Excel在人力資源管理中的應(yīng)用Coach：周泓，希哲管理咨詢首席咨詢師MobileSN:psy-zhou@Excel在人力資源管理中的應(yīng)用Coach：周泓，希哲管理咨1開頭語(yǔ)：OFFICE通用的命令功能今天不介紹（保存、字體等）我們不是軟件開發(fā)者，只是應(yīng)用者只是一些經(jīng)驗(yàn)之談?dòng)行┪也欢行┮矔簳r(shí)不必要懂學(xué)習(xí)過(guò)程中聽我講一講看我做一做自己做一做開頭語(yǔ)：OFFICE通用的命令功能今天不介紹（保存、字體等）2開頭語(yǔ)Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個(gè)組件Excel有以下幾個(gè)方面的應(yīng)用：數(shù)值計(jì)算：創(chuàng)建、分析、實(shí)施你能想到的任意類型的數(shù)據(jù)分析。創(chuàng)建圖表：創(chuàng)建多種圖表。組織列表：使用行-列的形式高效的存儲(chǔ)列表。訪問(wèn)其他數(shù)據(jù)：從多種數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù)自動(dòng)化復(fù)雜的任務(wù)：通過(guò)使用Excel的宏功能只需單擊鼠標(biāo)一次就可以執(zhí)行一個(gè)非常復(fù)雜的任務(wù)。開頭語(yǔ)Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的3課程培訓(xùn)目的如果你是Excel的初學(xué)者，通過(guò)本次培訓(xùn)你可以：認(rèn)識(shí)excel，定制個(gè)性化表單提升數(shù)據(jù)處理速度標(biāo)準(zhǔn)化，格式化，美化你的Excel文件學(xué)會(huì)打印文件非規(guī)則圖表了解公式與函數(shù)操作了解初步統(tǒng)計(jì)與圖表如果你已經(jīng)長(zhǎng)期使用Excel的，通過(guò)本次培訓(xùn)你可以：煮熟“夾生飯”，了解更多Excel的基礎(chǔ)操作簡(jiǎn)化操作步驟提高數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)技巧課程培訓(xùn)目的如果你是Excel的初學(xué)者，通過(guò)本次培訓(xùn)你可以：4培訓(xùn)的內(nèi)容定制個(gè)性化Excel（有效性、條件格式）打印設(shè)置（頁(yè)面設(shè)置、設(shè)置標(biāo)題、頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置等）簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理（特殊輸入、選擇性粘帖、復(fù)制表單、篩選、輸入表單等）公式與常用函數(shù)透視表制作圖表制作介紹EXCEL在人力資源管理中的典型應(yīng)用Q&A培訓(xùn)的內(nèi)容定制個(gè)性化Excel（有效性、條件格式）5定制個(gè)性化Excel定制個(gè)性化Excel6應(yīng)用程序窗口認(rèn)識(shí)Excel窗口。應(yīng)用程序窗口認(rèn)識(shí)Excel窗口。7Excel外觀與功能的調(diào)整1.水平滾動(dòng)條的長(zhǎng)短設(shè)定2.“工具””選項(xiàng)“”視圖“3.“工具””選項(xiàng)“”常規(guī)“Excel外觀與功能的調(diào)整8數(shù)據(jù)有效性統(tǒng)一輸入格式避免輸入錯(cuò)誤界面友好規(guī)范示例數(shù)據(jù)有效性統(tǒng)一輸入格式示例9定義名稱（區(qū)域）名稱引用：作用：定位（f5），用在公式中起絕對(duì)引用功能（f3），跨工作表操作。定義名稱的方法：選擇區(qū)域或單元格，插入\名稱\定義數(shù)字不可能用于命名單元格地址不能用于命名名字中不能空格不能以EXCEL已有的命令命名名字寫完后要回車確認(rèn)。刪除名稱：插入\名稱\定義可用于二級(jí)下拉菜單以及函數(shù)快速查找中簡(jiǎn)化命令示例定義名稱（區(qū)域）名稱引用：示例10條件格式示例條件格式示例112.打印設(shè)置2.打印設(shè)置12頁(yè)面設(shè)置“文件””頁(yè)面設(shè)置”。頁(yè)面設(shè)置是針對(duì)打印的文件進(jìn)行格式上的調(diào)整頁(yè)面設(shè)置包括：頁(yè)面頁(yè)邊距頁(yè)眉/頁(yè)腳工作表頁(yè)面設(shè)置“文件””頁(yè)面設(shè)置”。13頁(yè)眉/頁(yè)腳頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置。頁(yè)眉預(yù)覽框頁(yè)眉內(nèi)容選擇頁(yè)腳內(nèi)容選擇頁(yè)腳預(yù)覽框

頁(yè)眉/頁(yè)腳頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置。頁(yè)眉預(yù)覽框頁(yè)眉內(nèi)容選擇頁(yè)腳預(yù)覽框14工作表選擇打印區(qū)域打印標(biāo)題行打印標(biāo)題列網(wǎng)格線先行后列，先列后行工作表選擇打印區(qū)域153.簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理3.簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理16一次鍵入，自動(dòng)填充將鼠標(biāo)指針?lè)旁趩卧竦挠蚁陆?，直至出現(xiàn)黑色十字形(+)。在填充范圍內(nèi)拖住填充柄。雙擊。技巧可以上下左右拖?？梢缘炔钚蛄泻偷缺葦?shù)列拖，如3，6，9。除了數(shù)字形式，可以填寫各種類型的Excel列表：星期一、星期二；9:00、10:00；第1季度、第2季度或者1月15日、2月15日。工具-選項(xiàng)-自定義序列?！熬庉嫛薄碧畛洹碧厥廨斎敕侵貜?fù)一次鍵入，自動(dòng)填充將鼠標(biāo)指針?lè)旁趩卧竦挠蚁陆?，直至出現(xiàn)黑色17單元格密碼前提：?jiǎn)卧癖Ｗo(hù)要鎖定、隱藏單元格密碼單元格密碼前提：?jiǎn)卧癖Ｗo(hù)要鎖定、隱藏單元格密碼18選擇性粘貼在一般情況下，我們要的不是公式，而是公式計(jì)算的結(jié)果，為了防止數(shù)據(jù)的變化，我們會(huì)用到“選擇性粘貼”命令。選擇性粘貼在一般情況下，我們要的不是公式，而是公式計(jì)算的結(jié)果19選擇性粘貼公式：將公式進(jìn)行粘貼；數(shù)值：將公式所得結(jié)果以數(shù)值的方式粘貼；格式：僅僅將單元格的格式粘貼過(guò)去，內(nèi)容不變。批注：僅僅粘貼批注，其他不變。加/減/乘/除：將被復(fù)制的數(shù)字加/減/乘/除在目標(biāo)單元格的數(shù)字上。跳過(guò)空單元格：空單元格將不被復(fù)制和粘貼；轉(zhuǎn)置：行列位置顛倒；選擇性粘貼公式：將公式進(jìn)行粘貼；20查找與替換1．查找：“編輯””查找”，或者Ctrl+F2.替換：“編輯””替換”，或者Ctrl+H可選參數(shù)：區(qū)分大小寫單元格匹配區(qū)分全/半角范圍搜索查找范圍格式*，？查找與替換1．查找：“編輯””查找”，或者Ctrl+F21篩選應(yīng)用多個(gè)篩選篩選某一列后，您可以在另一列上再次篩選，然后繼續(xù)篩選其他列，依次類推。使用“前10個(gè)”查找最大或最小的項(xiàng)前10個(gè)”是另一個(gè)用途廣泛的篩選，您可以對(duì)包含數(shù)字或日期的列使用“前10個(gè)”。使用“前10個(gè)”，您可以查找數(shù)值最大的項(xiàng)或者數(shù)值最小的項(xiàng)（最小或最大的數(shù)字或日期）。雖然叫“前10個(gè)”，但它并不局限于僅查找前10項(xiàng)或最后10項(xiàng)。您可以選擇要查看的項(xiàng)數(shù)：最少1項(xiàng)，最多500項(xiàng)。使用自定義自動(dòng)篩選方式來(lái)查找自動(dòng)篩選箭頭旁邊的列表中所沒(méi)有的項(xiàng)，例如：一定范圍內(nèi)的值，如兩個(gè)特定數(shù)字之間的所有數(shù)字。一定范圍外的值，如所有早于或晚于某一特定日期對(duì)的日期。等于或不等于另一個(gè)值的值。包含在其他文本中的特定文本。

篩選應(yīng)用多個(gè)篩選22記錄單式輸入使用記錄單可以方便我們進(jìn)行：錄入數(shù)據(jù)查看數(shù)據(jù)“數(shù)據(jù)””記錄單”賀卡郵寄數(shù)據(jù)采集記錄單式輸入使用記錄單可以方便我們進(jìn)行：賀卡郵寄數(shù)據(jù)采集23重排窗口“窗口””重排窗口”當(dāng)需要頻繁的在兩個(gè)窗口之間轉(zhuǎn)換或者需要將兩個(gè)窗口進(jìn)行對(duì)比時(shí)，我們會(huì)選擇并排的方式水平并排：將目前所有打開的工作簿水平排列；垂直并排：將目前所有打開的工作簿垂直排列；層疊：將目前所有打開的工作簿垂直排列；平鋪+當(dāng)前活動(dòng)工作簿的窗口：最大化當(dāng)前窗口重排窗口“窗口””重排窗口”24保護(hù)和隱藏工作表當(dāng)工作表過(guò)多或有些工作表不希望被瀏覽到時(shí)我們可以將這些工作表進(jìn)行隱藏?！案袷健薄惫ぷ鞅怼薄彪[藏”“格式””工作表””取消隱藏”保護(hù)工作表往往是很重要的，我們可以將Excel工作表設(shè)定為保護(hù)模式，限定修改權(quán)甚至復(fù)制權(quán)。“工具””保護(hù)””保護(hù)工作表”，不選擇任何選項(xiàng)；在“單元格””保護(hù)”中將不需要鎖定的區(qū)域取消“鎖定”，可以保護(hù)部分工作表不被選定。僅選擇“選定未鎖定的單元格”。保護(hù)和隱藏工作表當(dāng)工作表過(guò)多或有些工作表不希望被瀏覽到時(shí)我們25Excel表格與Word之間的轉(zhuǎn)換郵件合并第一步：設(shè)置成信封樣式：打開一個(gè)word，設(shè)置為信封樣式（自定義大小），也可以是訂單模板第二步：拉出郵件合并快捷工具：視圖-工具欄-郵件合并；第三步：導(dǎo)入excel文檔：工具-信函與郵件-郵件合并，在右邊選擇“信函-下一步-使用當(dāng)前文檔-下一步-使用現(xiàn)有列表-瀏覽打開excel文檔后前Excel表格與Word之間的轉(zhuǎn)換郵件合并后前264.公式與函數(shù)4.公式與函數(shù)27創(chuàng)建公式：先輸入＝，再輸入表達(dá)式單元格的引用方式相對(duì)引用（a1)：公式在列中復(fù)制時(shí)，行號(hào)在變，列標(biāo)不變，公式在行中復(fù)制時(shí)，列標(biāo)在變，行號(hào)不變絕對(duì)引用($a$1)：公式復(fù)制時(shí)不能動(dòng)要加$(F4)混合引用($A13次F4,A$12次F4)：適合用在向兩個(gè)方向上復(fù)制的表格中。位置引用創(chuàng)建公式：位置引用28公式創(chuàng)建公式

y=（3x+1）/2

公式創(chuàng)建公式y(tǒng)=（3x+1）/229函數(shù)函數(shù)的結(jié)構(gòu)函數(shù)的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面是左圓括號(hào)、以逗號(hào)分隔的參數(shù)和右圓括號(hào)。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，請(qǐng)?jiān)诤瘮?shù)名稱前面鍵入等號(hào)（=）。

是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。

函數(shù)函數(shù)的結(jié)構(gòu)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定30函數(shù)函數(shù)的選項(xiàng)板公式選項(xiàng)板--幫助創(chuàng)建或編輯公式的工具，還可提供有關(guān)函數(shù)及其參數(shù)的信息。單擊編輯欄中的"編輯公式"按鈕，或是單擊"常用"工具欄中的"粘貼函數(shù)"按鈕之后，就會(huì)在編輯欄下面出現(xiàn)公式選項(xiàng)板。

函數(shù)函數(shù)的選項(xiàng)板31函數(shù)函數(shù)的分類1.數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)－－當(dāng)需要分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件時(shí)，可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)工作表函數(shù)2.

日期與時(shí)間函數(shù)－－通過(guò)日期與時(shí)間函數(shù)，可以在公式中分析和處理日期值和時(shí)間值3.

工程函數(shù)－－工程工作表函數(shù)用于工程分析。分：對(duì)復(fù)數(shù)進(jìn)行處理的函數(shù)、在不同的數(shù)字系統(tǒng)（如2，8，10，16進(jìn)制）間進(jìn)行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)、在不同的度量系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)4.

財(cái)務(wù)函數(shù)－－財(cái)務(wù)函數(shù)可以進(jìn)行一般的財(cái)務(wù)計(jì)算，如確定貸款的支付額、投資的未來(lái)值或凈現(xiàn)值，以及債券或息票的價(jià)值5.

信息函數(shù)－－可以使用信息工作表函數(shù)確定存儲(chǔ)在單元格中的數(shù)據(jù)的類型。信息函數(shù)包含一組稱為IS的工作表函數(shù)，在單元格滿足條件時(shí)返回TRUE，如ISEVEN，ISBLANK函數(shù)函數(shù)的分類32函數(shù)函數(shù)的分類6.

邏輯函數(shù)－－使用邏輯函數(shù)可以進(jìn)行真假值判斷，或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn)。7.

查詢和引用函數(shù)－－當(dāng)需要在數(shù)據(jù)清單或表格中查找特定數(shù)值，或者需要查找某一單元格的引用時(shí)，可以使用查詢和引用工作表函數(shù)8.數(shù)學(xué)和三角函數(shù)－－通過(guò)數(shù)學(xué)和三角函數(shù)，可以處理簡(jiǎn)單的計(jì)算，例如對(duì)數(shù)字取整、計(jì)算單元格區(qū)域中的數(shù)值總和或復(fù)雜計(jì)算9.統(tǒng)計(jì)函數(shù)－－統(tǒng)計(jì)工作表函數(shù)用于對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析10.文本函數(shù)－－通過(guò)文本函數(shù)，可以在公式中處理文字串。11.用戶自定義函數(shù)－－如果要在公式或計(jì)算中使用特別復(fù)雜的計(jì)算，而工作表函數(shù)又無(wú)法滿足需要，則需要?jiǎng)?chuàng)建用戶自定義函數(shù)函數(shù)函數(shù)的分類33公式與函數(shù)的差異函數(shù)可以看成多個(gè)公式組合而成的結(jié)果。

但是有些高級(jí)函數(shù)不是純粹的數(shù)學(xué)運(yùn)算，這是公式所不能表達(dá)的要求：必須以=開始；運(yùn)算符——如＋－*／&……等；單元格引用——包括對(duì)單元格和范圍的命名；可以插入值或字符串——如79或“合計(jì)”等；函數(shù)或者它們的參數(shù)——包括一些函數(shù)如求SUM、AVERAGE等也可以作為參數(shù)使用；括號(hào)——用來(lái)控制著公式中各表達(dá)式的被處理次序。提示：函數(shù)最多七層嵌套引號(hào)輸入使用英文狀態(tài)公式與函數(shù)的差異函數(shù)可以看成多個(gè)公式組合而成的結(jié)果。

但是34常用函數(shù)無(wú)條件求和SUM函數(shù)該函數(shù)是求30個(gè)以內(nèi)參數(shù)的和。公式為=SUM（參數(shù)1，參數(shù)2，…，參數(shù)N）

條件求和SUMIF函數(shù)SUMIF函數(shù)的功能是根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格求和，公式為=SUMIF(range,criteria,sum_range)式中

range—用于條件判斷的單元格區(qū)域；criteria—確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本；sum_range—需要求和的實(shí)際單元格

AVERAGE函數(shù)AVERAGE函數(shù)的功能是計(jì)算給定參數(shù)的算術(shù)平均值。公式為=AVERAGE（參數(shù)1，參數(shù)2，…，參數(shù)N）單元格引用參數(shù)中有文字、邏輯值或空單元格，則忽略其值。但是，如果單元格包含零值則計(jì)算在內(nèi)COUNT函數(shù)和COUNTIF函數(shù)COUNT函數(shù)的功能是計(jì)算給定區(qū)域內(nèi)數(shù)值型參數(shù)的數(shù)目。公式為=COUNT（參數(shù)1，參數(shù)2，…，參數(shù)N）COUNTIF函數(shù)的功能是計(jì)算給定區(qū)域內(nèi)滿足特定條件的單元格的數(shù)目。公式為=COUNTIF（range，criteria）range—需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域；criteria—確定哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。COUNT函數(shù)和COUNTIF函數(shù)在數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)分析中是非常有用的函數(shù)。

常用函數(shù)無(wú)條件求和SUM函數(shù)35常用函數(shù)

IF函數(shù)

也稱條件函數(shù)，它根據(jù)參數(shù)條件的真假，返回不同的結(jié)果。在實(shí)踐中，經(jīng)常使用函數(shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。公式為=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

logical_test—條件表達(dá)式，其結(jié)果要么為TRUE，要么為FALSE，可使用任何比較運(yùn)算符；value_if_true—logical_test為TRUE時(shí)返回的值；value_if_false—logical_test為FALSE時(shí)返回的值。

例如，某企業(yè)對(duì)各個(gè)銷售部門的銷售業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及各個(gè)銷售部門在2002年的銷售業(yè)績(jī)匯總?cè)鐖D2-16所示，評(píng)價(jià)計(jì)算步驟如下：銷售部門業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)方法1：（1）選定單元格區(qū)域C3:C12。（2）直接輸入以下公式：“=IF(B3:B12<100000,"差",IF(B3:B12<200000,"一般",IF(B3:B12<300000,"好",IF(B3:B12<400000,"較好","很好"))))”。（3）按“Crtl+Shift+Enter”組合鍵。方法2：直接在單元格C3中輸入公式“=IF(B3<100000,"差",IF(B3<200000,"一般",IF(B3<300000,"好",IF(B3<400000,"較好","很好"))))”后，將其向下填充復(fù)制到C4～C12單元格中。

公式組合常用函數(shù)

IF函數(shù)例如，某企業(yè)對(duì)各個(gè)銷售部門的銷售業(yè)績(jī)進(jìn)行36常用函數(shù)

AND、OR和NOT函數(shù)=AND（條件1，條件2，…，條件N）=OR（條件1，條件2，…，條件N）=NOT（條件）AND函數(shù)表示邏輯與，當(dāng)所有條件都滿足時(shí)（即所有參數(shù)的邏輯值都為真時(shí)），AND函數(shù)返回TRUE，否則，只要有一個(gè)條件不滿足即返回FALSE。OR函數(shù)表示邏輯或，只要有一個(gè)條件滿足時(shí)，OR函數(shù)返回TRUE，只有當(dāng)所有條件都不滿足時(shí)才返回FALSE。NOT函數(shù)只有一個(gè)邏輯參數(shù)，它可以計(jì)算出TRUE或FALSE的邏輯值或邏輯表達(dá)式。如果邏輯值為FALSE，函數(shù)NOT返回TRUE；如果邏輯值為TRUE，函數(shù)NOT返回FALSE。這3個(gè)函數(shù)一般與IF函數(shù)結(jié)合使用常用函數(shù)

AND、OR和NOT函數(shù)37常用函數(shù)

AND、OR和NOT函數(shù)某企業(yè)根據(jù)各銷售部門的銷售額及銷售費(fèi)用確定獎(jiǎng)金提成比例及提取額，若銷售額大于300000元且銷售費(fèi)用占銷售額的比例不超過(guò)1%，則獎(jiǎng)金提取比例為15%，否則為10%，則計(jì)算過(guò)程如下（1）在單元格D3中輸入公式“=IF(AND(B3>300000,C3/B3<1%),15%,10%)”，將其向下填充復(fù)制到D4～C10單元格中。（2）選取單元格區(qū)域E3:E10，輸入公式“=B3:B10*D3:D10”，按“Crtl+Shift+Enter”組合鍵。則各銷售部門的銷售獎(jiǎng)金提成比例及獎(jiǎng)金提取額如圖2-17所示。獎(jiǎng)金提成比例及提取額的計(jì)算邏輯函數(shù)常用函數(shù)

AND、OR和NOT函數(shù)（1）在單元格D3中輸入公38Vlookup=Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)lookup_value:查找的依據(jù)，它一定在數(shù)據(jù)源的第一列，且值唯一。table_array：數(shù)據(jù)源，命名數(shù)據(jù)源。col_index_num：返回被找信息所在的列數(shù)。range_lookup:是否精確匹配：true:-1相似匹配。如果range_lookup為TRUE，則table_array的第一列中的數(shù)值必須按升序排列：…、-2、-1、0、1、2、…、-Z、FALSE、TRUE；否則，函數(shù)VLOOKUP不能返回正確的數(shù)值。如果range_lookup為FALSE，table_array不必進(jìn)行排序。false:0精確匹配。如果函數(shù)VLOOKUP找不到lookup_value，且range_lookup為TRUE，則使用小于等于lookup_value的最大值。應(yīng)用Vlookup=Vlookup(lookup_value,t39獲得更多的有關(guān)函數(shù)的信息選擇“粘貼函數(shù)”選擇函數(shù)類型選擇具體函數(shù)查看函數(shù)說(shuō)明尋求更多的函數(shù)幫助獲得更多的有關(guān)函數(shù)的信息選擇“粘貼函數(shù)”選擇函數(shù)類型選擇具體40追蹤單元格引用－檢查公式追蹤引用的單元格追蹤從屬單元格追蹤單元格引用錯(cuò)誤使用“公式審核”工具欄追蹤單元格引用審查公式追蹤單元格引用－檢查公式追蹤引用的單元格審查公式415.透視表制作5.透視表制作42透視表與統(tǒng)計(jì)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表改變數(shù)據(jù)透視表的版式創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖刷新數(shù)據(jù)透視表設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的格式字段與項(xiàng)的重命名對(duì)項(xiàng)目排序顯示字段的頂端或底端項(xiàng)使用總計(jì)和分類匯總改變數(shù)據(jù)透視表的計(jì)算用數(shù)據(jù)透視表合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域示例透視表與統(tǒng)計(jì)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表示例436.圖表制作6.圖表制作44圖表制作圖表類型柱形圖條形圖折線圖餅圖散點(diǎn)圖面積圖環(huán)形圖雷達(dá)圖股價(jià)圖……圖表制作圖表類型45圖表經(jīng)驗(yàn)圖表類型與使用數(shù)據(jù)柱形圖—少于6項(xiàng)的數(shù)據(jù)比較條形圖—6-8項(xiàng)的數(shù)據(jù)比較折線圖—大于8項(xiàng)的數(shù)據(jù)比較或序列趨勢(shì)性的數(shù)據(jù)餅圖—數(shù)據(jù)內(nèi)部占比性質(zhì)比較散點(diǎn)圖—趨勢(shì)不明顯，重點(diǎn)在看分布規(guī)律面積圖—累積數(shù)據(jù)比較環(huán)形圖—同餅圖雷達(dá)圖—同一主體的不同角度比較股價(jià)圖—不同主體高中低區(qū)間型比較……圖表經(jīng)驗(yàn)圖表類型與使用數(shù)據(jù)46圖表準(zhǔn)備建議：數(shù)據(jù)整理簡(jiǎn)潔，避免數(shù)據(jù)表承載數(shù)據(jù)過(guò)大透視表結(jié)果最好拷貝另存數(shù)據(jù)做圖圖表信息一目了然，避免備注太多必要的背景圖片可以虛做……圖表準(zhǔn)備建議：47ENDthanks

Q&AMSN:psy-zhou@TelNDthanksQ&A48演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！49Excel在人力資源管理中的應(yīng)用Coach：周泓，希哲管理咨詢首席咨詢師MobileSN:psy-zhou@Excel在人力資源管理中的應(yīng)用Coach：周泓，希哲管理咨50開頭語(yǔ)：OFFICE通用的命令功能今天不介紹（保存、字體等）我們不是軟件開發(fā)者，只是應(yīng)用者只是一些經(jīng)驗(yàn)之談?dòng)行┪也欢行┮矔簳r(shí)不必要懂學(xué)習(xí)過(guò)程中聽我講一講看我做一做自己做一做開頭語(yǔ)：OFFICE通用的命令功能今天不介紹（保存、字體等）51開頭語(yǔ)Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個(gè)組件Excel有以下幾個(gè)方面的應(yīng)用：數(shù)值計(jì)算：創(chuàng)建、分析、實(shí)施你能想到的任意類型的數(shù)據(jù)分析。創(chuàng)建圖表：創(chuàng)建多種圖表。組織列表：使用行-列的形式高效的存儲(chǔ)列表。訪問(wèn)其他數(shù)據(jù)：從多種數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù)自動(dòng)化復(fù)雜的任務(wù)：通過(guò)使用Excel的宏功能只需單擊鼠標(biāo)一次就可以執(zhí)行一個(gè)非常復(fù)雜的任務(wù)。開頭語(yǔ)Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的52課程培訓(xùn)目的如果你是Excel的初學(xué)者，通過(guò)本次培訓(xùn)你可以：認(rèn)識(shí)excel，定制個(gè)性化表單提升數(shù)據(jù)處理速度標(biāo)準(zhǔn)化，格式化，美化你的Excel文件學(xué)會(huì)打印文件非規(guī)則圖表了解公式與函數(shù)操作了解初步統(tǒng)計(jì)與圖表如果你已經(jīng)長(zhǎng)期使用Excel的，通過(guò)本次培訓(xùn)你可以：煮熟“夾生飯”，了解更多Excel的基礎(chǔ)操作簡(jiǎn)化操作步驟提高數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)技巧課程培訓(xùn)目的如果你是Excel的初學(xué)者，通過(guò)本次培訓(xùn)你可以：53培訓(xùn)的內(nèi)容定制個(gè)性化Excel（有效性、條件格式）打印設(shè)置（頁(yè)面設(shè)置、設(shè)置標(biāo)題、頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置等）簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理（特殊輸入、選擇性粘帖、復(fù)制表單、篩選、輸入表單等）公式與常用函數(shù)透視表制作圖表制作介紹EXCEL在人力資源管理中的典型應(yīng)用Q&A培訓(xùn)的內(nèi)容定制個(gè)性化Excel（有效性、條件格式）54定制個(gè)性化Excel定制個(gè)性化Excel55應(yīng)用程序窗口認(rèn)識(shí)Excel窗口。應(yīng)用程序窗口認(rèn)識(shí)Excel窗口。56Excel外觀與功能的調(diào)整1.水平滾動(dòng)條的長(zhǎng)短設(shè)定2.“工具””選項(xiàng)“”視圖“3.“工具””選項(xiàng)“”常規(guī)“Excel外觀與功能的調(diào)整57數(shù)據(jù)有效性統(tǒng)一輸入格式避免輸入錯(cuò)誤界面友好規(guī)范示例數(shù)據(jù)有效性統(tǒng)一輸入格式示例58定義名稱（區(qū)域）名稱引用：作用：定位（f5），用在公式中起絕對(duì)引用功能（f3），跨工作表操作。定義名稱的方法：選擇區(qū)域或單元格，插入\名稱\定義數(shù)字不可能用于命名單元格地址不能用于命名名字中不能空格不能以EXCEL已有的命令命名名字寫完后要回車確認(rèn)。刪除名稱：插入\名稱\定義可用于二級(jí)下拉菜單以及函數(shù)快速查找中簡(jiǎn)化命令示例定義名稱（區(qū)域）名稱引用：示例59條件格式示例條件格式示例602.打印設(shè)置2.打印設(shè)置61頁(yè)面設(shè)置“文件””頁(yè)面設(shè)置”。頁(yè)面設(shè)置是針對(duì)打印的文件進(jìn)行格式上的調(diào)整頁(yè)面設(shè)置包括：頁(yè)面頁(yè)邊距頁(yè)眉/頁(yè)腳工作表頁(yè)面設(shè)置“文件””頁(yè)面設(shè)置”。62頁(yè)眉/頁(yè)腳頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置。頁(yè)眉預(yù)覽框頁(yè)眉內(nèi)容選擇頁(yè)腳內(nèi)容選擇頁(yè)腳預(yù)覽框

頁(yè)眉/頁(yè)腳頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置。頁(yè)眉預(yù)覽框頁(yè)眉內(nèi)容選擇頁(yè)腳預(yù)覽框63工作表選擇打印區(qū)域打印標(biāo)題行打印標(biāo)題列網(wǎng)格線先行后列，先列后行工作表選擇打印區(qū)域643.簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理3.簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理65一次鍵入，自動(dòng)填充將鼠標(biāo)指針?lè)旁趩卧竦挠蚁陆?，直至出現(xiàn)黑色十字形(+)。在填充范圍內(nèi)拖住填充柄。雙擊。技巧可以上下左右拖。可以等差序列和等比數(shù)列拖，如3，6，9。除了數(shù)字形式，可以填寫各種類型的Excel列表：星期一、星期二；9:00、10:00；第1季度、第2季度或者1月15日、2月15日。工具-選項(xiàng)-自定義序列?！熬庉嫛薄碧畛洹碧厥廨斎敕侵貜?fù)一次鍵入，自動(dòng)填充將鼠標(biāo)指針?lè)旁趩卧竦挠蚁陆?，直至出現(xiàn)黑色66單元格密碼前提：?jiǎn)卧癖Ｗo(hù)要鎖定、隱藏單元格密碼單元格密碼前提：?jiǎn)卧癖Ｗo(hù)要鎖定、隱藏單元格密碼67選擇性粘貼在一般情況下，我們要的不是公式，而是公式計(jì)算的結(jié)果，為了防止數(shù)據(jù)的變化，我們會(huì)用到“選擇性粘貼”命令。選擇性粘貼在一般情況下，我們要的不是公式，而是公式計(jì)算的結(jié)果68選擇性粘貼公式：將公式進(jìn)行粘貼；數(shù)值：將公式所得結(jié)果以數(shù)值的方式粘貼；格式：僅僅將單元格的格式粘貼過(guò)去，內(nèi)容不變。批注：僅僅粘貼批注，其他不變。加/減/乘/除：將被復(fù)制的數(shù)字加/減/乘/除在目標(biāo)單元格的數(shù)字上。跳過(guò)空單元格：空單元格將不被復(fù)制和粘貼；轉(zhuǎn)置：行列位置顛倒；選擇性粘貼公式：將公式進(jìn)行粘貼；69查找與替換1．查找：“編輯””查找”，或者Ctrl+F2.替換：“編輯””替換”，或者Ctrl+H可選參數(shù)：區(qū)分大小寫單元格匹配區(qū)分全/半角范圍搜索查找范圍格式*，？查找與替換1．查找：“編輯””查找”，或者Ctrl+F70篩選應(yīng)用多個(gè)篩選篩選某一列后，您可以在另一列上再次篩選，然后繼續(xù)篩選其他列，依次類推。使用“前10個(gè)”查找最大或最小的項(xiàng)前10個(gè)”是另一個(gè)用途廣泛的篩選，您可以對(duì)包含數(shù)字或日期的列使用“前10個(gè)”。使用“前10個(gè)”，您可以查找數(shù)值最大的項(xiàng)或者數(shù)值最小的項(xiàng)（最小或最大的數(shù)字或日期）。雖然叫“前10個(gè)”，但它并不局限于僅查找前10項(xiàng)或最后10項(xiàng)。您可以選擇要查看的項(xiàng)數(shù)：最少1項(xiàng)，最多500項(xiàng)。使用自定義自動(dòng)篩選方式來(lái)查找自動(dòng)篩選箭頭旁邊的列表中所沒(méi)有的項(xiàng)，例如：一定范圍內(nèi)的值，如兩個(gè)特定數(shù)字之間的所有數(shù)字。一定范圍外的值，如所有早于或晚于某一特定日期對(duì)的日期。等于或不等于另一個(gè)值的值。包含在其他文本中的特定文本。

篩選應(yīng)用多個(gè)篩選71記錄單式輸入使用記錄單可以方便我們進(jìn)行：錄入數(shù)據(jù)查看數(shù)據(jù)“數(shù)據(jù)””記錄單”賀卡郵寄數(shù)據(jù)采集記錄單式輸入使用記錄單可以方便我們進(jìn)行：賀卡郵寄數(shù)據(jù)采集72重排窗口“窗口””重排窗口”當(dāng)需要頻繁的在兩個(gè)窗口之間轉(zhuǎn)換或者需要將兩個(gè)窗口進(jìn)行對(duì)比時(shí)，我們會(huì)選擇并排的方式水平并排：將目前所有打開的工作簿水平排列；垂直并排：將目前所有打開的工作簿垂直排列；層疊：將目前所有打開的工作簿垂直排列；平鋪+當(dāng)前活動(dòng)工作簿的窗口：最大化當(dāng)前窗口重排窗口“窗口””重排窗口”73保護(hù)和隱藏工作表當(dāng)工作表過(guò)多或有些工作表不希望被瀏覽到時(shí)我們可以將這些工作表進(jìn)行隱藏?！案袷健薄惫ぷ鞅怼薄彪[藏”“格式””工作表””取消隱藏”保護(hù)工作表往往是很重要的，我們可以將Excel工作表設(shè)定為保護(hù)模式，限定修改權(quán)甚至復(fù)制權(quán)。“工具””保護(hù)””保護(hù)工作表”，不選擇任何選項(xiàng)；在“單元格””保護(hù)”中將不需要鎖定的區(qū)域取消“鎖定”，可以保護(hù)部分工作表不被選定。僅選擇“選定未鎖定的單元格”。保護(hù)和隱藏工作表當(dāng)工作表過(guò)多或有些工作表不希望被瀏覽到時(shí)我們74Excel表格與Word之間的轉(zhuǎn)換郵件合并第一步：設(shè)置成信封樣式：打開一個(gè)word，設(shè)置為信封樣式（自定義大?。?，也可以是訂單模板第二步：拉出郵件合并快捷工具：視圖-工具欄-郵件合并；第三步：導(dǎo)入excel文檔：工具-信函與郵件-郵件合并，在右邊選擇“信函-下一步-使用當(dāng)前文檔-下一步-使用現(xiàn)有列表-瀏覽打開excel文檔后前Excel表格與Word之間的轉(zhuǎn)換郵件合并后前754.公式與函數(shù)4.公式與函數(shù)76創(chuàng)建公式：先輸入＝，再輸入表達(dá)式單元格的引用方式相對(duì)引用（a1)：公式在列中復(fù)制時(shí)，行號(hào)在變，列標(biāo)不變，公式在行中復(fù)制時(shí)，列標(biāo)在變，行號(hào)不變絕對(duì)引用($a$1)：公式復(fù)制時(shí)不能動(dòng)要加$(F4)混合引用($A13次F4,A$12次F4)：適合用在向兩個(gè)方向上復(fù)制的表格中。位置引用創(chuàng)建公式：位置引用77公式創(chuàng)建公式

y=（3x+1）/2

公式創(chuàng)建公式y(tǒng)=（3x+1）/278函數(shù)函數(shù)的結(jié)構(gòu)函數(shù)的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面是左圓括號(hào)、以逗號(hào)分隔的參數(shù)和右圓括號(hào)。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，請(qǐng)?jiān)诤瘮?shù)名稱前面鍵入等號(hào)（=）。

是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。

函數(shù)函數(shù)的結(jié)構(gòu)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定79函數(shù)函數(shù)的選項(xiàng)板公式選項(xiàng)板--幫助創(chuàng)建或編輯公式的工具，還可提供有關(guān)函數(shù)及其參數(shù)的信息。單擊編輯欄中的"編輯公式"按鈕，或是單擊"常用"工具欄中的"粘貼函數(shù)"按鈕之后，就會(huì)在編輯欄下面出現(xiàn)公式選項(xiàng)板。

函數(shù)函數(shù)的選項(xiàng)板80函數(shù)函數(shù)的分類1.數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)－－當(dāng)需要分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件時(shí)，可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)工作表函數(shù)2.

日期與時(shí)間函數(shù)－－通過(guò)日期與時(shí)間函數(shù)，可以在公式中分析和處理日期值和時(shí)間值3.

工程函數(shù)－－工程工作表函數(shù)用于工程分析。分：對(duì)復(fù)數(shù)進(jìn)行處理的函數(shù)、在不同的數(shù)字系統(tǒng)（如2，8，10，16進(jìn)制）間進(jìn)行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)、在不同的度量系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)4.

財(cái)務(wù)函數(shù)－－財(cái)務(wù)函數(shù)可以進(jìn)行一般的財(cái)務(wù)計(jì)算，如確定貸款的支付額、投資的未來(lái)值或凈現(xiàn)值，以及債券或息票的價(jià)值5.

信息函數(shù)－－可以使用信息工作表函數(shù)確定存儲(chǔ)在單元格中的數(shù)據(jù)的類型。信息函數(shù)包含一組稱為IS的工作表函數(shù)，在單元格滿足條件時(shí)返回TRUE，如ISEVEN，ISBLANK函數(shù)函數(shù)的分類81函數(shù)函數(shù)的分類6.

邏輯函數(shù)－－使用邏輯函數(shù)可以進(jìn)行真假值判斷，或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn)。7.

查詢和引用函數(shù)－－當(dāng)需要在數(shù)據(jù)清單或表格中查找特定數(shù)值，或者需要查找某一單元格的引用時(shí)，可以使用查詢和引用工作表函數(shù)8.數(shù)學(xué)和三角函數(shù)－－通過(guò)數(shù)學(xué)和三角函數(shù)，可以處理簡(jiǎn)單的計(jì)算，例如對(duì)數(shù)字取整、計(jì)算單元格區(qū)域中的數(shù)值總和或復(fù)雜計(jì)算9.統(tǒng)計(jì)函數(shù)－－統(tǒng)計(jì)工作表函數(shù)用于對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析10.文本函數(shù)－－通過(guò)文本函數(shù)，可以在公式中處理文字串。11.用戶自定義函數(shù)－－如果要在公式或計(jì)算中使用特別復(fù)雜的計(jì)算，而工作表函數(shù)又無(wú)法滿足需要，則需要?jiǎng)?chuàng)建用戶自定義函數(shù)函數(shù)函數(shù)的分類82公式與函數(shù)的差異函數(shù)可以看成多個(gè)公式組合而成的結(jié)果。

但是有些高級(jí)函數(shù)不是純粹的數(shù)學(xué)運(yùn)算，這是公式所不能表達(dá)的要求：必須以=開始；運(yùn)算符——如＋－*／&……等；單元格引用——包括對(duì)單元格和范圍的命名；可以插入值或字符串——如79或“合計(jì)”等；函數(shù)或者它們的參數(shù)——包括一些函數(shù)如求SUM、AVERAGE等也可以作為參數(shù)使用；括號(hào)——用來(lái)控制著公式中各表達(dá)式的被處理次序。提示：函數(shù)最多七層嵌套引號(hào)輸入使用英文狀態(tài)公式與函數(shù)的差異函數(shù)可以看成多個(gè)公式組合而成的結(jié)果。

但是83常用函數(shù)無(wú)條件求和SUM函數(shù)該函數(shù)是求30個(gè)以內(nèi)參數(shù)的和。公式為=SUM（參數(shù)1，參數(shù)2，…，參數(shù)N）

條件求和SUMIF函數(shù)SUMIF函數(shù)的功能是根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格求和，公式為=SUMIF(range,criteria,sum_range)式中

range—用于條件判斷的單元格區(qū)域；criteria—確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本；sum_range—需要求和的實(shí)際單元格

AVERAGE函數(shù)AVERAGE函數(shù)的功能是計(jì)算給定參數(shù)的算術(shù)平均值。公式為=AVERAGE（參數(shù)1，參數(shù)2，…，參數(shù)N）單元格引用參數(shù)中有文字、邏輯值或空單元格，則忽略其值。但是，如果單元格包含零值則計(jì)算在內(nèi)COUNT函數(shù)和COUNTIF函數(shù)COUNT函數(shù)的功能是計(jì)算給定區(qū)域內(nèi)數(shù)值型參數(shù)的數(shù)目。公式為=COUNT（參數(shù)1，參數(shù)2，…，參數(shù)N）COUNTIF函數(shù)的功能是計(jì)算給定區(qū)域內(nèi)滿足特定條件的單元格的數(shù)目。公式為=COUNTIF（range，criteria）range—需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域；criteria—確定哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。COUNT函數(shù)和COUNTIF函數(shù)在數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)分析中是非常有用的函數(shù)。

常用函數(shù)無(wú)條件求和SUM函數(shù)84常用函數(shù)

IF函數(shù)

也稱條件函數(shù)，它根據(jù)參數(shù)條件的真假，返回不同的結(jié)果。在實(shí)踐中，經(jīng)常使用函數(shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。公式為=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

logical_test—條件表達(dá)式，其結(jié)果要么為TRUE，要么為FALSE，可使用任何比較運(yùn)算符；value_if_true—logical_test為TRUE時(shí)返回的值；value_if_false—logical_test為FALSE時(shí)返回的值。

例如，某企業(yè)對(duì)各個(gè)銷售部門的銷售業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及各個(gè)銷售部門在2002年的銷售業(yè)績(jī)匯總?cè)鐖D2-16所示，評(píng)價(jià)計(jì)算步驟如下：銷售部門業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)方法1：（1）選定單元格區(qū)域C3:C12。（2）直接輸入以下公式：“=IF(B3:B12<100000,"差",IF(B3:B12<200000,"一般",IF(B3:B12<300000,"好",IF(B3:B12<400000,"較好","很好"))))”。（3）按“Crtl+Shift+Enter”組合鍵。方法2：直接在單元格C3中輸入公式“=IF(B3<100000,"差",IF(B3<200000,"一般",IF(B3<300000,"好",IF(B3<400000,"較好","很好"))))”后，將其向下填充復(fù)制到C4～C12單元格中。

公式組合常用函數(shù)

IF函數(shù)例如，某企業(yè)對(duì)各個(gè)銷售部門的銷售業(yè)績(jī)進(jìn)行85常用函數(shù)

AND、OR和NOT函數(shù)=AND（條件1，條件2，…，條件N）=OR（條件1，條件2，…，條件N）=NOT（條件）AND函數(shù)表示邏輯與，當(dāng)所有條件都滿足時(shí)（即所有參數(shù)的邏輯值都為真時(shí)），AND函數(shù)返回TRUE，否則，只要有一個(gè)條件不滿足即返回FALSE。OR函數(shù)表示邏輯或，只要有一個(gè)條件滿足時(shí)，OR函數(shù)返回TRUE，只有當(dāng)所有條件都不滿足時(shí)才返回FALSE。NOT函數(shù)只有一個(gè)邏輯參數(shù)，它可以計(jì)算出TRUE或FALSE的邏輯值或邏輯表達(dá)式。如果邏輯值為FALSE，函數(shù)NOT返回TRUE；如果邏輯值為TRUE，函數(shù)NOT返回FALSE。這3個(gè)函數(shù)一般與IF函數(shù)結(jié)合使用常用函數(shù)

AND、OR和NOT函數(shù)86常用函數(shù)

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