時間管理與壓力管理（講師用PPT）中國網(wǎng)通（集團(tuán)）有限公司2006年11月1日中國網(wǎng)通運維人員崗位培訓(xùn)叢書-通用技能內(nèi)部資料注意保密第三部分時間管理與壓力管理3.5明確目標(biāo)3.6合理決策3.7制定計劃3.8尋找平衡科學(xué)的時間管理時間和時間管理3.1時間價值3.2時間特性3.3時間管理3.4理念演變時間的價值想知道一年的價值，請問問留級的學(xué)生。想知道一個月的價值，請問問早產(chǎn)兒的母親。想知道一周的價值，請問問周報的編輯。想知道一小時的價值，請問問期待著會面的戀愛男女。想知道一秒的價值，請問問剛從車禍中死里逃生的人。想知道一毫秒的價值，請問問贏得奧運會獎牌的運動員。時間價值時間管理的對象并非是時間，而是我們使用時間時選擇的行為。時間管理時間管理效果，是確定的期待結(jié)果；效率，是用最小的代價或花費所獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結(jié)果。時間管理的理念第一代：利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力；第二代：理論強調(diào)長/中/短期日程表，注重規(guī)劃未來；第三代：注重優(yōu)先順序，依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長目標(biāo)，再逐日制定實現(xiàn)目標(biāo)的計劃，將有限的時間精力加以分配，爭取高效率；第四代：個人管理，注重提升個人工作和生活的質(zhì)量。理念演變第三部分時間管理與壓力管理3.5明確目標(biāo)3.6合理決策3.7制定計劃3.8尋找平衡科學(xué)的時間管理時間和時間管理3.1時間價值3.2時間特性3.3時間管理3.4理念演變翻越逃生墻科學(xué)的時間管理方法時間管理螃蟹圖明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序安排利用最佳的個人時間(arrange)留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間使用計劃(plan)合理安排工作時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)目標(biāo)目標(biāo)是一種追求：人生與事業(yè)的斗爭取向。目標(biāo)是一種選擇：得失與利弊的艱難選擇。舍得知道自己想要什么嗎？明確目標(biāo)您會如何做？有一個休息日，你把被子晾在陽臺外，然后在家里看電視，這時突然下了雨，你的孩子又哭了，門外傳來敲門聲，電話鈴也響了，與此同時你又想上廁所。請問：收被子，照顧孩子，開門，接電話，上廁所這五件事，你會用什么次序去做？

敲門聲代表朋友，電話鈴代表工作，廁所代表自我，孩子代表愛情，被子代表金錢。明確目標(biāo)考慮過您的價值觀嗎？尊重、提升、冒險、競爭力、貢獻(xiàn)、控制力、創(chuàng)造力、公正、名聲、家庭、友誼、慷慨、健康、獨立、和諧、影響力、真實、學(xué)習(xí)能力、忠誠、自然、秩序、個人發(fā)展、樂趣、權(quán)力、威望、出眾、認(rèn)可、責(zé)任感、安全感、服務(wù)、自尊、靈性、穩(wěn)定性、寬容、智能。。。。。。明確目標(biāo)列出您的工作及生活目標(biāo)工作目標(biāo)1._________________________________2.________________________________3.________________________________生活目標(biāo)1._________________________________2._________________________________3._________________________________明確目標(biāo)衡量目標(biāo)的五把尺子S—Spceific具體的M—Measurable可衡量的A—Achievable可達(dá)到的R—Realistic相關(guān)的T—Time-able以時間為基礎(chǔ)符合SMART原則能力范圍內(nèi)。有一點難度。確定最終目標(biāo)的完成日期。建立小時間段上的“時間里程碑”。清晰可見明確目標(biāo)基層組織/個人目標(biāo)基層部門目標(biāo)中層企業(yè)目標(biāo)高層目標(biāo)的類別組織層階目標(biāo)的相關(guān)性明確目標(biāo)科學(xué)的時間管理方法明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序安排利用最佳的個人時間(arrange)時間管理螃蟹圖留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間使用計劃(plan)合理安排工作時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)怎樣用同樣的時間干更多的事情？工作的完成，必有其順序，而工作的順序常能左右時間的價值及效率。一般人大多忽略了工作順序，以致導(dǎo)致失敗或蒙受損失?！突鞔_目標(biāo)科學(xué)的時間管理方法明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序安排利用最佳的個人時間(arrange)時間管理螃蟹圖留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間、使用計劃(plan)合理安排工作時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)案例：又是月末的日子，部門經(jīng)理又在催小倩的網(wǎng)絡(luò)運行報告，但她還沒有做完，并且周末和男友有約會，又答應(yīng)周日和另外一個朋友去做頭發(fā)，此時她該怎么辦？A通過在周五前加班來完成工作，爭取工作娛樂兩不誤。B婉言謝絕朋友們的約會，在周末加班來完成工作。C跟部門經(jīng)理說身體不舒服，拖延到下月2日再交報告。你該怎么辦？合理決策案例：劉志是一名機械工程師，每月他都要向公司出示一份技術(shù)總結(jié)報告，許多同事告訴他這份報告根本就沒什么用，只是形式而已，他該怎么辦？A忽視他人的評價，繼續(xù)編寫報告。B停止上交報告，看看會有什么結(jié)果。C查閱大量的新資料，根據(jù)調(diào)查結(jié)果改進(jìn)報告質(zhì)量。你該怎么辦？合理決策你該怎么辦？案例：王成是網(wǎng)管中心**部的一名主管，他每周五都需要花2個小時來整理員工的工作時間表，看是否有病假或休假的情況，并在周六要抄送給部門經(jīng)理。但今天不巧的是他負(fù)責(zé)的大客戶的設(shè)備壞了，需要緊急搶修，這時他該怎么辦？A繼續(xù)整理該信息。B停止整理該信息。C向其部門經(jīng)理匯報工作情況，并請求領(lǐng)導(dǎo)允許這項整理抄送工作授權(quán)給其他人做或延至下周某具體的一天。合理決策四種cancel的方法學(xué)會拒絕。授權(quán)。簡化工作。延后。合理決策授權(quán)

把自己值錢的時間解放出來，不重要的事情給別人去做。關(guān)鍵：明確。要讓被授權(quán)的人有明確的指示。注意：挑選合適的人，明確期望結(jié)果以及完成時間。及時查詢對方的工作進(jìn)度。不要想當(dāng)然認(rèn)為對方能完成工作。出錯的狀況多是由錯誤的假設(shè)產(chǎn)生的。延后不是拖延不要固執(zhí)，把一時難以解決的問題記錄下來；把這個問題存檔于潛意識中；從其他角度考慮這個問題。學(xué)會擱置問題合理決策打倒完美主義合理決策當(dāng)你開始放棄理想的完美時，你才真正開始準(zhǔn)備迎接成功。項目的環(huán)境總是復(fù)雜多變，過分追求理想和完美，往往會導(dǎo)致對真正項目目標(biāo)的偏離。要真正獲得成功，就要懂得權(quán)衡和放棄。項目是管理者手中的藝術(shù)品，盡管有殘缺，但卻是一種美。卸下不必要的負(fù)擔(dān)充分發(fā)掘你的智慧，別老把自己捆綁在次要的事情上。卸下多余的帽子，卸掉不必要的負(fù)擔(dān)，如果他們不能把你明確地引向目標(biāo)的話。不要總想著把所有的事情都往自己身上攬。學(xué)會適時剎車，這樣你才不會誤入歧途。合理決策科學(xué)的時間管理方法明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序ABC安排利用最佳的個人時間(arrange)時間管理螃蟹圖留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間、使用計劃(plan)合理安排工作時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)時間管理工具制定計劃年計劃月計劃周計劃日計劃事業(yè)目標(biāo)計劃清單列出待辦事項清單（公務(wù)、私事）。每月或每周列明的工作；前一天未完成的工作；日常工作；特殊事項……決定優(yōu)先順序、刪減和授權(quán)。估計工作需要的時間。限定自己必須在規(guī)定時間內(nèi)完成工作；全心投入，排除干擾。預(yù)留時間給突發(fā)事件。設(shè)置控制點，進(jìn)行每日檢查。制定計劃小心時間陷阱帕金森定律工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。嚴(yán)格地為自己定下工作進(jìn)度，限制每樣工作合理的時間，完成它。

制定計劃每周時間計劃表（1）目標(biāo)：1、2、3、具體事務(wù)優(yōu)先級別估計時間日期安排制定計劃每周時間計劃表（2）時間星期一星期二星期三星期四星期五備注8：009：0010：0011：0012：0013：0014：0015：0016：0017：00制定計劃規(guī)劃你的每一天在你離開辦公室之前，寫一張單子，列出次日要做的最重要的六件事情，而且要標(biāo)出輕重緩急。第二天，做完一件事就劃掉一件事，如果沒做完，就移到第二天的單子上?！獝弁?李制定計劃每日工作清單（1）需要完成的任務(wù)級別估計耗時時間安排完成情況須完成的文檔須約見的人須撥打的電話須發(fā)送的傳真或郵件……總結(jié)制定計劃每日工作清單（2）目標(biāo)：1、2、3、優(yōu)先順序須完成的任務(wù)完成時間備注制定計劃科學(xué)的時間管理方法明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序ABC安排利用最佳的個人時間(arrange)時間管理螃蟹圖留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間、使用計劃(plan)合理安排工作時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)盡量消除干擾找個僻靜的地方做事，學(xué)會關(guān)門做事；發(fā)現(xiàn)規(guī)律，與別人的時間取得協(xié)作，制定自己的時間表；避免遺忘事情，馬上記下自己需要的信息。不要過度依賴科技；制定計劃整理整頓工作空間（充分利用辦公工具、文書歸檔管理、不要亂放東西）；工作時間管理整理整頓工作空間。（椅子，光線、聲音、色彩、通風(fēng)、衛(wèi)生、溫度，取文件時的距離，便簽本、電話、電腦、文具擺放位置及習(xí)慣）充分利用現(xiàn)代辦公工具。了解他們的基本功能和作用。（訂書機、文件夾、復(fù)印機、傳真機等）經(jīng)常整理空間。將整理淘汰列為經(jīng)常性的事務(wù)，最好是每天下班前收拾桌面一次，每三個月定期清理一次櫥柜，每半年整個辦公室大整理一遍。制定計劃文書歸檔管理盡量不用紙張，便于編輯，提高效率；及時存盤。采用合理分類，統(tǒng)一編目，合理使用。文件類型（公文、命令、制度、信函、報表、帳冊、印章、證明、史料、照片、印刷品等等）時間分類：永久保存、十年保存、三年保存、一年保存。地域分類：部門分類：定期整理，歸整淘汰。制定計劃個人電腦其上內(nèi)容并不一定真實。定期升級軟件。善用內(nèi)部辦公網(wǎng)傳遞信息。刪除無用的文件和文件夾。定期整理電腦及殺毒。把你的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。只安裝你需要的軟件。努力學(xué)習(xí)你常用的電腦軟件，但不要把時間浪費在那些你不需要的功能上。不要過度依賴科技制定計劃每封郵件都該有個標(biāo)題，且要言簡意賅。標(biāo)題行應(yīng)該清楚明了，引人注意。只抄送給必要的人。習(xí)慣使用地址簿，保證地址的準(zhǔn)確性與地址獲取的高效。對郵件進(jìn)行及時處理。過濾垃圾郵件。給打電話羅嗦的人發(fā)郵件聯(lián)系。如果情況確實緊急，請采用電話聯(lián)系。需要信息來回反饋的場合請使用電話聯(lián)系。電子郵件制定計劃電話溝通在估計對方不忙的時間打電話，避免忙音等待。態(tài)度誠懇真摯和諧。事先列出溝通重點。報名自己單位姓名。聲音力求自然悅耳。適當(dāng)尊稱增進(jìn)關(guān)系。長話短說，要言不煩。暫離或中斷先告知。復(fù)述對方談話要點。養(yǎng)成電話記錄好習(xí)慣。制定計劃Who誰What什么事Where地點When時間Why原因Howtodo怎樣做Howlong…需要多長時間電話記錄內(nèi)容制定計劃科學(xué)的時間管理方法明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序安排利用最佳的個人時間(arrange)時間管理螃蟹圖留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間使用計劃(plan)合理安排工作時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)你該怎么辦？案例：假如有一天，經(jīng)理讓你寫一份報告，并要求你一天時間完成。其中查閱資料需要兩個小時，找三個人了解情況共需兩個小時，且三人事前各需準(zhǔn)備一個小時；找兩個人統(tǒng)計數(shù)據(jù)各需三個小時；草擬報告需四個小時左右。算一算，一共需要多少時間才能完成工作？學(xué)會科學(xué)統(tǒng)籌制定計劃合理安排工作時間60/40規(guī)則：把任務(wù)安排在60%的工作時間里，留下40%的時間處理未納入計劃和不期而至的事情。對于一個8小時的工作日而言，可以計劃的時間5小時左右，剩下時間為彈性時間。

80/20原則：人們應(yīng)該把80%的時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即會比別人干得出色的事情上。（獅子與鼴鼠決斗）制定計劃科學(xué)的時間管理方法明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序安排利用最佳的個人時間(arrange)時間管理螃蟹圖留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間使用計劃(plan)合理安排工作時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)有效利用不同的時間段首要時間 A、思考一天的工作大塊時間 B、學(xué)習(xí)，例如聽廣播，了解本行業(yè)有關(guān)經(jīng)濟新聞等零碎時間C、完成計劃內(nèi)未完成的工作固定時間 D、開例會彈性時間 E、閱讀、整理文件、清整辦公室、完成一些小事等交通時間 F、做最重要的工作安靜時間 G、鍛煉尋找平衡尋找平衡發(fā)現(xiàn)你的生物鐘8910111213141516171819時間企劃此時思考、組織、計劃能力最強，反映最敏捷，最適合用腦頗多的工作。決案短程記憶和推理能力達(dá)到最高峰。創(chuàng)意想像力較強。整理身體各功能跌停板，但利于長期記憶。運動體能達(dá)到最高峰，反射動作快，身體協(xié)調(diào)能力佳。身體的自然規(guī)律尋找平衡重視零碎時間把一些等候的時間利用起來。創(chuàng)造時間區(qū)。逆勢操作。一心多用，幾個工作同時進(jìn)行。尋找平衡隨時隨地學(xué)習(xí)讀萬卷書，行萬里路，交萬個人。夯實基礎(chǔ)，提綱挈領(lǐng)博聞強記，融會貫通重視實踐，善于總結(jié)深入思考，改變觀念強者同行，開闊視野勇于競合，塑造自我學(xué)習(xí)是一輩子的事情尋找平衡科學(xué)的時間管理方法明確目標(biāo)，確立優(yōu)先順序和具體任務(wù)(purpose)明確目標(biāo)優(yōu)先順序ABC安排利用最佳的個人時間(arrange)時間管理螃蟹圖留給自己充分的私人時間精力最好的時間做最重要的事情每日每周規(guī)劃時間使用計劃(plan)留出意外事件的處理時間盡量減少或消除干擾因素簡化工作做延后處理去除不必要和不合適的事務(wù)(cancel)拒絕授權(quán)平衡工作與生活平衡是一個不可違背