1《會計(jì)檔案管理辦法》講解

1《會計(jì)檔案管理辦法》講解

一、《會計(jì)檔案管理辦法》的背景二、《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容2一、《會計(jì)檔案管理辦法》的背景2為規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，提高會計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國家檔案局對原《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）進(jìn)行了修訂，2015年12月11日以財(cái)政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計(jì)檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。3為規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，提高會計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、

會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，其內(nèi)容直接反映各單位所有經(jīng)濟(jì)活動及財(cái)務(wù)收支，反映各單位某一特定日期的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，同時還反映會計(jì)核算的具體內(nèi)容、核算程序、核算方法和結(jié)果。與一般檔案相比，會計(jì)檔案特殊的內(nèi)容和專門的方法決定了其具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此，需要專門的制度予以規(guī)范，加強(qiáng)管理，有效保護(hù)和利用會計(jì)檔案。4

會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支過程中的產(chǎn)一、《會計(jì)檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。會計(jì)電算化已基本普及、會計(jì)信息化迅速發(fā)展，客觀要求對產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)直接作為檔案進(jìn)行保存，以實(shí)現(xiàn)全面的信息化，提供工作效率?！稌?jì)檔案管理辦法》第三條指出本辦法所稱會計(jì)檔案包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。5一、《會計(jì)檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。5二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。國家檔案部門對檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀作出了一系列新的規(guī)定。會計(jì)檔案作為檔案的一個重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。2014年中辦、國辦印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)【2014】15號）指出，“各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位（包括境外派出機(jī)構(gòu)）、社會組織，要根據(jù)工作實(shí)際需要，加強(qiáng)檔案管理工作，做好本單位本系統(tǒng)的文字收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用，開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流、人員培訓(xùn)等，按規(guī)定向同級國家檔案館移交檔案?！?二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。6三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強(qiáng)，需要予以修訂、完善。7三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強(qiáng)，需要予以修會計(jì)檔案與會計(jì)核算工作息息相關(guān)，是會計(jì)工作的重要組成。會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)中寶貴的信息資源。8會計(jì)檔案與會計(jì)核算工作息息相關(guān)，是會計(jì)工作的重要組成。8從2012年開始，財(cái)政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年財(cái)政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。隨著試點(diǎn)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，2014年財(cái)政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了《會計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》。2015年9月財(cái)政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論《會計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。9從2012年開始，財(cái)政部、國家檔案局陸續(xù)組織部二、《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容

新《會計(jì)檔案管理辦法》分為正文和附表。正文共31條，對《會計(jì)檔案管理辦法》的制定宗旨、法律依據(jù)，會計(jì)檔案的管理體制、定義和范圍，電子會計(jì)檔案管理要求，會計(jì)檔案的移交、利用、銷毀，會計(jì)檔案在各單位之間的交接，會計(jì)檔案出境管理等進(jìn)行了全面規(guī)范。

10二、《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容新《會計(jì)檔案管理附表

《企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表》（附表一）《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限（附表二）兩張表明確了各類會計(jì)檔案(會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料）的最低保管期限。11附表

《企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表》（附表一）1《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計(jì)檔案的定義范圍2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理3.延長了會計(jì)檔案的保管期限4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序5.明確了會計(jì)檔案的出境要求12《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計(jì)檔案的定義范圍11.完善了會計(jì)檔案的定義范圍1998年版本第五條會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。131.完善了會計(jì)檔案的定義范圍1998年版本132015年版本第三條本辦法所稱會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。142015年版本14對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：

第一,會計(jì)檔案是由會計(jì)資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計(jì)資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計(jì)核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。首先，會計(jì)檔案是辦理完畢的會計(jì)資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經(jīng)完成，如會計(jì)憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中的會計(jì)憑證則屬于會計(jì)資料，不屬于會計(jì)檔案。其次，會計(jì)檔案是具有保存價值的會計(jì)資料。單位在日常會計(jì)核算過程中會產(chǎn)生大量的會計(jì)資料，但不是所有的會計(jì)資料都要作為會計(jì)檔案，如在會計(jì)核算中間環(huán)節(jié)進(jìn)行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結(jié)果將最終反映到會計(jì)憑證之上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計(jì)檔案保存。最后，會計(jì)檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計(jì)資料。即會計(jì)檔案是將會計(jì)資料按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行整理而形成的，而不是將會計(jì)資料無邏輯、無序地堆砌。15對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：

15對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：第一,會計(jì)檔案是由會計(jì)資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計(jì)資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計(jì)核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。需要指出的是，會計(jì)檔案和會計(jì)資料是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。既有聯(lián)系，也有區(qū)別。16對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：16[案例]關(guān)于對會計(jì)檔案的理解某企業(yè)由于檔案庫房存儲空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財(cái)務(wù)部門接收會計(jì)檔案。對此，企業(yè)會計(jì)人員張某向財(cái)務(wù)部主任李某請示如何處理。財(cái)務(wù)部主任李某指出，這些會計(jì)資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計(jì)檔案，而仍屬于會計(jì)資料，可以不執(zhí)行會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。顯然，該企業(yè)財(cái)務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計(jì)資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計(jì)檔案的范疇，也需要按照《會計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行管理。

17[案例]關(guān)于對會計(jì)檔案的理解17第二,會計(jì)檔案既可以是外部接收取得的會計(jì)資料，也可以是內(nèi)部直接形成的各種形式會計(jì)資料。其中：外部接收取得的會計(jì)資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)實(shí)際發(fā)生的會計(jì)資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費(fèi)清單等。當(dāng)前國家正在推進(jìn)電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計(jì)資料予以歸檔。內(nèi)部直接形成的會計(jì)資料是指單位在會計(jì)核算過程中產(chǎn)生的會計(jì)資料，主要是記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成的據(jù)以進(jìn)行會計(jì)核算的憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計(jì)提折舊的資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計(jì)算所得稅的資料等。18第二,會計(jì)檔案既可以是外部接收取得的會計(jì)資料，也可以是內(nèi)部直第三,電子會計(jì)檔案屬于會計(jì)檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

電子文件是指單位在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。因此，電子會計(jì)檔案具有如下特征：(1)電子會計(jì)檔案的來源是計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，即電子會計(jì)檔案是以計(jì)算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計(jì)信息；(2)電子會計(jì)檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體進(jìn)行的；(3)電子會計(jì)檔案最終可以存儲、保管在本地計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備、設(shè)施，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間。19第三,電子會計(jì)檔案屬于會計(jì)檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和[案例]關(guān)于對電子會計(jì)檔案的理解

某企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，為實(shí)現(xiàn)異地集中核算目的，會計(jì)核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據(jù)進(jìn)行日常賬務(wù)處理，同時對原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進(jìn)行歸檔保存。新《會計(jì)檔案管理辦法》頒布后，該企業(yè)負(fù)責(zé)人對會計(jì)人員說，新辦法將電子會計(jì)檔案納入會計(jì)檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質(zhì)原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。該企業(yè)負(fù)責(zé)人的說法是錯誤的。為提高工作效率，單位通過在內(nèi)部制定相應(yīng)的內(nèi)控流程，并在確保掃描件和電子文檔真實(shí)、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始憑證的掃描件和合同的電子文檔作為依據(jù)進(jìn)行會計(jì)核算。但是，原始憑證的掃描件和合同的電子文檔不符合《會計(jì)檔案管理辦法》中關(guān)于電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存的相關(guān)規(guī)定，所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。20[案例]關(guān)于對電子會計(jì)檔案的理解

201.完善了會計(jì)檔案的定義范圍新增內(nèi)容1.納稅申報(bào)表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報(bào)程序的相關(guān)表格，是單位進(jìn)行稅款申報(bào)繳納和會計(jì)核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計(jì)資料。原《管理辦法》沒有單獨(dú)列明其屬于會計(jì)檔案，在實(shí)務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計(jì)檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報(bào)表明確列入會計(jì)檔案范圍。211.完善了會計(jì)檔案的定義范圍新增內(nèi)容212.會計(jì)檔案鑒定意見書，是單位開展會計(jì)檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計(jì)檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被鑒定會計(jì)檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。222.會計(jì)檔案鑒定意見書，是單位開展會計(jì)檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第七條

單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨(dú)立功能的多臺計(jì)算機(jī)或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)條件下，會計(jì)檔案管理工作不再單單局限于傳統(tǒng)模式下通過實(shí)體檔案實(shí)現(xiàn)對檔案工作的技術(shù)性管理，而是前移至文件的形成階段，逐步實(shí)現(xiàn)對會計(jì)檔案全生命周期的管理。232.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第七條單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條

同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案：（一）形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；（二）使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；（五）建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。

第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。242.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條同時滿足下列條件的，單2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計(jì)資料實(shí)行無紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。在實(shí)務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會計(jì)資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。252.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計(jì)資料實(shí)行無紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。在實(shí)務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會計(jì)資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。如何理解第八條關(guān)于電子會計(jì)資料的六項(xiàng)條件？262.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成六項(xiàng)條件1、形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。2、使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；27六項(xiàng)條件1、形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)3、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系。4、采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；5、建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6、形成的電子會計(jì)檔案資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)資料。283、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。該條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了兩方面內(nèi)容：一是電子會計(jì)資料的來源要真實(shí)有效，二是電子會計(jì)資料產(chǎn)生與傳遞的全過程不能脫離計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會計(jì)信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。292.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。其中：單位內(nèi)部形成的電子原始憑證，需要在信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度的審批流程，完成了有效的審批程序，方可視為符合本項(xiàng)條件。如通過辦公自動化系統(tǒng)審批生效的電子文件、在費(fèi)用報(bào)賬信息系統(tǒng)中填制并經(jīng)審批的費(fèi)用報(bào)銷申請單等。單位內(nèi)部形成的電子記賬憑證，凡是由會計(jì)核算軟件根據(jù)設(shè)定規(guī)則自動生成或由會計(jì)人員在會計(jì)核算軟件中直接編制的記賬憑證，均可視為符合本項(xiàng)條件。對于會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，由會計(jì)軟件根據(jù)電子會計(jì)資料自動生成（如總賬、明細(xì)賬、日記賬、財(cái)務(wù)報(bào)表）或在信息系統(tǒng)中建立并經(jīng)過有效審批（如固定資產(chǎn)卡片）的，可視為符合本項(xiàng)條件。302.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收的外部電子會計(jì)憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)與外部機(jī)構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計(jì)資料（如用于報(bào)銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項(xiàng)條件。需要特別注意兩點(diǎn)：312.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收的外部電子會計(jì)憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)與外部機(jī)構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計(jì)資料（如用于報(bào)銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項(xiàng)條件。需要特別注意兩點(diǎn)：第一，將紙質(zhì)會計(jì)資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計(jì)資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。322.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。（掃描文件不是）單位接收的外部電子會計(jì)憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)與外部機(jī)構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計(jì)資料（如用于報(bào)銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項(xiàng)條件。需要特別注意兩點(diǎn)：第一，將紙質(zhì)會計(jì)資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計(jì)資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。第二，如電子會計(jì)資料的生成方、發(fā)送方來源不可靠或不具有權(quán)威性，不得僅以電子文件歸檔。332.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理２．使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。會計(jì)核算系統(tǒng)是為單位會計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理直接采集會計(jì)信息與數(shù)據(jù)，生成會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會計(jì)資料的核心會計(jì)軟件，是電子會計(jì)檔案歸檔的重要信息系統(tǒng)。本條中的“讀取”包括兩層含義：一是會計(jì)資料要以會計(jì)人員可以理解的形式呈現(xiàn)，而不能是單純的計(jì)算機(jī)代碼和純數(shù)據(jù)；二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符合會計(jì)領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不能是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。本條中的“輸出”是指，會計(jì)核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有提供導(dǎo)出電子會計(jì)檔案的接口，會計(jì)檔案的存儲格式要符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。342.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理２．使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理２．使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。本條中的“設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序”是對電子會計(jì)檔案在形成過程中所采取的風(fēng)險(xiǎn)控制手段。對于自動生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換過程中沒有新的風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，則可視同已自動審核。其他手工編制的會計(jì)憑證或會計(jì)信息傳輸過程中涉及人工干預(yù)的，應(yīng)設(shè)定必要的審簽程序。352.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理２．使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系。電子檔案管理系統(tǒng)是對電子會計(jì)檔案進(jìn)行采集、歸檔、編目、管理和處置的信息系統(tǒng)，會計(jì)檔案電子化要求單位建設(shè)與管理要求相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)功能要求可參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）。362.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系。其核心要求是：電子會計(jì)檔案應(yīng)脫離原生成系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存。需要注意的是：第一，系統(tǒng)升級后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對原生成系統(tǒng)也應(yīng)進(jìn)行歸檔保存；涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代可能無法繼續(xù)讀取以前生成的電子會計(jì)檔案的，還應(yīng)將硬件設(shè)備進(jìn)行保存。第二，因系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)需要而對原生成系統(tǒng)進(jìn)行的備份，無論是在線的還是離線的，都不是真正意義上的歸檔保存。372.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系。建立電子會計(jì)檔案與其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系，是指在電子檔案管理系統(tǒng)中調(diào)閱電子會計(jì)檔案可以準(zhǔn)確定位對應(yīng)紙質(zhì)會計(jì)資料的歸檔存放位置，反之，查閱紙質(zhì)會計(jì)檔案時也可以利用關(guān)鍵信息查找電子會計(jì)檔案的內(nèi)容，其目的是保證會計(jì)檔案的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。如在實(shí)務(wù)中，可以使用“年份+電子記賬憑證號”或類似編碼規(guī)則形成標(biāo)準(zhǔn)條形碼，粘貼在相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)原始憑證首頁，紙質(zhì)原始憑證組卷、裝盒后，分別編制標(biāo)準(zhǔn)的檔號和盒號條形碼，在電子檔案管理系統(tǒng)中為電子記賬憑證與上述條形碼建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于電子檔案與實(shí)體檔案之間相互檢索。382.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理４．采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改。（全過程防止篡改）檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案具有信息與載體完整不可分割的特點(diǎn)，并且修改后通常會留下痕跡。電子會計(jì)檔案可以在不同載體之間轉(zhuǎn)換存儲，在此過程中容易被篡改且難以被發(fā)現(xiàn)，因此，采用信息安全技術(shù)手段來保證它的真實(shí)性和完整性顯得尤為重要。單位應(yīng)采用技術(shù)和管理相結(jié)合的方式，保證電子文件在收集、移交、檢測、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲的完整性、用戶身份的真實(shí)性，并妥善管理在運(yùn)行過程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改。392.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理４．采取有效措施，防止電子會計(jì)檔建立電子會計(jì)檔案的防篡改機(jī)制主要包括：7項(xiàng)（1）制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制策略，防止會計(jì)核算系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行和業(yè)務(wù)處理過程中發(fā)生有意或無意的危害信息完整性和真實(shí)性的變化，并具備有效的業(yè)務(wù)容量、業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃和應(yīng)急計(jì)劃。（2）電子文件收集過程保證防篡改。（3）利用電子檔案管理系統(tǒng)保證電子文件在鑒定、整理、移交過程中不被篡改。40建立電子會計(jì)檔案的防篡改機(jī)制主要包括：7項(xiàng)（1）制定相應(yīng)的風(fēng)（4）需手工管理的電子檔案，通過多人監(jiān)督、特征比對等方式確保電子檔案在整理、移交、鑒定、保管、利用等過程中不被非法修改；采用存儲環(huán)境管理等方式確保離線存儲的電子檔案不被非法更改。（5）采用實(shí)時連續(xù)監(jiān)控、信息確認(rèn)技術(shù)等措施確保離線備份和離線傳遞的電子檔案不被非法更改。41（4）需手工管理的電子檔案，通過多人監(jiān)督、特征比對等方式確保（6）保證電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中電子檔案真實(shí)、不被非法更改；（7）單位應(yīng)采取有效措施保證電子檔案管理系統(tǒng)中的職責(zé)分離：42（6）保證電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中電子檔案真實(shí)、不被非2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理５．建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。建立電子會計(jì)檔案的備份制度是保證會計(jì)資料安全的基本要求。相對于紙質(zhì)資料，電子資料存在更多的滅失風(fēng)險(xiǎn)因素，易受高溫、潮濕、電磁、劇烈震動等影響而失效。在會計(jì)資料打印輸出的情況下，紙質(zhì)資料與電子資料實(shí)際形成相互備份關(guān)系，而一旦不打印了，則對于電子資料的備份要求就應(yīng)相應(yīng)增強(qiáng)。電子檔案管理系統(tǒng)的備份應(yīng)當(dāng)依照《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（DA/T56）進(jìn)行。需要指出的是，“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”對單位的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對會計(jì)資料存儲設(shè)備的物理保護(hù)措施，防止無關(guān)人員對設(shè)備的接觸。對于一般規(guī)模較小的企業(yè)，特別是小微企業(yè)而言，這些條件一般是達(dá)不到的。小微企業(yè)要實(shí)行會計(jì)資料的無紙化管理，可以選擇采用大型會計(jì)軟件廠商提供的會計(jì)軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。大型會計(jì)軟件廠商具有較強(qiáng)的實(shí)力和規(guī)模優(yōu)勢，一般具備完善的數(shù)據(jù)庫備份體系。另外，具備一定規(guī)模的會計(jì)代理記賬機(jī)構(gòu)也可能具備上述條件。432.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理５．建立電子會計(jì)檔案備份制度，能2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理６．形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。

新《管理辦法》規(guī)定保管期限為永久的會計(jì)資料必須以紙質(zhì)形式歸檔保存，如年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊，會計(jì)檔案鑒定意見書等。各單位自行鑒定認(rèn)為具有重要保存價值的其他會計(jì)檔案也應(yīng)以紙面形式保存。442.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理６．形成的電子會計(jì)資料不屬于具有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。外部接收的電子會計(jì)資料的管理除具備與內(nèi)部形成的電子會計(jì)資料管理相同的條件以外，還需要具備符合《中華人民共和國電子簽名法》（2015年修正）規(guī)定的電子簽名。在傳統(tǒng)的交易過程中，為了保證交易安全，交易中的文件一般都要由當(dāng)事人簽字或者蓋章，以便能夠確認(rèn)簽名人的身份，并確保簽字或者蓋章的人認(rèn)可文件的內(nèi)容。當(dāng)交易通過電子的形式進(jìn)行時，傳統(tǒng)的手寫簽字和蓋章變得無法實(shí)現(xiàn)，必須依靠技術(shù)手段予以替代。這種在電子文件中識別交易人身份，保證交易安全的電子技術(shù)手段，就是電子簽名。452.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》第十三條規(guī)定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。一項(xiàng)電子簽名如果同時符合上述四項(xiàng)條件，可以視為可靠的電子簽名。462.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條案例：會計(jì)檔案電子化管理節(jié)約成本效果顯著2013年以來，財(cái)政部、國家檔案局組織部分企業(yè)開展會計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作，以某企業(yè)為例，全部記賬憑證和明細(xì)分類賬以電子形式保存后，每年可以節(jié)約紙張超過1億張，約合用紙225噸，累計(jì)節(jié)約紙張成本、運(yùn)輸成本、倉儲成本、打印耗費(fèi)、裝訂成本、人工成本等數(shù)千萬元。按照每1噸紙耗費(fèi)3.6立方米木材測算，節(jié)約木材810立方米。按一棵成年樹可產(chǎn)木材0.5立方米，每棵樹可以吸收0.11噸二氧化碳計(jì)算，相當(dāng)于178.2噸二氧化碳排放量。實(shí)行會計(jì)檔案電子化管理，還顯著提升了該企業(yè)的會計(jì)檔案工作質(zhì)量、管理效率和檔案的利用價值。47案例：會計(jì)檔案電子化管理節(jié)約成本效果顯著2013年以來，財(cái)政３.延長了會計(jì)檔案的保管期限第十四條

會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。本條對會計(jì)檔案保管期限定期的設(shè)置進(jìn)行了重新規(guī)范。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，本次修訂將會計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等主要會計(jì)檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計(jì)資料的最低保管期限延長至10年。48３.延長了會計(jì)檔案的保管期限第十四條會計(jì)檔案的保管期限分３.延長了會計(jì)檔案的保管期限第十五條

各類會計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。本條對會計(jì)檔案保管期限的靈活處置原則進(jìn)行了規(guī)定。本條是對第十四條的補(bǔ)充。即各單位在劃分檔案保管期限時，可不限于永久、30年、10年三個時間期限，而可根據(jù)自身實(shí)際需要，劃設(shè)會計(jì)檔案的保管期限，但其劃設(shè)的會計(jì)檔案保管期限不得低于《管理辦法》規(guī)定的各類會計(jì)檔案的保管期限要求。如應(yīng)劃分為永久的會計(jì)檔案不得定為50年，應(yīng)劃分為30年的會計(jì)檔案不得定為低于30年的保管期限，但可以定為35年或40年的保管期限。單位的會計(jì)檔案如不能與《管理辦法》附表中的各類會計(jì)檔案名稱一一對應(yīng)，可以根據(jù)會計(jì)檔案的使用價值劃定保管期限。如具有憑證價值的會計(jì)檔案應(yīng)參照憑證類會計(jì)檔案，最低保管期限為30年。49３.延長了會計(jì)檔案的保管期限第十五條各類會計(jì)檔案的保管期4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序會計(jì)檔案的銷毀是會計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對到期的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。原《管理辦法》規(guī)定了會計(jì)檔案銷毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前是否開展會計(jì)檔案的鑒定工作以及鑒定的工作程序和有關(guān)具體職責(zé)，這在一定程度上將會計(jì)檔案銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，單位負(fù)責(zé)人往往傾向于不對到期的會計(jì)檔案進(jìn)行銷毀，致使單位保存了大量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過最低保管期限、已失去保存價值且符合銷毀條件的會計(jì)檔案，占據(jù)了大量的檔案儲存空間，造成了一定的資源浪費(fèi)。因此，新《管理辦法》增加了會計(jì)檔案依據(jù)鑒定結(jié)果予以銷毀的相關(guān)規(guī)定。504.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序50

4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序第十六條

單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計(jì)檔案，可以銷毀。第十七條

會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。第十六條、十七條主要規(guī)范已到最低保管期限的會計(jì)檔案的鑒定工作。各單位應(yīng)定期對保管期滿的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果，對保管期滿的會計(jì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處置。會計(jì)檔案的鑒定周期、頻率可視單位的實(shí)際情況而定。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計(jì)檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次鑒定工作。514.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對已到

4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序?qū)Ρ９芷跐M的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭組織，參加人員至少應(yīng)包括會計(jì)管理機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的人員，內(nèi)部設(shè)置紀(jì)檢監(jiān)察部門的，應(yīng)邀請紀(jì)檢監(jiān)察部門的人員參加，必要時還應(yīng)邀請單位法律部門的人員參加。具體鑒定時，可先由檔案部門會同會計(jì)部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。初步鑒定結(jié)論提出后，形成初步鑒定意見。單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），對初步鑒定意見進(jìn)行討論審定，形成正式鑒定意見書。單位檔案鑒定委員會（或小組）組成可參照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（DA/T47）的7.7.1或《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國檔發(fā)[1987]27號）中8.2有關(guān)內(nèi)容。524.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序?qū)Ρ９芷跐M的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，

4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序單位對于具有繼續(xù)保存價值的會計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計(jì)檔案，通常包括兩種情形：534.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序單位對于具有繼續(xù)保存價值的會計(jì)

4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計(jì)檔案，通常包括兩種情形：一種是需保存較長時間的，建議以鑒定時點(diǎn)為起點(diǎn)，仍按《管理辦法》附表列示的保管期限進(jìn)行劃定；544.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計(jì)檔案

4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計(jì)檔案，通常包括兩種情形：一種是需保存較長時間的，建議以鑒定時點(diǎn)為起點(diǎn)，仍按《管理辦法》附表列示的保管期限進(jìn)行劃定；另一種是因債權(quán)債務(wù)未了需要繼續(xù)保存的，會計(jì)檔案繼續(xù)保存至債權(quán)債務(wù)事項(xiàng)結(jié)束即可。554.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計(jì)檔案4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序第十八條

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。564.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序監(jiān)銷是保證檔案銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排。原《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷”。但是，會計(jì)檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，理應(yīng)由單位自行組織。原《管理辦法》關(guān)于國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案由財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，在實(shí)踐中往往由于相關(guān)部門人手緊缺、管理責(zé)任不清等原因，既難以真正貫徹落實(shí)，又增加了行政管理成本，無法切實(shí)發(fā)揮監(jiān)督作用。新《管理辦法》刪除了財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進(jìn)一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”574.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序574.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序單位在銷毀會計(jì)檔案前，單位檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案工作人員應(yīng)根據(jù)單位檔案鑒定委員會（或小組）作出的鑒定意見編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，并由相關(guān)責(zé)任人簽字或蓋章。會計(jì)檔案的銷毀工作由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章?！稌?jì)檔案銷毀清冊》的編制可參考以下格式：584.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序584.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序594.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序595.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條

單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：605.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條單位的會計(jì)檔案及其5.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條

單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：1.《中華人民共和國檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運(yùn)出境。”615.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條單位的會計(jì)檔案及其5.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條

單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：1.《中華人民共和國檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運(yùn)出境。”2.《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十五條第五款規(guī)定“未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得攜帶、傳遞國家秘密載體出境?！?25.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條單位的會計(jì)檔案及其5.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條

單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：3.《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十九條規(guī)定“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴(yán)禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級國家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行?！睍?jì)檔案出境根據(jù)其等級不同，由不同級別的檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人的會計(jì)檔案需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門有關(guān)行政審批事項(xiàng)辦理方法。635.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條單位的會計(jì)檔案及其5.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條

單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：4.《關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)國家檔案局批準(zhǔn)?！?45.明確了會計(jì)檔案的出境要求第二十五條單位的會計(jì)檔案及其強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：會計(jì)檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計(jì)檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點(diǎn)把握三點(diǎn)：（一）會計(jì)檔案移交的基本原則能夠確定檔案歸屬的，會計(jì)檔案交由確定的檔案歸屬單位保管；不能確定檔案歸屬的，會計(jì)檔案應(yīng)移交給單位主管部門或所在地國家檔案館；未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方或承接方保存。（二）搞清楚“建設(shè)單位”是什么

建設(shè)單位不同于勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位，它是項(xiàng)目建設(shè)過程的管理方，也就是建設(shè)工程合同的甲方、項(xiàng)目法人。建設(shè)單位也不等同于業(yè)主。業(yè)主是建設(shè)形成的實(shí)體（物權(quán)）的所有者，即建設(shè)項(xiàng)目接受單位。如果業(yè)主直接負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建設(shè)，那么業(yè)主就是建設(shè)單位；如果業(yè)主或第三方出資，由項(xiàng)目法人建立的單位實(shí)際管理建設(shè)全過程，那么這個實(shí)際管理建設(shè)項(xiàng)目的單位就是建設(shè)單位。

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，按照《管理辦法》第二十四條處理。65強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：會計(jì)檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：會計(jì)檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計(jì)檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點(diǎn)把握三點(diǎn)：（三）電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。66強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：會計(jì)檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、新舊辦法銜接為確保新《管理辦法》的有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過渡，2016年3月8日，財(cái)政部、國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于新舊<會計(jì)檔案管理辦法>有關(guān)銜接規(guī)定的通知》（財(cái)會〔2016〕3號），分別對保管期限和電子會計(jì)資料歸檔的銜接進(jìn)行了規(guī)定。67新舊辦法銜接67新舊辦法銜接1．關(guān)于保管期限的銜接（1）新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。68新舊辦法銜接1．關(guān)于保管期限的銜接681．關(guān)于保管期限的銜接（1）新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。比如，某單位2004年形成的會計(jì)憑證，已到原《管理辦法》規(guī)定的15年的最低保管期限，2015年12月20日該單位對其進(jìn)行了鑒定認(rèn)為應(yīng)繼續(xù)保管，那么其最低繼續(xù)保管期限應(yīng)為14年（新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限30年-已保管期限16年）。691．關(guān)于保管期限的銜接691．關(guān)于保管期限的銜接

（3）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。701．關(guān)于保管期限的銜接

70（4）未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。比如，2010年形成的會計(jì)憑證，按照原《管理辦法》至少應(yīng)保存至2025年底，按照新《管理辦法》，至少應(yīng)保存至2040年底。71712．關(guān)于電子會計(jì)資料歸檔的銜接

（1）單位如在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計(jì)核算和會計(jì)檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會〔2013〕20號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管的會計(jì)資料符合新《管理辦法》第八條、第九條規(guī)定的電子會計(jì)檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會計(jì)資料一律按照原《管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。722．關(guān)于電子會計(jì)資料歸檔的銜接

722．關(guān)于電子會計(jì)資料歸檔的銜接

（2）各單位根據(jù)新《管理辦法》僅以電子形式保存會計(jì)檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計(jì)年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計(jì)檔案保管形式的一致性。732．關(guān)于電子會計(jì)資料歸檔的銜接

73案例：會計(jì)電子檔案管理范圍1、會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證。2、會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月報(bào)、季報(bào)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明。4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊等。案例：會計(jì)電子檔案管理范圍1、會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證設(shè)計(jì)原則1、相關(guān)性：系統(tǒng)內(nèi)的報(bào)表、賬簿、記賬憑證、內(nèi)部原始憑證之間相互關(guān)聯(lián)，有完整的邏輯關(guān)系。2、完整性：會計(jì)檔案電子化后，原有在紙質(zhì)憑證上的審核點(diǎn)、控制點(diǎn)需轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)的電子流程或電子單據(jù)上，應(yīng)做到審核和控制的完整不缺失。設(shè)計(jì)原則1、相關(guān)性：系統(tǒng)內(nèi)的報(bào)表、賬簿、記賬憑證、內(nèi)部原始憑3、安全性：數(shù)據(jù)審批確認(rèn)后不允許修改，或修改后需要重新審批；有完整的用戶授權(quán)、驗(yàn)證、審計(jì)功能；有完整的數(shù)據(jù)備份功能。4、合法性：業(yè)務(wù)單據(jù)和內(nèi)部原始憑證在系統(tǒng)內(nèi)要有電子審核和審批確認(rèn)的流程，或根據(jù)其關(guān)聯(lián)的單據(jù)自動生成，不需要人工干預(yù)。3、安全性：數(shù)據(jù)審批確認(rèn)后不允許修改，或修改后需要重新審批；

具體實(shí)施方案（單位實(shí)施會計(jì)檔案電子化分兩個階段）

首先，依托現(xiàn)有的ERP及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會計(jì)報(bào)表、賬簿、記賬憑證、銀行回單電子化方式保存；業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的內(nèi)部原始憑證盡可能采取電子化方式保存，外部原始憑證采取紙質(zhì)實(shí)務(wù)保存；建立電子會計(jì)檔案和實(shí)物檔案間的追溯索引關(guān)系。然后，將分散在ERP及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的電子會計(jì)檔案平移到電子檔案系統(tǒng)中，并從財(cái)務(wù)部移交綜合部檔案館。

具體實(shí)施方案（單位實(shí)施會計(jì)檔案電子化分兩個階段）

首先，依案例：會計(jì)檔案“五線譜”原始憑證無紙化電子流與實(shí)物流分離崗位分工精細(xì)化檔案存儲電子化

檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范化

案例：會計(jì)檔案“五線譜”原始憑證無紙化謝謝！79謝謝！7980《會計(jì)檔案管理辦法》講解

1《會計(jì)檔案管理辦法》講解

一、《會計(jì)檔案管理辦法》的背景二、《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容81一、《會計(jì)檔案管理辦法》的背景2為規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，提高會計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國家檔案局對原《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）進(jìn)行了修訂，2015年12月11日以財(cái)政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計(jì)檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。82為規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，提高會計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、

會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，其內(nèi)容直接反映各單位所有經(jīng)濟(jì)活動及財(cái)務(wù)收支，反映各單位某一特定日期的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，同時還反映會計(jì)核算的具體內(nèi)容、核算程序、核算方法和結(jié)果。與一般檔案相比，會計(jì)檔案特殊的內(nèi)容和專門的方法決定了其具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此，需要專門的制度予以規(guī)范，加強(qiáng)管理，有效保護(hù)和利用會計(jì)檔案。83

會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支過程中的產(chǎn)一、《會計(jì)檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。會計(jì)電算化已基本普及、會計(jì)信息化迅速發(fā)展，客觀要求對產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)直接作為檔案進(jìn)行保存，以實(shí)現(xiàn)全面的信息化，提供工作效率?！稌?jì)檔案管理辦法》第三條指出本辦法所稱會計(jì)檔案包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。84一、《會計(jì)檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。5二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。國家檔案部門對檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀作出了一系列新的規(guī)定。會計(jì)檔案作為檔案的一個重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。2014年中辦、國辦印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)【2014】15號）指出，“各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位（包括境外派出機(jī)構(gòu)）、社會組織，要根據(jù)工作實(shí)際需要，加強(qiáng)檔案管理工作，做好本單位本系統(tǒng)的文字收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用，開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流、人員培訓(xùn)等，按規(guī)定向同級國家檔案館移交檔案?！?5二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。6三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強(qiáng)，需要予以修訂、完善。86三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強(qiáng)，需要予以修會計(jì)檔案與會計(jì)核算工作息息相關(guān)，是會計(jì)工作的重要組成。會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)中寶貴的信息資源。87會計(jì)檔案與會計(jì)核算工作息息相關(guān)，是會計(jì)工作的重要組成。8從2012年開始，財(cái)政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年財(cái)政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。隨著試點(diǎn)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，2014年財(cái)政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了《會計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》。2015年9月財(cái)政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論《會計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。88從2012年開始，財(cái)政部、國家檔案局陸續(xù)組織部二、《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容

新《會計(jì)檔案管理辦法》分為正文和附表。正文共31條，對《會計(jì)檔案管理辦法》的制定宗旨、法律依據(jù)，會計(jì)檔案的管理體制、定義和范圍，電子會計(jì)檔案管理要求，會計(jì)檔案的移交、利用、銷毀，會計(jì)檔案在各單位之間的交接，會計(jì)檔案出境管理等進(jìn)行了全面規(guī)范。

89二、《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容新《會計(jì)檔案管理附表

《企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表》（附表一）《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限（附表二）兩張表明確了各類會計(jì)檔案(會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料）的最低保管期限。90附表

《企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表》（附表一）1《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計(jì)檔案的定義范圍2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理3.延長了會計(jì)檔案的保管期限4.完善了會計(jì)檔案的銷毀程序5.明確了會計(jì)檔案的出境要求91《會計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計(jì)檔案的定義范圍11.完善了會計(jì)檔案的定義范圍1998年版本第五條會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。921.完善了會計(jì)檔案的定義范圍1998年版本132015年版本第三條本辦法所稱會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。932015年版本14對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：

第一,會計(jì)檔案是由會計(jì)資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計(jì)資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計(jì)核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。首先，會計(jì)檔案是辦理完畢的會計(jì)資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經(jīng)完成，如會計(jì)憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中的會計(jì)憑證則屬于會計(jì)資料，不屬于會計(jì)檔案。其次，會計(jì)檔案是具有保存價值的會計(jì)資料。單位在日常會計(jì)核算過程中會產(chǎn)生大量的會計(jì)資料，但不是所有的會計(jì)資料都要作為會計(jì)檔案，如在會計(jì)核算中間環(huán)節(jié)進(jìn)行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結(jié)果將最終反映到會計(jì)憑證之上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計(jì)檔案保存。最后，會計(jì)檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計(jì)資料。即會計(jì)檔案是將會計(jì)資料按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行整理而形成的，而不是將會計(jì)資料無邏輯、無序地堆砌。94對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：

15對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：第一,會計(jì)檔案是由會計(jì)資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計(jì)資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計(jì)核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。需要指出的是，會計(jì)檔案和會計(jì)資料是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。既有聯(lián)系，也有區(qū)別。95對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)：16[案例]關(guān)于對會計(jì)檔案的理解某企業(yè)由于檔案庫房存儲空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財(cái)務(wù)部門接收會計(jì)檔案。對此，企業(yè)會計(jì)人員張某向財(cái)務(wù)部主任李某請示如何處理。財(cái)務(wù)部主任李某指出，這些會計(jì)資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計(jì)檔案，而仍屬于會計(jì)資料，可以不執(zhí)行會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。顯然，該企業(yè)財(cái)務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計(jì)資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計(jì)檔案的范疇，也需要按照《會計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行管理。

96[案例]關(guān)于對會計(jì)檔案的理解17第二,會計(jì)檔案既可以是外部接收取得的會計(jì)資料，也可以是內(nèi)部直接形成的各種形式會計(jì)資料。其中：外部接收取得的會計(jì)資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)實(shí)際發(fā)生的會計(jì)資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費(fèi)清單等。當(dāng)前國家正在推進(jìn)電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計(jì)資料予以歸檔。內(nèi)部直接形成的會計(jì)資料是指單位在會計(jì)核算過程中產(chǎn)生的會計(jì)資料，主要是記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成的據(jù)以進(jìn)行會計(jì)核算的憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計(jì)提折舊的資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計(jì)算所得稅的資料等。97第二,會計(jì)檔案既可以是外部接收取得的會計(jì)資料，也可以是內(nèi)部直第三,電子會計(jì)檔案屬于會計(jì)檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

電子文件是指單位在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。因此，電子會計(jì)檔案具有如下特征：(1)電子會計(jì)檔案的來源是計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，即電子會計(jì)檔案是以計(jì)算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計(jì)信息；(2)電子會計(jì)檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體進(jìn)行的；(3)電子會計(jì)檔案最終可以存儲、保管在本地計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備、設(shè)施，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間。98第三,電子會計(jì)檔案屬于會計(jì)檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和[案例]關(guān)于對電子會計(jì)檔案的理解

某企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，為實(shí)現(xiàn)異地集中核算目的，會計(jì)核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據(jù)進(jìn)行日常賬務(wù)處理，同時對原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進(jìn)行歸檔保存。新《會計(jì)檔案管理辦法》頒布后，該企業(yè)負(fù)責(zé)人對會計(jì)人員說，新辦法將電子會計(jì)檔案納入會計(jì)檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質(zhì)原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。該企業(yè)負(fù)責(zé)人的說法是錯誤的。為提高工作效率，單位通過在內(nèi)部制定相應(yīng)的內(nèi)控流程，并在確保掃描件和電子文檔真實(shí)、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始憑證的掃描件和合同的電子文檔作為依據(jù)進(jìn)行會計(jì)核算。但是，原始憑證的掃描件和合同的電子文檔不符合《會計(jì)檔案管理辦法》中關(guān)于電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存的相關(guān)規(guī)定，所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。99[案例]關(guān)于對電子會計(jì)檔案的理解

201.完善了會計(jì)檔案的定義范圍新增內(nèi)容1.納稅申報(bào)表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報(bào)程序的相關(guān)表格，是單位進(jìn)行稅款申報(bào)繳納和會計(jì)核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計(jì)資料。原《管理辦法》沒有單獨(dú)列明其屬于會計(jì)檔案，在實(shí)務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計(jì)檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報(bào)表明確列入會計(jì)檔案范圍。1001.完善了會計(jì)檔案的定義范圍新增內(nèi)容212.會計(jì)檔案鑒定意見書，是單位開展會計(jì)檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計(jì)檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被鑒定會計(jì)檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。1012.會計(jì)檔案鑒定意見書，是單位開展會計(jì)檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第七條

單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨(dú)立功能的多臺計(jì)算機(jī)或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)條件下，會計(jì)檔案管理工作不再單單局限于傳統(tǒng)模式下通過實(shí)體檔案實(shí)現(xiàn)對檔案工作的技術(shù)性管理，而是前移至文件的形成階段，逐步實(shí)現(xiàn)對會計(jì)檔案全生命周期的管理。1022.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第七條單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條

同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案：（一）形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；（二）使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；（五）建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。

第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。1032.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條同時滿足下列條件的，單2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計(jì)資料實(shí)行無紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。在實(shí)務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會計(jì)資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。1042.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計(jì)資料實(shí)行無紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。在實(shí)務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會計(jì)資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。如何理解第八條關(guān)于電子會計(jì)資料的六項(xiàng)條件？1052.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成六項(xiàng)條件1、形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。2、使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；106六項(xiàng)條件1、形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)3、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系。4、采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；5、建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6、形成的電子會計(jì)檔案資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)資料。1073、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。該條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了兩方面內(nèi)容：一是電子會計(jì)資料的來源要真實(shí)有效，二是電子會計(jì)資料產(chǎn)生與傳遞的全過程不能脫離計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會計(jì)信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。1082.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有2.規(guī)范了電子會計(jì)檔案的管理1．形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。其中：單位內(nèi)部形成的電子原始憑證，需要在信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度的審批流程，完成了有效的審批程序，方可視為符合本項(xiàng)條件。如通過辦公自動化系統(tǒng)審批生效的電子文件、在費(fèi)用報(bào)賬信息系統(tǒng)中填制并經(jīng)審批的費(fèi)用報(bào)銷申請單等。單位內(nèi)部形成