流程描述培訓湖南用友軟件有限公司實施部：吳廣2010-8-30流程描述培訓的目的和內(nèi)容了解和掌握流程說明編寫的規(guī)范了解和掌握流程圖繪制的規(guī)范了解流程圖繪制及流程說明編寫的步驟以及要求一致性原則完整性原則具體性原則

流程圖繪制的總體原則流程步驟的繪制要符合企業(yè)管理現(xiàn)狀，現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來，不加入任何個人的想法。打破了經(jīng)營管理的“部門”的概念，強調(diào)業(yè)務過程本身的完整性，充分體現(xiàn)該項業(yè)務如何發(fā)生、處理、記錄和報告的自始至終這樣一個過程。每個流程步驟應盡量具體，兩個不同工作內(nèi)容的應該拆分成兩個工作步驟，不要合并。流程圖實例示例流程說明實例示例目錄一、流程說明規(guī)范介紹1、流程說明標題2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹1、流程圖背景2、流程圖主體3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求標題標題填寫“流程名稱”,字體：宋體，字號：36號。每一個流程說明Word文檔對應一個流程圖，該文檔命名規(guī)則與流程圖的VISIO文件名相同，存在相同目錄下。示例目錄一、流程說明規(guī)范介紹1、流程說明標題2、流程說明正文二、流程繪制規(guī)范介紹1、流程圖背景2、流程圖主體3、流程圖形說明三、流程繪制及說明應準備的資料四、繪制步驟以及要求流程說明正文主要內(nèi)容示例一、流程簡介流程內(nèi)容：描述流程的主要活動、運作原則流程起止點：描述流程的開始和結(jié)束活動術(shù)語解釋：描述特定使用的詞匯流程說明正文部分為宋體10號字。示例示例二、流流程涉涉及部部門及及職責責1、在““流程程涉及及部門門及職職責””處，，如果果已經(jīng)經(jīng)有現(xiàn)現(xiàn)成的的崗位位職責責及規(guī)規(guī)定，，在流程程文字字說明明中需需要再再次體體現(xiàn)，，不能能建立立引用用。2、在““流程程參與與部門門及職職責””處，，除““公司司領(lǐng)導導”的的職責責不用用描述外，，其他他涉及及的部部門職職責均均需描描述。。示例三、流流程依依據(jù)的的管理理制度度、工工作標標準及及體系系文件件在“制制度””下列列示相相關(guān)文文件時時，每每個文文件在在一行行顯示示，不要出出現(xiàn)一一行顯顯示多多個文文件，，每一一行內(nèi)內(nèi)必須須標明明文件件編號號。示例四、流流程相相關(guān)的的表單單和記記錄在“記記錄””中列列示的的全部部內(nèi)容容，要要在流流程圖圖中清清晰的的繪制，并并且名名稱必必須完完全一一致。。且流流程圖圖中所所有標標識為為的文檔檔，必必須在在文字字描述述中的的記錄錄中體體現(xiàn)。。示例五、流流程關(guān)關(guān)鍵環(huán)環(huán)節(jié)對本流流程的的績效效影響響比較較大或或易產(chǎn)產(chǎn)生風風險的的關(guān)鍵鍵環(huán)節(jié)節(jié)進行行說明明。示例六、流流程存存在的的問題題和改改進建建議問題和和建議議應分分項列列出，，不要要在一一行中中列出出所有有事項項。示例七、信信息系系統(tǒng)的的使用用情況況描述使使用的的信息息系統(tǒng)統(tǒng)名稱稱，應應用的的主要要功能能。八、、其其它它需需要要說說明明的的事事項項描述述前前面面未未能能敘敘述述到到的的信信息息。。目錄錄一、、流流程程說說明明規(guī)規(guī)范范介介紹紹1、流流程程說說明明標標題題2、流流程程說說明明正正文文二、、流流程程繪繪制制規(guī)規(guī)范范介介紹紹1、流流程程圖圖背背景景2、流流程程圖圖主主體體3、流流程程圖圖形形說說明明三、、流流程程繪繪制制及及說說明明應應準準備備的的資資料料四、、繪繪制制步步驟驟以以及及要要求求流程程圖圖實實例例示例例流程程圖圖背背景景LOGO：XYNH+湘鋼鋼LOGO(企標標)編號號：：部門門+流程程+編碼碼審核核:審核核人人業(yè)務務主主管管部部門門：該該流流程程的的主主要要負負責責部部門門業(yè)務務參參與與部部門門：參參與與該該流流程程的的部部門門活動動說說明明：：該流流程程圖圖起起止止過過程程與與范范圍圍文文字字說說明明標題題：：該流流程程圖圖對對應應的的三三級級流流程程編編號號，，如如““XYNH-XS-02-01””。如如果果該該流流程程是是二二級級以以下下的的流流程程此此處處填填寫寫對對應應的的二二級級流流程程編編號號+本流流程程編編碼碼。。生效效時時間間：流流程程開開始始使使用用時時間間，，格格式式y(tǒng)yyy-mm-dd版本本：由由項項目目組組統(tǒng)統(tǒng)一一制制定定.(統(tǒng)一一定定為為：：1.0)流程程圖圖表表頭頭流程程圖圖背背景景修修改改說說明明示例例目錄錄一、、流流程程說說明明規(guī)規(guī)范范介介紹紹1、流流程程說說明明標標題題2、流流程程說說明明正正文文二、、流流程程繪繪制制規(guī)規(guī)范范介介紹紹1、流流程程圖圖背背景景2、流流程程圖圖主主體體3、流流程程圖圖形形說說明明三、、流流程程繪繪制制及及說說明明應應準準備備的的資資料料四、、繪繪制制步步驟驟以以及及要要求求流程程圖圖實實例例流程程圖圖主主體體示例例流程程圖圖主主體體說說明明流程程圖圖頂頂端端標題題<進程程名名稱稱>欄填填入入流流程程圖圖的的名名稱稱，，格格式式也也是是““流流程程編編號號＋＋流流程程名名稱稱””，，雙雙擊擊即即可可填填入入文文字字，，字字體體為為14號宋宋體體加加粗粗，，左左對對齊齊。。每個流程程文件中中繪制一一個流程程圖；頁頁名稱與與流程圖圖名稱一一致。為保持流流程圖美美觀及易易于裝訂訂，流程程圖大小小規(guī)定如如下：左邊界＝＝3格上邊界與與背景的的距離<2格右邊界>=2格下邊界>＝3格圖形大小小需占整整體頁面面三分之之二以上上目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應應準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求編號圖形名稱編號圖形名稱1職能帶區(qū)區(qū)7信息系統(tǒng)統(tǒng)/電子存檔檔2最低一級級工作步步驟8非電子存存檔3引用/拆分的流流程圖9批注/文字說明明4文件/表單10頁碼索引引5判斷/決策11結(jié)束6連接線流程圖繪繪制工具具包括11個圖形圖形1圖形名稱：職能帶區(qū)

圖形作用：在增加職能部門時使用

使用說明和標準：每個流程參與部門占一列，若某一流程主要在某一部門內(nèi)完成，可以將部門下的班組作為一列，班組名稱應放在第二行公司領(lǐng)導單獨占一列，統(tǒng)一稱作“公司領(lǐng)導”。在流程步驟中寫明高層的職務，如“總經(jīng)理”等，但不能出現(xiàn)“財務經(jīng)理”、“生產(chǎn)經(jīng)理”的職能帶。職能帶中業(yè)務主導部門在左邊，參與部門在右邊，其中，“公司領(lǐng)導”在最左邊。流程圖形形講解——職能帶區(qū)區(qū)圖形1圖形名稱：職能帶區(qū)

圖形作用：在增加部門時使用

使用說明和標準：部門名稱應使用正式全稱，不能用簡稱。字體為默認12號宋體加粗，若第二行有班組，班組字體為10號宋體加粗。選中職能帶，在頂部橫向推動，可以改變職能帶的橫向?qū)挾?。在“業(yè)務參與部門”中，列出具體業(yè)務參與部門；參與部門如果很多并且的活動完全一致，可歸結(jié)寫為如”生產(chǎn)各部門”。流程圖形形講解——職能帶區(qū)區(qū)(續(xù))圖形2圖形名稱：最低一級的操作步驟

圖形作用：在描述一個流程時使用操作步驟描述工作過程使用說明和標準：上方框填入操作此項工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費用報銷單”，應盡量簡明，一般不超過15個字。字體為默認8號宋體。每個步驟都要加上順序的編號。圖形必須放在職能欄內(nèi)，不能跨越兩個職能欄，即不能跨越豎線。使用默認圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱向高度加高。負責崗位位07工作內(nèi)容容流程圖形形講解——最低一級級的操作作步驟圖形3圖形名稱：引用/拆分的流程圖

圖形作用：在流程圖中，當需用引用別的流程圖時使用；或流程圖中某一環(huán)節(jié)較復雜，可以進一步拆分成子流程圖時使用使用說明和標準：填入所引用/拆分的流程圖編號和名稱，它是流程圖中的一個步驟，也有步驟編號。當使用這一圖形時，我們默認所引用/拆分的流程圖已經(jīng)完成相應的操作步驟。引用時，必須跟所引用流程圖的主管部門溝通確認引用的流程圖已經(jīng)存在，并且所引用流程圖的內(nèi)容已經(jīng)包括了相應的工作步驟。使用默認圖形大小，若需要改變圖形大小，圖形橫向?qū)挾榷炔豢梢愿淖儯v向高度可以加高。引用/拆分的流程圖不用單建一個職能欄。字體為默認8號宋體。流程圖形形講解——引用/拆分的流流程圖圖形4圖形名稱：文件/表單

圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產(chǎn)生的文件/表單

使用說明和標準：填入文件/表單的名稱，包括紙張的或是電子的，應使用正式的全稱。此形狀不是單獨的工作步驟，必須與“最低一級操作步驟”或“引用/拆分的流程圖”一起使用，一般緊貼在以上兩個圖形的下方。使用默認的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個文件/表單獨占一行流程圖形形講解——文件/表單圖形5圖形名稱：判斷/決策

圖形作用：在出現(xiàn)情況判斷或進行審核審批時使用

使用說明和標準：此圖形也作為工作步驟之一，內(nèi)容填入具體的判斷事項，并應加以編號。如本步驟為審核，應直接使用判斷框，而非在“最低一級操作步驟”圖形下再加判斷框。判斷結(jié)果統(tǒng)一使用“是”與“否”；不能使用“YES””NO”。使用此圖形，必須而且只能出現(xiàn)兩種決策/判斷結(jié)果；應該只有一個信息入口，兩個信息出口。流程圖形形講解——判斷/決策圖形6圖形名稱：連線

圖形作用：連接兩個圖形之間的關(guān)系，箭頭表示流程進行的方向。使用說明和標準：線條與圖形的連接點只能是同一個業(yè)務方向，同一點上不能同時出現(xiàn)信息流入和信息流出，可以有多個信息流入或多個信息流出。兩個圖形之間選擇連接點時，應該遵循“最少曲折”原則。選擇連線并雙擊，可以在連線上加上文字。連線應該連到圖上的連接點，不應連到另一條線上。流程圖形形講解——連線圖形7圖形名稱：信息系統(tǒng)/

電子存檔

圖形作用：一個工作步驟需要借助信息系統(tǒng)完成時，或是完成的工作表單以電子文檔的形式存儲時使用

使用說明和標準：此圖形不能單獨作為獨立的工作步驟使用。若是借助信息系統(tǒng)完成工作的，應附屬在“操作步驟”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“操作步驟”圖形連接。在此圖形中填入信息系統(tǒng)的名稱，比如“新中大系統(tǒng)”。若是電子存檔，應附屬在“文件/表單”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形形講解——信息系統(tǒng)統(tǒng)/電子存檔檔圖形8圖形名稱：非電子文檔存儲

圖形作用：產(chǎn)生的結(jié)果需要以非電子形式進行存檔時使用使用說明和標準：此圖形不是獨立的工作步驟，必須附屬在“文件/表單”側(cè)下面，用連線將此圖與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形形講解——非電子文文檔存儲儲圖形9圖形名稱：批注/文字說明

圖形作用：需要對工作步驟進行補充說明時使用

使用說明和標準：此圖不是獨立的工作步驟，必須附屬在其他圖形上。字體使用默認8號宋體。此圖可以跨越兩個職能欄，可以與所附屬的圖形不在同一個職能欄。流程圖形形講解——批注/文字說明明圖形10圖形名稱：頁碼索引

圖形作用：當流程圖較長，沒法在一頁中繪制出來，需要多頁繪制時使用

使用說明和標準：拖動此圖出來后，選擇所要連接的頁碼，在所連接的頁碼右上角出現(xiàn)同樣的圖形，就是頁碼之間的連接關(guān)系。此圖為第一個頁碼的結(jié)尾圖，是所連接頁碼的開始圖，用連線與其他圖形連接。流程圖形形講解——頁碼索引引圖形11圖形名稱：流程結(jié)束

圖形作用：一個流程圖結(jié)束時使用，表明此流程圖到此結(jié)束。使用說明和標準：在圖形中填入“結(jié)束”兩字，使用默認8號字體。注意，流程開始時不需要用此圖形來說明流程開始，流程圖的第一個步驟視為流程開始。在經(jīng)過判斷后結(jié)束的，需要出現(xiàn)“結(jié)束”圖形；如果流程有肯定的結(jié)果，則不需要出現(xiàn)“結(jié)束”?！敖Y(jié)束”在流程圖中不需要標注步驟號。流程圖形形講解——流程結(jié)束束目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應應準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求繪制流程程圖考慮慮的內(nèi)容容表單或文文件的種種類、內(nèi)內(nèi)容、頻頻度、張張數(shù)有關(guān)聯(lián)的的部門，，有關(guān)聯(lián)聯(lián)