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制度匯編

泉州市鯤鵬物業(yè)管理有限公司

2015年8月

目錄

TOC

第一章公司簡介

-3-

第二章行政管理制度

1、全員管理原則

-4-

2、員工守則

-5-

3、員工行為規(guī)范

-6-

4、保密制度

-8-

5、辦公室管理規(guī)定

-9-

6、電話使用管理規(guī)定

-9-

7、辦公會議制度

-9-

8、制服、工牌管理規(guī)定

-10-

9、職員宿舍管理制度

-12-

10、公共秩序員宿舍管理制度

-14-

11、餐廳管理辦法

-16-

12、伙食管理委員會細則

-17-

13、接待工作要求及程序

-17-

14、用戶投訴處理規(guī)程

-20-

15、公司印章管理制度

-21-

16、信息管理制度

-23-

17、外出用車管理規(guī)定

-25-

18、檔案管理制度

-25-

19、電子郵件管理辦法

-31-

20、品質(zhì)部日常檢查制度

-32-

第三章財務管理制度

1、庫房管理辦法

-35-

2、物品購發(fā)制度

-37-

3、費用報銷制度

-38-

4、固定資產(chǎn)管理制度

-41-

第四章人力資源管理制度

1、人事管理制度

-45-

2、薪資管理制度

-47-

3、績效考核辦法

-52-

4、員工福利制度

-54-

5、新員工入職工作規(guī)范

-57-

6、員工內(nèi)部調(diào)動制度

-59-

7、員工離職制度

-61-

8、員工晉升制度

-62-

9、考勤管理制度

-64-

10、員工培訓制度

-64-

11、請假制度

-65-

12、人事檔案管理制度

-67-

13、人事監(jiān)察制度

-68-

14、獎懲制度

-70-

15、員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃

-79-

第一章公司簡介

鯤鵬物業(yè)管理有限公司成立于2012年3月，注冊資金為叁拾萬（30萬）人民幣，三級物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)。公司設置有完整的組織機構(gòu)，建立健全了各項管理制度與操作規(guī)程；實行經(jīng)理持證上崗、員工競爭上崗的管理機制,公司目前管理鯤鵬國際大廈寫字樓、西湖名仕會商業(yè)大廈、學府公寓、寶德服裝廠4個項目，管理面積20萬平方米。

在日益激烈的物業(yè)管理市場競爭中，面對新經(jīng)濟條件下顧客對物業(yè)服務水平的新要求，我們始終堅持“真誠服務、時時處處”為服務理念，不斷強化公司的內(nèi)部管理，積極創(chuàng)新鯤鵬特色物管新思路，將專業(yè)化管理和人性化服務有機結(jié)合，持續(xù)提高服務品質(zhì)，為業(yè)戶打造一個溫馨、舒適、寧靜、優(yōu)美的生活居住環(huán)境。

一、企業(yè)文化及理念：

服務理念：真誠服務、時時處處

服務準則：微笑、真誠、迅速

經(jīng)營宗旨：誠信經(jīng)營、共同發(fā)展

企業(yè)精神：務實、高效、團結(jié)、進取

管理理念：卓越服務、精致管理

用人標準：忠誠、敬業(yè)、服從、協(xié)作

質(zhì)量方針：您的滿意是我們永恒的追求！

企業(yè)發(fā)展愿景：讓我們與客戶共創(chuàng)美好生活！

2、公司組織架

總經(jīng)理

副總經(jīng)理

西湖名仕會服務中心

寶德服裝廠

工

程

部

品

質(zhì)

部

行

政

部

財

務

部

鯤鵬國際物業(yè)服務中心

第二章行政管理制度

全員管理原則

一、物業(yè)管理原則：全員管理

全員管理：全員安全、全員保潔、全員收費

1、全員安全：安全管理不只是公共秩序管理員的職責，也是全體物業(yè)管理人員的共同職責。

①任何一名物業(yè)人員，都是安全管理員，都有責任和義務對大廈、小區(qū)的不安全因素、現(xiàn)象進行提出、防范和制止。

任何一名管理員，都有權(quán)對安全管理進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出、上報。

保潔員、維修員在做好本職工作的同時，也要承擔工作區(qū)域內(nèi)的安全責任，發(fā)現(xiàn)可疑人員、事件等安全隱患時，應及時查問或報告。

2、全員保潔：大廈、小區(qū)的環(huán)境維護、衛(wèi)生清潔，不只是保潔員的職責，也是全體物業(yè)管理人員的共同職責。

①任何一名物業(yè)人員，都是環(huán)境維護員，都有責任和義務對大廈、小區(qū)環(huán)境、衛(wèi)生的保持清潔負責，發(fā)現(xiàn)自己能動手完成的小清潔工作，自己隨時完成，自己不能完成的清潔工作，及時通知保潔員完成。

②任何一名管理員，都有權(quán)對環(huán)境、衛(wèi)生管理進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出、上報。

③維序序員、維修員在做好本職工作的同時，也要對工作區(qū)域的環(huán)境、衛(wèi)生負責，發(fā)現(xiàn)自己能動手完成的小清潔工作，自己隨時完成，自己不能完成的清潔工作，及時通知保潔員完成。

3、全員收費：物業(yè)服務費的收取，是物業(yè)經(jīng)營活動的主要內(nèi)容，是物業(yè)服務工作正常開展的保障，物業(yè)服務費用不能及時收取，將影響物業(yè)服務工作的正常開展。全額收取物業(yè)服務費，是每一位物業(yè)人的責任和義務。

①財務人員是物業(yè)費的收繳人，是物業(yè)費收繳工作的管理者。

②客戶服務人員（含經(jīng)理、各主管、管理員）是物業(yè)費的催繳責任人，經(jīng)理是第一責任人，各主管、管理員是催繳工作的主要責任人。

③維序員、保潔員、維修員在做好本職工作的同時，有責任和義務協(xié)助催收物業(yè)管理費。

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員工守則

1、熱愛企業(yè)，熱愛本職工作，維護公司利益和聲譽。

2、服從管理、履行職責，講求工作效率，努力鉆研業(yè)務，不斷提高業(yè)務技術(shù)水平、法制水準和工作能力，努力完成本職工作。

3、遵守各項規(guī)章制度，維護正常工作秩序和生活秩序，不遲到、早退、曠工；忠于職守、遵紀守法、廉潔奉公，不利用工作之便謀私利，自覺抵制不正之風。

4、注重職業(yè)道德，樹立企業(yè)和個人的良好形象，講文明、講禮貌；團結(jié)協(xié)作、艱苦奮斗、勤儉節(jié)約、愛護公物、顧全大局。

5、增強保密觀念，保管好各種業(yè)務資料，不外泄公司內(nèi)部情況和信息。

6、遵守安全規(guī)定和各項操作規(guī)程，嚴防各類事故的發(fā)生。

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員工行為規(guī)范

行為準則是企業(yè)內(nèi)部員工在企業(yè)經(jīng)營活動中所必須奉行的一系列行為標準和規(guī)則。它是一種對員工行為的要求和約束。

一、員工職務行為準則：愛企敬業(yè)、誠實守信、珍惜榮譽、相互尊重、合作溝通、堅決執(zhí)行、真誠服務、積極主動、不斷學習、追求卓越、簡樸務實、不得越權(quán)、保守秘密、保護資產(chǎn)、維護利益。

二、職業(yè)經(jīng)理行為準則：率先垂范、高效管理、專業(yè)水準、開拓創(chuàng)新、關(guān)愛下屬、當好教練、服從大局。

三、企業(yè)經(jīng)營行為準則：誠信經(jīng)營、真誠服務、規(guī)范運作、團隊合作、學習創(chuàng)新、尊重人才、精打細算、和諧共生。

四、內(nèi)外交往行為規(guī)范

1、基本原則:禮儀無小事，細節(jié)顯素養(yǎng)。人人都是鯤鵬形象，處處都在宣傳鯤鵬。

2、個人禮儀：衛(wèi)生整潔，大方得體，端莊穩(wěn)重，禮貌友好。

（1）儀容

①身體：勤洗澡，保持身體清潔無異味。

②頭發(fā)：經(jīng)常洗頭，做到?jīng)]有頭屑。男士頭發(fā)不得蓋過耳部及衣領(lǐng)；女士不得披頭散發(fā)，不做奇形怪狀的發(fā)型。

③面部：男士不得留胡須；女士化淡妝，但不要化濃妝及異妝，不使用氣味過濃的香水。

④口腔：上班前不吃異味食物，保持牙齒潔白，口氣清新。

⑤雙手：勤剪指甲，經(jīng)常洗手，保持雙手干凈；男士指甲修剪整齊,保持清潔；女士不要涂帶顏色的指甲油，指甲不要太長。

（2）儀表

①服飾：衣裝整潔、干凈、無污跡和明顯褶皺，扣好紐扣。可佩帶少量飾物，不得佩帶新奇夸張飾物，工號牌佩帶工整。

②鞋子：每日上班前須將皮鞋擦凈，不得穿拖鞋。

（3）儀態(tài)

①站姿：姿勢應端正，雙腳與兩肩同寬自然分開，體重均勻落在雙腳上，頭正肩平、兩眼平視前方、挺胸、收腹。與賓客會面交談時，忌雙手抱肘、叉腰，忌倚墻站立，勿將手插入衣袋或褲袋中。

②坐姿：落座時，應大方、沉穩(wěn)；落座后，應該端正，保持上身平直，全身自然放松，坐椅子的1/3-2/3。不得翹二郎腿，不得將腿搭在座椅扶手上，不得盤腿，不得脫鞋，倚靠在桌子或柜臺上都屬不良習慣。站起時一般從左側(cè)站起，不要推或拖座椅。

③走姿：抬頭，挺胸，直腰，步履穩(wěn)健，注重節(jié)奏感，切忌鞋底摩擦地面帶來噪音。上樓梯與人相遇，應主動靠邊謙讓并主動打招呼問候。兩人一起行走時，不要勾肩搭背；多人行走，避免橫排齊進。與客戶相遇應靠邊而行，不得從中間穿行；與客戶同時進門，應讓客戶先行。

3、工作儀態(tài)規(guī)范：熱情尊重，禮貌周到，文明規(guī)范，干練高效。

（1）工作

①工作時間，身體不得東倒西歪，前傾后仰，不得伸懶腰、駝背、聳肩、背手等；

②進入他人辦公室或房間，應先輕輕敲門。聽到“請進”后方可進入；離開辦公室時，應輕輕將門關(guān)閉；

③咳嗽或吐痰時，請用干凈的紙巾或手帕掩住口部，打哈欠或噴嚏時，應走開或轉(zhuǎn)過頭來掩住口部，并說對不起；

④整理頭發(fā)、衣服時請到洗手間或客人看不到的地方；不得當眾挖鼻孔、搔癢或剔指甲；不得將手插在口袋，雙手應垂直；坐著時平放在桌面，不要把玩物件；當眾不應耳語或指指點點，不得用手指或者筆竿指向客人或者指示方向；

⑤工作時，不要在公眾區(qū)域大聲講話、談笑及追逐，不能當著客人談及與工作無關(guān)的事情；

（2）電話

①接聽客戶電話要則：電話鈴響三聲后，迅速拿起電話。接聽電話態(tài)度必須和藹，語音親切。一般主動問候“您好，鯤鵬物業(yè)！”嘴不要靠話筒太近，避免呼吸傳去雜音。

②接聽業(yè)戶電話時一般不許與其他人搭話，若中途需與他人交談，應用另一只手捂住話筒；不許對著話筒咳嗽、打哈欠、嘆氣、大笑。當對方掛機后，輕輕掛機，不得先于對方掛線，并及時做好重要電話的記錄。

③叫人接聽電話時，不能遠距離大聲喊叫，應走到被叫人身邊，說話時，注意語音和節(jié)奏，聲音要有力、明亮，節(jié)奏要舒適、平緩。盡量使用標準普通話應答，注意使用文明用語。

④給客戶打電話原則：要控制打電話的時間，一般而言，以2-3分鐘為宜。

（3）服務

①客戶的滿意度是衡量我們服務質(zhì)量的準繩。就服務內(nèi)容而言，包括服務態(tài)度、服務質(zhì)量、服務效率；就服務過程而言，包括三個階段，即入住前、入住中和入住后的服務。

②上門服務要給客戶一個確定的時間，如無法按約派工，應向已約定的客戶致歉，并就更改到達時間向客戶征求意見，如客戶不同意，仍按先前的約定時間派工。

③借用客戶的物品或設施、進入室內(nèi)其它房間應征得客戶的同意，注意不要弄亂客戶的房間，應把移動過的物品放回原處，如不小心弄臟客戶的房間或弄壞客戶的物品，應馬上道歉并處理污漬，或作出合理的賠償。

④對服務承諾應認真履行，扎扎實實去做；凡是不能辦到的事情，不要承諾；在服務中對對方的不滿要禮貌致歉，誠懇解釋以沖淡客戶的不快。

⑤當客戶有情緒時，不要打斷對方，要耐心聆聽；當需要說話時，頭腦要冷靜，語氣要溫和；遇到粗言穢語時，要用平和的語氣規(guī)勸對方。

⑥遇到暴力時，要盡快離開現(xiàn)場，并及時向領(lǐng)導匯報；如情況嚴重，應及時聯(lián)系警方。

保密制度

一、保密事項

1、涉及公司的重要資料、調(diào)研報告；

2、公司的重要文件、會議、招投標資料等；

3、公司財務計劃、預算、決算資料；

4、公司未對外公開的各類統(tǒng)計報表、年報；

5、公司中、長期戰(zhàn)略方案；

6、公司物業(yè)管理方案；

7、客戶的個人信息資料；

8、其它一切應該保密的公司事務。

二、保密規(guī)定

1、不該說的機密，絕對不說。

2、不該知道的機密，絕對不問。

3、不該看的機密，絕對不看。

4、不該復印的材料，絕對不復印。

5、涉密文件資料應由總經(jīng)理秘書拆封、領(lǐng)導親啟或指定專人拆封，他人不得擅自拆啟。

6、絕密資料不準摘抄、復印、傳真、攝錄等，特殊情況必須由公司主管領(lǐng)導批準，并注明復印部門、人員、時間。借出資料必須當天歸還，嚴禁帶出公司。

7、機密通信和使用微機的部門，要按照機密通信和辦公自動化保密的有關(guān)規(guī)定，積極采取措施，堵塞遺失泄密漏洞。

8、泄密或遺失機要文件的要及時報告有關(guān)領(lǐng)導，以便采取補救措施，情節(jié)嚴重者，追究有關(guān)人員責任。

辦公室管理規(guī)定

1、員工應嚴格執(zhí)行公司考勤制度，保持辦公室整潔，不在室內(nèi)放置雜物，辦公桌上的物品應擺放有序；

2、辦公室內(nèi)嚴禁吸煙（接待客戶除外）、食用食物；

3、辦公室墻壁上不準亂貼、亂掛；

4、辦公室內(nèi)禁止閑聊和大聲喧嘩；

5、嚴禁用電腦玩游戲、聊天或做與工作無關(guān)的事；

6、不得隨地吐痰、扔垃圾，保持辦公場所清潔；

7、下班或因事離開辦公室時，應人走燈熄，關(guān)好門窗、電腦、空調(diào)、飲水機，并將座椅貼靠辦公桌面放好；

電話使用管理規(guī)定

1、公司所配置的所有電話都要有專人負責，如數(shù)造冊登記；

2、總部各部門及服務中心電話號碼都要明碼標注在顯著的位置上，以便查詢；

3、確保通訊系統(tǒng)的安全使用，線路暢通無阻；

4、一律不準撥打聲訊電話或熱線電話，如有違反者，一經(jīng)核實，給予責任人所產(chǎn)生話費十倍的處罰；

5、報修、投訴值班人員要做好接聽電話記錄，并做好交接登記；

6、公司按規(guī)定不準撥打私人電話，遇有急事者，應提前聲明請示；

7、凡享受公司移動電話費補助的員工，應隨時保證公司聯(lián)絡暢通。

辦公會議制度

一、會議種類及時間

1、公司部門經(jīng)理及項目經(jīng)理例會定于每周六14:30在鯤鵬大廈會議室召開，總部部門經(jīng)理及各項目經(jīng)理參加；

2、各項目部周例會定于每周一下午16：00，每月最后一次周例會要求班長（含）以上管理人員全部參加，以后周例會主管以上人員參加；

3、部門全體員工會議各職能部門每月召開一次，服務中心每月至少召開一次全體員工會議，做好會議記錄并報公司。

二、會議要求

1、與會人員應提前5分鐘到達，不得無故遲到、缺席。因故不能按時參加公司級會議時，須向總經(jīng)理請假，因故不能按時參加部門級會議時，應向部門負責人請假。

2、如遇特殊情況，公司級會議開會時間、方式（地點）、參會者需要變更時，由總部行政部負責通知。

3、公司會議由總部行政部組織并負責作記錄，并于次日下午18：00前整理出會議紀要并發(fā)至各項目郵箱。

4、服務中心各部門應定期召開部門會議，時間、地點、范圍由部門主管根據(jù)本部門實際情況自行擬定，但應做好會議紀要經(jīng)項目經(jīng)理審核后存檔。

5、與會人員在會議開始前應將手機置于靜音和振動狀態(tài)。如因工作需要必須接聽，經(jīng)主持人同意后到室外接聽。。

6、會議內(nèi)容未正式發(fā)布前，嚴禁外傳，公司同意傳達的內(nèi)容應及時向員工傳達。

制服、工牌管理規(guī)定

一、制服、工牌的管理：

1、公司根據(jù)任職員工崗位統(tǒng)一制作、配發(fā)制服、工牌。

2、員工的制服所有權(quán)歸公司所有，員工有穿著使用權(quán)，并有妥善保管、保持制服干凈整潔的義務。

3、作為福利，公司為在職員工統(tǒng)一量身定制制服，并于下發(fā)之日起兩年后歸員工個人所有。員工領(lǐng)取制服不足兩年離職，按領(lǐng)用時間承擔補足折舊后未使用的現(xiàn)有價值歸員工所有。（折舊后未使用現(xiàn)有價值=服裝價格×未使用月份÷服裝年限）

二、制服、工牌的領(lǐng)?。?/p>

1、保潔員、維序員、維修員經(jīng)上崗三日合格后到各部門主管辦理領(lǐng)用制服和工牌手續(xù)，于下發(fā)之日起按規(guī)定著裝、配戴。

2、其他員工試崗合格后，由行政部負責制作制服和工牌，于下發(fā)之日起按規(guī)定著裝、配戴。

三、制服、工牌的使用及賠償：

1、公司員工根據(jù)季節(jié)變化統(tǒng)一要求著不同季節(jié)之制服，不得混穿或自行搭配。

2、公司各級工作人員應按崗位規(guī)定統(tǒng)一著裝，并愛護制服，勤洗、勤換，保持制服的干凈整齊，自覺維護公司形象。

3、工牌作為制服的一部分，因此應與制服同樣加以愛護，并保護完好無損。工牌丟失或損壞由當事人承擔費用，公司重新制作。

4、若制服損壞，原則為自行補救，無法自行補救或丟失者，由個人申請，經(jīng)本部門負責人同意后報人事部制作同樣的新制服，個人要承擔相應折舊費用。（折舊后未使用現(xiàn)有價值=服裝價格×未使用月份÷服裝年限）

5、如果公司統(tǒng)一更換新版制服，根據(jù)公司要求在規(guī)定時間內(nèi)著新制服。

四、離職、歸還：

1、員工離職時制服按服裝制度執(zhí)行，若制服上印有公司標識，離職時將標識拆掉交回公司。

2、員工離職時，制服領(lǐng)用時間不足貳年的，應按時間比例承擔制服余額價值，時間單位按月計算。

3、員工離職后禁止以任何形式穿著公司制服或利用公司制服牟取私利，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司有權(quán)制止，并保留追索及訴訟的權(quán)利。

4、公司更換新版制服，未要求歸還的，舊制服歸員工所有，不再收取任何費用。要求歸還的，應及時歸還，否則承擔相應費用。

5、制服管理員在發(fā)放后要將領(lǐng)取服裝人員名單進行詳細登記，并報財務部備案。

6、因個人原因致使著裝不符合公司要求的，公司有權(quán)強行配置新制服，費用個人全額承擔。

五、服裝配備標準：

類別

使用年限

標準

男職員

2年

夏季制服2套、秋冬季制服2套

女職員

2年

夏季制服2套、秋冬季制服2套

維序員

3年

大衣1件

2年

夏季制服2套、秋冬季制服2套

2年

雨鞋1雙

1個月

白手套1雙

保潔員

2年

夏季制服2套、秋冬季制服2套

維修員

2年

夏季制服2套、秋冬季制服2套

員工宿舍管理制度

一、員工住宿原則：

1、公司可視情況為無本地住房的員工提供住宿條件；

2、本著福利性原則，公司免費為辦公室、維序部、工程部、客服部提供住宿；

3、公司為住宿員工只提供床鋪，其它家俱自備；

4、員工宿舍原則上不準留宿外人，外地員工家屬探親臨時暫住的，必須經(jīng)項目經(jīng)理批準；

5、公司根據(jù)管理需要，設立宿舍管理員，所有住宿人員必須服從管理。

二、管理制度：

1、未經(jīng)批準嚴禁留宿外來人員。

2、宿舍會客時間為18:00-22:00，節(jié)假日為8:00-23:00。

3、所有人員住進和遷出，均需向主管或宿舍管理員報告?zhèn)浒福⑥k理鑰匙、用具交接手續(xù)，離職辭退的人員需在離職日起三天內(nèi)搬出宿舍。

4、宿舍內(nèi)配置的物品，任何人不得隨意變動，損壞公共物品需照價賠償。

5、個人用具應擺放整齊，不得亂拉繩索、打鐵釘、貼畫。

6、個人棉被、衣物等起床后須疊整齊。

7、嚴禁裸體或只穿內(nèi)衣在公共走廊內(nèi)走動，嚴禁不關(guān)門或裸體睡覺。

8、室內(nèi)不得放置易燃易爆、違禁刀具及其它危險違禁物品。

9、禁止在室內(nèi)、走廊、衛(wèi)生間、盥洗室亂倒污水、垃圾、廢棄物，亂丟煙頭。

10、自覺遵守休息時間，嚴禁在宿舍內(nèi)大聲喧嘩及制造噪音，22:00后不得有影響他人休息的行為。

11、嚴禁在宿舍內(nèi)賭博、酗酒、吵架及其他不良行為。

12、禁止私自亂拉亂扯電線，確因需要，報主管部門批準，由專職電工實施。

13、住宿員工應保持宿舍衛(wèi)生、干凈、整潔，公司不定期對員工宿舍進行安全、衛(wèi)生檢查，發(fā)現(xiàn)嚴重不合格應及時整改。

14、宿舍管理員在管理過程中發(fā)現(xiàn)問題應及時通知當事人，注意說話方式和用語，嚴禁使用侮辱、謾罵等不文明語言，發(fā)現(xiàn)首先使用不文明語言者，給予口頭批評，發(fā)現(xiàn)三次后，公司根據(jù)情節(jié)輕重將另行處理。

15、所有住宿員工都有責任和義務保持集體宿舍的安全、衛(wèi)生、文明住宿并對其進行監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)問題及時通知管理員或公司。

16、公司將不定期對員工宿舍進行檢查，檢查標準：

（1）床上用品擺放整齊，被子疊置擺放統(tǒng)一。

（2）書桌桌面整潔、干凈、有序，日常用品盡量放入抽屜內(nèi)。

（3）衣柜內(nèi)衣物疊放平整，按長短順序依次放置。

（4）水桶、臉盆、潔具、鞋等物品按統(tǒng)一規(guī)定放置在指定的位置。

（5）保持墻面清潔，不得亂釘、亂貼、亂掛，員工出門隨手關(guān)閉日用電器（電燈、空調(diào)等）。

（6）不得隨意調(diào)換房間，不得擅自調(diào)換宿舍內(nèi)所配置的用品（床、桌、椅、柜等）。同宿舍員工調(diào)動后，該宿舍員工未經(jīng)批準，不得拆拼原有物品，若有損壞應及時報修，若故意損壞，應照價賠償。

職員（職工）住宿申請單

項目：年月日

申請人

性別

職務

入職日期

住宿地點

申請理由

部門意見

項目經(jīng)理意見

維序員宿舍管理制度

分配條件

1、公司各項目宿舍標準，由各項目部統(tǒng)一安排；

2、公司統(tǒng)一為新入職員工配置被褥等日常用品，費用自理，員工離職自行處理。

二、宿舍管理規(guī)定：

1、凡住集體宿舍的員工，應自覺遵守宿舍管理規(guī)章制度。

2、未經(jīng)許可，住宿人員不得私下擅自變換床位（跨室居住或互相兌換床位）或轉(zhuǎn)讓他人居住，違者服務中心要求限期改正，屢教不改者收回其居住床位并視情況予以處理。

3、未經(jīng)服務中心經(jīng)理或宿舍管理人員許可，不得擅自留宿他人；需借宿人員須到服務中心辦理暫住手續(xù)，并由相應住宿人員對借宿者的行為擔保。

4、住宿人員不得擅自調(diào)換房間內(nèi)配置的公用物品；大件私人物品占用公共空間的，使用前需向服務中心提出申請并得到批準。

5、室內(nèi)配置的電器設備由全體住用者共同管理，出現(xiàn)故障應及時報修。

6、宿舍內(nèi)不得擅自私接電路，加裝大功率電器，禁止使用電爐，違者沒收電器具，并給一定經(jīng)濟處罰紀律處分；由此造成事故者，責任自負，并承擔經(jīng)濟賠償。

7、保持宿舍安靜，不得大聲喧嘩侵擾他人的正常生活。

8、私人會客不得在宿舍內(nèi)。

9、必須嚴格遵守公司規(guī)定，愛惜宿舍內(nèi)配置的的公用物品及公共設施，如損壞需按價賠償。并根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。

10、禁止在走廊、樓梯及其它公共場所堆放物品，不得在室內(nèi)飼養(yǎng)寵物，嚴禁將雜物剩飯等倒入廁所及排水管道，嚴禁向窗外潑水、倒雜物。

11、每個宿舍應推舉1名舍長，全面管理本宿舍安全、清潔等工作。

12、宿舍應建立值日制度，每天必須按排1人值日，當值者負責公共衛(wèi)生及水、電等設備的安全使用。

13、出入宿舍隨手關(guān)門，離開時須關(guān)好門窗，鎖好房門及戶門。妥善保管私人財物，注意宿舍安全嚴禁攜入易燃易爆等危險品，及時排除事故隱患。

14、宿舍人員應加強團結(jié)，互相關(guān)心，互相幫助，互相體諒，共同創(chuàng)造一個舒適愉快生活環(huán)境。

15、嚴禁傳播是非、制造事端；不得將公共物品占為已有，影響他人使用。

16、宿舍內(nèi)嚴禁爭吵、打架、賭博、吸毒、色情等違法活動，違者無條件退宿。

17、節(jié)約用水用電，人走燈滅，用后關(guān)水，發(fā)生故障應及時報修。

18、講衛(wèi)生，愛清潔，房間物品擺放整齊有序，保持房間整潔美觀。自覺維護公共環(huán)境，不得隨地吐痰、亂倒垃圾雜物。

19、室內(nèi)不得放置易燃易爆、違禁刀具及其它危險違禁物品。

20、違反宿舍管理規(guī)定或無故不盡值日義務者，按公司有關(guān)規(guī)定進行處理。

21、服務中心保存宿舍備用鑰匙，對宿舍內(nèi)務狀況不定期抽查并通報結(jié)果。

三、退房

1、住宿人員離職時須無條件退住，并于離職手續(xù)辦完當日搬離宿舍，否則不予辦理任何其他手續(xù)。

2、住宿人員退房時，由服務中心對住用物品清查。凡因居住者造成的損失，均須作價賠償。

餐廳管理辦法

一、餐廳就餐范圍及標準

1、公司為員工提供就餐條件，餐廳實行保本無利的經(jīng)營原則。

2、員工就餐原則上實行自由原則，費用自理。

3、各服務中心是否成立食堂和就餐費問題視情況向公司報批。

二、餐費管理規(guī)定

1、各服務中心成立伙食管理委員會，對伙食質(zhì)量、數(shù)量、衛(wèi)生進行監(jiān)督，每月公布一次收支帳目。

2、各餐廳的所有費用管理實行經(jīng)理負責制，由各服務中心核算員負責餐費管理，服務中心倉庫管理員協(xié)助廚師采買、入庫。

3、服務中心餐費備用金每周借支一次，每次備用金金額為服務中心就餐人員數(shù)*13.00元/天·人計算，由核算員負責管理。

4、采購原則上采取送貨方式，費用支出，由服務中心核算員根據(jù)廚師和倉庫管理員開據(jù)的入庫單，由服務中心經(jīng)理簽字后支付。

5、必須外出采買的，根據(jù)預計費用，采買人提前到核算員處借支，回來及時報帳。

6、每月進行一次伙食滿意度調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果及時調(diào)整伙食。

7、每周由廚師制定菜譜懸掛于餐廳墻面。

8、餐廳必用炊具由公司統(tǒng)一配置，廚師（長）負責管理，承擔管理責任。

三、餐廳采買管理

1、廚師負責外出采購，倉庫管理員負責按清單進行復核。

2、廚師負責送貨上門的收貨,倉庫管理員負責進行復核。

四、餐廳衛(wèi)生管理

1、廚師必須保證就餐安全，嚴禁發(fā)生食物中毒等安全事故。

2、廚師要取得有防疫部門出具的餐飲業(yè)上崗健康證，穿著統(tǒng)一白色操作服，勤換勤洗。

3、廚房操作間衛(wèi)生保持干凈整潔，各種廚具、調(diào)料擺放有序。

4、做好防蚊蠅工作，所有泔水日產(chǎn)日清，祛除操作間異味，確保就餐安全。

伙食管理委員會細則

一、管理體制：

1、餐廳由服務中心負責日常管理，伙食委員會負責日常監(jiān)督。

2、服務中心經(jīng)理擔任組長，各主管、核算員擔任組員。

二、主要職責：

1、負責餐廳日常安全、衛(wèi)生及飯菜質(zhì)量的檢查。

2、對餐廳收支設立專賬，實行每月核算、經(jīng)核算員審查后當月公布

3、對采購物品驗貨、收貨、保管、發(fā)貨及食品采買過程及衛(wèi)生監(jiān)督工作。

4、每周日公布出下周的菜譜；做到營養(yǎng)搭配合理，原則上同周內(nèi)不重復。

5、做好夏季防蚊蠅工作，所有泔水日產(chǎn)日清，祛除操作間異味，確保夏季就餐衛(wèi)生。

接待工作要求及程序

一、接待要求：接待工作應做到熱情、細致、周到、以禮相待。

二、接待分類

1、公司業(yè)務（或會議）接待

2、部門業(yè)務（或會議）接待

3、業(yè)主（住戶）的接待

三、接待職責分工

1、無論是公司（或會議）接待和部門（或會議）接待，相關(guān)負責人均需提前一日通知總部行政部，以便做好協(xié)調(diào)和會務準備。

2、公司業(yè)務（或會議）接待，由總部行政部負責，包括會務安排、物品采購、會議室音響設備的使用、會議記錄和全程服務。

3、部門業(yè)務（或會議）接待，由部門負責，包括會務安排、物品采購、會議記錄和全程服務。會議室音響設備的使用可由總部行政部配合。

兩個部門以上人員參加屬于公司會議；所有會議記錄由業(yè)務主辦部門負責。

5、相關(guān)負責接待人需落實來訪賓客的姓名、身份、時間、地點、人數(shù)，并做好登記，必要時向領(lǐng)導匯報，以便妥善安排。

6、根據(jù)賓客身份決定是否安排工作餐或宴請及食宿、用車、接送等事項。

7、根據(jù)來訪賓客的行程，安排工作日程和工作內(nèi)容。

四、接待程序

1、接待來訪：

①門崗接待來訪人員時應面帶微笑、目視對方并問好：“您好，請問您找誰或有什么事情？”同時做好相關(guān)記錄。如若住戶領(lǐng)取信件或報紙，應雙手遞到住戶手中。

②辦公室人員接待業(yè)訪人員時，應面帶微笑、態(tài)度誠懇并問好：、“早上（下午）好、請進、

請坐、請用茶、請問您有什么事？”停止手中一切工作仔細聽取來訪顧客的要求。

③所有員工在小區(qū)（大廈）內(nèi)見到住戶、公司領(lǐng)導或同事時，在相距10米內(nèi)均應面帶微笑，3米內(nèi)應主動問好。

2、接待來電：

①接到來電（電話鈴響不超過三聲），問候：您好，鯤鵬物業(yè)，請問您有什么事？

②問明來電來訪人事由后，應迅速判斷解決問題的方法、時間，能當時解決的問題應當給

予答復：我們將在（）時間內(nèi)為您解決（服務）；不能馬上解決的要與顧客約定解決時（對

不起、請原諒，這個問題我不能及時對你做出答復，等我請示公司領(lǐng)導后，立即予以答復；公司未提供服務或不能做到的事情應耐心解釋，不得與顧客發(fā)生爭執(zhí)，并將來電內(nèi)容做好相關(guān)記錄，重要事項請示有關(guān)領(lǐng)導；

③事情處理完畢后，應問顧客還有沒有其他事，如有按以上程序解決；如沒有，向顧客道辭別語：再見、您慢走、謝謝您對我們工作的指導或建議等。

五、接待流程圖

來客信息

業(yè)戶

外來客戶

起立招呼禮貌用語讓座倒水

起立招呼禮貌用語

詳細詢問來客事宜

詢問來訪人姓名、單位身份、來訪目的

做好詳細記錄

做來客登記

及時反饋相關(guān)部門

聯(lián)系相關(guān)部門

作好解釋、安撫工作

禮貌送客

禮貌送客

用戶投訴處理規(guī)程

一、目的

規(guī)范用戶對各項服務質(zhì)量投訴處理工作，確保用戶的各類投訴能夠得到及時、有效、合理的解決。

二、范圍

適用于用戶針對公司各項服務工作的有效投訴處理的管理與控制。

三、職責

1、接待人員負責接待和詳細記錄相關(guān)的投訴記錄；

2、客服部主管負責輕微、一般投訴處理與跟蹤驗證；

3、項目經(jīng)理負責重大投訴事件處理。

四、工作程序

1、接待規(guī)程

①接待投訴時，接待人員應熱情耐心，注意傾聽用戶投訴的內(nèi)容并在《用戶投訴記錄表》內(nèi)進行登記：

a)投訴事件的發(fā)生時間、地點；

b)被投訴人或被投訴部門；

c)投訴事件的發(fā)生經(jīng)過（簡單明了）；

d)住戶的要求；

e)用戶的聯(lián)系方式、方法。

要適時地與顧客進行交流，重述投訴內(nèi)容，請投訴人確認。嚴禁與用戶進行辯論、爭吵，由于公司服務造成的投訴應代表被投訴部門對用戶表示歉意；由于公司未提供的服務或不能做到的事情而引起的投訴，接待人員應對用戶進行耐心解釋。具體處理辦法：

A、口頭投訴：接待人員應迅速將用戶投訴內(nèi)容記錄在《投訴報修記錄表》上，與其講明服務中心的態(tài)度，請住戶先回去，并及時將處理結(jié)果通知住戶；

B、書面投訴：接待人員應將其投訴資料收好，與其講明服務中心的態(tài)度，請住戶先回去，并及時將處理結(jié)果通知用戶，同時做好《投訴報修記錄表》的登記工作，投訴資料應附在表后。

C、對暫時不能解決的問題、不屬于服務范疇的問題也應給予合理的回復。

②根據(jù)投訴的內(nèi)容，接待人員應將投訴問題及時向項目經(jīng)理匯報，轉(zhuǎn)交所做記錄的《投訴報修記錄表》。

③項目經(jīng)理接到《投訴報修記錄表》后，判斷投訴是否有效。有效投訴應對投訴的問題進行全面了解，對能解決的問題應立即采取補救措施，并通知被投訴班組相關(guān)責任人員。

④被投訴班組或相關(guān)責任人員接到的投訴通知后，應立即與用戶聯(lián)系，并首先向用戶道歉。

⑤投訴問題處理完畢后，將結(jié)果在《投訴報修記錄表》上做好記錄，并妥善保存。

2、回訪

各部門接到的所有投訴處理完畢后，該部門主管須于三日內(nèi)進行跟蹤回訪，并在《投訴報修記錄表》跟蹤驗證一欄中詳細注明回訪的時間、方式、被回訪人姓名及用戶意見（如遇特殊情況不能及時回訪用戶時，應注明原因）。

公司印章管理制度

一、總則

1、印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)、明確公司各種權(quán)利義務關(guān)系的重要憑證和工具，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。

2、經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)由公司總部行政部全面負責公司印章的管理工作，具體為印章的發(fā)放與回收、監(jiān)督、保管和使用。

二、印章的保管

1、公司依據(jù)印章的使用功能采取分級、分專業(yè)保管的辦法，各類印章由相應崗位專人依職權(quán)需要領(lǐng)取、保管。

2、印章必須由公司指定人員保管，未經(jīng)允許不得借給他人。

3、公司建立印章管理表，專人領(lǐng)取和歸還印章時按要求在表上予以登記。

印章使用登記表

日期

使用部門

文件主題/名稱

數(shù)量

申請人

批準人

備注

4、印章持有人情況納入員工離職時移交工作的一部分，須辦理歸還印章手續(xù)。

三、印章使用

1、公司將現(xiàn)有印章依據(jù)重要程度分為二類，其中一類章為涉及公司重要權(quán)利義務的印章，包括公章、合同專用章、財務章、法定代表人章；其余為二類章。

2、公司各級人員使用一類印章須按要求先填寫印章使用單，經(jīng)印章保管人審核，決定是否可以使用，否則予以退回。

3、印章保管人員應對文件內(nèi)容和印章使用單上簽署的情況予以核對，無誤后方可蓋章。

4、用印后該印章使用單作為憑證由印章保管人員留存，保存期一年，以備查用。

5、一類印章原則上不允許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后由包括印章管理人在內(nèi)的兩人以上共同攜帶使用。

6、二類印章由保管人員決定使用，無須經(jīng)上述程序。

7、公司總經(jīng)理對所有印章的使用擁有絕對決定權(quán)。

8、涉及法律等重要事項需要使用印章的，須有法律顧問審核簽字。

9、公章及其他印章的使用決定權(quán)由公司總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進行授權(quán)。

四、責任

1、印章保管人應妥善保管印章，如有遺失，必須及時向總部行政部報告。

2、任何人必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。

3、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀者進行行政處分，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送司法機關(guān)處理。

審批權(quán)限

1、一類及二類印章涉及費用的印章蓋章流程：

經(jīng)辦人(填申請表)→部門經(jīng)理審核→總部行政部審核→總經(jīng)理審批→印章管理人員蓋章→審批文件存檔。

2、二類印章不涉及經(jīng)濟費用的蓋章管理流程：

經(jīng)辦人(填申請表)→部門經(jīng)理審核→印章管理人員蓋章→審批文件存檔。

六、附則

本辦法附《印章使用登記表》，印章使用單按時間順序裝訂備查，保存期一年，年度末移交檔案室保管。本辦法自發(fā)布之日起實施。

七、印章管理使用流程圖：

一類印章使用流程圖

使用人填寫印章使用表

印章保管人

決定印章使用或退回

印章使用單保存（一年）

2、印章制發(fā)流程圖

使用項目經(jīng)理申請

總部行政部審核

總經(jīng)理批準

印章刻制

使用項目經(jīng)理領(lǐng)取

填寫領(lǐng)用表（單）

信息管理制度

一、本規(guī)范所指的信息包括：

1、公司各類圖紙、方案。

2、行政管理文件信息、財務狀況信息、人事檔案信息、會議紀要信息、工作計劃信息、工作周報、月報信息。

3、各類合同、協(xié)議表格樣本信息。

4、各類通知、通報、通告、申請信息。

5、其他各種物業(yè)行業(yè)、咨詢信息。

二、內(nèi)部信息等級制度

1、各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個等級。

①絕密信息（一級）。

②機密信息（二級）。

③保密信息（三級）。

④普通級別信息。

2、信息的發(fā)布方式實行降級發(fā)布制度。降級制度分兩種方式

①直接降級。即對經(jīng)過審議通過可以傳達的信息直接對原內(nèi)容信息級別降級發(fā)布。

②分類降級。對于公司核心信息原來的信息內(nèi)容不得降級，可以采取按照工作步驟或者工作性質(zhì)制定實施細則。

3、信息的傳播保密責任實行責任人制度。

4、絕密信息（一級）指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務狀況等信息，以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內(nèi)部高層信息。包括此類信息在收集、整理、傳遞、執(zhí)行、反饋、備案整個過程中，尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內(nèi)部高層信息。絕密信息（一級）傳達部門：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總部行政部、財務經(jīng)理。

5、機密信息（二級）指通過高層審議向項目經(jīng)理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內(nèi)部信息。包括在各項目經(jīng)理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。機密信息（二級）傳達最低部門：項目經(jīng)理、主管。

6、保密信息（三級）指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內(nèi)部信息。包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。保密信息（三級）傳達部門：公司所有管理人員

7、普通信息（四級）指除了公司保密信息以外的公司內(nèi)部信息。

三、信息管理規(guī)范

1、信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布，沒有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。

2、信息發(fā)布標題簡明扼要，要求把握關(guān)鍵字。對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。

3、信息管理嚴格按照等級制度操作，各級信息要嚴格對非傳達部門保密。

信息管理的最終解釋權(quán)歸總部行政部，由總部行政部負責執(zhí)行。

外出用車管理規(guī)定

1、項目負責人外出辦事，如無直達公交車，原則上可乘坐出租車。

2、其他員工外出辦事，如路途在市區(qū)以內(nèi)，可乘公交車，原則上不予乘坐出租車，否則發(fā)生的費用自理。

3、事情緊急，或路途較遠，又沒有直通公交車的，可向項目、部門經(jīng)理申請，經(jīng)同意后方可乘坐出租車。

4、凡未經(jīng)項目、部門經(jīng)理同意私自乘坐出租車的，所發(fā)生的費用一律不予報銷。

5、因公辦事所乘坐出租車票和公交車票，需寫明時間、往返地點、事由，按公司規(guī)定報銷。

6、嚴禁各部門人員以無車為由，辦事不及時、拖拉而影響工作效率。

檔案管理制度

一、檔案管理總則

1、公司檔案是指公司各個項目和部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分，各項目和部門都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實加強領(lǐng)導，項目和部門負責人為本部門檔案第一負責人。

3、各項目和部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本項目和部門的檔案，以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全有效利用。

二、管理結(jié)構(gòu)和職責

1、總部行政部是公司檔案管理的業(yè)務主管部門，根據(jù)工作需要，應組織籌建公司檔案室，總部行政部對其他項目進行業(yè)務指導。其主要職責：

制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導、監(jiān)督和檢查各項目和部門貫徹執(zhí)行情況；

對各項目和部門的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導和交流，加強檔案管理意識；

組織培訓各項目和部門兼職檔案管理員；

負責公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用；

2、項目和部門應根據(jù)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點，設立項目和部門內(nèi)的檔案柜或移交總部行政部進行檔案管理；各項目和部門應按照規(guī)范設立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員；兼職檔案管理員負責本項目和部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務上接受總部行政部檔案管理員指導。各項目和部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務結(jié)點，其基本職責：

①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本項目和部門檔案工作各項實施細則；

②負責收集本項目和部門內(nèi)的檔案材料，并進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列，做到查找方便，為各項工作提供服務；

③在項目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

三、公司檔案歸檔范圍和要求

1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分：公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

2、公司檔案，由總部行政部檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料，在項目結(jié)束或特定時期向總部行政部移交；

3、會計檔案由于其特殊性及重要性，會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管；

4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰；

5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件；公司全體員工都應無條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

檔案的管理

1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號；

2、檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當?shù)臏?、濕度，并應有防火、防蟲、防盜等措施。

3、檔案管理員應經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導外，應采取補救措施，以減少檔案的損失；

4、檔案管理部門應建立登記制度，對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記；

5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案，并及時與總部行政部檔案管理員對接；

6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱；

7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者，必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總部行政部存檔。以保證項目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時間；

8、部門撤消或變動，以及項目結(jié)束時，應將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù)；

9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種；

10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

五、檔案的利用

1、積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用；

2、凡借閱檔案的人員，必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應及時追查責任。

六、檔案的銷毀

1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

2、按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總部行政部批準。

3、經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案管理人員應認真填寫銷毀清單，并由專人監(jiān)督銷毀。

七、附則

1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總部行政部檔案管理員。

2、各項目和部門應參照本規(guī)范制定本項目和部門內(nèi)實施細則，報總部行政部備案；

3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。

4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行，并且應采取一切補救措施。

項目圖紙移交規(guī)定

1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目，在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙（包括各專業(yè)相關(guān)圖紙），作為公司的絕密文件，由專人負責保管。

2、工程竣工驗收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專人接收并簽字確認。

3、服務中心成立后，項目資料移交服務中心，由服務中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進行管理。

九、檔案管理流程圖：

1、項目資料相關(guān)部門分類整理

：

列出清單

項目經(jīng)理審查簽字

項目結(jié)束后移交公司檔案員

檔案管理員歸類、編目組卷

建立電子檔案

2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物：

相關(guān)部門辦理

證件、證書領(lǐng)取

及時存入公司檔案室

檔案管理員分類登記

建立電子檔案

3、檔案借閱：

填借閱申請單

總部行政部審批

登記借閱

按時歸檔

檔案借閱登記表

序號

借閱檔案

借閱

時間

借閱

期限

歸還

時間

借閱

部門

借閱人

備注

檔案銷毀清單

序號

銷毀檔案名稱

頁碼

份數(shù)

經(jīng)辦人

備注

制表：審核：審批：

電子郵件管理辦法

一、規(guī)范目的：高效規(guī)范的傳遞信息，盡快實現(xiàn)辦公自動化

二、適用范圍：公司所有電子郵件及其傳遞和存檔

三、內(nèi)容：

1、郵件發(fā)送者應填寫主題，主題要求簡明扼要，凡是沒有主題的文件，收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任，由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。

2、發(fā)送郵件時，發(fā)送者應在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期，如果有說明的簡短文字，也應在電子郵件正文中寫清楚。

3、篇幅中少于一百字的文字，直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入，并將office文件作為電子郵件的附件傳送。

4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件，被征求意見或被請示者為收件人，其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應及時答復發(fā)件人，被抄送人可不答復。

5、所有項目經(jīng)理及項目郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務等，按公司制度追究其相應責任。

6、凡是沒有正式定稿的文件，報告、表格等一般情況不得打印。

7、公司總部行政部應指導和協(xié)助職員對電子郵件進行檔案管理，作為部門用戶應指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息，并報總部行政部備案。

郵箱管理

1、總部行政部負責按公司部門及崗位設置建立相應的郵箱。

2、郵箱使用者應保護好郵箱密碼，如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露，請及時做出更改申請。

3、如果沒有得到授權(quán)，不能查看他人郵箱內(nèi)容。

品質(zhì)部日常檢查制度

為了規(guī)范管理，提高服務質(zhì)量，加大檢查力度，確保質(zhì)量管理體系工作落到實處，使各項工作嚴格按照計劃進行，特制定本制度：

一、檢查內(nèi)容：

1、各部門的培訓工作：

①新入職人員的培訓工作；②在職人員的培訓工作；③特殊崗位人員的培訓工作；

④晉升（調(diào)動）人員的培訓工作。

2、各部門考勤管理工作：

①各部門員工打卡或簽到情況；②各部門員工在崗情況；

3、辦公秩序的管理：

①辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公室規(guī)范、整齊；②辦公人員制服、胸卡；③在崗及工作情況。

4、員工儀容儀表、禮貌禮節(jié)服務：

①員工精神狀態(tài)、工作作風；②制服、工牌的佩戴情況；③見面是否有問候、能否做到微笑服務。

二、現(xiàn)場各項服務質(zhì)量的檢查

1、保潔區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生是否達標；

2、綠化環(huán)境是否按標準進行維護保養(yǎng)；

3、維序員的在崗、巡邏情況；

4、監(jiān)控人員的在崗情況及突發(fā)事件的處理情況；

5、水電維修人員的值班維修及養(yǎng)護工作；

6、客戶服務人員的服務態(tài)度、工作熱情及辦事效率；

7、倉庫物質(zhì)及其各種記錄；

8、餐廳衛(wèi)生、飯菜質(zhì)量等。

9、各種記錄表格的填寫

10、征求業(yè)主意見；

11、通過走訪業(yè)戶、征求業(yè)戶意見來收集服務中心的服務質(zhì)量達標情況，以便及時進行改進工作。

工作計劃的落實工作；

根據(jù)各項目的工作計劃實施抽查和定時檢查，督促計劃的嚴格落實。

公司各項制度、通知及會議精神的落實。

三、檢查方式：

1、采用白天巡檢和夜晚抽查相結(jié)合；

2、根據(jù)公司年工作計劃，品質(zhì)部制定詳細的月計劃，并嚴格落實。

3、白天巡查，每個服務中心保證每周檢查至少一次；夜晚抽檢，各服務中心每周至少一次。

根據(jù)檢查情況，品質(zhì)部每月編寫一份《檢查通報》下發(fā)各項目。

四、檢查程序：

品質(zhì)檢查員到管理項目檢查完后，被處罰人在處罰項目處簽字認可，檢查結(jié)果由服務中心負責人簽字認可，并限時整改，一式兩份，服務中心存一份，另一份返回品質(zhì)部。

五、檢查要求：

1、品質(zhì)部要嚴格按照檢查計劃進行檢查，沒有部門經(jīng)理的允許任何人不得私自改動計劃；

2、任何人不得利用工作之便干私事，更不能私自離崗、脫崗，發(fā)現(xiàn)一次按曠工處理；

3、在檢查工作中，如遇到拒簽或不服糾纏的事件，應執(zhí)行逐級投訴程序，不得在現(xiàn)場發(fā)生爭吵，發(fā)生一次罰款20元；

每周五召開周例會時，品質(zhì)部將下周檢查計劃交運營副總、行政副總。

六、日常工作管理監(jiān)控制度：

部門/崗位

監(jiān)控辦法

時間/頻次

總經(jīng)理

公司各職能、業(yè)務部門的工作全面檢查

每月1次

總部行政部經(jīng)理

對各部門的行政、人事管理工作檢查

對各部門規(guī)章制度執(zhí)行情況全面檢查

對各服務中心倉庫、餐廳管理檢查

每月1次

每月1次

每月1次

財務部經(jīng)理

對各服務中心經(jīng)營情況全面檢查

對各服務中心各類帳目全面檢查

每月1次

每月1次

品質(zhì)部

對各服務中心日常工作的全面檢查

對各服務中心夜間查崗（22：00～次日5：30）（一級）

每周1次

每周1次

服務中心經(jīng)理

對服務中心工作現(xiàn)場進行全面巡查。

夜間查崗（二級）

每周2次

每周1次

主管

工作現(xiàn)場的全面巡查

夜間查崗（三級）（維序主管）

部門工作例會

崗位知識的培訓學習

物業(yè)管理知識的全面培訓學習

企業(yè)規(guī)章制度學習

業(yè)務知識、技能/素質(zhì)考核

每天1次

每周1次

每周1次

每月1次

每月1次

每月1次

每季度1次

班長（領(lǐng)班）

對本班各崗位人員的工作現(xiàn)場全面檢查

班組例會的組織召開

班組培訓學習的組織

每班次1次

每周1次

每周1次

第三章財務管理制度

庫房管理辦法

一、物資的管理要求

1、物資應分類分區(qū)存放，具體分為四大類六個區(qū)。四大類為辦公用品類、水電維修類、保潔用品類、安全用品類；六個區(qū)為清潔物資、維修物資、清潔工具、維修工具、有毒物資及危險品、待處理物資六個區(qū)進行物資定位管理。

2、貴重物資及危險品須帶鎖柜裝，并做好標識；待處理物資包括饋贈品、回收再利用品、邊角料及開發(fā)商遺留下來的物品等。

3、存放做到標識清楚，所有物資包裝標識一律向外，整齊有序。

4、非庫房管理人員不得隨意進入庫房拿出物品，無事不得在庫房久留。

5、臨時借用庫房物資要寫借條、簽字，用完后馬上歸還庫房。

6、按規(guī)定及時組織有關(guān)專業(yè)人員對庫存的備品備件及其他物品進行維護、整理，以確保良好的使用狀態(tài)。

二、物資的驗收入庫

1、倉庫管理員應對經(jīng)驗合格的物資憑發(fā)票及時辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單，入庫單上應記載日期、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額，由經(jīng)辦人和驗收人簽字確認后，按指定位置入庫。

2、對急用物資可先直接拿至現(xiàn)場使用，但隨后采購員須攜帶發(fā)票及使用人收據(jù)，倉庫管理員方可辦理入庫手續(xù)開具入庫單并及時登記入帳；

3、入庫單應按票號順序使用，作廢時聯(lián)次應保持完整。

4、倉庫管理員憑入庫單應及時登記入帳，帳冊上應記載日期、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額。

5、服務中心倉庫管理員以出庫單為入庫憑證，辦理驗收入庫手續(xù)，程序如上。

三、物資的出庫

1、各部門對日常使用的物資每次領(lǐng)用當天的用量，領(lǐng)用時，先由領(lǐng)（借）用人填寫《物資領(lǐng)(借)用單》，此單應由領(lǐng)用部門主管簽字后方可到庫管員處辦理手續(xù)。

2、倉庫管理員必須憑項目清楚，手續(xù)齊全的《物資領(lǐng)(借)用單》，辦理領(lǐng)（借）用物資手續(xù)。如有不符，倉管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。

3、物資領(lǐng)用時，倉庫管理員應填制出庫單，填開時應注明品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額，經(jīng)辦人和領(lǐng)用人必須簽字。

4、領(lǐng)用日常維修用品時必須在出庫單上寫明派工單編號、用途及安裝維修地點，以備查詢。

5、出庫單應按票號順序使用，作廢時聯(lián)次應保持完整。

6、物資要按照先進先出的原則發(fā)放。對于不是一次性消耗的物資如油漆、電話線、鐵釘、漂白水等，由最初使用人填寫《物資領(lǐng)(借)用單》，由倉庫管理員銷帳。剩余物資必須存放在剩余物資存放點，剩余物資未使用完前，不能開封新物資。

7、急用物資領(lǐng)用人員須及時將《物資領(lǐng)(借)用單》交倉庫管理員，并對物資質(zhì)量情況作檢驗記錄，倉庫管理員帳面銷帳。

8、如是借用物資，歸還時需填寫歸還日期，由倉庫管理員驗收入庫，項目經(jīng)理須對整個物資領(lǐng)用的合理性情況進行監(jiān)督，物資發(fā)出的計價方法：先進先出法。

四、物資的盤點

1、倉庫管理員應做到十天一小盤，每月一總盤，每進行一次盤點填寫《倉庫物資盤點表》，報項目經(jīng)理審核。

2、公司總倉庫每月做計劃、統(tǒng)計及分析。

3、倉庫管理員每月進行庫存盤點時，確定需補充的材料和備品、備件，并填寫材料申請單交項目經(jīng)理審核，報公司采購員購買。

4、對庫存時間較長的物資，發(fā)現(xiàn)霉變、破損或超保質(zhì)期應及時填寫《物資報廢申請單》，寫明報廢原因，由公司財務部進行價格審定。由項目經(jīng)理根據(jù)實際情況填寫處理意見，報總經(jīng)理或授權(quán)人審批。屬資產(chǎn)類物資需按公司資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行。

5、對不能及時處理的物資，應統(tǒng)一放置于倉庫的待處理物資隔離區(qū)內(nèi)。

6、物資未得到妥善處理之前，《物資報廢申請單》與物資不可分開放置。倉庫管理員根據(jù)盤點情況及時登記入帳。

7、倉庫管理員每月應給財務上報盤點表，對盤虧、盤盈物品進行申報。

8、每半年由財務派人和倉庫管理員共同進行實地盤點，確定物品的實有數(shù)量，并與帳面資料核對，確定物品實存數(shù)量與帳面數(shù)量是否相符。

9、盤盈的物品應補制入庫單，沖減費用；盤虧的物品應查明原因，追究過失人的責任,扣除殘料價值后,由過失人賠償。

五、待處理物資管理

對饋贈品、回收再利用物資、邊角料及開發(fā)商遺留下來的物資，報財務部進行價格審定。項目經(jīng)理根據(jù)待處理物資的情況做出變賣、內(nèi)部調(diào)劑等處理,須報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批，做出變買內(nèi)部調(diào)劑待處理倉庫管理員設置帳本并按實際情況登記入帳。屬資產(chǎn)類物資需按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行。

2、對“待處理物資”，倉庫管理員應每月度至少整理、匯總一次，報部門經(jīng)理審核后告知各項目。

六、庫存限額

倉庫管理員應根據(jù)服務中心制訂的最低限額標準，在物資低于最低限額時,應及時提出采購申請計劃,報主管批準,及時轉(zhuǎn)至采購人員,補充物品數(shù)量。

物品購發(fā)制度

1、每月25日，各部門將次月物品采購計劃隨同收支計劃（后附計劃模板）一同報總部行政部。

2、總部行政部對物品采購計劃進行審核后，報財務部復核，由總經(jīng)理批準方可采購。

3、業(yè)務急需采購的物品200元以下的項目經(jīng)理有權(quán)先采購，后辦理報銷手續(xù)，超過200元以上非計劃項目費用另行報批后方可辦理。

4、各項目倉庫管理員負責制定每月物品采購計劃及預算。

5、負責采購物品的人員要做到物品齊全、品種對路、質(zhì)量合格、庫存合理、開支適當。

6、倉庫管理員要建立臺帳，辦好入庫、出庫手續(xù)，出庫必須有領(lǐng)取人簽字。

7、各項目倉庫管理人員對總部行政部負責，并于每月25日將本月領(lǐng)用、存情況，編制領(lǐng)用、存月報表，上報公司總部行政部。

8、總部行政部指定人員對各項目倉庫進行月末、季末、年末盤存，各小區(qū)對領(lǐng)用物品超過兩個月未用的，要及時與公司倉庫管理員聯(lián)系，商討是否退庫等處理決定。

9、凡到總部行政部領(lǐng)取物品者，應持有項目負責人的簽字，領(lǐng)用人須做好核查登記。

10、一切物品應按實際需求進行發(fā)放，發(fā)放人有權(quán)拒發(fā)不應領(lǐng)取的物品。

11、未在規(guī)定時間上報計劃，對工作造成影響的，由各項目經(jīng)理自行承擔。

費用報銷制度

一、費用支出管理原則

1、從工作需要出發(fā)，厲行節(jié)約，從嚴控制，在合理前提下爭取費用最低。

2、任務明確，各項目、職能部門第一負責人是項目、職能部門費用的決策者和責任人。

3、費用發(fā)生情況公開、透明，財務按月分項目匯總數(shù)據(jù)，提供查詢。

4、凡費用報銷，財務依據(jù)公司總經(jīng)理批準的相關(guān)授權(quán)、各項費用的報銷標準為準。

二、費用報銷程序

1、由經(jīng)辦人將取得的原始票據(jù)分類粘貼在票據(jù)粘貼單上,按規(guī)定填寫事由、金額、并簽字。

2、經(jīng)辦人將此票據(jù)交由項目經(jīng)理審核簽字。

3、經(jīng)辦人將此票據(jù)交由項目核算人員審核，核算員應對該票據(jù)進行真實性、合法性、合理性、完整性、正確性、及時性的審核，對審核合格的票據(jù)進行簽字。對真實、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、計算有錯誤的票據(jù)，應退回給經(jīng)辦人員，由其負責將有關(guān)單據(jù)補充完整、更正錯誤后，再辦理正式會計手續(xù)；對于不真實、不合法的單據(jù)，有權(quán)拒絕受理。

4、由核算員將審核過的原始單據(jù)于規(guī)定報銷日交由公司財務主管審核簽字。

5、由核算員將由公司財務主管審核合格的票據(jù)報于總部行政部任審核，最后由總經(jīng)理審批。

6、由核算員憑此票據(jù)到財務出納處辦理報銷或沖帳手續(xù)。

7、2000元以上對公款需到財務上辦理轉(zhuǎn)賬支票。

8、大額現(xiàn)金支出應提前一天向財務部報送用款計劃。

9、各項費用于每周二上午、周五上午和每月28日進行集中審批報銷。

三、各項費用支出具體規(guī)定

1、交際應酬費

①交際應酬費支出本著必要、合理、節(jié)約的原則，由項目經(jīng)理嚴格把關(guān)，財務部按實際支出額分項目登記交際應酬費用臺帳，并按年匯總與年度經(jīng)營業(yè)績、績效考核掛鉤。

②項目經(jīng)理的交際應酬費在限額以內(nèi)的可自主把握，在限額以上的需請示總經(jīng)理后才可發(fā)生。

③項目經(jīng)理以下人員如需發(fā)生交際應酬支出，無論大小，均需先請示項目經(jīng)理同意后才可發(fā)生。

2、差旅費

（1）外出差旅費

①任何職員可乘坐除飛機以外的任何交通工具，憑原票實報實銷。若因公務需要乘坐飛機，需總經(jīng)理批準。

②出差人在報銷憑單上應列明出差往返時間及地點方可報銷。

③住宿費在下列規(guī)定的標準內(nèi)實報實銷：

職別

住宿標準

項目經(jīng)理

300

部門主管

250

其他職員

200

④兩人以上同行出差，可與職級最高者享受同一標準；對于投親靠友者自行安排住宿，每晚按100元計發(fā)補貼；由對方單位提供住宿的，不計發(fā)補貼；參加會議在會務安排的，憑發(fā)票實報實銷。

⑤出差地方市內(nèi)交通費：機場、車站、碼頭等住宿地或工作地的往返交通費實報實銷。

⑥行李費、票務費、基金等實報實銷。

⑦出差期間的交際應酬費按交際應酬費報銷程序辦理。

（2）市內(nèi)交通費

①因公務需要配備專車的項目經(jīng)理，每月限額報銷100元市內(nèi)停車費，不再批準其他形式的市內(nèi)交通費。

②其他人員因公務外出需填寫用車單報總部行政部批準，在無車可派又不能暫緩辦理的公務，需請示項目經(jīng)理同意后方可乘坐出租車，在報銷憑單上列明所辦公務出發(fā)地至到達地名稱后方可報銷。

③各服務中心每月市內(nèi)交通費根據(jù)計劃限額控制，實報實銷。

3、機動車費（并入總公司統(tǒng)一管理）

4、書報資料費

①書報資料費歸口總部行政部管理，公司下一年全年的報紙、雜志訂閱應在每一年的第四季度做出預算，列入年度計劃執(zhí)行。

②各項目由于工作需要購置專業(yè)書籍，需經(jīng)項目經(jīng)理同意，購回后由圖書管理員驗收并辦理好登記、借閱手續(xù)，審批后憑發(fā)票實報實銷。

5、職員培訓費用

①職員培訓費用歸總部行政部管理。

②對于集體參與的培訓，由總部行政部制定出培訓計劃、用款額度，報總經(jīng)理審批后憑票實報實銷。

③對總經(jīng)理安排的職員脫產(chǎn)學習或培訓，執(zhí)行以下費用規(guī)定；學費由公司實報實銷,往返路費實報實銷，限乘坐硬臥。培訓機構(gòu)指定住宿地點的，憑發(fā)票實報實銷。培訓機構(gòu)不負擔餐飲的，每天補助餐費30元。

6、通訊費

（1）移動話費：

級別

崗位

標準（元/月）

運營副總

300

行政副總

300

項目經(jīng)理級

行政部經(jīng)理

100

招商部

150元

品質(zhì)部經(jīng)理

100元

財務部經(jīng)理

100元

項目經(jīng)理

100元

部門主管

60元

招商專員

80

特殊崗位員工(總經(jīng)理批準)

50元

注：

1.移動話費的額度及執(zhí)行日期由總經(jīng)理專門批準。

2.通訊費用僅作為通訊補助,不按實際發(fā)生額計算,每月由財務部門統(tǒng)一充值。有特別情況的,由各項目經(jīng)理進行上報經(jīng)總經(jīng)理審批。

（2）固定電話費：按年度計劃控制。

7、行政后勤費用

①購固定書籍、辦公機具、等歸口總部行政部管理。

②對于日常消耗性的辦公用品(紙、筆、本、色帶、碳粉等)由各項目依據(jù)管理人員每月10元的標準額度進行購買，工作人員每個月向三家以上供應商發(fā)出詢問價，選用質(zhì)價優(yōu)的為階段性供應商，每季度競選1次，循環(huán)往復，所購用品在倉庫管理員簽收后依據(jù)審批程序?qū)崍髮嶄N。

四、借款制度

1、因公出差，交際應酬，購買辦公用品，日常消耗品等需借款的，可按下列規(guī)定辦理借支備用金手續(xù)；

①因公出差借款，實際額度控制，集體出差數(shù)額按出差地點和工作時間確定，出差、交際應酬、購買物品等借款由經(jīng)手人填寫“用款申請書”，注明借款用途、預計還款時間等，依序?qū)徟?，方可借款?/p>

②任務完成后應在七個工作日內(nèi)到財務部辦理借款報銷手續(xù)，對借款未還清者，不得再借支備用金，對借款后超過一個月不辦理報銷手續(xù)的，從該職員下月工資中扣還。

2、備用金規(guī)定

根據(jù)工作需要，有關(guān)人員可按批準的限額領(lǐng)用備用金，支出依序?qū)徟螅瑧{發(fā)票實報實銷。每年度終了時辦理結(jié)算手續(xù)，下年度開始時再依規(guī)定金額重新領(lǐng)用。

固定資產(chǎn)管理制度

一、目的：規(guī)范公司固定資產(chǎn)管理，充分整合利用資源

二、范圍：公司各項目

三、總則

1、釋義：固定資產(chǎn)指使用年限超過一年以上，單價價值在2000元以上的有形資產(chǎn)；以及一些單價不足2000元，但數(shù)量眾多，使用年限超過一年以上的物品。

2、分類：

①建筑物（如員工宿舍、辦公樓），產(chǎn)權(quán)歸公司的房屋；

②運輸設備（各種機動車輛）；

③電子設備（空調(diào)、電腦、打印機、復印機、傳真機、音像設備等）；

④其他（辦公桌、椅、柜、沙發(fā)、高檔裝飾品等）。

四、計劃及審批權(quán)限

1、資產(chǎn)實行計劃管理，每年的元月份前各項目根據(jù)需要填寫固定資產(chǎn)購置申請報總部行政部；

2、根據(jù)各項目申請（申請表附后），公司當年經(jīng)營計劃以及固定資產(chǎn)現(xiàn)狀，綜合平衡后編制當年的固定資產(chǎn)采購計劃，計劃必須詳細的列出預購物品種類、名稱、單價、金額等內(nèi)容，并說明原因；

3、項目經(jīng)理批準后，報財務部審核考察。

4、依據(jù)有關(guān)批準報告進行市場詢價，五個工作日內(nèi)將詢價報給總部行政部及總經(jīng)理。

五、購置與驗收

1、固定資產(chǎn)的購置應有需要項目向總部行政部提出申請，總部行政部綜合平衡后，如同意，應按計劃管理權(quán)限和程序逐級審批；如不同意，應給予申請項目調(diào)配或說明原因；經(jīng)批準的申請或年度計劃是購置固定資產(chǎn)的前提。

2、總部行政部為固定資產(chǎn)實物管理部門，負責對批準的采購計劃和采購報告統(tǒng)一購買各項目申請的固定資產(chǎn)；在購買過程中應嚴格按批準的標準、種類、數(shù)量，本著貨比三家的原則購買，有條件進行招投標的應通過招投標方式采購，公司其他部門和個人無權(quán)采購固定資產(chǎn)。

3、對大件或數(shù)量較大的固定資產(chǎn)采購，財務部應進行審計和市場考察。

4、固定資產(chǎn)使用（保管）部門為固定資產(chǎn)驗收部門，使用和驗收責任人為項目經(jīng)理?？偛啃姓坎少復瓿珊?，填寫驗收單交驗收項目責任人，驗收無誤后在驗收單上簽字確認，隨固定資產(chǎn)的相關(guān)技術(shù)資料、保修單等由總部行政部相關(guān)人員存檔管理。使用部門如需要可以復制。

5、固定資產(chǎn)購置的經(jīng)辦人應在購置完成后持驗收單及有效發(fā)票到財務部辦理報銷手續(xù)。

六、固定資產(chǎn)使用管理

1、固定資產(chǎn)使用人負責使用保養(yǎng)、保管分配其使用的固定資產(chǎn)，如使用中出現(xiàn)故障應報告總部行政部處理，發(fā)生丟失及惡意損壞視其情節(jié)輕重及損壞程度，使用人應按購置價格減去折舊后的殘值賠償。

2、責任人離開公司時，應辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)后再辦理離職手續(xù)，否則總部行政部有權(quán)拒絕收離職手續(xù)。由此造成的后果，由固定資產(chǎn)使用人承擔。

3、責任人因崗位變動，不再使用原固定資產(chǎn)，應將管理的資產(chǎn)交總部行政部，由總部行政部根據(jù)情況調(diào)配使用，項目內(nèi)或項目間無權(quán)調(diào)配資產(chǎn)的使用。

4、配給責任人的資產(chǎn)屬于公司所有，其使用只能用于公司業(yè)務需要，嚴禁將公司資產(chǎn)挪作他用，或不在指定地點使用。

5、使用部門及責任人應配合總部行政部、財務部對資產(chǎn)情況的核對清查等工作。

6、總部行政部應建立固定資產(chǎn)臺帳，詳細記錄固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、使用項目負責人、啟用時間、原始金額等情況，財務部應建立固定資產(chǎn)明細分類帳，詳細記錄固定資產(chǎn)的購入、調(diào)拔、結(jié)存等情況。

7、每年十一月份由總部行政部組織、財務部和使用項目配合，對固定資產(chǎn)進行清理清點，檢查固定資產(chǎn)的使用情況，編制固定資產(chǎn)清查清點明細表，并寫出書面清查報告。

8、總部行政部對長期閑置的固定資產(chǎn)，應及時處理，不能正常使用無法修復的，要及時辦理報廢手續(xù)，固定資產(chǎn)的報、轉(zhuǎn)讓均需按規(guī)定審批后方能