如何正確使用公文格式中的“主題詞”如何正確使用公文格式中的“主題詞”

主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。主題詞是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物，它主要供制作公文索引和電子計算機(jī)檢索之用?！吨袊伯a(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條第十二項(xiàng)都明確指出，上報的公文，應(yīng)按照上級要求和公文主題詞表的規(guī)定標(biāo)注主題詞。因此，任何單位在上報公文時，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級機(jī)關(guān)的主題詞表來進(jìn)行標(biāo)注；如是下發(fā)公文，還得使用自身的主題詞表。

從數(shù)量上來看，一份公文除類別詞外，最多不超過5個主題詞。以《國務(wù)院公文主題詞表》為例，選用主題詞的原則和方法是：從“類別詞”到“類屬詞”，從內(nèi)容到形式。《國務(wù)院公文主題詞表》把“詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如‘綜合經(jīng)濟(jì)’、‘財政、金融’類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如‘工交、能源、郵電’類中的‘工業(yè)’、‘交通’、‘能源’和‘郵電’等?！睆倪@個意義上看，類別詞有點(diǎn)兒類似于公文內(nèi)容所在的行業(yè)劃分?！秶鴦?wù)院公文主題詞表》中的《主題詞主表》的第一層劃分有綜合經(jīng)濟(jì)，工交、能源、郵電，旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象等13類。第二層是對13類中每一類的具體分類。如農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象這一類下就具體地分為農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象四個小類。我們要給自己撰擬的公文標(biāo)引主題詞，首先就要找到公文所在第一、二層中的“行業(yè)”主題詞。如某市婦聯(lián)撰擬一份通報，要標(biāo)注主題詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在的“綜合黨團(tuán)”（這一層分類只起引導(dǎo)作用，要選用的主題詞還在下面），然后再在下面找到第二層所在的“黨派團(tuán)體”。這就是類別詞，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第一個主題詞。接著我們在“黨派團(tuán)體”下找出與公文主題相符的“婦女”、“兒童”，這就是“類屬詞”，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第二、第三個主題詞。再如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞的類別詞是“文秘工作”，它的第一層分類是“秘書、行政”；“類屬詞”是“文秘工作”下的“公文”。類屬詞一般就在類別詞（第二層）下。它是能夠概括反映公文主題概念的詞。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，標(biāo)注的第二個主題詞是“公文”。這個主題詞就在“文秘工作”下附的主題詞表內(nèi)。類屬詞也可以在其他類別詞下選用或“根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引”。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，標(biāo)引的類別詞是“農(nóng)業(yè)”，類屬詞卻是在“水利”這個類別詞下選用的?！秶鴦?wù)院關(guān)于“九五”期間深化科技技術(shù)體制改革的決定》，類別詞是“科技”，但類屬詞“體制”卻在“民政、勞動人事”下的“機(jī)構(gòu)”這個類別詞下面，“改革”在“綜合經(jīng)濟(jì)”下的“經(jīng)濟(jì)管理”這個類別詞下面。

如果一份文件有兩個以上的主題內(nèi)容，可先集中對一個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個主體內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，便先標(biāo)了反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟(jì)管理”，再在這個類別詞下找到類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”；然后標(biāo)了反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動”，再在“勞動”這個類別詞后找到“就業(yè)”這個類屬詞。

當(dāng)詞表找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時又怎么辦呢？這時，你可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類別詞的后面，并在該詞后面加“?葒”以便區(qū)別。

相對來說，標(biāo)注類屬詞難度最大。它首先要求標(biāo)注者必須了解公文的主題內(nèi)容，確定主題概念。其次還要熟悉主題詞表的內(nèi)容并通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準(zhǔn)確反映主題概念的主題詞挑選出來進(jìn)行標(biāo)注。

說它難，一是因?yàn)樗臄?shù)量多。《國務(wù)院公文主題詞表》第一層僅分了15類，但屬于類屬詞的主題詞就有1049個。其次是找到類別詞后，并不是在每種類別詞后都能找到相應(yīng)的類屬詞，有些還要到其他的類別詞下去找，就如前面提到的《國務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》一樣。因此我們前面說“要熟悉主題詞表的內(nèi)容”。

公文中標(biāo)注的最后一個（或兩個）主題詞（也即“形式”，此前的都屬“內(nèi)容”）最好找，因?yàn)樗褪窃摴牡奈姆N，而且就在公文的標(biāo)題上。如《國務(wù)院關(guān)于成立國務(wù)院西部地區(qū)開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組的決定》，標(biāo)題中的“決定”，既是該公文的文種，也是該公文要標(biāo)注的最后一個主題詞。值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時，主題詞中的文種，是標(biāo)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種，還是標(biāo)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種呢？

如果只選擇一個主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞是“文秘工作公文辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個“通知”即可。

國務(wù)院公文主題詞表為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機(jī)檢索和管理公文，特編制《國務(wù)院公文主題詞表》(以下簡稱詞表)。詞表主要用于標(biāo)引國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門上報國務(wù)院及其辦公廳的文件。一、編制原則(一)詞表結(jié)構(gòu)務(wù)求合乎邏輯，具有較寬的涵蓋面，便于使用。(二)詞表體現(xiàn)文檔管理一體化的原則，即詞表中主題詞的區(qū)域分類別詞可分別作為檔案分類中的大類和屬類。二、體系結(jié)構(gòu)(一)詞表共由15類1049個主題，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如"綜合經(jīng)濟(jì)"、"財政、金融"類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如"工交、能源、郵電"類中的"工業(yè)"、"交通"、"能源"和"郵電"等。第三層是類屬詞，如"體制"、"職能"、"編制"等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。(二)1988年12月和1994年4月修訂的詞表中曾列入本詞表中而不再繼續(xù)用作標(biāo)引的主題詞，用黑體單列在區(qū)域分類的最后部分。三、標(biāo)引方法(一)一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格寫。(二)標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞，如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞"農(nóng)業(yè)"，再標(biāo)類屬詞"水土保持"，最后標(biāo)上"通知"。(三)一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引；再對第二個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，先標(biāo)反映第一個主題內(nèi)容的類別詞"經(jīng)濟(jì)管理"，再標(biāo)類屬詞"企業(yè)"、"破產(chǎn)"；然后標(biāo)反映第二個主題內(nèi)容的類別詞"勞動"，再標(biāo)類屬詞"就業(yè)"；最后標(biāo)"通知"。(四)根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于"九五"期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》，可標(biāo)"科技、體制、改革、決定"。(五)當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加"△"以便區(qū)別。(六)列在區(qū)域分類最后，用黑體標(biāo)出的主題詞只供檢索用，不再用作標(biāo)引。(七)附表中的主題詞與主表中的主題詞具有同等效力，標(biāo)引方法相同，不同的是，如果附表中所列的國家、地區(qū)的實(shí)際名稱發(fā)生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標(biāo)準(zhǔn)名稱進(jìn)行修改和使用。國務(wù)院辦公廳秘書局將定期修訂附表。四、詞表管理(一)本詞表由國務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)管理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。(二)本詞表自1998年2月1日起執(zhí)行，1994年4月修訂的詞表同時廢止。國務(wù)院公文主題詞表01綜合經(jīng)濟(jì)(77個)第一層，主題詞區(qū)域01A計劃第二層類別詞，對主題詞的具體分類

規(guī)劃統(tǒng)計指標(biāo)分配統(tǒng)配調(diào)拔第三層類屬詞

01B經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)濟(jì)管理調(diào)整調(diào)控控制結(jié)構(gòu)制度所有制股份制責(zé)任制流通產(chǎn)業(yè)行業(yè)改革改造競爭兼并開放開發(fā)協(xié)作資源土地資產(chǎn)資料產(chǎn)權(quán)物價價格投資招標(biāo)經(jīng)營生產(chǎn)轉(zhuǎn)產(chǎn)項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量承包租賃合同包干國有國營私營集體個體企業(yè)公司集團(tuán)合作社普查工商商標(biāo)注冊廣告監(jiān)督增產(chǎn)效益節(jié)約浪費(fèi)破產(chǎn)虧損特區(qū)開發(fā)區(qū)保稅區(qū)展銷展覽商品化橫向聯(lián)系第三產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)資料02工交、能源、郵電(69個)02A工業(yè)冶金鋼鐵地礦機(jī)械汽車電子電器儀器儀表化工航天航空核工船舶兵器軍區(qū)輕工有色金屬鹽業(yè)食品印刷包裝手工業(yè)紡織服裝絲綢設(shè)備原料材料加工02B交通鐵路公路橋梁民航機(jī)場航線航道空中管制飛機(jī)港口碼頭口岸車站車輛運(yùn)輸旅客02C能源石油煤炭電力燃料天然氣煤氣沼氣02D郵電通信電信郵政網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)民品廠礦空運(yùn)三線通訊水運(yùn)運(yùn)費(fèi)03旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保(42個)03A旅游03B服務(wù)業(yè)飲食業(yè)賓館03C城鄉(xiāng)建設(shè)城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)基建建設(shè)建筑建材勘察測繪設(shè)計市政公用事業(yè)監(jiān)理環(huán)衛(wèi)征地工程房地產(chǎn)房屋住宅裝修設(shè)施出讓轉(zhuǎn)讓風(fēng)景名勝園林島嶼03D環(huán)保保護(hù)區(qū)植物動物污染生態(tài)生物風(fēng)景飯店城鄉(xiāng)國土沿海04農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象(56個)04A農(nóng)業(yè)農(nóng)村農(nóng)民農(nóng)民負(fù)擔(dān)農(nóng)場農(nóng)墾糧食棉花油料生豬蔬菜糖料煙草水產(chǎn)漁業(yè)水果經(jīng)濟(jì)作物農(nóng)副產(chǎn)品副業(yè)畜牧業(yè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)農(nóng)膜種子化肥農(nóng)藥飼料災(zāi)害以工代賑扶貧04B林業(yè)綠化木材森林草原防沙治沙04C水利河流湖泊灘涂水庫水域流域水土保持節(jié)水防汛抗旱三峽04D氣象氣候預(yù)報預(yù)測煙酒土特產(chǎn)有機(jī)肥多種經(jīng)營牧業(yè)05財政、金融(57個)05A財政預(yù)算決算核算收支財務(wù)會計稅務(wù)稅率審計債務(wù)積累經(jīng)費(fèi)集資收費(fèi)資金基金租金撥款利潤補(bǔ)貼折舊費(fèi)附加費(fèi)固定資產(chǎn)05B金融銀行貨幣黃金白銀存款貸款信貸貼現(xiàn)通貨膨脹交易期貨利率利息貼息外匯外幣匯率債券證券股票彩票信托保險賠償信用社現(xiàn)金留成流動資金儲蓄費(fèi)用僑匯折舊率06貿(mào)易(62個)06A商業(yè)商品物資收購定購購置市場集貿(mào)酒類副食品日用品銷售消費(fèi)批發(fā)供應(yīng)零售拍賣專賣訂貨營業(yè)倉庫儲備儲運(yùn)貨物06B外貿(mào)對外援助軍貿(mào)進(jìn)口出口引進(jìn)海關(guān)緝私仲裁商檢外商外資合資合作關(guān)貿(mào)許可證駐外企業(yè)貿(mào)易倒賣外向型議購議售壟斷經(jīng)貿(mào)販運(yùn)票證外經(jīng)交易會07外事(42個)07A外交對外政策對外關(guān)系領(lǐng)土領(lǐng)空領(lǐng)海外交人員建交公約大使領(lǐng)事條約協(xié)定協(xié)議議定書備忘錄照會國際涉外事務(wù)抗議07B外事國際會議國際組織對外宣傳出訪出國出入境簽證護(hù)照邀請來訪談判會談會見接見招待會宴會外國人外賓對外友協(xié)外國專家涉外08公安、司法、監(jiān)察(46個)08A公安警察武警警銜治安非法組織安全保衛(wèi)禁毒消防防火檢查掃黃案件處罰戶口證件事件危險品游行海防邊防邊界邊境08B司法政法法制法律法院律師檢察程序公證勞改勞教監(jiān)獄08C監(jiān)察廉政建設(shè)審查紀(jì)檢執(zhí)法行賄受賄貪污處分偵破09民政、勞動人事(85個)09A民政基層政權(quán)選舉行政區(qū)劃地名人口雙擁工作社會保障社團(tuán)救災(zāi)救濟(jì)募捐婚姻移民撫恤慰問調(diào)解老齡問題烈士糾紛殘疾人基地殯費(fèi)社區(qū)服務(wù)09B機(jī)構(gòu)駐外機(jī)構(gòu)體制職能編制精簡更名09C人事行政人員干部公務(wù)員考核錄用職工家屬子女知識分子專家參事院士文史館員履歷聘任任免辭退退職職稱待遇離休退休交流安置調(diào)配模范表彰獎勵09D勞動就業(yè)失業(yè)招聘合同制工人保護(hù)勞務(wù)第二職業(yè)事故09E工資津貼獎金福利收入老年簡歷勞資人才招工待業(yè)補(bǔ)助擁軍優(yōu)屬喪葬獎懲10科、教、文、衛(wèi)、體(73個)10A科技科學(xué)技術(shù)科普科研鑒定標(biāo)準(zhǔn)計量專利發(fā)明實(shí)驗(yàn)情報計算機(jī)自動化信息衛(wèi)星地震海洋10B教育學(xué)校教師招生學(xué)生培訓(xùn)畢業(yè)學(xué)位留學(xué)教材校辦企業(yè)10C文化文字文史文學(xué)語言藝術(shù)古籍圖書宣傳廣播電視電影出版版權(quán)報刊新聞音像文物古跡紀(jì)念物電子出版物10D衛(wèi)生醫(yī)院中醫(yī)醫(yī)療醫(yī)藥藥材防疫疾病計劃生育婦幼保健檢驗(yàn)檢疫10E體育運(yùn)動員教練員運(yùn)動會比賽館所院校校舍地方志軟科學(xué)社科11國防(24個)11A軍事軍隊(duì)國防空軍海軍征兵服役轉(zhuǎn)業(yè)民兵預(yù)備役軍銜復(fù)員文職后勤裝備戰(zhàn)備作戰(zhàn)訓(xùn)練防空軍需武器彈藥人武退伍12秘書、行政(74個)12A文秘工作機(jī)關(guān)國旗國徽機(jī)要印章信訪督察保密公文檔案會議文件秘書電報提案議案談話講話總結(jié)批示匯報建議意見文章題詞章程條例辦法細(xì)則規(guī)定方案布告決議命令決定指示公告通告通知通報報告請示批復(fù)函會議紀(jì)要12B行政事務(wù)行政工作制度紀(jì)念活動慶典活動休假節(jié)假日著裝參觀接待措施調(diào)查視察考察禮品饋贈服務(wù)出席發(fā)言轉(zhuǎn)發(fā)名單批準(zhǔn)審批信函事務(wù)活動紀(jì)要督察13綜合黨團(tuán)(54個)第一層13A黨派團(tuán)體第二層類別詞共產(chǎn)黨民主黨派共青團(tuán)團(tuán)體工會協(xié)會學(xué)會民間組織文聯(lián)學(xué)聯(lián)婦女兒童基金會類屬詞13B統(tǒng)戰(zhàn)政協(xié)民主人士愛國人士13C民族民族區(qū)域自治民主事務(wù)13D宗教寺廟13E僑務(wù)外籍華人歸僑僑鄉(xiāng)13F港澳臺香港問題澳門問題臺灣問題13G綜合整頓形勢社會精神文明法人發(fā)展其他試點(diǎn)推廣青年政治范圍黨派組織領(lǐng)導(dǎo)方針政策黨風(fēng)事業(yè)咨詢中心清除附表01中國行政區(qū)域(54個)01A華北地區(qū)北京天津河北山西內(nèi)蒙古01B東北地區(qū)遼寧吉林黑龍江01C華東地區(qū)上海江蘇浙江安徽福建江西山東01D中南地區(qū)河南湖北湖南廣東廣西海南01E西南地區(qū)四川貴州云南西藏重慶01F西北地區(qū)陜西甘肅青海寧夏新疆01G臺灣01H香港01I澳門哈爾濱沈陽大連青島廈門寧波武漢廣州深圳海南島西安單列市省市自治區(qū)02世界行政區(qū)域(244個)02A亞洲中國蒙古朝鮮韓國日本越南老撾柬埔寨緬甸泰國馬亞西亞新加坡文萊菲律賓印度尼西亞東帝汶尼泊爾錫金不丹孟加拉國印度斯里蘭卡馬爾代夫哈薩克斯坦蘭卡吉爾吉斯斯坦塔吉克斯坦烏茲別克斯坦土庫曼斯坦格魯吉亞阿塞拜疆亞美尼亞巴基斯坦阿富汗伊郎科威特沙特阿拉伯巴林卡塔爾阿聯(lián)酋阿曼也門伊拉克敘利亞黎巴嫩約旦巴勒斯坦以色列塞浦路斯土耳其02B歐洲冰島法羅群島丹麥挪威瑞典芬蘭愛沙尼亞拉脫維亞立陶宛俄羅斯白俄羅斯烏克蘭摩爾多瓦波蘭捷克斯洛伐克匈牙利德國奧地利列支敦士登瑞士荷蘭比利時盧森堡英國愛爾蘭法國摩納哥安道爾西班牙葡萄牙意大利梵蒂岡圣馬力諾馬耳他南斯拉夫斯洛文尼亞克羅地亞波黑馬其頓羅馬尼亞保加利亞阿爾巴尼亞希臘02C非洲埃及利比亞突尼斯阿爾及利亞摩洛哥西撒哈拉毛里塔尼亞塞內(nèi)加爾岡比亞馬里布基納法家佛得角幾內(nèi)亞比紹幾內(nèi)亞塞拉利昂利比里亞科特迪瓦加納多哥貝寧尼泊爾尼日利亞喀麥隆赤道幾內(nèi)亞乍很