184/184成功簡報手冊「天下人知識系列」序做一位值得驕傲的「天下人」編輯部經(jīng)濟人、社會人、文化人現(xiàn)代的進步社會需要一個人在同一時空中，兼有「經(jīng)濟人」的理念、「社會人」的胸懷與「文化人」的氣質(zhì)?！附?jīng)濟人」追求的是經(jīng)濟效率與自我負責。經(jīng)濟人有他財寶的滿足，也有他精神的空虛?！干鐣恕棺非蟮氖巧鐣脚c福利分享。社會人有他四周的共鳴，也有他信念的落空?！肝幕恕棺非蟮氖俏幕嵘c精巧生活。文化人有他心靈的飛揚，也有他物質(zhì)的匱乏。企業(yè)人不是生意人當「企業(yè)」變成了專業(yè)，從事企業(yè)的人就要做「企業(yè)人」。「企業(yè)人」不是生意人，因此不模仿生意人的貪欲、短視、俗氣。企業(yè)人所人現(xiàn)的是有朝氣、有原則；肯學習、肯嘗試。他也許沒有專門多的財寶，但他一定有許多的智識；他不明白得什么是商場上的花招，但他明白得什么是商業(yè)的道德他可不能隨波逐流，但一定會力爭上游。一位驕傲的「企業(yè)人」有他日積月累的專業(yè)知識、堅決不渝的職業(yè)道德與拾級而上的專業(yè)理想。在我們的字典中，企業(yè)人實在確實是企業(yè)家的謙稱。這一稱謂，并不是因職位之高與薪水之就唾手可得。要使「企業(yè)人」的稱謂實至名歸，需要自己有打算、有恒心的去贏取。耐心、雄心、良心什么緣故在經(jīng)濟景氣中仍有廠商倒閉？什么緣故在經(jīng)濟蕭條中仍有企業(yè)成長？個重要的答確實是，那個企業(yè)是否具有專業(yè)知識、職業(yè)道德與事業(yè)理想的企業(yè)文化，這一企業(yè)主持人是否具有這「三業(yè)」的特質(zhì)。要追求這「三業(yè)」是一條走不盡的路。他需要吸取日新月異的事業(yè)知識；他需要面對傳統(tǒng)與現(xiàn)代價值觀念的沖突；他需要克服心理上的壓力；他需要拒絕不合法賺鈔票的誘惑；他需要突破事業(yè)上的挫折：他更需要不斷的自我鞭策。一位有責任心的企業(yè)人有他的企業(yè)耐心、企業(yè)雄心與企業(yè)良心?！柑煜氯酥R系列」把經(jīng)濟人、社會人、文化人與企業(yè)人的理念與胸懷糅融在一起，就變成了我們所提倡的「天下人」。「天下人」所需的現(xiàn)代知識、前瞻性的觀念，以及對生活層面的透視，不能單靠自己單獨摸索而獲得。天下文化公司通過長期的精心策劃，參照國際潮流、社會背景以及當前國情，推出「天下人知識系列」，來滿足「天下人」在事業(yè)上、智識上、心理上的需求。這些書有些是約請專家撰寫的，有些是譯述的。每本書約在六、七萬字之間，力求簡明、有用、生動。透過這一系列，我們相信每一位「天下人」都能擁有更多的專業(yè)知識、更高的職業(yè)道德與更好的事業(yè)理想。代序——學習訣竅·了解真義施振榮簡報，真是一門學問。講它是學問、人們能夠從學習中去得到訣竅，去了解它的真義。小時，我比較害羞，專門不適應(yīng)在大庭廣眾之下，對著一群講話。畢業(yè)之后，由于工作上的需要，逐漸被逼著要在專門多人面前做簡報。等自差不多營的事業(yè)開始有了一點成績之后，這種機會就愈來愈多了。到現(xiàn)在，個人盡管有許多簡報經(jīng)驗，總覺得處理這些情況的技巧和素養(yǎng)，比起理想和標準，仍有一段距離。但比較確信的是，關(guān)于聽眾心理的揣摩，已稍有心得。因為，自己有了必須上臺去面對聽眾的壓力之后，參加公司內(nèi)、外各種會議時，我就特不注意去觀看不人如何做一個成功的簡報，或者是失敗的簡報；成功的緣故，失敗的緣故各在那兒？多年下來，我發(fā)覺聽眾的心理反應(yīng)最重要。而掌握聽眾心理反應(yīng)，能夠用簡報者的技巧來達成。我比較樂意當聽眾，從聽人講話之中去學習專門多東西。當我扮演講者角色時，我也時常設(shè)身處地，以聽眾的立場，去想如何樣能引起聽眾的興趣，并讓他們以較大的注意力來聽我的講解。提出簡報的要領(lǐng)最近，得便掃瞄了曾瑞枝小姐翻譯的《成功簡報手冊》中文版，發(fā)覺書中有許多論點難道和個人多年來所體會的心得頗為相近。欣慰之余，不禁發(fā)出會心的微笑。譬如，聽眾不喜愛講者念稿，但關(guān)于講者手上所預備、能讓講者間或看一下的小記事卡片，則并不排斥。又如，幻燈片或投影片上不應(yīng)放太多內(nèi)容，否則聽眾會只顧著念銀幕上顯示的許多內(nèi)容，忽略了講者的講明。因為顯示在銀幕上的資料，聽眾一定都想把它看完，當他還在看的時候，就可不能集中精神去聽你在講什么了。再如，講者常會一邊看銀幕上的資料，一邊講解，忽略了談話的對象是聽眾，應(yīng)該凝視聽眾，而不是銀幕，也就失去了吸引聽眾專注于講者的效果。書中也提及，簡報完畢之后，對聽眾所提出問題的處理，如何提醒自己，是在把答案講給眾人，而不是只講給發(fā)問者聽，因此音量應(yīng)該放大，眼睛應(yīng)該照顧到大部分的聽眾，而不只是發(fā)問者，直到答案講完了，最后再把眼睛收回來，停留在發(fā)問者身上等等，這些專門容易做到，但也專門容易被忽略的幾個要領(lǐng)，在書中都被提出來討論。這本書翻譯得相當傳神，文字也簡潔易讀，對一個生活和工作兩忙的代企業(yè)人來講，同意度頗高。我覺得專門惋惜的是，往常并不曉得去看這類的書，因此要靠自己摸索好多年，才能有一些體會?，F(xiàn)在有這么一本好書，實在替大伙兒慶幸。基于「好書大伙兒讀」的心理，以及衷心希望企業(yè)界人士人人有能做成功、有效簡報的一種切切心情，實樂予推舉，并為之序。（作者現(xiàn)任宏著電腦公司董事長）專文推舉——培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧彭康雄在今天那個溝通的世代里，個人面對團體的溝通方式——簡報，普遍受到重視和采納，每個參與社會活動的人，或多或少都要做簡報。簡報需要內(nèi)容，內(nèi)容的陳述需要條理，條理表現(xiàn)邏輯和層次的運用：簡報需要技巧，技巧的表達需要形式，形式代表視覺和聽覺的搭配。簡報能夠充分發(fā)揮當事人個人行為的特質(zhì)：它能夠具體反映出當事人的信心、個性、觀看及分析力、組織及表達力、專業(yè)及了解力、論點及講服力。簡報也能夠據(jù)實反映出當事人所代表機構(gòu)的整體運作情形和效果，進而縮短雙方在認知上的差距，達成高度的認同情況。適用簡報的場合簡報適合些場合呢？舉凡下列情況都在可行范圍之內(nèi)：·上級主管想要了解部屬單位的業(yè)務(wù)?！⒂^來賓想要了解參觀對象的狀況?！つ涣湃藛T對主管就特定題目的分析報告?！I(yè)務(wù)人員對顧客推銷某種產(chǎn)品或服務(wù)?！せ顒又鞒秩藢⑴c者介紹規(guī)則或注意事項?！げ繉賳挝幌蛏霞壧峁┙ㄗh請求同意?！て髽I(yè)向媒體澄清某項事實。·政府推動某項措施，希望獲得民意支持和配合?！こ鰢疾烊藛T的心得報告?！ど鐓^(qū)治理組織向住戶公布經(jīng)費運用，以及解決共同關(guān)切問題之進度情形。在這么廣泛的運用范圍中，許多負責簡報的人，往往因為缺乏了解、疏于預備、內(nèi)容松散或不短表達，而無法達到預期的溝通效果。依照個人觀看和指導的經(jīng)驗，大致能夠?qū)⒁话闳嗽谧龊唸髸r常發(fā)生的問題，歸納成下面幾個類不：·命題和方向：不能把握對方關(guān)懷的層次和方向而加以引申，無法把握重點?！?gòu)思和段落：缺乏中心架構(gòu)而顯得松懈、無章法和缺乏條理。·參考資料和輔助器材：制作或使用不當，反使對象分神、增加困擾?！ど駪B(tài)和表情：緊張而生硬，降低了流暢度和講服力，缺乏信心?！ふZ音和停頓：音量單調(diào)平直、咬字口形不正確、停頓不合時宜，減弱了清晰度。·時刻和進度：開頭緩慢，結(jié)尾倉促，時刻分配或運用不當而顯得交代不完整?！栴}和討論：答非所問或語焉不詳、或是討論層次不深，無法切中主題?！ら_場和結(jié)尾：落俗老套、缺乏創(chuàng)意和臨場感、造成氣概不足，缺乏吸引力。即席的指導、經(jīng)常的演練當然能夠提升一些技巧，改正一些毛病，然而擁有完整的背景閱讀資料，以充實簡報者差不多素養(yǎng)的專書，目前訪問尚不多見。本書原作者雖是美國溝通顧問，表達上容或有國情、文化以及偏好上的差異，但書中所列舉的一些觀念和建議，依舊能夠提供許多助益。分章導讀以下就本書進行的章節(jié)秩序，提供個人的一些看法，以關(guān)心讀者閱讀：第一章「常犯的錯誤」：一般人常犯「念簡報」的毛病，在美國有，在我國又何嘗沒有？尤其正式的場合里更是多見。假如你要突出自己的存在價值，就應(yīng)該簡化投影片或圖表，另以3×5英寸卡片為自己效提示，同時面對觀眾，也讓觀眾面對你，達成雙向的溝通。第二章「溝通技巧與簡報要訣」：會怯場、緊張絕對是心理和生理因素相互阻礙，站姿、運用手勢、提高音量和消除尾音的顫抖，差不多上消除緊張的重點。書中提到目視觀、停頓、現(xiàn)場突發(fā)狀況的處理，不也差不多上我們時常在強調(diào)的嗎？第三章「講服之道與組織技巧」：在表達的順序上，中國式的「起」「承」「轉(zhuǎn)」「合」，與西方的：「背景」—「問題」—「解決」—「益處」—「行動」體系，各有共特質(zhì)，應(yīng)視場合或?qū)嶋H需要運用，以達到講服的目的。第四章「運用視覺資料」：本章舉出了專門多輔助器材資料使用的范例，講明數(shù)字資料不如圖表，黑白不如彩色，繁瑣不如簡潔；投影片、幻燈片、海報、實物或道具要如何應(yīng)用、可供借鏡之處極多。第五章「做簡報的關(guān)鍵步驟」：敘述應(yīng)注意的細節(jié)，這是經(jīng)驗之談，不一定都會發(fā)生，但不可不防。書中所談的現(xiàn)象，國內(nèi)曾有類似情況發(fā)生，只要使用視聽輔助器材的人，都需一讀。第六章「問題、回答及書面資料」：在國內(nèi)，打斷簡報過程、提出問題比較少見，也因此使簡報考疏于應(yīng)變，以致在面對一個突如其來的問題時，處理上不夠敏銳，往往給予對方不利的印象，本章建議讀者深讀。第七章「特不的簡報」、第八章「慎選溝通顧問」，讀者能夠參考和體會?？傊粋€成功的簡報能夠提升個人的形象、完成給予的任務(wù)；就機構(gòu)而言，能夠透過一個成功的表達者，將資料、觀念、預期行動、產(chǎn)品等順利推銷給對象，而達成既定目標。希望有心的讀者們，仍在差不多認識和表達技巧上不斷突破、長進，也預祝大伙兒成功！（作者現(xiàn)任華信銀行信義分行經(jīng)理）成功簡報手冊目錄「天下人知識系列」序——做一位值得驕傲的「天下人」代序——舉習訣竅．了解真義施振榮專文推舉——培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧彭康雄前言第一章常犯的錯誤第二章溝通技巧與簡報要訣第三章講服之道與組織技巧第四章運用視覺資料第天章做簡報的關(guān)鍵步驟第六章問題、回答及書面資料第七章特不的簡報第八章慎選溝通顧問第九章立即開始前言當佩里柯演講時，人們嘆道：「他講得多好??！」。但當?shù)倌λ固挂话l(fā)言，人們當下便講：「我們走吧！」本書不是談如何演講，而是談如何向團體推銷。商業(yè)簡報和演講之間有些類似，然而兩者所涉及的問題和情境即不太相同。身為溝通顧問，我協(xié)助過許多公司作過成功的簡報競爭，并訓練數(shù)以百計的決策者成為國家會議和股東會上成功的簡報者。本公司經(jīng)常為全國各地的會計公司、法律事務(wù)所、保險公司、工程公司及建筑公司提供咨詢服務(wù)和制作視覺資料；訓練他們在決策會議、董事會議或?qū)彶槲瘑T會前做簡報。每一個簡報的賭注都專門大。最近看到市面上關(guān)于如何向團體推銷的書籍，其中有太多建議是錯誤、愚昧甚至有害的。驚駭之余，我決定寫這一本書。錯誤的建議如「做簡報最好坐在桌旁，不要太正式」，愚味的建議如「不用擔心，群眾會喜愛你的」、「記住溝通的過程是：傳達者、訊息、接收者及回饋」、「凡事臨機應(yīng)變」；而有害的建議如「玩弄鉛筆、使用指揮棒、將手放在口袋或站在講臺后面掩飾緊張」。最糟的兩則建議莫過于：「整理講稿的最佳方式便是逐字寫出」、「使用內(nèi)容由文字與數(shù)字組成的視覺資料，并在團風光前照本宣科即可」。倒底該如何做，才能有效地向團體推銷你的觀點、服務(wù)、產(chǎn)品，并使他們信服？這本書將提供你許多寶貴的經(jīng)驗和實質(zhì)的方法及技巧。不空談、不胡言，一點一滴差不多上我們協(xié)助客戶贏取簡報競爭的具體方法。第一章常犯的錯誤「在講臺上較量，講什么全然無關(guān)緊要，重要的是表達技巧」?！指褡龊唸蟛蝗菀祝认臅r刻，成本又昂貴。對團體推銷時，大部分的人即使不緊張、無壓力，仍會意識到這分任務(wù)不簡單。我們都明白做簡報是專門冒險的事，許多人做完簡報后形象受損；只有少數(shù)人成為英雄人物。因此，當考慮在臨場對團體推銷時，該采納何種方式？許多人會講「什么緣故不坐回桌子旁邊，把簡報變成一個非正式的討論會？」他們考慮這么做的理由專門牽強：·這么一來，簡報者就可不能緊張?！ゎA備視覺資料頗昂貴，后動工作有如一場惡夢；卻又讓聽眾認為「殺雞焉用牛刀」，簡直大驚小怪，太過正式了?；谶@些講法，我們能夠了解什么緣故多數(shù)人會選擇坐著推銷。但這是錯誤的，從下面的故事，你會明白什么緣故不對。我有一個客戶，他是一個國際會計公司的治理人，他喜愛簡潔的打算和具有講服力的簡報。有一天他要我協(xié)助他去保住一位老客戶。這位老客戶剛從休斯頓總公司調(diào)職到中西部，并打算請五家會計公司提出打算，在他看過之后，從中選擇一家當他的會計顧問。去為這位老客戶做簡報之前，我們事先預演了一次。面對外賓的凝視和批判，預演起來并不容易。一開始，我要求簡報團員全部站著，每個人練習一遍。當我提出那個要求后，一個來自休斯頓的團員提議講：他認識這位老客戶差不多專門多年，全然沒有必要還特不站著做簡報，何不大伙兒坐在桌旁，來一個非正式的討論就好了？我了解我的客戶，他正期待我把我的觀點推銷給他的夥伴。因此接下來一個小時，我們就討論傳達技巧和視覺資料等。討論告一段落后，我的客戶終于講：「我們何不站起來嘗試一下，看看會產(chǎn)生什么結(jié)果？」關(guān)于那位休斯頓團員，我才認識他一個小時，我推斷他是個好人，只只是是想找許多藉口來掩飾他關(guān)于那個預演的不安感。因此，在這種情況下，我猜想他的簡報表現(xiàn)應(yīng)是平平。結(jié)果卻令人驚奇！在他站著做簡報的第一分鐘時，我發(fā)覺他竟是一位如此杰出的簡報者。盡管還有些小瑕疵，但他的整體表現(xiàn)真令人印象深刻。請站著做簡報這確實是我的重點：一個坐在會議桌前看來表現(xiàn)平平的人，站起來后即會是一個團隊中杰出的簡報者！如何一回事？道理專門簡單，假如你是個表現(xiàn)優(yōu)秀的簡報者，站著會比坐著增加十倍的阻礙力。也許你會想：「假如站著表現(xiàn)并不出眾，則負面的阻礙會比正面阻礙大」，沒錯！然而假如你坐著講和站著講表現(xiàn)一樣好時，你會發(fā)覺站著講比坐著講更具講服力。我們不妨想想以下的實例：假如你走進老總的辦公室時明白你立即被解雇，你喜愛站著依舊坐著談？我想你全然就不想坐下：你有沒有看過一個球隊教練在他的球隊快要輸時，還坐著指揮的？你在談專門更要的電話時，是不是也常會站著、來回踱步并作手勢？當我們想讓聽眾完全了解一個重點時，我們最好站著。尤其當其他人都坐著時，我們站著，大聲講話并作手勢，會顯得更強有力；而你和你所傳達的訊息也就會成為眾人凝視的焦點。從講服不人的角度來講，即使你只是向桌旁的一或二人推銷，也請考慮站著。我的客戶終于以成功的簡報贏得老客戶的信任。關(guān)于這位老客戶而言，其他的競爭者圍坐在桌旁與他們討論，并無法突顯出他們的特點。因為所有的會計師穿著類似、話題類似、價格差不多、且看起來差不多上好人：而我的客戶卻站著，講服力十足。原本這些競爭者彼此之間的差異只是毫厘之間，站著做簡報，即使毫厘之差如同千里遠。你能指出圖中的十大錯誤嗎？冗長的視覺資料，文字太多最差的媒體——投影機不應(yīng)使用講桌不應(yīng)使用指揮棒太早發(fā)書面資料銀幕位置錯誤站立姿勢不佳不應(yīng)使用麥克風不應(yīng)使用草稿10．沒有運用目光接觸不光「念」資料假如你不明白照簡報內(nèi)容念的情況有多糟，讓我為你描繪一下那種情況。主席帶了一堆紙上臺，把它們放下來后，雙手開始握著講臺的兩端，并低頭彎腰念起來。每讀幾行后，再抬起頭來看一下聽眾。如此接著幾頁后，突然找不到念到那兒了，同時覺得頭昏眼花起來。因此他專門快地決定：「不能再看聽眾了，否則會再犯錯?！菇又椭灰还蓜诺啬钔辍＿@種簡報者，自欺欺人地想著：現(xiàn)在自己感受較舒服，因此情況會變好些。往往一開始我們會注意到簡報者，多是由于他是老總、執(zhí)行副總、資深股東或議員等。這些人令人欽羨，平常不容易看得到他們，因此現(xiàn)在要利用這機會好好看個夠。但幾分鐘后，我們的注意力便開始轉(zhuǎn)向其他地點，因為：沒有任何事發(fā)生。一旦簡報者只低頭讀資料，會使得臺下聽眾：一、難以用心：由于簡報者雙手握住講桌邊緣，因此專門少作手勢：而當臺上沒有任何動作吸引聽眾時，聽眾的眼睛就會到處移動，以便找尋更有味的事。我們邊聽邊注意不人的服裝、看看地板、看看手表；或者即使耳朵還在聽著：內(nèi)心卻想著其他情況，同時潛意識會叫我們把雜音（簡報者的講詞）關(guān)掉。我們漏聽了簡報者大部分的言論，因為正不自禁地在做白日夢或考慮其他問題，這就如同數(shù)百萬去作禮拜的教友一樣。二、感到無聊：若你想成為一個令人覺得無聊的人？那就把簡報資料拿起來念吧！這兒有個典型的例子：當一家大銀行的總裁明白他要在國家銀行會議中當主講人時，他耍公關(guān)經(jīng)理為他設(shè)計簡報。哎一個聚攏了約四百位銀行人員的大廳中，這位總裁坐在主講人席位上。在主講的前幾分鐘，公關(guān)經(jīng)理悄悄走過來輕聲講：「這是你雙的修正版本?！共痪?，總裁宗谷草稿，走到講桌前，將十頁資料放下來，并開始對著聽眾念起來。前八頁都沒有問題，伙接著不幸的事發(fā)生了。第八頁難道在整理時重復放入「總裁毫無意識到，把第八頁重復念一次，不明白自己差不多做了臭事。只是，事實上也沒多大關(guān)系，因為大部分人已有專門長一段時刻沒注意他講些什么了，只有少數(shù)聽眾察覺那個錯誤。無聊的簡報有一個共通點：簡報者躲在講桌后面，看著資料照念一遍。什么緣故照念簡報資料會令人覺得無聊？·缺少目光的接觸。·缺乏手勢?！ず唸笳呷种能|體隱藏在就與后面?！ず唸笳呗曇魡握{(diào)，缺少變化。假如一個人專門笨拙，在商場上就不容易獲得晉升。通常在商場上能生存下來的人差不多上積極、熱心且專門機警的。但當這些決策者拿著簡報資料照念時，乍看起來卻不像原來的他，因為讀簡報使他們失夫了獨特的個性。許多簡報者兩手握住講桌兩端照本宣科，什么緣故？因為他們一直拖到最后幾分鐘才匆忙地把他們的觀點潦草地寫出來。大部分人認為照念是唯一的方式，他們講：「假如我有兩周的空檔沒事做，我因此能夠默記下來同時講得專門好，然而我沒有兩周的時刻呀！」事實上有另一個方式能夠讓你節(jié)約時刻，同時成為一個爽朗生動的簡報者。在介紹那個方式之前，我們先問：「什么緣故簡報要寫草稿？」在一對一的談話時，你從不寫草稿的，什么緣故上臺簡報時就必須寫？假設(shè)你是個會計師，你搭乘飛機時，旁邊坐了一家大公司的財務(wù)主管。在一番愉快交談后，他問道：「我如何明白我雇用的會計公司是否提供了最佳的服務(wù)？」你會從皮箱中拿出一疊紙告訴他：「先讓我把意見寫下來，整理妥當，并練習幾次后，在中餐時，我們再談?wù)摵脝?？」因此，你決可不能這么做，你會給他一個即興發(fā)表的答案，甚至滔滔不絕地講上十到四十分鐘。當你們道不時，也許你還會竊喜自己在交談時表現(xiàn)得多好?，F(xiàn)在，讓我們換到另一種情境中。譬如你被邀請在全國財務(wù)人員公會的聚會中主講，題目是「如何評估會計服務(wù)」，這不確實是原來那一幕的延伸嗎？簡報前兩周，你攤開紙寫下草稿，并在簡報時照念一遍。聚會結(jié)束之后，你感到不堪光彩，因為表現(xiàn)不如理想。你檢討自己的表現(xiàn)，認為假如不是這么忙，應(yīng)該能夠條平常一樣生動爽朗。讓我們看看這之間倒底有什么差不：在飛機上，你的聽眾只有一個人，時刻長達九十分鐘，你既沒有草稿，又沒有時刻練習，然而你講得特不行；而當你成為主講人時，手上有草稿，又練習過數(shù)遍，結(jié)果成績反而大不如前，盡管現(xiàn)在，你必須面對許多人，時刻也只有二十分鐘。既然你在即興回答時講得專門好，何不也在面對一群人時，以談話的方玳代替念資料。如此做能夠比念資料的方式更生動、爽朗，富創(chuàng)意達十倍以上，同時還使臺下的三百位聽眾加深對你的印象。因此，在團風光前，你會緊張，也許還會忘掉臺詞。但緊張只會使得傳達訊息時不那么流暢，卻還不至于會完全一片空白，更況且逐字讀草稿并不能克服緊張（記?。耗阍陲w機上不需要草稿，也沒有練習）。另一種選擇在面對群眾的壓力下，我并不期望你會記住宅有要緊重點和次要重點的次序。但也許你只要有一點暗示就專門容易想起來。因此，你能夠在3×5英寸的卡片上，將要緊重點及次要重點用幾個字寫出來。注意！卡片上只寫幾個關(guān)鍵的字眼或片語，不寫整個句子。開始做簡報時，先停頓，看卡片一眼，回想一下，再向群眾傳達第一個重點。講完所能記住的要緊和次要重點后，眼睛再回到講桌。再停一下，瞄卡片一眼看看是否講得齊全。假如有值得講的卻忘了講，轉(zhuǎn)身看群眾接著講。完了后，停一下，把卡片翻地面放一邊，回憶第二張卡片的重點，再移到講桌邊接著講下去（每張卡片只寫一面，并標示號碼）。當你覺得比較適應(yīng)時，你幾乎不再需要卡片了。不用驚奇，因為你在飛機上不就不需要任何暗示的嗎？卡片只是以防萬一，用來關(guān)心經(jīng)歷?？ㄆ皇遣莞澹瑳Q不要塞滿句子，否則六十張卡片都嫌不足。相信自己！你可不能不記得應(yīng)該講的。比起在飛機上，你差不多使用了更多時刻整理你想要傳達的觀念，現(xiàn)在這些訊息應(yīng)該會更具震撼力并更合邏輯，因此不用照念的方法會更具講服力。走向講桌，把卡片放在架子上，然后跨步站到講桌旁邊。這一步會確保你不去抓著講桌或靠著講桌，一旦你抓著講桌，就可不能作手勢。然后把視線拋向房內(nèi)最遠處的聽眾，目視三秒鐘，再開始講話。講桌是簡報者和聽眾間的障礙，它會遮掩住簡報者百分之七十的軀體，而麥克風會歪聲音；放映幻燈片時把燈關(guān)掉，會看不到簡報者臉上的表情：專門多大型簡報常常在一片黑背地只聽到聲音，使得訊息的傳達變得專門呆滯、沒有效率。遠離講桌，走到桌邊，會議你與聽眾更接近；你的舉動等因此告訴聽眾，你希望與他們更接近，而這次簡報正是為他們而做的。成功簡報的秘訣是：不要念資料，不要把自己藏在講桌后面。站在講桌旁做簡報，會讓聽眾覺得你看起來專門自然，并有助于自己消除緊張。最重要的是，如此顯得較可信賴和具有講服力，既然你在交談時沒有問題，就沒有理由在做簡報時埋頭念資料。這會讓聽眾覺得該項簡報不專門重要，或者你沒有投入足夠時刻做那備。念資料的尷尬實例下面兩個不幸的實例，希望能讓你決心不再念資料。幾年前，我協(xié)助一家石油公司的執(zhí)行副總裁訓練這家公司的資深主管。結(jié)訓時，我們平進行慶祝晚宴；晚宴前的下牛，該公司總裁進行一個年度分析會議。由于他并不認為自己需要同意訓練，因此我特地參加那個分析會議，看看他的表現(xiàn)。那時候剛好是耶誕節(jié)前一周。那位總裁一開始就念一段十五分鈔票的財務(wù)收入狀況及公司最近的成就。當他費勁地念時，我在想：「多臭呀，假如他參加了我們的訓練課程，至少可不能讓每個人都感到無聊。」最后結(jié)尾時他念著：「我希望大伙兒圣誕（翻頁時停頓）、歡樂并祝新春愉快?！惯@種祝福多么不誠意呀！不看紙上的字，他因此也能夠祝福每個人。但這表現(xiàn)出他并沒有用心做簡報，只是照單全收地念。我還永久都忘不了另一次參加一所大顯的校長就職典禮的情形。那是一次典型的就職典禮，除了以下特不令我難忘的事跡外：前任校長把印信交接給新任校長之后，先講明他想講幾句話，接著走向講臺，新任校長則打算回原位坐下。當新任校長正走回座位時，前任校長講：「請留步并站到我旁邊來，因為我有幾句肺腑之言要對你講?！谷绱说拈_場白趕忙選取了每個人的注意力，接下去的十分鐘是我所聽過最感人的演講詞。前任校長告訴新任校長，不要讓一般行政工作把他壓垮了，他必須傾聽學生和教職員的心聲，并花點時刻想想，他在這世界上的任務(wù)和所扮演的角色。這番話深深地感動了聽眾，他們感受到這位前任校長對學校的摯愛。演講的每部分都配合得完美極了：證詞恰當，目光接觸應(yīng)用得專門完美，聲音堅強有力，而停頓的技巧也是我聽過的演講中最好的，這使他所講的觀點，讓聽眾有時刻去回味；嚴峻要的是他充滿感情，演講時不看講稿。當時他若照資料念，那分真摯的心聲是無法表現(xiàn)山來的。前任校長的那個結(jié)尾就如同開場白一樣納有力。一陣沉默——我們都被他的感情和誠懇所折服，然后歡呼聲和鼓掌聲響起，正契合了他所鼓動的情緒。但這不是我事先預想到的。我參加這次就職典禮，是因為獲悉新任校長擁有演講及修辭學的博士頭銜。在這之前，他并曾擔任過前一所任教學校演講課程的首席講座，我以為我將看到他具有職業(yè)水準的演講。當前任校長坐下后，我心想：「多么雖能可貴的榜樣啊！這番成功的演講必會激起所任校長的回響?！构唬衣牭叫氯涡ｉL開始即興發(fā)表感想，而且講得特不行。但是接下來的就職演講，專門不幸的，他即照講稿念。盡管內(nèi)容就如同前任校長一樣精采，欲無法嵌入聽眾的心靈里，實在太惋惜了。光念資料；永久會把演講者的誠意、講服力和信任感堵塞住。當我的客戶開始念資料時，我便為他們作十分鐘的錄影；然后再找另一個伙伴針對同樣主題，在只預備備忘錄的狀況下也講十分鐘，并錄影下來。接著把兩者放映出來比較，隨著錄影帶的回轉(zhuǎn)，我專門容易便能講服客戶改變他們原來的簡報方式?，F(xiàn)在剩下的問題是：在沒有草稿及講桌的情況下，施如何站著，才能最適切地將你的觀點傳達到聽眾心中。大部分的人站在會議空內(nèi)或講桌旁邊時多少都會覺得不自主。因此專門少人面對團體時，還能夠表現(xiàn)得像一對一時一樣好。下一章，我們將告訴你站立時的傳達技巧第二章溝通技巧與簡報要訣「你的人比你的話更能代表你想傳達的訊息。」大部分的簡報者都被緊張所苦惱。因此最首要做的事，確實是制止緊張接著擴散。當我們緊張并感到胃里一陣翻騰時，常會不自覺地作出驚奇的舉動。平常站在講桌后面，我們會不自覺地緊抓講桌兩端，以致手指都發(fā)白了；假如像在軍隊中，由于沒有講桌可抓，我們便會將兩手交錯在背后「稍息」。在沒有講莫的情況下，我們能抓的只有自己，現(xiàn)在，兩手彷佛是磁鐵一般，不是交錯著放在背后稍息，確實是交叉放在前面，彷佛遮住亞當夏娃羞處的無花果葉。男士最普遍的姿勢是一手插在褲袋中，另一只手硬繃繃地放在胸部旁，然后用手掌不停地比畫。女士們則將一只手橫過胸前，握住另外一只手肘，被握住的那只手沒事做，便不時制造一些節(jié)奏聲。上述的站姿還會引發(fā)什么樣的手勢呢？小手勢、無益的手勢、甚至是可笑的手勢。措手東握住軀體的某部位時，即使簡報者想利用手勢強調(diào)一些字句，結(jié)果肢體即往往動彈不得，唯一能作的確實是揮動手指或手腕了。也難怪人們在做完二十分鐘的簡報后，總是覺得快虛脫了。當軀體一直處在僵硬緊張的狀態(tài)，簡報也看起來變成一場角力賽——某些內(nèi)在的訊息專門想趁機藉軀體姿勢的外表達，但我們的軀體卻又在抑制它。什么緣故我們把自己束縛成如此子呢？我認為這是愿于有意識的行為。我們深怕一旦放開自己，也許會做出粗野、輕率或不當?shù)氖謩?，因此極力想幸免我們的肢體出賣自已。事實上，這些不當?shù)氖聨缀醪辉l(fā)生，相反地，假如我們能自由發(fā)揮，軀體還能夠關(guān)心我們！操縱緊張當我們緊張時，內(nèi)分泌系統(tǒng)會分泌出腎上腺素，以讓我們的軀體處于備戰(zhàn)狀態(tài)，隨時應(yīng)付威脅或挑戰(zhàn)；心理學家講如此可讓自己能夠「迎戰(zhàn)或逃逸（fightorflight）。緊張像火山爆發(fā)，是從腳底開始的，這是什么緣故專門多簡報者要來回踱步的緣故。你無法停止緊張，那是腎上腺素的自然反應(yīng)，但你能夠操縱緊張。問題是大多數(shù)簡報者不明白如何操縱，反而愈想操縱愈緊張。就像想去抑制水管的水流出來，盡管水量會變小，但壓力反而使水管扭曲和蠕動。處理緊張的要訣是采取正確的方法快速平息緊張，而不要讓它漫無操縱地燃燒起來。平息緊張能夠從三方面進行：正確的站立姿勢，輔助手勢和大聲講話。正確的站立姿勢假如你打算讓軀體關(guān)心你做好簡報，就要從正確的姿勢開始。面對團體，雙腳分開十到十二英寸。將體重平均分配到兩腳上，不要將重量由一腳換到另一腳，兩膝放松；兩手放在褲袋不處，兩臂自然下垂。以上姿勢男女皆適用。女士做簡報時有一種傾向，喜愛把腳趾翹起來，并搖動腳跟，如此會客易分散注意力。簡報開始時，以上述不偏不倚的姿勢站著，但你可不能維持如此的姿勢太久，一旦你放松手臂，同時自然地站立時，你將發(fā)覺自己會開始不自覺地使用手勢關(guān)心訊息的傳達，而重心便會隨之移動。堅決、有權(quán)威性的手勢會同時用到軀體和手臂。假如走動有助于傳達訊息，不妨走動；你能夠走一、二步，但千萬不要來回踱步，因為那是消除緊張的錯誤方式。踱步無助于傳達訊息，反而會讓緊張表現(xiàn)在外，分散聽眾的注意力。手勢一結(jié)束，就應(yīng)回到最初的姿勢。剛開始時，我們會覺得不偏不倚的站立姿勢不太自然，那是必定的現(xiàn)象。因為多年來，我們一直適應(yīng)于稍息、雙手交叉站立或手放在褲袋內(nèi)，長久以來的適應(yīng)怎么講不易改變。運用手勢手勢是發(fā)泄緊張的有效管道。當我們在毫無壓力的情況下做簡報時，我們往往會自由且有效地應(yīng)用手勢。就像為人指點方向時，我們總會以手勢配合，當我們講：「然后左轉(zhuǎn)……」的同時，手掌自然而然地就彎起來了。有些人精力較旺盛，手勢也多。還有些人假如不做手勢，幾乎無法講完一個句子。大多數(shù)人在交談時都會做許多手勢。簡報時效手勢有三個作用：·平息緊張。·掌握觀眾的注意力。·關(guān)心傳達訊息。相信你會同意我的看法：使用手勢比用手指在褲袋內(nèi)摸零鈔票、或轉(zhuǎn)動戒指，更能有效平息緊張。眼睛容易被三種事物吸引：顏色、聲音、及動作——衣服的顏色、吵雜的聲音及軀體的動作。這也是什么緣故看木頭在壁爐中燃燒，會令人覺得專門有味！因為三個要素具備齊全：多種顏色、燃燒的劈啪聲、和跳動的火焰。為了有效吸引注意力并關(guān)心傳達訊息，你必須使用大的手勢。許多決策者，在小時候手勢運用自如（小小孩通常都如此），長大后卻有意或禁止自己在正式的場合（如簡報）中運用軀體語言，這是專門不幸的事。含蓄、保守及安靜的舉止是穿西裝、打領(lǐng)帶的白領(lǐng)階級標志，在辦公室如此并無問題，但做簡報時若也如此，就會顯得既生硬又呆滯。我并非要你成為馬戲團里招徠客人的接待員，只是建議你多多使用軀體去關(guān)心表達訊息。每個動詞差不多上輔助性手勢的最佳來源。如：在大幅「縮減」費用前……。規(guī)則「壓制」我們。我們將幫你「度過」問題難關(guān)。形容詞也能夠用手勢加強，如：倉庫里「特不混亂」利益「往下」降。這次的晉升只是「起步」而已。手勢要清晰，否則會成為雞尾酒會式的手勢——參加雞尾酒會時，通常人們一邊講話，一邊在胸前畫著小圈圈。這種千篇一律的手勢只能平息有限的緊張，同時無法關(guān)心傳達訊息，同時也不能長時刻吸引聽眾的注意力。把手放在褲袋外，會讓手有更多發(fā)揮的機會，但要小心，假如做完手勢不回到正確的姿勢，你會發(fā)覺雙手不斷地合在一起，就像螳螂在禱告一般。負面的手勢除了雙手交叉和雞尾酒會式手勢外．還有一些不良的手部動作。譬如簡報考摸摸軀體、拉耳朵、抓臉頰、扶扶眼鏡框、拉口袋上的蓋子等，當簡報者用手去觸摸軀體某部位時，聽眾眼睛會被該動作吸引，分散注意力。因此當你的手想去碰觸軀體時，要抓緊提醒自己：「嘿！不要摸！」在簡報時，也不應(yīng)握著指揮棒、鉛筆、鋼筆、紙張、麥克風或放映機上的遙控器。否則手上的東西會突然成為眾人視覺的焦點，反而分散對簡報者的注意力。手中有了可折疊的指揮棒時，簡報者往往會不知不覺把它拉長，又推回去。愈是緊張，愈是玩?zhèn)€不停。若手中握著木制指揮棒時，則專門容易以短杖輕擊自己的腳，或像管弦樂隊的指揮舞動著指揮棒。假如拿的是鉛筆，就會不停地旋轉(zhuǎn)它，它因此有可能掉下去，然后大伙兒就會凝視著簡報者彎下身去撿它。事實上，最佳的指揮棒是你的雙手和手臂。學著以手臂充當指標，不要用手指去指，因為可能看起來軟弱甚或淫猥，也不要指錯地點。以手臂做指標有如空手道的劈——一個強有力、富有權(quán)威性的手勢，不僅能有效地平息緊張，同時會成為訊息中的一部分，增加聽眾對你的注意力。放大音量腎上腺素在體內(nèi)發(fā)生的另一個阻礙是．讓你口干舌燥。許多簡報者為了克服那個問題，往往在簡報前喝冰水。喝冰水有助于解渴，但卻會將喉嚨肌肉拉得更緊。有關(guān)心的飲料應(yīng)該是熱的，如熱茶、熱咖啡或熱可可等。假如沒有任何飲料的話，你不妨輕咬舌頭。試試看，十五秒鐘內(nèi)你會有足夠的唾液，克服口干的毛病。當簡報者一開始專門緊張時，聲音通常專門小，突然間，他開始咳嗽，把手掩住嘴巴并講：「對不起」。你必定看過專門多這種情況，你明白那不是咳嗽，而是簡報者太緊張，把聲音哽住了。要克服那個問題，就必須大聲講話，一開始就大聲講話尤其重要。這就像冬天早晨雙發(fā)動車輛一樣，假如沒有多踩油門，劈劈啪啪幾聲后就會熄火。緊張時，聲音會有相同的反應(yīng)，你必須一開始就提高聲音。對箸房間地后面的人講話，以便把聲音提高。假如看著最接近你的人講話，聲音自然會減低，因此能夠在最初十秒鐘內(nèi)，看著最遠的人來提高音量。女的的聲音通常比男人小，需要更努力才能在開始時發(fā)出大音量，否則會比男人更容易哽住。不要試著以麥克風來解決那個問題（請參考第五章有關(guān)「麥克風」的部分）。即使你的聲音比男同事柔細，也沒有理由變得膽小或覺得自己不夠強而有力。女士們，大聲講話可關(guān)心按制緊張，請大聲講出來吧！我常常無法講服決策者大聲講話。他們反駁道：「太大聲了，我覺得看起來在喊叫一般?！故聦嵣?，簡報者聽到自己的聲音往往比聽眾聽到的還大聲，因為除了耳朵聽到聲音外，透過頭蓋骨結(jié)構(gòu)的震動，會使自己的聲音聽起來更大些。音量大些能夠博取聽眾注意，因為提高聲音時，你會做手勢、點頭或笑得多些：你會更有生氣、顯得更熱心且堅決。而這些差不多上你在向團體推銷時所需要的特色，只要你提高音量，一切就會自然產(chǎn)生。提高音量最大的好處是能夠消除緊張，緊張必須有發(fā)泄的管道，當你把緊張透過音量發(fā)散出來時，便能有效的平息緊張。目光按觸——最有效的講服武器目光接觸是團體溝通中最重要的一環(huán)，但簡報者通常不太注意，因為他們認為自己差不多明白得這一套了。事實上，專門少、專門少簡報者明白如何凝視聽眾。從小我們就養(yǎng)成一個壞適應(yīng)，在中小學時期，當老師要我們站在同學面前做心得報告時，老師可能講：「向前看！對著全班同學講?！挂虼宋覀儗ｉT快就學會快速地看著班上每一個同學，這壞適應(yīng)有個名稱叫「掃瞄」。當我們由中小學的報告進展到大學的辯論、及至商業(yè)簡報時，掃瞄成了根深蒂固的壞適應(yīng)。一般認為掃瞄能夠讓房內(nèi)的每一個聽眾有參與感，但這種假設(shè)是錯的；看著聽眾，讓他們參與當然重要，但眼睛快速地在團體中移動即是有害的。幸免掃瞄頭腦是一部絕妙的電腦，它能處理進入腦中每一個片斷的訊息。當簡報者掃瞄聽眾時，眼晴所看到的每一個印象、每一個動作或顏色都會被接收。然后它快速地處理每一個小小的訊息，最后也許是舍棄它、儲存它或反應(yīng)它。眼睛掃瞄得愈快，大腦必須處理的訊息就愈多。但大腦要處理的還不只是這些，在大腦處理眼睛所同意的訊息時，還必須分析已儲存在經(jīng)歷中的講稿資料，并接著用語言表達出自己的看法。當這兩個處理系統(tǒng)發(fā)生抵觸時，兩種活動都會停止下來。相信你看過簡報者發(fā)生這種問題：首先，講話開始條理混亂、速度減慢、然后停止，接下來是眼睛看天花板或地板，甚至閉著。這些反應(yīng)無非是讓腦子有時刻解開糾結(jié)，再重新開始。記住，當你一邊簡報，一邊用眼睛掃瞄，那絕對會使你的大腦負荷不起。下次，你能夠試著一面講電話、一面閱讀、并嘗試了解便條紙上的訊息，這簡直不可能，是不？既然如此，就得注意在簡報時，盡量不攝入太多視覺訊息。此外，并請注意緊張和目光凝視之間的關(guān)系。掃瞄得愈快，簡報者就顯得愈緊張，眼睛轉(zhuǎn)得愈快，簡報者腦中要處理的訊息就愈多。當大腦快速地處理視覺訊息時，軀體彷佛被套在一個愈轉(zhuǎn)愈快的車輪中，軀體的其他機能也快速運作起來：講話快了起來，人也變得坐立不安、手足無措。我們常看到剛上任的基層治理人員站校整個部門前作簡短的簡報時，眼睛快速地轉(zhuǎn)動、話講得又快、手指在口袋中搓來搓去、看起來專門不自在；同時顯得不夠誠慫或無法操縱場面。快速地轉(zhuǎn)動眼睛常會給簡報者帶來苦惱。個不凝視聽眾要放慢速度和防止大腦內(nèi)訊息系統(tǒng)互相抵觸的方法，確實是減緩視覺印象進入腦中的速度。換句話講，不要讓眼睛在團體中掃瞄，而是個不地凝視每個聽眾。較長的目光接觸，使得大腦在特定時刻內(nèi)減少要處理的視覺印象，同時能夠讓大腦集中處理你要表達的訊息。我所謂的「掃瞄」意指不超過半秒鐘的凝視；而「目光接觸」應(yīng)該是三秒整或更長些。開始時，長達三秒鐘的目視有如在凝視人，你會感到專門不自然，這是必定的現(xiàn)象。因為多年來你一直在掃瞄，積久成習，難以更正過來。然而，由于掃瞄除了減低你明講服力外，還會帶來許多問題，因此努力維持三秒鐘的目光接觸是絕對必須約。延長目光接觸的優(yōu)點延長目光接觸的時刻會使你的演講較穩(wěn)健，并能夠壓制無意義的手勢；同時也會更突顯手勢的重要性，并更能協(xié)助傳達訊息。假如你認為簡報時，延長目光接觸的時刻專門不自然，請想想看一對一的交談：假如對方和你談話時，眼睛卻看著天空或其他地點，你是否感到被冒犯？下次你處在一個羅曼蒂克的場合時，注意一下如何應(yīng)用目光接觸。戀愛中的人們，目光接觸應(yīng)用得好極了。在掏心講著「我愛你」時，假如眼睛卻看著不約地點，這些字眼是否變得完全不可信？眼睛不斷掃瞄與延長目光接觸的簡報者，他們表現(xiàn)出來的區(qū)不頗富戲劇性，簡報者應(yīng)用三到九秒的目光接觸，看起來更真誠也更具講服力，也會比掃瞄者對自己的演講內(nèi)容更確定。在簡報中，延長目光接觸時刻是最有效的講服武器。除非你的看法簡潔出色，否則聽眾是不可能持續(xù)注意你所講的每句話，引起聽眾注意的最好方法，確實是目光凝視著每一個不同的人，至少持續(xù)三秒鐘。什么情況下，需要比三秒鐘更久的目光接觸時刻呢？回答這問題時，請記住目光凝視的目的，是為了停止掃瞄以免讓太多視覺印象印入腦海中。當你緊張時，最常發(fā)生掃瞄。例如，當你在簡報時，一切都進行得專門順利，你慢慢地以目光凝視房中的聽眾。突然執(zhí)行副總闖進坐下，不一會兒對你皺皺眉頭，再看看表。你的軀體趕忙有了反應(yīng)，腎上腺素流到血液中，你的講話速度加快，并開始慌張?；氐健负螘r應(yīng)該目光接觸三秒鐘以上？」那個問題，答案是：當你變得專門緊張時。這也確實是什么緣故在開始簡報的第一分鐘，就該延長目光凝視的緣故。當你開始口吃，看到聽眾不良的反應(yīng)：或者看到一張臉不滿你所講的話時，你必須抓緊對自己講：「我要延長目光凝視時刻以使自己用心?！梗贿€有當你發(fā)覺自己不知不覺又開始每秒鐘掃瞄過一個人時，就必須再選一張臉，并至少凝視他三秒鐘以上。面對大團體時，該看那兒？在一個飯店的大廳里，有五百個聽眾，專門明顯地，你無法對每張臉看三秒鐘，然而假如你廣泛的在每個地點選擇一個人凝視時，大多數(shù)的人會覺得你在看他。因為你和聽眾間有一段距離，當你看著一堆人中的一個時，在他周圍的十個人都會覺得你是直接看著他。做目光接觸時不要忘了坐在最左端或最右端的人，因為兩側(cè)的人專門容易被疏忽。當你能自如地運用延長目光接觸時刻之后，你會感到你的視野變得專門大。最恰當?shù)哪抗饨佑|時刻為平均一個聽眾三秒鐘（掃瞄時則一個聽眾少于一秒鐘）。開頭第一個人要到十秒鐘，以下三個一秒鐘快速掃過，再放慢速度，做二個五秒鐘的接觸，如此接著下去。當你進步到能延長目光接觸時刻平均天少三秒鐘時，你還會發(fā)覺自己能在講完一個句子或看法之后，才將目光移轉(zhuǎn)至下一個人身上，這么做，會使得人們更加專注傾聽你的講解，目光接觸也因此有其意義。練習技巧假如你只是了解目光接觸是什么，而沒有實地經(jīng)歷，進步會專門慢。就象網(wǎng)球、高爾夫球、游泳或其他的技術(shù)，部是需要練習的。以下提供你一些關(guān)心練習的意見。一對一一對一交談是改進目光接觸技巧的最好時刻。我們在一對一時表現(xiàn)不錯，但有時也會漫不經(jīng)心，譬如對某人講五個句子后，下三個句子將眼光移開。使用目光接觸有如使用動詞時態(tài)，沒有藉口能夠草率或誤用?？瘴菥毩曉跁h室預演簡報時，你能夠練習目光接觸，房間愈大愈好。在每排選三張椅子貼上一張紙，你至少需要十二至十八張貼上紙片的椅子，和八至十二張沒有貼上紙片的椅子。整個房間看一看，對著每張貼有紙條的椅子看三到十秒鐘，當你如此作時，事實上也許每張椅子只看一到二秒，因為一開始時專門容易低估三秒鐘的長度。為補救那個缺點起見，我建議你每張椅子都看十秒鐘。舉手技巧下次你對同事做簡報時，要求房間中的每個人舉手來關(guān)心你——如同舉手發(fā)問一樣。告訴他們，當你眼睛個不地凝視他們時，請對方心中暗數(shù)五秒，才放下手臂?？粗信e起來的手，挑一個坐在最后面的人，停三秒，然后開始講話。記得，每次只看一個人，同時要壓制自己只看一秒的沖動。當聽眾看到你看著他，他開始默讀五下。你必須事先告訴聽眾：「假如你還在默數(shù)時，我卻差不多把眼睛轉(zhuǎn)向另一個人，那么請你給我一個微笑，搖搖你的手。」必須確定眼睛對著對方的眼睛——而不是頭、顎、或鼻子。一旦手放下來后，你就移向下一張臉。隨意選擇任何一張臉，不必按照順序。這是專門困難的練習，你專門快發(fā)覺要讓所有的手都放下來專門不容易。你會不斷地在五秒鐘時刻到往常就想轉(zhuǎn)移視線。假如你對自己有信心，嚴格要求自己，并不斷地求進步，就會從這練習中獲得專門大的好處。我在結(jié)束本段前要再強調(diào)一次：延長目光接觸時刻，是你對團體推銷時最有力的講服武器。停頓的沖擊停頓頗具威力，但卻專門少有簡報者應(yīng)用它。在一個要緊重點之前停頓一下（保持沉默），是強調(diào)或推銷訊息的最佳方式。回想一下，當簡報者先停頓一陣子，再講某段時，他停頓得愈久，你是否愈會想：「這人下面要講的一定是頗有份量的話」。第一次停頓確實是在簡報一剛開始時。專門多簡報者從椅子上站起來，走到會議桌前，一轉(zhuǎn)過身后就開始講話。事實上，一開始就停頓一下，最容易贏得聽眾的注意。走向前慢慢地轉(zhuǎn)身，選擇房間內(nèi)最后面一個人，凝視他，停一秒鐘，然后再開始講話。如來你不停頓一下再開始講話，就專門可能會開始掃瞄。假如你停頓，隨著那沉默的片刻，你會同時把眼光集中。停頓盡管如此重要，但許多人卻覺得應(yīng)用起來專門困難。因為當軀體的腎上腺素開始作用，并刺激你加快速度講話時，你專門難讓自己停頓下來。不只是緊張使人們無法獲得停頓的好處，有人常對我講：「是的，我明白停頓的功用，但我認為這專門不自然?！刮覀兇蟾趴膳鲁聊?。我們不喜愛停頓，也許是怕聽眾誤以為我們講完了，或不記得要講的話。我們適應(yīng)以「你明白」去填滿空隙，幾乎在每個句子開始前都講「你明白」，在該停頓時一味講著「你明白、你明白、你明白」，太可怕了！就如同「哦、呀、啊、嗯」等老是隨口講出。「你明白」大概到處差不多上，所有這些不經(jīng)意的字眼，都會減弱并分散我們的訊息。做簡報時，聽眾需要考慮的空間，要傳遞的看法愈重要，簡報者在發(fā)表下一個看法前的停頓就愈重要。停頓是必須的，就如同空白是廣告設(shè)計的差不多要素一樣。沒有足夠的停頓會讓聽眾把所有的觀點攪在一起，同時難以分辨那些是要緊看法、那些是次要看法。例如：「谷位先生，概括而言，選抨我們公司有三個理由（停頓，數(shù)一、二、三），第一個理由是（停頓，數(shù)一、二、三）……第二個理由是（停頓，數(shù)一、二、三）……第三個理由是（停頓，數(shù)一、二、三）……感謝。」慢慢來，不是停半秒鐘，而是停二秒整。停頓時，你的目光接觸會久些，講話速度會慢些，手勢也會更清晰。穿著裝扮你在簡報中穿什么衣服專門重要。白色襯衫給人一種老實、努力工作及誠懇的形象；深色的西裝及背心是權(quán)力的象徵；或許你訪穿著灰色或監(jiān)色西裝，同時幸免打像窗簾布的領(lǐng)帶和條紋圍巾。男士簡報時，在選擇衣著方面常會推斷錯誤，但有一點卻永久是對的——穿外套、穿制服。在美國華兩街，到處差不多上同一模式——大伙兒部穿白襯衫、結(jié)領(lǐng)帶、不上斜紋領(lǐng)帶夾——盡管這些讓我覺得特不反感，但當我訪問華爾街的客戶時，我卻和他們穿的一樣。不如此作才是傻瓜。有些女士大概不喜愛公司制服，她們告訴我每天穿一樣的衣服專門沒趣。我專門同情她們，但我只能講穿制服是做生意的一部分，不去穿它是專門危險的。我的專長是簡報，不是衣服，但我要告訴你，簡報時女士的穿著比男士更重要，穿得與眾不同，反而會沖淡你所想傳達的訊息。緊張時，腎上腺素等會使得乳頭變硬并突出——假如針對那個理由，則簡報時穿外套是最佳的選擇。穿外套不但能夠幸免那個問題，此外，關(guān)于女士而言，也能夠減小胸線。記得不要把外套往后掀開，也不要把手放到臀部上。如何處理意外事件簡報中最慘的一件事大概老是與拉鏈有關(guān)。下面的故事是真實的，因為是我親眼所見。有一次，一家銀行的信托部門對一個專門大、專門重要的客戶做年度簡報。銀行人員打算解釋他們?nèi)绾紊糜谥卫砜蛻舻酿B(yǎng)老金，資金部經(jīng)理約翰（相信客戶到現(xiàn)在都記得他），站起來解釋何以證券價格暴趺的緣故。不幸事件發(fā)生了，他的褲子拉鏈難道全都沒有拉上，但更糟的是，每當他把手插進口袋時，褲襠就拉得更開。每次他的手伸到里面去時，我敢講每個人都暗自叫道：「老天，約翰，不要把手放到褲袋里！」然后當約翰無意間看到自己若隱若現(xiàn)的白色內(nèi)褲將，他舍命制造藉口，結(jié)果使得原本只是尷尬的事變成一場大災難。意外事件常會發(fā)生，像不記得拉上拉鏈、襯衫的紐扣松開、茶水濺到卡片上使字跡模糊等：或者開始要做簡報時天花板的螺絲松脫了，以致銀幕整個倒坍在地上；或者將卡片放在講桌時，才發(fā)覺有一半的卡片遺忘在飯店沒帶來。要記住一點，不幸的程度和你的反應(yīng)是成正比的。情況發(fā)生時，假如你無法沉著應(yīng)付，就會成為大災難！當意外發(fā)生時——停頓、穩(wěn)住驚慌、同意那個事實，因為通常你還必須接著進行下去。讓這件事成為短暫的尷尬，不要耽擱大伙兒的時刻。要是簡報時，你不幸發(fā)覺拉鏈沒拉上、襯衫紐扣松開時，看在老天份上，不要編造藉口，埋怨裁縫師或哭起來，抓緊趁不人不注意時扣上或拉上，并接著進行下去。摘要利用輔助手勢、延長目光接觸和適時停頓能夠有效消除你的緊張。然而這些技巧并不容易。開始練習傳達技巧時，有時會打斷自己所講的內(nèi)容，要學習新技巧就必須打破原有的壞適應(yīng)，這是專門大的挑戰(zhàn)。熟能生巧——將目光停留在一個人的身上、停下來不要講話。假如你愈能熟練這些技巧，就愈不用去想到底如何做手勢、延長目光接觸時刻及運用停頓。記得學騎腳踏車的經(jīng)驗嗎？一個月后，你專門驚奇原來騎車這么容易，我們?nèi)徊挥孟肴绾悟T它，就像呼吸一樣簡單。簡報技巧盡管不見得會還到這種完美的境地，但至少會趕忙受益，熟練這些技巧會讓你在團風光前更具講服力。第三章講服之道與組織技巧「最好的業(yè)務(wù)簡報是涵蓋所有該講的話，而非包括所有能講的?！埂愰T（S.H.Simmons）不管你認為簡報是作秀或只是技術(shù)性工作，通常的情況是：當你有看法甲或結(jié)論乙，并要求對方認同時，這絕可不能只是純粹的訊息傳達而已。假如你不需要對方給你回饋如「我同意」、「我會考慮」、「也許」、「特不行」、「多花點鈔票」、「節(jié)約點」，你什么緣故要站在團風光前做簡報？推銷（不管是意見、產(chǎn)品、服務(wù)）應(yīng)是每個簡報的目標，你的內(nèi)容整理得愈好，愈能表現(xiàn)出看法和結(jié)論，聽眾也就會愈有反應(yīng)。有些簡報需要高度的推銷技巧，尤其是希望得到生意機會的簡報更必須具有強烈的講服力。一個會計師對一個少棒聯(lián)盟機構(gòu)解講如何建立長期家庭預算時，也許并不期待會有意外的生意上門，然而簡報必定是希望從客戶處獲得有利的反應(yīng)，如「你講的有道理，我現(xiàn)在了解家庭預算計畫的重要性了，待會我回到家后，就立則開始計畫」。相信你必定同意，假如簡報完后，大多數(shù)聽眾還認為長程資金計畫不需要或不值得做，那么這項簡報是失敗了。因此每個簡報考都希望講服不人采取行動，如「考慮我的看法」或「賣我的展品或服務(wù)」。捕捉靈感成功的簡報策略有三：內(nèi)容、表達方式和視覺資料。簡報者通?；ㄙM百分之九十九的時刻預備內(nèi)容。但卻專門少人把它們整理得專門具講服力，什么緣故？這歸咎于整理資料的方式。簡報者往往在最后期限到了，才開始預備寫下講稿?！负茫聝蓚€鐘頭我要把所有的情況擺開一邊，開始把方法寫下來?！谷缓髮憹M一頁又一頁。不幸的是，寫得愈多，問題也就愈多。文字遮蔽了方法。文字愈多，愈難看出我們的觀點。每次想查閱一個觀點，就必須費勁地看完數(shù)頁。想要把它們重新排列以求得更佳的順序特不困難。即使能夠，也顯得散亂而沒有效率。當你試著寫下所有的觀點時，你如何確定自己差不多涵蓋所有的要緊看法？當你決定投入百分之百的注意力時，并不意味著你會突然一口氣想出所有的方法。制造的過程并不像水龍一樣，能夠隨意開關(guān)。靈感常是曇花一現(xiàn)，突然來臨時，你若不立即寫下來，而去做不的事，過了一小時后，再想到要把它寫下來時，卻不見了。有人講頭腦就像海綿一樣，可容納所有的點子，事實上不盡然。它當然能夠產(chǎn)生許多意見，但只能保存少許。有些簡報中的最佳方法可能是在你交談、讀書或慢跑時產(chǎn)生的：你的靈感可不能立即出現(xiàn)，而當它們突然來臨時，也可不能停留專門久。因此你會遭遇兩個問題，你想一口氣逼出所有的好點子,卻又因為使用大多文字而淹沒了這些好點子。你需要一個方法，在點子出現(xiàn)時捉住它，并有秩序地呈現(xiàn)出它們。如何作呢？一旦你決定要做簡報，買一副3×5英寸的卡片，然后放十張在皮夾中。由于簡報日期快到了，你開始考慮簡報內(nèi)容。也許你在飛機上，突然想到一個適用于簡報的看法。那時只要從皮夾中取出一張卡片，即可記下來?，F(xiàn)在進入比較困難的部分，因為你要克制自己書寫長篇大論的沖動，只能在卡片寫一個專門短的句子。句子要短，才可不能遮蔽你的方法。小心，不寫句子，只寫短短的片語是專門危險的。因為你專門可能會忘了原來的意思。例如，你的意思是「采納新卡板包裝，幸免浸濕」，而你在卡片上只寫「新包裝」。兩周后，你再看卡片時卻記不得是什么意思。是包裝上加新圖案呢？或加強四角以免損壞？依舊新的防水板？當點子出現(xiàn)時，只要把它們湊合在一起，不要作推斷或擔心是否恰當、是否適合。在那個時期，你應(yīng)把心中所出現(xiàn)的任何方法部記下來。簡報日期快到時，你需要再次整理內(nèi)容。假如你原已使用3×5英寸的卡片，則將一堆資料集合起來就可不能太困難，也不必為臨時必須制造出所有的看法而苦惱。在討論何者是組織卡片重點的最佳方式前，讓我們先看看具有講服力的簡報應(yīng)具備那些要素，這些要素將提供你安排內(nèi)容的架構(gòu)。簡報架構(gòu)的要素有講服力的簡報包含以下幾個要素：一、背景資料：確定所有聽眾都對主題有相同的了解。二、概論：簡述涵蓋的范圍。三、問題／需要：什么緣故有這些問題，或什么緣故有此需要。四、看法／解決方法：你的看法及什么緣故這些看法能解決問題。五、證據(jù)：證明你的看法有效，或的確能夠解決問題。六、益處：有什么效益？值得的理由？或什么緣故聽眾該支持你的看法。七、行動：需要進行什么事項。八、總結(jié)：簡述你所講的內(nèi)容。大部分的簡報應(yīng)該包含上述的要素。至于順序——「背景」、「概要」……等只是一個指引。例如，行動或益處部分也能夠當作開場白。這些要素比順序還重要，以下將個不討論每個要素。要素一：背景資料主旨：確定所有聽眾對主題背景資料行相同的了解。假如你的簡報對象是一個小團體，而且他們關(guān)于你所要做的簡報主題差不多有差不多認識，則不需要「背最」這步驟。但假如你上司的上司，突然進來聽取簡報，他關(guān)于這項計畫并不熟悉，則「背景」介紹確實是必要了。你也許能夠采取下列這種方式進行「背景」部分?！敢荒昵拔沂芡腥フ{(diào)查什么緣故Z產(chǎn)品發(fā)生這么多問題」「我們初步調(diào)查顯示……」「我上回的簡報講過……」背景介紹應(yīng)該是一分半鐘到三分鈔票（對一個十五至二十分鐘的簡報而言）。要素二：概論主旨：簡述涵蓋的范圍?！父耪摗故且粋€專門重要的步驟，惋惜只有少數(shù)簡報者明白得應(yīng)用「概論」，什么緣故「概論」特不重要？有下列三個緣故：人們太忙碌了商業(yè)簡報中，你只有專門短的時刻去講服不人。他們并不是花鈔票來娛樂的，有些人甚至不想出席。他們都專門忙，有自己的計畫和問題要解決。你的簡報占據(jù)他們的時刻，因此一開始你就該告訴他們要緊重點、結(jié)論及建議為何。有些人，特不是資深決策者，由于時刻有限，只聽幾分鐘簡報就必須離開?！父耪摗鼓芙o想提早離席的人一個初步評比的機會：而好的概論能夠提供一個機會，吸引他們留下來。沒有人喜愛驚奇專門快地講出你的討論主題會令大伙兒感到安心，因為如此他們就不必推測你的建認或結(jié)論是什么。通常我們都過著有秩序的生活。除了電影和小講外，在現(xiàn)實生活中，我們并不如何喜愛驚奇，在商場中，我們尤其痛恨令人驚奇的情況，決策者是要處結(jié)果，而非受結(jié)果左右。沒有比在簡報結(jié)尾時，穿插意外的內(nèi)容更令人反感，假如你一開頭就告訴聽眾要講些什么，人們就不致被驚嚇到：同時，也許你還應(yīng)該講明你的內(nèi)容可不能包括些什么。概論有加強作用假如你使用「概論」，你會使要緊訊息有三次呈現(xiàn)機會：概論、內(nèi)容及摘要，令聽眾加深對要緊訊息的印象，以下是個簡例。假如你的簡報是談Z產(chǎn)品是個失敗的案件，不要等到行動的步驟時才講出來。Z產(chǎn)品的簡報概論能夠描述如下：「我有個建議：我們必須停止生產(chǎn)Z產(chǎn)品，調(diào)動二十人，并辭退五人。過去四年來，Z產(chǎn)品每年衰退達百分之二十到百分之三十：我們嘗試許多解決方法（隨后我將詳細解釋），但都沒有解決問題。我們試著增強銷售力量、換新包裝、增加百分之五十的廣告，但都無效。中止這項產(chǎn)品會停止我們的損失。停止生產(chǎn)Z產(chǎn)品后，我們能夠把資金投在E和H產(chǎn)品上，并打擊我們的競爭對手。一項研究證實，Z產(chǎn)品的銷售衰退緣故是消費者不愿使用Z產(chǎn)品。各位，我們需要急流勇退、除非現(xiàn)在就放棄這項產(chǎn)品，否則會造成永久的損害。下面我打算詳述問題、提出解決方法及解釋何以放棄會對我們有利。」一般的簡報者在開始時提供的消息太少，如「各位，Z產(chǎn)品有許多問題，讓我首先詳述問題?！故聦嵣希父耪摗箲?yīng)該持續(xù)一至二分鐘。要素三：問題／需要主旨：何以問題會存在？什么緣故有必要解決問題？你正接近簡報的核心。因此在進行下一個時期「看法／解決方法」前，務(wù)必確定聽眾了解問題和需要。問題愈重大，你愈該花時刻討論它。假如你太快揭露一個重大問題，你的下一步——看法／解決方法——將可不能產(chǎn)生預期的沖擊。將問題的癥給一一列出：·進展歷史?！ぶ卫黼A層何以警覺發(fā)生問題？·什么緣故會成為問題？·假如問題接著下去會有什么結(jié)果？·什么緣故你被指定去解決問題？·你對問題的假設(shè)是什么？·你如何努力解決這一團紊亂？不要完全依靠事實和數(shù)字來證明問題有多嚴峻。除了數(shù)字之外，還要強調(diào)問題對人的阻礙——客戶、職員等。編造一個描述問題的故事，換言之，把問題戲劇化，讓人們對你提出的解決方法大為激賞。要素四：看法／解決方法主旨：為何你的意見能夠解決問題？在那個步驟，你告訴聽眾：·簡單但完全地敘述你的解決方法?！ず我赃x擇這項解決方法?！び杏眯?。·成本。·用什么這是最佳的解決方法。·你拾棄不用的其他看法及緣故?！つ闼鉀Q的方法可能帶來什么問題?！そ鉀Q方法的時刻表。·你需要什么協(xié)助來完成計畫或改善計畫。那個步驟的目的是在讓你以最簡單的方式表達看法及解決方法。但并不是每一個簡報都需要逐項討論以上這些主題：也無須使用太多統(tǒng)計數(shù)字，這可留至下個時期。要素五：證據(jù)主旨：證明你的看法能夠發(fā)揮效用或解決問題。在前述的步驟里，你的訴求也許專門主觀，現(xiàn)在你需要一些證據(jù)來支持你的觀點，例如：·統(tǒng)計數(shù)中。·事實。·類似的經(jīng)驗?！＜业耐茢唷Ｈ欢⌒?，不要將你所明白的經(jīng)驗或知識完全使出來，否則必定會包含一些薄弱的證據(jù)，反而像在吹牛；發(fā)生這情況時，所有提出的證據(jù)都會被打折扣。甚至會耗費你在問答討論時段中的時刻，為你不完全的研究辯護，而無法再藉那個時段加強你的看法。要素六：益處主旨；為何有這些優(yōu)點？什么緣故聽眾應(yīng)該支持你的看法？大多數(shù)的簡報者只花費一點時刻述講自己意見的優(yōu)點，這是錯誤的。因為聽眾想聽的確實是好處在那兒，證據(jù)對簡報者有利，而吸引聽眾的是究竟有什么益處。為何簡報者會疏忽「益處」？也許是「特色」和「益處」兩者之間專門容易搞混。特色的敘述如下：「E產(chǎn)品的每一部分都在本廠制造」，而益處的敘述則是「我們保證提高品質(zhì)，因為E產(chǎn)品的每一部分都由本廠制造」。假如你發(fā)覺一項益處，講出來后，再問問自己：「因此如何樣？」如下有幾個例子能夠參考他們?nèi)绾芜\作：特色：「我們有三十七個服務(wù)處」……因此如何樣？益處：「我們能夠提供你快速的服務(wù)，因為找們在每一個要緊的城中，靠近你的倉庫旁，都有銷售處或服務(wù)處。」特色：「我們的合板可不能彎曲」……因此如何樣？益處：「你能夠把我們新的合板保存在室外而不用擔心，這會大大地降低你的儲存和包裝成本?！挂仄撸盒袆又髦迹盒枰M行什么動作？假如你已同意上述六個要素，「行動」就容易了。你已描述過問題，提出解決方案及講明益處，現(xiàn)在則尋求聽眾的反應(yīng)，你希望得到聽眾什么反應(yīng)？也許是：·同意考慮你的看法。·同意購買?！ぐ谓o這項計畫更多的預算。重點是：向聽眾提出建議。不要任由聽眾自行決定想如何做。否則就像劃了十哩船，然后把漿丟開一旁，一味認定風力會把你載到碼頭去一樣。要素八：總結(jié)主旨：簡述你所講過的內(nèi)容。會經(jīng)有人講過：「告訴他們你將要講些什么，然后詳細地講明你的內(nèi)容，再簡述你已講過的內(nèi)容。」不幸的是專門少人采納那個忠言，也許是因為這點聽起來太簡單，或者是簡報者一開始時太緊張，專門急切地想盡快結(jié)束，因此忘了還要做「總結(jié)」。「總結(jié)」的重要性有三：·再給你一次強調(diào)重點的機會?！ぐ涯憧捶ㄖ械木A留給聽眾?！ぷ屄牨娒靼啄憧旖Y(jié)束了，并能夠預備提出問題?！缚偨Y(jié)」應(yīng)該是步驟三到七的簡述。例如，問題是……我們解決的方法是……證據(jù)顯示……按照我所提方式去做的益處是……我們需要……?！缚偨Y(jié)」大概花費一至二分鐘。此外，聽眾喜愛明白你所要講的范圍，先有個心理預備，因此何不在簡報的每一步驟前，先以「概論」的方式將內(nèi)容大致敘述一遍？我稱此為「架構(gòu)」。在開始與結(jié)束時都適合使用「概論」。例如，當你開始講明「益處」前，你光講「有三個益處，他們是……」然后再針對每一點詳細講明；結(jié)尾時，你專門快地再以「架構(gòu)」方式加強呈現(xiàn)「益處有——鈔票、減少課稅、更多休閑時刻」，如此能夠讓聽眾維持深刻的印象?，F(xiàn)在讓我們把這些步驟寫在3×5英寸的卡片上。架構(gòu)組織方式你差不多努力、細心寫妥3×5英寸的卡片，并想過具講服力簡報的八大要素。現(xiàn)在你差不多沒有意見可想了，時刻也立即到來，不要慌，你差不多快完成簡報的預備。你的看法都差不多記載在卡片上，究竟需要多少卡片呢？沒有一定的準則，一個二十到土十分鐘的簡報，多則能夠有五十張，少則可用十張。也許在整理簡報時又進展出更多來也講不定。開始整理時，首先拿出五張空白卡片，在每張卡片上依序標上第三到第七要素的名稱。第一張卡片寫著「問題／需要」，第二張卡：「看法／解決方法」；第三張卡：「證據(jù)」；第四張卡：「益處」；第五張卡：「行動」。把這五張標題卡分散在桌子上或地板上，就像在玩牌一樣。然后將已寫妥資料卡片分配到適合的標題卡上，在那個過程中，專門可能會產(chǎn)生和你原先在寫下資料時不同的方法，那個排序動作可讓你嘗試不同的組合，以試驗不同的順序和關(guān)系。將卡片分配到適合的標題，大致上講來是容易的。你幾乎毫無困難就能夠決定屬于「問題」或「行動」的卡片；而也許推斷何者該歸于「證據(jù)」或「益處」會稍難些，不管如何，在這時期不必擔心分配是否正確。你可能會發(fā)覺：有些卡片不適合分配到任何標題中，不要認為每一張卡片能會用到。假如一張卡片不能立即適合所有的標題時，把它放在一堆。當你將所有的卡片都安置妥當時，再回頭看看這些不合用的卡片。再考慮后，假如依舊不適合任何一個標題，就把它丟一邊去，不要牽強放入簡報中。這些不適用的資料也許并不對題，或者你現(xiàn)在認為它并不如你第一次想到時那樣有價值。找出要緊觀點假設(shè)你有許多關(guān)于「問題／需要」的卡片，重新再看一遍，選出最重要、同時最能描述問題的卡片出來。在十張的「問題／需要」卡片中，可能只有二張至三張是要緊看法。安排要緊看法的次序，以使傳達出最佳的訊息。試試不同的順序，直到找到你認為最好的排列，其余的「問題／需要」卡片則應(yīng)該用來輔助最要緊的意見?，F(xiàn)在集中注意第一個要緊意見和其他輔助看法，將補助看法的順序排列得盡量符合邏輯并具講服力，就如同你安排要緊意見一樣。那個過程在「問題／需要」一組里的其他要緊觀點均須重復一通，然后停下來想想結(jié)果。假如幸運，你對問題的敘述將專門完整：要緊意見觸及問題的核心，且每一點都有讓聽眾同意的理由和獨特的觀看。是否每個要緊意見部有足夠的輔助看法？假如不足，你可就那個部分再寫一些補充看法。有時候，要彌補空缺并不容易，也許已沒時刻收集新的意見或輔助看法，現(xiàn)在就該將此要緊看法從簡報中剔除。針對每一個要素分不整理，然后想想順序是否與內(nèi)容、形式及聽眾的期望契合。記住不要被五個要素的順序束縛住，你能夠順箸你的創(chuàng)意和考慮來更動他們。假如時刻足夠，我建議你將所安排的順序擱置一天，再回頭看是否仍如先前對那個順序的感受一樣強烈。把要點寫在卡片上，可關(guān)心你在點子出現(xiàn)時把它記下來，而不是一口氣把看法全部逼出來。將卡片列在每一個標題下能夠關(guān)心你檢查有無遺漏、不切題的看法或老太過薄弱的觀點。這套系統(tǒng)能夠關(guān)心你節(jié)約時刻，并增加簡報的邏輯和講服力。預演簡報通過整理后，若能在制作任何視覺資料前先行試演一下，是特不明智的做法。將看法以口頭敘述的方式表達會和寫在紙上的大不相同，這確實是什么緣故許多「念」稿的簡報者聽起來矯揉造作，不像在談話。不論任何試演，都不要依據(jù)3×5英寸卡片的要點再寫稿子。初次試演只是看看每一個要緊重點聽起來感受如何。走進會議室，研讀一下卡片上所寫的第一個重點，然后站在桌前開始述講。通過第一次試演后，你能夠?qū)ｉT快地再預演，以三或四種不同的方式解釋每一個重點。你是最佳的即席演講者，因此不要用稿子。你所需要的只是涵蓋要緊重點和次要重點的卡片。專門多簡報者在預演時寫草稿，這是專門大的錯誤。寫稿要花專門多時刻，而且你得記住宅寫的草稿。默記不僅白費時刻，而反大部分時候都記不得，只好看著稿子并念稿子。你應(yīng)該告訴自己，在交談時自己能夠講得多么好，寫草稿純粹白費時刻，同時只會制造苦惱。記住，第一次預演只是想明白卡片上的看法，講起來是否和記載在卡片上時一樣好。一旦順序聽起來都順耳時，想想你共需多少時刻做簡報。談講多久？十七世紀時，教堂禮拜時刻長遠二至三小時，其后作禮拜的時刻逐漸縮短，今天平均講道時刻約十五分鐘。因為十五分鐘結(jié)束時，「能夠挽救的罪人已獲救了」。商場簡報者必須記住那個理念。一般簡報，十五分到四十分鐘差不多夠了，如需多于四十分鐘，就必須要有充分的理由。專門多顧問一講就一、兩個小時，他們把所明白的訊息全盤托出，絲毫未予簡化。這種傾銷式的簡報專門明顯的是組織極差。一個二十分鐘的簡報，若再刪除五分鐘不必要的部分，會更完美。在簡短的時刻內(nèi)涵蓋差不多理論，更能造成高潮與震撼。盡管不一定要像蓋茨堡演（theGettysburgAddress）一樣精要，但簡潔通常有助于簡報效果。只只是，專門少人天生精于刪減，因為對我們而言，花費極大的心力收集而來的訊息，看起來不管如何都專門緊密相關(guān)，一旦寫下來或制成幻燈片，就大概更重要了。因此．要制造訊息容易，但挑出不必要的部分卻專門難。簡報者必須針對一個主題，不論它值得終生探究或短時刻內(nèi)即可掌握，簡報考要做的是掏沙取金的工作。寫廣告文案的人常以聰慧的方法來選擇精要的部分。他們往往在寫下數(shù)干言后，刪去開頭的文字，因為他們認為原文前面幾行只是大略介紹，和生動重要的后文無關(guān)，因此刪除原文的前面幾行，以使整體更為精簡。做簡報，也可運用相同原則，首先留意引言是否過長。企業(yè)主管的引言通常都太長了。簡報一開始，不必以開胃小菜來白費時問，而應(yīng)直接上主菜。去掉「早安，專門快樂再度來到貴地」、或「專門榮幸……」這種開胃小菜；代之以稍稍的停頓，然后以足以攫取注意力的主菜：「目前我們面對最大的問題……」、或「你是否預備……」、或「通過深入探討……」來吸引聽眾的注意力會更合宜些。另一個能夠考慮刪除的地點為條列出來的「明細表」。假如你條列出八大購買電腦的理出，你最好把他們刪除到只剩下三或五個理由。最危險的確實是我們制造太多訊息，專門少簡報會因為精簡而出毛病。要達到簡潔的地址，你需要有一位心胸爽朗