物業(yè)公司物業(yè)管理檔案分類目錄物業(yè)公司物業(yè)管理檔案分類目錄物業(yè)公司物業(yè)管理檔案分類目錄資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月物業(yè)公司物業(yè)管理檔案分類目錄版本號(hào)：A修改號(hào)：1頁(yè)次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：物業(yè)公司物業(yè)管理檔案分類目錄類別序號(hào)類別名稱卷冊(cè)編號(hào)檔案名稱頁(yè)數(shù)/份數(shù)備注一基礎(chǔ)管理文件資料管理1.1.1質(zhì)量體系文件1.1.1.1質(zhì)量手冊(cè)\工作手冊(cè)1.1.1.2內(nèi)審資料/外審資料1.1.1.3管理評(píng)審資料(質(zhì)檢報(bào)告)1.1.1.4質(zhì)量記錄清樣1.1.1.5管理辦法流程(作業(yè)指導(dǎo)書)1.1.2公司\相關(guān)單位\項(xiàng)目文件1.1.2公司發(fā)文1.1.2.2物業(yè)管理處、各部門上報(bào)公司文件1.1.2外來(lái)文件（上級(jí)部門、開發(fā)建設(shè)單位、相關(guān)單位）1.1.3證照\(chéng)法律法規(guī)\收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.1.3.1證照管理1.1.3.2法律法規(guī)及相關(guān)資料（見書目及卷內(nèi)目錄）1.1.3.3收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.1.4項(xiàng)目資料／創(chuàng)優(yōu)資料1.1.5合同協(xié)議1.1.5.1物業(yè)管理合同(1)前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議(2)業(yè)主臨時(shí)公約1.1.5.2專項(xiàng)服務(wù)合同基礎(chǔ)技術(shù)資料管理1.2.1總平面圖、平面圖1.2.2竣工資料、竣工圖1.2.2.1竣工資料1.2.2.2竣工圖（1）建筑竣工圖（2）結(jié)構(gòu)竣工圖（3）水施竣工圖（4）電施竣工圖（5）設(shè)施竣工圖1.2.3工程決算、竣工驗(yàn)收1.2.3供電系統(tǒng)1.2.3.2弱電系統(tǒng)1.2.3.3電梯系統(tǒng)1.2.3.4給排水系統(tǒng)1.2.3.5消防系統(tǒng)1.2.4房屋權(quán)屬清冊(cè)（清冊(cè)及房屋權(quán)屬變更清單）房號(hào)對(duì)照一覽表權(quán)屬清冊(cè)變更表1.2.5公共設(shè)施設(shè)備清單設(shè)施設(shè)備清單設(shè)施設(shè)備變更記錄業(yè)主檔案1.3.1客戶通訊錄1.3.2業(yè)主檔案分戶資料1.3.2.1一期一單元（01—01）1.3.2.2一期二單元（01—02）人力資源管理(1)人員花名冊(cè)（2）個(gè)人培訓(xùn)計(jì)劃（3）離職人員照片\資料標(biāo)識(shí)資料管理二服務(wù)管理財(cái)務(wù)管理2.1.1主營(yíng)業(yè)務(wù)收費(fèi)情況(1)費(fèi)用減免報(bào)告(2)年度財(cái)務(wù)現(xiàn)金預(yù)算編制底稿2.1.2財(cái)務(wù)聯(lián)派工單統(tǒng)計(jì)情況(1)特約服務(wù)派工單（維修費(fèi)）（2）特約服務(wù)派工單（臨時(shí)抄水電表單子）（3）特約服務(wù)派工單（家政）2.1.3收費(fèi)統(tǒng)計(jì)情況(1)電費(fèi)發(fā)票復(fù)印件(2)水電費(fèi)催款通知書(復(fù)印件)(3)水電抄表記錄2.1.4財(cái)務(wù)報(bào)表(見電子文檔)(1)月財(cái)務(wù)工作目標(biāo)報(bào)表(2)水電氣應(yīng)收應(yīng)付統(tǒng)計(jì)表(3)住戶入住變動(dòng)情況表（4）財(cái)產(chǎn)物資申購(gòu)表2.1.5物資物品的管理(1)物資物品申購(gòu)(2)庫(kù)存材料盤點(diǎn)表(3)辦公設(shè)施資料(清單/說(shuō)明書清單)(4)入庫(kù)單存根(5)出庫(kù)單存根(6)鑰匙管理內(nèi)部管理記錄2.2.1項(xiàng)目?jī)?nèi)部發(fā)文（1）內(nèi)部發(fā)文（2）發(fā)文簽收表2.2.2計(jì)劃總結(jié)(質(zhì)量目標(biāo)管理報(bào)告、個(gè)人工作計(jì)劃)2.2.3會(huì)議紀(jì)要及內(nèi)部溝通會(huì)議紀(jì)要內(nèi)部通知、通報(bào)。2.2.4培訓(xùn)(培訓(xùn)記錄、教案）2.2.4.1培訓(xùn)記錄2.2.4.2相關(guān)資料收集(剪報(bào)/公司案例集等)2.2.5考核、考勤(1)維修工月績(jī)考核表(2)保安隊(duì)員月績(jī)考核表(3)物管處考勤簽到表(4)物管處考勤表及考勤統(tǒng)計(jì)表(5)保潔考勤表及考核表服務(wù)管理2.敬告住戶(包括月度物業(yè)服務(wù)報(bào)告)2.3.2服務(wù)記錄2.3.3特約服務(wù)派工單(維修、家政）2.3.4郵件管理(郵件收發(fā)登記表)2.3.5保潔特約服務(wù)管理2.3.6外來(lái)人員辦證記錄2.3.7拾遺物品記錄服務(wù)的監(jiān)視、測(cè)量2.4.1日巡視記錄2.4.2客戶意見回訪單2.4.3客戶意見征詢統(tǒng)計(jì)上半年住戶意見征詢(1)上半年住戶意見征詢表(2)上半年住戶意見征詢表統(tǒng)計(jì)匯總(3)上半年住戶意見分析報(bào)告下半年住戶意見征詢(1)下半年住戶意見征詢表(2)下半年住戶意見征詢表匯總(3)下半年住戶意見分析報(bào)告2.4.4客戶投訴受理記錄本裝修管理（1）裝修進(jìn)程(2)維修日巡視記錄表（裝修進(jìn)程）（3）秩序維護(hù)隊(duì)裝修巡視記錄(4)裝修協(xié)議及裝修驗(yàn)收單(見業(yè)主分戶檔案)(5)違章通知書(見業(yè)主檔案)空置房管理空置房巡視記錄公共設(shè)施設(shè)備管理2.7.1共用設(shè)施設(shè)備年度維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、監(jiān)視測(cè)量裝置檢定計(jì)劃2.7.2日常管理(1)重點(diǎn)設(shè)施巡查記錄(2)設(shè)施設(shè)備事故報(bào)告單(3)裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查表(4)庫(kù)房管理記錄2.7.3強(qiáng)電系統(tǒng)(1)發(fā)電機(jī)運(yùn)行記錄(2)配電室運(yùn)行記錄(3)配電室值班交接記錄(4)停送電操作票(5)配電柜檢修工作票(6)強(qiáng)電系統(tǒng)巡檢報(bào)告2.7.4弱電系統(tǒng)(1)弱電系統(tǒng)巡檢報(bào)告(2)網(wǎng)絡(luò)地址分配2.7.5電梯系統(tǒng)(1)電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告(2)安全檢驗(yàn)合格證（準(zhǔn)用證）(3)電梯維保記錄(4)電梯系統(tǒng)巡檢報(bào)告2.7.6給排水系統(tǒng)（二次供水）(1)二次供水相關(guān)資料(2)給排水系統(tǒng)巡檢報(bào)告(3)化糞池清淘記錄(4)總水表讀數(shù)記錄2.7.7消防系統(tǒng)(1)消防器材清冊(cè)(見設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬)(2)消防設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)檢查記錄(3)消防系統(tǒng)巡檢記錄2.7.8避雷裝置系統(tǒng)避雷裝置系統(tǒng)巡檢記錄突發(fā)公共事件管理各種應(yīng)急預(yù)案秩序維護(hù)管理2.9.1值班交接記錄（各崗位）2巡視簽到記錄（1）裝修巡視記錄（2）日巡視記錄表2.9.3來(lái)訪登記表2.9.4物品出門條2.9.5內(nèi)部管理記錄（物資物品領(lǐng)用/發(fā)文記錄/夜間報(bào)崗/服務(wù)記錄）消防管理（1）建筑消防設(shè)施系統(tǒng)圖（2）火災(zāi)報(bào)警、處理記錄（3）消防封條使用記錄（4）消防培訓(xùn)記錄：消防應(yīng)急預(yù)案、消防演練（5）消防設(shè)備檢測(cè)報(bào)告（6）公共部位消防設(shè)施、設(shè)備檢查記錄(7)消防管理環(huán)境衛(wèi)生管理2.11.1巡崗記錄2.22.2消殺記錄2.11.3生活垃圾清運(yùn)記錄2.11.4室內(nèi)保潔