1、 AUTOTEXTLIST * MERGEFORMAT 秘書技巧心得：辦文工作要提高把握細(xì)節(jié)的能力一、從細(xì)節(jié)上體悟上級意圖，切實(shí)增強(qiáng)政治敏感性和政策準(zhǔn)確性 二、用深入細(xì)致的調(diào)研掌握實(shí)情，切實(shí)增強(qiáng)辦文工作的針對性與實(shí)踐性。三、以精雕細(xì)刻為標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)增強(qiáng)文稿質(zhì)量和可操作性 秘書的技巧心得：找總裁的電話每天都會接到很多找總裁的電話，不自報(bào)家門，直接就說要找總裁。當(dāng)然，我也總是告訴對方總裁在忙，不方便接聽我不知道他們是不是了解一個(gè)公開的秘密：大公司的總裁通常都不會接聽沒有預(yù)約的電話。 “是關(guān)于一個(gè)機(jī)密項(xiàng)目的，必須跟總裁本人談。”對方口氣堅(jiān)決。 “我是他朋友，有點(diǎn)私事。”也有人會說。 其實(shí)，所謂私事、機(jī)

2、密最后多半都是些推銷電話，推廣某個(gè)會議、推銷某件產(chǎn)品之類。真正有底氣的人自然會報(bào)上名字、說出事情，不怕總裁不回電，甚至秘書可能會去把總裁從某個(gè)會議上拉出來，立刻接聽。 如果了解大公司的運(yùn)作，完全不需要左一次右一次地浪費(fèi)時(shí)間打電話給總裁去做推銷。只需禮貌地把情況向秘書說明，再把會議材料傳過去，秘書自然會答復(fù)總裁是否會參加，或者根據(jù)情況決定是否需要轉(zhuǎn)給有關(guān)部門的同事。至于推銷產(chǎn)品，如果是文具，應(yīng)該去找行政部；拉廣告找贊助，聯(lián)系公關(guān)部門就好；培訓(xùn)課程，找人力資源部又直接，又有效。 不過，也有例外。有一個(gè)大學(xué)生來電話，聲音非常好聽，不卑不亢，很有禮貌地說明自己在一次校園活動中聽過總裁的演講，印象很深刻

3、，也對我們公司仰慕已久，非常希望能和總裁通話，表達(dá)自己想來我們公司工作的愿望。本來這種電話是要轉(zhuǎn)給人力資源部的，或者直接請他把簡歷寄過來。可是，那位學(xué)生說他要過兩天再打來試試運(yùn)氣。他真的再打來，每次的表達(dá)都很真誠、很有教養(yǎng)，說話很有分寸，表達(dá)很有條理，還有，英語很棒。來第五個(gè)電話的時(shí)候，碰巧當(dāng)時(shí)總裁不忙，就問他可不可以接這個(gè)電話。結(jié)果呢？他們聊得很好。之后，總裁請人力資源部約那位學(xué)生過來面試。再后來，他成了我的同事。秘書國考情景錄象題解答實(shí)例：情景錄象二1、 宴請訂菜，沒有考慮到客人的情況和飲食習(xí)慣。（X） 2、宴請選擇的地點(diǎn)合適，安靜。（V） 3、引領(lǐng)客人的動作和手勢正確，合乎禮儀要求。（V

4、） 4、宴請的坐次不正確，不應(yīng)讓客人坐在門口，也不能讓客人坐在一起，應(yīng)與主人相間而坐。（X） 5、能主動幫客人抽出座椅，合乎禮儀要求。（V） 6、秘書搶先祝酒，不符宴請規(guī)范。（X） 7、發(fā)現(xiàn)有回民，能主動道歉，并及時(shí)調(diào)整合適的菜肴。（V） 8、用自己的私筷給客人夾菜，不符合公共衛(wèi)生要求。（X） 9、當(dāng)客人的面在飯桌旁脫衣服，不講禮貌。（X） 10、談?wù)摬贿m宜的話題。如向別人打聽收入。（X） 11、當(dāng)別人的面剔牙，不文明，姿勢不雅。（X） 12、席間接電話能用禮貌用語，向客人道歉，出去接電話處理方式正確。（V） 13、能正確使用便條的形式向上司報(bào)告不便明言的事情。（V） 14、能應(yīng)上司的要求通過

5、電話處理各種緊急的事務(wù)。 15、能以暗示的方式向上司報(bào)告處理結(jié)果，與上司有一定的默契。（V） 編輯推薦：把秘書站加入收藏夾秘書國考情景錄象題解答實(shí)例：情景錄象一1、 不應(yīng)在辦公室補(bǔ)裝（X） 2、電話應(yīng)接及時(shí)，語言規(guī)范。（V） 3、能夠根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作日志的調(diào)整、更改自己的辦公日志。（V） 4、能及時(shí)向張副總經(jīng)理介紹此次活動的有關(guān)情況。（V） 5、在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況時(shí)，準(zhǔn)備資料不夠完整詳細(xì)，書面資料沒有及時(shí)送交上司。（X） 6、在向上司匯報(bào)情況時(shí)，坐姿不規(guī)范，不能翹二懶腿。（X） 7、此次接待不屬于高規(guī)格，而屬于對等接待。（X） 8、向上司匯報(bào)情況，一些重要的信息要轉(zhuǎn)述完整。（X） 9、接待工作準(zhǔn)備有

6、漏洞，如參加時(shí)所需的物品沒有落實(shí)。（X） 10、接待人員沒到公司的大門口去迎接客人，無人引領(lǐng)客人到接待室（X） 11、因我方的變化影響到即定的接待規(guī)格，必須向客人解釋原因，并向客人道歉。（X） 12、接待室的環(huán)境沒有做到清潔、明亮、整齊、無異味。（X） 13、主要客人應(yīng)坐在離門較遠(yuǎn)的三人沙發(fā)上，坐次安排不對。（X） 14、能夠正確敬茶，姿勢規(guī)范。（V） 15、不應(yīng)將公司的重要文件和保密文件隨便放在辦公桌上，不注意保密。（X） 16、辦公桌干凈整齊，文件分類清楚。（V）怎樣用word制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文小竅門特殊情況說明（一）如果標(biāo)注按照以上操作步驟標(biāo)注完成文日期以后，成文日期位于雙頁碼的頁面上，而

7、且成文日期下面的空間不足以標(biāo)注版記要素，應(yīng)采用縮小正文行距的方式，創(chuàng)造出標(biāo)注版記的空間；（二）如果標(biāo)注按照以上操作步驟標(biāo)注完成文日期以后，成文日期位于單頁碼的頁面上，而且成文日期下面的空間不足以標(biāo)注版記要素，可將版記單獨(dú)標(biāo)注在公文的最后一個(gè)雙頁碼頁面即成文日期所在頁面的反面上。小竅門在一般機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的實(shí)際公文制作中，按照這種步驟去制作公文的情況并不多，原因就在于一般的單位都買不起價(jià)格昂貴的彩色打印機(jī)和彩色復(fù)印機(jī)，而標(biāo)準(zhǔn)的公文又要求在公文首頁采用紅色的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和紅色的間隔線，怎么辦呢？由于一個(gè)單位的公文中，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和紅色間隔線不外乎上行文件格式、下行文件格式、信函格式、會議紀(jì)要格式

8、這么四類，所以，大家通常的做法都是先把公文首頁的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和紅色反線設(shè)計(jì)好，找印刷廠大量印制出來，然后再在自己單位的電腦上排出公文首頁其他的要素，直接使用帶有紅頭的紙張打印，這樣，雙色套印的紅頭文件就很低成本地制作出來了。比如，在本例中，我們可以先按照前4個(gè)步驟（第三個(gè)步驟只留位置，不輸入內(nèi)容）把發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和紅色反線設(shè)計(jì)好，找印刷廠大量印制出來備用。然后，在制作某一個(gè)具體的公文時(shí)，按照下列步驟操作：（一）同實(shí)例操作步驟（一）；（二）把實(shí)例操作步驟（二）中輸入“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識內(nèi)容”改為輸入相同大小的回車符；（三）同實(shí)例操作步驟（三）；（四）把實(shí)例操作步驟（四）中插入紅色反線的操作省略，其他操作

9、不變；（五）依次實(shí)例操作步驟（五）（十二）；（六）打印出來首頁沒有紅頭的公文樣稿，先在復(fù)印機(jī)上使用備用紅頭紙批量復(fù)印公文的第1頁，然后在紅頭紙的背面批量復(fù)印公文的第2頁，接著使用普通A4紙批量復(fù)印公文的其他頁面，最后按照頁碼順序裝訂起來，蓋上公章，紅頭文件就印制完成了。秘書常識：會議常識（一） 主持人的禮儀會議的主持人，一般由具一定職位或威望的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否圓滿成功有著重要的影響。1主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅。2走上主席臺應(yīng)步帶穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，一般地說，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。3入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿

10、時(shí)，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。4主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。5主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。6主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。（二） 會議發(fā)言人的禮儀會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時(shí)應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼

11、要。如果是書面發(fā)言，要時(shí)常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。自由發(fā)言則較隨意，應(yīng)要注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡短，觀點(diǎn)應(yīng)明確；與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會議參加者對發(fā)言人提問，應(yīng)禮貌作答，對不能回答的問題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使提問者的批評是錯(cuò)誤的，也不應(yīng)失態(tài)。（三） 會議參加者禮儀會議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場，進(jìn)出有序，依會議安排落座，開會時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí)，應(yīng)鼓掌致意，中途退場應(yīng)輕手輕腳，不

12、影響他人。無論你做什么聚會，集會的主持人，首先要對參加該會的名人及準(zhǔn)備講話的要人的名字了如指掌，其次才是會議的程序、目的、安排等事務(wù)，別擔(dān)心要說什么，只要你能輕松自如地把說話人和聽眾相會在一起，并制造出友好融洽的氣氛，在他們彼此之間建立起興趣的橋梁，你的任務(wù)就算完成了。因 此沒有什么比你對演講或說話人的介紹更重要的。換言之，你得通過自己的語言把演講者推銷給聽眾、同時(shí)也要把他們演講的內(nèi)容推銷給聽眾，而且理應(yīng)在最短的時(shí)間里把這些事情做完、做好，如果你能明白這些，那么很快你就會成力大家爭相邀請的節(jié)目或聚會主持人了。、徹底準(zhǔn)備好自己要說的話作為主持人，可供你說的時(shí)間非常短，幾乎不超過一分鐘，如果你不知

13、道搜集事實(shí)：包括講話人的題目，他講這個(gè)題目的資格，以及他的名字這三方面的內(nèi)容，那又如何會引 起聽眾的特別興趣呢！當(dāng)我們看電影時(shí)，就希望是自己熟知且喜愛的明星的影片，諸如鞏俐、劉曉慶、周潤發(fā)。當(dāng)我們看小品時(shí)，就希望是趙本山、黃宏、陳佩斯。當(dāng)我們聽相聲，就喜歡馮鞏、牛群等?？傊覀円_知下面的內(nèi)容是否吸引人，而主持人就是要把這方面的訊息反饋給聽眾?！拔覀兇蠹叶家耘d奮無比的期待等候李德先生的光臨，我們從他人著作里似乎已經(jīng)象個(gè)老朋友般地認(rèn)識他了。事實(shí)上我想我并不夸張，他的大名在本城已經(jīng)家喻戶曉，我個(gè)人非常榮幸地邀請到他，到這個(gè)會上來跟大家見面”做主持人最大的毛病就是說得大長，搞得聽眾煩燥不安，有些人則

14、縱情于雄辯的幻想中，想使聽眾深深記住自己。還有些人的錯(cuò)誤，則是喜歡扯些笑話，有時(shí)品味并不怎么高，有心想使自己的日才發(fā)揮效力，卻反而適得其反。所以一定要記住，你不是中心，你只是配角或綠葉。你的任務(wù)是突出別人、襯托別人。、熱誠且真心真意介紹程序及講演人時(shí)，態(tài)度和講辭同等重要，你應(yīng)該盡量友善，不必說自己多高興，只要在介紹時(shí)表現(xiàn)出真心的愉快。另外，當(dāng)你宣布演講者的名字時(shí)，請切勿轉(zhuǎn)身向他，而應(yīng)展目望向聽眾，至最后一個(gè)音節(jié)說出為止，然后才轉(zhuǎn)向演說人；這樣順勢把聽眾的視線帶到表演者的身上，然后悄然退下。人類心靈最深摯的渴望是要求認(rèn)可。我們都想一生與人和睦相處，我們郡想受人稱贊、推崇。所以別人的推薦，哪怕是很

15、短的一句話，內(nèi)心都會很敏感，很關(guān)注，如果主持人能真心真意地推介一個(gè)人，我想一定會給予他莫大的鼓舞和力量，同時(shí)也給予他一定的信心。“你的電話怎會接錯(cuò)？為什么你從西安打至廣州的電話反而比在同一城市從一個(gè)單位打到另一個(gè)單位還來的快？我們的演講人知道答案，以及其他一切有關(guān)電話問題的答案，二十年來，他一直從事這種工作，并對電話服務(wù)這個(gè)工作感情濃厚，倘若其中有被電話這一間題困擾過的人，就請聽一下這位發(fā)言人的發(fā)言吧！”以上的那位將發(fā)言的發(fā)言人或許只是默默無聞的普通人，在他對自己的講話充滿畏懼心和缺乏信心的時(shí)候，這位主持人卻巧妙把他推上講臺。我想無論是聽眾還是他本人在聽了主持人剛才一番真切地介紹之后，難道會沒

16、有興趣和信心把這方面問題講明白，聽明白？此沒有什么比你對演講或說話人的介紹更重要的。換言之，你 得通過自己的語言把演講者推銷給聽眾、同時(shí)也要把他們演講的內(nèi)容推銷給聽眾，而且理應(yīng)在最短的時(shí)間里把這些事情做完、做好，如果你能明白這些，那么很快你就會成為大家爭相邀請的節(jié)目或聚會主持人了。辦公室固定資產(chǎn)及辦公用品管理制度一、為加強(qiáng)辦公室固定資產(chǎn)及辦公用品的管理，控制用品規(guī)格及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦公設(shè)備、設(shè)施及用品實(shí)行統(tǒng)一限量規(guī)范購買。 二、根據(jù)辦公用品庫存情況及以往消耗水平，確實(shí)購買數(shù)量，進(jìn)行定期購買。既要保證正常儲備，又要防止積壓。辦公用品庫存不多或有特殊需求的情況下，按照成本最小原則，報(bào)學(xué)校采購部

17、門批準(zhǔn)后可單獨(dú)購買。三、購置 1.購置財(cái)產(chǎn)根據(jù)批準(zhǔn)的年度預(yù)算執(zhí)行，年初無預(yù)算而臨時(shí)急需的財(cái)產(chǎn)，應(yīng)作追加預(yù)算報(bào)學(xué)校審批后方可購買。2.屬專控商品必須辦理控辦審批手續(xù)后方可購置。3.辦公室負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)購置工作，購置固定資產(chǎn)原則上應(yīng)有兩人以上，購買時(shí)要貨比三家，保證質(zhì)量。4.購置財(cái)產(chǎn)必須由保管人員驗(yàn)收，并根據(jù)發(fā)票填寫“入庫單”一式二聯(lián)，第一聯(lián)由保管員留存入庫賬，第二聯(lián)及發(fā)票送會計(jì)報(bào)銷登賬。四、辦公用品購置后由專人進(jìn)行分類存放，填寫物品清單，并進(jìn)行定期整理，妥善保管。 五、 分類管理 1. 固定資產(chǎn)：凡一般設(shè)備單價(jià)在500元以上，專用設(shè)備單價(jià)在800元以上，且使用年限在一年以上的為固定資產(chǎn)。對單價(jià)雖不足5

18、00元，但使用年限在一年以上的大批同類財(cái)產(chǎn)，應(yīng)按固定資產(chǎn)管理。對非購置、自制、接受捐贈和調(diào)撥的財(cái)產(chǎn)，凡符合上述條件的應(yīng)列為固定資產(chǎn)。 2. 低值易耗品：單價(jià)在固定資產(chǎn)起點(diǎn)以下、耐用時(shí)間在一年以上或單價(jià)在固定資產(chǎn)起點(diǎn)以上、耐用時(shí)間在一年以下的作為低值易耗品管理。 六、各辦公室根據(jù)需要領(lǐng)取辦公用品。領(lǐng)取辦公用品時(shí)須在物品領(lǐng)取登記簿上填寫物品名稱、數(shù)量、時(shí)間及領(lǐng)取人姓名，特殊物品領(lǐng)取須寫明用途。 七、按固定資產(chǎn)管理的辦公用品報(bào)廢時(shí)，要做好登記，并在學(xué)校固定資產(chǎn)管理部門辦理相應(yīng)手續(xù)。八、紀(jì)念品、禮品等交際應(yīng)酬用的物品，領(lǐng)取時(shí)要經(jīng)書記授權(quán)批準(zhǔn)。 九、使用原則1.全體工作人員要本著節(jié)約的原則使用辦公用品，

19、杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。 2.要愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，對應(yīng)管理不善或失職而造成的財(cái)產(chǎn)丟失和損壞，應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。3.財(cái)產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥、贈送、變賣、報(bào)廢、報(bào)損等必須履行嚴(yán)格報(bào)批手續(xù)。由財(cái)產(chǎn)管理部門書面申報(bào)，填制有關(guān)表格，經(jīng)審核按規(guī)定報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可處理。 4.年終要進(jìn)行盤點(diǎn)工作。對財(cái)務(wù)盈虧情況作相應(yīng)記錄，報(bào)批領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。 十、所有財(cái)產(chǎn)均由辦公室指定專人負(fù)責(zé)和管理，任何人不得隨意侵占、挪用公共財(cái)產(chǎn)秘書常識：酒店會議常識1會議的性質(zhì)： 為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、商貿(mào)及交流服務(wù)的活動。2會議的市場規(guī)模：根據(jù)國際大會和會議協(xié)會（ICCA）統(tǒng)計(jì)：以國際會議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個(gè)、與會外賓人數(shù)超過50人的各種國

20、際會議有40萬個(gè)，其市場價(jià)值超過2800億美圓。3中國會議市場現(xiàn)狀：1）與國際發(fā)達(dá)的會議市場相比， 中國的會議旅游業(yè)尚在起步階段。表現(xiàn)在：a)專業(yè)辦會的組織或公司很少。 b)缺乏會議專業(yè)服務(wù)的人員，更談不上專業(yè)的培訓(xùn)人員。2）會議展覽、獎勵(lì)旅游已成為中國旅游業(yè)的重要客源市場。3）全國三星級以上的飯店大多具備接待會議的設(shè)施及能力，主要目的地城市具有一批有經(jīng)驗(yàn)的會展組織人員及場館，再加上豐富的旅游資源構(gòu)成了一套完整的的會議市場發(fā)展的基礎(chǔ)。4有必要了解酒店會議的基本常識： 1）酒店是接待會展的核心接待部門。2）目前大部分的會議市場是以酒店會議占大部分。5酒店接會議的好處：1）利潤高。因會議旅游者不僅

21、經(jīng)費(fèi)來源可靠。消費(fèi)水平較高。一般會議旅游者的平均消費(fèi)是普通旅游者的三倍。2）有利于擴(kuò)大酒店的影響，提高酒店的知名度。3）可調(diào)節(jié)酒店的淡季市場。6接好酒店會議需注意的要點(diǎn)：1）會議團(tuán)到前作好準(zhǔn)備。2）第一天會議團(tuán)到時(shí)最容易出問題，需特別關(guān)注會議團(tuán)。3）作好會議的溝通協(xié)調(diào)工作。 4）每天對清帳目。5）隨時(shí)關(guān)注客人的意見，并及時(shí)反映給相關(guān)人員。6）注意會議價(jià)格的保密性。7）熟知酒店接待設(shè)施的基本情況。8）監(jiān)督和落實(shí)會議的各項(xiàng)安排。9）會議結(jié)束后給相應(yīng)的酒店部門給予評價(jià)。10）總結(jié)會議接待中的問題及好的經(jīng)驗(yàn)。7會議室常見的擺臺：1)戲院式 2)課桌式 3）U型 4）回型 5）橢圓型 6）長方行 7）會

22、見式 8）圓桌式 9）雞尾酒式 10）舞臺式 11） T型臺8 會議常見的設(shè)施及工具 1） 屏幕 2）投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3）錄像機(jī) 4）VCD 5）音響 6）話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）7）鐳射筆 8）幻燈機(jī) 9）講臺 10）舞臺 11）夾紙板 12） 大白板 13）簽到臺 14）名片缽 15）馬克筆 16）鉛筆17）信簽 18）會議桌椅 19）插線板 20）彩電 21）橫幅 22）指示牌 23）告示牌24）桌卡 25）主席臺 26）盆景 27）鮮花 28）背景板 30）隔板 31）燈光照明32）同聲翻譯系統(tǒng)。9會議常見的用餐形式：1）圓桌式 2）自助式 3）雞尾

23、酒會 3）零點(diǎn) 4）外賣秘書常識：座談會設(shè)備要求及操作流程設(shè)備環(huán)境要求： 會議室：會議桌為一圓桌，方便主持人和被訪者交流。圓桌上鋪有臺布，保持干凈清潔。 監(jiān)聽室：備有電視機(jī)/錄象機(jī)/錄音機(jī)/擴(kuò)音設(shè)備/雙面鏡 保證雜音少，圖象清晰。 座談會前期工作 按照座談會條件，聯(lián)系聯(lián)絡(luò)員發(fā)條件。 嚴(yán)格按照甄別問卷進(jìn)行甄別，對配額要進(jìn)行嚴(yán)格控制。（同組會不出現(xiàn)互相認(rèn)識的被訪者）在會議開始前二天要記得聯(lián)系筆錄員做會議記錄（包括現(xiàn)場和會后整理）。購買座談會食品，如果開會時(shí)間正碰上吃飯時(shí)間，需準(zhǔn)備一些面包糕點(diǎn)給被訪者。將已確認(rèn)好的被訪者名單，輸入到座談會坐次表中，以便開會前半小時(shí)對被訪者入會名單進(jìn)行篩選。開會前檢查

24、錄音/錄象設(shè)備是否正常。在開會前一天晚上要對被訪者進(jìn)行第二次電話復(fù)核，詢問對開會地址、時(shí)間、路線是否清楚。 在座談會前二小時(shí)要布置會場，如碰到座談會安排在早上開，那么布置會場，最好安排在前晚準(zhǔn)備。 會議室：臺卡、臺卡紙（事先測試大?。?，數(shù)量為被訪者人數(shù)+1個(gè)主持人 食品（4種）避免一些聲音較響的食品。 抽面紙（放在食品中間） 水彩筆（事先檢查是否能寫的出），放在臺卡后 杯子（盛滿水），放在臺卡的右側(cè) 桶裝水（新鮮水），放在會議室內(nèi)靠門口 白板筆（事先檢查是否寫的出），準(zhǔn)備2支（黑/藍(lán)） 黑板擦 垃圾桶 客戶室：監(jiān)聽設(shè)備應(yīng)保證雜音少，圖象清晰。設(shè)備包括電視機(jī)、錄象機(jī)、錄音機(jī)等。 食品（4種）餐巾

25、紙杯子白紙、筆（統(tǒng)一式樣）大綱（按照客戶人數(shù)復(fù)?。┩把b水（新鮮水） 飲料（聽裝、大瓶裝） 垃圾桶 座談會期間工作 接待被訪者，填寫被訪者登記表。 筆錄員要在會前準(zhǔn)備好磁帶、錄像帶、記錄紙和筆，檢查監(jiān)聽設(shè)備。 對被訪者填寫的資料與甄別資料進(jìn)行核對，并篩選最適合的、善于表達(dá)自己的被訪者入座開會，打印座位登記表，復(fù)印后交給監(jiān)聽室內(nèi)的客戶及筆錄員，檢查錄音、錄像是否運(yùn)作正常。 領(lǐng)被訪者進(jìn)入會議室，開始會議。開會時(shí)，應(yīng)隨時(shí)保持與主持人或客戶的聯(lián)系，處理各種問題。(注意：在開會過程注意會場周圍人員不要大聲喧嘩，在會場門口安排一名人員確保與客戶及時(shí)溝通，同時(shí)也避免與會議不相干人隨意進(jìn)出會場)座談會結(jié)束時(shí)，將

26、禮金信封交主持人發(fā)放給被訪者，注意與被訪者合影，并將被訪者送至門口。 座談會后期工作會議結(jié)束，將錄音帶交給筆錄員，應(yīng)在第二天上午（即隔一天）遞交（mail）。交回的筆錄，督導(dǎo)要按照筆錄格式核對記錄和整理質(zhì)量是否符合要求。收齊錄音帶、錄像帶郵寄至我公司。錄音帶、錄象帶要貼上標(biāo)簽（打?。Ｒ?、為什么要寫工作計(jì)劃 1、計(jì)劃是提高工作效率的有效手段 工作有兩種形式： 一、消極式的工作（救火式的工作：災(zāi)難和錯(cuò)誤已經(jīng)發(fā)生后再趕快處理） 二、積極式的工作（防火式的工作：預(yù)見災(zāi)難和錯(cuò)誤，提前計(jì)劃，消除錯(cuò)誤） 寫工作計(jì)劃實(shí)際上就是對我們自己工作的一次盤點(diǎn)。讓自己做到清清楚楚、明明白白。計(jì)劃是我們走向積極式工作的

27、起點(diǎn)。2、計(jì)劃能力是各級干部管理水平的體現(xiàn) 個(gè)人的發(fā)展要講長遠(yuǎn)的職業(yè)規(guī)劃，對于一個(gè)不斷發(fā)展壯大，人員不斷增加的企業(yè)和組織來說，計(jì)劃顯得尤為迫切。企業(yè)小的時(shí)候，還可以不用寫計(jì)劃。因?yàn)槠髽I(yè)的問題并不多，溝通與協(xié)調(diào)起來也比較簡單，只需要少數(shù)幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人就把發(fā)現(xiàn)的問題解決了。但是企業(yè)大了，人員多了，部門多了，問題也多了，溝通也更困難了，領(lǐng)導(dǎo)精力這時(shí)也顯得有限。計(jì)劃的重要性就體現(xiàn)出來了。 記得當(dāng)時(shí)，總經(jīng)理在中高層干部的例會上問大家：“有誰了解就業(yè)部的工作”，現(xiàn)場頓時(shí)鴉雀無聲，沒有人回答。幾秒鐘后，才有位片區(qū)負(fù)責(zé)人舉起手來，然后又有一位部門負(fù)責(zé)人遲疑的舉了一下手；總經(jīng)理接著又問大家：“又有誰了解咨詢部的工作

28、”，這一次沒有人回答；接連再問了幾個(gè)部門，還是沒有人回答。現(xiàn)場陷入了沉默，大家都在思考：為什么企業(yè)會出現(xiàn)那么多的問題。 這時(shí)，總經(jīng)理說話了：“為什么我們的工作會出現(xiàn)那么多問題，為什么我們會抱怨其他部門，為什么我們對領(lǐng)導(dǎo)有意見，停頓片刻”，“因?yàn)槲覀兊墓ぷ魇菬o形的，誰都不知道對方在做什么，平級之間不知道，上下級之間也不知道，領(lǐng)導(dǎo)也不知道，這樣能把工作做好嗎？能沒有問題嗎？顯然不可能。問題是必然會發(fā)生的。所以我們需要把我們的工作化無形為有形，如何化，工作計(jì)劃就是一種很好的工具！”。參加了這次例會的人，聽了這番話沒有不深深被觸動的。 3、通過工作計(jì)劃變被動等事做變?yōu)樽詣幼园l(fā)式的做事（個(gè)人驅(qū)動系統(tǒng)驅(qū)動

29、） 有了工作計(jì)劃，我們不需要再等主管或領(lǐng)導(dǎo)的吩咐，只是在某些需要決策的事情上請示主管或領(lǐng)導(dǎo)就可以了。我們可以做到整體的統(tǒng)籌安排，個(gè)人的工作效率自然也就提高了。通過工作計(jì)劃變個(gè)人驅(qū)動的為系統(tǒng)驅(qū)動的管理模式，這是企業(yè)成長的必經(jīng)之路。 二、怎樣寫好工作計(jì)劃 首先要申明一點(diǎn)：工作計(jì)劃不是寫出來的，而是做出來的。計(jì)劃的內(nèi)容遠(yuǎn)比形式來的重要。我們拒絕華麗的詞藻，歡迎實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容。簡單、清楚、可操作是工作計(jì)劃要達(dá)到的基本要求。 如何才能做出一分良好的工作呢？總結(jié)當(dāng)時(shí)會議上大家的發(fā)言和后來的一些說話，主要是要做到寫出工作計(jì)劃的四個(gè)要素。 工作計(jì)劃的四大要素： (1)工作內(nèi)容（做什么：WHAT） (2)工作方

30、法 （怎么做：HOW） (3)工作分工 （誰來做：WHO） (4)工作進(jìn)度 （什么做完：WHEN） 缺少其中任何一個(gè)要素，那么這個(gè)工作計(jì)劃就是不完整的、不可操作的，不可檢查的的。最后就會走入形式主義，陷入“為了寫計(jì)劃而寫計(jì)劃，喪失寫計(jì)劃的目的”。在企業(yè)里難免就會出現(xiàn)“沒什么必要寫計(jì)劃的聲音”，我們改變自己的努力就可能會走入失敗。 三、如何保證工作計(jì)劃得到執(zhí)行 工作計(jì)劃寫出來，目的就是要執(zhí)行。執(zhí)行可不是人們通常所認(rèn)為的“我的方案已經(jīng)拿出來了，執(zhí)行是執(zhí)行人員的事情。出了問題也是執(zhí)行人員自身的水平問題”。執(zhí)行不力，或者無法執(zhí)行跟方案其實(shí)有很大關(guān)系，如果一開始，我們不了解現(xiàn)實(shí)情況，沒有去做足夠的調(diào)查和

31、了解。那么這個(gè)方案先天就會給其后的執(zhí)行埋下隱患。同樣的道理，我們的計(jì)劃能不能真正得到貫徹執(zhí)行，不僅僅是執(zhí)行人員的問題，也是寫計(jì)劃的人的問題。 首先，要調(diào)查實(shí)際情況，根據(jù)本部門結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)情況，做出的計(jì)劃才會被很好執(zhí)行。 其次，各部門每月的工作計(jì)劃應(yīng)該拿到例會上進(jìn)行公開討論。目的有兩個(gè)：其一、是通過每個(gè)人的智慧檢查方案的可行性；其二、每個(gè)部門的工作難免會涉及到其他部門，通過討論贏得上級支持和同級其他部門的協(xié)作。 另外，工作計(jì)劃應(yīng)該是可以調(diào)整的。當(dāng)工作計(jì)劃的執(zhí)行偏離或違背了我們的目的時(shí)，需要對其做出調(diào)整，不能為了計(jì)劃而計(jì)劃。 還有，在工作計(jì)劃的執(zhí)行過程中，部門主管要經(jīng)常跟蹤檢查執(zhí)行情況和進(jìn)度。發(fā)現(xiàn)

32、問題時(shí)，就地解決并繼續(xù)前進(jìn)。因?yàn)橹袑痈刹考仁枪芾砣藛T，同時(shí)還是一個(gè)執(zhí)行人員。不應(yīng)該僅僅只是做所謂的方向和原則的管理而不深入問題和現(xiàn)場。 最后，修訂后的工作計(jì)劃應(yīng)該有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核與簽字，并負(fù)責(zé)跟蹤執(zhí)行和檢 做秘書工作已有三年多了,心得體會不少,發(fā)現(xiàn)了這個(gè)培訓(xùn)手冊,給一些新加入工作的姐妹一些提示吧!1、 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：打字接受口授傳真接聽電話處理信件 與主管商談檔案管理準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理擬稿及制作信件2、 秘書業(yè)務(wù)可分為四類：資訊管理業(yè)務(wù)事務(wù)業(yè)務(wù)公關(guān)業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)茲就秘書的功能與業(yè)務(wù)分述如下： 秘書業(yè)務(wù)由前述可知分為四類：1、 資讀管理業(yè)務(wù)2、 事務(wù)業(yè)務(wù)

33、3、 公關(guān)業(yè)務(wù)4、 綜合業(yè)務(wù)茲分別說明如下：1、 資訊管理業(yè)務(wù)資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來處理及管理一般業(yè)務(wù)。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。前節(jié)提到秘書執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機(jī)票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書及情報(bào)方面。文書：包括文件及書信之制作等。以往皆用打字機(jī)或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達(dá)，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會安排等。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟件之運(yùn)用，可節(jié)省

34、構(gòu)思之時(shí)間及文件制作的精力?，F(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關(guān)了。情報(bào)：情報(bào)業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一。情報(bào)業(yè)務(wù)包括資料情報(bào)的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報(bào)的輸出和輸入都要經(jīng)過秘書這個(gè)孔道，當(dāng)主管將情報(bào)交給秘書傳達(dá)下去時(shí)，首先秘書就要根據(jù)情報(bào)的質(zhì)和量，按其重要性、機(jī)密性、緊急性來安排傳送的優(yōu)先順序。這時(shí)，秘書對于資訊情報(bào)之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進(jìn)處理情報(bào)業(yè)務(wù)的效率。事務(wù)業(yè)務(wù)秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括接聽電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具

35、、收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告、安排主管之行程、約會及會議等。雖然有些項(xiàng)目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。以上的業(yè)務(wù)可歸類如下：通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發(fā)電傳等。辦公室方面：檔案管理、更換用具等。會議方面：收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告等。安排方面：安排行程、約會、會議等。公關(guān)業(yè)務(wù)：秘書的公共關(guān)系是需要創(chuàng)意的功能來作其基礎(chǔ)的。創(chuàng)作的工作，即要有“先見”。在處理人與人間的關(guān)系時(shí)，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對方的立場來看，必能廣獲人緣，使業(yè)務(wù)暢通。秘書的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機(jī)構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個(gè)層面的人物，能考慮到各種狀況，能

36、預(yù)見各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達(dá)成任務(wù)。一般而言，公共關(guān)系的業(yè)務(wù)包括接待，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通聯(lián)絡(luò)，消息的發(fā)布，宣傳品的出版、雜志、年報(bào)的出刊、攝影、幻燈片、影片的制作、展覽、市場情報(bào)的搜集，貿(mào)易商展等等。一般業(yè)務(wù)的推動，皆以人為主。人由于人際關(guān)系而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動關(guān)系，就形成了公共關(guān)系。秘書的業(yè)務(wù)需要顧及公司機(jī)構(gòu)的上上下下、里里外外的業(yè)務(wù)，所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤業(yè)務(wù)進(jìn)行順利。綜合業(yè)務(wù)：綜合業(yè)務(wù)來自協(xié)調(diào)的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達(dá)圓滿處理業(yè)務(wù)。由于時(shí)代的進(jìn)步與科技的發(fā)達(dá)，業(yè)務(wù)牽涉范圍愈來愈廣，并非單項(xiàng)業(yè)務(wù)所能包含。這時(shí)，就要靠秘書來作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)

37、。可見秘書的綜合業(yè)務(wù)尤其重要，因它含括資訊管理業(yè)務(wù)、事務(wù)業(yè)務(wù)與公關(guān)業(yè)務(wù)等。其秘書要辦妥任何單項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須綜合協(xié)凋其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這樣，才能融會貫通，發(fā)揮最大的秘書業(yè)務(wù)功能。例如以接待業(yè)務(wù)來看，必須配合資訊管理以獲得情報(bào)，得知何人、何時(shí)、由何地來訪，來賓的背景明細(xì)，來訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。所以接待業(yè)務(wù)，是個(gè)整體性的工作。由以上例子可看出，秘書的業(yè)務(wù)中，最重要的是要使各項(xiàng)業(yè)務(wù)綜合協(xié)調(diào)，才能使任務(wù)完滿成功。1、 專業(yè)的知識與技能關(guān)于秘書專門的知識與技能，可分三項(xiàng)目來討論：秘書專業(yè)知識；實(shí)務(wù)方

38、面的技能；專門行業(yè)業(yè)務(wù)知識。分述如下：(1) 秘書的專業(yè)知識：一般機(jī)構(gòu)或公司在雇用秘書時(shí)，大都希望秘書能受過專業(yè)訓(xùn)練。這種訓(xùn)練可來自機(jī)構(gòu)公司自己辦理鳳及學(xué)?；蛎耖g秘書專業(yè)訓(xùn)練中心提供等。訓(xùn)練課程包括企事業(yè)管理、會計(jì)學(xué)、心理學(xué)、國際貿(mào)易實(shí)務(wù)、國際匯兌、人事管理、禮儀、公共關(guān)系、秘書實(shí)務(wù)、電腦、打字、英語會話及商用英文等。這些專業(yè)知識的訓(xùn)練很重要，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多機(jī)構(gòu)的秘書，并未受過專業(yè)的訓(xùn)練，因此擔(dān)任秘書工作，往往不了解自己該做什么工作，如果主管亦不能發(fā)揮指導(dǎo)的責(zé)任，則往往要花費(fèi)許多的時(shí)間和精力，自己工作中去摸索這方面的知識?？梢姡绻貢藛T，在就職前，先接受秘書專業(yè)知識課程的訓(xùn)練，必能對其擔(dān)任

39、的工作有所助益。(2) 實(shí)務(wù)方面的技能：實(shí)務(wù)方面的技能為處理秘書業(yè)務(wù)所需要的技術(shù)與能力。一般而言，實(shí)務(wù)方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術(shù)、檔案管理、電話禮儀、應(yīng)對能力、語言能力，及其他事務(wù)機(jī)器的操作等。早期的秘書實(shí)務(wù)中，打字技術(shù)占相當(dāng)重要的角色。近年來，由于科技的發(fā)展與運(yùn)用，電腦技術(shù)廣被需求，所以打字技術(shù)與電腦技術(shù)同為不可或缺的實(shí)務(wù)技能。目前各機(jī)構(gòu)已推行行政電腦化、組織電腦化、人事電腦化、會計(jì)預(yù)算電腦化、生產(chǎn)管理電腦化等等。尤其是企業(yè)界，要求秘書必須接受電腦訓(xùn)練，以便能應(yīng)付電腦化的一切秘書業(yè)務(wù)。專門行業(yè)業(yè)務(wù)知識：各行各業(yè)的秘書，都應(yīng)通曉其專業(yè)業(yè)務(wù)的知識。國貿(mào)秘書必須能熟悉國際貿(mào)易實(shí)務(wù)與流程

40、。法律秘書必須擅長法律知識。財(cái)務(wù)秘書必須精通會計(jì)、稅務(wù)、財(cái)政及商事法等。由此可知，在每一行業(yè)中，都有其專門的業(yè)務(wù)知識。秘書在決定從事那一行業(yè)前，可先修習(xí)相關(guān)的課程，或閱讀相關(guān)的書籍以增加專門業(yè)務(wù)知識，才能符合實(shí)務(wù)業(yè)務(wù)的需要。2、 經(jīng)驗(yàn)專門知識與技能，雖然非常重要，但理論需要配合實(shí)務(wù)。實(shí)務(wù)上經(jīng)驗(yàn)尤其珍貴。對于秘書業(yè)務(wù)。是否能順利進(jìn)行，尤其需依賴經(jīng)驗(yàn)。例如，文書之處理，光憑理論尚嫌不夠，因必須考慮到各種文件之性質(zhì)，文件之內(nèi)容，及文件之時(shí)效性，然后訂處理之優(yōu)先順序。這些判斷需要以經(jīng)驗(yàn)作為依據(jù)。有經(jīng)驗(yàn)的秘書，不必主管交待，就能以其經(jīng)驗(yàn)，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務(wù)，以其積極、主動、隨機(jī)應(yīng)變的能力

41、，圓滑的推動其工作，若加上其純熟的技能，就是一位非常優(yōu)秀而受歡迎的秘書了。3、 人際關(guān)系的技巧人際關(guān)系的技巧，即是公共關(guān)系的能力。秘書的人際關(guān)系可分為對內(nèi)與對外。對內(nèi)的人際關(guān)系對象為上司、同事及屬下等。對外則需面對顧客及業(yè)務(wù)相關(guān)的單位。秘書必須能運(yùn)用靈巧的人際關(guān)系技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng)路，使其具有良好的形象。對于同事，秘書要建立融洽相處的人際關(guān)系，業(yè)務(wù)才能順利推展；對于屬下者，也需要好的人際關(guān)系，才能使上下人脈和諧，必能在對外處理業(yè)務(wù)時(shí)，和氣待人，考慮周到，圓滿達(dá)成任務(wù)。(1) 認(rèn)明秘書并非具“特別身分”秘書比其他部門的同事，更容易接受情報(bào)或聽到機(jī)密事項(xiàng)，這也是造成秘書微妙

42、立場的主因。有時(shí)，在會議室里倒茶時(shí)，就會得知人事調(diào)動的消息；或聽到董事長的出差是為了洽談與對方業(yè)務(wù)合作的話題等，諸如此類的情報(bào)，所以，常給其他部門的人，有種特殊身份的印象。即使，秘書也以“特殊”為榮，就很難在公司里博得人緣。(2) 博得人們的信任秘書對于傳遁上司的訊息、指示、或普通職員的心聲，都應(yīng)明確傳達(dá)，以完成疏通管道的任務(wù)。這些表現(xiàn)，久而久之就能取得公司機(jī)構(gòu)里里外外、上上下下所有人的信任。另外，關(guān)于秘書人際關(guān)系的技巧，可分對內(nèi)對外兩方面，現(xiàn)分別列舉如下：對內(nèi)：與上司的人際關(guān)系：熟悉上司的個(gè)性及家庭熟悉上司的交際圈勿拘泥于前任上司的處事習(xí)慣對秘書同事間的人際關(guān)系：不該有優(yōu)越感互相保持和諧的關(guān)

43、系在業(yè)務(wù)上互相幫助多注意上司的業(yè)務(wù)內(nèi)容與人際關(guān)系，以便增進(jìn)溝通對屬下的人際關(guān)系：多照顧屬下多伸出援助之手傳達(dá)屬下的心聲對待客戶及業(yè)務(wù)相關(guān)的單位：誠實(shí)無欺努力維持長久的人際關(guān)系秘書受客戶私人繳請時(shí)，不論是否接受邀約，都應(yīng)事前向上屬報(bào)告，以尊重上司。4、 資質(zhì)秘書的資質(zhì)，可決定秘書工作的品質(zhì)。一位主管，當(dāng)然需要一位開朗、負(fù)責(zé)、可靠的秘書。雖然資質(zhì)意為“天生之才能”；但秘書的資質(zhì)則要求對天生之才能再加以訓(xùn)練。換句話說，秘書的資質(zhì)，并非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要長時(shí)期的訓(xùn)練與培養(yǎng)的。秘書需要不斷地反省自己，找出缺點(diǎn)，并予以更正，以臻完美。秘書的資質(zhì)可分下列十項(xiàng)，由T形圖來表示，分成左右兩邊各

44、五項(xiàng)，左邊代表對事，右邊代表對人。此T形圖可列表如下：秘書十大特質(zhì)A對事：準(zhǔn)確性好判斷力工作效率機(jī)智性主動性 B對人考慮周到圓滑性謹(jǐn)慎性責(zé)任感客觀性現(xiàn)依對事與對人兩方面，分別說明如下：(1) 對事方面：在研究這些資質(zhì)特點(diǎn)之前，應(yīng)知道這些資質(zhì)特點(diǎn)皆需費(fèi)時(shí)，非一蹴可幾。新進(jìn)秘書往往渴望自己的能力強(qiáng)、速度快，因而未花時(shí)間去注意準(zhǔn)確性、認(rèn)知事務(wù)輕重、內(nèi)涵性及變通性。秘書對時(shí)間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項(xiàng)的資質(zhì)，經(jīng)常工作會終歸于無效率或產(chǎn)生尷尬的局面，增加主管之困擾。對事方面的資質(zhì)有五項(xiàng)：準(zhǔn)確性；好判斷力；工作效率；機(jī)智性；主動性。現(xiàn)分別說明如下：準(zhǔn)確性準(zhǔn)確性在此五項(xiàng)中，排行最前，可見其

45、重要性。秘書每天的工作，都可能會有錯(cuò)。每打一定，每寫一字，都有可能錯(cuò)。然而，有效率的秘書每天都做準(zhǔn)確的工作。沒有準(zhǔn)確性，秘書的工作毫無意義。事實(shí)上，不準(zhǔn)確的工作比不做還糟，因它所帶來的麻煩，可能要花更多的時(shí)間去清理。但要如何才能算是準(zhǔn)確性呢？即是每件細(xì)節(jié)都很精確。這是需要時(shí)間、耐心與專心的。如果遵循下列四步驟，就能做出準(zhǔn)確的工作：小心完成每件工作。小心核對每個(gè)細(xì)節(jié)小心改正所有錯(cuò)誤小心檢查修正過的細(xì)節(jié)在制作文件，如果需要列出價(jià)格時(shí)，秘書要小心地打字，小心地檢查價(jià)格是否正確，小心修正任何錯(cuò)誤，然后在小心地核對修正過的價(jià)格。你會懷疑，如果沒發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，而一再檢查，是否很費(fèi)時(shí)。不，絕不。如果檢查十次

46、，還未發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，但在第十一次才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，所花的時(shí)間還是值得的。準(zhǔn)確性，即是小心地檢查過，小心地改正過，小心地再檢查過的小心的工作。好判斷力：每位主管都要求秘書有好的判斷力。如果秘書總是道歉說：“對不起，這件事我未想到”，那么，就必須培養(yǎng)此特質(zhì)。幸運(yùn)地，這是可以培養(yǎng)訓(xùn)練的。這了要有好的判斷力，可遵循下列四個(gè)步驟：第一步驟：想想看你正在做什么現(xiàn)在你已能不必想而能夠記事、打字、讀、說、及聽。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是訓(xùn)練好判斷力的絕對要素。第二步驟：看看是否該采取行動。如果能集中思考，便知是否該采取行動。例如，是否有錯(cuò)要改、有問題要問、有業(yè)務(wù)待改進(jìn)、或程序要變動等。如果自己能

47、力辦不到，找主管去。不錯(cuò)過任何采取行動的機(jī)會。第三步驟：研析各種因素。當(dāng)你需要采取行動時(shí)，研析一切情況一調(diào)查、綜合、分析-以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。第四步驟：當(dāng)機(jī)采取行動依各種因素，衡量該采取的行動。然后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，采取必要的行動。以下舉個(gè)好判斷力的實(shí)例。情況一主管交待秘書去寫一封信。當(dāng)秘書在寫信時(shí)對于時(shí)間問題沒有十分肯定。經(jīng)過判斷后，再去請示主管，原來主管弄錯(cuò)了。秘書的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得主管的贊許。情況二主管感冒在家。有位很重要的客戶打電話來。急著要與主管談一筆生意。秘書判斷分析，覺得良機(jī)不可失，況且主管只是感冒而已。所以，秘書決定去電告知主管，但首先準(zhǔn)備客戶的

48、齊全資料，以備主管詢問。最后，主管稱贊秘書的好的判斷力。工作效率：工作效率即是在最短的時(shí)間內(nèi)有條理、有系統(tǒng)地完成最大的任務(wù)。一般辦公時(shí)間同樣為八小時(shí)，有些秘書能處理好很多件任務(wù)；有些秘書則處理不了一件相同的任務(wù)。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無工作效率。有效率的秘書在收集資料做報(bào)告時(shí)，會向各可靠的來源獲得資訊并取下列的步驟：把整個(gè)資料分成許多單元把每單元資料分別寫在紙條上把每單元依其來源來分類把紙條依系統(tǒng)排列把相關(guān)的單元?dú)w類成檔用此方法可以有系統(tǒng)地完成任務(wù)。有系統(tǒng)、有條理即是工作效率的先決條件。在辦公室里的業(yè)務(wù)程序也是需要有條理、有系統(tǒng)。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。秘書則必須

49、能篩選電話，并把每通電話的重點(diǎn)記在便條紙上，以便主管回來，即可一目了然，這就是工作效率。機(jī)智性機(jī)智性來自“再升”（rise again）之意。對于一個(gè)秘書，機(jī)智意即：在傳統(tǒng)因襲的方式進(jìn)行不通時(shí)，轉(zhuǎn)向其他的資源或方法，以求解決。主管有時(shí)會指派難以完成的任務(wù)。秘書，甚至在心里頹喪時(shí)，必須保持樂觀的態(tài)度。在遇困難時(shí)，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。有位主管想找一份資料，但在檔案里，遍找不著。秘書由檔案里得知資料來自當(dāng)?shù)氐膶I(yè)協(xié)會會長，就決定去找這位會長，但即發(fā)現(xiàn)電話簿沒登記。所以秘書打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號碼，再打給他的秘書，而獲得那份資料。其實(shí)秘書早就可以放棄了，但沒

50、有。機(jī)智是設(shè)法找出不同的解決辦法，直到成功為止。主動性主動性即是能預(yù)見該做的事。沒有指使，便主動地去做。所有秘書工作皆需要主動性去完成：指定的工作、例行工作、流程業(yè)務(wù)、及創(chuàng)意的工作。主動性可分為二種方式：為主管的方便。（服務(wù)性）為主管分憂解勞。（業(yè)務(wù)性）第一方式：有位秘書把客戶來信給主管看時(shí)，通常把先前相關(guān)的通信資料附上，以利主管參考。主管可能沒時(shí)間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，并做出最佳之決定與指定。第二方式：秘書由報(bào)上得知主管之朋友被任命為某公司之董事長。秘書把報(bào)導(dǎo)剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他一定會感激秘書的主動性的。呵呵,前幾天有些事情,

51、放心,我會把它貼完的(2) 對人方面：考慮周到：秘書要能體諒、幫助、同情別人。考慮周到即是在為自己著想前，先考慮別人。如果一個(gè)人不能考慮別人，便僅僅只會依本性來做，因?yàn)槿丝偸窍瓤紤]到自己。所以，考慮周到的資質(zhì)是需要訓(xùn)練與培養(yǎng)的。努力、紀(jì)律現(xiàn)訓(xùn)練將有助于修正思想模式。當(dāng)秘書能自然表達(dá)出先考慮別人時(shí)，必能獲得真正的滿足。以下的例子，顯示出如何恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到：如果認(rèn)為主管可能會急需要你的幫助時(shí)，就留在自己的位置上。（考慮周到）在主管處于山窮水盡時(shí)，提供他有效的策略；當(dāng)他感頭疼時(shí)，幫他倒一杯涼水。（同情心）主管不在辦公室時(shí)，才打私人電話。（以主管方便為主）總而言之，一位考慮周到的人，先考慮別人。圓

52、滑性圓滑性使秘書建立并維持和諧的工作關(guān)系。使用考慮周到的詞句及體貼的舉止，秘書可使人不感窘困與難過。相同地，其他人也會喜歡她（他），因?yàn)樗ㄋ┑膱A滑性。由下列的原則，可以練習(xí)圓滑性的技巧：小心選用字：不妥：你什么時(shí)候可完成那工作？（語氣強(qiáng)）佳：你在中午前可完成那工作嗎？（委婉）不妥：現(xiàn)在幫我打字。（命令式）佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？（客氣）不妥：你明天要來上班。（命令式）佳：你明天打算來上班嗎？（尊重對方）圓滑性就是承擔(dān)責(zé)罵：秘書在打好信后，發(fā)現(xiàn)有個(gè)錯(cuò)誤，是主管的疏忽所致。秘書馬上承擔(dān)是自己的錯(cuò)，并立即修正。很微妙地，秘書的承擔(dān)錯(cuò)誤及承受責(zé)罵，使得此錯(cuò)誤的情況，很完滿的解決了。圓滑性就是避免

53、批評：少說“我早就告訴你！”也不要說“我知道我是對的！”就是你很肯定，也不要說這些話，以免傷了對方的自尊心。當(dāng)主管有錯(cuò)時(shí)，避免批評，才能維持良好的人際關(guān)系。圓滑性就是裝聾作?。郝牭接腥伺u，或聽到主管與他太太談到私人的事情時(shí)，一位圓滑的秘書就必裝聾作啞，才能保持鎮(zhèn)定，不受干擾，正常處理業(yè)務(wù)。謹(jǐn)慎性：對于有經(jīng)驗(yàn)的秘書，謹(jǐn)慎性意味著把公司里所有業(yè)務(wù)保密。對于初任的秘書，謹(jǐn)慎性則意味著只把機(jī)密性的業(yè)務(wù)保密。一般秘書都通曉公司業(yè)務(wù)，但有經(jīng)驗(yàn)的秘書，知道這一切都是公司的機(jī)密。公司主管也是希望秘書能謹(jǐn)慎地保密，不希望秘書談?wù)撍墓ぷ骰蛩乃缴?。?jǐn)慎性即是謹(jǐn)守業(yè)務(wù)機(jī)密，少談?wù)撍酥絼?wù)。責(zé)任感：主管通常把

54、責(zé)任感列為秘書條件之首。有責(zé)任感的秘書是非常敬業(yè)的。忠于職守，做事有條有理，有始有終。把主管所賦予的任務(wù)，當(dāng)作一種挑戰(zhàn)，全力以赴鳳求完滿達(dá)成。責(zé)任感亦是一種使命感，一種使命去承擔(dān)完滿達(dá)成主管所托付的任務(wù)。由秘書的業(yè)務(wù)來探討，秘書的責(zé)任感可歸納為四方面：努力達(dá)成主管上司交待的任務(wù)。盡力去執(zhí)行秘書的例行業(yè)務(wù)。努力去完成主管上司未交待但必須做的任務(wù)。發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠待人、盡忠職守?？陀^性：客觀性是以超然的、無私的態(tài)度，來看整體性的情況后，才做出反應(yīng)。并即，置身事外，以理智而不帶感情、不帶私心的態(tài)度來分析一件事。秘書是需要有客觀性的。有時(shí)候，工作受

55、到批評，文件要重打；或建議被拒絕了。秘書可能會顯出沮喪、失望與泄氣。然而，主管即希望秘書能退一步，以全盤、客觀的方式來看此事。想一想，主管為了避免再度犯錯(cuò)，才做批評。這是個(gè)良性的建議。文件必須重打，則是因主管做了很多變更，已改得面目全非了。另外，秘書的建議雖然有很多優(yōu)點(diǎn)，但因牽涉高成本，所以暫被拒絕了。爾后，秘書對于提出計(jì)劃或建議，反而更有成本概念了。客觀性可使秘書在采取任何反應(yīng)前，心平氣和的研析情境。5、 健康秘書的業(yè)務(wù)包羅萬象。公司機(jī)構(gòu)的里外上下業(yè)務(wù)，都需要照顧?？梢娖湄?zé)任之重大，任務(wù)之深遠(yuǎn)。因此，秘書人才必須要有健康的身體。有健康的身體，才能有健全的身心，開朗的心胸，樂觀活潑的個(gè)性，以面

56、對任何困難，化解任何困局，創(chuàng)造嶄新的情勢，以利公司機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)之騰遠(yuǎn)發(fā)展。健康是事業(yè)之基本，沒有健康的身體，萬念俱灰。秘書的工作性質(zhì)是機(jī)敏的、又勞心勞力的工作，除了技能的工作需要勞心勞外，還經(jīng)常要有良好的體力應(yīng)付一切日常活動性的工作，因此若是沒有良好的健康作基礎(chǔ)，一切工作便無法積極而主動的展開，更不要談到秘書的責(zé)任感和工作意識了。由此，可見健康對于秘書工作的重要了。如何提升工作效率與效能一、 高效率的檔案管理技巧二、 如何為上司與自己管理時(shí)間三、 會議管理技巧四、 行程安排技巧一、 高效率的檔案管理技巧1、 檔案管理(1) 檔案歸檔的方法按字順序以編號分檔依地理位置分檔依日期順序歸檔依數(shù)字分檔(2

57、) 如何減低檔案管理的工作量 盡量維持辦公桌的整齊建立特定的整理檔案的時(shí)間表建立一個(gè)“暫持存放”的系統(tǒng)寄放不需馬上歸檔的文件如果同時(shí)替一人以上工作，應(yīng)分開存放要?dú)w檔的文件桌上應(yīng)放一個(gè)“文件籃”應(yīng)隨時(shí)準(zhǔn)確接受新科技隨時(shí)改進(jìn)自己的檔案管理系統(tǒng)“雙重”歸檔如何追蹤“傳閱”的文件如何剪報(bào)2、 檔案管理的原則理想的檔案管理原則是：正確、簡明、經(jīng)濟(jì)及富有彈性，茲分別簡述如下：(1) 正確：良好的檔案管理，是希望能做到調(diào)閱某一檔案時(shí)，就能迅速地找到，因此檔案的分類及存放要正確，取用后歸檔也要正確地放回原處，不可紊亂。(2) 簡明檔案管理須力求簡單明了，其分類也要簡明，放置的位置及使用的方法，讓公司里的有關(guān)人

58、員都能清楚與了解，使上司或其他同事也隨時(shí)可取用參考。(3) 經(jīng)濟(jì)： 檔案管理人員的多寡，視實(shí)際需要而定，不宜太多，以節(jié)省開支；檔案所占的位置愈小愈好，以免浪費(fèi)空間，因此檔案要確定。保存年限，適時(shí)的銷毀（即處理掉）清理已失時(shí)效者。(4) 富有彈性檔案的分類上立案上要富有彈性，以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時(shí)的變動。如以人事的檔案為例，若機(jī)關(guān)或公司規(guī)模小，人事十分單純，分類就不心太精細(xì)，而公司擴(kuò)棄人員增加后便須詳細(xì)劃分，分為任用、訓(xùn)練、考核、薪資、升遷、請假、退休、辭職等類。3、 檔案的重要性(1) 處理業(yè)務(wù)的參考一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，可以供業(yè)務(wù)承辦人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)作為了解案情及立意遣詞的參考或援引；以期在

59、業(yè)務(wù)處理上不會發(fā)生矛盾分歧的現(xiàn)象，回復(fù)信件也不致于重復(fù)。(2) 可作為法令的依據(jù)一個(gè)機(jī)關(guān)或公司業(yè)務(wù)的計(jì)劃與施行，必定要牽涉到許多國家的法令或公司本身的規(guī)章或會議的決議，而法令、規(guī)章、會議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據(jù)。(3) 可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考：介紹一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的概況，必須要敘述其沿革，以見其發(fā)展的軌跡與成就，而要真切地了解其沿革，唯有參考其檔案，以獲得正確的資料。(3) 可作為研究時(shí)的參考：一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，是研究時(shí)最直接最正確的原始資料，撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù)報(bào)告，必須要運(yùn)用檔案。此外，一外機(jī)關(guān)或公司的檔案，其中必定有些秘密性，如果檔案的管理妥善

60、完美，就通達(dá)到保密的功用，否則管理失當(dāng)，甚至發(fā)生丟失檔等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的業(yè)務(wù)遭遇到重大的障礙或損害?？偨?jīng)理助理工作說明書一：職位概要協(xié)助總經(jīng)理制定、貫徹、落實(shí)各項(xiàng)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略、計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)。二：工作內(nèi)容1、依據(jù)公司戰(zhàn)略計(jì)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃及各階段工作進(jìn)行目標(biāo)任務(wù)分解；2、在總經(jīng)理授意下起草公司各階段工作總結(jié)和其他正式文件； 3、協(xié)助總經(jīng)理對公司運(yùn)作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系，尤其是業(yè)務(wù)部門間的日常工作關(guān)系以及事務(wù)處理，必要時(shí)可單獨(dú)召集業(yè)務(wù)溝通會議或工作會議；4、配合總經(jīng)理處理外部公共關(guān)系相關(guān)事務(wù)； 5、跟蹤公司經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成情況，提供分析意見及改進(jìn)建