第四章會計(jì)核算軟件第一節(jié)電算化會計(jì)核算基本流1、手工編制完成記賬憑證后錄入計(jì)算2、根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在電算化環(huán)境下，憑證審核是由負(fù)責(zé)審核的會計(jì)在計(jì)算機(jī)中對生成的記賬憑證進(jìn)行，對通過的記賬憑證作審核確認(rèn)。會再由憑證錄入進(jìn)行修改。未通過審核的憑證，不能進(jìn)行記賬。 1、記賬是一個功能按鍵，由計(jì)算機(jī)自動完成相關(guān)賬簿登記2、同時登記總賬、明細(xì)賬 賬3、各種會計(jì)賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是對記賬憑做記賬標(biāo)記，不產(chǎn)生新的會計(jì)核算數(shù)據(jù)四、結(jié)賬和編制會計(jì)報(bào)手工會計(jì)核算流程中，結(jié)賬和編制會計(jì)報(bào)表是兩個工作環(huán)節(jié)，工作量大且復(fù)雜電算化會計(jì)核算中，通過 預(yù)先定義賬戶結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系和賬戶與報(bào)表的數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系，結(jié)賬和編制報(bào)表是作為一個步驟由計(jì)算機(jī)短時間完成的。會計(jì)電算化軟件 ）安第二節(jié)財(cái)務(wù)處理模塊（總賬系統(tǒng)）基本操財(cái)務(wù)處理模塊（總賬）是會計(jì)軟件的 模塊，通過此塊可進(jìn)行系統(tǒng)初化日業(yè)處、賬編會計(jì)表等工作。總賬系統(tǒng)的任務(wù)建立會計(jì)科目體系及核算規(guī)則認(rèn)，保證進(jìn)入系統(tǒng)的會計(jì)數(shù)據(jù)的正確性和完整性隨時輸出某個期間內(nèi)的總分類賬 賬、明細(xì)賬和關(guān)輔助賬信息理一、系統(tǒng)初始化（系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)設(shè)置（一）系統(tǒng)管系統(tǒng)管理是會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，它為其他子系統(tǒng)提供了公共的帳套、年度帳及其他相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，各子系的集中管理等。1、啟動 系統(tǒng)管

指在系統(tǒng)中存放單位業(yè)務(wù)文件 系統(tǒng)只允許以兩 財(cái)務(wù)和管理文件 管理員（admin）；二是以帳套主管 以系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)管

以系 以帳套主管 系統(tǒng)管帳套主管負(fù)責(zé)所選帳套的工作。主要包括對所管理的帳套進(jìn)行修改，對年度帳的管理以及該帳套操作員權(quán)限的設(shè)置。113例4-1以系統(tǒng)管理員 啟動 系統(tǒng)管理2、建立企業(yè)核算帳建立帳套是企業(yè)應(yīng)用會計(jì)信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，為了方便操作，會計(jì)信系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)В脕硪龑?dǎo)用戶的建賬過程帳套基本信息：包括帳套號、帳套名稱、帳套啟用日期及帳套路徑。帳套號：由于在一個會計(jì)信息系統(tǒng)中，可以建立多個企業(yè)帳套，因此必須設(shè)置帳套號作為區(qū)分不同帳套數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識。帳套名稱：一般用來描述帳套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該帳套的用途命名。帳套號和帳套名稱是一一對應(yīng)關(guān)系。帳套路徑：用來帳套啟用日期：用于規(guī)定該企業(yè)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，一般要指定年和月。啟用日期在第一次初始設(shè)置時設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定帳套啟用日期的同時，一般還要設(shè)置企業(yè)的會計(jì)期間，即確認(rèn)會計(jì)月份的起始日期和結(jié)賬日期。編碼方案：系統(tǒng)會對會計(jì)科目、企業(yè)的部門等進(jìn)行編碼記賬本位幣：是指核算單位采用的基本貨幣種類，在國內(nèi)采用作為記賬本位幣。企業(yè)如果有外幣，可以開始輔助賬。會計(jì)制度：根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)選擇相應(yīng)的會計(jì)制度，確定會計(jì)制度將影響到軟件系統(tǒng)預(yù)置的會計(jì)科目體系、報(bào)表115例4-2建立帳帳套信 單位信單位名稱：陽 公司；單位簡稱：陽光公核算類該企業(yè)的記賬本位幣 （RMB）；企業(yè)類型為工業(yè)；行業(yè)性質(zhì)2007年新會計(jì)準(zhǔn)則；帳套主管為demo;按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目?；A(chǔ)信該企業(yè)有外幣核算，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理時，不需要對存貨、客戶、供商分類注：科目編碼方案是指規(guī)定科目編碼的級次和各級科目的長數(shù)據(jù)精該企業(yè)對存貨數(shù)量、單位小數(shù)位定為系統(tǒng)啟“總賬”模塊的啟用日期 3、增加操作 1204-口所屬部1財(cái)務(wù)馬2財(cái)務(wù)4、分配權(quán) 1224-馬方-會計(jì)：具有“總賬”、“財(cái)務(wù)報(bào)表”的全部權(quán)限注意事1、一個帳套可以設(shè)定多個帳套主管2、帳套主管擁有該帳套的 限會計(jì)數(shù)據(jù)的管會計(jì)數(shù)據(jù)的會計(jì)數(shù)據(jù)備份即帳套輸出，就是將財(cái)務(wù)軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或可寫光盤保存起來。其目的是：為了得到長期保存；防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、篡保證業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。會計(jì)數(shù)據(jù)備份工作可經(jīng)常進(jìn)行，在下列情況下，必須做數(shù)據(jù)備份：會計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)賬時，此時，軟件備份由系統(tǒng)強(qiáng)制進(jìn)行，對于不需要的帳套還可以進(jìn)行刪除，但要慎重，因?yàn)閯h除后將不能恢復(fù)。例：將已建立的帳套數(shù)據(jù)輸出到硬盤或光操作步驟： 選擇需備份帳套單擊“確認(rèn)”按鈕，經(jīng)過壓縮進(jìn)程，系統(tǒng)打開“選備份 ” 。 會計(jì)數(shù)據(jù)的管會計(jì)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上指定下，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，有利于公司的操作，例如母公司可以 例：假定軟件系統(tǒng)已重新安裝或數(shù)據(jù)被破壞，現(xiàn)將引入帳套數(shù)據(jù) 2、選擇所要引入的帳套數(shù)據(jù)備份文件，它是由帳套輸出時生成3、單擊“打開”按鈕，確4、系統(tǒng)出現(xiàn)提示信息，單擊“是”按5、經(jīng)過一段恢復(fù)過程，系統(tǒng)出現(xiàn)“帳套引入成功”提示框，單“確定”按鈕，完成會計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)工作（二）基礎(chǔ)設(shè)基礎(chǔ)設(shè)置是指系統(tǒng)運(yùn)行所必需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?；A(chǔ)的設(shè)置包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、外1、啟動并企業(yè)門123例4-5以帳套主管 信息門2、設(shè)置部部門是指與企業(yè)財(cái)務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)。設(shè)置部門的目的在于按部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析。部門需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入部門相關(guān)信息。部門中包含部門編碼、名稱、、部門屬1254-3、設(shè)置職職員主要用于記錄本單位職員個人的信息資料，設(shè)置職員可以方便地進(jìn)行個人往來核算和管理操作。職員包括職員、名稱、所屬部門及職員屬性等1264-4、設(shè)置客企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，就必須建立客戶。建立客戶直接關(guān)系到企業(yè)對的統(tǒng)計(jì)、匯總和如果用戶設(shè)置了客戶分類，客戶必須在末級客戶分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行客戶分類，客戶則應(yīng)在客戶分類的“無分類”項(xiàng)下設(shè)置客戶。客戶信息分為基本、聯(lián)系、信用、其他41274-5、設(shè)置供應(yīng)企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，就必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商中。建立供應(yīng)商直接關(guān)系到企業(yè)對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。如果用戶設(shè)置了供應(yīng)商分類，供應(yīng)商必須在末級供應(yīng)商分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行供應(yīng)商分類，客戶則應(yīng)在供應(yīng)商分類的“無分類”項(xiàng)下設(shè)置客戶?？蛻粜畔⒎譃榛?、聯(lián)系、信用、其他4個頁簽1284-6、設(shè)置外幣及匯如果企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)算涉及外幣，那么在“填制憑證”中所用的外幣及匯率應(yīng)先在此進(jìn)行定義，以便制單時調(diào)用，減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯。1304-7、設(shè)置會計(jì)科會計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容如下科目編碼：科目編碼應(yīng)是科目全編碼，即從一級科目至本級科目的各級科目編碼組合。科目編碼中的一級科目編碼必須符合現(xiàn)行的會計(jì)制度。科目名稱：本級科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。在中文版，必須錄入中文名稱；若是英文版，必須錄入英文名稱。科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。科目類型：會計(jì)制度中規(guī)定的科目類型數(shù)量金額式，外幣數(shù)量式助記碼：用于幫 科目科目性質(zhì)（余額方向輔助核算：輔助銀行帳 賬核算：一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè) 賬銀行存款科目要設(shè)為銀行帳 幣名稱。一個科目只能核算一種外幣數(shù)量核算：用于設(shè)定科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計(jì)量單位。會計(jì)科目體系的設(shè)增加、修改、刪除科設(shè)置輔助核算科增加會計(jì)科由于之前創(chuàng)建帳套時已經(jīng)設(shè)定為2007年新會計(jì)準(zhǔn)則，所以資產(chǎn)、負(fù)債、共同、權(quán)益、成本、損益按照頁簽的形式已銀行存款，細(xì)級科目：戶和戶（外幣金額式）修改會計(jì)科 刪選中會計(jì)科目，直接點(diǎn)擊刪除即優(yōu)點(diǎn)：精簡會計(jì)科目體部門輔助核 用----財(cái)務(wù)----業(yè)務(wù)用---招待 部門輔助核 個人往來輔助核算的例：如管理部門中 手工設(shè)置其他應(yīng)收借小。。。其他應(yīng)收---借 個人輔助核例：其他應(yīng)收款——增客戶輔助核算的設(shè)手工設(shè)置應(yīng)收帳 暢達(dá)公----飛躍。。。應(yīng)收賬 客戶輔助核8、設(shè)置憑證類通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制1344-12置憑證類9、輸入期初余期初余額的錄入分為兩部分：無輔助核算科目期初余額錄入、有輔助核算科目期初余額錄入。無輔助核算科目期初余額錄入余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號輸入。有輔助核算科目期初余額錄入在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助帳頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時，這不能直接輸入總賬期初數(shù)。例：應(yīng)收賬期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過帳，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。1374-二、日常賬務(wù)處理操在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成后，便能夠進(jìn)行日常及期末業(yè)務(wù)處理。常務(wù)理任主包填憑證審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、 賬、明細(xì)和總分類賬等。期末業(yè)務(wù)處理主要包括期末自動轉(zhuǎn)賬、期末結(jié)賬等內(nèi)容。1、重 企業(yè)門1384-2、填制憑通常，一張憑證中可填寫的行數(shù)是沒有限制的，可以是簡 憑證 ：在憑證 方式為“系統(tǒng)自動 ”模式下，由系統(tǒng)分類按自動制，每類證每都是從0001憑證 方式為“手工 ”模式下，則可以手工錄入憑證 憑證體：輸入本張憑證的分錄信息。包 、科目、借貸方向發(fā)生金額等內(nèi)容：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明 要求簡潔明了科目：科目必須輸入末級科目輔助信息：對于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔核算信息如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“價”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量*單價自動計(jì)算出金額若科目為銀行科目，那么，還應(yīng)輸入“結(jié)算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。輸入這些數(shù)據(jù)的目的主要是便于進(jìn)行銀行對賬，同時也可以方便對支票的管理。金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。一般憑證的填常 及常用憑證的設(shè)輔助科目憑證的1404-3、修改憑、科目、輔助項(xiàng)、金額審核的錯誤憑證可直接修改；已審核的憑證應(yīng)先取審核后，再修改1424-4、查詢憑總賬憑證的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的 ，同時也供了強(qiáng)大的信息查詢功能。具體體現(xiàn)在豐富靈活的查詢條1444-5、審核憑填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制修改后，再審核。1454-6、記系統(tǒng)記賬過程即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。記賬報(bào)系統(tǒng)自動記賬前，需要相應(yīng)的檢查，檢查完成后，系統(tǒng)顯示記賬報(bào)告，呈現(xiàn)檢驗(yàn)的結(jié)果，如期初余額不平或哪記記賬之前，系統(tǒng)將自動進(jìn)行硬盤備份，保存記賬前的1474-7、查詢賬基本賬簿基本賬簿查詢包括總賬、余額表、明細(xì)賬 賬的賬簿的查詢輔助賬簿來的總賬、明細(xì)賬查詢輸出1494-三、結(jié)結(jié)賬工作應(yīng)由具有結(jié)賬權(quán)的要，應(yīng)該確定專人進(jìn)行結(jié)賬工通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相進(jìn)行試算平衡將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額期末結(jié)賬時應(yīng)注意的問題當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬 未記賬的當(dāng)月憑證上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬1514-四、編制會計(jì)報(bào)金流量信息的文件，是企業(yè)經(jīng)營活動的總結(jié)。作為企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告內(nèi)容的會計(jì)報(bào)表，它為企業(yè)各管理部門及外部（一）會計(jì)報(bào)表編制概1、格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀報(bào)表編制分為兩大部分來處理，即報(bào)表定義以及報(bào)表格式狀態(tài)報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊2、單3、表一個報(bào)表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同4、關(guān)鍵關(guān)鍵字是可以引起報(bào)表數(shù)據(jù)發(fā)生變化的項(xiàng)目。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每張報(bào)表可以定義多個關(guān)鍵字。5、函企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取決于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁取數(shù)。報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。（1）自賬簿取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：函數(shù)名（“科目編碼”，會計(jì)期間，[“方向”]，[帳套號]，[會計(jì)年度]，[編碼1]，[編碼2]）自本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個數(shù)據(jù)合計(jì)：PTOTAL( 最小值 （二）啟動財(cái)務(wù)報(bào)1554-（三）新建財(cái)務(wù)報(bào)155例4-（四）定義報(bào)表格報(bào)表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報(bào)表尺寸；定義報(bào)表行高列寬；畫表格線；定義組合單元；輸入表頭、表頭、表尾內(nèi)容；定義顯示風(fēng)格；定義單元屬性；設(shè)置關(guān)鍵字等。報(bào)表定義需要在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行1584-（五）定義報(bào)表公報(bào)表公式包括計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式種計(jì)算公式可以直接定義在報(bào)表單元中，這樣的公式稱表中的數(shù)