展覽展會管理方案第一部分展覽會前的準(zhǔn)備工作展覽會的策劃過程是一個綜合而又復(fù)雜的過程,并不是簡單的等價交換。它是為賣家和買家提供部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮到各方面的因素。的成功舉辦而鋪路從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時主動權(quán)又完全掌握在展覽的才能使展覽會達(dá)到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。二、項(xiàng)目經(jīng)理制期間所遇到的問題的負(fù)責(zé)制。它要求（1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。項(xiàng)目經(jīng)理策劃會議的前期工作市場調(diào)研:對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷：2、沒有創(chuàng)造出品牌3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒有穩(wěn)定的顧客群4、不了解行業(yè)市場的發(fā)展動態(tài)要求項(xiàng)目經(jīng)理1當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了ft頭，我們沒有必要去搶這個ft頭，我們可以另開辟路。占領(lǐng)別人沒有發(fā)現(xiàn)的ft”最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續(xù)性。2、可行性分析報告。展覽會的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報定的。項(xiàng)目場地的確定、規(guī)模及時間據(jù)國際慣例，一個成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個過程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風(fēng)險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求：⑴國外參展商必須要達(dá)到整體參展對象的20%⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達(dá)到整個參觀人數(shù)的20%只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。場館整體的因素：1、硬環(huán)境的考慮：Α、場館的交通是否便利；ΒC、場館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的①是否有貨運(yùn)電梯②場館倉庫的庫容量有多大D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）E、研討會的場地安排2、軟環(huán)境的考慮①場館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位②場館的停車場及休息場所是否合理③場館的水電供應(yīng)情況④場館的衛(wèi)生清理工作⑤會議期間場館提供的相應(yīng)服務(wù)租賃方式一般分兩種情況：1、以場館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來整體計(jì)算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。2、按場地實(shí)際搭建展位（3*3）即每個展位/天/在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整30%30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。40001.6平方米定金。②建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有2到3個展覽與其三、項(xiàng)目招展展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同：A————邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點(diǎn)：①實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；③規(guī)模和檔次都要比較高；④注重參觀對象⑤注意展覽會議期間的相關(guān)行業(yè)研討會⑹注意參展的同行6展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。B、建議個展覽會場裝飾起來。②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。③取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。（業(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)）④“以會帶展，以展帶會”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會特別是專業(yè)性很強(qiáng)的展覽會，相應(yīng)召開性來帶動企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。C、具體操作①項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計(jì)劃（因?yàn)檫@樣有利于安排展會進(jìn)程，合理安排時間。）②分配具體招展對象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。③資金運(yùn)作的到位（因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段前期招商宣傳后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳Ⅰ、普通大眾的宣傳Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳會期會場廣告宣傳合理的安排時間。第二部分展會期間的組織協(xié)調(diào)工作一、展覽會布展期的工作安排1、設(shè)立場地前臺接待⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報到登記⑵根據(jù)參展報名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場地確認(rèn)⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南⑷進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況2、酒店接待處⑴設(shè)立前臺接待處⑵進(jìn)行參展展商住宿登記⑶住宿表要求:a.企業(yè)名稱b.房間號碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名⒊場館現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工⑵對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場租賃業(yè)務(wù)⑷根據(jù)企業(yè)報名表，布置安排會場場外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的）⒋交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)二、展覽會的開幕式組織工作在開幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄3、開幕式的場地搭建要求⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門正前方⑵要求布展的莊重大方⑶要求放音設(shè)備到位⑷相關(guān)的禮儀及場地氛圍設(shè)計(jì)要求最短的時間內(nèi)表達(dá)中心10-15分鐘三、展覽會召開期間的組織工作展覽會召開期間的所有工作進(jìn)入最后結(jié)束的倒計(jì)時工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在要求：⒈做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類。⒉發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā)放）⒊協(xié)調(diào)展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機(jī)結(jié)合⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）⑵為企業(yè)提供簽訂合同場所⑶及時將參觀者的信息反饋給企業(yè)⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求⒌統(tǒng)計(jì)大會的成交額做好記錄⒍積極聽取參會代表對大會的意見和建議四、撤展展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進(jìn)行會場登記情況工作和出訪工作。派送撤館通知要求：1、保持館內(nèi)秩序2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的組織出館工作4、進(jìn)行最后的清理工作五、會后總結(jié)展覽會的會后總結(jié)，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理在結(jié)束整會議，無論是國際性會議還是國內(nèi)會議，包括兩種情況：1、以技術(shù)交流為主的學(xué)術(shù)會議（內(nèi)容主要是從技術(shù)的角度探討，交流某一領(lǐng)域的最新技術(shù)）2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動態(tài)為主題的會議（行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進(jìn)某領(lǐng)域的發(fā)展）會議的策劃者，首先要給自己的會議進(jìn)行定位，這里就會議策劃流程作如下圖表：一、策劃會議前應(yīng)考慮的因素㈠組織者自身的實(shí)力1、與政府間的交流及所處的位置目前在我國，很多會議的召開是得到政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術(shù)研討會除外），行政主導(dǎo)占有很大比重，在未來幾年即使中國展覽市場有所改觀，也不會出現(xiàn)較大的變化的。而會議的召開（特別是產(chǎn)業(yè)動態(tài)的會議），會議必須權(quán)衡自己的對外實(shí)力，如上?！柏敻徽搲钡玫缴虾Ｊ姓闹С?，因此，會議的召開在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。2、是否有承辦組織會議的資格主辦出國展需要貿(mào)促會，國家經(jīng)貿(mào)委等的審批。會議召開也同樣經(jīng)過審批，核定才能最終織是否有辦會的業(yè)務(wù)。㈡組織者內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)1、審視自己的機(jī)構(gòu)是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會議成功的召開在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應(yīng)具備幾下幾個基本素質(zhì)：a.b.c.d.e.較強(qiáng)的文字組織水平d.較強(qiáng)的組織能力創(chuàng)造更大的利潤。⒉資金是否到位預(yù)算。⒊主題思路是否鮮明有共同的特點(diǎn)：主題鮮明，對未來的發(fā)展趨勢具有一定的導(dǎo)向作用。三、在會議策劃中應(yīng)考慮的問題1、會議籌備期的評估預(yù)計(jì)籌備會議（定期召開國際會議），首屆會議籌備期估