1、為使公司公文管理制度化、規(guī)范化，特訂定本規(guī)定。二、范圍：本規(guī)則所稱公文管理，指公司在經營管理過程中所產生的各種公文，以及與外界來往的公文，包括常用公文類別、行文格式規(guī)范、擬定、審批、收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。三、職責公司的公文由行政部統(tǒng)一進行管理，公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全四、公司的公文主要分為內部公文和外部公文1、公司常用公文類別主要有：請示、批復、通知、報告、通報、決定、決議、函、會議記錄、會議紀要、工作總結、工作計劃、簡報、領導講話稿等。2、公文擬制：（1）行文格式的要求：包括對標題、正文（行文格式、層次序號使用、標點符號使用、數(shù)字的使用、時間的寫法）和落款及時

2、間的要求。具體規(guī)定以附件一行文格式要求為準。（2規(guī)范頁面設計。規(guī)范標題、小標題所用字體、字號、行距、排布。規(guī)范正文格式：行文格式，所用字體、字號、行距、層次序號、標點符號、數(shù)字、時間寫法。規(guī)范落款及時間。聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的意見或由各聯(lián)名部門共同起草。行政部對文件印制質量、行文的文種與格式負責審核。要求公文類別定位準確，行文規(guī)范按上述規(guī)定執(zhí)行。對外文件由行政部負責審核。3、行文模式：分對內行文和對外行文，具體分為：上行文、平行文、下行文和其他行文（1）文件發(fā)文前均應送分管領導審核，總經理審批，明確發(fā)文范圍。文稿一經審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報經原審批領導復審。領導審批稿件

3、應歸檔保存，以備查閱。（2）根據(jù)公司領導工作職責分工，文件審批權限為：公司日常管理事務的文件，由總經理簽發(fā)；部門文件由行政部復核后發(fā)放。凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內部重大政策的財務、預算、計劃、人上報等方面的文件，由分管領導簽審后報總經理審批。凡公司的重大決策、重大項目、重要人事（部門經理及以上）調整等，對公司產生重大上行文件行文程序：所有上行的文件，在部門擬定文件內容后須填寫公司統(tǒng)一印制的 文件呈批件 按審批權限，逐級報批。下行文件行文程序：公司的下行文件主要有通知、通報、會議紀要、決定或決議。經報批后的文件如需各部門知悉或執(zhí)行進行發(fā)文時，可以按批示后內容，依公司規(guī)定直接發(fā)文

4、。規(guī)章制度等文件下發(fā)前，應填寫公司統(tǒng)一印制的 批準后行文。（1）印制文件時，應按領導審批的范圍份數(shù)進行印制，做到迅速準確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對人對復印的稿件負責。秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人進行。（2）公司內部行文：文件經領導審批后，由行政部統(tǒng)一編號印制，發(fā)與各部門及相關人員。發(fā)文同時由收文者在公司統(tǒng)一的發(fā)文登記簿上簽收。（3）各部門收到文件后要及時將文件內容傳達給部門員工進行學習或知悉，同時做好建檔工作，按年度文件類型分類存檔。（4）對外行文：一式最少兩份，一份交與接受單位，一份由接受單位簽收后返回行政部存檔備查。（5）利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必須確認文件的實收情況。

5、凡需存檔或送請領導批示的傳真件，應復制后再行處理，以利長期保存指的是具有工作指導性的、要求性、限時性、目標性的文件，行政部要根據(jù)文件內容規(guī)定對各部門的工作進行追蹤，對未按規(guī)定完成的部門予以提醒，以利工作進展。（二）外來文件處理程序1、各部門收到的外來文件需要公司進行辦理或知悉的應一律送行政部進行統(tǒng)一登記、編2、行政部文員將外來文件連同文件處理單呈主管審閱，審閱后呈總經理簽署（如一3、外來文件簽署后，將文件及文件處理單返回行政部文員。由行政部文員按簽署意見送相關部門閱辦或進行發(fā)文。1收發(fā)人員收文時，快遞、電報、傳真、機密文件等原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。2內部下發(fā)

6、文件，要在公司領導審批后，上午批下午發(fā)，下午批次日上午發(fā)，如果在批示后能發(fā)的要及時發(fā)到各部門。5呈批文件，根據(jù)公司領導工作情況，一般情況下文件送達后應及時審批，如果工作較忙或外出的，行政部文員要及時跟蹤，以便及時進行文件簽批，以利后續(xù)工作。（四）文件的借閱、復印和清退各部門因工作需要借閱或復印一般文件時，需經本部門負責人簽寫便條，行政部經理同意后辦理；對有密級的文件須總經理同意后方可辦理。借閱復印文件時，應嚴格履行借閱登記手續(xù)，在文件借閱復印登記表上進行記錄。原則上就地閱看，帶走的要按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上用筆勾劃。定期對已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作，如發(fā)現(xiàn)文件（一）呈批文件：審批后的呈批件的所有原件送行政部，行政部按“類別年度部門”方式進行存檔備查。（二）各部門的文件，根據(jù)文件內容、秘級，按“年度公文類別”分類法進行存檔，行政部每年 2 月份對各部門上一年度的檔案進行收集，同時各部門應做好文件檔案規(guī)范收集管理工作，對于重要文件要及時歸檔。具體實施以公司檔案管理辦法執(zhí)行。七、文件作廢及銷毀對于公司制度性文件，根據(jù)公司發(fā)展需要出臺新的制度后，原制度作廢后要加蓋“作廢文件”章，按保管期限到期的文件或經過一段時間無用的文件進行銷毀時，要填寫“文件銷毀”清單請示領導，一般文件經行政部