本文格式為Word版，下載可任意編輯——信息化與企業(yè)檔案管理劉榮冰

傳統(tǒng)檔案的管理方法存在諸多問題，無法滿足企業(yè)的運(yùn)營需要。高效的檔案管理可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益，使得企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行，通過引入信息技術(shù)，使收集、整理、探尋檔案資料變得更為便利，提供了優(yōu)質(zhì)的企業(yè)環(huán)境，促進(jìn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

在較長時(shí)間內(nèi)，企業(yè)檔案管理都在運(yùn)用過時(shí)的管理方法，此種模式在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在弊端。傳統(tǒng)的檔案管理方法多是紙質(zhì)保存，其管理方法落后，核心工作在于采集、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，重視檔案資料的安全性卻忽略了開發(fā)使用工作的開展。大部分企業(yè)檔案的使用者并非檔案管理人員，對(duì)企業(yè)檔案的具體狀況缺乏很好的了解，再加上檢索工具對(duì)比落后，查閱工作經(jīng)常無從著手，導(dǎo)致工作效率大大降低。傳統(tǒng)檔案的管理方式效率低、用時(shí)長，嚴(yán)重限制了企業(yè)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

信息化是目前各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)，已經(jīng)滲透到人們生活的各個(gè)方面，信息技術(shù)無處不在，具有強(qiáng)大的影響力，檔案管理工作也不例外。電子檔案漸漸取代了紙質(zhì)檔案，具有更加明顯的優(yōu)勢(shì)，使檔案的查詢與調(diào)取更為便利，存儲(chǔ)起來可以節(jié)省大量空間，但需要通過對(duì)應(yīng)的軟硬件才可實(shí)行有效管理。檔案管理人員還可以進(jìn)行加工開發(fā)，讓使用者借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地獲取檔案資料，極大提升了檔案的利用率。在檔案保密方面，要借助安全保密防護(hù)措施確保電子檔案資料不被篡改、破壞，同時(shí)也要落實(shí)好“九防〞工作，全方位保證檔案資料的安全。信息化背景下企業(yè)檔案管理的方法

優(yōu)化信息檔案管理制度

信息化滿足了各種人群對(duì)信息的需求，數(shù)字檔案使信息獲取更為快速與便捷，需要一個(gè)良好的檔案管理工作體系。在信息化管理制度建設(shè)階段，為確保信息系統(tǒng)的連續(xù)性，使之充分發(fā)揮出檔案管理和運(yùn)行模式的實(shí)用價(jià)值，在革新檔案管理和服務(wù)模式的背景下，把檔案信息化管理制度當(dāng)作目前信息化檔案建設(shè)的首要任務(wù)，信息化管理制度也要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營狀況。

電子文件大部分以數(shù)碼形式收錄在硬盤、磁盤等載體中，能夠通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中讀取。要堅(jiān)持科學(xué)管理的原則，成立企業(yè)綜合檔案室，專門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔整理、儲(chǔ)存管理、驗(yàn)收等工作。制定電子文件歸檔制度，安排專門的工作人員，確保電子文件歸檔的真實(shí)性，依照各種歸檔電子文件的類型，確定歸檔范圍、級(jí)別劃分和存儲(chǔ)時(shí)限。最終要在規(guī)律歸檔與物力歸檔兩個(gè)層面制定歸檔期限和移交載體檢查標(biāo)準(zhǔn)，確保存儲(chǔ)過程的安全性。

要重點(diǎn)把檔案管理制度真正落實(shí)到管理實(shí)踐之中，明確管理標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)施流程，提醒管理規(guī)范性，不落下任何一個(gè)環(huán)節(jié)，制定檔案管理的優(yōu)化方案。從企業(yè)運(yùn)營角度來看，多數(shù)企業(yè)達(dá)到了先進(jìn)管理制度的建成，但由于沒有好的管理理念，致使檔案管理改革難以落實(shí)，對(duì)于這個(gè)問題，要從管理人員層面入手，使其深刻意識(shí)到檔案管理的意義，形成檔案管理意識(shí)。企業(yè)還要為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供必要的設(shè)備與技術(shù)支持，另外，要夾帶對(duì)檔案管理的監(jiān)視力度，保證每項(xiàng)操作都達(dá)到規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理效率與質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理效能，加強(qiáng)對(duì)檔案管理改革的認(rèn)識(shí)，建立完整的信息管理系統(tǒng)，杜絕網(wǎng)絡(luò)真空現(xiàn)象的出現(xiàn)。

抓緊培養(yǎng)復(fù)合型人才

電子檔案是當(dāng)今時(shí)代不可或缺的組成部分，全部事物都在朝著信息化方向發(fā)展，也為檔案管理工作帶來了新機(jī)遇。企業(yè)檔案管理工直接關(guān)乎檔案管理的質(zhì)量，要對(duì)管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行精心安排，對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能培訓(xùn)提高重視程度。設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，采用內(nèi)部教育、專家講座等形式提升內(nèi)部人員的工作意識(shí)和能力，提升檔案管理效率。還要制定完整的鼓舞制度，勉勵(lì)工作人員和其他業(yè)務(wù)部門多溝通，明了各部門的信息管理需求，提高自身專業(yè)素養(yǎng)。

企業(yè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展特性，把創(chuàng)新意識(shí)融入檔案管理的全過程，以更好進(jìn)行檔案管理，在實(shí)踐中不斷完善管理方式，讓檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)，為各時(shí)期的檔案管理提供專業(yè)化指導(dǎo)。在創(chuàng)新意識(shí)的引領(lǐng)下，讓從業(yè)人員以信息化的視角，運(yùn)用適合的管理方法，促進(jìn)檔案管理全面進(jìn)行，利用信息技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，保證管理時(shí)效性，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

完善檔案管理運(yùn)行機(jī)制

信息化背景下的檔案管理工作的任務(wù)較為繁重，要根據(jù)檔案實(shí)體對(duì)檔案內(nèi)容與目錄進(jìn)行對(duì)比、分析與修訂。對(duì)于檔案管理工作繁雜、易錯(cuò)等現(xiàn)象，可使用最新的RFID技術(shù)，建立智能化檔案管理系統(tǒng)，為提高整體運(yùn)行效率創(chuàng)造有利條件。

智能管理系統(tǒng)依靠于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)和RFID技術(shù)，在檔案存儲(chǔ)、查找、安全等各個(gè)方面都有涉及，將RFID技術(shù)當(dāng)作信息存儲(chǔ)媒介，在其他技術(shù)的協(xié)同下，對(duì)檔案資料管理過程進(jìn)行高效管控，在此過程中，管理系統(tǒng)要和監(jiān)控系統(tǒng)相聯(lián)系，使各部門間檔案信息的無縫隙對(duì)接、遠(yuǎn)程交換傳遞。若檢測到數(shù)據(jù)不正確，要借助管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行適當(dāng)處理，保證信息的一致性。

智能檔案管理系統(tǒng)具備多種功能模塊，包括查詢、盤點(diǎn)、環(huán)境監(jiān)測、安保等。在構(gòu)建系統(tǒng)過程中，要配備目錄服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、UHF讀寫器、檔案架等。檔案架中每個(gè)格子都有相應(yīng)的標(biāo)簽，可以滿足正常使用需要。在盤點(diǎn)階段，可在檔案管理終端直接布置任務(wù)，把指令傳達(dá)給規(guī)律業(yè)務(wù)服務(wù)器，然后工作人員能夠依照RFID上的指示讀取標(biāo)簽上的信息，即一個(gè)檔案格盤點(diǎn)完成。再依次完成所有檔案格的盤點(diǎn)。在檔案存放階段，管理人員將類型、名稱、編號(hào)等重要信息做成唯一標(biāo)簽。參考標(biāo)簽信息在數(shù)據(jù)管理中心下發(fā)任務(wù)，當(dāng)明確位置后，便可以進(jìn)行上架。

另外，為防止不法分子盜取檔案資料要挾到信息安全，要在信息化管理階段，通過加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加密保存，設(shè)立防火墻，保障數(shù)據(jù)的安全傳輸，從本質(zhì)上斷絕本機(jī)網(wǎng)絡(luò)和外界網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，阻擋了非法訪問，確保檔案安全。在以往的檔案管理中，沒有科學(xué)的分類方法，缺乏統(tǒng)一的管理策略，導(dǎo)致檔案查找工作量與繁雜程度過大，不能迅速獲取想要的資料，因此，在進(jìn)行檔案管理改革過程中，要充分考慮人們的真正需要，保證檔案數(shù)據(jù)在真實(shí)安全的基礎(chǔ)上，提高信息化建設(shè)力度，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)終端平臺(tái)，提高檢索檔案的效率。

采取信息操縱措施

新時(shí)期，企業(yè)檔案管理難度加大，各種類型的企業(yè)檔案信息需要管理，管理技術(shù)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)，需設(shè)立統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)，提高檔案信息管理效率，勉勵(lì)檔案管理員采用新技術(shù)完成管理任務(wù)。檔案資料的確切性是保證檔案管理功能正常發(fā)揮的基礎(chǔ)，若檔案信息有誤，會(huì)給企業(yè)帶來不可估量的損失。所以，在實(shí)際管理階段，要運(yùn)用合理的操縱方法，為檔案信息傳輸營造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，工作人員要嚴(yán)格遵守管理流程開展工作，可有效提高管理質(zhì)量，在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的過程中，需重視管理原則與目標(biāo)，指導(dǎo)進(jìn)行高質(zhì)量的檔案管理工作。為保證工作效果，對(duì)工作中出現(xiàn)違紀(jì)行為的人員給予嚴(yán)肅的處罰，促使管理人員形成責(zé)任意識(shí)，讓企業(yè)檔案管理工作更為規(guī)范。

建立檔案安全防護(hù)體系

構(gòu)建企業(yè)信息安全制度，通過制定相應(yīng)的規(guī)章制度可以很好地約束各方行為，擁有安全規(guī)范的管理模式。具體來看，企業(yè)要優(yōu)先設(shè)定網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)安全管理規(guī)范，據(jù)此加強(qiáng)電子信息管理，制定高效的歸檔制度與保管制度，要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。企業(yè)擁有高質(zhì)量的硬件設(shè)施能夠有效避免由于硬件故障造成的檔案安全隱患，因此要選擇高性能存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行檔案資料的備份，對(duì)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)定期更換，確保備份數(shù)據(jù)的有效性，運(yùn)用適當(dāng)?shù)陌踩夹g(shù)手段，加強(qiáng)管理人員的安全防護(hù)能力。相關(guān)部門要主動(dòng)作為，爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的支持，保證檔案信息化的開展有充沛的資金保障。

一些企業(yè)認(rèn)為投入大量的資金去建設(shè)檔案管理在短時(shí)間看不到成效，但從長期來看，檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展有很大的實(shí)際作用，由于檔案中包含企業(yè)運(yùn)營、發(fā)展等關(guān)鍵資料，例如將職工資料進(jìn)行橫向和縱向比較能夠得出職工業(yè)績、部門現(xiàn)狀以及存在的問題，分析企業(yè)月度銷售額能夠了解市場行情，并及時(shí)做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)管理層要足夠重視檔案信息化工作，為防止做出錯(cuò)誤決策，要提前做好組織建設(shè)與規(guī)劃，制定