物業(yè)服務(wù)小區(qū)檔案資料的建立與管理方案隨著建筑設(shè)計高科技、專業(yè)化的發(fā)展，信息成為管理資源中又一重要因素。為此，XX小區(qū)物業(yè)管理的檔案建立與管理必須采用先進(jìn)電子計算機技術(shù)，通過檔案的“集中化、有序化、信息化”科學(xué)程序，籌建管理服務(wù)中心與主管領(lǐng)導(dǎo)部門的外部互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，運用先進(jìn)的資料檢索軟件，便于上級主管單位的工作檢查和監(jiān)督；建立管理服務(wù)中心內(nèi)部NT網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到資源共享、合理利用的目的。在信息的收取時廣開信息渠道，存儲時做到內(nèi)容全面、豐富，收集時盡可能地完整。我們擬對小區(qū)內(nèi)所有物業(yè)管理與服務(wù)的項目，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立相應(yīng)的管理檔案。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案管理真正為管理服務(wù)。小區(qū)的檔案資料是物業(yè)管理的重要資源。為建立完善的檔案并進(jìn)行科學(xué)的管理，我們按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定制定的作業(yè)指導(dǎo)書《檔案管理規(guī)定》，對小區(qū)檔案進(jìn)行全面收集整理，將其系統(tǒng)科學(xué)的分類，建立完整的資料檔案，同時應(yīng)用計算機進(jìn)行規(guī)范化管理。檔案內(nèi)容檔案管理的具體內(nèi)容涉及：物業(yè)驗收檔案、業(yè)戶資料、管理文件匯編、設(shè)備設(shè)施檢測檔案、設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)檔案、房屋本體維修保養(yǎng)檔案和管理運作類檔案。各類檔案內(nèi)容涵蓋如下：物業(yè)驗收檔案——物業(yè)土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）——物業(yè)設(shè)施設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動、公安及音像等管理部門驗收合格文件——物業(yè)機電設(shè)備保養(yǎng)合同——物業(yè)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄——物業(yè)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄——單元驗收及移交記錄業(yè)戶資料——使用入住情況記錄——業(yè)戶情況登記（包括單位名稱、聯(lián)系人、建筑面積、交接記錄等）管理文件匯編——管理合同、管理公約、服務(wù)指南等——物業(yè)各類管理規(guī)章制度——各項管理外包合同——合格供應(yīng)商名錄供應(yīng)合同設(shè)施設(shè)備檢測檔案——供電部門對變配電間定期進(jìn)行電氣測試的報告記錄——質(zhì)檢部門出具的電梯合格證書及年檢報告——生活水箱定期清洗消毒記錄（包括衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告、清洗人員體檢證明）——避雷系統(tǒng)定期檢測報告——定期沉降檢測報告——消防系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備定期檢測記錄、消防泵及管道定期試機記錄、煙感溫感探頭測試記錄——其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)檔案——設(shè)備設(shè)施一覽表——設(shè)備臺帳——設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計劃房屋本體維修保養(yǎng)檔案——房屋本體日常維修保養(yǎng)制度及程序——房屋本體大修計劃及實施記錄——房屋本體日常巡檢記錄管理運作類檔案——會務(wù)服務(wù)值班記錄——保安值班記錄——保潔檢查記錄——工程值班與巡檢記錄——質(zhì)量管理監(jiān)督記錄——管理工作計劃與報告——工程設(shè)備管理計劃與報告——管理處與各方往來函文——客戶保修與投訴處理記錄——承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄檔案管理流程文件資料收集靜態(tài)文件資料動態(tài)文件資料小區(qū)資料合同驗收資料報告接管資料記錄表格管理文本會議記錄規(guī)章制度往來函文…………整理分類 輸入電腦編號登記 建立目錄進(jìn)檔入柜 定期備份保管使用定期處理過期、作廢文件資料檔案管理規(guī)定整個物業(yè)項目的檔案資料由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，各級管理人員按照分工負(fù)責(zé)匯集整理，由小區(qū)管理處文員負(fù)責(zé)文件存檔工作。對有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖紙、管理制度、合同及附件、設(shè)施設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、管理報告、員工人事資料等檔案要集中存檔，檔案柜要求上鎖，鑰匙由文員保管，未經(jīng)總經(jīng)理/部門經(jīng)理許可，他人不得查閱。檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾、報告類文件編寫目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。檔案的目錄及存檔文件清單每季度上報公司行政管理處備案。經(jīng)理/部門主管調(diào)職、離任時應(yīng)向接任者辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)公司確認(rèn)后方可離任。因工作需要借閱、復(fù)印有關(guān)檔案資料的，需經(jīng)總經(jīng)理/部門經(jīng)理書面確認(rèn)，如有違反作泄密處理。公司將定期檢查上述規(guī)定及要求的落實情況，對違反規(guī)定的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。一、檔案管理工作環(huán)節(jié)資料收集 資料整理 資料歸檔 檔案利用1、資料的收集（1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，聘專職檔案員，直接隸屬辦公室。建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。（2）資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來源渠道，從時間上講是從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工作技術(shù)維修資料；從空間上講是物業(yè)構(gòu)成的方方面面，大到房屋本體、公共設(shè)施，小到一樹一木都有詳細(xì)的資料收集。2、資料分類整理收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、住處的表現(xiàn)形式等特點進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。3、資料歸檔管理（1）歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。根據(jù)實際需要，XX小區(qū)的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。（2）檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出；入室時，須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任，檔案管理資料員需及時收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。4、檔案的運用采用先進(jìn)的檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。（1）外部網(wǎng)：與廣大業(yè)主、房管局主管處室進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等，隨時可以查閱調(diào)用，便于工作監(jiān)督和檢查。（2）內(nèi)部網(wǎng)：管理服務(wù)中心內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng)，運用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施，對文件進(jìn)行分級管理、分層使用。二、檔案資料的分類名稱資料內(nèi)容工程建筑A：規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文產(chǎn)權(quán)資料B：建筑許可證、投資許可證、開工許可證A：紅線圖、總平面圖B：地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告C：工程合同、工程預(yù)決算D：工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算章E：竣工圖：單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖消防、燃?xì)?、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖工程技術(shù)資料F：房屋消防、燃?xì)饪⒐を炇兆C明書G：鋼材、水泥等主材的質(zhì)量保證書H：新材料、構(gòu)配件的鑒定合格書I：供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證書，供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備技術(shù)資料J：砂漿、混凝土試塊、試壓報告K：綠化工程竣工圖L：其他技術(shù)資料事A：住戶入住資料（購房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修早班、驗房表、費用托收協(xié)議等）務(wù)住戶資料B：住戶家庭人員檔案管C：住戶家庭維修檔案理A：事務(wù)值班表B：事務(wù)交接記錄表資事務(wù)資料C：物品搬出（入）物品登記表D：日常事務(wù)巡視記錄料E：事務(wù)回訪登記表裝修資料A：裝修申請表（附圖紙）B：裝修工程隊安全責(zé)任書C：臨時施工人員登記表D：施工單位營業(yè)執(zhí)照維修資料A：維修申請單B：維修服務(wù)派工單C：維修回訪記錄本D：公共設(shè)施維修記錄A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄治安交通管理資B：查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶料C：物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄D：車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議A：公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄設(shè)備管理資料B：各項機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄C：設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄D：設(shè)備檢查記錄名 稱社區(qū)文化資料員工管理資料業(yè)主反饋資料行政文件資料業(yè)主管委會資料

資 料 內(nèi) 容A：活動計劃實施方案、總結(jié)記錄B：社區(qū)文化活動圖片及錄像記錄C：傳媒報導(dǎo)D：老人活動室等設(shè)施使用情況A：員工個人資料、聘用表B：員工業(yè)績考核及獎罰記錄C：員工培訓(xùn)計劃及實施記錄D：員工培訓(xùn)考核記錄E：員工外出考評及