1、流程描述培訓(xùn)湖南用友軟件有限公司實(shí)施部：吳廣2010-8-30流程描述述培訓(xùn)的的目的和和內(nèi)容了解和掌掌握流程程說明編編寫的規(guī)規(guī)范了解和掌掌握流程程圖繪制制的規(guī)范范了解流程程圖繪制制及流程程說明編編寫的步驟以及及要求一致性原原則完整性原原則具體性原原則流程圖繪繪制的總總體原則則流程步驟驟的繪制制要符合合企業(yè)管理現(xiàn)狀狀，現(xiàn)在怎么么做就怎怎么繪制制出來，不加入入任何個(gè)個(gè)人的想想法。打破了經(jīng)經(jīng)營管理理的“部部門”的的概念，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)過程程本身的的完整性性，充分體體現(xiàn)該項(xiàng)業(yè)務(wù)務(wù)如何發(fā)發(fā)生、處處理、記記錄和報(bào)報(bào)告的自自始至終終這樣一一個(gè)過程程。每個(gè)流程步驟驟應(yīng)盡量量具體，兩個(gè)不不同工作作內(nèi)容的的應(yīng)該拆拆分成

2、兩兩個(gè)工作作步驟，不要合合并。流程圖實(shí)實(shí)例示例流程說明明實(shí)例示例目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標(biāo)題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求標(biāo)題標(biāo)題填寫寫“流程程名稱”,字體：宋宋體，字字號(hào)：36號(hào)。每一個(gè)流流程說明明Word文檔對(duì)應(yīng)應(yīng)一個(gè)流流程圖，該文檔檔命名規(guī)則與流流程圖的的VISIO文件名相相同，存存在相同同目錄下下。示例目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標(biāo)題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流

3、程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程說明明正文主主要內(nèi)容容示例一、流程程簡介流程內(nèi)容容：描述述流程的的主要活活動(dòng)、運(yùn)運(yùn)作原則則流程起止止點(diǎn)：描描述流程程的開始始和結(jié)束束活動(dòng)術(shù)語解釋釋：描述述特定使使用的詞詞匯流程說明明正文部部分為宋宋體10號(hào)字。示例示例二、流程程涉及部部門及職職責(zé)1、在“流流程涉及及部門及及職責(zé)”處，如如果已經(jīng)經(jīng)有現(xiàn)成成的崗位位職責(zé)及及規(guī)定，在流程文文字說明明中需要要再次體體現(xiàn)，不不能建立立引用。2、在“流流程參與與部門及及職責(zé)”處，除除“公司司領(lǐng)導(dǎo)”的職責(zé)責(zé)不用描描述外，其其他涉及及的部門門職責(zé)均均需描述述。示例三、流程程依據(jù)的

4、的管理制制度、工工作標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及體系系文件在“制度度”下列列示相關(guān)關(guān)文件時(shí)時(shí)，每個(gè)個(gè)文件在在一行顯顯示，不要出現(xiàn)現(xiàn)一行顯顯示多個(gè)個(gè)文件，每一行行內(nèi)必須須標(biāo)明文文件編號(hào)號(hào)。示例四、流程程相關(guān)的的表單和和記錄在“記錄錄”中列列示的全全部內(nèi)容容，要在在流程圖圖中清晰晰的繪制，并且且名稱必必須完全全一致。且流程程圖中所所有標(biāo)識(shí)識(shí)為的文檔，必須在在文字描描述中的的記錄中中體現(xiàn)。示例五、流程程關(guān)鍵環(huán)環(huán)節(jié)對(duì)本流程程的績效效影響比比較大或或易產(chǎn)生生風(fēng)險(xiǎn)的的關(guān)鍵環(huán)環(huán)節(jié)進(jìn)行行說明。示例六、流程程存在的的問題和和改進(jìn)建建議問題和建建議應(yīng)分分項(xiàng)列出出，不要要在一行行中列出出所有事事項(xiàng)。示例七、信息息系統(tǒng)的的使用情情況描述

5、使用用的信息息系統(tǒng)名名稱，應(yīng)應(yīng)用的主主要功能能。八、其它它需要說說明的事事項(xiàng)描述前面面未能敘敘述到的的信息。目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標(biāo)題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程圖實(shí)實(shí)例示例流程圖背背景LOGO：XYNH+湘鋼LOGO(企標(biāo))編號(hào)號(hào)：部門+流程+編碼審核核:審核人業(yè)務(wù)主管管部門：該流流程的主主要負(fù)責(zé)責(zé)部門業(yè)務(wù)參與與部門：參與與該流程程的部門門活動(dòng)說明明：該流程圖圖起止過過程與范范圍文字字說明標(biāo)題：該流程圖圖對(duì)應(yīng)的的三級(jí)流流程編號(hào)號(hào)，如

6、“XYNH-XS-02-01”。如果該該流程是是二級(jí)以以下的流流程此處處填寫對(duì)對(duì)應(yīng)的二二級(jí)流程程編號(hào)+本流程編編碼。生效時(shí)間間：流程程開始使使用時(shí)間間，格式式y(tǒng)yyy-mm-dd版本：由由項(xiàng)目組組統(tǒng)一制制定.(統(tǒng)一定為為：1.0)流程圖表表頭流程圖背背景修改改說明示例目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標(biāo)題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程圖實(shí)實(shí)例流程圖主主體示例流程圖主主體說明明流程圖頂頂端標(biāo)題欄填入流流程圖的的名稱，格式也也是“流流程編號(hào)號(hào)流程程名稱

7、”，雙擊擊即可填填入文字字，字體體為14號(hào)宋體加加粗，左左對(duì)齊。每個(gè)流程程文件中中繪制一一個(gè)流程程圖；頁頁名稱與與流程圖圖名稱一一致。為保持流流程圖美美觀及易易于裝訂訂，流程程圖大小小規(guī)定如如下：左邊界3格上邊界與與背景的的距離=2格下邊界3格圖形大小小需占整整體頁面面三分之之二以上上目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標(biāo)題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求編號(hào)圖形名稱編號(hào)圖形名稱1職能帶區(qū)區(qū)7信息系統(tǒng)統(tǒng)/電子存檔檔2最低一級(jí)級(jí)工作步步驟8非電子存存檔3引用

8、/拆分的流流程圖9批注/文字說明明4文件/表單10頁碼索引引5判斷/決策11結(jié)束6連接線流程圖繪繪制工具具包括11個(gè)圖形圖形1圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加職能部門時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：每個(gè)流程參與部門占一列，若某一流程主要在某一部門內(nèi)完成，可以將部門下的班組作為一列，班組名稱應(yīng)放在第二行 公司領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)占一列，統(tǒng)一稱作“公司領(lǐng)導(dǎo)”。在流程步驟中寫明高層的職務(wù)，如“總經(jīng)理”等，但不能出現(xiàn)“財(cái)務(wù)經(jīng)理”、“生產(chǎn)經(jīng)理”的職能帶。職能帶中業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門在左邊，參與部門在右邊 ，其中，“公司領(lǐng)導(dǎo)”在最左邊。流程圖形形講解職能帶區(qū)區(qū)圖形1圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加部門時(shí)使用 使用說明和標(biāo)

9、準(zhǔn)：部門名稱應(yīng)使用正式全稱，不能用簡稱。字體為默認(rèn)12號(hào)宋體加粗，若第二行有班組，班組字體為10號(hào)宋體加粗。選中職能帶，在頂部橫向推動(dòng)，可以改變職能帶的橫向?qū)挾?。在“業(yè)務(wù)參與部門”中，列出具體業(yè)務(wù)參與部門；參與部門如果很多并且的活動(dòng)完全一致，可歸結(jié)寫為如”生產(chǎn)各部門”。流程圖形形講解職能帶區(qū)區(qū)(續(xù))圖形2圖形名稱： 最低一級(jí)的操作步驟 圖形作用：在描述一個(gè)流程時(shí)使用操作步驟描述工作過程使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：上方框填入操作此項(xiàng)工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費(fèi)用報(bào)銷單 ”，應(yīng)盡量簡明，一般不超過15個(gè)字。字體為默認(rèn)8號(hào)宋體。每個(gè)步驟都要加上順序的編號(hào)。圖形必須放在職能欄內(nèi)，

10、不能跨越兩個(gè)職能欄，即不能跨越豎線。使用默認(rèn)圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱向高度加高。負(fù)責(zé)崗位位07工作內(nèi)容容流程圖形形講解最低一級(jí)級(jí)的操作作步驟圖形3圖形名稱：引用/拆分的流程圖 圖形作用：在流程圖中，當(dāng)需用引用別的流程圖時(shí)使用；或流程圖中某一環(huán)節(jié)較復(fù)雜，可以進(jìn)一步拆分成子流程圖時(shí)使用使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：填入所引用/拆分的流程圖編號(hào)和名稱，它是流程圖中的一個(gè)步驟，也有步驟編號(hào)。當(dāng)使用這一圖形時(shí)，我們默認(rèn)所引用/拆分的流程圖已經(jīng)完成相應(yīng)的操作步驟。引用時(shí)，必須跟所引用流程圖的主管部門溝通確認(rèn)引用的流程圖已經(jīng)存在，并且所引用流程圖的內(nèi)容已經(jīng)包括了相應(yīng)的工作步驟。使用默

11、認(rèn)圖形大小，若需要改變圖形大小，圖形橫向?qū)挾榷炔豢梢愿淖?，縱向高度可以加高。引用/拆分的流程圖不用單建一個(gè)職能欄。字體為默認(rèn)8號(hào)宋體。流程圖形形講解引用/拆分的流流程圖圖形4圖形名稱： 文件/表單 圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產(chǎn)生的文件/表單 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：填入文件/表單的名稱，包括紙張的或是電子的，應(yīng)使用正式的全稱。此形狀不是單獨(dú)的工作步驟，必須與“最低一級(jí)操作步驟”或“引用/拆分的流程圖”一起使用，一般緊貼在以上兩個(gè)圖形的下方。使用默認(rèn)的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個(gè)文件/表單獨(dú)占一行流程圖形形講解文件/表單圖形5圖形名稱： 判

12、斷/決策 圖形作用：在出現(xiàn)情況判斷或進(jìn)行審核審批時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖形也作為工作步驟之一，內(nèi)容填入具體的判斷事項(xiàng)，并應(yīng)加以編號(hào)。如本步驟為審核，應(yīng)直接使用判斷框，而非在“最低一級(jí)操作步驟”圖形下再加判斷框。 判斷結(jié)果統(tǒng)一使用“是”與“否”；不能使用“YES”NO”。使用此圖形，必須而且只能出現(xiàn)兩種決策/判斷結(jié)果；應(yīng)該只有一個(gè)信息入口，兩個(gè)信息出口。流程圖形形講解判斷/決策圖形6圖形名稱： 連線 圖形作用：連接兩個(gè)圖形之間的關(guān)系，箭頭表示流程進(jìn)行的方向。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：線條與圖形的連接點(diǎn)只能是同一個(gè)業(yè)務(wù)方向，同一點(diǎn)上不能同時(shí)出現(xiàn)信息流入和信息流出，可以有多個(gè)信息流入或多個(gè)信息流出。兩個(gè)圖

13、形之間選擇連接點(diǎn)時(shí)，應(yīng)該遵循“最少曲折”原則。選擇連線并雙擊，可以在連線上加上文字。連線應(yīng)該連到圖上的連接點(diǎn)，不應(yīng)連到另一條線上。流程圖形形講解連線圖形7圖形名稱：信息系統(tǒng)/ 電子存檔 圖形作用：一個(gè)工作步驟需要借助信息系統(tǒng)完成時(shí)，或是完成的工作表單以電子文檔的形式存儲(chǔ)時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖形不能單獨(dú)作為獨(dú)立的工作步驟使用。若是借助信息系統(tǒng)完成工作的，應(yīng)附屬在“操作步驟”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“操作步驟”圖形連接。在此圖形中填入信息系統(tǒng)的名稱，比如“新中大系統(tǒng)”。若是電子存檔，應(yīng)附屬在“文件/表單”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形形講解信息系統(tǒng)統(tǒng)/電

14、子存檔檔圖形8圖形名稱： 非電子文檔存儲(chǔ) 圖形作用：產(chǎn)生的結(jié)果需要以非電子形式進(jìn)行存檔時(shí)使用使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖形不是獨(dú)立的工作步驟，必須附屬在“文件/表單”側(cè)下面，用連線將此圖與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形形講解非電子文文檔存儲(chǔ)儲(chǔ)圖形9圖形名稱： 批注/文字說明 圖形作用：需要對(duì)工作步驟進(jìn)行補(bǔ)充說明時(shí)使用 使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：此圖不是獨(dú)立的工作步驟，必須附屬在其他圖形上。字體使用默認(rèn)8號(hào)宋體。此圖可以跨越兩個(gè)職能欄，可以與所附屬的圖形不在同一個(gè)職能欄。流程圖形形講解批注/文字說明明圖形10圖形名稱： 頁碼索引 圖形作用：當(dāng)流程圖較長，沒法在一頁中繪制出來，需要多頁繪制時(shí)使用 使用說明和標(biāo)

15、準(zhǔn)：拖動(dòng)此圖出來后，選擇所要連接的頁碼，在所連接的頁碼右上角出現(xiàn)同樣的圖形，就是頁碼之間的連接關(guān)系。此圖為第一個(gè)頁碼的結(jié)尾圖，是所連接頁碼的開始圖，用連線與其他圖形連接。流程圖形形講解頁碼索引引圖形11圖形名稱： 流程結(jié)束 圖形作用：一個(gè)流程圖結(jié)束時(shí)使用，表明此流程圖到此結(jié)束。使用說明和標(biāo)準(zhǔn)：在圖形中填入“結(jié)束”兩字，使用默認(rèn)8號(hào)字體。注意，流程開始時(shí)不需要用此圖形來說明流程開始，流程圖的第一個(gè)步驟視為流程開始。在經(jīng)過判斷后結(jié)束的，需要出現(xiàn)“結(jié)束”圖形；如果流程有肯定的結(jié)果，則不需要出現(xiàn)“結(jié)束”?！敖Y(jié)束”在流程圖中不需要標(biāo)注步驟號(hào)。 流程圖形形講解流程結(jié)束束目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流

16、程說說明標(biāo)題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求繪制流程程圖考慮慮的內(nèi)容容表單或文文件的種種類、內(nèi)內(nèi)容、頻頻度、張張數(shù)有關(guān)聯(lián)的的部門，有關(guān)聯(lián)聯(lián)的人表單、文文件的填填寫方法法、填寫寫時(shí)機(jī)表單與管管理運(yùn)行行的關(guān)系系參考項(xiàng)目目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標(biāo)題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準(zhǔn)備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程描述述建議步步驟1、整理手手頭資料料，包括括所使用用的各種種表單、文件、制度等等；2、在紙上上寫出實(shí)實(shí)際的工工作步驟驟，并與與相關(guān)崗崗位人員員交流討討論確認(rèn)認(rèn)；3、在紙上上畫出流