{管理信息化ORACLE}oracle—EBS采購功能點(diǎn)操作手冊浙大軟件學(xué)院學(xué)生操作手冊分發(fā)姓角色說明號名3aa398eda053d5188d04624d4303ac07.docxii浙大軟件學(xué)院學(xué)生操作手冊目錄文檔控制i更新記錄i審閱i分發(fā)ii一、采購設(shè)置51.1財(cái)務(wù)選項(xiàng)51.2采購選項(xiàng)：81.3訂單類型111.4行類型12二、供應(yīng)商管理142.1供應(yīng)商信息錄入及維護(hù)142.2供應(yīng)商合并192.3合并供應(yīng)商列表20三、請購203.1采購請購203.2內(nèi)部請購22四、詢價(jià)224.1詢價(jià)單224.2自動創(chuàng)建24五、報(bào)價(jià)265.1報(bào)價(jià)單265.2報(bào)價(jià)分析28六、采購296.1標(biāo)準(zhǔn)采購訂單296.2計(jì)劃采購訂單336.3合同采購訂單346.4一攬子采購協(xié)議373aa398eda053d5188d04624d4303ac07.docxiii浙大軟件學(xué)院學(xué)生操作手冊6.5自動創(chuàng)建396.6采購發(fā)放41七、審批與安全控制437.1職務(wù)、職位彈性域設(shè)置437.2職務(wù)、職位設(shè)置467.3人員設(shè)置、人員分配職務(wù)和職位527.4審批職位層次587.5安全性結(jié)構(gòu)607.6安全性控制627.7審批組627.8審批分配657.9審批通知687.10授權(quán)規(guī)則71八、采購接收738.1三種接收途徑738.2接收更正788.3采購?fù)素?98.4內(nèi)部請購內(nèi)部銷售時(shí)請購單的接收81九、采購期間819.1采購期間控制81十、采購事務(wù)查詢8310.1采購訂單查詢8310.2請購單查詢8410.3審批歷史記錄查詢8510.4接收事務(wù)處理查詢87十一、采購與應(yīng)付8811.1二、三、四維匹配8811.2應(yīng)付發(fā)票匹配接收或者采購883aa398eda053d5188d04624d4303ac07.docxiv一、采購設(shè)置1.1財(cái)務(wù)選項(xiàng)概念系統(tǒng)的財(cái)務(wù)選項(xiàng)設(shè)置主要為EBS系統(tǒng)的應(yīng)付模塊、采購模塊、資產(chǎn)模塊提供控制和協(xié)調(diào)機(jī)制及相關(guān)默認(rèn)值由于采購模塊所必需的供應(yīng)商定義是在應(yīng)付模塊中完成的原必須在啟用采購模塊系統(tǒng)前對財(cái)務(wù)選項(xiàng)做正確的設(shè)置。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>組織>財(cái)務(wù)選項(xiàng)負(fù)債：對于輸入的所有新供應(yīng)商，系統(tǒng)會將此帳戶作為默認(rèn)負(fù)債帳戶分配給他們。預(yù)付款：供應(yīng)商地點(diǎn)發(fā)票的對應(yīng)預(yù)付款帳戶和說明。付款的應(yīng)得折扣。理系統(tǒng)導(dǎo)入的信用卡事務(wù)處理信息。“會計(jì)”頁簽主要是為供應(yīng)商應(yīng)付發(fā)票提供相關(guān)默認(rèn)總賬賬戶及應(yīng)付系統(tǒng)需使用的某些特定賬戶?？筛?。收貨/收單地點(diǎn)：對應(yīng)于系統(tǒng)默認(rèn)值的收貨/收單地點(diǎn)的名稱。庫存組織：輸入庫存組織，該組織中定義的物料可用于采購管理系統(tǒng)。發(fā)運(yùn)方式：與供應(yīng)商一起使用的承運(yùn)人。付。財(cái)務(wù)選項(xiàng)的設(shè)置是按業(yè)務(wù)實(shí)體OUOU進(jìn)行隔離的?！肮?yīng)商——采購”頁簽中，庫存組織為必填字段，它為“采購系統(tǒng)”的可用物料限定“主組織”“主組織”定義的物料執(zhí)行采購，即“采購系統(tǒng)會以這里輸入的庫存組織的主組織驗(yàn)證物料的可用性”。發(fā)運(yùn)方式：發(fā)運(yùn)方式字段可用的值取決于已選定“庫存組織”的已分配“發(fā)運(yùn)方式”；由于Oracle的“發(fā)運(yùn)方式”定義是捆綁“承運(yùn)人”定義進(jìn)行的，故指定了“發(fā)運(yùn)方式”實(shí)際就是指定了承運(yùn)人。發(fā)運(yùn)方式、FOB、運(yùn)費(fèi)條款將為相關(guān)采購單據(jù)提供默認(rèn)值。。系統(tǒng)會為輸入的每個(gè)新員工使用此默認(rèn)值。路徑，請啟用此選項(xiàng)。如果要根據(jù)主管結(jié)構(gòu)來確定審批路徑，請禁用此選項(xiàng)。方法：我們可以人工輸入員工編號，或讓系統(tǒng)生成連續(xù)員工編號。自動：在輸入新員工時(shí)系，統(tǒng)會自動為每個(gè)員工分配唯一連續(xù)編號；國家標(biāo)識號作為員工編號?！白詣訂T工編號”方法，請輸入起始值（需要系統(tǒng)將其用于生成唯一連續(xù)員工編號）。在輸入編號并保存所做的更改之后，系統(tǒng)會顯示下一個(gè)編號。如果啟用了此選項(xiàng)，采購管理系統(tǒng)會創(chuàng)建日記帳分錄并將其傳送至總帳管理系統(tǒng)，以便為采購申請保留資金?！笆褂蒙暾埍Ａ艨睢?，請指明是否需要申請編制人可以選擇保留資金。如果未啟用此選項(xiàng)，則只有申請審批人才可以選擇保留資金。使用PO保留款：要為采購訂單、與發(fā)票匹配的采購訂單和接收，以及基本發(fā)票（不與配的為差異保留資金管理系統(tǒng)仍將在審批期間為該采購訂單保留資金款管理系統(tǒng)的所有保留款。如果啟用了“使用申請保留款”，則還必須啟用此選項(xiàng)。單擊“稅”標(biāo)簽，輸入成員國、增值稅登記編號等參數(shù)值，其中成員國是指公司或組織所在地，增值稅登記號是指組織的增值稅登記號?！叭肆Y源”頁簽可以設(shè)置是否“使用審批層次結(jié)構(gòu)”來決定采購單據(jù)的審批路徑。如“主管”結(jié)構(gòu)來進(jìn)行審批“員工編號”方法默認(rèn)自業(yè)務(wù)組定義時(shí)的“員工編號生成”方法設(shè)置。1.2采購選項(xiàng)：概念“采購選項(xiàng)”均有默認(rèn)置。、單據(jù)默認(rèn)值、接收會計(jì)、單據(jù)編號等內(nèi)容。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>組織>采購選項(xiàng)由于“采購選項(xiàng)”是按業(yè)務(wù)實(shí)體來隔離的，它允許選擇不同的OU，切換上下文環(huán)境以完成不同OU的相關(guān)采購設(shè)置?！皟r(jià)格允差百分比”或“價(jià)格允差金額”，檢查采購訂單行價(jià)格或金額不應(yīng)高于采購申請PR行價(jià)格的比率或金額差值，否則系統(tǒng)將發(fā)出警告。如果同時(shí)選定“強(qiáng)制價(jià)格允差”“強(qiáng)制價(jià)允差金額”“價(jià)格允差”“金額允差”兩者之中，只要有一個(gè)允差控制被違反，則控制條件即滿足?！皬?qiáng)制全部批量”用于控制“內(nèi)部申購”行的物料，由于采購系統(tǒng)的內(nèi)部申購行默認(rèn)使用物料的“發(fā)放單位”，當(dāng)以非“發(fā)放單位”輸入需求數(shù)量?！盁o”表示不轉(zhuǎn)換單位及舍入取整；“自動”表示強(qiáng)制轉(zhuǎn)換單位及舍入取整；“建議”表示系統(tǒng)將發(fā)出是否轉(zhuǎn)換單位及“舍入”的詢問信息，由用戶決定?！敖邮贞P(guān)閉點(diǎn)”“已接受已入庫、已接收”。在“接收關(guān)閉點(diǎn)”達(dá)到“接收關(guān)閉允差”的數(shù)量要求，PO行采購任務(wù)已經(jīng)完成“取消申請”的選項(xiàng)有三：“始終”表示在取消采購訂單的同時(shí)一并取消采購申請；“決不”表示在取消采購訂單時(shí)，不取消采購申請，并可用之重新Autocreate“可選”表示在取消采購訂單時(shí)，系統(tǒng)將發(fā)出信息，由用戶自行決定。通知一攬子PO、采購訂單或一攬子采購協(xié)議行時(shí)通知現(xiàn)有的一攬子采購協(xié)議，請選定“存在一攬子PO時(shí)通知”。允許更新產(chǎn)品說明：對于每個(gè)物料，可以定義是否允許在創(chuàng)建申請、RFQ、報(bào)價(jià)單或采購訂單行期間更新其說明。此更新僅影響正在創(chuàng)建的行。價(jià)。我們可以為每個(gè)物料或申請行改寫此值?！吧暾垖?dǎo)入分組依據(jù)”表示每次在運(yùn)行采購系統(tǒng)的“PR導(dǎo)入流程”“PR開放接口表”PRPR數(shù)據(jù)將分配一個(gè)PR編號，可用選項(xiàng)為“全部、采購員、類別、物料、地點(diǎn)或供應(yīng)商”。系統(tǒng)的默認(rèn)值是物料?！捌ヅ鋵徟鷮印笨蛇x值有三：“雙向”表示在對相應(yīng)發(fā)票付款前，采購訂單和發(fā)票數(shù)量“三維”在對相應(yīng)發(fā)票付款前，采購訂單、接收和發(fā)票數(shù)量“四維”在對相應(yīng)發(fā)票付款前，采購訂單、接收、檢驗(yàn)和發(fā)票數(shù)量必須在允差范圍內(nèi)進(jìn)行匹配?！胺侄蝺r(jià)格類型”表示將默認(rèn)到一攬子采購協(xié)議的分段價(jià)格類型，可選值有：“累計(jì)”“非累計(jì)”價(jià)格分段適用于物料的單一發(fā)放的發(fā)運(yùn)數(shù)量?！伴_票結(jié)算允差”表示供應(yīng)商開來的發(fā)票物料行數(shù)理與采購訂單發(fā)運(yùn)行數(shù)量比較的“開票結(jié)算允差”關(guān)閉發(fā)運(yùn)行。。在報(bào)價(jià)單距離到期日尚余此處提供的天數(shù)時(shí)，我們將在“通知”價(jià)單有效期或距離到期日尚余：[數(shù)字]。。如果在接收關(guān)閉點(diǎn)時(shí)發(fā)運(yùn)處于接收關(guān)閉允差范圍內(nèi)，采購管理系統(tǒng)將自動關(guān)閉發(fā)運(yùn)以便接收貨物。行類型：選擇申請、詢價(jià)、報(bào)價(jià)單和采購訂單行的默認(rèn)行類型?！皯?yīng)計(jì)費(fèi)用物料”“接收時(shí)”表示立即產(chǎn)生會計(jì)分配（在“查看接收事務(wù)處理”“查看會計(jì)科目”“期末”則表示系統(tǒng)不會在接收時(shí)產(chǎn)生會計(jì)分配（無法通過“查看會計(jì)科目”“接收應(yīng)計(jì)——期末”流程時(shí)才產(chǎn)生會計(jì)分配“應(yīng)計(jì)庫存物料”字段可選值只有“接收時(shí)”一個(gè)，表示立即為接收產(chǎn)生會計(jì)分配“自動抵銷方法”是指系統(tǒng)的接收會計(jì)功能自動創(chuàng)建并使用“接收檢驗(yàn)賬戶”的具體方式?？蛇x值有：“無”表示直接使用“接收選項(xiàng)”中定義的“接收庫存賬戶”作“平衡”表示系統(tǒng)需自動創(chuàng)建一個(gè)“接收檢驗(yàn)賬戶”，“接收庫存賬戶”“PO費(fèi)用賬戶”“接收庫存賬戶”“賬戶”表示系統(tǒng)以“PO費(fèi)用賬戶”為基礎(chǔ)，使用“接收庫存賬戶”的賬戶科目段取代原“費(fèi)用賬戶”中的賬戶科目段?！皢螕?jù)編號”頁簽可以為詢價(jià)單RFO報(bào)價(jià)單采購訂單采購申請單設(shè)置單據(jù)的編號方式。、報(bào)價(jià)單、。但如果原先啟用的“下一個(gè)編號”大于人工分配的最大編號）、報(bào)價(jià)單、母數(shù)字（注意：如果選擇“自動”錄入單據(jù)編號，則只能生成數(shù)字單據(jù)編號，但仍可以從另一采購系統(tǒng)中導(dǎo)入數(shù)字或字母數(shù)字值）“自動”錄入單據(jù)編號，則采購管理系統(tǒng)將在生成唯一的連續(xù)單據(jù)編號時(shí)，使用此值作為起始值。1.3訂單類型概念ORACLEEBSSPO、計(jì)劃采購PPO一攬子采購協(xié)議（BPACPA盡管它們被設(shè)計(jì)成共享同一個(gè)表單窗口，但從系統(tǒng)流程處理及其功能應(yīng)用角度來看，它們具有不同的本質(zhì)。以下以標(biāo)準(zhǔn)訂單類型的設(shè)置為例來說明如果設(shè)置一訂單類型。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>采購>單據(jù)類型點(diǎn)擊“采購訂單標(biāo)準(zhǔn)”后面的更新按鈕。如下圖：“責(zé)任人可以審批”表示單據(jù)編制人可以審批其自己創(chuàng)建的單據(jù)?！皩徟丝梢孕薷摹北硎井?dāng)前審批人可以修改單據(jù)“可以更改審批層次結(jié)構(gòu)”表示當(dāng)前單據(jù)提交人或?qū)徟丝梢愿摹皩徟鷨螕?jù)”窗口中定義的審批“職位層次結(jié)構(gòu)”?！鞍踩墑e”“公用”“私有”表“采購”表示只有單據(jù)責(zé)任人，后“層次結(jié)構(gòu)”表示只有單據(jù)責(zé)任人，后續(xù)審批人和安全性層次結(jié)構(gòu)中的員工可以訪問該類型單據(jù)?！霸L問級別”包括：“全部”表示訪問員工可以查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消和最終“修改”表示訪問員工可以查看、“僅查看”表示訪問員工只能查看該類型單據(jù)。定了此選項(xiàng)后，“更改單”工作流才會開始；打?。簡螕?jù)在打印之后存檔。可以更改轉(zhuǎn)發(fā)接收人：指明用戶可以更改接收單據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)的人員。可以更改審批層次結(jié)構(gòu)：指明審批人可以更改“審批單據(jù)”窗口中的審批層次結(jié)構(gòu)。足夠?qū)徟鷻?quán)限的審批人；層次結(jié)構(gòu)：默認(rèn)審批人是編制人審批路徑中的下一個(gè)審批人，而不管其有無權(quán)限。采購訂單的類型比較如下：標(biāo)準(zhǔn)采計(jì)劃采一攬子合同采購訂單購訂單采購協(xié)議購協(xié)議已知條是是是是款和條件已知貨是是是否物或服務(wù)已知定是是不確定否價(jià)已知數(shù)是是否否量已知賬是是否否戶分配已知交是不確定否否貨計(jì)劃可保留是是否否可保留不適用是是不適用發(fā)放1.4行類型概念“行類型”所具有的某些功能內(nèi)在屬性來控制采購流程及其相關(guān)功能“行類型”“值基準(zhǔn)采購基準(zhǔn)、可否是外協(xié)加工”屬性之間的組合。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>采購>行類型步驟1：在打開的如下圖所示的界面中單擊“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建新的行類型。截圖：步驟2：在如下圖所示的對話框中輸入行名稱、說明、類別、值基準(zhǔn)、采購基準(zhǔn)、單位、價(jià)格等參數(shù)值，重要參數(shù)作如下說明：截圖：“值基準(zhǔn)”“數(shù)量”“采購基準(zhǔn)”“貨物”且只有“數(shù)量——貨物”組合，才可以同時(shí)也是“可外協(xié)加工”。當(dāng)“值基準(zhǔn)”是“金額”時(shí)，表示只能按金額接收物料，并且采購訂單上的單位與單價(jià)不能更改，此是“采購基準(zhǔn)”只能是“服務(wù)”?！爸祷鶞?zhǔn)”“l(fā)固定價(jià)格”“EBS服務(wù)采購系統(tǒng)”按金額接收，并且采購訂單行上的單位與單價(jià)不能更改，此時(shí)“采購基準(zhǔn)”只能是“服務(wù)”或“臨時(shí)人工”。當(dāng)“基準(zhǔn)值”是“費(fèi)率”時(shí)，適用于與“EBS服務(wù)采購”連用的場合，表示只能按金額接收，此時(shí)“采購基準(zhǔn)”只能是“臨時(shí)人工”。通過情況下，“數(shù)量——貨物（外協(xié)加工）”組合，以及“金額——服務(wù)”組合已經(jīng)能夠滿足大部分業(yè)務(wù)場合的應(yīng)用需求?！巴鈪f(xié)加工”，以將此行類型限制為采購?fù)鈪f(xié)加工。此外，如果對采購單據(jù)使用外協(xié)加工行類型，則只能選擇外協(xié)加工物料。只有在使用在制品管理系統(tǒng)，并且使用的值基準(zhǔn)為“數(shù)量”時(shí)，才可以選擇此復(fù)選框?！耙蠼邮铡?。二、供應(yīng)商管理2.1供應(yīng)商信息錄入及維護(hù)概念“供應(yīng)商”的管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要有兩方面內(nèi)容，訂單協(xié)同計(jì)劃協(xié)同詢報(bào)價(jià)、資格認(rèn)證、協(xié)議與合同管理、績效考評等內(nèi)容。這兩部分內(nèi)容的主要連接點(diǎn)是“供應(yīng)商主數(shù)據(jù)”，前者涉及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的使用，后者則涉及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與維護(hù)。設(shè)置：路徑：采購>供應(yīng)來源>供應(yīng)商“供應(yīng)商名稱”“無效日期”設(shè)置使其不能輸入發(fā)票或采購訂單。供應(yīng)商編號具有唯一性，且不可更新，可以手工輸入，也可以由系統(tǒng)自動生成。供應(yīng)商的編號設(shè)置與OU無關(guān)，是跨OU定義的。供應(yīng)商的接收屬性（僅在供應(yīng)商層可以設(shè)置，為地點(diǎn)層所共用）允許替代接收：接收者可以接收替代物料（以替代已訂購物料）。但我們必須先前已在“外購物料關(guān)系”窗口中為已訂貨項(xiàng)定義了可接受替代物料。。我們可以為特定項(xiàng)改寫此選項(xiàng)。如果啟用了此選項(xiàng)，則稍后可以將未訂購接收與采購訂單匹配。允許提前/延遲接收的天數(shù)：提前/延遲接收的最大可接受天數(shù)。息，但仍允許接收。接收數(shù)量允差：可接受的最大超量接收允差百分比。接收方式：分配貨物的默認(rèn)接收程序：直接交貨、要求檢驗(yàn)或標(biāo)準(zhǔn)接收。供應(yīng)商的聯(lián)系人屬性（僅在地點(diǎn)層可以設(shè)置，為某些單據(jù)的聯(lián)系人字段提供值）供應(yīng)商及地點(diǎn)層的采購屬性（可以在供應(yīng)商層及地點(diǎn)層進(jìn)行維護(hù)）“采購”頁簽收貨地點(diǎn)：供應(yīng)商發(fā)送貨物/服務(wù)發(fā)運(yùn)的目的地地點(diǎn)。此字段的默認(rèn)值是為收貨地點(diǎn)定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。。此字段的默認(rèn)值是為收單地點(diǎn)定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。個(gè)接收創(chuàng)建一張發(fā)票。“自動開票”頁簽“付款方式”表示該供應(yīng)商允許啟用“自動開票”功能“替代支付地點(diǎn)”表示“自動開票”不使用當(dāng)前供應(yīng)如果當(dāng)前地點(diǎn)是非開票“替代支付地點(diǎn)”點(diǎn)是可開票地點(diǎn)，則將此字段留空“發(fā)票匯總層”的選項(xiàng)包括“付款地點(diǎn)、接收、裝箱單”“付款地點(diǎn)”“裝箱單”表示為具有相同日期的事務(wù)處理的供應(yīng)商支付地點(diǎn)的每張裝箱單創(chuàng)建一張發(fā)票；“接收”表示為此供應(yīng)商支付地點(diǎn)的每個(gè)接收創(chuàng)建一張發(fā)票?！斑\(yùn)費(fèi)”頁簽供應(yīng)商的會計(jì)屬性（可以在供應(yīng)商層和地點(diǎn)層進(jìn)行維護(hù)）“負(fù)債”頁簽負(fù)債賬戶：供應(yīng)商地點(diǎn)發(fā)票的負(fù)債帳戶，供應(yīng)商的負(fù)債帳戶默認(rèn)自財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。如果我們創(chuàng)建默認(rèn)負(fù)債帳戶，系統(tǒng)會為輸入的每個(gè)供應(yīng)商默認(rèn)此負(fù)債帳戶。如果使用多組織支持功能，則只能在供應(yīng)商地點(diǎn)層將值輸入此字段。分配集：為供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的所有發(fā)票的默認(rèn)分配集。“預(yù)付款”頁簽“應(yīng)付票據(jù)”頁簽供應(yīng)商及地點(diǎn)的發(fā)票管理屬性（可以在供應(yīng)商層和地點(diǎn)層進(jìn)行維護(hù)）“發(fā)票匹配選項(xiàng)”“采購訂單”“收據(jù)”“二重匹配”“三重匹配”“四種匹配”“允許利息發(fā)票”AP系統(tǒng)供應(yīng)商的所有地點(diǎn)自動執(zhí)行此選項(xiàng)。供應(yīng)商的銀行帳戶屬性創(chuàng)建供應(yīng)商賬戶設(shè)置2.2供應(yīng)商合并操作路徑：采購>供應(yīng)來源>供應(yīng)商合并、未付、無。如果要為相同供應(yīng)商合并供應(yīng)商地點(diǎn)，則要在“原供應(yīng)商名稱”和“目標(biāo)供應(yīng)商”中輸入相同的供應(yīng)商。如果需要合并兩個(gè)供應(yīng)商至目標(biāo)供應(yīng)商地點(diǎn)，則不勾選“復(fù)制地點(diǎn)”應(yīng)商地點(diǎn)作為合并后的地點(diǎn)，則勾選“復(fù)制地點(diǎn)”，此時(shí)目標(biāo)供應(yīng)商的地點(diǎn)則不可填。如果選擇PO，那么所有采購訂單信息將傳送至新供應(yīng)商。單擊“合并”按鈕，采購系統(tǒng)會提交請求以便運(yùn)行供應(yīng)商合并程序2.3合并供應(yīng)商列表概念到降低采購成本的作用三、請購3.1采購請購操作路徑：采購>申請>申請步驟1采購申請）、申請行的類型、物料、單位、數(shù)量、價(jià)格、需要日期等相關(guān)信息。步驟2。對于外協(xié)加工物料，采購管理系統(tǒng)將使用此選項(xiàng)。步驟3：分配賬戶，單擊“分配”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示的對話框。輸入分配數(shù)量，多項(xiàng)分配數(shù)量之和必須等于申請行數(shù)量“目錄”按鈕的作用截圖：采購申請按采購物料供應(yīng)來源的不同可以分兩大類：“采購申請”“內(nèi)部申請”指內(nèi)部存在組織處獲取物料。每一種采購大類的采購“接收目的地類型”“庫存費(fèi)用車間”“行類型”定義的內(nèi)在屬性“內(nèi)部申請”“采購申請”。完成后點(diǎn)擊“審批”按鈕。查看申請路徑：進(jìn)入申請匯總，查找申請編號為hyb005的申請單。查看得申請單狀態(tài)。3.2內(nèi)部請購操作四、詢價(jià)4.1詢價(jià)單概念：詢價(jià)單（RFQ，requestforquotation）是買方用來向賣方要求提供報(bào)價(jià)的單據(jù)，由供應(yīng)商直接在已收到的詢價(jià)單上填寫價(jià)格信息后反饋回買方。操作：路徑：采購>詢價(jià)和報(bào)價(jià)單>詢價(jià)、目錄、標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)詢價(jià)單是最常用的詢價(jià)單類型。狀態(tài)可選值為處理中、有效、已關(guān)閉“處理中”為詢價(jià)單創(chuàng)建時(shí)的初始狀態(tài)；“有效”表示詢價(jià)單已完成且準(zhǔn)備向供應(yīng)商發(fā)送，系統(tǒng)僅能打印“有效”狀態(tài)的詢價(jià)單；“已關(guān)閉”表示所有供應(yīng)商已作來回應(yīng)或該詢價(jià)單已不再需要回應(yīng)“到期日”與“關(guān)閉日期”分別“要求審批報(bào)價(jià)”如果選定，則所有由此詢價(jià)單生成（或引用）的報(bào)價(jià)題頭的“要求審批”會自動選定。點(diǎn)擊保存后，“供應(yīng)商”按鈕可以啟用。定的為了提高工作效率，可以將常用的供應(yīng)商范圍分別做成一個(gè)個(gè)“供應(yīng)商列表”后點(diǎn)選“添加到列表”。4.2自動創(chuàng)建操作路徑：采購>采購訂單>自動創(chuàng)建查找以前批準(zhǔn)的請購單活動選擇“創(chuàng)建”，單據(jù)類型選擇“詢價(jià)單”。點(diǎn)擊“自動”按鈕。點(diǎn)擊創(chuàng)建。即創(chuàng)建一張標(biāo)準(zhǔn)詢價(jià)單，單據(jù)號為00002.然后把狀態(tài)由“處理中”改為“有效”。處理中：采購申請創(chuàng)建時(shí)的初始狀態(tài)；“有效”購申請，系統(tǒng)將刪除與其相關(guān)的所有跟催信息?？梢栽谠儍r(jià)和報(bào)價(jià)>詢價(jià)界面中，輸入編號“HYB007”，可查到所做詢價(jià)單。五、報(bào)價(jià)5.1報(bào)價(jià)單概念收到的詢價(jià)單上填寫價(jià)格信息后反饋回買方甚至供應(yīng)商即使在沒有收實(shí)度來看。操作：路徑：采購>詢價(jià)和報(bào)價(jià)單>報(bào)價(jià)“詢價(jià)”的系統(tǒng)已存在詢價(jià)單“狀態(tài)”字段的可選值處理中有效已關(guān)閉“有效”時(shí)才被相關(guān)的采購單據(jù)所引用“要求審批”“審批”功能按鈕改變報(bào)價(jià)單上的“批準(zhǔn)”標(biāo)記為“選定”，則該報(bào)價(jià)單行仍不能被有關(guān)采購單據(jù)所引用，實(shí)際等于“尚未有效”，盡管“狀態(tài)”可能為“有效”。點(diǎn)擊“審批”按鈕報(bào)價(jià)單一般要通過“審批”以控制其“可用性”，但工作流審批方式存在只能針對題頭全單審批報(bào)價(jià)單的“審批”按鈕呈灰色顯示。若報(bào)價(jià)單題頭的“要求審批”被選定，則必需經(jīng)過“審批”，該報(bào)價(jià)單才能被采購訂單所引用。操作5.2報(bào)價(jià)分析操作路徑：采購>詢價(jià)和報(bào)價(jià)單>報(bào)價(jià)分析在“報(bào)價(jià)分析”窗口，使用相關(guān)審批功能。如上圖所示，右下角“審批全部報(bào)價(jià)單”。如下圖所示：六、采購6.1標(biāo)準(zhǔn)采購訂單概念通?？梢詣?chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購訂單以便于采購各種一次性物料在明確所要求物料或服務(wù)數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)采購訂單資金。操作：路徑：采購>采購訂單>采購訂單標(biāo)準(zhǔn)采購訂單可以直接手工錄入下面將介紹從請購單自動創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。首先查看已經(jīng)創(chuàng)建的“請購單”。點(diǎn)擊“自動創(chuàng)建”按鈕，由請購單自動生成標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。單據(jù)類型有標(biāo)準(zhǔn)采購訂單計(jì)劃采購訂單一攬子發(fā)放詢價(jià)招標(biāo)來源補(bǔ)充詢價(jià)。這里選擇標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕，系統(tǒng)開始創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。點(diǎn)擊“發(fā)運(yùn)”按鈕?！鞍l(fā)運(yùn)”必須等于采購訂單行數(shù)量?！捌渌表摵灒骸敖邮贞P(guān)閉允差、發(fā)票結(jié)算允差、匹配審批層、發(fā)票匹配選項(xiàng)”均默認(rèn)“接收時(shí)應(yīng)計(jì)”“采購選項(xiàng)”“費(fèi)用采購”，如果采購選項(xiàng)設(shè)置是“接收時(shí)應(yīng)計(jì)”，則可以修改標(biāo)記為“期末應(yīng)計(jì)”，如果采購選項(xiàng)是“期末應(yīng)計(jì)”，則不能修改至“接收時(shí)應(yīng)計(jì)”。這一頁基本上是默認(rèn)前面的設(shè)置是否允許替代接收，是否強(qiáng)制收貨點(diǎn)等。“審批”“批準(zhǔn)”“采購訂單匯總”進(jìn)入查看。6.2計(jì)劃采購訂單概念“需求日期”采購訂單完全相同的采購訂單?！靶枰掌凇敝怯蓸?biāo)準(zhǔn)采購訂單轉(zhuǎn)化而來。實(shí)際工作中即使使用SPO，要求供應(yīng)商推遲或提前發(fā)“推遲或提前”采購訂單的需要日期雙方都會帶來諸多管理不便則可以通過系統(tǒng)的計(jì)劃采購訂單發(fā)放來進(jìn)行。操作：路徑：采購>自動創(chuàng)建首先查看已經(jīng)創(chuàng)建的“請購單”。請購單號為0013?！皠?chuàng)建”“計(jì)劃采購訂單”“自動”購訂單，訂單號為00013。剩余操作同標(biāo)準(zhǔn)采購訂單.6.3合同采購訂單概念的擬采購物料，但需要與供應(yīng)商協(xié)商一個(gè)擬采購總金額，以便供應(yīng)商根據(jù)采購總金額，給出相關(guān)價(jià)格政策的采購管理方式例如低值易耗品方式。操作：路徑：采購>采購訂單>采購訂單合同采購協(xié)議的題頭有“議定金額”，如果留空，則表示無限制“已發(fā)放”金額最初為0。它表示所有與該合同采購協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單或發(fā)放行的累計(jì)已采購金額之和。做完以上幾步后，點(diǎn)擊審批按鈕，完成對合同采購協(xié)議的審核?！坝行凇狈秶?，“限制”字段表示關(guān)聯(lián)此合同采購訂單的已累計(jì)采購金額的最高值當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)采購訂單或發(fā)放行必須切斷與該合同采購協(xié)議的關(guān)聯(lián)。新建一標(biāo)準(zhǔn)采購訂單00015.在參考文檔中選擇剛才建立的合同采購協(xié)議單據(jù)00014“審批”3000元轉(zhuǎn)入到合同采購協(xié)議的單據(jù)上，“已發(fā)放”字段表示所有與該合同采購協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單或發(fā)放行的累計(jì)已采購金額之和。如下圖所示：6.4一攬子采購協(xié)議概念“可接收”的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單提供價(jià)格信息來源，或者需要通過“發(fā)放”功能來生成可接收的采購執(zhí)行單據(jù)。操作：路徑：采購>采購訂單>采購訂單手工創(chuàng)建一攬子采購協(xié)議時(shí)，其創(chuàng)建方法與標(biāo)準(zhǔn)采購訂單基本相似。使用“幣種、條款”“價(jià)格分段”按鈕為訂單行完成分段價(jià)格設(shè)置與SPO“發(fā)運(yùn)信息”，但是它包括體現(xiàn)某種采購業(yè)務(wù)管理要求或與供應(yīng)商真實(shí)簽訂的“協(xié)議”信息。題頭的“擬定金額”表示與供應(yīng)商之間確定的協(xié)議總金額，系統(tǒng)并不以題頭“議定金額”作為一攬子采購協(xié)議采購限制總金額。題頭層的“已發(fā)放”金額累計(jì)所有采購發(fā)放金額之和，它可以大于“議定金額”?！白钚“l(fā)放額”表示使用“發(fā)放”執(zhí)行采購時(shí)，與供應(yīng)商議定的該行物料的每次最小發(fā)放金額“發(fā)放數(shù)量”“發(fā)放”方式已累計(jì)的采購數(shù)量“發(fā)放金額”“發(fā)放”方式已經(jīng)累計(jì)的采購金額。議定數(shù)量表示與供應(yīng)商協(xié)議確定的該行物料的最大訂購數(shù)量；“議定金額”表示與供應(yīng)商協(xié)議確定的該行物料最大訂購金額系統(tǒng)不會根據(jù)議定數(shù)量與行價(jià)格累計(jì)議定金額，也不會以行的“議定數(shù)量”與“議定金額”限制行的發(fā)放，因?yàn)閷?shí)際“發(fā)放”行價(jià)格與數(shù)量均可更改；“到期日”表示與供應(yīng)商協(xié)議確定的該行物料最后可訂單日期。20一攬子采購“參考價(jià)格”“允許改寫價(jià)格”“發(fā)放”“價(jià)格限制”字段表示可以改寫的最大價(jià)格，如果留空，表示沒有限制?！巴ㄖ刂啤敝仆ㄖ獥l件。如上通知控制包括，“到期”表示距該一攬子的有效期末的提前天數(shù)時(shí)發(fā)送通知；“已發(fā)放金額”“未發(fā)放額”表示當(dāng)剩余未發(fā)放額達(dá)到規(guī)定議定金額的規(guī)定百分比或某具體值時(shí)發(fā)送通知。6.5自動創(chuàng)建概念采、計(jì)劃采購訂單、一攬子發(fā)放、詢價(jià)、招標(biāo)、來源補(bǔ)充詢價(jià)。操作：路徑：采購>采購訂單>自動創(chuàng)建首先選擇已經(jīng)創(chuàng)建好的請購單0012?！皠?chuàng)建”“自動”按鈕。如果不一致，則選擇第一個(gè)申請行，它會自動調(diào)整為與外幣一致的幣種。點(diǎn)擊創(chuàng)建“按鈕”如下圖所示po版本與原先自動創(chuàng)建時(shí)所輸入的一樣，但是不能修改的（為灰色）。其余內(nèi)容根據(jù)需要再做修改。同樣，錄入分配行信息。如下圖所示。6.6采購發(fā)放概念標(biāo)準(zhǔn)采購訂單SPO：欲采購的物料、價(jià)格、數(shù)量、時(shí)間、供應(yīng)商均確定的一次性物品或服務(wù)采購。比如輪胎制造商采購緊俏天然膠。一攬子采購協(xié)議BPA、供應(yīng)商均確定、價(jià)格可能確定的采購協(xié)議，協(xié)議本身是個(gè)有效“合作合同”，實(shí)際采購時(shí)須通過“發(fā)放”以確定采購的數(shù)量、時(shí)間。比如汽車制造商向輪胎供應(yīng)商的采購。協(xié)議可以是全局的——跨OU。合同采購協(xié)議CPA、供應(yīng)商確定的采購協(xié)議，協(xié)議本身是個(gè)“合作意向”，不能直接進(jìn)行采購接收，實(shí)際采購時(shí)需下引用該合同的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。比如超市向各供應(yīng)商的采購。合同可以是全局的——跨OU。計(jì)劃采購合同PPO：欲采購的物料、價(jià)格、數(shù)量、時(shí)間、供應(yīng)商均確定，但不急于下標(biāo)準(zhǔn)采購訂單，而是先做好長期“計(jì)劃”，實(shí)際采購時(shí)須通過“發(fā)放”完成。操作路徑：采購超級用戶——采購訂單——發(fā)放輸入相關(guān)信息，點(diǎn)擊分配，再點(diǎn)擊“審批“則狀態(tài)變?yōu)椤芭鷾?zhǔn)“七、審批與安全控制7.1職務(wù)、職位彈性域設(shè)置設(shè)置步驟1：定義職務(wù)彈性域。在打開的如下圖所示的對話框中，單擊工具欄上的“查找”按鈕，在出現(xiàn)的“查找鍵彈性域”對話框中找到“人力資源管理系統(tǒng)JobFlexfidld”，然后單擊下面的“確定”按鈕。路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->彈性域->鍵->段截圖：步驟2：在出現(xiàn)的如下圖所示的對話框中單擊工具欄上的“新建”按鈕，此時(shí)會插入新的一行，在此行中輸入彈性域結(jié)構(gòu)的代碼、標(biāo)題、說明等信息，然后單擊“段”按鈕，定義此彈性域結(jié)構(gòu)的段。截圖：步驟3：在打開的如下圖所示的對話框中定義段，并為每個(gè)段定義一個(gè)值集。截圖：步驟4：為值集添加值。在打開的如下圖所示的對話框中在“查找數(shù)據(jù)依據(jù)”標(biāo)簽下選中“值集”，在名稱中輸入值集名稱，然后單擊“查找”按鈕，路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->彈性域->鍵->值截圖：步驟5：在打開的如下圖所示的對話框中單擊“值：有效”標(biāo)簽，然后填入值并在相應(yīng)的之后面選中“啟用”標(biāo)簽。步驟6。重復(fù)以上五個(gè)步驟，為職位定義彈性域結(jié)構(gòu)，但在第一步驟中應(yīng)該在出現(xiàn)的“查找鍵彈性域”對話框中找到“人力資源管理系統(tǒng)positionFlexfidld”。7.2職務(wù)、職位設(shè)置設(shè)置步驟1：建立HR組織。在打開的如下圖所示的對話框中單擊“新建”按鈕，用于新建HR組織。路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->組織->組織截圖：步驟2：在如下圖所示的對話框中輸入組織名稱、有效日期、地點(diǎn)等信息，在“組織分類”標(biāo)簽中選擇“HR”組織并保證選中后面的“啟用”選項(xiàng)。保存以上工作。截圖：點(diǎn)擊“其它”按鈕，將所新建的職位彈性域、職務(wù)彈性域等輸入業(yè)務(wù)組信息。步驟3：定義職務(wù)。在打開的如下圖所示的對話框中單擊“新建”按鈕。路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->職務(wù)截圖：步驟4：在如下圖所示的對話框中輸入職務(wù)組名稱、職務(wù)名稱、有效日期等信息，保存以上工作。截圖：步驟5：重復(fù)以上步驟，建立另外兩個(gè)職務(wù)。如下兩圖所示：截圖：設(shè)置（職位）路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->職位步驟1、職位名稱、組織、職務(wù)等相關(guān)信息，然后單擊“保存”按鈕即可。截圖：步驟2：重復(fù)步驟1的工作，在另外建立兩個(gè)職位，如下圖所示：截圖：7.3人員設(shè)置、人員分配職務(wù)和職位設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->員工步驟1、性別、任職日期等相關(guān)信息，然后單擊“其他”按鈕，進(jìn)行職務(wù)和職位的分配。截圖：步驟2：在如下圖所示的對話框中單擊“分配”標(biāo)簽，輸入分配編號、職務(wù)、職位、組織或主管等信息。保存以上工作。截圖：步驟3：重復(fù)步驟1的工作，建立第二個(gè)員工并為其分配職務(wù)和職位。截圖：步驟4：重復(fù)步驟1的工作，建立第三個(gè)新員工并為其分配職務(wù)和職位。截圖：7.4審批職位層次設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->職位層次結(jié)構(gòu)步驟1：在如下圖所示的對話框中輸入職位層次結(jié)構(gòu)的姓名，起始日期等信息。截圖：步驟2：在“職位”標(biāo)簽下選擇職位01的直接下屬02，然后單擊其后面的“向下”按鈕，此時(shí)職位02出現(xiàn)在上面職位名稱中，再在下屬標(biāo)簽中輸入職位02的下屬職位03，如下圖所示，保存以上工作。截圖：7.5安全性結(jié)構(gòu)概念：安全性層次結(jié)構(gòu)允許我們控制有權(quán)訪問特定單據(jù)的人員安全性層次結(jié)構(gòu)不能代替對安全性層次結(jié)構(gòu)所做的更改不會影響審即使是使用職務(wù)將單據(jù)提交審批，也必須在啟用此安全級別之前定義職位。設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->采購->單據(jù)類型步驟1：在打開的如下圖所示的界面中選擇“安全級別”，若選擇“層次結(jié)構(gòu)”則表明只有單據(jù)責(zé)任人和高于所定義采購安全性層次結(jié)構(gòu)的責(zé)任人的用戶才可以訪問這些單據(jù)，其中安全性層次結(jié)構(gòu)也就是步驟23所定義的審批職位層次；若選擇“專用”則表明“公用”若選擇“采購”則表明只有定義為采購員的單據(jù)責(zé)任人和用戶才可以訪問這些單據(jù)。截圖：7.6安全性控制概念設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->采購->單據(jù)類型步驟1：在打開的如下圖所示的界面中選擇“訪問級別”，若選擇“完全”則表明用戶可以查看、修改、“修改”則表明用戶只可以查看和修改單據(jù)；若選擇“僅查看”則表明用戶只可以查看單據(jù)。截圖：7.7審批組設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->審批->審批組步驟1：在打開的如下圖所示的對話框中輸入審批組的名稱，然后在“審批規(guī)則”標(biāo)簽下選擇其審批權(quán)限。截圖：步驟2：重復(fù)步驟1的工作，在建立另外兩個(gè)審批組，如下圖所示：截圖：7.8審批分配設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->審批->審批分配步驟104“審批分配”標(biāo)簽下選擇單據(jù)類型、審批組及有效日期等信息。保存以上工作。截圖：步驟2：重復(fù)步驟1的工作，為任務(wù)03分配審批組。保存以上工作。步驟3：重復(fù)步驟1的工作，為任務(wù)01分配審批組。保存以上工作。7.9審批通知概念操作測試采購申請是否可以按照職位審批層次結(jié)構(gòu)正常轉(zhuǎn)發(fā)審批操作：路徑：采購超級用戶——申請——申請（四種單據(jù)之一都可）打開一個(gè)請購單，點(diǎn)擊審批：在“轉(zhuǎn)發(fā)”打勾，系統(tǒng)會自動帶出轉(zhuǎn)發(fā)人和收件人。以上級管理員的身份登錄系統(tǒng)。如上圖所示，第一份紅框內(nèi)所示，為李二三所提交李二二（系統(tǒng)當(dāng)前用戶）審批，而下面的紅框內(nèi)所示為李二二提交的審批，已經(jīng)被他的上級（李四一）審批的通知。下面是打開李二三，所提交審批的通知界面。點(diǎn)擊審批按鈕，就可實(shí)現(xiàn)審批?！皩徟比绻疃徟鷻?quán)限不夠，則可以按“重新分配”按鈕，此通知單會向另一個(gè)重新分配的人員傳遞。7.10授權(quán)規(guī)則概念要給員工授權(quán)使用責(zé)任，這樣員工才能夠?qū)徟鷨螕?jù)設(shè)置：路徑：系統(tǒng)管理員——安全性——用戶——定義設(shè)置八、采購接收8.1三種接收途徑概念采購的三種接收路徑有標(biāo)準(zhǔn)接收、檢查接收和直接接收“標(biāo)準(zhǔn)接收”方式接收和入庫分兩次做完成；“檢查接收”要接收后經(jīng)過檢驗(yàn)合格后才能入庫；“直接接收”是接收入庫一次完成。操作設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>組織>接