng)作正式公文，取代“報(bào)告”使用反

9、映情況；把“通知”當(dāng)成萬能文種， 本該用會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、意見、通報(bào)、函等文種，行文皆用“通知”代替。這種濫 用公文文種的做法都損害了法定公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和公文辦理的規(guī)范性。二、公文格式方面 公文格式中規(guī)定的各個(gè)組成要素，是不可少的。如果在某一件公文中該標(biāo)注的 要素未予標(biāo)注，就是公文格式不全。最近我們遇到的問題主要有文件無標(biāo)題、無主 送單位、文件缺頁、文字缺行等，這些錯(cuò)誤導(dǎo)致文件無法辦理，只得作退稿處理。（一）發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范 發(fā)文字號(hào)是公文的一個(gè)標(biāo)志，有利于文件管理與查詢。發(fā)文字號(hào)有發(fā)文機(jī)關(guān)代 字、年份和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注在版頭下方居中、套紅細(xì)實(shí)線上方位臵。常見錯(cuò) 誤有：漏寫發(fā)文字號(hào)。

10、有的單位報(bào)來的正式文件缺失發(fā)文字號(hào)，這是不完整的文件 格式。發(fā)文機(jī)關(guān)代字不當(dāng)。主要表現(xiàn)一是機(jī)關(guān)代字使用簡(jiǎn)稱不當(dāng)，易造成混淆，起不到代字作用。二是有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門向旗委、政府寫報(bào)告或請(qǐng)示時(shí)，代字都用“X X發(fā)“ XXXX：X號(hào)”?！鞍l(fā)”一般用于下行文或平行文，“報(bào)”用于上行文。所 以為便于公文辦理，應(yīng)區(qū)別開來為妥。上行文的發(fā)文代字采用“XX報(bào)“XXXX” X號(hào)”，下行文和平行文的發(fā)文代字用采用“” XX發(fā)“ XXXX”X號(hào)。3年份表達(dá)不完整和年份使用括號(hào)不規(guī)范。公文印制版式說明中規(guī)定，“發(fā) 文字號(hào)年份應(yīng)標(biāo)全稱，用中文六角括號(hào) “ ”括起來，不能用西文方括號(hào)”但經(jīng)常見到有些文件字號(hào)的年份不完整，使用

11、括號(hào)時(shí)隨意性大，有的 用“”，有的用“（ ）”，有的甚至把括號(hào)用在發(fā)文順序號(hào)上，如“XX發(fā) 08 XX號(hào)”、，XX字2010第XX號(hào)”，正確的寫法應(yīng)為“XX發(fā)“ 2008XX 號(hào)”和 “XX 字“ 2010XX 號(hào)”。4搭配虛字或序號(hào)編虛位。例如，“XX發(fā)“ 2010 ”第8號(hào)”、，XX發(fā)2010 0008號(hào)”等，這種都是不符合規(guī)范的。虛字“第”和虛位“0”都通應(yīng)刪掉。正確 的應(yīng)為“XX發(fā)“20108號(hào)”。5. 發(fā)文字號(hào)多出。辦法規(guī)定聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。有些部 門單位為了兼顧平衡，羅列每個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)，這是違背要求的。（二）標(biāo)題不規(guī)范規(guī)范的公文標(biāo)題通常由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由（內(nèi)容）

12、+文種”構(gòu)成。下面列幾種常 見的標(biāo)題不規(guī)范現(xiàn)象。1. 引用公文標(biāo)題不完整。引用公文時(shí)，所引用公文的標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)應(yīng)該完整 規(guī)范，先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)?！爸修k、國(guó)辦關(guān)于XXX的若干規(guī)定（中辦發(fā)“ 2011X號(hào)）”，應(yīng)為“中 共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)關(guān)于XXX的若干規(guī)定 的通知（中辦發(fā)2011X號(hào)）”。還有的單位引用公文的發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤，這一類錯(cuò)誤出現(xiàn)在公文中 是很不嚴(yán)肅的，希望能引起重視。2標(biāo)題中省略介詞“關(guān)于”?！瓣P(guān)于”是連接發(fā)文機(jī)關(guān)和事由的介詞，與事由組 成介賓結(jié)構(gòu)，不能隨意省略“關(guān)于”。3缺少賓語。例如XX縣人民政府關(guān)于認(rèn)真做好擁軍優(yōu)屬的通知。乍一看 沒什么問題，但認(rèn)真分析發(fā)現(xiàn)“擁軍

13、優(yōu)屬”在這里是個(gè)定語，應(yīng)在其后加上“工作” 這個(gè)賓語，才是一個(gè)完整的結(jié)構(gòu)，即XX縣人民政府關(guān)于認(rèn)真做好擁軍優(yōu)屬工作 的通知。4.轉(zhuǎn)發(fā)類通知標(biāo)題擬制不規(guī)范。這類標(biāo)題的擬制，不僅常見，而且容易出錯(cuò)， 最典型的是直接抄襲來文擬制標(biāo)題。如果每個(gè)單位在轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的公文時(shí)都在標(biāo) 題前加上“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”，在標(biāo)題后加上“通知”則會(huì)出現(xiàn)“關(guān)于”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“的” 以及“通知”等字樣重復(fù)疊加，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，而且讀起來拗口。應(yīng)采用直接轉(zhuǎn)發(fā) 的方法，即在第一個(gè)發(fā)文單位的標(biāo)題前加發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“轉(zhuǎn)發(fā)”即可。至于中間 各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)單位的指示精神可以在文中加以說明。（三）主送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范 主送機(jī)關(guān)是指在公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)

14、當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。標(biāo)識(shí)公文 主送機(jī)關(guān)是公文格式中的重要內(nèi)容之一。常見的錯(cuò)情有：缺失主送機(jī)關(guān)。某些部門單位報(bào)送來的公文，有時(shí)出現(xiàn)沒有主送機(jī)關(guān)或標(biāo)識(shí) 方法不正確的現(xiàn)象，給辦理時(shí)造成不便。主送機(jī)關(guān)正確的標(biāo)識(shí)方法是：標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用3 號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，同行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角 冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)過繁或過簡(jiǎn)。過繁的主要表現(xiàn)是不使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，給人一種拖沓 冗余之感。過簡(jiǎn)的主要表現(xiàn)是主送機(jī)關(guān)反映不出該單位的實(shí)際名稱或業(yè)務(wù)范圍。如：“旗人大”應(yīng)稱為“旗人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)”（全稱）或“旗人大常委會(huì)”（規(guī) 范化簡(jiǎn)稱）；主送機(jī)關(guān)為旗人民檢察院時(shí)，簡(jiǎn)稱為“旗檢”；這樣稱呼都是不規(guī)范

15、、 不準(zhǔn)確的。混淆主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是公文內(nèi)容的辦理機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)時(shí)只 需對(duì)公文內(nèi)容作了解的機(jī)關(guān)?；煜闆r多見于受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)的行文中。如 衛(wèi)生部門所屬醫(yī)療機(jī)構(gòu)上報(bào)請(qǐng)求編制的公文時(shí)，主送應(yīng)為編制部門，衛(wèi)生部門為抄 送機(jī)關(guān)。（四）其它要素不規(guī)范 一是字體字號(hào)不統(tǒng)一。公文每一部分和位臵的字體字號(hào)都有明確規(guī)定，如公 文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字。一些單位對(duì)公文字體字號(hào)使用比較隨意，許多單位的公 文標(biāo)題采用宋體加黑，少數(shù)單位公文通篇使用一種字體。二是排版印制不統(tǒng)一。部 分單位公文排版印制很不規(guī)范，每頁的字?jǐn)?shù)和行數(shù)比較隨意（一般每個(gè)頁面排 22 行，每行28 個(gè)字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼

16、），雜亂無章，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)標(biāo) 注不正確，版記部分未放在公文末頁等。三是成文用印不統(tǒng)一。印章要端正、清晰 地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見的問題 是有的單位公文沒有加蓋印章，有的印章模糊不清，不居中，不端正，或上下壓文 等,還有將印章蓋到成文日期以外，印章距正文遠(yuǎn)近不一，沒有達(dá)到騎年壓月的要 求，公文落款處署有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱等錯(cuò)誤。四是附件不規(guī)范。附件一般在正文之下 空一行標(biāo)識(shí)，常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，但是有的 公文經(jīng)常在名稱后加句號(hào)。還有就是沒有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件X” 字樣。五是成文日期不規(guī)范。根據(jù)規(guī)定，公文的成文日期

17、應(yīng)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為 準(zhǔn)，聯(lián)合行文的以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)?？v向與正文的距離依印章 的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1 行的空白。如空白過 大，就容易被加入其他內(nèi)容。但在實(shí)際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。 另一個(gè)常見的問題是成文日期中用英文字母“0”或“零”代替“O”，將“O”寫 作“0”，如“二00三年二月一日”，正確的寫法應(yīng)為“二OO三年二月一日”。還 有，單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間，用漢字將 年、月、日標(biāo)全，包括單位、部門向領(lǐng)導(dǎo)送呈的介紹信、白紙上遞交領(lǐng)導(dǎo)簽閱的文 稿，如蓋章就不必再在落款處署部門、科室或單位名稱

18、。但是要說明，這是對(duì)行政 公文的要求，若是黨文，如黨委、黨組文件，日期則用阿拉伯?dāng)?shù)字，可寫成“2007 年11月9日”。這也是黨文和行政公文的一個(gè)區(qū)別。三、行文規(guī)則方面（一）文件倒流。凡以旗委、旗政府或旗委辦公室、政府辦公室名義制發(fā)公文， 必須首先經(jīng)旗委辦公室、旗政府辦公室把關(guān)，然后才能送旗相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽閱，但少數(shù) 單位仍有越級(jí)直接報(bào)送旗領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文現(xiàn)象，嚴(yán)重違反了行文程序。（二）越級(jí)行文。凡上報(bào)市以上人民政府審批的文件由旗人民政府行文，上報(bào) 旗人民政府審批的文件由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦）行文。但有些公文，違反了不得 越級(jí)行文的規(guī)定。除因特殊情況確需越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。（三）多頭報(bào)送。少數(shù)單位在請(qǐng)示類公文中將主送機(jī)關(guān)直接標(biāo)注旗委、旗政府， 有的公文雖