PAGE目錄第一篇員工守則 2第一章員工守則 2第二章員工職務行為準則 2第三章員工禮儀 5第二篇行政管理 8第一章工作總結和計劃提交的時間及流程 8第二章會議制度 9第三章圖書報刊管理規(guī)定 11第四章文書管理規(guī)定 12第五章印鑒、介紹信、證照管理規(guī)定 14第六章保密制度 15第七章檔案管理規(guī)定 16第八章行政固定資產及各種辦公用品的管理規(guī)定 18第九章內部局域網、電腦及電話、傳真管理規(guī)定 20第十章信函、打印管理規(guī)定 21第十一章合同管理規(guī)定 21第十二章招待費用開支規(guī)定 23第十三章車輛管理規(guī)定 24第十四章住宿管理規(guī)定 26第三篇財務管理制度 28第一章現(xiàn)金管理制度 28第二章費用報銷規(guī)定 29第三章審批權限及報銷程序 31第四章員工出差管理規(guī)定及手機報銷標準 38第五章發(fā)票填寫規(guī)定 42第六章發(fā)票及收據管理規(guī)定 42第七章催繳應收賬款的規(guī)定 42第八章商品采購制度 43第九章市場部營銷人員激勵機制 43第四篇內審工作制度 44第五篇人力資源管理 46第一部分總體框架 46第二部分人事管理制度 49第六篇采購管理制度 65一、目的 65二、適用范圍 65三、責任者 65四、內容 65第七篇倉庫管理制度 68第八篇附件 69第一篇員工守則第一章員工守則一、熱愛祖國、熱愛公司；二、盡忠職守，服從領導；三、講求效率，勇于創(chuàng)新；四、勤學苦練，提高素質；五、遵紀守法，廉潔奉公；六、精誠團結，奮發(fā)進??；七、文明禮貌，尊重公德；八、勤儉節(jié)約，愛護公物；九、扶植正氣，抵制歪風；十、講究衛(wèi)生，維護形象。第二章員工職務行為準則一、總則1、本準則體現(xiàn)了華能核心價值觀的基本要求，員工應當熟知并遵守。2、公司尊重員工的正當權益，通過本準則界定公司利益與員工個人利益，避免二者發(fā)生沖突。3、員工違反本準則可能導致公司與之解除勞動合同。員工違反本準則給公司造成經濟損失，公司將依法追索經濟賠償；員工行為涉嫌違法犯罪的，公司將移送司法機關處理。二、職務權責1、經營活動（1）員工應誠實地履行自己的職責，任何私人理由都不應成為其職務違紀行為的動機。（2）維護公司利益是員工的義務。員工不得從事、參與、支持、縱容對公司有現(xiàn)實或潛在危害的行為。發(fā)現(xiàn)公司利益正在或即將受到損害的，員工應立即向公司匯報，不得拖延或隱瞞。（3）在未經授權的情況下，員工不得超越本職業(yè)務和職權范圍從事經營活動。（4）除本職日常業(yè)務外，未經公司授權或批準，員工不得從事下列活動：A、以公司名義進行考察、談判、簽約、招投標、競拍等；B、以公司名義提供擔保、證明；C、以公司名義對新聞媒介發(fā)表意見、消息；D、代表公司出席公眾活動。（5）員工須嚴格遵守公司頒布的各項制度。員工認為公司制度明顯不適用，應及時向上司或制定和解釋該制度的部門反映。公司鼓勵員工就公司管理充分發(fā)表意見或提出合理化建議。（6）遵循管理流程，接受上司的領導是員工的職責。員工應服從上司的指示，如認為上司的指示有違法律及商業(yè)道德，或危害公司利益，有權越級匯報。（7）遇到工作職責交叉或模糊的事項，公司鼓勵勇于承擔責任和以公司利益為重的行為，倡導主動積極地行動，推動工作完成。在工作緊急和重要的情況下，員工不得以分工不明為由推諉。（8）嚴禁員工超出公司授權范圍或業(yè)務指引的要求，對客戶和業(yè)務關聯(lián)單位做出書面或口頭承諾。在公司內部，員工應實事求是地對工作做出目標承諾，并努力實現(xiàn)。（9）員工有貪污、受賄或作假欺騙公司的行為，無論給公司造成損失與否，公司均可無條件與之解除勞動關系。2、資源使用（1）員工未經批準，不得將公司資產贈與、轉讓、出租、出借、抵押給其它單位或者個人。（2）員工對公司的辦公設備、交通工具、通訊及網絡系統(tǒng)或其他資產，不得違反使用規(guī)定，做任何不適當的用途。（3）公司的一切書面和電子教材、文件、報表資料等，均有知識產權，員工未經授權，不得復印、拷貝對外傳播。（4）員工因職務取得的商業(yè)和技術信息、發(fā)明創(chuàng)造和研究成果等，權益歸公司所有。（5）員工對任何公司財產，包括配備給個人使用的辦公桌、保險柜、櫥柜，乃至儲存在公司設備內的電子資料，不具有隱私權。公司有權進行檢查和調配。3、保密義務（1）公司一切未經公開披露的業(yè)務信息、財務資料、人事信息、工資福利、招投標資料、合同文件、客戶資料、調研和統(tǒng)計信息、技術文件（含項目可行性報告、設計方案等）、企劃營銷方案、管理文件、會議內容等，均屬企業(yè)秘密，員工有保守該秘密的義務。當不確定某些具體內容是否為企業(yè)秘密時，應由公司鑒定其性質。（2）員工薪酬屬于個人隱私，任何職員不得公開或私下詢問、議論。掌握此信息的員工，不得以任何方式泄露。4、內外交往（1）員工須謹慎處理外部的各種宴請和交際應酬活動。應謝絕參加的活動包括：A、施工單位、材料供應商和投標單位的宴請和娛樂活動；B、設有彩頭的牌局或其它具有賭博性質的活動；C、涉及違法及不良行為的活動。（2）公司對外的交際應酬活動，應本著禮貌大方、簡樸務實的原則，不應鋪張浪費。公司內部的接待工作，應務實簡樸。員工在安排交際活動時須考慮以下重要因素：A、是否屬于工作需要；B、費用、頻率和時機是否恰當；C、消費項目是否合法。（3）公司對外部單位或個人支付傭金、回扣、酬金，或提供招待、饋贈等，應堅持下列原則：A、不違反相關法律法規(guī)；B、符合一般道德標準和商業(yè)慣例。（4）員工不得以任何名義或形式索取或者收受業(yè)務關聯(lián)單位的利益。員工在對外活動中，遇業(yè)務關聯(lián)單位按規(guī)定合法給予的回扣、傭金或其他獎勵，一律上繳公司處理，不得據為己有。對于對方饋贈的禮物，只有當價值較小且接受后不會影響正確處理與對方的業(yè)務關系，若拒絕對方會被視為失禮的情況下，才可以在公開的場合下接受，并應在事后及時向上級領導報告。（5）尊重客戶、業(yè)務關聯(lián)單位和同事是基本的職業(yè)準則。員工不得在任何場合詆毀任何單位和個人。5、個人與公司利益（1）兼職A、職員未經公司安排或批準，不得在外兼任獲取報酬的工作。B、在任何情況下，禁止下列情形的兼職（包括不獲取報酬的活動）：(a)在公司內從事外部的兼職工作；(b)兼職于公司的業(yè)務關聯(lián)單位、客戶或者商業(yè)競爭對手；(c)所兼任的工作構成對公司的商業(yè)競爭；(d)因兼職影響本職工作或有損公司形象。C、公司鼓勵員工在業(yè)余時間參加社會公益活動。但如利用公司資源或可能影響到工作，員工應事先獲得公司批準。（2）個人投資員工可以在不與公司利益發(fā)生沖突的前提下，從事合法的投資活動，但不得進行下列情形的個人投資活動：A、參與經營管理的；B、對公司的客戶、業(yè)務關聯(lián)單位或商業(yè)競爭對手進行直接投資的；C、借職務之便向投資對象提供利益的；D、假借他人名義從事上述三項投資行為的。（3）特殊關系的回避A、公司堅持舉賢避親的人事原則。員工不得錄用或調動親屬到自己所管轄范圍內的部門工作。向集團內任何單位推薦自己親屬或好友的，應向人力資源部門提前申明。已經存在親屬關系的員工，不得在同一單位或部門工作，并應回避有業(yè)務關聯(lián)的崗位。B、公司不提倡員工與自己的親屬、好友所在單位建立業(yè)務合作關系。有正當理由建立關系的，要主動向上級書面申報自己的親友關系，并應在相關的業(yè)務活動中回避。C、員工應避免工作之外與業(yè)務關聯(lián)單位的經營往來，不得利用職務影響力在業(yè)務關聯(lián)單位安排親屬、接受勞務、技術服務或獲取其他利益。如確實無法避免，應事先向公司申報。6、投訴和舉報公司內部的投訴和舉報，公司制定＜投訴和舉報管理制度＞進行管理，員工可以向人力資源部、審計部以及主管該事項的高層經理人員對相關事項進行投訴或舉報。受理部門和人員，應認真調查處理投訴和舉報，并為投訴人或舉報人保密。7、行為的判斷及督導（1）員工判斷個人行為是否違反本準則的簡易標準是該行為能否公開面對公司的廣大員工。（2）員工有責任就難于作自我判斷的行為或情形向上司或人力資源部咨詢。接受咨詢的部門和人員應給予及時、明確的指導并為當事人保密。（3）上司對其下屬應盡到教導和管理的責任。如上司未能盡到責任，以致產生不良的后果，將與其下屬同時受到處分。上司未盡教導和管理責任的情形包括：A、默認下屬違反本準則的行為；B、未能按照公司規(guī)定保證下屬定期接受本準則的培訓；C、未能采取有效的措施防止及補救管理上的漏洞；D、未能嚴格按公司的規(guī)章進行管理。第三章員工禮儀一、儀容儀表1、員工在崗期間個人的言行舉止代表公司形象，因此須注重個人的言行舉止。2、全體員工應保持儀容整潔，不留、不染怪異發(fā)型和發(fā)色。男員工不可留長發(fā)、蓄胡須，不得佩帶耳環(huán)、鼻環(huán)；女員工工作時化妝及佩帶飾物，應適度、自然為宜。3、著裝要求：（1）在周一至周五的上班時間，公司員工一律著職業(yè)裝，佩帶公司標識。即在寫字樓上班的員工應做到：A、女士應著職業(yè)淡裝，服裝飾物端莊得體，要與職業(yè)形象相配套。B、男士領帶與西服搭配得當，穿深色皮鞋，并應維持整潔。（2）周六上班時間，員工可著休閑裝，但男員工不得穿無袖衣服，女員工不得穿過于透視、華麗或暴露服裝。必須佩帶公司標識。（3）工廠員工在上班時應穿公司廠服。（4）公司舉行的各種大型活動期間，員工一律穿著公司統(tǒng)一的服裝。4、保持手部、指甲干爽清潔。5、保持口腔清潔，上班前不吃異味食物。二、儀態(tài)1、站姿兩腳跟著地，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。會見客戶或出席儀式站立場合，或在長輩、上級面前，不得將手交叉抱在胸前或插在衣褲袋內。2、坐姿坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方，切忌蹺二郎腿。3、步姿走路要輕盈，在公司辦公區(qū)域走動時不要大聲說笑，以免打擾他人的工作。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。4、手勢恰當地運用手勢。與人交談時，手勢不宜過多，動作不宜過大，更不要手舞足蹈。在引路、指示方向或指點人時，切忌用手指指點。5、表情微笑是是禮貌的表示。在待人時應保持微笑，微笑時應發(fā)自內心、真誠，要讓對方感覺輕松自然。三、接聽電話的禮儀1、所有來電，應在三聲鈴響前接答，通話時先問候，并自報公司或部門。2、使用電話應注意言語文明、語調適中，保持良好的姿勢，更要讓對方感覺到自己的微笑。3、對方講述時要留心聽，并記下要點，未聽清時，及時告訴對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒。4、通話簡明扼要，不得在電話中聊天，打長途電話前，應有所準備。5、對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人，在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人。6、對于打錯的電話，應耐心向其說明或轉告相關人員，切勿生硬回絕，影響公司形象。7、工作時間內，不得打私人電話。四、公司內部禮儀1、公司的物品不能挪為私用。2、及時清理、整理辦公桌面，保持桌面整潔。3、借用他人的東西，使用后及時送還或歸放原處。4、保管好自己的文件，尤其是機密文件和重要文件。5、不要隨意打斷同事的工作，如果有緊急事情，要先說“打擾了、對不起”等，再同其交談。6、未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料、名片盒等。7、在公共場合不要高聲談笑，以免影響他人工作。8、進入他人辦公室要先輕輕敲門，進入后，回手關門要輕。如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷，要禮貌。9、遞交物件或文件時，要把正面、文字對著對方的方向遞上去。五、與客戶溝通的禮儀1、禮貌：這是對待客戶的最基本態(tài)度，在任何時刻均應使用禮貌用語。2、樂觀：以樂觀的態(tài)度接待客戶。3、友善：“微笑”是體現(xiàn)友善最適當的表達方式，因此應以微笑來迎接客戶、業(yè)主。4、熱情：盡可能提供方便，熱情服務。5、耐心：對客戶和業(yè)主的要求應認真、耐心地聆聽，同時要寬容，對客戶、業(yè)主的一些無理要求，應耐心解釋，讓其理解。6、平等：一視同仁地對待所有的客戶和業(yè)主，無論身份高低貴賤，都要熱情地服務，不能厚此薄彼。7、正確使用手勢語（如介紹的方法、握手的禮節(jié)、名片的遞送和接收等）（1）介紹和被介紹的方式和方法：A、在工作中，互相介紹或為他人做介紹時，行為應大方得體，簡明扼要。B、直接見面介紹的場合下，應先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的。在自己公司和其他公司的關系上，可把本公司的人介紹給別的公司的人。C、把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定。D、男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕，可先把女性介紹給男性。（2）握手的禮節(jié)：A、握手時用普通站姿，并目視對方，注意握手時間不要太長，幾秒鐘即可，否則會引起尷尬。B、握手前忽然發(fā)現(xiàn)自己手臟或手濕則不宜握手，應主動向對方說明原因。C、握手時同性間應先向地位低或年紀輕的伸手，異性間應先向地位低或年紀輕的伸手，女性應先向男性伸手，不要戴著手套握手。D、口中有東西時不要與人握手。（3）名片的遞送和接收：A、名片應先遞給長輩或上級。交換名片時，若發(fā)現(xiàn)自己的名片用完了，應向對方說明。B、把自己的名片遞出時，應把文字向著對方，雙手拿出，一邊遞交一邊清楚說出自己的姓名。C、接收對方的名片時，應雙手去接，拿到手后，要馬上看，正確記住對方姓名后，將名片收起。如遇到對方姓名有難認的文字，應馬上詢問。D、對收到的名片要妥善保管，以便檢索。8、掌握傾聽的技巧，要會心、細心、耐心。9、學會贊美別人，調動人潛在的熱情，贊美時要因人而異，要注重場合，同時要真心真意。10、學會反語正說，例如與其說“別走那邊”不如說“請走這邊”。六、工作態(tài)度和職業(yè)道德1、服從領導：服從上級的工作安排及工作調配。2、嚴于職守：堅守本職工作，嚴以律己，保守公司機密。3、正直誠實：對上級領導、同事和客戶要以誠相待。為人正派，堅持原則。不亂傳小道消息，亂議論人和事。4、團結協(xié)作：各部門之間、員工之間要互相配合，同心協(xié)力地解決問題。5、勤勉高效：發(fā)揚勤奮的工作態(tài)度，提高工作效率，積極主動地開展工作。6、善始善終：由于相關原因需要離職，應獲得公司的批準和同意，并按要求辦理離職手續(xù)。第二篇行政管理第一章工作總結和計劃提交的時間及流程事業(yè)部（有機廢氣、脫硫、水務、節(jié)能）、福大德賽、生產制造中心、科研技術中心二、人力資源部、行政部、企劃部、財務部、采購辦、基建辦三、下屬公司：子公司（衛(wèi)東科技、北京分公司、重慶子公司）及對外投資公司四、總裁辦第二章會議制度一、總裁或副總裁辦公會議總裁或副總裁辦公會議由總裁、副總裁、總裁助理、監(jiān)事、技術總監(jiān)、各事業(yè)部總經理、總裁秘書、外聯(lián)經理、企劃經理、法務經理、投資管理部總經理、財務經理、行政經理、人力資源部經理、采購辦經理、基建部經理等相關部門負責人以上人員參加?？偛棉k公會議由總裁或副總裁主持，原則上每月召開一次，具體時間根據集團的實際經營情況和工作需要由總裁或副總裁決定召開。2、總裁或副總裁辦公會議的主要內容：聽取分管領導以及各部門的工作匯報，分析和總結各階段企業(yè)經營管理的經驗和教訓，并研究制定相應的具體措施；傳達董事會的指示，布置今后工作計劃和任務，檢查董事會決議的執(zhí)行落實情況。3、總裁或副總裁辦公會議由總裁辦公室負責通知，被通知人不得缺席（確實不能參加的必須會前經得批準），總裁或副總裁辦公會議由專人專項記錄。每次會議記錄由專人妥善保管，形成會議紀要的，必須在該次會議結束之日起二天內以統(tǒng)一文號下發(fā)并存檔，文號由總裁辦制定。所有會議紀要于年終前整理完整交公司行政部歸檔。二、總經理辦公會議1、由各事業(yè)部、各中心、各子公司、各分公司總經理主持，一般每月召開一次，具體時間根據公司的實際經營情況和工作需要由總經理決定召開。參加人員：事業(yè)部、子公司、分公司各部門主管以上人員。2、總經理辦公會議題：傳達貫徹總裁或副總裁辦公會議有關決議精神；聽取各分管領導及各部門的工作匯報，討論和總結各階段經營管理的經驗和教訓，制定相應的具體措施，傳達集團公司領導的相關指示，布置今后的工作任務。3、總經理辦公會議由秘書或行政專員記錄。每次會議記錄由專人妥善保管，形成會議紀要的，必須在該次總經理辦公會議結束之日起二天內以統(tǒng)一文號下發(fā)并存檔，文號由公司行政部制定，所有會議紀要于年終時整理完整提交行政部歸檔。三、專題工作會議1、專題會議由總裁或副總裁主持，各有關公司、職能部門負責人參加；集團專題工作會議的議題是：研究、解決公司業(yè)務運作、經營活動中某一專項問題；專題會議的議題可由主持人決定，或由有關公司、事業(yè)部負責人提出，報總裁或副總裁確定。2、專題工作會議由專人專項記錄。每次會議記錄由專人妥善保管，形成會議紀要的，必須在該次會議結束之日起二天內以統(tǒng)一文號下發(fā)并存檔，文號由行政部制定，標題為《專題工作會議紀要》。四、集團財務管理工作會議1、由集團分管財務工作的領導主持，一般每年召開一次。各公司分管財務工作的負責人及集團相關部門負責人參加。2、集團財務管理工作會議的議題是：制訂年度財務工作總體思路，編制財務資金計劃，布置財務預決算工作，總結財務電算化的運行情況，研究解決集團財務管理的相關問題。3、集團財務管理工作會議由專人專項記錄。每次會議記錄由專人妥善保管，形成會議紀要的，必須在該次會議結束之日起二天內以統(tǒng)一文號下發(fā)并存檔，文號由集團行政部制定。會議紀要及時歸檔。五、集團人事管理工作會議1、由總裁或副總裁主持，一般每年召開一次。各事業(yè)部、各子公司、各分公司總經理及分管人事工作的負責人及集團相關部門負責人參加。2、集團人事管理工作會議的議題是：制訂年度人事工作總體思路，編制人力資源計劃，布置年度人事工作，研究解決如何完善集團薪酬福利體系、考核激勵機制及員工培訓開發(fā)等人事管理的相關問題。3、集團人事管理工作會議由專人專項記錄。每次會議記錄由專人妥善保管，形成會議紀要的，必須在該次會議結束之日起二天內以統(tǒng)一文號下發(fā)并存檔，文號由行政部制定。會議紀要及時歸檔。六、集團總部各部門及各子、分公司周工作例會1、集團總部各部門及各子、分公司周工作例會由總裁（總經理）或副總裁（副總經理）或部門負責人主持，每周六舉行一次。參加人員：本部門全體員工參加。由行政秘書或助理負責記錄。2、集團總部各部門及各子、分公司周工作例會議題:簡要匯報一周來的工作，研究存在問題，溝通相關情況，布置下周的工作。七、會議紀律要求1、參加會議的人員須提前5分鐘到位，不得遲到、早退；否則，每人每次罰20元。2、會議期間與會人員必須關掉手機或調至振動狀態(tài)，。未經許可一般情況不得接聽電話。3、暫時無法出席的人員須事先請假，若無故缺席每人每次罰款100元。4、會議期間，嚴禁私下竊竊私語，擾亂會議正常秩序。第三章圖書報刊管理規(guī)定一、圖書申購程序1、集團各事業(yè)部、各中心、各公共部門、各下屬公司可根據業(yè)務實際需要，合理安排購買業(yè)務參考書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理，否則，費用自理。2、申請人填寫訂購申請表部門主管簽字總經理批示分管副總裁審批返回行政部執(zhí)行3、行政部于每月5日前將各部門圖書報刊采購情況統(tǒng)計表分送各部門負責人，并抄送財務部。二、圖書分類1、凡新購進的圖書按圖書分類科目進行分類整理與編號，貼上標簽，輸入圖書管理系統(tǒng)。2、行政部負責對圖書進行分類、整理與借閱工作。并通過計算機數據庫管理與每冊圖書內附的借閱卡相結合，準確掌握公司圖書的流轉情況。三、借閱1、借閱：圖書的借閱，須事先辦理相關登記手續(xù)。2、期限：普通圖書借期一月，專用工具書籍的借閱期限視具體情況而定。3、續(xù)借：借閱圖書到期，必須到行政部辦理續(xù)借手續(xù)。4、歸還：借期滿之前，須歸還所有借閱圖書，如有破損、遺失情況，照價賠償。四、刊物管理1、訂閱：由行政部負責刊物的訂閱，各事業(yè)部、各職能部門可以部室名義提出訂閱刊物的需求，由行政部綜合平衡并提交分管副總裁或總經理審批后訂閱。2、收發(fā)：行政部每日收取報刊，整理并置放在公共閱覽資料架上供閱覽。3、更換：閱覽架上的報紙每星期更換一次，期刊每月更新一次。4、歸檔：每年年底將期刊裝訂成冊，歸檔備用；報紙每季度處理一次。第四章文書管理規(guī)定一、發(fā)文類別函:用于公司對外機關、團體、公司行文。公告:用于主管部門向公司員工或特定對象發(fā)布規(guī)章、獎懲、命令、調動及各項規(guī)定。簽呈:用于下級對上級的請示報告。傳真:用于業(yè)務處理需急速送抵遠地收件人時。聯(lián)系函:用于公司內各部門業(yè)務接洽。二、發(fā)文統(tǒng)一格式凡發(fā)文需按規(guī)定編排文號，并標引主題詞，文號按以下辦法編排。（）字[]第號────────────發(fā)文單位擬文部門發(fā)文年份文件順序號例：集團公司行政部發(fā)文為例：（福拇環(huán)集）行字[2007]第001號重慶環(huán)保公司發(fā)文：（渝拇環(huán)）字[2007]第001號北京分公司發(fā)文：（京拇環(huán)）字[2007]第001號福大德賽公司發(fā)文：（福德）字[2007]第001號寧德水務公司發(fā)文：（寧拇環(huán)）字[2007]第001號三、發(fā)文名義、署名1、以集團公司的名義對外發(fā)文，均須總裁或副總裁批閱簽發(fā)，集團行政部用??；以分公司或子公司名義行文均須分公司或子公司總經理署名或簽章，印鑒管理員用印。2、公司內部聯(lián)系函，由經辦部門經辦人及主管簽章。四、收(發(fā))文1、收文:限時專送及掛號信由收發(fā)人員依序填寫收文字號、日期、寄件人、收文者。2、發(fā)文:一律由收發(fā)人依件填寫發(fā)文字號、日期、寄件人、收文者。3、傳真：統(tǒng)一由行政部專人管理收發(fā)文，并登記。五、分文1、掛號、限時信、國外信函、FAX于收文登記并匯總呈總裁或副總裁后，送部門負責人轉交經辦人處理;子公司或分公司由指定行政專員收文登記后呈總經理審閱，再轉交經辦人辦理。2、私人信函，經本人拆信后發(fā)現(xiàn)系公務文書，應交收發(fā)人依本規(guī)則處理。3、平信及印刷品可不需登記，收文后，由行政部轉交收件人，無法確定收件人者，由行政部處理。4、文件涉及多部或部門不明確者，以關系較密的部門為主辦單位，再會商其他部門協(xié)辦。無法判定部門時，呈總裁或副總裁或下屬公司總經理裁示。六、發(fā)文1、對外發(fā)文涉及公司整體或重要的業(yè)務發(fā)文以及對機關發(fā)文由總裁或副總裁簽署。發(fā)文由經辦人擬妥文稿交部門負責人核稿，后轉呈總裁或總經理簽署，交經辦人打印，連同原稿送行政部編號，并填寫“發(fā)文登記簿”。2、對內聯(lián)系函由經辦人擬稿后呈部門負責人簽署，經指定人編號后發(fā)出。涉及重要業(yè)務工作的文件須由部門負責人轉呈總裁或副總裁。3、經辦人員須于收到文件2日內辦妥，最遲不得超過3日。有特殊情況，可呈報主管延期。但緊急文件不得延誤。七、文書歸檔1、文書經呈總裁或副總裁簽署后，國外部分應由秘書留存復印件，國內及內部文件原件由行政部按部門歸檔，經辦部門留存復印件。2、事業(yè)部、各分公司、各子公司、各合資公司、各職能部門的發(fā)文統(tǒng)一由專人歸檔、保管。八、文書版面設置要求1、公司所有正式文書（或文本）以A4紙型為準，頁面設置時頁邊距（上、下、左、右）統(tǒng)一設定為2.5cm；頁眉、頁腳均設定為1.5cm；頁眉上統(tǒng)一放注明公司logo和公司名稱：華能環(huán)?？萍技瘓F（福建）有限公司。2、文書字體統(tǒng)一采用宋體，字號為小四，行間距為設置為1.25。3、文書中標題加粗設置，非標題部分不做加粗處理。九、文書處理程序1、收文程序注：各子公司、分公司、合資公司參照以上程序，由總經理終審執(zhí)行。2、發(fā)文程序注：各子公司、分公司、合資公司參照以上程序，由總經理終審執(zhí)行。3、外來文處理程序第五章印鑒、介紹信、證照管理規(guī)定一、印鑒管理1、正式印章（公章）、專用印章（財務專用章、合同專用章等）及企業(yè)法人代表章，必須指定專人負責統(tǒng)一保管，未經領導批準，不得擅自委托他人代管。2、印章若外借使用，須經總裁或副總裁或下屬公司總經理批準，借用人須寫書面借條，由保管印章人員與借印章人員兩人一起外出辦理，用完立即歸還，并提交印章使用文件副本，供存檔備查。3、印章的保管必須安全可靠，所有印章都應加鎖。發(fā)現(xiàn)印章被盜或遺失，應保護現(xiàn)場，及時報告，協(xié)助查處，并登報聲明作廢。同時，查清原因，嚴肅處理。4、印鑒使用規(guī)定：1）對公司經營權有重大關聯(lián)，涉及政策性問題或以公司名義對政府、行政部門、稅務、金融、企業(yè)等機構呈發(fā)的文書或合同，應加蓋公司公章。2）涉及公司財務活動的票據，加蓋財務專用章及法人代表私章。3）公司對外簽訂的合同、協(xié)議等文件，加蓋合同專用章。5、印鑒的監(jiān)管人：總裁授權集團副總裁（或子、分公司總經理）為以上印鑒的監(jiān)管人。印鑒監(jiān)管人負責簽批所監(jiān)管印章的使用，對印鑒的有效合法使用負全部責任。6、使用印章前，經辦人須認真填寫“使用印章申請表”，辦理用印登記手續(xù)。7、印鑒保管人除了在所要用印的文件上使用印鑒外，還應在《印章使用登記表》上記錄用印文件名稱、用印人，并簽署姓名、使用日期。8、用印審簽制度。凡涉及擔保、貸款、資金、合同、索賠、理賠、重要報表等重大經濟活動以及人事調配任免和以集團（公司）名義制發(fā)的重要文件材料和機密件等，須經總裁/副總裁（子、分公司總經理）或其委托的負責人審簽后方可用印，一般性文件材料的用印，由分管領導審簽。各事業(yè)部、各中心、投資管理部及公共部門和各子、分公司因工作、業(yè)務需要蓋章，須經總經理或部門經理簽字，其它原因需蓋章的，由行政部經理審簽。禁止在空白紙張或文件空白紙上蓋章。9、集團各部門及下屬公司需要刻制印章，應報集團行政部，經領導批準后方可刻制。各類印章均應指定專人保管，建立用印登記制度和審核手續(xù)。部門或公司撤銷，應將印章交回集團行政部。10、未按上述程序辦理所造成的后果，將由印章保管人承擔法律和經濟責任。11、蓋章程序注：各子公司、分公司、合資公司參照以上程序，由總經理終審執(zhí)行。二、介紹信管理1、開具行政介紹信，須填寫申請單，經分管副總裁或下屬公司總經理同意后方予蓋章。個人事務須由公司出具證明的，經分管副總裁或下屬公司總經理同意后方可辦理。2、原則上禁止領用空白介紹信。如有特殊情況應由行政部經理簽署意見，規(guī)定領用張數、用途，領用人應在存根單上簽名，注明空白介紹信，辦完事后應提供介紹信復印件并在存根單上補充說明，未用完的要及時如數交回。三、證照管理1、公司證照包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼、稅務登記證（國稅、地稅）、銀行開戶許可證、統(tǒng)計登記證等。2、所有證照統(tǒng)一由集團行政部指定專人負責保管。承辦業(yè)務需要借用或領用證照影印件，必須由領用人填寫《證照使用申請單》，經部門主管和行政部經理簽字批準后方可領用。3、借用期間，領用人須妥善保管，防止丟失；使用后要及時歸還，并辦理歸還手續(xù)。所有證照一律不得外借他人，否則將追究保管人的法律和經濟責任。4、公司所有證照須按時派人辦“年檢”等相關手續(xù)。第六章保密制度1、為維護公司利益，保守公司機密，特制訂本制度。2、公司全體員工都有保守公司機密、維護公司財產安全、工作環(huán)境安全的義務。3、公司的機密是指在一定時間內只限一定范圍的員工知悉，不得對外擴散、宣傳的有關公司發(fā)展和利益以及經決定不宜擴散的信息、技術等各方面內容。主要包括下列幾個方面：（1）公司經營發(fā)展決策中的秘密事項；（2）人事決策中尚未、尚不能公開的秘密事項；（3）公司非向公眾公開的財務、證券情況、銀行帳戶帳號、資金情況；（4）重要的合同、客戶和貿易渠道；（5）專有的生產技術及新生產技術；（6）公司重要的合作伙伴、總裁客人等；（7）項目、合同的標的，合作條件、貿易條件。（8）公司職員人事檔案、工資收入、勞務性收入等資料。（9）公司內的受控文本。4、公司員工在對外交往和合作中，必須注意不泄漏公司機密，更不準出賣公司機密。5、屬于公司機密的文件、資料，應按機密等級標明“機密”字樣，由專人負責印制、收發(fā)、傳交、保管。6、對于機密的文件、數據、財務報表、證券經營等作廢資料應及時銷毀，不得隨手丟棄。7、公司的秘密根據需要限于一定范圍的員工接觸使用，有關人員應妥善保管，不得私自傳閱、宣傳、隨意放置。8、非經批準，不得復印、摘抄秘密文件、資料。9、非接觸公司秘密的員工，不準私自打聽、刺探公司秘密。10、技術研發(fā)中心、檔案室、電腦打印室等機要部門，非工作人員不得隨意進入，工作人員也不得將資料隨意帶入帶出。12、對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵；對違反規(guī)定造成故意或過失泄密的，視情節(jié)輕重及危害后果予以行政處分或經濟處罰，直至予以除名，情節(jié)嚴重者根據有關條文追究其法律責任。13、離崗、離職人員，對知悉的公司機密應予以保守，不得擴散或使用，違反者，根據有關條文追究其相應責任。第七章檔案管理規(guī)定一、檔案管理1、檔案管理工作實行集團和各分公司、子公司及公司內各部門先分開后集中的管理原則。集團行政部及子、分公司行政部為檔案管理職能部門，負責對公司檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。各（子、分）公司、事業(yè)部、職能部門要指定專人負責檔案管理工作。檔案管理員要對各類材料進行登記、整理并及時歸檔并予以編碼。每年年終各（子、分）公司、事業(yè)部、職能部門要將所有檔案收歸集團行政部立卷保管。2、檔案內容包括從公司成立之日起每年在經營管理工作中形成或上級制發(fā)的應歸檔的文件材料。凡是能準確反映集團及各（子、分）公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。3、項目檔案的收集、整理、立卷和完整是檔案管理的基本要求。每個項目完成后，項目檔案應及時交給行政部歸檔，并以此作為項目決算和績效考核的主要依據。二、檔案分類檔案分為文書檔案、經營檔案、技術檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案、聲像檔案、信息檔案等八大類。三、歸檔范圍1、行政綜合類：包括公司召開的重要會議材料；制定的內部法規(guī)性、政策性文件；請示報告與上級的批復；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報、上級頒發(fā)的重要文件材料；介紹信、便函等存根；各種報刊、雜志上登載公司活動的報道；公司編發(fā)的各種業(yè)務宣傳材料、刊物等。2、組織人事、教育培訓類：包括干部任免、獎懲、錄用、升遷、調資、退職、退休、離休、死亡、撫恤等文件材料；公司職員年度花名冊、勞資材料；專業(yè)技術人員職稱評定的有關材料；下級單位呈報有關獎懲、錄用、退休等報備材料。3、黨群類：包括上級部門下發(fā)的黨務文件和公司黨務、紀檢、共青團、工會等部門工作中形成的文件材料、黨員花名冊、上級部門下發(fā)的有關公司黨、團組織、工會的成立批文及有關文件材料。4、會計統(tǒng)計類：包括公司年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明；各種季度報表及其說明；上級主管部門下發(fā)的有關文件材料。5、業(yè)務類：包括集團各公司與國內外有關單位簽訂的合同、協(xié)議，上級部門下發(fā)的政策性、指導性文件材料。6、固定資產類：包括各公司購置固定資產的有關文件材料和圖紙，基建工程形成的文件材料的圖紙，企業(yè)財產、設備的管理、轉移、報廢、出賣等形成的文件材料。7、技術類：公司在生產中掌握的技術資料，專利資料、技術圖紙等。四、檔案保管期限凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌，對集團及各公司業(yè)務發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保存；凡是具有查考價值的檔案，應列為長期保存；凡是在較短時間內對公司有查考價值的文字材料，應列為短期保管。五、檔案的借閱、保密和銷毀與有關責任1、借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并填寫“檔案借閱登記表”，方可按規(guī)定范圍查閱。檔案借出期限為一周，逾其仍需要使用者，應辦理續(xù)借手續(xù)。2、查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度，保證檔案用于指定目的，與私人通信、聊天，不得涉及檔案保密內容。不得將檔案涂改、撕毀，并應及時歸還。3、定期對檔案進行鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經行政部經理審核，報集團領導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。4、檔案資料因保管不善造成丟失或毀壞的，必須及時上報采取補救措施，同時追究有關人員責任。5、有需要檔案復印材料的，事先須經公司相關領導的審批確認后，行政部方可執(zhí)行。六、檔案借閱程序注：各子公司、分公司、合資公司參照以上程序，由總經理終審執(zhí)行。第八章行政固定資產及各種辦公用品的管理規(guī)定一、行政固定資產及辦公用品分類1、行政固定資產：空調、電腦、打印機、復印機、傳真機、電話、電扇、辦公桌椅、飲水機、熱水瓶、床、被等；2、辦公用品：分為消耗品、管理消耗品及管理品3種。消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等。管理消耗品：簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直線紙等。管理品：剪刀、美工刀、針書機、打孔機、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算機、印泥等。二、物品采購申請1、凡購買行政固定資產，申購部門必須辦理申購手續(xù)，填寫《物品申購單》，經主管部門及相關領導批準后，方可采購。2、辦公用品的采購申請應于每月25日由各部門提交，經審批后行政部匯總統(tǒng)一采購，并于次月1日發(fā)放，但管理品的申請不受上述時間限制。3、行政部每月5日前將各部門上月物品使用費用統(tǒng)計表分送各部門負責人，并抄送財務部。4、辦公用品申購程序注：各子公司、分公司、合資公司參照以上程序，由總經理終審執(zhí)行。三、物品采購1、行政部采購辦公用品，必須及時。采購時，必須選擇信譽高的廠商及比較價格、質量后依申請之規(guī)格、型號等采購，禁止購買價高質次商品。嚴禁收受回扣，若經查實，按回扣的三倍金額罰款，并處以行政處分，情節(jié)嚴重者予以辭退或追究法律責任和經濟責任。所購物品須填寫《入庫單》，經倉管員驗收后入庫。相關購買發(fā)票應于48小時內報銷結清。2、辦公用品中必需品、采購不易或耗用量大的，應酌量庫存，行政部采購有困難的特殊文具，可以經行政部同意授權各部門自行采購。四、物品管理1、凡經公司各級領導批準購買的行政固定資產及用品、用具等必須建立帳本，財務部建立“行政固定資產”臺帳，保管人員建立進出領用帳。經批準購買的行政固定資產及各種用品、用具等必須由保管人員驗收后在發(fā)票上簽字，待入帳后方可領用。2、倉管員應根據《物品申購單》或《辦公用品申請單》，比照庫存數量及定額要求，確定所購數量。對入庫物品，應核對所確定購買數量、規(guī)格型號、物品質量等驗收建賬。并依“先進先出”原則，憑《物品領用單》、《出庫單》向申請部門發(fā)放。申請部門未申請購買物品，倉管員不得領用和發(fā)放(常規(guī)辦公用品除外)。五、物品領用1、申請人填寫《物品領用單》經所在部門負責人同意后，交行政部經理簽字領用。因工作需要借用的各種行政固定資產及用品、用具，須向行政部辦理借用手續(xù)。2、使用人對配置的上述行政固定資產或辦公用品的非正常損壞和遺失由個人負責賠償。辦公用品移交如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。3、常規(guī)易耗辦公用品實行定額控制發(fā)放，具體定額由集團總部及各子、分公司根據實際情況確定。4、各部門設立“辦公用品領用記錄卡”，由行政部統(tǒng)一保管，在辦公用品領用時作登記使用，并控制辦公用品領用狀況。5、辦公用品嚴禁帶回家私用。6、新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請單向行政部領取，并列入領用卡，人員離職時，應將剩余文具一并上繳行政部。7、公司人員因調動等原因離開本部門，應即時辦理交接手續(xù)，歸還在各部門領用和借用的物品。財務部門根據各部門主管負責人簽字后方可辦理工資等結算手續(xù)。8、辦公物品領用程序第九章內部局域網、電腦及電話、傳真管理規(guī)定一、內部局域網1、公司根據局域網的設置要求，設置網絡工作組及組名、機名和用戶名。嚴禁任何人上非法網站。2、公司使用辦公自動化系統(tǒng)（相關規(guī)定另定），鼓勵無紙化辦公，內部使用盡量不打印。二、購置和維護、維修1、集團行政部指定專人負責統(tǒng)一制定公司計算機系統(tǒng)的各種軟、硬件標準，只有符合這種標準的設備方可使用。2、硬件設備的原始資料（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協(xié)議等）根據檔案保管要求保管。使用者必需的操作手冊由使用者長借、保管。3、公司及各部門計算機軟、硬件及相關通訊線路的安裝和連接及其維護、維修由網絡管理員負責。4、行政部每月5日前按部門購置、維修等予以分別統(tǒng)計，并分送各部門負責人和財務部。5、購置申請程序注：各子公司、分公司、合資公司參照以上程序，由總經理終審執(zhí)行。三、使用1、使用者應保持計算機及其設備所在環(huán)境的清潔。下班時，務必關機切斷電源。2、使用者的業(yè)務數據，應嚴格按照要求妥善存儲在相應的位置上。3、未經許可，使用者不可增刪硬盤上的應用軟件和系統(tǒng)軟件。未經許可公司外人員不得使用本公司電腦。4、上班期間嚴禁使用計算機聊天、玩游戲。5、員工使用外帶軟盤、光盤等應先查毒后使用。四、安全措施1、公司的業(yè)務數據，由相關使用人至少每周備份一次；重要數據由使用者本人向網絡管理員申請做光盤備份。2、公司計算機系統(tǒng)的數據資料列入保密范圍。未經許可，嚴禁非相關人員私自復制。3、未經許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用。4、使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼，嚴防被竊取而導致泄密。5、計算機的所有軟驅、光驅都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必須通過網絡管理員。五、電話使用規(guī)定1、各部室裝配的電話均屬公務電話,由各部室負責人管理。行政部每月5日前將上月各部門電話、傳真等相關費用使用情況統(tǒng)計表分送各部門負責人，并抄送財務部。2、員工不得使用集團通訊設施進行個人私事活動，否則經查實，除應全責承擔相應費用外，還須加倍罰款。3、因公需要使用長途電話發(fā)送傳真，須經部門負責人批準，行政部審核、登記后使用。4、傳真機由部室設專人負責管理，收、發(fā)文登記、存檔等工作。5、傳真原件由行政部存檔，傳真文件具保密性，無關人員不得查閱。第十章信函、打印管理規(guī)定一、公司對外普通信件一般不使用快遞方式郵寄。二、證件、信件非得用快遞方式的，不管國內、國外都得經過部門主管審核，填寫《快件申請表》，做好審批手續(xù)，行政部接到《快件申請表》方能給予經辦。步驟如下：經辦人填寫申請表——本部門主管簽署意見——行政部領導簽署意見——郵寄相關物品三、月底報銷由行政部統(tǒng)一整理票據報銷，但報銷人要注明交寄人，月底財務才能方便統(tǒng)計。四、行政部每月5日前將各部門郵遞統(tǒng)計表分送各部門負責人，并提交一份給財務部。五、禁止交寄私人業(yè)務和私人物品的信件，否則產生的費用以一罰十。第十一章合同管理規(guī)定為了加強經濟合同管理，提高效益，根據《經濟合同法》及其他相關法規(guī)的規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司相關項目的工程設計、工程施工承（發(fā)）包、科技項目咨詢、設備及原、輔材料、辦公用品的采購及物流等經濟合同的審核。一、合同審核內容1、審核當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力，查驗對方的營業(yè)執(zhí)照、資質證書等資料并評估其資信情況。2、合同內容是否符合國家法律、法規(guī)和本《規(guī)定》。3、評估合同可取得經濟的效益和可能存在的風險。4、合同應具備的條款是否齊全，甲乙雙方的權力、義務是否具體、明確、合理、平等；文字表達是否清楚、準確。5、合同中應明確設計依據、施工范圍、設備清單、施工期限、合同總額及付款方式、技術標準及驗收方式、售后服務、保密條款、違約責任及爭議解決方式等主要內容。6、采購合同中應明確產品名稱、單位數量、生產廠家、供貨商家、規(guī)格型號、質量等級等。對合同金額、付款方式、運輸方式及運費承擔方、交（提）貨期限、地點、驗收方法及違約責任等條款應明確規(guī)定。二、合同的審批1、合同正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。2、合同審批程序（1）項目負責人詳細了解客戶的要求，客戶的信息和客戶提供的技術參數，進行前期的市場調研，提出合同草案，經部門負責人、財務部、法務部經理、分管副總裁（或總裁助理）、總裁對合同進行傳閱評審，并簽署意見。（2）對傳閱評審后有爭議的合同，以及風險較大及涉外的合同，應由總經理召集重大事項決策評估小組或有關人員召開評審會進行評審，評審無異議后，報總裁批準后方可辦理合同簽訂手續(xù)。3、合同審批時間一般不超過三天。4、合同簽訂后具有法律效力，各有關部門均應根據合同規(guī)定逐條落實，以確保合同的全面履行。5、合同書我方執(zhí)三份，其中項目負責人、財務部、行政部各執(zhí)一份。三、各事業(yè)部、各分支機構根據業(yè)務特點，并依據本規(guī)定制訂合同管理和合同審批的實施細則，報集團審批后執(zhí)行。四、合同以以執(zhí)行單位為第一責任人，涉及款項問題，財務部負責監(jiān)控管理。附：《合同審核簽訂流程示意圖》經辦人（項目經理）經辦人（項目經理）市場部經理（采購部）行政部（印章/存檔）總裁（審核）異議審核法務部經理審核事業(yè)部、中心、子公司、分公司總經理審核財務經理（審核）異議異議客戶（供應商）異議起草合同填寫合同審核單分管副總裁異議第十二章招待費用開支規(guī)定一、因公務需要宴請有關單位或個人，授權宴請的職能部門經辦人須事先填寫因公招待事前審批單，經報批后執(zhí)行。特殊情況或臨時急需宴請的，經辦人應事先將宴請對象、事由及宴請規(guī)格用電話報告分管領導，經批準后再行宴請，事后應補辦手續(xù)。二、集團內部業(yè)務往來人員，應盡量安排在創(chuàng)業(yè)園食堂用餐。已領取出差伙食補貼的，伙食費由本人負擔。三、接待費用的報銷，應手續(xù)完備，憑發(fā)票并附上事前審批單，由經辦人簽字、領導批準后，方可報銷。各部門應嚴格執(zhí)行標準，杜絕肆意揮霍浪費現(xiàn)象。四、申請流程：經辦人填寫《業(yè)務招待申請表》--部門主管—總經理—分管副總裁或總裁助理--總裁五、如有臨時接待無法進行報批手續(xù)，兩個工作日內補充申請報批。否則以私人活動處理。第十三章車輛管理規(guī)定一、公司員工汽車使用標準公司員工汽車使用標準職務/部門車輛配備方式費用報銷方式備注董事長專車實報實銷不納入公司派車管理總裁專車實報實銷不納入公司派車管理副總裁專用車兼公務用車按具體使用部門核算上班時間為公務用車,歸行政部統(tǒng)一管理；下班時間(含節(jié)假日)副總裁優(yōu)先用車，車輛允許停放其住處。事業(yè)部（有機廢氣、水務、脫硫）公務用車按具體使用部門核算上班時間為公務用車,歸行政部統(tǒng)一管理；下班時間(含節(jié)假日)事業(yè)部總經理優(yōu)先用車，車輛允許停放其住處。公共部門公務用車按具體使用部門核算歸行政部統(tǒng)一派車管理。非派車時間車輛一律停放在公司。公共部門工具用車按具體使用部門核算歸行政部統(tǒng)一派車管理。采購、生產部門優(yōu)先用車。非派車時間車輛一律停放在公司。備注1、接公司客戶、客人，所有車輛統(tǒng)一調配。2、公司車輛實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一派車、定點維修、定點加油。3、所有車輛用于公務時一律遵循派車制度。4、公共部門指人力資源部、行政部、財務部、企劃部、采購辦、基建辦、投資管理部、總裁辦。二、適用范圍本制度適用于公司各部門公務用車。各子公司、分公司、合資公司參照執(zhí)行。三、車輛管理1、車輛由行政部負責管理，分別按車號設冊登記管理。行政部每月5日前將上月各部門出車情況（含里程、油耗、維修、出車數、使用人等）統(tǒng)計表上報財務部，并向各部門負責人提交其部門用車情況統(tǒng)計表。2、車輛應由專職司機駕駛，需由他人駕駛時，應盡到駕駛人責任。專職司機應每周實施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機件壽命，確保行車安全。3、各種車輛的附帶資料，除行車執(zhí)照、養(yǎng)路費、保險卡由各使用人攜帶外，其余均由行政部保管，不得遺失，如該車轉移時應辦理車輛移交手續(xù)，并將該車各種資料隨車轉移。部門需要使用車輛時，應事先填妥“派車單”，經核準后交至司機方可出車。車輛使用、申請及調度審批流程如下：節(jié)假日或上班時間外車輛的使用應呈請行政部經理核準后始準調派。車輛違反交通規(guī)則罰款概由駕駛員負擔，但業(yè)務用車因公務行駛而違反交通規(guī)則，如屬行為過失其罰款概由駕駛員負擔，如其原因可歸屬于公司時其罰款由公司負擔。如發(fā)生事故，應立即向警察機關報案，并通知保險公司辦理理賠手續(xù)，同時與公司行政部聯(lián)絡，行政部應及時派人前往處理。四、車輛保養(yǎng)1、車輛要經常清洗，應隨時注意車身外觀清潔，且每月洗車后上蠟一次。2、車內應保持整潔，不得零亂堆置雜物。3、車輛因故而維修等，應先填寫“車輛維修申請單”說明維修原因，需預報行政部經理核準后方可送修，外出時車因臨時故障需修理的，應及時反饋報備后再維修。4、車輛應由車管專人指定特約修護廠維修，否則修護費一律不準報銷。車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需更換零部件時，可視實際情況需要先報備后修理。公司車輛實行定點加油，每輛車配一張IC加油卡，IC卡的充值由行政部統(tǒng)一負責。每張IC卡充值前登記時間和充值金額，每月30日登記車輛里程數，并統(tǒng)計用車里程和油耗。五、司機管理規(guī)定1、本公司司機必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車。并應遵守本公司其他相關的規(guī)章制度。司機應愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經常檢查車輛的主要機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔（包括車內、車外和引擎的清潔）。出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補或調整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時，應立即加油，不得出車時才臨時去加油。司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。不會檢修的，應立即報告管理人員，并提出具體的維修意見（包括維修項目和大致需要的經費等）。未經批準，不許私自將車輛送廠維修。出車在外或出車歸來停放車輛時，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保證證件齊全。晚間司機要注意休息，不準開疲勞車，不準酒后駕車。9、司機駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車，不準危險駕車（包括超速、緊跟、爭道、賽車等）。10、司機因故意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。違章造成后果由當事人負責。11、車內不準吸煙。本公司員工在車內吸煙時，應有禮貌地制止；公司外的客人在車內吸煙時，可委婉告知公司陪同人員，但不能直接制止。司機對乘車人要熱情、禮貌，說話應文明。車內客人談話時，除非客人主動問話，不準隨便插嘴。接送員工上下班的司機，要準時出車，不得誤點。上班時間內司機未被派出車的，應隨時等候出車。不得隨便亂竄其他辦公室。有要事確需離開司機室時，要告知管理人員去向和所需時間，經批準后方可離開。司機對管理人員的工作安排，應無條件服從，不準借故拖延或拒不出車。對工作安排有意見的，事后可向行政部經理反映。司機出車執(zhí)行任務，遇特殊情況不能按時返回的，應及時設法通知管理人員，并說明原因。下班后，應將車輛停放適當地點保管，不準私自用車。司機未經領導批準，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用公司車輛學開車。行政部每月負責對司機進行考核，將考核等級作為每月發(fā)放工資的依據。對于工作勤奮、遵守制度、表現(xiàn)突出的，可視具體情況給予嘉獎、晉級等獎勵；對于工作怠慢、違反制度、發(fā)生事故者，視具體情節(jié)給予警告、記過、辭退等處理。第十四章住宿管理規(guī)定一、住房標準職務住房標準補貼標準備注副總裁、技術顧問90m2享受公司提供住房的不再享受住房補貼子公司、分公司總經理以上高管人員，除每人配備相應面積住房外，并由公司統(tǒng)一配備棉被一床，四件套一套及枕頭二個。公司提供臨時住房兩套（3間房），以供外地來司新員工入職后臨時居住。此標準適用于集團公司正式任命人員。事業(yè)部總經理、技術中心總經理、制造中心總經理70m2子、分公司總經理，廠長70m2高級工程師（副總經理）除以上級別高管享受住房外，其他各級員工不提供住房，但每月可享受住房補貼。500各事業(yè)部、各中心、各分公司、各子公司按此標準套用；此標準適用于非福州市本地員工。部門經理400項目經理、部門副經理、助理、技術人員300一般職員200備注住房管理規(guī)定只適用于公司從外地招聘的高層管理人員及專業(yè)技術人員二、由公司提供住宿人員，須自付住房物業(yè)費、水費、電費、閉路費用、寬帶費用及其它相關費用，公司只支付住宿人員的每月房租費用及前期租房相關費用（如中介費、看房費、房租押金、床上用品費用等）。三、由公司提供住房的不再享受住房補貼，住房補貼標準詳見人力資源管理制度中的福利制度。四、臨時住房內不配備臥具，臨時入住新員工須自購。臨時住房由行政部統(tǒng)一管理，并支付相關費用（房租、水費、物業(yè)費、閉路費等）。五、由公司提供住房的員工，如離職(包括自動離職、解職、退休等)時，對房屋的使用權自然終止，屆時該員工應于離職日起3天內，搬離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償費或搬家費用。六、任何員工對公司提供的住房，應盡管理人責任，不得隨意改造或變更房舍。七、任何員工不得將公司提供的住房部分或全部轉租或借予他人使用，一經發(fā)現(xiàn)，即停止其居住權利。八、有關宿住房現(xiàn)有的設施(如電視、空調、熱水器、洗衣機、煤氣爐、玻璃、衛(wèi)浴設備、門窗、床鋪等)本公司以完好狀態(tài)交與員工使用，如有疏于管理或惡意破壞，由居住人員負擔該項修理費或賠償費。九、任何員工不得在公司提供的住房內從事違反治安管理條例的任何活動。十、住宿申請審批程序十一、外地來司工作的新員工不享受公司提供住房的，在辦理報到手續(xù)后，可向行政部申請暫時住房，暫時住房期限為7天（一周），期限內由行政部協(xié)助租房，7天后應搬出臨時住房。備注：各子公司、分公司、合資公司參照執(zhí)行。第三篇財務管理制度第一章現(xiàn)金管理制度一、現(xiàn)金使用范圍規(guī)定1、職工工資、補貼。2、個人勞動報酬。3、根據國家或企業(yè)規(guī)定頒發(fā)個人的科學技術、文化技術、體育等各種獎金。4、各種勞保、福利費用以及公司規(guī)定的個人其他辦公費用的支出。5、出差人員的差旅費。6、銀行確定的其他支出。二、日常現(xiàn)金管理規(guī)定1、公司現(xiàn)金收入應于當日存入公司銀行，當日無法存入公司銀行的，應存入保險柜。2、公司支付現(xiàn)金，可以從本單位庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取。3、公司向銀行提取現(xiàn)金的，應當寫明用途，由財務經理簽字，報分管副總裁批準。4、公司從開戶銀行中提取現(xiàn)金，不能編造和謊報用途套取現(xiàn)金，不能與其他企業(yè)、單位之間相互借用現(xiàn)金，不能用借款、白條等不符合會計制度的憑證頂替庫存現(xiàn)金。5、公司不能將收入作為個人儲蓄存入銀行，不能建立“小金庫”保留賬外公款。6、出納工作人員應做到賬款相符，月末應該加計本月收入合計、付出合計和庫存余額，做到日清月結。7、依照現(xiàn)金制度規(guī)定，建立定期檢查制度，實行每月最后一天作為現(xiàn)金實地盤點日，檢查監(jiān)督現(xiàn)金收、支、存情況。三、現(xiàn)金管理其他規(guī)定1、對每項現(xiàn)金收、支報銷憑證，出納應認真核對金額是否正確，然后辦理現(xiàn)金收、支手續(xù)。2、對每次報銷憑證，應檢查收款人是否簽名，各項報銷內容是否正確。3、在建工程款項的支付手續(xù)，按公司規(guī)定審批外，對每項工程預付款要有收款單位蓋章。4、本單位采購辦公用品，及生產用具等需支付現(xiàn)金的，采購人員應填寫供貨單位名稱、電話號碼，并且在外來原始單據中簽注采購人員姓名，以及購貨單據要蓋購貨單位印章。否則，財務有權不予報銷。5、非公司業(yè)務需要，一律不準與其它單位發(fā)生資金往來。6、一律不得將公款存入個人賬號內，若有特殊情況，報財務部經理，分管副總裁同意后方可。第二章費用報銷規(guī)定一、現(xiàn)金借出手續(xù)規(guī)定：（一）因業(yè)務需要借款的員工，應按規(guī)定填寫公司統(tǒng)一印制的借款單。（二）公司各部門因生產、加工、業(yè)務工作需要向財務部暫借現(xiàn)金手續(xù)規(guī)定：1、各部門需借款購買原材料、生產用具、辦公用品以及其他業(yè)務的，由經辦人填寫申購單，部門負責人簽署意見，經財務部審核同意，報分管副總裁審批，由專職采購員出具借款手續(xù)并按規(guī)定填寫。專職采購員應盡量以銀行轉帳方式付款，公對公轉帳，財務憑合同（或審批過的報告）和付款申請書付款，采購金額小的可支付現(xiàn)金。2、各部門對專項業(yè)務需直接借款處理業(yè)務事項也要填寫“用款申請單”，經各部門領導、分管副總裁審批后，方可借款。3、對個別業(yè)務需先付款，后辦理手續(xù)，各部門主管應事前向分管副總裁匯報，取得同意后，方可辦理，不得因業(yè)務忙私自采取先墊款后報銷的做法。（三）借款還款規(guī)定1、原則上職工不得因私借款，如遇特殊情況須由總裁批準。借款人應按約定還款。2、專職采購員借款購買物品的，凡已采購的物品應做好入庫手續(xù)后，7天內隨同“申購單”“發(fā)票”或“購物單據”、“物資入庫單”，并填寫“費用報支憑證”，經財務經理、分管副總裁審批后沖賬。3、專職采購員在采購工作中，因備用金有限，需向客戶賒賬購回物資的，仍按上述各項手續(xù)要求進行報批后，財務部根據資金情況予以安排。但不能因客觀原因，拖延報批手續(xù)，凡超過7天沒有報批已購賒賬物品的，其貨款由采購人員負責。二、行政事務報銷手續(xù)規(guī)定1、凡需辦理行政業(yè)務的經辦人員，需向財務部暫借現(xiàn)金的，應參照第一條規(guī)定，做好各項審批手續(xù)，方可借款。2、行政事務辦理完畢后，必須在7天內做好公司內部審批手續(xù)，及時向財務部報銷。逾期將從工資中扣減。3、對行政特別事務需要處理的，應事先向公司總裁或副總裁匯報，經書面同意批準后，經辦人員方可辦理，財務部予以報銷。三、分支機構內部接待制度1、出于管理及技術支持的原因，集團公司人員赴分支機構出差，適用此制度。2、出差人員的出差補貼，根據集團公司的制度，由集團公司支付。3、出差人員的住宿由分支機構安排，參照集團公司標準。4、出差人員與分支機構共同宴請第三方人員，按分支機構業(yè)務接待管理制度實施。5、出差人員的往返機票費用由分支機構承擔。6、分支機構安排出差人員用餐，用餐人數不得超過出差人員2倍。7、每人每次用餐金額不得超過100元，接待用餐每天不得超過一次。8、分支機構僅限報銷餐費，其他費用不得列支。9、總裁費用實報實銷。四、業(yè)務招待報銷公司各部門若因開展業(yè)務工作需招待客戶，須事先填寫“業(yè)務招待申請表”，經總裁或分管副總裁批準，方可宴請。各部門用于業(yè)務招待的費用攤入各事業(yè)部、子公司、分公司、合資公司成本。五、汽車費用報銷1、車輛保養(yǎng)和更換配件應填寫“申請表”，公司行政管理主管審核，按財務付款制度審批程序辦理報批，方可安排修理。2、公司汽車定點維修每月汽車修理費用由汽車修理廠的財務人員辦理結算，所有單據經辦司機必須簽字，按費用報銷程序審批報銷。3、每月汽車出車費用應保存完好，按性質按日期先后分類貼，除“過路過橋費”和“停車費”，洗車費票外，高速公路過路費、沿途加油費等由駕駛及隨行人員簽字證明，并注明汽車號碼方可按程序報銷。用車費用計入業(yè)務部門辦公成本中，誰用誰承擔。4、集團公司汽車實行定點加油，每月底集團行政部與加油站對帳，行政部將每部車的用油量列出清單才能按審批程序報批后付款。六、交通費報銷1、出差交通費按實際路程報銷，報銷表上必須填寫交通費明細表，填寫時間、起訖地點、車種、票價、事由等2、公司車輛必須按規(guī)定在定點加油站加油，途中確需加油的油費及過橋費，高速公路收費，停車費等需有正式統(tǒng)一車票，并由隨車人員簽名，并注明行車路線。七、報銷審批程序1、預借款項：外出辦事需預借款者，應根據費用預算報告填寫借款單據，部門主管簽字確認，分管領導審批向財務部預借款項。超過2000元報分管副總裁，超過5000元報集團總裁。2、出差人員回公司7天之內必須辦理差旅費報銷手續(xù)，結清預借款。當月預借款未結清時推遲發(fā)放當月工資。特殊情況未能結清需分管副總裁批準。3、報銷程序：應將車票、住宿費等單據按日期順序貼填整齊清楚，并逐張簽章，填好差旅報銷單，先由部門主管對其出差情況進行認可，附出差派遣單，交財務部經理、分管副總裁審核報銷，報銷同時必須向部門負責人交呈出差工作文字報告。4、公司員工出差借款未還清者，一般不得批準新的出差借款。財務部應嚴格按公司財務報銷規(guī)定，認真審核出差費用。第三章審批權限及報銷程序說明：1、以下“A”指金額。2、下屬公司指子公司、分公司及對外投資公司。3、總經理指：各事業(yè)部總經理、各中心總經理、投資管理部總經理、各下屬公司總經理。4、部門主管指：各部門經理。5、元：人民幣單位6、公共部門指：指集團本部行政部、人力資源部、財務部、企劃部、基建辦、采購辦、內審辦、外聯(lián)部、法務部、投資管理部。8、非公共部門指：指集團各事業(yè)部、各中心及下屬公司。一、行政方面1、圖書、刊物訂購申報程序和權限2、固定資產添置申報程序及權限車輛費（保險、養(yǎng)路費、年檢、維修、過路費、油費、行車費、洗車費及保養(yǎng)）申報程序及權限日常辦公設施、設備維修申報程序及權限5、電腦、電話、傳真、郵寄等申請程序商標費申請程序租賃費、物業(yè)管理費、水電費、寬帶費申報程序會務費申報程序★行政報銷程序★二、人力資源方面申報程序（項目：招聘費、工資、福利、培訓費、醫(yī)保社保費等）★報銷程序★三、財務方面申報程序因公借款申報程序手機報銷（手機報銷標準見附件）交通費（外出辦事憑公交車票報銷，特殊情況需要打的需報部門主管或分管領導批準。的士票應注明事由、時間、起點、終點）4、審計費程序5、稅金、銀行手續(xù)費、銀行利息等6、差旅報銷審批程序注：超出報銷標準需報分管副總裁或總裁批準四、綜合類業(yè)務招待申報程序★報銷程序★采購合同審批程序研發(fā)項目審批、報銷程序技術實驗類、生產工程類維保、維修程序采購審批程序（權限另定）展覽費、廣告費審批程序基建工程基建及裝修方案立項審批程序（含報銷）：工程基建及裝修預算審批程序（含報銷）：設計、咨詢費五、往來款審批集團與子公司、分公司及其子公司、分公司之間的往來款、拆借、撥款在5萬元以上由總裁終審，5萬元以下由各公司財務主管簽核，由分管副總裁終審。六、說明各部門在經營過程中涉及到需審批的，應按以上審批權限和審批流程辦理，任何特殊情況審批至少需有財務主管及分管副總裁審批方可執(zhí)行，事后再補相關手續(xù)。由總裁終審，總裁不在可由總裁辦秘書匯報總裁后代審，并由秘書備案，按以上規(guī)定審批如有疏漏，次月5日之前應由相關部門提交補審完備。以上審批流程中審批人外出期間，可通過電話或短信向該審批人確認，并報下一環(huán)節(jié)。每月或季度對各公司的財務及行政人事管理進行定期的抽查或審計。各部門應嚴格遵守以上審批流程，各公司財務、出納在付款時應嚴格審核審批流程是否完整，確認程序完整后方可付款，否則將承擔相關責任。經辦人在辦理有關部實物管理事項如辦公用品采購、固定資產添置、采購進貨報銷手續(xù)時必須提供經倉管員驗收簽字的入庫單。各部門應在相應管理上嚴格把關，按公司各項規(guī)章制度執(zhí)行。杜絕一切弄虛作假，損害公司利益、違規(guī)操作。嚴禁審批權限有意拆分（審批中各項目大部分指單次、單項、單程的費用）各部門在審批過程中應認真、嚴格，并對審核簽字負責。此審批權限及流程若與公司已有規(guī)章制度發(fā)生沖突，以此份為準。第四章員工出差管理規(guī)定及手機報銷標準一、員工出差管理規(guī)定（一）目的：為了規(guī)范公司員工出差管理及相關費用報銷，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍：適用于公司總裁及以下全體員工。（三）內容：1、出差種類出差是指員工因公離開本人工作單位所在地去異地辦理公務的行為過程。具體種類包括：1）短期出差：因公務在外地連續(xù)工作時間在壹個月以內；2）長期出差：因公務在外地工作連續(xù)時間超過壹個月，不滿叁個月；3）異地調動：因工作需要由公司派往原入職工作地點以外（不含境外）地區(qū)工作或在外地連續(xù)工作時間超過叁個月。備注：異地是指距離日常上班地點不少于50公里的具有不同區(qū)屬的地區(qū)。市區(qū)內的不同區(qū)屬原則上不屬于異地。2、出差申報程序1）員工出差前需填“出差申請單”。出差申請單經相關負責人審批簽字后，作為借支和報銷差旅費的依據；2）部門經理級（含）以下員工出差，由部門負責人提出，分管領導（事業(yè)部總經理或分公司總經理、總部由分管副總裁）或其授權人批準；3）事業(yè)部總經理、分公司總經理、集團各部門經理出差由分管副總裁審批；各部總監(jiān)、副總裁、總裁助理和總裁辦相關人員，出差申請由總裁或其授權人批準；4）經過批準的出差申請單，要有一式三份，一份作為出差借款依據；一份交人力資源部或考勤管理部門作為考勤依據；一份作為員工出差后報銷差旅費報銷的依據。3、出差人員訂票程序1）員工出差的車船機票原則上由公司行政部（分公司由負責行政的事務部門）統(tǒng)一辦理。員工填寫訂票明細單辦理訂票手續(xù)，行政部應積極配合給予辦理，若因故未能辦理的，應及時通知訂票員工。2