公文寫作交流綜合管理部馬強涵義與種類格式與寫作問題與錯誤心得與交流

公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位等合法組織，辦理各種公務時，使用的具有特定效力和規(guī)范格式的應用文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施管理，規(guī)范行為，融洽工作，記載和傳遞公務信息等的重要工具。公文是什么？公文應遵循的原則符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關規(guī)定。制定規(guī)章制度要切實可行，具有可操作性。

正確使用法定的計量單位和數(shù)字單位。界定清楚，不得模棱兩可；前后一致，不得相互沖突。

觀點明確、條理清晰、文字簡煉、用詞用句準確、規(guī)范。劃定密級或確定密級，由擬稿單位負責。涉及軍品名稱的，用代號表示，不劃密級，以普件行文。劃密和確定密級要準確、適度。我們常說的那些公文2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政關公文處理辦法》規(guī)定，我國現(xiàn)行行政公文為

企業(yè)常用公文（行政公文）通知、決定、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、通報、公告、通告（其它應用文體）計劃、總結(jié)、簡報、講話稿……公文寫作，是指公務文書的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望的寫作活動。何為公文寫作？公文寫作之演進古代公文講究“以情動人”，如諸葛亮的《出師表》、李密的《陳情表》現(xiàn)代公文講究模式化，語言上要求精確、簡練、質(zhì)樸，結(jié)構(gòu)上有固定格式，從開頭、正文到結(jié)尾均有章可循。公文寫作“三步曲”第一步:開頭。交代發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進行鋪墊。宜開門見山、簡短利落。第二步:主體。

闡明具體觀點、敘述具體事項、提出具體要求。宜多費筆墨、重點對待。第三步:結(jié)尾。

宜寥寥幾筆、謹慎用字。通知的特點通知是常用公文中使用頻率最高的文種。它有以下三個特點：1.使用范圍的廣泛性。2.功能的多樣性。3.明顯的時效性。標題、主送、正文、落款格式一、標題通常有三種形式（1）發(fā)文機關+事由+的+“通知”

如：XXXXXXXXXX公司+關于加強5s現(xiàn)場管理+的通知（2）事由+的+“通知”

如：關于加強5s現(xiàn)場管理+的通知（3）文種（通知）二、主送……各……結(jié)構(gòu)三、正文：通知緣由和目的+通知事項+結(jié)尾

（1）通知緣由：通常是單獨一個自然段，有的以形勢、背景、情況入題；有的直接說明通知的根據(jù)、原因和目的。如：“為了……根據(jù)……經(jīng)研究……現(xiàn)決定……特作如下通知：”（2）通知事項：正文的主體部分，或下達批示、布置任務、作出要求，或告知情況……，寫法通常采用條例式、分條列項寫出。通知事項的寫作必須內(nèi)容明確、具體、條理清楚。（3）結(jié)束語：通常提出希望、號召或具體執(zhí)行要求。如主體部分已意盡言止，則不必專門寫結(jié)束語。四、結(jié)語特此通知。以上通知請認貫徹執(zhí)行。本通知從下發(fā)之日起開始執(zhí)行。五、落款：寫出發(fā)文機關名稱和發(fā)文時間。

關于重申加強工作紀律的通知公司員工：為了加強公司員工作風建設，嚴肅工作紀律，現(xiàn)對相關要求重申如下：一、出勤管理要求1.員工調(diào)休有計劃的安排，必須至少提前一天在OA上提出申請，事后調(diào)休均視為無效；2.特殊情況無法提前申請的，特殊情況只包括因生病、交通事故、自然災害等，因個人原因（如堵車、堵在電梯里等）未能準時到崗的其他原因均不在特殊情況的范疇內(nèi)，調(diào)休未能提前申請的需在OA上填寫《特殊情況調(diào)休申請表》，詳細寫明原因并提供相關證明，經(jīng)體系總監(jiān)、行政部審批同意后方可調(diào)休。3.鑒于員工遲到嚴重的現(xiàn)象，公司重申不論任何級別員工一個月遲到一次，由行政部經(jīng)理約談，遲到兩次，由人力行政總監(jiān)約談并對其直接上級通報批評一次；一個月遲到三次以上直接上級記小過一次，間接上級通報批評一次。4.總監(jiān)級及以上員工出差、外出必須事先填寫相關申請單到行政部備案，無申請單或事后申請一律無效。二、晨會管理要求1.總監(jiān)級及以下員工必須每日按時參加晨會，因特殊情況不能參加需經(jīng)體系總監(jiān)審批同意方可；2.行政部每日對各樓層的晨會參加情況進行檢查，并對未參加晨會人員進行登記，當日未能提供總監(jiān)級以上領導同意的申請，行政部按照50元/次進行負激勵。特此通知

XXXXXXX有限公司二〇一二年二月二十二日例作展示任免通知1、標題。任免通知的標題，應寫明發(fā)文機關和被任免人員的姓名，同時任免多人職務時，標題中一般只寫排列在第一位人員的姓名，后加“等同志”概括.如《xxx局關于xx等同志職務任免的通知》。2、正文。任免通知正文分兩部分，一是任免根據(jù)，二是任免決定行文時要注意，任免決定包括了任職、免職和既免又任等幾種情況。要區(qū)別情況寫清被任、免職務人員的姓名和職務。任免的原因，一般不需要展開說明或發(fā)表議論，以體現(xiàn)通知的權(quán)威性。紅頭通知一、概念和適用范圍1.概念：

記載、傳達會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行，用“會議紀要”。2.適用范圍：

會議紀要適用于記載、傳送會議主要情況、精神和議定事項；

會議紀要是較為重要會議的產(chǎn)物，是會議重要成果的反映，有溝通情況、統(tǒng)一認識、布置工作的記載憑證作用。會議紀要格式標題+正文+落款標題：1.由會議名稱和文種兩項構(gòu)成。如《全國農(nóng)村工作會議紀要》。2.是召開會議的機關加內(nèi)容加紀要，如《省經(jīng)貿(mào)委關于企業(yè)扭虧會議紀要》。正文：1.會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。2.會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。落款寫法（1）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（2）分項敘述法。即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。（3）發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。注意事項力求精煉，不能記流程帳。不是時間、地點、參加人員、每人所講的內(nèi)容都一一寫下來，甚至天氣情況等都寫；重點是寫經(jīng)過討論，最后形成的決定，達成的一致意見。否則等于會議記錄。要把個人觀點上升公司意志。不能簡單地寫徐總要求什么、張總又要求什么，應該寫成，會議經(jīng)討論決定了有關事項，現(xiàn)紀要如下。如“會議聽取，會議強調(diào)，會議指出，會議要求，會議號召”等。紀要的時效性強，必須在會后24小時之內(nèi)形成正式文件。一般性會議或只涉及5個（含5個）以下部門參加的，由此所形成的會議紀要，用白頭文形式下發(fā)。

報告的種類專題報告

調(diào)查報告

用于向上級機關匯報、反映某一項工作、某一事件、某個特殊情況或?qū)ｉT事項。內(nèi)容比較專一、集中，一事一項。通過對典型的問題、情況、事件的深入調(diào)查，經(jīng)過分析、綜合，從而揭示出其本質(zhì)或客觀規(guī)律的書面報告。綜合報告

用于向上級匯報、反映本單位一段時間內(nèi)全面工作或幾個方面工作情況，包含內(nèi)容廣泛，具有很強的綜合性。

報告適用于向上級匯報工作、反映情況、答復上級詢問或提出建議，是一種陳述性的上行公文。報告各部門：

9月26日下午行政部及信息部對寫字樓5S進行了全面檢查主要存在以下共性問題：1、辦公桌上較零亂；（主要有塑料袋、包包、飲料瓶、衣架、衣服、零食等雜物，主要集中在休閑設計中心、商品企劃中心）2

、辦公室地面雜物較多；（零星物品、面料、衣服和裝修材料等，集中在女人設計中心、休閑設計中心、商品企劃中心、空間規(guī)劃部、技術部）3、墻壁、文件柜張貼紙張。（主要集中在品牌零售部、市場推廣部）

在這次檢查過程中相對比較好的部門是總經(jīng)辦和績效薪酬部。此次檢查不作評比，只公布部分照片，請各部門查看附件并盡快做出整改，下次檢查將在十月中旬進行，屆時會把各部門所得分數(shù)進行評比；對有問題的部門需在規(guī)定的時間內(nèi)上交整改計劃，否則將作拒不整改處理。

希望各級主管對5S工作重視起來，來共同創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境！

行政部二〇一一年九月二十九日9月26日5S稽核檢查情況報告例作涵義：

計劃是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位對未來一定時期的工作預先作出安排時，使用的公用事務文書。作用：

貫徹黨和國家的路線、方針、政策及上級指示。

領導和指導工作，使決策具體化。

建立正常的工作秩序，提高工作效率。

檢查工作、總結(jié)經(jīng)驗。計劃時間長短之分，而且有范圍大小之別比較長遠、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”種類

明確的目的性，這是計劃的靈魂。

科學的預見性。

執(zhí)行的約束性。

實施的可調(diào)性。特點

一般采取文字表述式、表格式、表述表格結(jié)合式三種。（1）文字表述式（如部門年度計劃）：標題+正文+落款

①標題。通常由單位名稱、時限、計劃內(nèi)容、文種組成。

②正文。一般由前言、主體、結(jié)語組成。前言：是全文的導語，寫明任務依據(jù)，提出總的要求；主體：由計劃的目標、措施、步驟“三要素”組成。但不同的計劃對這些要素有不同的側(cè)重與取舍。結(jié)語：簡明扼要的發(fā)出號召并提出希望，或描述計劃實施后的前景。③落款。在正文后面寫明制文單位或制文日期。

寫法（2）表格式（如季度生產(chǎn)計劃）

項目具體、內(nèi)容簡單的計劃可采用表格形式。它的特點是主要用表格的形式反映。（3）表述表格式

綜合計劃或重大的專題計劃，大多涉及面廣、內(nèi)容豐富，往往采用文字表述與表格結(jié)合式寫法。

正文部分的前言、主體、結(jié)語主要采用文字表述，而相關的計劃指標、工作進度、完成時限等則用表格列出。無論何種形式計劃，其計劃事項必須具體，要有量化指標、具體的時間節(jié)點、明確的責任單位。特別是基層單位的計劃，必須細化、具體；計劃必須體現(xiàn)系統(tǒng)性，下級機關要根據(jù)上級計劃來制定。如“公司計劃→系統(tǒng)中心計劃→各部門計劃→員工個人計劃”。集團年度工作計劃各板塊年度工作計劃各項目公司行動計劃注意事項

涵義：

總結(jié)是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位對前一段工作進行回顧、評價和分析研究，找出成績與問題、經(jīng)驗與教訓，以指導今后工作的公用事務文書。作用：明確得失，提高水平；加強管理，指導工作；互通情況，彼此借鑒?？偨Y(jié)

客觀性與回顧性相結(jié)合；科學性與理論性相結(jié)合；

敘述性與議論性相結(jié)合。特點

由標題、正文、落款三部分組成標題①公文式。這種標題一般用于工作總結(jié)。由單位名稱、事由、時間、文種四要素組成。如《XXXXXXX公司2012年銷售工作總結(jié)》。

②新聞式。這種標題常用于專題總結(jié)?？煞譃閱螛祟}和復式標題兩種形式。

單標題，如《培訓部開展海貝大講堂活動回顧》

復式標題，如《做自己立他人——XXXXXX公司開展“雙學”活動總結(jié)》。寫法正文

正文包括前言和主體兩部分。①前言，即總結(jié)的開頭，要緊扣中心、開宗明義。常用的方式有：概述式。概括介紹基本情況，工作的背景、時間、地點、條件等；結(jié)論式。先明確提出總結(jié)的結(jié)論，然后再引出下文；提示式。對工作的主要內(nèi)容作提示性、概括性介紹；提問式。先設問提出問題，點明總結(jié)的重點，以引起人們的關注；對比式。開頭對有關情況進行比較，展示成績，表明優(yōu)勢，引出下文。主體：是總結(jié)的核心部分，主要包括以下內(nèi)容基本情況概述；成績與經(jīng)驗；（這是總結(jié)的主要內(nèi)容）問題與教訓；今后設想和努力方向?？偨Y(jié)正文部分一般有如下幾種常用的結(jié)構(gòu)形式分部式。按“情況—成績—經(jīng)驗—問題—意見”或者“主旨—做法—效果——體會”的順序，分成幾個大部分依次來寫；階段式。分階段進行總結(jié)；條文并列式。把總結(jié)的內(nèi)容按性質(zhì)進行分類，逐條逐項排列總結(jié)；貫通式。緊緊圍繞主旨，總結(jié)事態(tài)發(fā)展的全過程，前后貫通總結(jié)；總分式。先總述工作情況，然后再分若干工作逐項總結(jié)。落款，包括署名和日期。

總結(jié)是在工作結(jié)束后對計劃完成情況的鑒定。所以任何形式的總結(jié)都要依照計劃進行；總結(jié)條理要清楚，盡量用數(shù)據(jù)說話，如一味的用文字闡述，就缺乏說服力；要寫出個性，分清主次，切忌膚淺。注意事項涵義與種類格式與寫作問題與錯誤心得與交流一、附件的標識常見錯誤附件一：環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系工作計劃附件二：安全質(zhì)量標準化工作計劃正確標注附件：1.環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系工作計劃

2.安全質(zhì)量標準化工作計劃錯誤:附件:《XXXXXX》。正確:附件:XXXXXX附件后的文字不加標點符號。1、如果附件名稱比較長，一行容納不下，回行應該與本附件名的第一個字對齊。2、附件應當另頁編排，附件說明中的附件標題與附件中的實際標題要一致。二、公文中的數(shù)字錯誤：漢字與阿拉伯數(shù)字混用

除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、節(jié)略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字?！?8-20歲”應為“18歲一20歲”“2-2.3%"應寫為“2%-2.3%"

“2/3”不能寫成“三分之二”三、結(jié)構(gòu)層次

公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層：一、第二層：（一）不能寫成“（一）、”第三